R]entree november 2015

32
Eén loket voor eigenrisicodragerschap Mijn Vf gaat live op 1 januari 2016 Plan • V ‘minder verzuim > minder kosten’ uitgave november 2015 Ontwikkelingen en achtergronden op het gebied van personeel en beleid, werkloosheid, re-integratie en vervanging van onderwijspersoneel. 95 ‘Bevlogen zijn begint ermee dat je een baan hebt die bij je past, een waarvoor je het talent en de kwaliteiten hebt’

Transcript of R]entree november 2015

Page 1: R]entree november 2015

Eén loket voor eigenrisicodragerschap

Mijn Vf gaat live op 1 januari 2016

Plan • V ‘minder verzuim > minder kosten’

uitgave november 2015 Ontwikkelingen en achtergronden op het gebied van personeel en beleid,

werkloosheid, re-integratie en vervanging van onderwijspersoneel.

95

‘Bevlogen zijn begint ermee dat

je een baan hebt die bij je past,

een waarvoor je het talent en

de kwaliteiten hebt’

Page 2: R]entree november 2015

2

Uitgave

R]entree is een (gratis) uitgave

van het Vervangingsfonds.

Het is bestemd voor managers,

directeuren, bestuursleden en

P&O-adviseurs die werken in of

voor het primair onderwijs en op

de hoogte willen blijven van

ontwikkelingen en achtergronden op

het gebied van personeel en (arbo)

beleid, het voorkomen en beperken

van ziekteverzuim, re-integratie en

vervanging van onderwijspersoneel.

Redactie

Denis Vijgen

Liv Rump

Martine te Winkel

Martine Stoffels

Audrey Crombach

Caroline Evenhuis

3 .................................................................................................................................................................................. Column

4 ....................................................................................................................................................... Bevlogen voor de klas

8 ....................................................................................................................... Eén loket voor eigenrisicodragerschap

11 ........................................................................................................................... Welzijnscheck Onderwijspersoneel

12 .............................................................................................................................................................. Mijn Vf gaat live

16 ................................................................................................................................................................................ Plan•V

19 .................................................................................................................. Extra controles vervangingsdeclaraties

20 .......................................................................... Archipel scholen: Directeur krijgt prominente rol bij verzuim

23 ............................................................................................................................. BOOR: Aandacht voor gezondheid

26 ................................................................................................................................................... Interview Arbomeester

28 .................................................................................................................... Regionaal Transfercentrum Groningen

31 ....................................................................................................................................................... Overzicht adviseurs

32 ............................................................................................................................................................................... Contact

Teksten

Denis Vijgen

Martine te Winkel

Martine Stoffels

Audrey Crombach

Aukje Partouns

Lilian Rippe

Eef Dupont

Page 3: R]entree november 2015

3

‘Vroeger’ waren de zomers hier op het bestuursbureau in

Rotterdam nog wel eens wat rustiger, vanwege de schoolvakantie.

Daar was dit jaar echter geen sprake van, integendeel. De periode

van verandering waar het Vervangingsfonds in zit, kwam in een

stroomversnelling door een aantal nieuwe ontwikkelingen in

het politieke speelveld. Ik praat u graag even bij.

Met het doel van het kabinet om het aantal zelfstandige bestuurs-

organen terug te dringen komt ook de zbo-status van het

Vervangingsfonds te vervallen. Zoals bekend houdt het Vervan-

gingsfonds in de huidige vorm, tussen 1 januari 2018 en 1 januari

2020, op te bestaan. Met dit in het achterhoofd brachten de

sociale partners eerder een advies uit over hoe het in de toekomst

verder moet. Onderdeel van dit advies was de oprichting van een

werkmaatschappij, om op vrijwillige basis onderlinge risico’s op te

vangen. Hiertoe ontwikkelde het Vervangingsfonds afgelopen jaar

Predu, met als doel de ondersteuning van met name eigenrisicodra-

gers (ERD) in het primair onderwijs op de thema’s verzuim en

vervanging.

En precies dit punt zorgde de afgelopen maanden voor een wat

hectische zomer. Kort voor de zomer sprak het ministerie van OCW

haar zorg uit over het onderdeel Predu. OCW is van mening dat de

positionering van Predu op beleidsinhoudelijke, politieke en

juridische redenen géén kans van slagen heeft op een akkoord van

de Ministerraad. Daarom heeft het bestuur besloten om de

diensten, zoals deze in eerste instantie ten behoeve van Predu

ontwikkeld waren, volledig onder het Vervangingsfonds aan te

bieden. Het label Predu wordt per 1 oktober 2015 niet meer

gevoerd.

De financiële varianten die Predu binnen het eigenrisicodragerschap

aanbood, kunnen nu van het Vervangingsfonds worden afgeno-

men. Wel op voorwaarde dat een schoolbestuur eigenrisicodrager

is. Om meer schoolbesturen in de gelegenheid te stellen hier

gebruik van te maken, worden de criteria om eigenrisicodrager te

worden opnieuw verruimd.

Tegelijkertijd gaat de ingezette modernisering van het Vervangings-

fonds gewoon door. Zo gaat op 1 januari 2016 het nieuwe

reglement in en kunt u vanaf dan gebruik maken van het

webportaal ‘Mijn Vf’.

Wat al deze ontwikkelingen concreet voor u betekenen, lichten we

toe in deze R]entree. Ook organiseren we in november opnieuw

informatiebijeenkomsten. Ik hoop u daar te zien.

Om nog even terug te komen op die vakantie. Bij inspanning hoort

natuurlijk ook ontspanning. Die heb ik afgelopen zomer opgezocht

door mij te verdiepen in het proces van wijn maken. Een boeiend

proces. Iedere keuze die je maakt tijdens het verbouwen van wijn,

heeft gevolgen voor de smaak en de kwaliteit. Dit geldt net zo voor

het proces waarbij we onze dienstverlening als Vervangingsfonds

moderniseren en verbeteren. Iedere keuze heeft gevolgen. Daar

ben ik me terdege van bewust en daarom proberen we ook zo veel

mogelijk in overleg met de schoolbesturen tot onze nieuwe

dienstverlening te komen.

Er is ook nog dat spreekwoord “Goede

wijn behoeft geen krans”. Laat ik

helder zijn. Het gaat ons om de

goede dienstverlening. Als de sector

blij wordt van onze dienstverlening,

dan is dat de mooiste krans die ik

me kan voorstellen. Daar drink ik

dan graag een glaasje wijn op.

Denis Vijgen

Directeur

Vervangingsfonds

Goede wijn behoeft geen krans

Projectrealisatie

Caroline Evenhuis, Mind the Gap

Communicatie, Den Haag

Offermans Design, Valkenswaard

Fotografie

Peter Roek

Illustratie

Frits Verschuren

Vormgeving

Offermans Design, Valkenswaard

Drukwerk

Strijbos Graphic Group B.V., Waalre

© Copyright

Overname van artikelen of gedeelten daarvan is toegestaan

na voorafgaande toestemming van de redactie met

bronvermelding. Aan de informatie in deze periodiek

kunnen geen rechten worden ontleend.

De redactie is bereikbaar via [email protected].

Page 4: R]entree november 2015

4

Jessica van Wingerden zag het in haar praktijk als directeur HR bij

Koninklijke Auris Groep in Gouda. Leerkrachten die niet langer

met passie voor de klas stonden. Ze vroeg zich af hoe duurzame

bevlogenheid te realiseren is. En zij was niet de enige. Om zich

heen zag ze schoolleiders en leerkrachten worstelen met dezelfde

vraag. Ze stapte naar het Vervangingsfonds en vond daar een

partner voor haar promotieonderzoek naar bevlogenheid.

Promotieonderzoek

Van Wingerden, als onderzoeker verbonden aan de Erasmus

Universiteit Rotterdam, onderzocht de afgelopen vier jaar

bevlogenheid in werk op meer dan dertig scholen in het primair

en voortgezet onderwijs. Doel? Randvoorwaarden boven tafel

halen die mensen gepassioneerd voor de klas houden. Met

gesprekken en vragenlijsten bracht Van Wingerden vitaliteit,

bevlogenheid, werkdruk en stress onder schoolleiders en

leerkrachten in kaart. Daarnaast onderzocht ze óf en zo ja hóe

bevlogenheid door specifieke interventies te vergroten is. Wat kan

de schoolleiding doen om zijn personeel energiek, vitaal en

bevlogen te houden? En wat kan de betrokken leerkracht zelf

doen om in zijn kracht te blijven?

Baan die bij je past

Wat heeft het promotieonderzoek opgeleverd? “Bevlogen zijn

begint ermee dat je een baan hebt die bij je past, een waarvoor je

het talent en de kwaliteiten hebt”, vertelt Van Wingerden.

“Daarbij ben je gezond en heb je het thuis op de rit. Als het op

een van die terreinen niet in orde is, dan heeft dat invloed op je

bevlogenheid.” Ook van belang is dat betrokkene vertrouwen

heeft in eigen kunnen en persoonlijke effectiviteit en inzicht heeft

in zijn energiebalans: wat in het werk geeft energie en wat kost

energie? “Wie weet waar energie weglekt en welke kleine

verandering kan bijdragen aan het werkplezier, zit op de goede

weg. Wie zelf de regie neemt, een kleine verandering realiseert

waardoor hij zijn talenten en kwaliteiten beter kan inzetten, heeft

al snel meer plezier in zijn werk.” Interventies kunnen helpen om

vertrouwen te vergroten en zelfinzicht te verwerven. Tevens

kunnen ze bevlogenheid, prestaties en werkplezier doen

toenemen.

Baanboetseren

Zo levert jobcraften oftewel ‘baanboetseren’ resultaat. Leerkrach-

ten leren in een jobcrafttraining zelf aanpassingen te doen in hun

Vitaal, vol energie en betrokken. Dat is de bevlogen leerkracht bij wie de leerlingen met plezier ’s ochtends de klas in stappen. Maar hoe blijft iemand bevlogen in de veranderende wereld die voortdurend aan je jas trekt? Als daarmee stukje bij beetje de energie weg ebt, de balans in geven en nemen zoek raakt en de batterij onvoldoende nog oplaadt.

Lilian Rippe

Bevlogen blijven voor de klas? Je kunt er wat aan doen!

Page 5: R]entree november 2015

5

werk om zo hun talenten, kwaliteiten en interesses optimaal te

laten aansluiten bij de taken in hun baan. Ze leren bijvoorbeeld

hoe ze kansen kunnen creëren om zich professioneel te ontwik-

kelen in het werk, door te leren van een ervaren collega. En ook

hoe ze in lastige situaties sociale steun kunnen zoeken bij

collega’s. Zo kan iemand een verwacht lastig oudergesprek vooraf

met een collega oefenen om zelfverzekerd en goed voorbereid het

gesprek te voeren. “We hebben gezien dat mensen na een

jobcrafttraining significant meer zijn gaan jobcraften. Bovendien

zorgen ze proactief dat hun baan interessant voor ze blijft en dat

ze er hun passie en talenten in kwijt kunnen. Betrokkene blijft zelf

zorgen voor dingen die hem energie geven, waarbij hij niet voorbij

gaat aan de minder leuke kanten die elke baan natuurlijk heeft.

Ook zagen we dat mensen na een training proactief feedback

gingen vragen. Ze zochten naar ontwikkelmogelijkheden in hun

werk die bijdragen aan bevlogenheid. Ook na een jaar nog. Er is

sprake van een langdurig effect.”

