Hét magazine voor topsecretaresses!

ANOUK.

Top Assistant 4.0Wat is jouw toekomst?

Perfectie bij Philips‘De klik’ van Nadia Senders

TS AcademyInstituut van formaat

Toekomstige topvrouwen?Iteke Weeda vertelt

Ordnung muß seinEtiquette in Duitsland

2 3

editorial

Top Assistants 4.0De secretaresse die van ‘alles wat kan’, maakt plaats voor de gespecialiseerde assistant.

Deze professional, man of vrouw (vaker een vrouw), is kritisch, sparringpartner en dienst­

verlener tegelijk, staat open voor verandering, heeft voelsprieten voor wat zich op de

werkvloer en binnen het management afspeelt, is leergierig en beschikt over een paar

uitzonderlijke talenten. Je herkent je in dit profiel? Niet zo vreemd. Als topsecretaresse acteer

je waar schijnlijk allang als topassistente. Daarom hebben wij dit begrip alvast geclaimd:

Top Assistant 4.0. De symboliek ervan lees je verderop in deze editie van Anouk, waarin

we met trots onze TS Academy presenteren.

Met TS Academy geven we vaart aan de hierboven geschetste ontwikkeling. We bieden

een prachtig programma aan trainingen, workshops, netwerkactiviteiten, lezingen en

evene menten om secretaresses, managers, werkgevers en onszelf scherp te houden.

Omdat één ding zeker is: het secretaressevak zit midden in een periode van verandering

en gaat nog veel uitdagingen tegemoet. Afwachten kan niet meer. Er zullen keuzes

gemaakt moeten worden. Wie serieus werk wil maken van powerful management, zal

de krachtmeting met zichzelf aan moeten durven.

Ter inspiratie geeft deze Anouk aansprekende voorbeelden van waar doorzettingsvermogen

en zelfontwikkeling toe kunnen leiden. Neem Audrey Soeterbroek. Ze begon als schoon­

heidsspecialiste, bekwaamde zich in het vak van management assistente, werkte zes jaar

als directiesecretaresse en is nu succesvol als HR­adviseur bij Nutricia. Haar motto? Als je zelf

iets wilt, dan lúkt het ook. Een heerlijk verhaal. Ditzelfde geldt voor Ellen Jansen, rechterhand

van een topambtenaar van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Ze begon

ooit als typiste, kreeg de kans om management assistente te worden en dompelde zich met

veel wilskracht onder in trainingen, cursussen en workshops. Met een mooie vertrouwens­

positie als resultaat!

Het is niet alleen de secretaresse die moet openstaan voor verandering. Ook van de manager

en de organisatie mogen inspanningen worden verwacht om powerful management uit de

verf te laten komen. Wat is de ideale situatie? Wij vroegen het aan sociologe Iteke Weeda.

Het verschil tussen mannen en vrouwen zal niet snel verdwijnen, meent zij, en dat hoeft ook

niet. Maar ze voorspelt wel meer gelijkwaardigheid in het werk. “Als de manager centraal

staat voor de visie en beslissingen, en de assistent voor het aanleveren van informatie daar­

voor, dan ga je samenwerken. Dan verdwijnen de hiërarchische verschillen en vervalt het

onderscheid tussen de beroepen. Dat duurt nog even, maar die kant gaan we wel uit.”

Gauw lezen, zou ik zeggen!

Ineke Kooistra

Director Adecco Top Secretaries

InhoudHét magazine voor topsecretaresses, jaargang 5, nummer 2, 2010

16

12

18

9

Etiquette in Duitsland

De blik op de toekomst van Iteke Weeda

‘De klik’ van Nadia Senders

Top Assistant 4.0

ColofonDit magazine is een uitgave van Adecco Top Secretaries

en wordt toegestuurd volgens het systeem van controlled

circulation aan (directie) secretaresses, management­

assistents en opdrachtgevers. Het magazine verschijnt

2 keer per jaar. Adecco Top Secretaries maakt deel uit

van Adecco Group Nederland.

Redactieteam

Adecco: Rinus Wittenberg, Wendy Honselaar

Telefoon (0418) 78 40 00

Noordwest 12, Merkstrategie & Ontwerp, Heerenveen

Teksten

Rieky Takken, Kerstin Rappange, Ton Hilderink

Eindredactie

Adecco: Rinus Wittenberg, Wendy Honselaar

Fotografie

Irene Kievit, Sabine Bison

Drukwerk

Drukkerij De Borrias, Kampen

Abonnementen

Abonnementen zijn alleen bestemd voor kandidaten

die bemiddeld worden door Adecco Top Secretaries of

op persoonlijke uitnodiging van één van de medewerkers

van Adecco Top Secretaries.

Overname van hele of gedeeltelijke passages uit de inhoud

is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van het

redactieteam. Aan de inhoud van dit magazine kunnen

geen rechten worden ontleend.

Advertenties

Voor meer informatie over advertentiemogelijkheden

kunt u contact opnemen met Adecco Group Nederland:

Rinus Wittenberg, Telefoon (0418) 78 40 00

Reacties

Wilt u reageren? Mail dan naar

rinus.wittenberg@adecco.nl

4 TS Academy Voor topsecretaresses én toporganisaties

6 Audrey Soeterbroek HR­adviseur bij Nutricia

8 De klik Nadia Senders en Harry Hendriks

12 Top Assistant 4.0 Welke competenties zijn er nodig?

14 Effectief communiceren Een paar gouden tips

16 Etiquette in Duitsland Ordnung muß sein

18 Iteke Weeda Over de Top Assistant van de 21e eeuw

20 In de schijnwerper Deborah Kalloe

21 Interessante events Zet ’t in je agenda!

22 Het Nieuwe Werken Ellen Jansen

www.adecco.nl/topsecretaries

topsecretaries@adecco.nl

Ineke Kooistra

4 5

interview

TS AcademyWe proudly present …

Waar haal je als secretaresse je kennis, inspiratie en contacten vandaan? Aan wie vertrouw je als ondernemer vaktrainingen en work­shops toe, die bijdragen aan efficiënte secretariaatsvoering en modern management? Top Secretaries heeft er de expertise voor in huis. Die is nú beschikbaar. Via TS Academy. Voor topsecretaresses én toporganisaties.

Managementstructuren veranderen, werkpatronen

maken een revolutionaire ontwikkeling door.

De aandacht voor Het Nieuwe Werken neemt

toe. Gevolg: het secretaressevak maakt een

vernieuwingsslag door. De secretaresse die ‘van

alles wel iets kan’, maakt plaats voor de gespe­

cialiseerde professional die powerful management

faciliteert.

Top Assistants 4.0

Ineke Kooistra, Director Top Secretaries, spreekt

van ‘Top Assistants 4.0’, met een knipoog naar de

ontwikkelstappen in Het Nieuwe Werken. “Het begon

met 2.0. Nu is 3.0 de standaard. Met 4.0 nemen

wij een voorschot op de volgende vernieuwings­

golf. Overal om ons heen zien we het besef groeien

dat ondersteuners die acteren als pure professio­

nals, de ‘winstgevendheid’ van organisaties ver­

sterken en bijdragen aan powerful management.

Dit vraagt niet alleen een mentaliteitsverandering

van de assistant, maar ook van de manager en

de totale secretariële organisatie.”

TS Academy richt haar pijlen dan ook op alle drie.

Met concrete trainingen, cursussen, workshops,

coachingprogramma’s en evenementen.

Secretaresses kunnen hier individueel hun voordeel

mee doen, maar ook samen met hun manager.

TS Academy adviseert, richt in en organiseert

incompany trainingen op maat om het maximale

uit het secretariaat te halen. Ineke Kooistra: “Er is

heel veel potentieel. De vraag is: hoe ontwikkel je

al dat talent in lijn met de ontwikkelingen die op

je afkomen?

Dan praten we over employee development of

verandermanagement door training, opleiding en

coaching. Daar biedt TS Academy gespecialiseerd

maatwerk voor.

Kwaliteit in training, opleiding en coaching

Voor de inhoudelijke ontwikkeling van trainingen

en opleidingen werkt TS Academy samen met

gerenommeerde partijen. De uitvoering vindt

plaats onder eigen regie, in het eigen opleidings­

centrum op het hoofdkantoor in Zaltbommel, of

in Alphen a/d Rijn, Amsterdam en Zwolle. In de

programmasamenstelling zijn actuele vakontwik­

kelingen leidend. Trainingen zijn toegespitst op

nieuwe taakopvattingen én organisatietrends.

De kwaliteit is hoog, de aanpak persoonlijk.

