Nut & Noodzaak van het personeelsdossier

A S T R I D V E R B U R G A D V I S E U R P E R S O N E E L & O R G A N I S AT I E

H E T P E R S O N E E L S D O S S I E RN U T & N O O D Z A A K

N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 1

Het personeelsdossier: werkgevers ervaren het vaak

als tijdrovende ballast en een noodzakelijk kwaad.

Dat gevoel is toegenomen sinds de recente invoe-

ring van het tweede deel van de Wet werk en zeker-

heid (Wwz).

“Zonder dossier kom je niet van een medewerker af”,

wordt vaak geroepen, en dat klopt ook. Maar het is

slechts één kant van het verhaal. Dit whitepaper laat

zien dat een goed opgebouwd personeelsdossier de

organisatie ook voordelen oplevert. En dat het daarom

zeker de moeite loont om er tijd en aandacht aan te

besteden. Natuurlijk komt de noodzaak van een perso-

neelsdossier bij ontslag van een medewerker in dit stuk

wel aan de orde. Want het is goed om te weten waarom

de overheid dit van u vraagt.

Verder leest u hier uit welke componenten een perso-

neelsdossier moet bestaan, zowel in grote lijnen als

meer in de details. En tenslotte wordt een aantal vragen

uit de praktijk beantwoord.

INHOUD

1 Vooraf

2 Het nut van het personeelsdossier

3 De opbouw van het personeelsdossier

5 De noodzaak van het personeelsdossier

7 Veelgestelde vragen

9 Over Prisma Personeel & Organisatie

VOORAF

“EEN GOED PERSONEELSDOSSIER LEVERT JE VOORDELEN OP”


Personeelsdossiers legt u als werkgever niet

alleen aan met het doemscenario van een ontslag-

procedure in het achterhoofd. Hieronder volgt

een overzicht van alle facetten van een goed bij-

gehouden dossier.

Foutloze uitvoering van afspraken over

arbeidsvoorwaarden

Welke zaken over arbeidsvoorwaarden zijn er

ooit met een medewerker afgesproken? Als deze

helder zijn vastgelegd, voorkomt dat onnodige

en frustrerende discussies. Ook zorgt het voor

een snelle en correcte verwerking in het sala-

rissysteem.

Zicht op ontwikkeling van medewerkers

Hoe doen de medewerkers het binnen de

organisatie? Als werkgever hebt u daar graag een

goed beeld van. Dit krijgt u door functies, beoor-

delingsgesprekken en gevolgde opleidingen in

het dossier op te nemen. Met die feiten in de

hand kunt u volgen of een medewerker zich naar

verwachting ontwikkelt. En, niet onbelangrijk,

u kunt gericht bijsturen.

Onderbouwing bij fiscale/financiële controle

Kunt u bij controle door de fiscus aantonen

welke afspraken er met medewerkers zijn ge-

maakt? Als dat niet het geval is, kan de fiscus

conclusies trekken die zelfs kunnen leiden tot

naheffingen en boetes.

Onderbouwing bij een eventueel ontslag

Wilt u het dienstverband van een werknemer be-

eindigen? Dan moet u bij het kantongerecht via

het personeelsdossier kunnen aantonen dat de

betreffende medewerker niet functioneert én

dat u als werkgever stappen hebt gezet om deze

situatie te voorkomen. Zonder dossier kan de

rechter simpelweg geen besluit nemen. In het

derde hoofdstuk meer hierover.

HET NUT VAN HET PERSONEELSDOSSIER


DE OPBOUW VAN HET PERSONEELSDOSSIER

Het mag duidelijk zijn, een personeelsdossier is

meer dan een papieren tijger. Het geeft een goed

en gedetailleerd overzicht van het dienstverband

tussen werkgever en werknemer. En daar kunnen

alle partijen hun voordeel mee doen. Maar uit wel-

ke elementen moet een goed personeelsdossier

zijn opgebouwd?

Stamkaart

Individueel dossier

Salarisdossier

Collectief dossier

De stamkaart

Dit is het eerste blad in het personeelsdossier;

hierop staan de personele gegevens en de

functiehistorie van de werknemer vermeld. De

stamkaart geeft snel inzicht in het dossier en laat

ook zien of u het juiste dossier heeft gepakt.

Het individuele dossier

Goed beschouwd is dit onderdeel het meest es-

sentiële element van het personeelsdossier. De

volgende zaken moeten hierin in ieder geval

zijn verwerkt:

• Arbeidsovereenkomst, met eventuele

aanvullende arbeidsvoorwaarden

• Functieomschrijving

• Verslagen van functionerings- en beoordelings-

gesprekken

• Formele verbetertrajecten

• Eventuele berispingen en

waarschuwingsbrieven

• Afspraken over opleidingen en cursussen

• Ondertekend personeelshandboek of

huisreglement

• Overige correspondentie op persoonsniveau

Het salarisdossier

Hierin worden per medewerker alle gegevens op-

genomen die te maken hebben met loon, toesla-

gen, subsidies, uitkeringen en dergelijke. Ook alle

informatie en correspondentie die van belang is

voor de Belastingdienst bewaart u op deze plek.