Focus op talent en kwaliteit

Investeren in werken aan bevlogenheid is dus zinvol, stelt de

onderzoeker. Voor de persoon in kwestie, maar zeker zo

belangrijk is dat de schoolleiding de weg naar bevlogenheid

creëert voor haar medewerkers. “Het vraagt van de bestuurders

en leidinggevenden dat ze het belang onderkennen dat medewer-

kers zelf actief zoeken naar de mogelijkheden om hun baan

optimaal te laten aansluiten bij hun talenten en kwaliteiten.” Van

Wingerden adviseert schoolleiders in gesprek te gaan met hun

medewerkers en daarbij te focussen op de kracht van mensen en

dat wat hen energie en passie brengt in het werk. “Mensen

groeien op dingen die ze kunnen.” Volgens de onderzoeker zijn

daar geen grote uitgaven mee gemoeid. “Dat is het mooie van dit

verhaal. Het gaat om faciliteren en steunen. Benoemen dat het

goed is als ze zelf initiatieven ontplooien.” Goed daarom ook als

schoolleiders zich bewust zijn van wat hun gedrag bij medewer-

kers teweeg brengt. “Een schoolleider kan bevlogenheid en eigen

‘Bevlogen zijn begint ermee dat je een

baan hebt die bij je past, een waarvoor je

het talent en de kwaliteiten hebt’

Page 6: R]entree november 2015

6

regie stimuleren. Hij kan een brug slaan door actief in te grijpen.

Als hij merkt dat de energie in school minder is, niet lijdzaam

toekijken maar aanpakken. Weten dat het mogelijk is interventies

in te zetten.”

Dialoog

Het thema bevlogenheid leeft op veel scholen, weet Van

Wingerden. Ze wijst op het uitverkochte congres ‘Bevlogenheid in

het onderwijs’ dat de Erasmus Universiteit samen met het

Vervangingsfonds en het Arbeidsmarktplatform Primair Onderwijs

in 2014 organiseerde. En ook op de vele verzoeken die er

binnenkomen via de website ‘werkenaanbevlogenheid.nl’ voor

een gesprek, studiedagen of interventieprogramma’s. Van

Wingerden pleit voor een frequente, levendige dialoog op de

scholen over passie en de essentie waarom leerkrachten voor hun

mooie vak gekozen hebben. “Heb het minder over doelen en

taken, maar over ieders drijfveer om in het onderwijs te werken.

Wat geeft je de energie waarmee je kunt bijdragen aan de

ontwikkeling van het kind?” Ze haalt de publicatie ‘Bevlogen in

het onderwijs’ aan, met interviews met ouders van schoolgaande

kinderen. “Ouders benoemen dat wanneer hun kinderen les

krijgen van een bevlogen leerkracht, de kinderen enthousiast zijn,

graag naar school gaan, blij thuiskomen. Zij ervaren echte

betrokkenheid van zo’n leerkracht bij de groei van hun kind. Als

ouders dat benoemen zijn we op de goede weg.”

Vervolgonderzoek

Het onderzoek van Van Wingerden geeft aanleiding voor verder

promotieonderzoek. Een studie naar de relatie tussen bevlogen-

heid, inzetbaarheid en ziekteverzuim. “Wetenschappelijke cijfers

laten zien dat hoe hoger mensen scoren op bevlogenheid, hoe

lager het verzuim is. We zien mensen in het onderwijs met veel

passie en energie starten. Maar het is ook een beroepsgroep met

een groot burn out risico. Als we willen dat mensen voor het vak

van leerkracht blijven kiezen en duurzaam blijven werken, is

werken aan bevlogenheid een vanzelfsprekendheid. Het zou

onderdeel moeten zijn van de opleiding.”

Partners in onderzoek

Het Vervangingsfonds is in het vervolgonderzoek van de Erasmus

Universiteit opnieuw partner. Onder leiding van Van Wingerden

gaat promovenda Odette Bunnik onder andere aan de slag bij

BOOR in Rotterdam en Archipel Scholen in Vlissingen. BOOR en

Archipel Scholen zijn als pilotbesturen eveneens partner in het

vervolgonderzoek. Van Wingerden verwacht dat het vervolgon-

derzoek nog meer concrete antwoorden oplevert en een basis

wordt voor structurele aandacht voor het thema bevlogenheid in

het onderwijs en in de maatschappij. “We hebben er allemaal

belang bij dat als we langer mogen doorwerken, we dat met

passie en energie kunnen blijven doen. Als we met onze studies

kunnen bijdragen aan duurzame inzetbaarheid en het vergroten

van die passie en energie dan is dat voor mij de mooiste uitkomst

van wetenschap toepassen.”

Bevlogen worden, zijn en blijven?

Ga naar de website: werkenaanbevlogenheid.nl.

Nieuwe bevindingen delen we tussentijds

via R]entree en www.vervangingsfonds.nl.

‘Als een schoolleider merkt dat de energie in

school minder is, niet lijdzaam toekijken

maar aanpakken’

Page 7: R]entree november 2015

7

Vervangingsfonds, Erasmus Universiteit, BOOR

en Archipel trekken samen op in promotieonderzoek

Het Vervangingsfonds zet de samenwerking met de Erasmus

Universiteit Rotterdam graag voort. Hebben interventies op

‘bevlogenheid’ invloed op verzuim? Stof voor een nieuw

promotieonderzoek.

Het Vervangingsfonds wil haar dienstverlening in het primair

onderwijs naar een nog hoger niveau tillen, door interventies toe

te passen die bewezen effectief zijn, oftewel ‘evidence based’.

“Dat zou een grote verandering betekenen voor het veld, waar

tot nu toe relatief weinig gebruik wordt gemaakt van weten-

schappelijke methoden en technieken bij interventies”, vindt

Denis Vijgen, directeur van het Vervangingsfonds.

Winst voor de sector

Evidence Based interventies maken de dienstverlening van het

Vervangingsfonds dus nog sterker. “We blijven zoeken naar

instrumenten om onze dienstverlening in verzuimpreventie te

verbeteren. Als bevlogen leerkrachten minder stress en werkdruk

ervaren en je kunt bevlogenheid door interventies verbeteren, dan

zou dat moeten leiden tot minder verzuim. Goed om dat verder te

onderzoeken. Als wij in staat zijn interventies te verbeteren en

schoolbesturen iets krijgen wat duurzaam werkt, dan is dat

pure winst voor de sector. Dan gaat onze missie in vervulling:

schoolbesturen ondersteunen en laten inzien hoe ze verzuim

structureel kunnen verlagen.” Het Vervangingsfonds investeert

dan ook graag in het vervolgonderzoek. “Wij willen de sector

verder helpen. De kennis en ervaringen die we in het onderzoek

opdoen, verspreiden we straks zodat alle schoolbesturen en

scholen ervan kunnen profiteren.”

Proeftuin

Het grote schoolbestuur BOOR in Rotterdam en het kleinere

Archipel Scholen in Vlissingen zijn bereid als partner te fungeren

in het onderzoek. “Beide hebben de uitdaging het verzuim te

reduceren. Zij bieden ons de ruimte om interventies uit te

proberen en te onderzoeken wat duurzaam werkt. Sector en

Vervangingsfonds trekken hierin samen op om er voor de hele

sector iets moois van te maken. Gedurende dit onderzoekstraject

verwachten we veel van elkaar te leren en -ongetwijfeld met

vallen en opstaan- nieuwe inzichten te krijgen in het effect van

interventies op duurzaam gezond werken.”

U leest meer over Archipel Scholen op

pagina 20 en meer over BOOR op pagina 23.

‘Wij willen de sector verder helpen’

>>

Page 8: R]entree november 2015

Een brief van staatssecretaris Dekker was de afgelopen zomermaanden

aanleiding voor intensief overleg tussen het ministerie van OCW en het

Vervangingsfonds. In de brief kwam onder andere de positionering van

Predu aan bod. Uitkomst van het overleg is het besluit van het bestuur

van het Vervangingsfonds om de diensten van Predu onder de vlag van

het Vervangingsfonds voort te zetten.

Eén loket voor alle vragen over het eigenrisicodragerschap

Martine te Winkel

8

Page 9: R]entree november 2015

9

Een stukje achtergrond. Met het doel van het kabinet om het

aantal zelfstandige bestuursorganen terug te dringen, heeft het

kabinet ook de zbo-status van het Vervangingsfonds ter discussie

gesteld. Dit heeft tot het voornemen geleid om de verplichte

aansluiting van scholen bij het Vervangingsfonds op te heffen.

Naar aanleiding hiervan hebben de sociale partners in het primair

onderwijs een advies uitgebracht aan het bestuur van het

Vervangingsfonds om een nieuw stelsel in te richten. Onderdeel

van dit advies betrof de inrichting van een werkmaatschappij,

waarbij scholen op vrijwillige basis onderling de risico’s van

vervanging op konden vangen. Deze werkmaatschappij diende

ook scholen te ondersteunen bij de ontwikkeling van verzuim- en

vervangingsbeleid. Het Vervangingsfonds heeft uitvoering aan dit

advies gegeven door Predu te ontwikkelen.

Werkzaamheden

OCW heeft nu aangegeven dat zij van mening is, dat de

positionering van Predu op beleidsinhoudelijke, politieke en

juridische redenen géén kans van slagen heeft op een akkoord

van de Ministerraad. Daarom heeft het bestuur van het Vervan-

gingsfonds besloten om de diensten, zoals deze in eerste instantie

ten behoeve van Predu ontwikkeld waren, volledig onder het

Vervangingsfonds aan te bieden. Het label Predu wordt per 1

oktober 2015 niet meer gevoerd. De adviseurs van Predu zetten

hun werkzaamheden in het PO veld voort, onder de vlag van het

Vervangingsfonds. Schoolbesturen krijgen één loket voor vragen

over het eigenrisicodragerschap, voor het indienen van de

aanvraag voor eigenrisicodragerschap en voor vragen over de

(nieuwe) producten en diensten van het Vervangingsfonds.

Nieuwe diensten voor eigenrisicodragers

Voor eigenrisicodragers biedt het Vervangingsfonds nieuwe

financiële varianten, waarbij sprake is van een gedeeltelijk eigen

risico voor de vervanging. Hierbij kan gekozen worden voor een

eigen risico uitgedrukt in (wacht)dagen of in euro’s. Er zijn vier

varianten beschikbaar waaruit een schoolbestuur kan kiezen.

De adviseurs kunnen, onder andere met een rekentool, helpen

om een keuze te maken die past bij de specifieke situatie van

een schoolbestuur.

Nulmeting

Voor schoolbesturen die nog geen eigenrisicodrager voor

vervanging zijn, maar dit wel willen verkennen, biedt het

Vervangingsfonds een nulmeting aan. Bij deze analyse brengt het

schoolbestuur zelf bepaalde gegevens systematisch in kaart,

waardoor inzicht ontstaat in alle factoren die een rol spelen bij de

keuze voor het eigenrisicodragerschap. Vervolgens worden de

uitkomsten in samenhang met elkaar beoordeeld. Na de analyse

volgt een adviesrapport, dat als uitgangspunt kan dienen voor

verdere stappen die nodig zijn om op verantwoorde wijze te

kiezen voor eigenrisicodragerschap.

Instapmoment eigenrisicodragerschap naar 1 januari

Het bestuur van het Vervangingsfonds heeft in haar vergadering

van 16 september jl. besloten vanaf nu de aanvang van een

kalenderjaar als instapmoment te hanteren. Kiezen voor eigen

risicodragerschap kan dus voortaan per 1 januari van ieder jaar.

Dit betekent dat de mogelijkheid om per 1 augustus eigenrisico-

drager te worden vervalt.

Criteria voor eigenrisicodragerschap gewijzigd

Het bestuur van het Vervangingsfonds heeft besloten om de

criteria voor uittreden te verruimen. De criteria voor uittreding zijn

vanaf heden als volgt:

• Ukuntuittredenalsuwlumpsumhogerofgelijkis

aan 20 miljoen euro;

• Ukuntuittredenalsuwsamenwerkingslumpsum-budget

hoger of gelijk is aan 20 miljoen euro;

• Ukuntuittredenalsuwlumpsum-budgetlagerisdan

20 miljoen euro en uw ziekteverzuimpercentage in 2014

10% of lager was, óf met 10% gedaald is ten opzichte

van 2013.

De P(G)MR dient in alle gevallen akkoord te zijn met het besluit

voor eigenrisicodragerschap.