Het feitelijke aanbod zal continu in ontwikkeling

zijn. Trainingen kunnen betrekking hebben op

basale vaardigheden of nieuwe technologieën,

maar ook op bredere competenties. Bovendien

krijgt de factor ‘fun’ veel ruimte – niet onbelangrijk

voor de persoonlijke ontwikkeling en motivatie.

Vaste trainingen of maatwerk

Het opleidingsprogramma 2010 van TS Academy

is onlangs van start gegaan en er wordt hard

gewerkt aan de afronding van het programma

voor 2011. Ineke Kooistra: “Een aantal trainingen

bieden wij standaard aan, zoals ons master

classes die momenteel plaatsvinden. De deelname

staat open voor iedereen – voor secretaresses die

bij ons op de loonlijst staan, maar evengoed voor

secretaresses die niet bij ons zijn aangesloten.

Mijn advies aan secretaresses en werkgevers?

Even bellen om te horen wat er loopt en waar nog

plaatsen vrij zijn! Buiten ons wisselende standaard

aanbod, ontwikkelen we ook trainingen en

workshops op maat, afgestemd op de opleidings­

behoefte van opdrachtgevers. Deze kunnen buiten

of binnen het bedrijf plaatsvinden.”

Secretaresse Belevingsbon

Het aanbod van TS Academy gaat nog verder.

Tijdens de vele regionale intervisiebijeenkomsten

en netwerkmeetings die Top Secretaries initieert,

hebben meerdere organisaties wel eens aan­

gegeven iets extra’s te willen doen. Ineke: “Hiervoor

hebben wij de ‘Secretaresse Belevingsbon’ geïn­

troduceerd. Met deze bon kunnen secretaresses

deelnemen aan leuke evenementen of loopbaan­

trajecten. Voor de organisaties die de bon inzetten,

geven we vaak volledige invulling aan thema­

bijeenkomsten op maat, meestal in samenspraak

met HRM of Training & Opleiding. Het enthousiasme

en de waardering onder secretaresses is altijd

hart verwarmend.”

TS Academy verzorgt ook lezingen. Ineke Kooistra

zelf en Liane Duit (Manager Top Secretaries

Noord Nederland & Projectmanager Business

Development) laten bij regelmaat voor uiteen­

lopend publiek hun licht schijnen over de toe­

komst van het vak. Daarnaast kan Top Secretaries

worden ingeschakeld voor het inrichten van een

‘talentenbank’. Ineke Kooistra: “Veel secretares­

ses beschikken over een uitzonderlijk talent – een

exotische taal, het verzorgen van presentaties, of

het organiseren van seminars. Door dat allemaal

per organisatie in een talentenbank onder te

brengen, kunnen secretaresses optimaal van

elkaars talenten profiteren. Daar word je als

organisatie sterker van!”

• Individuele en groepstrainingen

• Coaching van manager & secretaresse

• Intervisie voor Hoofd Secretariaat

• Regionale netwerkevents voor secretaresses en/of managers

• Incompany trainingen

• Consultancy (inrichting, advisering & coaching secretariaat,

inrichting talentenbank)

• Secretaresse Belevingsbon

TS Academy. Voor professionals en opdrachtgevers

“Overal om ons heen zien we het besef groeien dat ondersteuners die acteren als pure professionals, de ‘winstgevendheid’ van organisaties versterken en bijdragen aan powerful management. TS Academy

richt haar pijlen dan ook op alle drie”

Ineke Kooistra, Director Top Secretaries

TS Academy ontwikkelt en realiseert trainingen met ‘open

deelname’ door individuele secretaresses en (incompany)

trainingen op maat in opdracht van klanten.

Voor het complete programma of meer informatie kun je

mailen naar liane.duit@adecco.nl of info@topsecretaries.nl

Bellen kan ook 050 302 87 27. Ook op onze website vind

je aanvullende informatie: www.topsecretaries.nl

6 7

interview

Schoonheidssalon

Na haar mavo wist Audrey niet zo heel goed wat

ze wilde, zoals zoveel schoolverlaters. Ze besloot

de opleiding tot schoonheidsspecialiste te gaan

doen. “Daarna heb ik een tijdje in een schoonheids­

salon gewerkt, maar dat was het toch niet hele­

maal.” Toen ze aan de slag kon bij Randstad als

vestigingsassistente, ging de bal voorzichtig aan

het rollen.

Tal van cursussen

Op een dag kreeg ze een baan aangeboden als

directiesecretaresse bij Nutricia. Even twijfelde ze

of dat wel iets voor haar was, maar ze besloot er

toch voor te gaan. Naast haar werk deed ze tal van

cursussen, waaronder managementassistente

via Schoevers. Ze groeide snel in haar nieuwe rol.

“Je voelt dat je groeit door de mensen waar je mee

omgaat. Nu ­ bijna tien jaar later ­ werk ik nog

steeds binnen dezelfde organisatie.”

Zes jaar

Uiteindelijk werkte ze zes jaar als directie­

secretaresse op drie verschillende plekken. Toen

wilde ze verder. Het was 2006. “Ik wilde me graag

meer met de inhoud bemoeien. Als secretaresse

kan dat natuurlijk ook. “Maar niet altijd op het

moment dat jij dat wilt”, zegt ze lachend. Die ruimte

wilde ze wel graag. “Ik heb altijd de wens gehad

om mijzelf te ontwikkelen.”

Mensenwerk

Als directiesecretaresse had Audrey al voor een HR­

directeur gewerkt. Dat vak boeide haar. “Het biedt

verdieping, maar je werkt ook met mensen. Je kan

iets voor iemand betekenen. Om te zien of deze

overstap iets voor mij was heb ik een HR­project

opgepakt en de basisopleiding personeelszaken

gedaan. Toen bleek dat ik dit helemaal leuk vond,

ben ik meteen begonnen met de hbo­opleiding

personeelsmanagement. Prompt kwam er een

functie vrij op het Supply Point, de fabriekskant

van Nutricia. In januari 2007 heb ik de overstap

gemaakt naar HR­adviseur. Wederom had ik geen

ervaring. Het is de story of my life: als je zelf iets

wilt, dan lukt het ook.”

In het diepe

Als HR­adviseur doet Audrey alles wat met in­, door­

en uitstroom te maken heeft. “Denk aan werving

en selectie, job offers aan nieuwe kandidaten,

opstellen van functieprofielen, waarderen van

functies, coachen van medewerkers...” Ze werd

meteen in het diepe gegooid. “Toen ik startte, was

ik de enige HR­adviseur op de afdeling. Bovendien

had ik tijdelijk geen HR­manager.” Gelukkig had

ze op haar vroegere afdeling collega’s die ze om

advies kon vragen. En toen haar manager terug­

kwam, kregen ze versterking. Dat mag ook wel,

als er rond de 550 medewerkers werkzaam zijn.

“Inmiddels zijn we met een manager, drie adviseurs,

twee supportmedewerkers, drie mentoren en een

opleidingscoördinator.”

Loslaten

De voormalige secretaresse mag nu dus zelf

delegeren. “Ja, de supportmedewerkers nemen de

administratieve taken van ons over. Dat is handig

en leuk, omdat je weet hoe je níet behandeld wilt

worden in de ondersteunende rol. Daar houd je

rekening mee.” Toch was het ook lastig; in het

begin had ze regelmatig de neiging om de dingen

zelf te doen. “Maar op een gegeven moment leer

je dat loslaten. Anders moet je het de ander niet

vragen.”

Onderlinge verhoudingen

De ervaring uit haar vorige functie heeft nog meer

voordelen. “Dit werk ligt in het verlengde. Er zijn

ook veel directiesecretaresses die HR erbij doen.

Bovendien ontwikkel je als directiesecretaresse

een bepaalde organisatiesensitiviteit. Je leert wat

je wel en niet kunt zeggen. Je ontwikkelt gevoel

voor hoe de onderlinge verhoudingen liggen in

een organisatie.”

Veel mogelijkheden

Inmiddels doet Audrey dit werk alweer bijna vier

jaar. Wie haar verhaal leest, zal zich niet verbazen

als ze straks weer een nieuwe uitdaging aangaat.

Toch is ze voorlopig niet van plan het over een heel

andere boeg te gooien. “Dit vak is superleuk.

Het heeft heel veel verschillende aspecten.”

Datzelfde geldt voor het bedrijf waar ze werkt.

“Dit is zo’n leuke organisatie. Nutricia is onderdeel

van Danone; hier zijn heel veel mogelijkheden.

Dat is ook de kracht van deze organisatie.”