Verder horen in het salarisdossier thuis (mits ze

van toepassing zijn):

• Kopie legitimatiebewijs*

• Verklaring loonheffingen

• Werkvergunning (bij buitenlandse werknemers)

• Bedrijfsleningen

• Bonusafspraken

• Pensioengegevens

• Eventuele verzekeringen

• Lopende loonbeslagen (let op: afgewikkelde loon-

beslagen moet u verwijderen)

* Op de website van de rijksoverheid valt te lezen dat u

als werkgever verplicht bent een duidelijke kopie van het

legitimatiebewijs in het dossier op te nemen. Met goed

leesbaar documentnummer en burgerservicenummer

(BSN), én een herkenbare pasfoto.

Het collectieve dossier

De naam zegt het eigenlijk al: dit deel van het per-

soneelsdossier moet voor alle werknemers op de-

zelfde manier worden ingevuld. In het collectieve

dossier bewaart u per medewerker:

• Kopie van de stamkaarten (tenzij u een digitaal

personeelsinformatiesysteem heeft)

• Ziek- en hersteldmeldingen

• Vakantieregistratie



DE NOODZAAK VAN HET PERSONEELSDOSSIER

Per 1 juli 2015 is het tweede deel van de Wet werk en

zekerheid (Wwz) ingevoerd. Sinds dat moment moet

de (kanton)rechter beoordelen of er sprake is van

een redelijke grond om een medewerker te ontslaan.

De bewijslast ligt hierbij geheel bij de werkgever, en

deze moet dan altijd een goed opgebouwd perso-

neelsdossier op tafel kunnen leggen. De rechter zal

ook bekijken of de werkgever zich gehouden heeft

aan zijn/haar inspanningsverplichting om de be-

trokken werknemer te herplaatsen.

Gronden waarop beëindiging van een

dienstverband kan worden aangevraagd

1. 2 jaar arbeidsongeschiktheid

2. Bedrijfseconomische redenen

3. Frequent verzuim van de werknemer

4. Disfunctioneren

5. Verwijtbaar handelen

6. Ernstige gewetensbezwaren

7. Verstoorde arbeidsverhoudingen

8. Andere omstandigheden

Grond 1 en 2 worden niet door de rechter behandeld, maar door het UWV. Ook die instantie zal om een solide personeels-dossier vragen. De ontslaggronden 3 t/m 8 zijn een zaak voor de kantonrechter.

Ontslag bij arbeidsongeschiktheid

Om bij 2 jaar arbeidsongeschiktheid een ont-

slagvergunning te krijgen, moet de werkgever

kunnen hardmaken dat hij/zij aan de vereisten

uit de Wet verbetering poortwachter heeft vol-

daan. Om dat te bewijzen, heeft men een goed

bijgehouden verzuimdossier nodig.

Ontslag om bedrijfseconomische redenen

Misschien vraagt u zich af of u nog wel invloed

heeft op ontslag van medewerkers, als be-

drijfseconomische redenen hiervan de oorzaak

zijn. In zo’n situatie heeft u nog speelruimte, al

is deze beperkt. In principe wordt in dit soort

gevallen het afspiegelingsbeginsel toegepast,

maar het UWV staat toe dat u hiervan met

maximaal 10% afwijkt bij medewerkers die

bovengemiddeld presteren. Dan moet u dat

wel kunnen aantonen, en dat wordt lastig als u

daarover geen gegevens heeft vastgelegd.


Effecten van de Wwz

In het nieuwe systeem van ontslaggronden is een-

zijdige beëindiging van een dienstverband door

de werkgever alleen mogelijk als geheel aan één

van de genoemde gronden is voldaan én herplaat-

sing in een andere passende functie niet mogelijk

is. Werkgevers moeten hun dossier dan ook echt

op orde hebben voordat zij een ontbindingsver-

zoek indienen. Vooral bij ontslag wegens disfunc-

tioneren zal dit vaker tot problemen leiden.

In de oude situatie kon de rechter bij een gebrek-

kige ontslaggrond (lees: een rammelend dossier)

toch besluiten de arbeidsovereenkomst te ontbin-

den, en de medewerker daarvoor te compenseren.

Dat kan nu eigenlijk alleen nog maar bij verwijt-

baarheid van de kant van de werkgever. In het

nieuwe systeem heeft de ontslagen werknemer

enkel recht op een transitievergoeding.

Het is op dit moment al duidelijk dat sinds 1 juli

2015 ontslagaanvragen vaker worden afgewezen.

Gevolg hiervan is dat het (nog) aantrekkelijker

wordt om als werkgever met de medewerker zelf

tot een beëindigingsovereenkomst te komen.


VEELGESTELDE VRAGEN

Aan het personeelsdossier zitten wel wat haken en

ogen. Hieronder een aantal vragen waar werkne-

mers nogal eens tegenaan lopen.

Kan de werknemer het dossier inzien?