Page 10: R]entree november 2015

10

Nieuw reglement

Naast bovenstaande ontwikkelingen gaat de verdere modernisering

van het Vervangingsfonds ook gewoon door. Op 1 januari 2016

gaat het nieuwe reglement van het Vervangingsfonds in en het

webportaal ‘Mijn Vf’ gaat online. In oktober is het nieuwe

reglement van het Vervangingsfonds gepubliceerd in

de Staatscourant.

Wachttijd

Per 1 januari 2016 wordt op grond van lesgebonden en/of behandel-

taken onderscheid gemaakt bij de wachttijden voor ondersteunend

personeel. Voor onderwijsondersteunend personeel met lesgebonden

en/of behandeltaken als bedoeld in de CAO PO, geldt geen wachttijd

meer. Onderwijsondersteunend personeel zonder lesgebonden en/of

behandeltaken kan na twee maanden wachttijd ten koste van het

Vervangingsfonds worden vervangen.

Loslaten roostereis

Per 1 januari 2016 wordt de eis dat de vervanging moet

plaatsvinden op de dag dat de afwezige is ingeroosterd, losgelaten.

Schoolbesturen krijgen hierdoor meer flexibiliteit bij het inrichten

van hun vervanging. Hiermee vervalt ook de noodzaak – en de

verplichting vanuit het informatieprotocol – om per 1 januari 2016

roostergegevens aan te leveren.

Overgang schooljaar naar kalenderjaar

Kiezen voor eigen risicodragerschap kan per 1 januari alleen nog per

kalenderjaar. Met dit besluit wordt aangesloten bij de premiestelling

en de bonus-malus afrekening, die ook per kalenderjaar plaats

vinden.

Maximering vergoeding schorsing

Met ingang van 1 januari 2016 wordt vervanging in geval van

schorsing nog maximaal zes weken vergoed.

Meer informatie

Wilt u meer weten over eigenrisicodrager

worden of over bestaande of nieuwe

diensten van het Vervangingsfonds? Of

heeft u vragen over het nieuwe reglement?

Neemt u dan gerust contact op met onze

helpdesk. Ook kunt u terecht op onze

website www.vervangingsfonds.nl. Hier

vindt u een informatiepagina over de

modernisering.

De helpdesk is op werkdagen bereikbaar

van 9.00 tot 17.00 uur via 045 – 579 81 07

of via [email protected].

NAAST DE EERDER AANGEKONDIGDE WIJZIGINGEN IN HET

REGLEMENT, ZIJN ER AANVULLENDE AANPASSINGEN:

Page 11: R]entree november 2015

11

Audrey Crombach

Welzijnscheck OnderwijspersoneelMeer dan alleen het aanbieden van een PAGO

De voordelen van de Welzijnscheck Onderwijspersoneel:

• MetdeWelzijnscheckOnderwijspersoneelvoldoetuaanuw

wettelijkeverplichtingconformartikel18vandeArbowet.

• HetgebruikvandeWelzijnscheckOnderwijspersoneelisgratis.

• DeWelzijnscheckOnderwijspersoneelisspecifiekontwikkeld

voorhetprimaironderwijs.

Wist u dat u als werkgever verplicht bent een PAGO (Periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek)

c.q. PMO (Preventief Medisch Onderzoek) aan te bieden aan uw medewerkers? Dat is zo vastgelegd

in artikel 18 van de Arbowet. De Welzijnscheck Onderwijspersoneel helpt u te voldoen aan deze

verplichting. Maar daarnaast biedt de Welzijnscheck Onderwijspersoneel nog meer mogelijkheden.

Wat is de Welzijnscheck

Onderwijspersoneel?

De Welzijnscheck Onderwijspersoneel is

een onderzoeksinstrument, dat bestaat uit

twee (digitale) vragenlijsten: één voor

lesgevenden en één voor niet-lesgevenden.

De vragenlijst gaat in op onderwerpen die

te maken hebben met het welzijn in relatie

tot de werkzaamheden op de school.

Daarnaast komen de leefstijl en gezond-

heidssituatie van de medewerker aan bod.

De vragenlijst invullen duurt gemiddeld 30

minuten. Na het invullen is het mogelijk

een rapportage te genereren.

Individuele medewerkers kunnen er

gebruik van maken, maar u kunt de

Welzijnscheck Onderwijspersoneel ook

inzetten voor een onderzoek op school.

Individueel onderzoek

Als werkgever kunt u uw medewerkers

attenderen op de mogelijkheid van een

individueel onderzoek via de Welzijnscheck

Onderwijspersoneel. Medewerkers die dat

willen, vullen dan op eigen initiatief de

vragenlijst in. De uitkomsten in het

onderzoeksrapport kan de medewerker

vervolgens gebruiken om veranderingen

en verbeteringen in bijvoorbeeld leefstijl en

manier van werken door te voeren. De

onderzoeksgegevens worden uitsluitend

beschikbaar gesteld aan de medewerker.

Onderzoek onder groepen

medewerkers

Het is ook mogelijk om een breed

onderzoek onder medewerkers van een

school of bestuur uit te voeren met de

Welzijnscheck Onderwijspersoneel.

Via de Welzijnscheck Onderwijspersoneel

ontvangen de medewerkers dan per e-mail

of brief een uitnodiging voor deelname

aan het onderzoek. Alle deelnemers

ontvangen na het invullen van de

vragenlijst een persoonlijk rapport. De

werkgever heeft geen inzage in deze

persoonlijke rapporten. Op basis van de

ingevulde vragenlijsten kan wel een

geanonimiseerde rapportage op groeps-

niveau gegenereerd worden voor de

werkgever. Hiervoor moeten wel minstens

5 medewerkers de vragenlijst hebben

ingevuld.

Vanwege de benodigde deskundigheid

raden we scholen en besturen aan om bij

zo’n breed onderzoek de hulp van een

A&O-deskundige en/of bedrijfsarts in te

schakelen. De interpretatie van de

resultaten vergt namelijk specifieke

deskundigheid. Daarnaast werken

medewerkers ook eerder mee als een

onderzoek door een externe partij

wordt uitgevoerd.

Wilt u meer weten?

Meer informatie over de Welzijnscheck

Onderwijspersoneel leest u op

www.vervangingsfonds.nl.

Heeft u vragen? Neemt u dan contact

op met het Arbo AdviesCentrum PO

via 045 - 579 81 81 of [email protected].

Page 12: R]entree november 2015

‘Mijn Vf ’ gaat live op 1 januari 2016Op 1 januari 2016 gaat het webportaal ‘Mijn Vf’ live. Via dit webportaal kunt u onder andere uw financiële positie

bij het Vervangingsfonds inzien, declaraties indienen en pooltoolgegevens opvoeren. Kortom, vanaf 1 januari 2016

communiceert u met het fonds via ‘Mijn Vf’. Een aantal zaken verdienen nu echter alvast uw aandacht. Dat zijn:

• de gegevenslevering tijdens de overgangsfase;

• de uitvoering van controles voorafgaand aan de uitbetaling;

• de wijzigingen in de pooltoolverantwoording;

• het nieuwe instapmoment voor eigenrisicodragerschap en de consequenties voor ‘Mijn Vf’;

• de ‘Mijn Vf’ Helpdesk.

Martine Stoffels

Gegevenslevering tijdens de overgangsfase

Er komt een overgangsperiode waarin bepaalde gegevens nog op

de ‘oude’ manier moeten worden aangeleverd en nieuwe

gegevensleveringen via het nieuwe systeem gaan. Het Vervan-

gingsfonds streeft ernaar de overgangsperiode zo kort mogelijk te

houden. Dit om de extra kosten die hiermee gemoeid zijn zoveel

mogelijk te beperken.

Heel concreet betekent dit voor u het volgende:

• Alledeclaratiesvanvervangingendietotenmet31december

2015 hebben plaatsgevonden, moeten in januari 2016 via het

‘oude’ systeem worden aangeleverd. Dit is inclusief een

eventuele 13de maand, die dus ook uiterlijk 31 januari 2016

moet zijn doorgegeven.

• Na31januari2016ishetnietmeermogelijkomeen

PSA-levering via het ‘oude’ systeem te doen.

• Eventuelenadeclaratiesover2015kuntudoorgevenviade

bestaande nadeclaratietool. Deze tool blijft beschikbaar tot en

met 31 maart 2016.

• Nieuwedeclaraties,voorvervangingenvanaf1januari2016,

kunnen uitsluitend via het nieuwe systeem worden verwerkt.

De eerste verwerking - over de verslagmaand januari – vindt

plaats in februari 2016. De verslagmaand is de maand waarin

de vervanging heeft plaatsgevonden.

12

Page 13: R]entree november 2015

13

AK’s

Scholenveld

Salaris- verwerker

Webportaal

RegioteamsRapportage tbv

stakeholders

DUO

VF-administratie

BI-systeem tbv Informatie- voorziening

1

5

1 23

6

3 4

1 PSA-mutaties

2 Buiten PSA-stroom via portaal Declaratiegegevens (oa ext. Pers) Pool-inzetgegevens Overige transacties (oa subsidies) Evidence documenten

3 PSA-stroom via FTP Persoonsgegevens Aanstellingsgegevens Verzuimgegevens Declaratiegegevens

4 Organisatiegegevens obv BRIN

5 Resultaatgegevens (dashboard)

6 Activiteitenregistratie-, organisatie-

en verzuimgegevens

Datastromen in het nieuwe informatiesysteem

‘Mijn Vf’ is gekoppeld aan één centraal

informatiesysteem. Zie het schema

‘Datastromen in het nieuwe

informatiesysteem’. De zogenaamde

PSA-levering staat centraal in het

informatie-systeem. Deze levering bevat

de premiebrongegevens (persoons-

en aanstellingsgegevens), de declaratie-

gegevens en de verzuim-gegevens.

De PSA-levering wordt ingericht via de

salarisdienstverleners (SDV’s) en de

administratiekantoren (AK’s).

De gegevens die niet leverbaar zijn via de

PSA-stroom, zoals bijvoorbeeld gegevens

over externe inhuur of de inzet van

poolers, worden door het AK of in een

uitzonderlijk geval door het schoolbestuur

aangeleverd via het webportaal ‘Mijn Vf’.

Hierbij wordt de bestaande methodiek,

denk aan de declaratietool en de pooltool,

zoveel mogelijk behouden en/of

geïntegreerd in het nieuwe systeem.

BRIN, het gegevensbestand van de Dienst

Uitvoering Onderwijs (DUO) van het

Ministerie van OC&W, dient als bron voor

de organisatiegegevens. Al deze gegevens

worden bij elkaar gebracht en aan elkaar

gekoppeld in het centrale informatie-

systeem. Daardoor is het mogelijk om

stuur- en beleidsinformatie te genereren.

‘Mijn Vf’ biedt op termijn ook de

mogelijkheid om gegevens over verzuim

(in uw regio) op te vragen en in te zien.

Even opfrissen - Het nieuwe informatiesysteem in vogelvlucht

• Uiterlijkde5dewerkdagvandeverwerkingsmaand,demaand

volgend op de verslagmaand, moet de PSA-levering door het

Vervangingsfonds ontvangen zijn, ook de (eventuele) opvoer in

‘Mijn Vf’ van declaraties van extern personeel.

• De6dewerkdagvandemaandstarthetVervangingsfondsde

verwerking van de PSA-levering en andere gegevensleveringen.

Nog diezelfde dag worden via ‘Mijn Vf’ de resultaten van die

verwerking gecommuniceerd. Denk daarbij aan de premienota,

een declaratie-overzicht, eventuele foutmeldingen en

dergelijke.

• Indeverwerkingsmaandvindtookdefinanciëleafhandeling

plaats (incasso van de premie, uitbetaling van de declaraties).

Uitvoering van controles voorafgaand aan de uitbetaling

Op dit moment voert het Vervangingsfonds een groot aantal

controles achteraf uit. Ingediende declaraties worden in eerste

instantie gewoon vergoed. Daarna volgt een controle en, indien

van toepassing, vordert het Vervangingsfonds het reeds uitbe-

taalde bedrag terug. Deze werkwijze is omslachtig, foutgevoelig

en het levert veel onrechtmatige declaraties op. In het nieuwe

systeem zijn declaraties losgekoppeld van het salarispakket.