Twitteren

Wat kunnen andere secretaresses leren van haar

verhaal? “Ik denk dat het belangrijk is dat je in

ontwikkeling blijft. Dat je meegaat met dingen die

spelen. Je moet zoveel mogelijk inspelen op de

problematiek binnen je organisatie. Kom met

oplossingen, zodat je werk leuk blijft. Je moet ook

meegaan met dingen waar je baas mee bezig is.

Er komt nu een heel nieuwe generatie managers

aan. Die vraagt om een andere stijl van onder­

steuning. Als je manager bijvoorbeeld twittert, moet

je daarin meegaan. Er moet een klik zijn, anders

wordt het heel moeilijk. Maar als je je vak verstaat,

en er zijn mogelijkheden om door te groeien, dan

wordt je wel opgemerkt.”

Binnen het vak van managementassistent bestaat er een wereld aan mogelijk heden. Wie al zijn kwaliteiten uit de kast haalt, kan doorgroeien in elke gewenste richting. Er is altijd een bedrijf, een afdeling, een manager die precies nodig heeft wat jij in huis hebt. Ook als dat buiten de gebaande paden ligt. Dus als je weet wat je wilt: ga ervoor! Zo werd Audrey Soeterbroek (34) HR­adviseur bij Nutricia.

Audrey SoeterbroekSchoonheidsspecialiste, directiesecretaresse, HR-adviseur

“Dus als je weet wat je wilt: ga ervoor!”

“Ik denk dat het belangrijk is dat je in

ontwikkeling blijft”

Nadia Senders en Harry Hendriks delen hun drive voor Philips. Zij zorgt ervoor dat hij kan excelleren. Achter deze manager staat een personal assistant die haar sporen al bijna vijfentwintig jaar verdiend heeft. The perfect match.

De klik van Nadia Senders en Harry Hendriks

Naam: Harry Hendriks

Functie: Voorzitter directie Philips

Benelux

Leeftijd: 59

Sterrenbeeld: Leeuw

Thuisfront: Getrouwd en vader van

twee dochters en een zoon

Naam: Nadia Senders

Functie: Personal assistant van

Harry Hendriks

Leeftijd: 43

Sterrenbeeld: Ram

Thuisfront: Getrouwd

8 9

interview

Wat deed je voordat je bij Philips ging werken?

“Ik heb gekozen voor Philips en volgend jaar

hoop ik hier mijn 25­jarig jubileum te vieren.

Mijn loopbaan bij Philips startte bij de Philips

Secretaresse Opleiding en na een stageperiode

begon ik als afdelingssecretaresse. Na twee en

een half jaar vond ik dat het tijd werd voor een

volgende stap en kreeg ik mijn eerste baan als

directiesecretaresse, waarna functies als PA

voor de algemeen directeur West­Europa, Oost­

Europa en Nederland volgden. Ik heb nog een

tussentijdse uitstap gemaakt – gedetacheerd

namens Philips – naar de Technische Universiteit

Eindhoven waar ik grote symposia en congressen

organiseerde. Het was leuk om even buiten de

muren van Philips te kijken. Ook heb ik in de

avonduren diverse opleidingen gevolgd, zoals

een ISO­auditorstraining bij KPMG, een twee jaar

durende studie Middle Management, een

Marketingopleiding en ik heb mijn Duits geperfec­

tioneerd bij de Nederlands­Duitse Kamer van

Koophandel. Het is belangrijk je vaardigheden

verder te ontwikkelen; kijk naar de mogelijkheden

die je hebt en geef daar een eigen draai aan.

Philips is een groot bedrijf met veel mogelijk­

heden, je kunt hier alle kanten op en na vijfen­

twintig jaar heb ik nog steeds het gevoel dat ik

de leukste plekjes heb kunnen uitzoeken.”

Waar houdt jouw manager Harry Hendriks

zich mee bezig?

“Harry Hendriks is directievoorzitter van Philips

Benelux. Hij is in deze functie verantwoordelijk

voor de zeer diverse activiteiten van Philips in de

Benelux, een organisatie met een zeer breed

klantenpatroon, met 17.000 medewerkers.

Naast de functie van directievoorzitter zet Harry

Hendriks zich in op tal van andere terreinen.

Zo is hij vice voorzitter van Brainport, een stichting

voor innovatieve bedrijven, kennisinstellingen en

overheden in deze regio die zich richt op innovatie

en de hightech maakindustrie. Ook de overheid

erkent het belang voor de Nederlandse economie

van deze regio en Harry Hendriks vervult hiermee

dan ook een essentiële positie waarmee hij

intensief bezig is. Onderdeel van het hebben

van een extern gerichte functie is het leggen en

onderhouden van veel contacten. Hoe breder

het contactenpatroon, hoe breder het netwerk.

Dat geldt zeker voor Harry Hendriks. Hij heeft

namens Philips een zichtbare functie en zit als

het ware in de etalage.”

En wat houdt jouw werk in?

“Kortweg: ik zorg ervoor dat Harry Hendriks zo

efficiënt mogelijk zijn taken kan uitvoeren. Daarbij

werk ik met vooruitziende blik, ik wacht niet op

informatie maar zoek actief contact met sleutel­

figuren voor een goede briefing, waarmee Harry

Hendriks goed voorbereid op pad gaat. Sinds de

pensionering van de directiesecretaris zijn er

nog meer taken onder mijn supervisie gevallen

en vervul ik daarmee een sturende rol naar het

directiesecretariaat. Ons kantoor is ook aan­

spreekpunt voor veel reacties uit de markt, het

is aan ons hier correct en adequaat mee om te

gaan, de klant gaat voor alles. Een ander aan­

dachtspunt is om Philips zo aantrekkelijk mogelijk

te presenteren aan derden, we willen professio­

naliteit uitstralen. Het is een hele klus om alles te

managen maar door hoofdzaken van bijzaken

te onderscheiden, kan ik alle ballen in de lucht

houden en creëer ik zelfstandigheid. Ik heb een

sterk aansturende functie die zowel intern als

extern gericht is. Op de eerste plaats met onze

klanten, maar ook richting overheid, ministers,

burgemeesters, het internationaal bedrijfsleven

en het Europees Parlement in Brussel.”

“Wanneer je op topniveau wilt meedraaien, moet je interesse tonen en interne bedrijfsprocessen

kunnen doorgronden”

Over Philips Philips biedt een veelzijdig aanbod op het gebied van gezondheidszorg en welzijn, gericht

op het verbeteren van de kwaliteit van leven van mensen door middel van tijdige innovaties.

Als toonaangevende onderneming op het gebied van gezondheidszorg, lifestyle en lighting

integreert Philips technologieën en design in op de mens gerichte oplossingen, die zijn

gebaseerd op diepgaand inzicht in de wensen en behoeften van de klant en zijn merkbelofte

van “sense and simplicity”. Philips heeft wereldwijd circa 116.000 werknemers in dienst,

verspreid over meer dan 60 landen. Met een omzet van 23 miljard euro in 2009 is de

onderneming marktleider op het gebied van cardiale zorg, acute zorg en thuiszorg, energie­

zuinige verlichtingsoplossingen en nieuwe verlichtingstoepassingen, alsmede lifestyle­

producten voor persoonlijk welzijn en amusement, met een sterke leidende positie op het

gebied van Flat­TV, scheerapparaten en haartrimmers, portable entertainment en

mondverzorgings producten.

10 11

werk

Harry Hendriks over Nadia Senders“Philips is in Nederland stevig geworteld en tevens de grootste

industriële werkgever. Dat levert een zeer diverse agenda op

met een even divers contactenpatroon. Binnen deze agenda

is regeren vooruitzien en Nadia is door haar ervaring zeer

kundig, juist in dat vooruitkijken, terwijl aan alles tot in de punt­

jes opvolging wordt gegeven. Haar inzet is vooral gestoeld op

een hoge mate van klantgerichtheid, want om de klant – in vele

verschijningsvormen – draait het allemaal. Een praktische

instelling doet de rest!”

Wat is jouw beeld van een Top Assistant 4.0?

“Iemand die beschikt over de juiste competenties

met aanvullende scholing op hbo­niveau, iemand

die in staat is mee te bewegen met de ontwikke­

ling en dynamiek van een bedrijf. Wanneer je op

topniveau wilt meedraaien, moet je interesse

tonen en interne bedrijfsprocessen kunnen door­

gronden.”

Sinds wanneer werken Harry Hendriks en jij

samen?

“Sinds 1998. Harry Hendriks was destijds Directeur

Philips Consumer Electronics Benelux en werd na

vier jaar Directievoorzitter Philips Benelux. Ik ben

gevraagd met hem mee te gaan en over het

antwoord hoefde ik niet lang na te denken.