De werknemer heeft het recht om te weten

welke informatie in het personeelsdossier is op-

genomen. Hij mag de werkgever dan ook om

een kopie vragen. Wanneer de werkgever via

anderen gegevens heeft gekregen, dan moet

hij de medewerker hierover informeren. De

werkgever mag niet willekeurig alle informa-

tie opslaan; dit is aan regels gebonden door de

Wet bescherming persoonsgegevens. Interne

notities (bijvoorbeeld tussen leidinggevende

en de personeelsafdeling) vallen niet onder het

inzagerecht, tenzij op basis hiervan een defini-

tief rapport wordt opgemaakt.

Mogen digitaal vastgelegde afspraken ook

worden opgenomen in het dossier?

Documenten in een personeelsdossier heb-

ben vooral een bewijsfunctie, bijvoorbeeld de

arbeidsovereenkomst, afspraken in een beoor-

delingsverslag of een opleidingsovereenkomst.

Het gaat dan om originele, papieren documen-

ten, voorzien van de handtekeningen van de

medewerker en de werkgever.

Als afspraken uitsluitend in digitale vorm zijn

vastgelegd, dan mag de rechtbank dit bewijs-

materiaal individueel waarderen. Dat betekent

met name dat een rechter overtuigd moet ra-

ken van de betrouwbaarheid van het bewijs.

Het is dan zaak om aan te tonen dat er niet met

het digitale document geknoeid is. Een manier

om de schijn van manipulatie te voorkomen, is

documenten te voorzien van een gekwalificeer-

de elektronische handtekening.


Hoe lang moet het dossier bewaard blijven?

Voor het bepalen van de bewaartermijn geldt

het criterium: is iemand nog in dienst of niet? In

het eerste geval is het voldoende om het per-

soneelsdossier regelmatig op te schonen, zodat

het actueel blijft. Na uitdiensttreding mogen

gegevens in het personeelsdossier niet langer

dan twee jaar worden bewaard, behalve wan-

neer ze nodig zijn om aan wettelijke verplich-

tingen te voldoen.

Concreet zijn de bewaartermijnen:

• 7 jaar: voor gegevens uit de salarisadministra-

tie die van fiscaal belang zijn.

• 5 jaar: voor loonbelastingverklaringen en de

kopie van het identiteitsbewijs van de ex-werk-

nemer.

• direct vernietigen of ten hoogste 2 jaar bewa-

ren: voor alle overige informatie.

Privacy: wie mag het dossier bekijken?

Wanneer u als werkgever informatie uit het per-

soneelsdossier wilt delen, krijgt u te maken met

de Wet bescherming persoonsgegevens. Daar-

in staat op welke voorwaarden u gegevens over

werknemers mag doorgeven aan derden:

- Als het nodig is voor de uitvoering van een

overeenkomst die u met uw werknemer heeft

gesloten (bijvoorbeeld voor een leasecontract);

- Als een wettelijk voorschrift dit vereist (bijvoor-

beeld voor de Belastingdienst);

- Als de werknemer hiervoor zelf ondubbelzinnig

toestemming heeft gegeven.

Binnen het bedrijf zijn de bevoegdheden helder:

alleen diegenen met een taak die deze toegang

ook rechtvaardigt, mogen het personeels-

dossier inzien. In de praktijk zijn dat alleen de

directe leidinggevende, HRM-personeel, en de

medewerker zelf na een verzoek.


PRISMA ADVIES GROEP P&O:

HANDELSSTRAAT 6

1704 AB HEERHUGOWAARD

TELEFOON 06 - 553 64 233

[email protected]

LID VAN DE PRISMA ADVIES GROEP

TELEFOON 072 - 564 84 16 [email protected] WWW. PRISMA-ADVIES.NL

U heeft waarschijnlijk wel begrepen dat het belang van een zorgvuldig opgebouwd personeelsdossier

groot is. Niet alleen als het misloopt tussen uw organisatie en een van de medewerkers,

maar ook als u de ambitie heeft om uw bedrijfsvoering te professionaliseren.

Heeft uw organisatie behoefte aan ondersteuning bij dit proces? Prisma Advies Groep P&O

begeleidt u systematisch bij alle stappen die moeten worden gezet, tot het moment dat u weet hoe u

de zaken moet aanpakken.

Wilt u het beheer van uw personeelsdossiers geheel uitbesteden?

Ook dan kunt u Prisma Advies Groep P&O inschakelen. U kunt hiervoor een abonnement afsluiten.

Heeft u een specialist nodig om te checken of uw personeelsdossiers aan alle eisen voldoen?

Prisma Advies Groep P&O kan dit voor u doen, eenmalig of op regelmatige basis.

OVER PRISMA ADVIES GROEP PERSONEEL & ORGANISATIE

De informatie in dit whitepaper is gebaseerd op de wetgeving en HR-praktijk van dit moment (maart 2016). Verder attenderen wij u erop dat de informatie algemeen van aard is en niet automatisch op elke casus toegepast kan worden.

Wilt u meer weten over een specifieke zaak, neemt u dan contact op met Prisma Advies Groep Personeel & Organisatie

Nut & Noodzaak van het personeelsdossier

Documents

Transcript of Nut & Noodzaak van het personeelsdossier