Hierdoor zijn controles vooraf mogelijk en kan het Vervangings-

fonds direct inzicht geven in de hoogte van het declaratiebedrag.

Dit komt de rechtmatigheid ten goede.

Page 14: R]entree november 2015

14

Bij het uploaden van gegevens (PSA-levering) worden technische

controles uitgevoerd. Denk daarbij aan validatie- en consistentie-

controles. Bij de maandverwerking, uiterlijk de 6de werkdag van

de maand, vinden de inhoudelijke controles plaats zoals onder

andere de 3-maandentermijn, het functieniveau van de afwezige/

vervanger, de duur van de schorsing. Dat is de toetsing van de

aangeleverde gegevens aan het Vf-reglement. Uitbetaling volgt

pas ná de technische en de inhoudelijke controles.

Let op! Voldoet een declaratie niet, dan volgt géén uitbetaling.

Houd hier rekening mee bij de opmaak van uw begroting.

Let op! Foutieve/afgekeurde declaraties dient u te corrigeren in

uw eigen bronsysteem. De mutaties worden dan automatisch

aangeboden bij de volgende maandverwerking. Deze werkwijze

is belangrijk om mismatch tussen uw bronadministratie en de

administratie van het Vervangingsfonds te voorkomen.

In alle PSA-systemen zijn dezelfde controles ingebouwd. Een

overzicht van de controles is op te vragen via [email protected].

U vindt ze straks ook terug op ‘Mijn Vf’.

Pooltoolverantwoording

Vanaf 1 januari 2016 loopt de pooltoolverantwoording via het

webportaal ‘Mijn Vf’. U ontvangt maandelijks, via het webportaal,

een overzicht van de declaraties die u heeft ingediend voor uw

poolers. Van u wordt verwacht om de bijbehorende inzetgegevens

toe te voegen aan de declaratiegegevens. Daarna nemen wij de

declaraties in behandeling. De huidige praktijk, waarbij de

inzetgegevens pas na 13 weken verstrekt worden, levert veel

aansluitproblemen op van inzet- en declaratiegegevens. Met de

nieuwe werkwijze heeft het Vervangingsfonds in een zeer vroeg

stadium inzicht in de inzet van de poolers. Dit komt de beoorde-

ling van de rechtmatigheid ten goede.

Let op! Hebben wij geen verantwoordingsgegevens ontvangen,

dan volgt géén uitbetaling. Houd hier rekening mee bij de

opmaak van uw begroting.

Let op! De uitbetaling van de pooldeclaraties schuift,

eenmalig, een verwerkingsmaand op.

Per 1 januari 2016 gaan wij voor de vervangingspools over

van een afrekening per schooljaar naar een afrekening per

kalenderjaar. Om deze overgang mogelijk te maken rekent het

Vervangingsfonds de vervangingspool, uiterlijk in mei 2016,

tussentijds af. Daarvoor maken wij de inzetberekening van de

vervangingspool over de periode 1 augustus 2015 tot 1 januari

2016. Heeft u het vereiste inzetpercentage niet gehaald dan

wordt het verschil tussen het vereiste inzetpercentage en het

bereikte inzetpercentage vermenigvuldigd met het totaal van de

pooldeclaraties over de periode 1 augustus 2015 tot 1 januari

2016. Het zo berekende bedrag vorderen wij terug.

Met de brief van 12 augustus 2015 informeerde het Vervangings-

fonds schoolbesturen en administratiekantoren al over de

wijzigingen.

Instapmoment voor eigenrisicodragers (ERD)

en de verwerking daarvan in ‘Mijn Vf’

Zowel de premiestelling als de bonus-malus afrekening vinden per

kalenderjaar plaats. Om die reden is gekozen om ook voor het

eigenrisicodragerschap aan te sluiten op het kalenderjaar. Dit

betekent dat 1 januari 2016 het volgende instapmoment is om

eigenrisicodrager (ERD) te worden. Instappen per 1 augustus is

niet meer mogelijk.

Schoolbesturen die per 1 januari 2016 eigenrisicodrager willen

worden, moeten daarvoor uiterlijk 31 december 2015 een

aanvraag indienen. Daarna hebben zij nog tot 15 maart 2016 de

tijd om de nodige stukken aan te leveren. Alle besturen waarvan

de aanvraag wordt goedgekeurd, worden met terugwerkende

kracht, vanaf 1 januari 2016, eigenrisicodrager. Voor de verwerking

in ‘Mijn Vf’ betekent dat het volgende. Het vaststellen van de

premie en de declaraties voor potentiële eigenrisicodragers wordt

opgeschort. Pas bij de definitieve goedkeuring of afkeuring van

het eigenrisicodragerschap berekent het Vervangingsfonds de te

betalen premie en de te ontvangen vergoeding.

Let op! Besturen die vóór 31 december 2015 een aanvraag voor

eigenrisicodragerschap hebben ingediend, betalen dus pas premie

en ontvangen pas een vergoeding voor vervangingsonkosten ná

het definitief goedkeuren of afkeuren van de aanvraag.

Page 15: R]entree november 2015

15

Op 17, 19, 24 en 26 november organiseert het Vervangingsfonds informatiebijeenkomsten over de modernisering.

Onderwerpen die aan bod komen zijn onder andere de reglementswijzigingen per 1 januari 2016, de verruiming van het eigenrisico-

dragerschap en de mogelijkheden van het webportaal ‘Mijn Vf’. Tijdens de bijeenkomsten laten wij u een DEMO-versie zien van het

webportaal en heeft u ruim de gelegenheid om vragen te stellen over de nieuwe werkwijze.

Aanmelden voor deze bijeenkomsten kan via www.vervangingsfonds.nl/agenda.

Informatiebijeenkomsten

De verschillen op een rij

info/gegevenslevering oud nieuw

Levering persoons- en aanstellingsgegevens Niet van toepassing Via salarisdienstverleners*

Levering declaratiegegevensPSA-levering via de salarisdienstverleners

(vanuit de salarisverwerking)Via salarisdienstverleners*

Levering verzuimgegevens Niet van toepassing Via salarisdienstverleners*

(Na)declaraties extern personeel Via (na)declaratietool Via ‘Mijn Vf’

Pooltoolverantwoording Via pooltool Via ‘Mijn Vf’

Aanleveren BRIN-gegevens Via DUO Via DUO

Aanvraag subsidiesSchriftelijk (brief/mail) en via de adviseur

van het VervangingsfondsVia ‘Mijn Vf’

Informatievoorziening:

- premienota

- declaratieoverzicht

Via het AK Via ‘Mijn Vf’

Informatievoorziening:

- verzuimgegevensNiet van toepassing Op termijn via ‘Mijn Vf’

Berekening premie en declaratiesVia PSA vanuit de bruto/netto

loonkosten

Door het Vervangingsfonds vanuit

de aanstellingsgegevens

* De salarisdienstverleners hebben hun pakketten aangepast aan het nieuwe informatiesysteem.

Helpdesk ‘Mijn Vf ’ Heeft u vragen over het centrale informatiesysteem of het webportaal

‘Mijn Vf’? Neem dan contact op met de helpdesk ’Mijn Vf’ via 045 – 579 81 01

of via [email protected]. De helpdesk ‘Mijn Vf’ is op werkdagen bereikbaar

van 9.00 tot 12.00 uur.

Page 16: R]entree november 2015

In juni 2015 is het Vervangingsfonds gestart met het nieuwe project PLAN • V, waarbij schoolbesturen die

kampen met een langdurig hoog verzuim centraal staan. Aanleiding voor dit project is de noodzaak om het

ziekteverzuim in het primair onderwijs terug te dringen, zodat alle schoolbesturen straks goed voorbereid

het eigenrisicodragerschap in gaan. De einddatum van PLAN • V is 1 mei 2018.

Aukje Partouns

Achtergrond

Schoolbesturen betalen op dit moment een premie aan het

Vervangingsfonds ter dekking van de vervangingskosten.

Na opheffing van het Vervangingsfonds moeten schoolbesturen

de kosten voor vervanging zelf gaan dragen. Die kosten moeten

dan bij voorkeur zo laag mogelijk zijn. Dat is echter alleen het

geval als ook het ziekteverzuim laag is.

Het terugdringen van ziekteverzuim gaat echter niet van vandaag

op morgen. Het is noodzaak om daar nú al een start mee te

maken en niet te wachten tot het eigenrisicodragerschap ingaat.

Het rekenvoorbeeld op pagina 18 laat zien hoe groot de jaarlijkse

besparing op de vervangingskosten kan zijn bij een daling van het

ziekteverzuim.

Van langdurig hoog verzuim naar eigenrisicodragerschap

Voor schoolbesturen met een langdurig hoog verzuim is de weg

naar het eigenrisicodragerschap extra moeilijk. Want hoe maak je

binnen een relatief korte tijd korte metten met dat langdurig

hoog verzuim? Het Vervangingsfonds biedt deze schoolbesturen

viaPLAN•V extra ondersteuning bij het terugdringen van dat

langdurig hoog verzuim.

Voor wie?

PLAN•V richt zich op twee categorieën schoolbesturen:

• Schoolbesturenmeteenverzuimpercentagehogerdan

9,5% in het schooljaar 2013-2014 en in de eerste helft

van het schooljaar 2014-2015, en

• Schoolbesturenmeteenverzuimpercentagetussende

7,0% en 9,5% in het schooljaar 2013-2014 en in de eerste

helft van het schooljaar 2014-2015

Op dit moment benaderen de adviseurs van het Vervangingsfonds

actief de eerste categorie schoolbesturen. Deze besturen hebben

voorrang op de tweede categorie, omdat hun verzuimpercentages

hoger liggen. De eerste categorie, voor zover bekend bij het

Vervangingsfonds, omvat 24 kleine besturen met één, twee of

drie scholen. De tweede categorie omvat 51 besturen, waarvan

15 kleine, 21 middelgrote en 15 grote besturen.

Commitment als voorwaarde

Commitment van de deelnemende besturen is een belangrijke

voorwaarde voor het slagen van het project. Zonder 100%

commitment van het bestuur en de bereidheid veranderingen

door te voeren, kan het hoge verzuim niet aangepakt worden.

16

M

Page 17: R]entree november 2015

17

Dit commitment wordt daarom vastgelegd in een convenant.

Net als de gemaakte afspraken over de doelstellingen, verplichtingen,

convenantspartijen, uitvoering, duur, overleg en evaluatie. Beide

partijen ondertekenen dit convenant.

Aanpak binnen PLAN • V

Na een verkennend gesprek, tekent het schoolbestuur dat wil

deelnemenaanPLAN•V een intentieverklaring. De intentie-

verklaring is het startsein voor de adviseur van het Vervangings-

fonds om een eerste analyse te maken van de visie, het beleid en

de handelswijze van het bestuur met betrekking tot ziekteverzuim.

Het bestuur levert hiervoor de benodigde informatie aan.

Op basis van deze inventarisatie stellen de adviseur en het bestuur

samen een plan van aanpak op. Daarna worden de gemaakte

afspraken in een convenant vastgelegd, dat beide partijen

ondertekenen. Dit gebeurt binnen 6 weken na het ondertekenen

van de intentieverklaring.

De adviseur van het Vervangingsfonds geeft samen met het

bestuur vervolgens uitvoering aan het plan van aanpak, te

beginnen met een 0-meting.

Stap 1: Een verkennend gesprek en ondertekening

intentieverklaring

Stap 2: Een eerste analyse

Stap 3: Het opstellen van het plan van aanpak

Stap 4: Het ondertekenen van het convenant

Stap 5: Het uitvoeren van de 0-meting en het plan van aanpak

Stap 6: Het uitvoeren van een 1-meting en eindevaluatie

vindt plaats vóór 1 mei 2018.