We hebben uitdagende en drukke jaren beleefd,

we zijn constant in beweging en daarmee prijs ik

me nog steeds zeer gelukkig.”

Hoe verliep het sollicitatiegesprek?

“Ik kan me nog goed herinneren dat het gesprek

wel drie of vier keer verzet is. Harry Hendriks nam

zelf de moeite om me te vertellen dat het geen

smoesjes waren, maar dat er steeds afspraken

met klanten tussen kwamen. Ik hoefde me dus

geen zorgen te maken. De klant gaat immers

voor! Het uiteindelijke gesprek verliep prettig en

we waren het vrij snel met elkaar eens, de klik

was er meteen.”

Wanneer wist je dat het goed zat met jullie

samenwerking?

“Dat merkte ik toen zaken soepel begonnen te

lopen. Ongeacht je ervaring; je moet je inwerken

en je hebt tijd nodig om aan elkaar te wennen.

En het vertrouwen dat je krijgt, moet je eerst

verdienen. Maar bovenal zijn de grootste compli­

menten de complimenten die je van klanten krijgt.

Als afnemers en klanten tevreden zijn, is dat het

beste bewijs van goed zaken doen.”

Waar haal je plezier uit?

“Aan het feit dat ik een bijdrage lever, dat ik ver­

trouwen krijg en dat ik er toe doe als volwaardig

lid binnen het team. Ik neem geen genoegen met

middelmatigheid, ik ga voor perfectie. Actief op

zoek zijn naar uitdagingen, daar haal ik voldoe­

ning uit. En uit de dynamiek, dat houdt me

scherp.”

Wat is het geheim van jullie samenwerking?

“Dat er een klik is. We zitten op dezelfde golf­

lengte, we hebben dezelfde drive. Harry Hendriks

is een ontzettend enthousiast mens en deelt

graag zijn kennis en kunde. Hij doet dat op een

aanstekelijke manier, daar krijg je positieve ener­

gie van. Hij is niet zuinig met complimenten en als

er successen gevierd kunnen worden dan doen

we dat. Natuurlijk gebeuren er ook wel minder

leuke dingen en laten we als mens een steekje

vallen, maar ook dan is er ruimte voor humor en

relativering.”

Weleens overwogen iets anders te gaan doen?

“Ja natuurlijk, na zo’n lange staat van dienst kan

dat niet anders. Ik heb buiten Philips weleens mijn

licht opgestoken. Overigens in alle openheid en

daar heb ik ook steun voor gekregen. Maar ik

prijs de veelzijdigheid van Philips. Wat is er leuker

dan afwisseling in je takenpakket? Bovendien

staan Philips secretaresses goed aangeschreven,

dus waarom zou ik opstappen? Zolang je jezelf

verplicht om jezelf van alles af te blijven vragen, is

het goed.”

“Zolang je jezelf verplicht om vragen te blijven stellen,

is het goed.”

“Het vertrouwen dat je krijgt, moet je eerst verdienen.”

“Ik neem geen genoegen met middelmatigheid, ik ga

voor perfectie.”

Deze ‘Pretty checked

laptopcase’ is de

nieuwste laptoptas van Marc

Jacobs. Fashionable en zacht.

Verkrijgbaar op dé site waar je

de mooiste designer spullen

vindt: www.net­a­porter.com

Deze tas kost € 65,00.

Trendy geblokt

Kies jouw kleurMeng je eigen foundationkleur

helemaal zelf. Doe een paar

druppeltjes van Veld’s Color on

Demand door je eigen dagcrème

en het resultaat is een stralende

teint die perfect aansluit bij jouw

huidskleur. € 34,95

www.parfumerie.nl

Next to MeIlse DeLangeIlse DeLange is een artiest die continu

nieuwe liedjes aan het schrijven is. Met een

aantal van deze nummers ging zij richting

Nashville, waar dit nieuwste album tot

stand is gekomen. Next to Me is een

eight­track album geworden, waarvan

de titeltrack de eerste single is. Met acht

prachtige songs.

Het debuut van secretaresse in hart en nieren,

Annemarie de Martines. Sinds 2004 runt ze haar

eigen bedrijf Quadrant Office Support. Ze traint en

adviseert secretaresses en managers in het opti ma­

liseren van hun samenwerking. Met ‘Adieu Secretresse,

Hello Assistant’ wil De Martines secretaresses, managers

en HR­functionarissen bewust maken van de enorme

veranderingen die op dit moment binnen organisaties

plaatsvinden. En welke consequenties deze hebben

voor de toekomst van de secretaresse. Het boek geeft

praktische handreikingen over hoe je als secretaresse

klaar kunt staan voor de toekomst. Diverse interviews

met mensen uit de praktijk ­ waaronder Top Secretaries’

Ineke Kooistra ­ geven een helder beeld over de

hedendaagse gang van zaken in het vak. Nu is het

moment aangebroken waarop de secretaresse zich

een nieuwe rol en positie kan aanmeten. Organisaties

zijn zoekende naar hoe ze de concurrentie het hoofd

kunnen bieden en tegelijkertijd een aantrekkelijke werk­

gever kunnen zijn en blijven. De rol van secretaresse

wordt daarbij belangrijker, zij werkt niet meer ‘voor’

maar ‘met’ de manager en heet voortaan executive

assistant. Op een positieve manier geprikkeld worden

en talenten optimaal inzetten: dat is wat de assistant

wil. Zij en haar manager werken daarbij samen op

basis van gelijkwaardigheid, openheid, vertrouwen,

respect en steun. Dit inspirerende boek is een must

voor iedere secretaresse, manager of HR­functionaris

die het secretaressevak wil moderniseren.

Hip in de regenLukt het je maar niet een hippe regen­

jas te vinden? Zo’n mooie water­

dichte trenchcoat bijvoorbeeld?

Bij www.hipinderegen.nl liepen

ze tegen hetzelfde probleem

aan en besloten ze zelf hippe

regenjassen te laten maken.

De vormeloze poncho is

verleden tijd! Kijk op

www.hipinderegen.nl

Deze donkerblauwe trench

‘Claude’ kost € 99,95

Wie kent ‘m niet?De nieuwste iPhone 4 is top of the bill. Met een 5 megapixel camera

­ met flits! ­ aan beide zijden van het toestel. Zo kun je jezelf bekijken en video­

gesprekken voeren. Filmen kun je er ook mee, dankzij de HD­video opname.

En verder? Kun je natuurlijk telefoneren, agenderen, mailen, surfen op internet,

sms’en, twitteren, jouw favoriete muziek beluisteren. Download de vele

slimme apps die je verder helpen, zoals TomTom, dictafoon, iWiki, iTranslate

en noem maar op. Verkrijgbaar bij een T­Mobile abonnement of los te koop

via www.redcoon.nl

1

23

5

Adieu Secretaresse, Hello Assistant

€ 19,95 Vanaf eind oktober

verkrijgbaar in alle online

boekenwinkels of via

www.managementsupport.nl/shop

Mooi, mooier, mooist.Nero Bianco heeft met zes filialen in

voornamelijk Noord­ en Oost­Nederland een

aantal smaakvol ingerichte schoenenwinkels waar je de mooiste

muiltjes koopt. Van stoere laarzen tot elegante pumps: het is

allemaal even prachtig. Ook online kun je er terecht, voor deze

pumps van Unisa bijvoorbeeld. € 104,95 www.nerobianco.nl

€ 12,99 www.bol.com

4

SonjaIngrid

12 13

werk

Achter een Top Manager schuilt een

Top Assistant

Ingrid: “Bij het werken voor een manager op CEO­

niveau kun je niet zonder wederzijds vertrouwen.

De impact van verkeerd handelen op directie­

niveau is behoorlijk groot en een manager reali­

seert zich dat heel goed. En een top manager

heeft gewoon geen tijd om zijn assistant te con­

troleren. Je moet als assistant dus gewoon top

zijn.”

Sonja: “Dat vind ik wel, absoluut. Het is als:

‘Achter een sterke man schuilt een sterke vrouw’.

Het klinkt misschien een beetje arrogant, maar

als ik er niet ben, kan mijn manager niet functio­

neren. Het is de realiteit.”

Assistants kunnen niet zonder communities en

netwerken

Ingrid: “Communities vind ik sowieso belangrijk

en dat geldt zeker ook voor assistants. Binnen IBM

bestaat een community uit alle secretaresses,

waarvan binnen Nederland zeven coördinerende

secretaresses (CoSec’s). Deze CoSec’s komen

maandelijks bij elkaar om operationele punten te

bespreken en koppelen die weer terug richting

hun secretaressegroep. Zo waarborgen we onze

communicatie. Communities dragen bij aan een

gevoel van betrokkenheid en saamhorigheid.

