Baseline Informatiehuishouding

Gemeenten

Themasessie SOD

Dagvoorzitter Marjan Dik

Presentatie: Margriet van Gorsel

26 April 2012

Programma

• 13.30 – 13.45 Introductie met stellingen ()

• 13.45 – 14.00 Pas op de plaats

• 14.00 – 14.30 Hoofdlijnen en vragen

• 14.30 – 14.45 Pauze

• 14.45 – 15.15 Toepassing

• 15.15 – 15.45 Discussie en toelichting ()

Pas op de plaats

Waar hebben we het eigenlijk over?• (Bestuurlijke) Besluitvorming,

beleidsvoorbereiding en –

uitvoering (beleidsdossier, raads-

en collegeverslagen)

• Openbare orde en veiligheid

• Burgerzaken, (basisregistratie)

• Economisch

• Sociaal en Onderwijs

(clientdossiers)

• Verkeer en vervoer

(vergunningdossier,

basisregistratie)

• Cultuur (subsidiedossiers)

Op grond van welke wetgeving?

�Algemene Wet Bestuursrecht

�Wet Openbaarheid van Bestuur

�Wet Gemeentelijke Basisadministratie

�Wet Ruimtelijke ordening en

Milieubeheer

�Wet Maatschappelijke Ondersteuning

�Wet Werk en Inkomen

�Archiefwet

Van archiveren naar records management

• Het verschil tussen toen en nu?

3

Ervaring in Rotterdam

• Opbouw van KCC, WABO applicatie, Bestuurlijke besluitvorming e.a. bestuursprocessen,Parkeervergunning….

• Bevindingen van de Rekenkamer, archiefinspectie’s en andere onderzoeken naar ICT bij de overheid:

–Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor informatiebeheer in primair proces

• De verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer is laag in de organisatie belegd

–De controle op digitaal werken is onvoldoende

–Het personeel met de taak Informatiebeheer is onvoldoende geschoold

–Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd

De praktijk van het Informatiebeheer

• Informatiebeleid gaat zelden over de informatie zelf

• Informatiebeheer gaat vaak over papier en digitale

post

• ICT gaat over inrichting systemen

• Variatie in IT systemen

–diverse dms

–procesapplicaties

–zaken- en gegevensmagazijn, basisregistraties

• Proces (her)inrichting vanuit de dienstverlening en niet

vanuit accountability

Records management: processen in verandering

• Tot voor kort: chronologische stappen

• Nu: allemaal tegelijk.

– Creatie

– Waardering en selectie

– Opname

– Beschrijving, ordening (metadata)

– Beheer en opslag

– Beschikbaarstelling

– Verwijdering

• Hoe gaan we hier mee om?

Hoofdlijnen van de Baseline

A baseline is a line that is a base for measurementor for construction

Tot stand koming

• Op basis van Baseline voor het Rijk op initiatief van de VNG is KING ingehuurd

• Er is een werkgroep gevormd om te komen tot de tekst van de Baseline voor gemeenten

• De samenstelling van de werkgroep: 4x inspecteurs, 2x DIV/ICT, 1x kwaliteitsgroep SOD, 1x SOD opleidingen, 2 schrijvers

• De werkwijze: KING leverde teksten, werkgroep gaf commentaar en besprak issues tijdens bijeenkomsten (vb terminologie)

• De uitkomst …

Waar is het goed voor…

• Doel– Het is een handzaam overzicht van bestaande

kaders op dit gebied en geeft aan hoe die kunnen worden ingezet

– Bij het meten en sturen van de kwaliteit van de informatiehuishouding

– Bij de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding

– Bij de digitalisering van bedrijfsprocessen

– Als toetsingskader voor de gemeentelijkeauditdiensten.

Het levert:

• Basis

• Denkkader

• Div en zaakgericht werken

• Praktijk

• � Maatregelen bepalen

• � Consensus over ‘wat op orde zijn‘ is;

Uitgangspunten en modellen

• Risicomanagement (15489)

• INK en de Deming circle

• 9-vlaksmodel

• Toelichten ?

Deel 1: De basis

• Inleiding

– Doelgroep: bestuur en algemeen

management

• Normen van de Baseline

• Kader

– Wet- en regelgeving en richtlijnen

– Normen en standaarden

Deel 2a: Het denkkader• Uitwerking van de normen van de Baseline ()

– Norm 1: Bestuur en beleid

– Norm 2: Organisatie

– Norm 3: Standaarden

– Norm 4: Ordening en metadata

– Norm 5: Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit

– Norm 6: Kwaliteitszorg

– Norm 7: Digitale vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging

• Voorbeelden/modellen/theorieën

– 9-vlaksmodel

– INK

– Risicomanagement

• Doelgroep: afdelingshoofden en coördinatoren binnen het werkveld van de informatiehuishouding (tactisch niveau)

Deel 2b: Documentaire informatievoorziening

en (digitaal) zaakgericht werken

• Definiering (Zelfde doelgroep)

• De essentie van de integratie van div en zaakgericht werken

• De ingredienten

• Uitwerking van de integratie van div en zaakgericht werken

• Inhoud van een zaakdossier

• Vullen van een zaakdossier

• Levensloop zaakdossier en inhoud

• Informatiefuncties

• Moderne media

Deel 3: De praktijk• Aan de hand van de 7 normen voorbeelden hoe in

Nederland wordt gewerkt. Doelgroep: medewerkers

binnen informatiehuishouding (operationeel niveau).

• Voorbeelden uit de praktijk van:

– Besluit Informatiebeheer Amsterdam

– Functioneel Ontwerp RM B5

– Draaiboek beleid digitale duurzaamheid DB en

Tilburg

– Kwaliteitszorg Rotterdam, Almere

– Draaiboek beleid digitale duurzaamheid B5

– Model Zaakgericht Archiveren Prover

Bijlagen

• Begrippen, definities, concepten

• Overzicht wet- en regelgeving informatievoorziening Overheid

• Overzicht relevante normen en standaarden

Vragen

• Wat vind je het beste van de Baseline?

• Waar wil je morgen mee aan de slag?

• Wat kan beter, verdient een toelichting?

Pauze

Casus• Middelgrote gemeente

in de Flevopolder

• Jouw rol: Opzetten informatiebeheer

• Op welke manier pas je de Baseline toe? Waar richt je je als eerste op?

• Welke werkwijze hanteer je?

• Wie zijn je bondgenoten? Hoe overtuig je het bestuur?

• Maak gebruik van

de modellen:• 9-vlaksmodel (positionering,

functies)

• INK (vraagkant, organisatie)

• Risicomanagement (procesanalyse)

• Denk ook na over:Informatiearchitectuur ()

• Kritische prestatie indicatoren (KPI) ()

IJsbergtheorie

Bron afbeelding: http://www.pluspost.nl/mammoettankers-sloepen-of-zeilbootjes/41257

...!?

Architectuur

Opleiding, vakkennis

...!?

...!?

Procesbeschrijving

...!?

Informatiebeleid

Postprocedure

Vervanging

DMS

E-depot