Eerste ervaringen

De eerste gesprekken met schoolbesturen uit de eerste categorie

hebben inmiddels plaatsgevonden. De meeste zijn positief en

enthousiastoverPLAN•V. Het Vervangingsfonds heeft na de

zomervakantie al de nodige intentieverklaringen ontvangen.

De besturen die mee doen realiseren zich dat hun ziekteverzuim

erg hoog is en zien ook de noodzaak dat er iets moet veranderen.

De kostenbesparing zorgt voor een extra motivatie voor deze

besturen.

Interesse in deelname aan PLAN • V?

Het Vervangingsfonds heeft niet van alle besturen de volledige

verzuimcijfers. De besturen waarvan de verzuimcijfers ontbreken,

zijn door het fonds via een brief opgeroepen om zich aan te

meldenvoorPLAN•V.

Kampt uw bestuur met een verzuimpercentage hoger dan

9,5% in het schooljaar 2013-2014 en in de eerste helft van het

schooljaar 2014-2015 en heeft u interesse in deelname aan

PLAN•V? Neemt u dan contact op met uw adviseur van het

Vervangingsfonds. Op www.vervangingsfonds.nl kunt u

nagaan welke adviseur werkzaam is binnen uw regio.

Page 18: R]entree november 2015

Rekenvoorbeeld: een lager verzuim leidt structureel tot aanzienlijk lagere kosten

Op een school werken 28 personeelsleden: 25 onderwijzend personeel (OP) en 3 onderwijsondersteunend personeel (OOP).

Het verzuimpercentage is 11% bij OP en 14% bij OOP.

18

voorbeeld 1

voorbeeld 2

Wanneer het verzuim daalt met 3% voor zowel OP als OOP,

dan kan dit bestuur een jaarlijkse kostenbesparing verwachten van e 29.518,40.

Wanneer het verzuim vermindert naar 6% voor OP en 8% voor OOP,

dan kan dit bestuur een besparing verwachten van e 49.309,10.

Onderwijssubsector : Basis Onderwijs

OP: OOP:

aantal personeelsleden : 25 3

ziekteverzuimpercentage : 11 % 14 %

streef ziekteverzuimpercentage : 8 % 11 %

vervangingspercentage : 64 % 12 %

huidig aantal uren SMT directeur per jaar : 12

huidig aantal uren begeleiding van directeur aan zieken per jaar : 80

Huidig: Streefcijfer: Verschil:

ZV OP € 102.886,24 € 74.826,40 € 28.059,84

ZV OOP € 1.562,40 € 1.227,60 € 334,80

Kosten SMT € 542.88 € 396,30 € 146,58

Kosten begeleiding € 3.619.20 € 2.642,02 € 977,18

Totaal € 108.610,72 € 79.092,32 € 29.518,40

Afdrukken Wissen Invoeren

Onderwijssubsector : Basis Onderwijs

OP: OOP:

aantal personeelsleden : 25 3

ziekteverzuimpercentage : 11 % 14 %

streef ziekteverzuimpercentage : 6 % 8 %

vervangingspercentage : 64 % 12 %

huidig aantal uren SMT directeur per jaar : 12

huidig aantal uren begeleiding van directeur aan zieken per jaar : 80

Huidig: Streefcijfer: Verschil:

ZV OP € 102.886,24 € 56.119,68 € 46.766,56

ZV OOP € 1.562,40 € 892,80 € 669,60

Kosten SMT € 542.88 € 298,58 € 244,30

Kosten begeleiding € 3.619.20 € 1.990,56 € 1.628,64

Totaal € 108.610,72 € 59.301,62 € 49.309,10

Afdrukken Wissen Invoeren

M

Page 19: R]entree november 2015

Onrechtmatigheid kost de sector veel geld. Het onrechtmatig-

heidspercentage moet daarom onder de wettelijk toegestane

1% komen. Uiteindelijk profiteren de scholen en besturen daar

immers zelf ook van. Als school of administratiekantoor kunt

u onrechtmatige declaraties en de daaruit voortkomende

vorderingen en administratieve rompslomp, zelf voorkomen.

In het kader onder dit artikel leest u hoe u snel en op eenvoudige

manier kunt nagaan of uw declaratie rechtmatig is.

Extra controles

Dit najaar wordt extra gecontroleerd op declaraties die betrekking

hebben op:

• Declaratiesvantijdelijkeinhuurvanvervangers

• Ziekteverloflangerdan6weken

• Vervangingvanlesgevendetakenindezomervakantie2015

• Ziekteverloflangerdan28maanden

Ontdekt u zelf fouten in reeds ingediende declaraties? Corrigeer

deze dan tijdig en voorkom extra controles en terugvorderingen.

Gesprek met directies

Naast de extra controles, gaat het Vervangingsfonds dit najaar ook

het gesprek aan met de schoolbesturen en administratiekantoren

die de meeste foutieve declaraties indienen. Het doel hiervan is

niet alleen het onder de aandacht brengen van de onrechtmatig-

heid, maar ook het maken van afspraken over het verbeteren van

het declaratiegedrag.

Veel gemaakte fouten

Naast het Vervangingsfonds, voert ook KPMG steekproefsgewijze

controles uit op de ingediende declaraties. Elk bestuur en elke

school kan met deze controles te maken krijgen. Uit de controles

van KPMG blijkt dat een aantal onrechtmatigheden vaker

voorkomen. Het gaat om veel gemaakte fouten in het declaratie-

proces. Scholen waarbij deze onrechtmatigheden voorkomen,

worden bij volgende controles vaker gecontroleerd.

Op www.vervangingsfonds.nl kunt u lezen om welke veel

gemaakte fouten het gaat. Dit kan u helpen uw eigen

declaratieproces verder aan te scherpen.

‘Mijn VF’ in de maak

Mede om de onrechtmatigheid terug te dringen, is het nodig

dat het declaratieproces eenvoudiger en minder foutgevoelig

wordt. Het Vervangingsfonds werkt daarom aan de ontwikkeling

van ‘Mijn VF’, een webportaal dat inzicht geeft in de premie- en

declaratiegegevens op bestuur- en schoolniveau. Onrechtmatige

declaraties worden door ‘Mijn Vf’ niet verwerkt, doordat geauto-

matiseerde controles deze tegenhouden.

‘Mijn VF’ is straks bereikbaar via de homepage van

www.vervangingsfonds.nl. In het artikel ‘Mijn Vf gaat live’

op pagina 12 leest u er meer over.

Heeft u vragen?

Heeft u vragen over rechtmatig declareren, over de controles

of over het Reglement Vervangingsfonds? Kijk dan op

www.vervangingsfonds.nl of neem contact op met de

helpdesk via 045 - 579 81 07 of via [email protected].

De helpdesk is op werkdagen bereikbaar van 9.00 tot 17.00 uur.

Het Vervangingsfonds voert ook dit najaar weer extra controles uit op de ingediende vervangings-declaraties. Deze extra controles zijn noodzaak. Het onrechtmatigheidspercentage is in het 1e kwartaal van 2015 namelijk gestegen tot 4,6%. De dalende trend is daarmee helaas doorbroken.

Extra controles op de vervangingsdeclaratiesCheck uw declaraties en voorkom terugvorderingen!

Audrey Crombach

Check uw declaraties!

Ukuntzelfopeenvoudigewijzecontrolerenofuwdeclaratie

voldoetaanderegelsvanhetReglementVervangingsfonds.

Opwww.vervangingsfonds.nlvindtueentweetalhulpmid-

delen:het‘SchemaVervangen&Declareren’ende‘Quick

View’.

Schema Vervangen & Declareren

Ditschemalaatineenoogopslagziendoorwieeen

afwezigevervangenmagwordenominaanmerkingte

komenvoorvergoedingdoorhetVervangingsfonds.

Quick View

DeQuickViewiseendigitaletooldiebinneneenpaar

minutenaangeeftofeenvervangingssituatiedeclarabelis

enzoja,aanwelkevoorwaardenmoetwordenvoldaan.

DeQuickViewgeeftookeenoverzichtvandedocumenten

dieinhetdossierbewaardmoetenworden.Dezedossiers

wordengebruikttijdensdecontrolesdoorhetVervangings-

fondsenKPMG.Zijndedossiersnietcompleet,danbestaat

ookhierweerhetgevaardatdedeclaratieteruggevorderd

wordtbijdeschoolofhetbestuur.

4.6

19

Page 20: R]entree november 2015

20

‘Op weg naar 6’. Dat is het project waaraan

Archipel Scholen op Walcheren in 2014 begon om

het verzuim te reduceren naar maximaal 6 procent.

De lat ligt hoog. Archipel Scholen gaat voor een

structurele aanpak van het verzuim en concrete

cijfers. Voor ondersteuning en begeleiding van deze

aanpak vroeg Archipel hulp bij het Vervangings-

fonds. De samenwerking is formeel vastgelegd in

een convenant voor drie jaar.

Lilian Rippe

GOOD PRACTICE

Directeur krijgt prominente rol bij verzuim

“Ons ziekteverzuim was veel te hoog, 8 à 9

procent, op enig moment zelfs 11 procent”,

vertelt Cees Corstanje, voorzitter van het

College van Bestuur. “Verzuim is onplezierig

voor de betrokken leerkracht, de leerlingen,

collega’s en ouders. Bovendien kost verzuim

geld. Hoe minder verzuim, hoe meer ruimte

overblijft voor andere dingen. Ondanks

diverse verzuimprojecten in het verleden,

bleven we aanhikken tegen een verzuimper-

centage dat we maar niet structureel omlaag

kregen. De onmacht om het tij te keren werd

gedeeld. Dat was een goed uitgangspunt om

er samen mee aan de slag te gaan.”

Cees Corstanje

Page 21: R]entree november 2015

21

Analyse

Vanuit de projectorganisatie ging adviseur Els Hoevenaars namens

het Vervangingsfonds bij Archipel aan de slag. Om inzicht te

krijgen in de oorzaken van het hoge verzuim bestudeerde ze

onder andere de (verzuim)beleidsdocumenten, sprak met alle

directeuren, legde haar oor te luister bij de diverse overleg-

organen, bekeek de verzuimdossiers samen met Harry Groesser,

P&O-medewerker bij Archipel Scholen, analyseerde de

gesprekkencyclus en spitte de documenten met spelregels door.

Er was werk aan de winkel. Met steun van Hoevenaars ging

Archipel Scholen over tot aanpassingen in de beleidsdocumenten,

actualiseerde haar ‘ziekteverzuimplan’, stelde het verzuimprotocol

op dat binnenkort in een folder aan het personeel gepresenteerd

wordt en organiseerde gesprekstrainingen. Cruciaal was de

aandacht voor een uniforme werkwijze bij verzuim en gelijke

kennis op verzuimterrein. Maar ook was er een cultuur-

verandering nodig om het tij structureel te keren. “Archipel is

eigenlijk te goed voor haar personeel”, concludeerde Hoevenaars

na de analyse.

Cultuuromslag nodig

“Gaandeweg het project ontdekten we dat het met name ook

gaat over de cultuur in onze organisatie”, zegt Corstanje. Hij

duidt op de rol die schooldirecteur, bedrijfsarts en betrokken

leerkracht hebben bij verzuim. “Het was tijd om die rollen te

herijken. We zochten naar een verschuiving van wegblijven van

school, naar wat iemand nog wel kan ondanks zijn verzuim. Een

van mijn eerste statements was dan ook: ‘ziekte overkomt je,

maar verzuim daar kies je voor’. Die uitspraak riep weerstand op

onder het personeel. “Medewerkers vroegen zich af of ze nog wel

ziek mochten worden. Maar het heeft de mensen wel aan het

denken gezet.”

Gezondheidsplan

Archipel Scholen maakte korte metten met de term ziekteverzuim.

“Gezondheid heeft een positieve insteek”, stelt Corstanje. Er

werd dan ook geen ziekteverzuimplan opgesteld, maar een

gezondheidsplan. Het plan schetst helder de rol van de verschil-

lende betrokkenen in het verzuimproces, wat ze op welk moment

moeten doen en waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Het beschrijft

tevens instructies voor zowel degene die zich afmeldt als voor

directeur, medewerker P&O, bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappe-

lijk werker en ordent de re-integratiestappen. Tot voor kort namen

directeur en bedrijfsarts een rol in die niet langer verwacht wordt.