Om je zaken goed en snel te kunnen regelen,

binnen de huidige dynamiek, moet je gewoon

een relevant netwerk hebben.”

Sonja: “Mijn idee is dat we niet zonder

net werken kunnen. Ik ben regiobestuurder van de

Nederlandse Vereniging van Directiesecretaresses

(NVD) Utrecht. Steeds meer bedrijven benaderen

de NVD en vragen ons presentaties te geven.

Daar leren we ontzettend veel van en je deelt

ervaringen met elkaar. Eén keer in de zes weken

hebben we een NVD­bijeenkomst, de kennis die

we daar uitwisselen is veel waard. Deze manier

van netwerken voorkomt stilstand. Zo blijf je bij

de tijd.”

De houdbaarheidsdatum van de functienaam

‘secretaresse’ komt steeds dichterbij

Ingrid: “What’s in a name? Het gaat om de

inhoud, hoe vul je je werk in en wat maak je

ervan? Misschien wordt het woord secretaresse

door de huidige generatie geassocieerd met

stoffig, postboek en notuleren. Ik denk dat de

functie ook meer verschuift van statisch en

administratief naar dynamisch en meewerkend

voorvrouw of voorman.”

Sonja: “Die houdbaarheid lijkt inderdaad verstreken

te zijn, maar wat komt er dan voor in de plaats?

Personal assistant of management assistant?

Ik vind de naam secretaresse nog steeds duidelijk

genoeg en wat mij betreft blijft het zo. Ik ben er

trots op dat ik secretaresse ben.”

Een Top Assistant wil voortdurend

geschoold worden

Ingrid: “Natuurlijk is het belangrijk om op de

hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen.

Stilstand is achteruitgang. Om deze functie goed

uit te oefenen en zaken goed te kunnen inschat­

ten, moet je op de hoogte zijn van hetgeen er

binnen je bedrijf en in de wereld om je heen

speelt. Ik vind wel dat iedereen vanuit zijn eigen

kracht moet handelen en moet durven vragen als

er iets niet duidelijk is.”

De Top Assistant 4.0 weet wat de toekomst te bieden heeft. Maar welke insteek en competenties zijn er nodig om je blik op de juiste manier naar voren te richten? We vroegen het aan Ingrid van den Boogaard en Sonja Dienaar, aan de hand van vijf stellingen.

Top Assistant 4.0

“Achter een sterke man schuilt een sterke vrouw”

“Om je zaken goed en snel te kunnen regelen,

binnen de huidige dynamiek, moet je gewoon

een relevant netwerk hebben”

Sonja: “Absoluut. Als top secretaresse zit je op

een bepaald niveau en dat wil je graag zo houden.

En er verandert zoveel binnen het vak, dat een

juiste scholing op zijn tijd nodig is. Via de NVD

volg ik workshops en trainingen om allround te

blijven. Voor een succesvolle carrière moet je

gewoon je best doen en bijspijkeren.”

Een Top Assistant is geen job hopper

Ingrid: “De complexiteit van de functie, het

opbouwen van vertrouwen en een relevant net­

werk kost al dermate veel investering dat je niet

snel naar een andere functie overstapt. Binnen

een innovatief bedrijf als IBM, waarin alles voort­

durend in beweging is en verandert, is een

constante factor ontzettend belangrijk. Dit samen

met het feit dat je toch een rolmodel bent, is het

in mijn ogen niet verstandig als er op deze plek

te snel wisselingen zijn.”

Sonja: “Als interim secretaresse ben ik profes­

sioneel job hopper. Daar heb ik bewust voor

gekozen omdat de afwisseling bij me past.

Het geeft me veel energie om multi­inzetbaar te

zijn en ik doe door de wisseling van werk en

omgeving veel ervaring op. Als een project binnen

een bedrijf is afgerond, ga ik weg. Dat geeft een

voldaan gevoel en mijn tijdelijke collega’s zijn me

er vaak dankbaar voor. Bij mijn vorige opdracht

heb ik een secretariaat opgezet en een interne

collega opgeleid die mijn functie kon overnemen.

Zowel het bedrijf als deze collega waren blij

met het resultaat en ik kon weer verder naar de

volgende opdracht met nieuwe uitdagingen.”

Naam: Sonja Dienaar

Bedrijf: Provincie Utrecht

Functie: Secretaresse voor twee managers,

projectondersteuner

Aantal jaren werkervaring: 25 jaar

Naam: Ingrid van den Boogaard

Bedrijf: IBM

Functie: Secretaresse van Harry Dorenmalen,

Algemeen Directeur IBM Benelux

Aantal jaren werkervaring: 19 jaar

Wanneer heb jij voor ‘t laatst uitbundig geshopt?Boek vandaag nog het Golden Tulip ParkstadShop-till-you-Drop-Arrangement

Shop-till-you-Drop-Arrangement

• 1x overnachting in een 2-persoonskamer• 1x uitgebreid ontbijtbuffet • Top-tail (welkomstdrankje) • 3-gangen dagmenu van de chef • Gebruik van fi tness & sauna, incl. badjas • Gratis parkeren• Maasmechelen Village en

centrum Maastricht makkelijk bereikbaar

Nu voor maar € 119,00 p.p.excl. citytax à € 1,85 p.p.p.n.

Roda J.C. Ring 596466 NH KerkradeT. 088 - 11 88 888

info@goldentulipparkstad.nlwww.goldentulipparkstad.nl Reserveren o.v.v. ‘Adecco ANOUK’ topsecretaries.nl

Straight to the top

Ook toe aan werkcondities die blijven boeien? Verbind je professionaliteit aan onze missie: uitblinken voor topbedrijven. Top Secretaries biedt jou een garantie op afwisseling, veelzijdige ervaring en blijvende uitdaging. Ons exclusieve programma voor training, oplei-ding en loopbaancoaching is de topstandaard voor verdieping van je werk en versnelling van je carrière. Gaan we samen voor de top?

14 15

interview

Een brief aan een leverancier, een e­mail aan een collega, een PowerPoint voor een klant, een sms aan je vriendin, een persbericht voor een dagblad en een krabbel op Hyves. Als managementassistent met ook nog een privéleven, moet je op een doorsnee dag werkelijk al je registers opentrekken. Letterlijk en figuurlijk. Wie daar alles van weet, is prof. Carel Jansen, vicedecaan onderwijs aan de Faculteit der Letteren van de Radboud Universiteit Nijmegen. Hij heeft een paar gouden tips voor wie goed wil communiceren. In alle situaties.

Schrijf foutloos

“Wil je effectief communiceren, zorg dan dat je

geen opvallende spel­ of grammaticafouten

maakt. Ik zou het toejuichen als er op de middel­

bare school in het grammaticaonderwijs voor

een serieuzere aanpak wordt gekozen. Je hebt

het zo nodig als je taalfouten wilt voorkomen.

Gelukkig is er op dat gebied ook heel veel te

vinden in de boekwinkel en op internet.”

Bepaal het juiste taalregister

“Houd altijd rekening met de situatie waarin je

communiceert. De situatie bepaalt het taalregister

dat je moet kiezen. Een wetenschapper gebruikt

in een wetenschappelijk tijdschrift bijvoorbeeld

het woord ‘significant’, terwijl hij tegen de buren

‘belangrijk’ zal zeggen. Als je een tekst schrijft

bijvoorbeeld, wordt de situatie bepaald door vier

dingen: het genre van de tekst die je schrijft, het

kanaal waarlangs die tekst verspreid wordt, de

manier waarop je zelf wilt overkomen en ten

slotte het beeld dat je je lezers wilt geven van wat

jij over hen denkt. Stuur je een sms, dan doe je

dat anders dan wanneer je een mailtje stuurt en

weer anders dan wanneer je een brief stuurt.

Schrijf je die brief aan een klant, dan doe je dat

anders dan aan een collega.”

Leer verschillende registers beheersen

“Besef dat er veel verschillende registers zijn en

dat je veel registers beheerst. Soms is het

belangrijk je registers uit te breiden. Kijk dan

Trek al je registers open

goed naar voorbeelden. Als ik studenten leer hoe

ze artikelen voor De Volkskrant moeten schrijven,

laat ik ze eerst heel goed bestuderen hoe

bestaande artikelen in De Volkskrant worden

geschreven.”

Vraag feedback

“Het helpt ook als je feedback krijgt uit je

om geving. Vraag je collega’s en je manager:

is dit taalgebruik dat past bij deze situatie?”

