1

Hoevelaken, 9 juni 2010

2

Inhoud

Korte introductie Urendeclaratie.nl Waarom Urendeclaratie.nl? Processen en koppelingen Vragen? Demonstratie

3

Visie Urendeclaratie.nl

• Ontwikkel een gebruiksvriendelijk, makkelijk te hanteren tijdregistratie systeem

• Iedereen in het intermediaire bedrijf moet ermee kunnen werken

• Koppeling tijdregistratie versus facturatie

• Applicatie aanpassen aan wensenpakket

• 24/7 toegankelijkheid

• Keep it simple

4

Visie Urendeclaratie.nl

• Groei in omzet uit declaraties

• Als eerste Hypotheken, Pensioen en leven markt

• Dan zakelijke markt

• Keuze “verdien”modellen voor de particuliere portefeuille

• Door tijdregistratie meer omzet

• Tijdregistratie is een must om inzage in de processen te krijgen

• Klant wil maatwerk, bedien hem op maat

5

Vertaal SERVICE naar geregistreerde / declarabele uren

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Provisie NU Combinatiestraks

Declaratietoekomst

Provisie

Service

Inkomsten

6

De applicatie

Klantbeheer Urenregistratie E-mail functionaliteit (overzichten) Facturatie Debiteurenbeheer Toekomst:

Nieuwsbrief Agenda, Emailkoppelingen

7

Waarom Urendeclaratie.nl ?

Snelheid, eenvoud en gemak Stopwatch 2 clicks naar overzicht per e-mail aan alle klanten 1 click verder: factuur aanmaken Basis: alleen dat vastleggen wat strikt noodzakelijk is

Techniek Koppeling met derden: Anva, CCS, AccountView?

(maatwerk) Open database structuur, generieke software, veel

mogelijk! Backup (dagelijks) en beveiliging (encryptie)

8

Urendeclaratie.nl

Kostenbesparend, efficiënt en omzetverhogend? Managementcijfers en rapportages Beter klantbeeld Transparantie richting klant Transparantie richting eigen organisatie Applicatie overal (via internet) bereikbaar, geen

software installatie of systeemeisen, slechts een browser nodig

9

Praktijkvoorbeeld

• Kick off bij Pensioen en Verzuim afdeling

• Klant krijgt keuze provisie of uren

• Registreren, Coachen personeel

• Na 6 weken de volledige werkweek in beeld– Coördinator maakt op maandag de verslaglegging

• Ondergrens > 66% met primaire taken

• Duidelijke categorieën benoemen

• Overige taken, eenvoudige handelingen– Bijv centrale e-mailbox

10

Vervolg praktijkvoorbeeld

• Bij werkdruk, slordigheden

• Opvoeden, werkoverleg, nut en noodzaak, economisch belang. Confronterend, bewustwording.

• Inzicht in stagiaires en tijdelijke krachten

– Hoeveel tijd kost het nu daadwerkelijk

• Proces in kaart brengen

– Signaleren, Voorbereiden, Adviseren, Afhandelen

– Wie doet wat, interne acc. manager versus de acc. manager

• Nieuwe werkwijze vertalen naar doelstellingen

– 25% leven / verzuim omzet via declaratie

– >66% van de tijd primaire taken

– Resultaat verbetering

11

Praktijkvoorbeeld 2

• Kantoor gaat voor nieuwe relaties over op volledige tijdregistratie

• Kantoor maakt prijsafspraak, met mogelijkheid van extra facturering bij 10% overschrijding

• Men wil weten wat doen we allemaal voor onze klanten

• Meten, evalueren en bijstellen

12

Praktijkvoorbeeld 3• Gestart in maart 2010

– Winstpunten:• Wat doen we voor de klant

• Wat doen we voor welke klanten

• Efficiencyslag– Inzicht in tijdsbesteding per proces, handeling

• Gestructureerd werken

• Communicatie en integriteit naar klant– Vertel de klant wat je doet

• Extra omzet, omzet verhogend

• Anders denken, economisch bestaanrecht

• Gebruiksvriendelijkheid van het systeem

13

Praktijkvoorbeeld 4

• Assurantiekantoor met actieve hypotheekafdeling

• Tarief hypotheekfee rond de 1750 euro

• Na registratie en 2 maanden ervaring

• Nieuwe fee vastgesteld op 2250 – 2500 euro

14

Aandachtspunten Urendeclaratie• Cultuurverandering• Gedrag personeel• Coaching van het veranderingsproces• Algehele organisatie• BTW problematiek• Assurantiebelasting• Incasso?– Voldoen uw algemene voorwaarden,

leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden en dienstverleningsdocument aan de eisen die een succesvolle Incasso met zich meebrengt?

15

Incasso: Ga je het zelfdoen?• Stel 2000 relaties.

• 25% declarabel

• 200 relaties per maand

• 100 relaties per kwartaal

• 100 relaties per halfjaar

• 100 relaties per jaar

• Totaal 3100 nota’s

• Herinneringen, aanmaningen, Totaal aan kosten?

• Debiteuren verzekering?

16

Kosten uitbesteden

• De abonnementskosten bedragen maandelijks 140,-- euro

• Per te verrichten handeling worden de volgende tarieven gehanteerd:- per verstuurde brief  € 1,00- per verstuurde e-mail  € 0,45- per belactie  € 1,95- per elke nieuw toe te voegen debiteur  € 2,00

• Stel vorige voorbeeld:

• Abonnement € 1.680,00

• 3100 brieven € 3.100,00

• Oninbaar 4% € 100,00 x 20 relaties

• Totaal afgerond € 7.000,00 = € 14,00 per relatie

17

Factoring

• U levert in één declaratiebestand uw declaraties digitaal aan.

• De factormaatschappij gaat u binnen de afgesproken termijn het gehele declaratiebedrag betalen minus het tarief van de dienstverlening.

• De factormaatschappij sturen facturen uit naar uw relaties. Eventueel voorzien van uw kantoorgegevens. Het risico: Alle oninbare declaraties voor rekening factor. Oninbare declaraties krijgt u na .. weken retour.

18

Wie heeft er tot nu toe een vraag?

19

Wie is Spothost

Spothost opgericht in 2005, tijdens studie Communicatiesystemen

Core-business: Hosting & Internet applicaties, automatisering

Enkele cijfers: > 2000 domeinnamen, 500 klanten 15 servers, 7 medewerkers, 99,999 %

20

Demonstratie

www.urendeclaratie.nl