“Bij een ziekmelding wachtte de directeur het oordeel van de

bedrijfsarts af en conformeerde zich daaraan. Dat is zo gegroeid.

In de nieuwe setting krijgt de directeur een prominente rol. Hij

wordt belangrijk in het contact met de betrokken medewerker en

bij de begeleiding in het re-integratietraject.”

Prominente rol directeur

Concreet betekent dit dat een medewerker die zich onvoldoende

fit voelt om aan het werk te gaan zich altijd telefonisch afmeldt bij

de directeur. “Geen mail, sms of app dus”, stelt Groesser. “Dan

kunnen beiden meteen bespreken wat er aan de hand is, wat de

vooruitzichten zijn en welke mogelijkheden er zijn voor aanwezig-

heid op school. Tevens wordt afgesproken wanneer de twee weer

contact met elkaar hebben.” Afhankelijk van de aard en omvang

van het verzuim, zitten directeur, bedrijfsarts en medewerker op

enig moment gezamenlijk om de tafel om te overleggen wat de

medewerker nog wel kan. De medewerker maakt zelf een plan

van aanpak. Zo kan een leerkracht met een gebroken been

mogelijk nog administratieve taken te doen, met kleine groepjes

werken of leerlingen begeleiden. De directeur toetst vervolgens bij

de bedrijfsarts of het medisch verantwoord is de alternatieve taak

volgens plan in te vullen. Binnenkort verzorgt het Vervangings-

fonds voor de directeuren bij Archipel Scholen een informatie-

bijeenkomst over de Wet Poortwachter en wat dit betekent voor

de verschillende rollen.

Wennen

De nieuwe rol is wennen voor de directeuren. “Ze vroegen zich

bijvoorbeeld af of ze wel konden beslissen over alternatieve taken

en wat het beste is voor de leerlingen en het team”, vertelt

Corstanje. Hij is dan ook blij met de begeleiding van het Vervan-

gingsfonds bij die nieuwe rol. “Els Hoevenaars loopt één op één

mee met directeuren. Ze bespreekt hun verzuimaanpak tot nu toe,

wijst hen op een andere werkwijze, reikt gesprekstechnieken aan

en oefent gesprekken. Dat is een enorme steun en verrijking voor

de directeuren. Els heeft de expertise in procesbegeleiding, maar

ook bij lastige dossiers heeft Archipel veel aan haar kennis en

ervaring.” Hoevenaars neemt op haar beurt haar petje af voor de

Directeur krijgt prominente rol bij verzuim

Page 22: R]entree november 2015

22

veranderbereidheid van de directeuren. “Ze staan er allemaal

open voor”, zegt ze. “Ik was op alle scholen welkom. Iedereen

was eerlijk over wat hij doet en moeilijk vindt. Dat is prettig

werken.”

Concreet en zakelijk

Waar rollen wijzigen, wordt ook een beroep gedaan op de

bestuurder. Corstanje: “Ook mij is een spiegel voorgehouden

tijdens de gesprekken met het Vervangingsfonds. Zo heb ik

geleerd duidelijke afspraken te maken over de diensten die ik

afneem van de bedrijfsarts en schoolmaatschappelijk werk. Waar

ik voorheen meer afging op hun expertise, geef ik nu beter aan

hoe ik wil dat iets gebeurt.” Al met al een vernieuwende aanpak

van het Vervangingsfonds in dit project, vindt Corstanje. “Bij

verzuim ligt het accent voortaan op gedrag in plaats van op

medisch. Ook nieuw is het meekijken in onze keuken. Heel

verfrissend. We leren concreet en zakelijk te zijn. Zo stellen we

bijvoorbeeld dat bestuur en leerkracht samen een contract

hebben. Iemand werkt bij ons en wij betalen hem of haar. Alle

partijen conformeren zich daarmee aan de afspraken rondom

verzuim.”

Proeftuin bevlogenheid

Ondertussen maakt het bestuur zich op voor volgende stappen

om het verzuim in de greep te houden. Uit het onderzoek van

Jessica van Wingerden (zie pagina 4) naar bevlogenheid bij

leerkrachten is bekend dat bepaalde interventies bevlogenheid

kunnen verbeteren. Zo ook dat bij ziekteverzuim en bevlogenheid

vergelijkbare factoren in het spel zijn. Promovenda Odette Bunnik

van de Erasmus Universiteit gaat dit verder onderzoeken. Archipel

Scholen fungeert daarbij de komende jaren als proeftuin.

“Gedurende het project ‘Op weg naar 6’ merkten we dat

directeuren te weinig aanvoelen en weten welke middelen ze kun-

nen inzetten om de gezondheid van de medewerkers op peil te

houden”, vertelt Corstanje. “In de vervolgstudie van de Erasmus

Universiteit kunnen we interventies die bevlogenheid verbeteren

uitproberen en kijken of die het verzuim beïnvloeden. Het mes

snijdt aan twee kanten. Archipel Scholen heeft baat bij een dalend

verzuim, het Vervangingsfonds bij bewezen effectiviteit.”

Borgen

Met de intensieve aandacht voor het thema verzuim en de

ingezette veranderingen bij Archipel Scholen, zijn de eerste

verbeteringen zichtbaar. Het verzuimpercentage daalde in het

tweede kwartaal van 2015 tot 7,3%. “Er is een breed draagvlak

voor de veranderde werkwijze: College van Bestuur, directeuren,

bedrijfsarts. Dat heb je nodig. Belangrijk is nu dat we de daling

van het verzuim borgen. Elkaar aanspreken op gemaakte

afspraken. Dat is wel de cultuur binnen Archipel Scholen,

dus ik heb er alle vertrouwen in

dat we het verzuim binnen

acceptabele grenzen krijgen

en houden”, aldus Corstanje.

Els Hoevenaars

045 - 579 84 15

[email protected]

‘Het mes snijdt aan twee kanten. Archipel

Scholen heeft baat bij een dalend verzuim,

het Vervangingsfonds bij bewezen effectiviteit’

Harry Groesser

Page 23: R]entree november 2015

23

Huub van Blijswijk, voorzitter college van bestuur BOOR: ‘ Aandacht voor gezondheid moet net zo gewoon worden als ademhalen’‘BOOR verbetert.’ Onder die titel presenteert schoolbestuur BOOR in Rotterdam haar jaarplan 2015. Heldere taal die van iedereen aandacht en aanpakken vraagt: concrete afspraken maken, deze nakomen en met passie en energie het beste onderwijs verzorgen. De verbetering betreft ook het gezondheidsbeleid. Samen met het Vervangingsfonds zet BOOR zich in voor een actief gezondheidsbeleid en terugdringen van het ziekteverzuim.

Lilian Rippe

GOOD PRACTICE

“Een veel te grote groep mensen neemt langdurig niet deel aan

het arbeidsproces”, vertelt Huub van Blijswijk, voorzitter college

van bestuur BOOR. In 2014 legde hij de verzuimcijfers van BOOR

bij het Vervangingsfonds op tafel met de wens het ziekteverzuim

terug te dringen naar het landelijk gemiddelde van 6 procent in

het primair onderwijs. “Bij de uitvoering van de plannen hebben

we hulp van buiten nodig. Wat doen we goed en wat kan beter?”

Mensen ziek thuis laten zitten daarvan wilde BOOR niet langer

weten. “Niet goed voor betrokkenen, leerlingen en collega’s. We

hebben al onze mensen hard nodig om onze leerlingen het beste

onderwijs te geven.”

Convenant

BOOR en het Vervangingsfonds sloten een convenant waarin we

afspraken drie jaar met elkaar op te trekken om het verzuim te

reduceren. Beide partners hebben voordeel bij de samenwerking.

Van Blijswijk: “Ons belang is vitaal BOOR-personeel dat enthou-

siast is over zijn werk. Voor het Vervangingsfonds is het een

leerzame pilot bij een groot schoolbestuur. Het Vervangingsfonds

doet kennis en ervaring op om zijn verzuimreductie-aanpak verder

te ontwikkelen.”

Page 24: R]entree november 2015

24

Stoplichtmodel

In 2014 is kwartier gemaakt. BOOR zette ramen en deuren open

om een frisse wind door de interne organisatie te laten waaien

en orde op zaken te stellen, zo meldt het jaarverslag. De partners

creëerden een projectorganisatie met op alle niveaus afgevaardig-

den van het Vervangingsfonds en BOOR. Ellen Schaap en Karin

Monteban, beide adviseur arbeid en vitaliteit, gingen vanuit het

Vervangingsfonds met de projectuitvoering aan de slag. De scholen

kregen voor het percentage ‘verzuim’ en ‘verzuimfrequentie’ de

stoplichtkleuren. “Groen was voor de scholen met een laag ‘ver-

zuim’ en lage ‘verzuimfrequentie’”, legt Dick de Klepper, adviseur

HR en projectleider bij BOOR, uit. “Oranje voor scholen met een

laag verzuim of meldingsfrequentie. Rode scholen scoorden op

beide items boven de streep.” De adviseurs bestudeerden de

beleidsdocumenten en onderzochten hoe het beleid op de scholen

werd uitgevoerd. Ze spraken met het college van bestuur, de

(bovenschoolse)directeuren, medewerkers, personeelsconsulenten

en bedrijfsartsen. Bij de rode scholen stelden de directeuren samen

met Schaap en Monteban een concreet plan van aanpak op met

daarin de activiteiten die de directeuren en medewerkers gaan

inzetten om het verzuim te verlagen. De opstekers die Schaap en

Monteban op de groene scholen zagen, opperden ze als voorbeeld

om te laten zien hoe collega-scholen gezondheid aandacht geven.

Het interne onderzoek van het tweetal resulteerde in een aantal

aanbevelingen.

Eigenaar probleem

Een van de belangrijkste aanbevelingen betreft het gesprek tussen

leidinggevende en de medewerker die zich ziek heeft gemeld. “Dat

moet in een vroeg stadium gevoerd worden”, meldt Monteban.

“Hoe eerder je boven tafel hebt wat er speelt, hoe eerder je daarop

kunt acteren.” Een andere belangrijke aanbeveling is dat er iemand

verantwoordelijk is voor gezondheid en zich ook verantwoordelijk

voelt. “Als die er niet is, wordt het verzuim niet opgelost”, zegt

Van Blijswijk. “Het kon zo maar gebeuren dat bij een wisseling van

leidinggevende een langdurig zieke buiten beeld bleef op school-

niveau. Het verzuim werd wel in de systemen gesignaleerd, maar in

de praktijk niet altijd opgepakt. Er wordt nu daarom benadrukt dat

de verantwoordelijkheid voor het verzuim bij de school ligt, met de

schooldirecteur als vanzelfsprekende eigenaar.” Van Blijswijk steekt

de hand in eigen boezem: “We zijn zelf ook onvoldoende alert

geweest om er bovenop te zitten en de mensen te bevragen. Voor

het komende jaar hebben we met de bovenschoolse directeuren

resultaatafspraken gemaakt. We houden nu allemaal strikter vinger

aan de pols.” Tevens legt BOOR tegenwoordig de kosten van ver-

zuim rechtstreeks neer bij de school die het betreft en verdeelt deze

niet langer over alle scholen. “Directeuren ondervinden zo zelf de

effecten van een actief gezondheidsbeleid.”

Herziening gezondheidsbeleid

De lat ligt hoog om het proces gekanteld te krijgen. De leiding-

gevende moet naast oog voor verzuim ook beschikken over

lef en de juiste gespreksvaardigheden. Van Blijswijk: “Niet alle

leidinggevenden zijn voldoende getraind in gespreksvoering en

laten het dan over aan de bedrijfsarts. Als er dan vervolgens geen

communicatie is tussen de bedrijfsarts en leidinggevende omdat

de notie van urgentie niet zo scherp is, dan blijven betrokken

leerkrachten ziek en raken steeds verder buiten beeld. Bovendien

is er een vervanger dus het acute probleem is weggeorganiseerd.”