Ga mee met je tijd

“Taal verandert. Als je spreekt over verloedering

van taal, dan geeft dat een kwalificatie aan: het

was vroeger goed en nu is het slecht. Daar geloof

ik niets van. Taal wordt niet beter of slechter,

maar de registers worden anders. Eén ding staat

wel als een paal boven water: Hoe registers ook

mogen veranderen, er blijven verschillen tussen

bestaan en het blijft cruciaal dat je het juiste

register kiest.”

“Houd altijd rekening met de situatie waarin je

communiceert. De situatie bepaalt het taalregister

dat je moet kiezen“

16 17

etiquette

Frau Koch

Het Duitse bedrijfsleven is veel formeler dan het

Nederlandse. Het is even wennen dat je mensen

moet aanspreken met ‘Herr’ en ‘Frau’, gevolgd

door de achternaam. Inderdaad, ook je collega­

secretaresse Michaëla Koch. Zij is Frau Koch tot

ze je vraagt Michaëla te zeggen. En dat kan even

duren. Zelfs binnen een bedrijf kunnen collega’s

elkaar tot in lengte van jaren blijven aanspreken

met de achternaam. In conservatieve kringen

hoort daar zelfs nog de titel bij. Als Herr Werner

een doctorstitel heeft, spreek je hem aan met

Herr Doktor Werner. Gelukkig vermelden mensen

hun titel op hun visitekaartje, dus dat maakt het

makkelijk.

Duidelijk communiceren

Vroeger werd bij het zakendoen uitsluitend Duits

gesproken. Tegenwoordig hoor je steeds vaker

Engels. Maar in welke taal je ook communiceert,

blijf altijd duidelijk. Let erop dat je heldere

berichten formuleert, beknopt en beslist zonder

typ­ en spelfouten. Als je de indruk achterlaat dat

je slordig bent, heb je de eerste slag al verloren.

Keurige kleding

Wordt je bij een vergadering verwacht, draag

dan formele kleding. Duitsers hechten veel

waarde aan goed bij elkaar passende kleuren en

accessoires. Dames kiezen liefst voor een broek­

pak, niet uitdagend en zonder opvallende siera­

den. Mannen zitten altijd goed met een donker

kostuum of gekleed jasje, met stropdas. En denk

eraan: poets je schoenen! Wie z’n schoenen niet

poetst, heeft blijkbaar weinig oog voor detail en

wordt ­ daar heb je het weer ­ als slordig gezien.

Serious business

Tijdens de vergadering zul je geen grapjes horen;

zakendoen is een serieuze aangelegenheid.

Iedereen gedraagt zich beheerst, met weinig

lichaamstaal. Er wordt niet breeduit gelachen en

nergens worden onnodig veel woorden aan vuil

gemaakt. Ook wordt er niet afgeweken van de

agenda. Dan weet je weer waar die uitdrukking

vandaan komt: Ordnung muß sein. Maar het

heeft zo z’n voordelen. Je weet waar je aan

toe bent.

Goed onderbouwd

Vraagt je manager je zijn presentatie voor te

bereiden, houd dan in gedachten dat ook de

‘Deutsche Gründlichkeit’ nog steeds bestaat.

Je bedrijf mag dan nog zo’n goede naam hebben,

wie wat wil verkopen, zal dat moeten onderbouwen

met voldoende specificaties en details.

Zorg daarom dat je manager alle relevante

achtergrondinformatie bij de hand heeft, zodat

hij ter plekke elke vraag kan beantwoorden.

Geen overwerk

Na vijven met Duitsland bellen, heeft meestal

geen zin. Op kantoor werken de meeste mensen

van acht tot vijf, vaak op vrijdag tot drie uur. Lang

overwerken wekt hier geen bewondering. Integen­

deel. Krijgt iemand het werk niet af binnen de tijd,

dan is dat een teken dat hij de taak niet aankan.

En mochten er teveel taken op iemands bord lig­

gen, dan is de conclusie duidelijk: er moeten

taken vanaf. Klinkt logisch, toch? Daar kunnen

we in Nederland best een voorbeeld aan nemen.

Etiquette in Duitsland

Ordnung muß sein

Onze landen grenzen aan elkaar, we spreken aan beide kanten een Germaanse taal en qua uiterlijk lijken we best veel op elkaar. Toch gaat het er in Duitsland heel anders aan toe dan in Nederland. Zeker als het zaken betreft. Dus laat je niet verrassen als je manager zakendoet met ‘de buren’.

“Poets je schoenen!”

Uit in BerlijnOp 9 november 1989 hield de wereld haar

adem in. Voor het eerst in 28 jaar konden

inwoners van Oost Berlijn on gestraft het

westen bezoeken. De euforie was enorm;

de Berlijnse muur was gevallen. Maar het is

niet alleen de politieke geschiedenis die

deze stad zo fascinerend maakt. Laat je

onderdompelen in de culturele, culinaire,

economische en historische rijkdom van de

stad die sinds 1990 de hoofdstad is van het

verenigde Duitsland.

Stedelijke historie• Terugblikken op de Koude Oorlog kan in het

Museum Haus am Checkpoint Charlie:

www.mauermuseum.de

• Wil je alle grote toeristische hoogtepunten van

de stad in één dag bekijken? Boek dan de toer

‘Hop On, Hop Off’ via www.vliegfabriek.nl

Kunstzinnig vermaak• De KulturBrauerei noemt zich de ‘melting pot’

van de Berlijnse culturele scene. In deze oude

brouwerij kun je eten, dansen, loungen, maar

ook een theater­ of filmvoorstelling zien:

www.kulturbrauerei­berlin.de

• Men zegt dat Berlijn meer dan 100 musea telt

en die tonen niet alleen Duitse schatten. Zo staat

de wereldberoemde buste van de Egyptische

koningin Nefertiti hier in het Egyptisch Museum:

www.egyptian­museum­berlin.com

Culinair genieten• Restaurant Solar geeft je een prachtig uitzicht

over Berlijn. Vanuit de leren sofa’s op de 16e

en 17e verdieping kun je de hele stad overzien.

Wel even reserveren. www.solarberlin.com

• Genieten van echte Berlijnse specialiteiten doe je

in Brauhaus Lemke: www.brauhaus lemke.com

Lekker shoppen• Na een bezoek aan Checkpoint Charlie brengt

een wandeling over de Friedrichstraße je zonder

pardon terug naar de moderne wereld.

Modeliefhebbers kunnen hun hart ophalen, in

winkels van H&M tot en met Galeries Lafayette.

• De een loopt er liefst met een grote boog

om heen, de ander vindt het fantastisch: de

19e­eeuwse winkelboulevard Kurfürstendamm,

met natuurlijk KaDeWe, het Kaufhaus des

Westens.

• Ben je toevallig eind december in de stad,

dan val je met je neus in de boter. Net als veel

andere Duitse steden is Berlijn beroemd om

de sfeervolle kerstmarkten. Krijg je het koud,

stop dan even bij een kraampje met heerlijk

warme Glühwein.

Goed voorbereidEen ding is zeker: Berlijn heeft voor iedereen meer

dan voldoende in petto. Kijk voor meer tips op

www.berlijninfo.nl

Voor dit artikel is gebruik gemaakt van de gids: Cultuur

Bewust! Duitsland, Barry Tomalin, uitgeverij Elmar.

18 19

interview

Het beroep van secretaresse wordt van

oudsher beoefend door vrouwen die lager zijn

opgeleid dan hun mannelijke managers.

Wat zegt dat over de relatie tussen mannen en

vrouwen?

“Van oudsher was de huishoudschool voor een

vrouw de beste opleiding voor het huwelijk.

Het beroep van secretaresse zag men ook als een

goede voorbereiding op het huwelijk. Voordat ze

ging trouwen, moest een vrouw soms werken.

Dat was tijdelijk, hoopte ze. Midden vorige eeuw

werd het huwelijk beschouwd als de alomvattende

levensbestemming voor vrouwen. Ambtenaressen

werden toen nog ontslagen als ze gingen trouwen

of kinderen kregen. Dan werd je ook officieel

handelingsonbekwaam. De jaren ‘60 was een

periode van grote veranderingen en emancipatie­

bewegingen. Toen was het niet meer vanzelf­

sprekend dat vrouwen thuis bleven en dat

mannen niet voor de kinderen zorgden.”

Is er binnen een bedrijf voldoende evenwicht

als de mannelijke managers vrouwelijke

secretaresses hebben?

“Niet zolang het beroep van secretaresse een

lagere status heeft en lager wordt gehonoreerd.

Dat is geen evenwicht. Het gaat erom dat op alle

niveaus mannen en vrouwen samenwerken.

Eigenlijk moet het systeem veranderen. Waarom is

een secretaresse minder belangrijk als zij werke­

lijk zorgt voor goede relaties binnen het bedrijf?

Zij kan belangrijker zijn dan de manager die

beslissingen genereert. Want als er geen team­

geest is, lukt het de manager niet zijn beslissingen

door te voeren. We moeten niet denken dat

emancipatie gelijk staat aan de top bereiken.

Echte emancipatie betekent dat je doet waar je

talenten liggen. Is het ongeëmancipeerd om als

vrouw te stoppen met werken als je een kind

krijgt? Dat weet ik niet. Als iedereen zegt dat je

moet doorwerken, maar je voelt dat het beter is

In welk opzicht moet de verhouding tussen

mannen en vrouwen nog veranderen?

“Mannelijk en vrouwelijk, yin en yang, zijn twee

archetypische polen, zoals eb en vloed. Ze zijn

met elkaar verbonden en allebei even belangrijk.

Als je doorschiet naar het vrouwelijke, dan word

je onmachtig, te soft. Schiet je door naar het

mannelijke, dan word je overmachtig, te hard.

Beide is niet goed. Maar ieder mens, ieder bedrijf

en ieder land kan die polen bij elkaar brengen.

Ik denk wel dat het basisverschil zal blijven.

Vrouwen kiezen vaker voor het beroep van

secretaresse. Dat is een mensgerichte keuze: ze

kiezen voor samenwerken. Mannen kiezen vaak

technische dingen. Waar het om gaat, is dat je

de andere pool integreert. Als vrouw mag je wat

meer prestatiegericht worden, voor je mening uit

komen, direct zijn. Maar het is belangrijk dat je

wel de tact handhaaft die je vanuit je vrouwelijke

pool voelt. Het is ook belangrijk dat mannen

om het niet te doen, dan is het heel geëmancipeerd

om daarvoor te kiezen.”

Zullen de verschillen tussen mannen en vrouwen

nooit helemaal verdwijnen?

“Nooit vind ik een groot woord. Wat er over vijftig­

duizend jaar gebeurt weet ik uiteraard niet, maar

verschil zal er de komende honderden jaren blijven.

Als we als mens helemaal androgyn worden,

verdwijnt de passie. Maar voorlopig willen we die

andere pool naar ons toe trekken. Ook in liefdes­

relaties. Sommige mensen denken dat je van de

liefde gelukkig moet worden, maar volgens mij is

dat niet de essentie. Je wordt verliefd op het

andere, omdat je krachtiger wilt worden. Omdat

je iets van die energie mee wilt nemen. Het is

goed die andere pool te integreren.

Uit onderzoek van Geert Hofstede kwam naar

voren dat er in Denemarken geen ongewenste

intimiteiten zijn op het werk. Daar durven vrouwen

vrouwelijke aspecten meenemen: empathisch

zijn, omgaan met emoties en een zuiver gebruik

van intuïtie. Je ziet dat uitersten niet werken. In de

20e eeuw stond het product centraal. Toen had

in het arbeidsleven het mannelijke de overhand.

In de 21e eeuw wordt het belangrijker dat de

menselijke maat, de teamgeest een plek krijgt.

Daardoor presteer je beter. Niet alleen op het

gebied van welvaart, ook op het gebied van

milieu en maatschappelijk verantwoord onder­

nemen. Meer aandacht voor het grote geheel,

voor de kwaliteit van het bestaan op aarde voor

alles en iedereen, daar zit het vrouwelijke in.”

voor hun mening uit te komen, omdat de infor­

mele machtsverschillen gering zijn. Daar kan een

vrouw zeggen ‘ik wil die arm om niet om mijn

schouder’, zonder dat de man denkt ‘ze zegt wel

nee, maar ze bedoelt ja’. Je hebt geen onge­

wenste intimiteiten als de mannelijke directheid

en duidelijkheid samengaan met het vrouwelijke

inlevingsvermogen en tact.”

Wat is dan de ideaalsituatie op het werk?

“Voor vrouwen is dat: meer verantwoordelijk­

heden krijgen, vergaderingen leiden, beslissingen

nemen, dingen doen waarin hun zelfstandige

prestatie belangrijker wordt. Als de manager

centraal staat voor de visie en beslissingen, en

de assistent voor het aanleveren van informatie

daarvoor, dan ga je samenwerken. Dan verdwij­

nen die hiërarchische verschillen en vervalt het

onderscheid tussen de beroepen. Dat duurt nog

even, maar die kant gaan we wel uit.”

Sociologe Iteke Weeda:“ Het gaat erom dat op alle niveaus mannen en vrouwen samenwerken.”

Iteke Weeda. Sociologe en emeritus hoogleraar emancipatie vraagstukken. Na een actief arbeidsleven aan de universiteiten van Wageningen en Groningen, geeft ze tegenwoordig lezingen en workshops en publiceert ze artikelen en boeken. Sinds dit jaar spreekt ze ook op netwerkbijeenkomsten van Adecco Top Secretaries. Met alle plezier geeft ze haar visie op de Top Assistant van de 21e eeuw.

“Mannelijk en vrouwelijk, yin en yang, zijn twee archetypische polen,

zoals eb en vloed. Ze zijn met elkaar verbonden en allebei even belangrijk”

“Meer aandacht voor het grote geheel, daar zit het vrouwelijke in”

20 21

in de schijnwerpers gezien & gehoord

Afgelopen 15 april won ze de finale van de eerste editie van de Top Secretaries Contest Noord­Holland 2010: Deborah Kalloe (26). Hoog tijd dus om onze kersverse ambassadrice hier in de schijnwerpers te zetten.

Deborah Kalloe is een echte selfmade woman.

Zeven jaar geleden rolde ze na haar middelbare

school het secretaressevak in en maakte het

vak zich snel eigen. Sinds 2007 werkt ze als

secretaresse bij haar huidige werkgever Deloitte

Consulting BV in Amstelveen. “Niet geschoten is

altijd mis”, Deborah zegt het geregeld. Het is

ook wat ze dacht toen ze die dag in de auto zat:

“Het moet half maart geweest zijn, ik luisterde

naar WildFM en hoorde dat ze secretaresses

zochten voor de Top Secretaries Contest Noord­

Holland 2010. Ik dacht: waarom niet? Ik wilde

Deborah Kalloe

Winnares Top Secretaries Contest Noord-Holland 2010:

iets nieuws doen voor mijn zelfontplooiing en ben

naar de website gegaan om me op te geven voor

de contest.”

Peentjes zweten

Na een aantal voorrondes werden drie finalisten

geselecteerd voor de slotbijeenkomst in het sfeer­

volle Landhuis Waterland in Velsen­Zuid. Het waren

Deborah Kalloe, Margreet Bouwman, werkzaam

bij Philips International en Margriet Kuhlman

werkzaam bij Meyer Monitor BV. Een van de uit­

dagende stellingen van de contest was: “Ben jij het

kloppend hart van jouw organisatie?” Het ant­

woord gaven Deborah en haar medefinalisten in

een persoonlijke powerpointpresentatie ten over­

staan van de jury. “Ik was ontzettend zenuwachtig

en dat heb ik ook maar gewoon gezegd. Dat luchtte

op want daarna verliep de presentatie een stuk

beter. De kern van mijn presentatie was dat je als

organisatie één groot kloppend hart bent. En iedere

medewerker is daar onderdeel van. Je hebt elkaar

nodig, je kunt het niet alleen en dat geldt wat mij

betreft voor alle lagen binnen iedere organisatie.”

Deborah vertelt het vol overgave. Ze had behoor­

lijk wat energie in haar presentatie gestopt en

toen ze hoorde dat ze de winnares was, viel de

spanning van haar af. “Ik was echt enorm blij.”

Warm hart

De jury, bestaande uit Ineke Kooistra, Directeur

Top Secretaries, Saskia Post, mede­eigenaar

van de Post Verkade Groep en Marlies Meijer,

personal assistant to the Board of Management

bij Akzo Nobel, kozen unaniem voor Deborah als

beste. “Een Top Secretary op Office level met een

warm hart en working hands en een enorm

groei potentieel naar secretaresse op Middle

management en Board level,” aldus het jury­

rapport. Deborah ging met een enorme ‘boost’

naar huis én met fantastische prijzen. Ze won

o.a. een make­over bij Rob Peetoom, Deborah:

“Ik heb drie uur in de salon gezeten en ben erg

blij met het resultaat.” In september laat ze zich

een maatpak aanmeten en reist ze af met haar

vriend naar New York, ook twee geweldige

prijzen. Als winnares geeft Deborah de komende

tijd presentaties in het land bij verschillende net­

werkbijeenkomsten van Top Secretaries. “Ik heb

er heel veel zin in mijn rol als ambassadrice

voor Top Secretaries te vervullen,” zegt ze trots.