Een reeks aanbevelingen leidde onder andere tot herziening van

het gezondheidsbeleid dat sinds de aanpassing op inzetbaarheid

is ingericht. Schaap: “Mensen bleven als gevolg van ziekte thuis,

‘daling van frequentie is een voorbode van daling van het

verzuimpercentage’

Dick de Klepper

Page 25: R]entree november 2015

25

Ellen Schaap

045 - 579 71 45

[email protected]

maar als je weet waar beperkingen liggen, kun je zoeken naar

mogelijkheden. Iemand kan anders dan voor de klas op andere

taken inzetbaar zijn, waarbij de bedrijfsarts dan een passend ad-

vies geeft.” Voor de directeuren is een handzame informatiemap

met tips en tools samengesteld die hen ondersteunt bij hun taak

als casemanager. “De map is leidraad om verzuim en gezond-

heid op een goede manier te managen. Die map bespreken we

met de directeuren en vragen hen wat ze nodig hebben om

volgens die leidraad te kunnen handelen. Dat is maatwerk. De

een wil bijgespijkerd worden over de wet Poortwachter, de ander

in gespreksvaardigheden om het verzuim en de mogelijkheden

voor inzetbaarheid op tafel te krijgen.” Van Blijswijk stimuleert de

trainingen maar wat graag. “Het is geen schande als je iets niet

kunt, het is een schande als je er niks mee doet. Nu we dingen

anders gaan doen, hoort hulp inroepen erbij als je iets niet of

onvoldoende kunt.”

Op één lijn

De grote uitdaging voor BOOR is om alle directeuren op één lijn

te krijgen. ‘Sturen op inzetbaarheid’, ‘leidinggevende is eigenaar’,

‘verzuim zelf bekostigen’, ‘bijscholen’… Het nieuwe denken en

doen druppelt de organisatie binnen. Er is een actieve groep van

directeuren geformeerd die een ambassadeursfunctie heeft in de

transformatie. “Een grote groep ‘believers’, die overtuigd is van

het positieve effect van de nieuwe aanpak”, meldt Van Blijswijk

enthousiast. “Slechts een kleine groep heeft de gewortelde over-

tuiging dat verzuim niet te beïnvloeden is. Bij hen leeft de mening

dat je niet aan iemand mag vragen wat hij mankeert. Dat is iets

tussen bedrijfsarts en zieke medewerker. Het duurt even voordat

een ingesleten werkwijze omgebogen is naar nieuw gedrag dat

uiteindelijk gewoon wordt. Net zo gewoon als ademhalen.”

Gas bijgeven en volhouden

Heeft al dit schudden aan heilige huisjes en ingesleten patronen al

wat opgeleverd? “De verzuimfrequentie daalt, het percentage nog

niet”, zegt Van Blijswijk. De Klepper: “We weten dat toename van

frequentie altijd een voorbode is van stijging van het verzuimper-

centage, dus ik keer het nu graag om: daling van frequentie is een

voorbode van daling van het verzuimpercentage.” Van Blijswijk:

”Dit project is geen ‘quick fix’. We moeten nu gas bijgeven en

volhouden. De adviseurs van het Vervangingsfonds houden ons bij

de les. De afspraak is dat we op ons donder krijgen als het nodig

is. En dat gebeurt ook als we uit onze nieuwe rol vallen.”

Afgelopen jaar is bij BOOR ook het

begrip ‘bevlogenheid’ (zie ook het

artikel op pagina 4) geïntroduceerd.

“Jessica van Wingerden van de

Erasmusuniversiteit laat ons met haar

promotieonderzoek zien hoe leiding-

gevenden invloed kunnen hebben op de

energiebalans”, legt De Klepper uit.

“In essentie komt het er op neer dat

een vitaal en gezond personeelslid niet

verzuimt. Als interventies daarin wat

kunnen betekenen dan hoeven we het

straks niet meer over verzuim te

hebben.” Monteban: “We zien mensen

op een goede manier functioneren op

terreinen waar ze nog wel inzetbaar zijn

en waarvan ze energie krijgen. Dat is een

bruggetje naar bevlogenheid. Als je

daarop focust, zie je dat iemand de taken

waar hij minder energie van krijgt er

makkelijk bij kan doen zonder dat hij

daar ziek van wordt.” Leidinggevenden

vulden vorig jaar een bevlogenheidsscan

in waarmee de mate van bevlogenheid

aangegeven wordt. De bevindingen

van de scan zijn inmiddels met de

bovenschoolse directeuren besproken

en worden binnenkort tijdens een

‘bevlogenheidsontbijt’ met de school-

directie gedeeld. Werken aan bevlogen-

heid staat nog in de kinderschoenen.

De komende jaren wordt het thema in

een promotiestudie van de Erasmus

Universiteit Rotterdam onder andere

bij BOOR verder geëxploreerd.

Bevlogenheid

Karin Monteban

045 - 579 88 61

[email protected]

Page 26: R]entree november 2015

26

Hoe pak je dat nu aan, zo’n RI&E?

Bij een schoolbestuur in het noorden van het land heeft Anneke

Gringhuis, samen met een P&O functionaris, de uitvoering van

de RI&E gecoördineerd voor 12 scholen. Dat heeft ze als volgt

aangepakt. Zij heeft de 12 directeuren tijdens een bijeenkomst

verteld over de achtergronden van de RI&E en het (technische)

gebruik van de Arbomeester. Daarnaast heeft ze een document

gemaakt voor de directeuren met tips en trucs voor het gebruik

van de Arbomeester. Als er problemen waren op het inhoudelijke

of procesmatige vlak met de Arbomeester kon men haar bellen.

Gringhuis kan namelijk met de schooldirecteuren meekijken in

Arbomeester. Toen het plan van aanpak klaar was, heeft Gringhuis

gekeken of dit zo concreet mogelijk volgens de arbeid hygiëni-

sche strategie werd toegepast. Dat betekent eerst bronaanpak

benoemen, daarna achtereenvolgens collectieve maatregelen,

individuele maatregelen en persoonlijke beschermingsmiddelen

uitwerken.

Waarom zou je voor de Arbomeester kiezen?

En niet voor een ander instrument?

Anneke:”

• De Arbomeester is een digitaal instrument voor het uitvoeren

van een RI&E, welke als branche-specifiek instrument voor

het primair onderwijs, is erkend door de sociale partners;

• Bij andere, algemenere RI&E’s zijn er teveel vragen die niet

van toepassing zijn voor scholen;

• Omdat het een branche-specifiek instrument is, hoeven

schoolbesturen met minder dan 25 personeelsleden geen

toetsing door een arbodeskundige te laten uitvoeren.

Dit scheelt veel geld bij de totale uitvoering van de RI&E.

• De Arbomeester is gebruiksvriendelijk.

• De Quickscan en de Kindmodule zijn als losse modules

te gebruiken.

• Het is mogelijk om diverse rapportages op

werkgeversniveau aan te maken.”

Anneke Gringhuis is beleidsmedewerker casemanagement & arbo bij Scholennetwerk

‘De Basis’ in Heerenveen. Eén van haar taken is het adviseren en ondersteunen van

de preventiemedewerkers van de 20 aangesloten scholen. Daarnaast begeleidt zij af

en toe besturen uit de regio bij het uitvoeren van een Risico-Inventarisatie & -Evalu-

atie (RI&E). Zij gebruikt hiervoor de Arbomeester van het Vervangingsfonds. Laat haar

ervaringen u inspireren om ook aan de slag gaan met de Arbomeester.

De Risico-Inventarisatie en - Evaluatie (RI&E) uitvoeren met de ArbomeesterWe vroegen Anneke Gringhuis naar haar ervaringen

Martine Stoffels & Aukje Partouns

INTERVIEW

Page 27: R]entree november 2015

27

Wat vind je van de verbinding met de

Arbocatalogus PO?

“De koppeling is erg praktisch, omdat je vanuit de Arbomeester

rechtstreeks bij de juiste informatie komt. De informatie in de

Arbocatalogus PO is misschien niet altijd direct toepasbaar,

maar het geeft wel handvatten en eyeopeners om knelpunten

op te lossen. Maak er dus zeker gebruik van”, aldus Gringhuis.

Heb je nog handige tips?

• “Maak vooral gebruik van de diverse rapportagemogelijkhe-

den. Op bovenschools niveau geeft dit een goed beeld van alle

zaken die met arbeidsomstandigheden te maken hebben.

Dit scheelt je tijd en geld, omdat je alle gegevens van de

uitgevoerde RI&E’s bij elkaar hebt.

• Maak ook gebruik van het opmerkingenveld bij de aandachts-

punten in de Arbomeester. Als je namelijk een tekortkoming

signaleert, maar je geeft niet aan wat exact het probleem is,

dan is dat naderhand door anderen niet meer te herleiden.

• Probeer preventiemedewerkers te benoemen voor meerdere

jaren, (minimaal) 4 jaar, zodat zij de volledige RI&E-cyclus

hebben meegedraaid. Op deze manier hoef je niet ieder

schooljaar opnieuw te investeren in de opleiding van

nieuwe preventiemedewerkers.”

Basisscholen moeten een deugdelijke RI&E in huis hebben.

De RI&E geeft inzicht in de veiligheids- en gezondheidsrisico’s

in de organisatie en bevat een plan voor het oplossen ervan.

Dit maakt het mogelijk de risico’s voor personeel en

organisatie terug te dringen. Met behulp van de

Arbomeester is een RI&E eenvoudig en snel gemaakt.

ArbomeesterDe Arbomeester is hét gecertificeerde RI&E-instrument

voor het primair onderwijs. Het benoemt alle denkbare

arborisico’s. De Arbomeester helpt risico’s op een school

te signaleren en legt de basis voor het creëren van een

gezonde werkomgeving. In september 2013 is de

Arbomeester compleet vernieuwd.

Bel of mail het Arbo Adviescentrum PO via

045 – 579 81 81 of [email protected].

Of neem contact op met één van de adviseurs van het

Vervangingsfonds. Kijk op www.vervangingsfonds.nl voor

de adviseur in uw regio.

Of volg één van onze trainingen:

• Training Arbomeester2 – op werkgeversniveau (1 dag)

• Training Arbomeester2 – op schoolniveau (1 dagdeel)

• Training Preventiemedewerker (1 dag)

Alle genoemde trainingen zijn ook in-company te organiseren.

Meer informatie over de trainingen vindt u op

www.vervangingsfonds.nl/agenda.

Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) 

Heeft u behoefte aan ondersteuning bij de uitvoering van de RI&E?

1

2

3

ARBOMEESTER.NL

‘Hoe start

je een RI&E’

Page 28: R]entree november 2015

28

De provincie

Groningen. Weidse vergezichten, een polderlandschap,

mooie dorpen en natuurlijk de stad Groningen. Een

prachtige provincie, met haar eigen kenmerken en

daarmee ook haar eigen knelpunten. De start van een

voorzichtige samenwerking tussen een paar schoolbe-

sturen begon eigenlijk al een aantal jaren geleden. De

provincie heeft in 2010 een onderzoek laten uitvoeren

naar de gevolgen van de bevolkingskrimp. Om scholen

en andere voorzieningen in de regio te kunnen

behouden, heeft de provincie destijds al samenwerking

gezocht met een aantal schoolbesturen. Immers, minder

bevolking betekent ook minder kinderen. De terugloop

van leerlingen op de basisscholen was een groot

knelpunt in de provincie Groningen. Gelukkig bleek dat

de meeste schoolbesturen hier al op voorbereid waren.

Ook zij hadden deze krimp natuurlijk zien aankomen en

waren bezig waar mogelijk samen te werken en een

afbouw in hun personeel te realiseren.

Maar krimp heeft meer gevolgen. Er bleek nog geen

acute nood, maar de vraag is wel gesteld: “Hoe houden

we de regio vitaal?” Daarmee ging men voorzichtig aan

de slag. Precies op het juiste moment kwam vervolgens

het Sectorplan PO in beeld. De uitgangspunten van dit

sectorplan sloten naadloos aan op het onderzoek en de

reeds ingezette samenwerking tussen de schoolbestu-

ren. Wanneer je immers wilt nadenken over de

toekomst dan moet het ook gaan over de langere

termijn. En waar nu krimp is, ontstaat over ongeveer vijf

jaar een probleem, als veel oudere leerkrachten en

schoolleiders met pensioen gaan.

Het plan

Het Sectorplan PO, een initiatief van het Arbeidsmarkt-

platform PO, het Participatiefonds en het Vervangings-

fonds, geeft niet alleen antwoord op de huidige krimp,

maar ook op de tekorten in de toekomst. Het vormt een

brug in de samenwerking tussen de verschillende

schoolbesturen, van zowel stad als platteland, van zowel

katholiek als protestant en alle varianten daartussen.

En het sectorplan geeft antwoord op de Wet Werk en

Zekerheid (WWZ), waar meerdere vervangingsbetrekkin-

gen niet meer eindeloos kunnen bestaan.

De uitwerking

De samenwerking om tot een regionaal transfercentrum

(RTC) in Groningen te komen, was eerst schoorvoetend.

Een aantal bestuurders was huiverig: “Wat kost dat wel

niet?” en “Hoeveel autonomie verlies ik dan?” waren

vaak gestelde vragen. Maar men zag gelukkig ook het

belang van samenwerking en de kracht van het grote

getal.

Inmiddels zijn 13 schoolbesturen in de provincie

aangesloten bij het RTC Groningen: Penta Primair,

Noordkwartier, Lauwers en Eems, Marenland, VCO

Haren, RENN4, OPOS, Fidarda, OPO Hoogezand

Sappemeer, Openbaar primair onderwijs Noordenveld,

Westerwijs, VPCO Noord-Groningen en VPCBO Ten

Boer. Zowel het openbaar onderwijs, als het bijzonder

onderwijs, maar ook het speciaal onderwijs zijn hierbij

vertegenwoordigd. Stad en platteland. Dat maakt het

RTC Groningen tot een kansrijk project. En de eerste

poot aan dit project is inmiddels van start gegaan: de

flexpool.

Talentmanagement als groter doelEef Dupont

GOOD PRACTICE

Page 29: R]entree november 2015

29

De flexpool

De gezamenlijke flexpool is het meest gebruikte instrument in de

meeste RTC’s. Groningen vormt daarop geen uitzondering. Door

samen vervangingen op te vangen, kunnen boventallige

leerkrachten voor het onderwijs behouden blijven. En vervangers

kunnen zonder zorgen om de WWZ aan de slag blijven.

Dat wil niet zeggen dat het allemaal vlekkeloos verloopt daar in

het hoge noorden. Er zijn zeker kinderziektes, zo meldt Gerard

Weitenberg, projectleider van het RTC en in het dagelijks leven

P&O-er bij de VCPO Noord Groningen. Hij vertelt heel open en

bevlogen over het RTC. Over de kinderziektes meldt hij het

volgende: Er zijn op dit moment in de praktijk al 55 poolers op

pad in de regio. Dat is nog klein voor een flexpool, maar het

zullen er zeker meer worden als de uitwerking van de WWZ in

2016 zijn beslag krijgt. Alle meewerkende schoolbesturen leveren

nu 2% van het eigen personeel aan de flexpool.

Als P&O-er heeft Weitenberg onlangs een gesprek gevoerd met

een leerkracht, die weliswaar was aangemeld voor de flexpool en

ook een passende flexplek had gevonden, maar die aangaf er

toch niet gelukkig van te worden om dit vervangingswerk te

doen. Ze vond het niet fijn om steeds naar een nieuwe school te

gaan en wilde achteraf bezien toch liever een vaste klas. Zij heeft

‘Gelukkig zag men ook het belang

van samenwerking en de kracht van het grote getal’

Gerard Weitenberg

Page 30: R]entree november 2015

30

nu wel een klus in de langdurige vervanging, maar daar kan zij

niet blijven. Wat nu moet gebeuren is nog niet duidelijk. Op de

huidige school is in de toekomst geen vaste plek, er zijn momen-

teel geen andere vacatures voor een vaste leerkracht, dus

voorlopig is deze leerkracht nog niet geholpen. De hoop is wel dat

op termijn voor diegenen die in de flexpool zitten en die graag

een vaste plek willen, er doorstroming ontstaat. En de hoop is ook

dat zich oudere leerkrachten gaan melden, die juist af willen van

de verantwoordelijkheid van een vaste groep. Flexibele oudere

leerkrachten, die breed inzetbaar zijn en hun laatste jaren juist

breed inzetbaar willen doorbrengen.

Het verhaal van de flexpooler maakte Gerard Weitenberg er wel

van bewust dat een goede selectie aan de poort van de flexpool

cruciaal is. De betreffende leerkracht moet goed weten waar hij of

zij aan begint. Dat is een belangrijke taak van de P&O-ers van de

diverse schoolbesturen. Zij hebben elkaar overigens, als spin-off

van de start van het RTC, heel goed gevonden. Er is nu veel meer

samenwerking tussen de P&O-ers van de verschillende schoolbe-

sturen in de regio. Zij vinden elkaar om samen te overleggen, te

sparren, informatie en kennis te delen en daarmee te vermenig-

vuldigen. Nog een goede ontwikkeling van het RTC!

Het mobiliteitscentrum

Als er een eerste poot is aan een RTC, dan is er natuurlijk ook een

tweede poot. En de tweede poot van het RTC Groningen, het

mobiliteitscentrum, vormt eigenlijk het grotere doel van het RTC:

talentmanagement. Binnen het mobiliteitscentrum wordt daar

vorm aan gegeven. Daar moet het gaan gebeuren: talentontwik-

keling, de mogelijkheid tot het voeren van loopbaangesprekken,

het centraal bundelen van vacatures, het mogelijk maken van

stages voor beginnende schoolleiders, contacten met de pabo’s in

de regio, assessments voor leerkrachten en aspirant-schoolleiders,

noem maar op. Hier kan talent gebundeld en gekoesterd worden

en tot bloei komen. Hiermee komen de schoolbesturen die zijn

aangesloten bij het RTC ook in beeld als de goede werkgever die

ze zijn.

Het uitgangspunt is immers, zo benadrukt Weitenberg dan ook,

dat je met plezier naar je werk gaat, op de goeie plek zit, waar je

talenten tot hun recht komen. Het werken in het primair

onderwijs moet aantrekkelijk zijn en blijven voor leerkrachten,

onderwijsassistenten en schoolleiders.

Zeker startende leerkrachten verdienen een zorgvuldige begelei-

ding bij de start van hun loopbaan. Starten als leerkracht in een

flexpool brengt het risico op uitval, motivatieverlies en uiteindelijk

vertrek uit het onderwijs met zich mee. Wanneer je als RTC kunt

zorgen dat de starters goed begeleid worden, boek je winst.

Zo is er nu een initiatief gestart door de Academische Opleidings-

school Noord Nederland, waarbij elke startende leerkracht een

coach krijgt. Ook zit de starter in een netwerk met andere

startende leerkrachten. Zijn of haar werkbegeleiding vindt onder

andere plaats met behulp van video interactie begeleiding (VIB).

Weitenberg ziet ook een kans in het ontwikkelen van de talenten

van leerkrachten, die wellicht de wens hebben om op termijn

schoolleider te worden. Binnen zijn bestuur alleen al gaat een heel

aantal schoolleiders binnen nu en vijf jaar met pensioen. Het

belang van dit mobiliteitscentrum is dan ook groot. In de praktijk

moet het mobiliteitscentrum nog grotendeels van de grond

komen. En dat is logisch. Samenwerking vraagt veel overleg en

communicatie, en zo’n mobiliteitscentrum vraagt ook weer

bundeling van kennis en kracht.

Maar er wordt voldoende gebouwd en gedroomd in Groningen!

Zo ontstaat er alweer een idee om tot een gezamenlijk opleidings-

centrum te komen met de verschillende besturen.

Waar gedroomd wordt, kan gebouwd worden. En waar gebouwd

wordt, is een toekomst. Er is dus zeker voldoende toekomst in

Groningen. Daar gaat niets boven!

‘Wanneer je als RTC kunt zorgen

dat de starters goed begeleid

worden, boek je winst’

‘Samenwerking vraagt

veel overleg en communicatie’

Page 31: R]entree november 2015

Rita Baan

045 - 579 89 63

[email protected]

Henk de Boer

045 - 579 86 86

[email protected]

Jolanda van den Bosch

045 - 579 71 34

[email protected]

Leon Coenen

045 - 579 88 27

[email protected]

Eef Dupont

045 - 579 86 87

[email protected]

Ger Smeets

045 – 579 88 28

[email protected]

Willem van Ineveld

045 - 579 89 40

[email protected]

Els Hoevenaars

045 - 579 84 15

[email protected]

Eelke Solle

045 - 579 89 36

[email protected]

Karin Monteban

045 - 579 88 61

[email protected]

Marjo Visser

045 - 579 71 67

[email protected]

Marilou Pardoen

045 - 579 89 52

[email protected]

Ellen Schaap

045 - 579 71 45

[email protected]

Adrion de Wit

045 - 579 86 88

[email protected]

Peter Wind

045 - 579 84 56

[email protected]

Weten welke adviseur

aan uw school of bestuur

gekoppeld is? Kijk bij Zoek

uw adviseur op onze website

www.vervangingsfonds.nl.

De adviseur van het Vervangingsfonds adviseert u op organisatieniveau over arbo en personeelsbeleid, (ziekte)verzuim en re-integratiebeleid.

Daarnaast geeft de adviseur voorlichting over arboverplichtingen, de Wet Verbetering Poortwachter en instrumenten voor arbo- en verzuim-

beleid. Ook kunt u bij de adviseur terecht met vragen over bijvoorbeeld preventie van ziekteverzuim, mobiliteitsvraagstukken, werkdruk en

coaching (zoals coachen op leiderschap). De adviseurs kunnen tenslotte ook ingezet worden bij (individuele) re-integratietrajecten.

De adviseurs van het Vervangingsfonds - Voor deskundig en kosteloos advies

31

Page 32: R]entree november 2015

‘Altijd iemand voor de klas’‘Altijd iemand voor de klas’; dat is ons streven. Het Vervangings-

fonds adviseert en ondersteunt het primair onderwijs om te komen

tot een gezonde, prettige en veilige werkomgeving op school.

Zodat alle medewerkers - directeuren, leerkrachten en anderen -

op een gezonde manier en met plezier kunnen werken.

Oftewel: samen zorgen voor welzijn en werkplezier.

Mocht een medewerker toch uitvallen, dan ondersteunt het

Vervangingsfonds schoolbesturen door de vervangingskosten

onder bepaalde voorwaarden te vergoeden. Voor de financiering

van die vergoeding dragen vrijwel alle schoolbesturen in het primair

onderwijs premie af. De schoolbesturen betalen die premie uit de

lumpsum die ze krijgen van het ministerie van OCW. Daarnaast

adviseert het Vervangingsfonds over re-integratietrajecten,

zodat uitgevallen medewerkers op een goede manier terug

kunnen keren in het arbeidsproces.

www.vervangingsfonds.nl

Contact / Informatie

Helpdesk Vervangingsfonds

Voor vragen over het reglement, premies en vervangingskosten.

T 045 - 579 81 07

E [email protected]

Arbo Advies Centrum Primair Onderwijs

Voor laagdrempelig en deskundig advies over arbeidsomstandigheden,

voor vragen over de Arbocatalogus PO of over de producten en

diensten van het Vervangingsfonds.

T 045 - 579 81 81

E [email protected]

Helpdesk ‘Mijn Vf’

Voor vragen over de nieuwe dienstverlening en het webportaal.

T 045 – 579 81 01

E [email protected]

Bestuursbureau Vervangingsfonds

Blaak 22, 3011 TA Rotterdam

T 010-217 76 40

E [email protected]