De Top Secretaries Contest Noord-Holland 2010 werd mogelijk gemaakt door Top Secretaries, Post Verkade Groep BV, Montys Travel, WildFM, Rob Peetoom, Mandemaker Suits, AV Foto-reportages, Golden Tulip Jagershorst en Odin Institute.

Op donderdag 4 en vrijdag 5 november vindt

in de Jaarbeurs Utrecht (Hal 8) het Management

Support Event 2010 plaats. Uiteraard is ook Top

Secretaries met een stand vertegenwoordigd

op deze gezellige beurs voor iedereen die het

secretaressevak een warm hart toedraagt.

Het thema van de beurs is: ‘Laat je

inspireren’. Om de daad bij het

woord te voegen, vinden er extra

veel aantrekkelijke workshops

plaats. De openingstijden zijn van

10.00 tot 16.00 uur.

Top Secretaries is te vinden op

standnummer 2.08. Meer info op

www.managementsupport.nl

Jouw vak als topsportKun je ons vak vergelijken met een etappe

in de Tour de Franse of een internationale

hockeyfinale? Voor een antwoord op die

vraag kon je op 14 oktober 2010 terecht in

het Philips Stadion in Eindhoven. Daar hield

Top Secretaries Brabant de special event

‘Ons vak als Topsport’. Alles over presteren

onder druk en 100% concentratie.

Met inspirerende gasten. Onder meer uit

de wereld van de topsport, uiteraard.

Op 17 maart 2011 vindt het Business Event

Top Secretaries Brabant plaats. En dat

belooft een drukbezochte belevenis te

worden, die helemaal in het teken staat

van ons mooie vak. Wil je een uitnodiging

ontvangen? Stuur een mail naar

topsecretaries.eindhoven@adecco.nl

Ook op kortere termijn organiseert Top

Secretaries weer interessante meetings.

Je vindt de agenda op adecco.nl/

topsecretaries/netwerkbijeenkomsten

Los jij de ‘special case’ op?Alvast noteren: 11 november 2011. Dan vindt in

Amersfoort de ‘Secretaresse Groeidag’ plaats.

Georganiseerd in samenwerking met Leerhotel

het Klooster en Leading Lady. Om 14.00 uur

gaat er een enerverend pro gram ma van start,

vol praktische tips over trainingen, netwerken

en persoonlijke ontwikkeling. En alle deel­

nemers worden uitgedaagd om samen te

werken aan de oplossing van een spannende

‘special case’!

Milieubewust, lekker en verrassendTot 23 november 2010 kun je nog meedoen

aan een spannende wedstrijd, georgani­

seerd door Secretaresse Nieuwtjes en

Business Bokking International. Er zijn prima

prijzen te winnen, die zich het best laten

omschrijven als ‘milieubewust, lekker en ver­

rassend’. Je maakt onder meer kans op een

overnachting in een ‘groen en verantwoord’

viersterrenhotel en in een testrit met een

elektrische Tesla Roadster sportauto. En je

kunt stijlvolle champagne en high tea arran­

gementen winnen! Kijk voor deelname op

www.secretaresse­nieuwtjes.nl

Kom jij ook naar Brabant?

Top Secretaries gaat naar de beurs!

Ze volgt de vakontwikkelingen op de voet, houdt

van dienstverlening en draagt als projectleider

Beroepsgroep Secretaressen Rijk actief bij aan de

verdere professionalisering. Sinds april 2009 is

Ellen Jansen management assistente van Maarten

Camps, directeur­generaal Werk bij SZW. Hij geeft

leiding aan alle directies die beleid maken voor

werkend Nederland. Ellen over Maarten: “Fijne man

om voor te werken. Open, rechtdoorzee, laag­

drempelig. Onze karakters sluiten goed op elkaar

aan. Belangrijk, want je vormt een twee­eenheid.

Wij kunnen blindelings op elkaar vertrouwen.

Mijn uitdaging is hem altijd nét even een stap voor

te zijn. Als Maarten optimaal kan functioneren, is

mijn missie geslaagd. Dat is dienstverlening.”

Acht jaar geleden kreeg Ellen het verzoek om

management assistente te worden, ter vervanging

van een collega. Sindsdien heeft ze zich enthousi­

ast via wokshops, trainingen en cursussen in het

vak verdiept. Met de Schoevers Masterclass als

voorlopig hoogtepunt. Ze is een sprekend voor­

beeld van ‘werken en leren’, een speerpunt bij

SZW. Ellen: “Om je loopbaan boeiend te houden,

moet je blijven investeren in je eigen ontwikkeling.

De overheid biedt veel mogelijkheden, als je maar

assertief genoeg bent om je wensen bij je leiding­

gevende neer te leggen.”

Belangrijke erkenning

Om opleidingen en kennisuitwisseling te opti­

maliseren, is vier jaar geleden de Taskforce

Secretaressen Rijk opgericht, per 1 februari dit jaar

omgedoopt tot Beroepsgroep Secretaressen Rijk.

“Een belangrijke erkenning voor de ruim vijfduizend

ondersteuners in overheidsdienst”, aldus Ellen die

projectleider bij de Beroepsgroep is. “We richten

ons op vraagstukken als professionalisering,

mobiliteit en netwerken, vanuit het besef dat ons

vak zich sterk ontwikkelt. We organiseren work­

shops en eens in de twee jaar een groot congres.

Soms geef ik een lezing binnen de Rijksoverheid.

De beroepsgroep is een uit de hand gelopen

hobby.”

Ellen denkt niet in termen van ‘oude of nieuwe

generatie’ secretaressen. De belangrijkste succes­

factoren van vroeger staan wat haar betreft ook nu

nog recht overeind: liefde voor het vak, inlevings­

vermogen, standvastigheid, een geweldige dosis

energie en flexibiliteit. “Heb je een ‘van acht tot vijf

mentaliteit’, dan moet je zéker geen secretaresse

worden!” Wel ziet Ellen dat de taken ingewikkelder

wordt. “Denk alleen al aan de BlackBerrys en

iPhones. Daarmee neemt de communicatie

enorm aan directheid toe. Als secretaresse moet

je daar je weg in vinden – zeven en rangschikken.

Er is een overkill aan digitale informatie en er

vinden binnen organisaties constant accent­

verschuivingen plaats. Dat stelt onze beroepsgroep

voor enorme uitdagingen, zeker nu we door

bezuinigingen overal met minder mensen meer

werk moeten verzetten.”

Het Nieuwe Werken

Dat ook de overheid serieus zaak maakt van

Het Nieuwe Werken juicht Ellen toe. Ze zegt:

“Dat past bij de ontwikkelingen die op ons vak

afkomen. “Bij SZW spreken we van ‘Flexibel Werken’.

Er lopen momenteel proeftrajecten. En er komt

een speciale opleiding ‘Flexibel Werken voor

secretaressen’. De nadruk ligt, denk ik, niet zozeer

op de vraag wáár je werkt, maar hoe we ons

werk inrichten. Natuurlijk biedt het perspectieven

om een aantal taken vanuit huis uit te voeren.

Maar makkelijk zal dat in ons vak niet zijn.

De meesten van ons zijn gewoon nodig op onze

post. Om bezoekers te woord te staan, maar

ook om alert te reageren op de waan van de

dag. Dat is de realiteit. Voor mijzelf vind ik dat

geen probleem. Ik zou de sociale interactie voor

geen goud willen missen. Als ‘mensenmens’ ga

ik elke dag met plezier naar mijn ministerie.”

Je loopbaan beginnen als typiste, het secretaressevak ‘inrollen’ en doorgroeien tot management assistente van een hoge overheidsfunctionaris. Met de certificaten ‘Excellent performance voor topsecretaressen bij de Rijksoverheid’ en ‘Masterclass voor topsecretaressen’ van Schoevers op zak. Het kán. Ellen Jansen (50), werkzaam op het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), is het levende bewijs. Kwestie van willen veranderen en ontwikkelen en de instelling hebben om van elke dag iets moois te maken. En vooral: dichtbij jezelf blijven.

Ellen Jansen, management assistente in overheidsdienst:

‘ De beginselen veranderen niet, maar ons vak wordt wel ingewikkelder’

22 23

interview

“Waar we de kans hebben, moeten we het belang van secretarieel werk beslist uitdragen,

zonder meteen op schoenen met gouden randjes te gaan lopen”

Een vriendelijk woord opent alle hartenEllen Jansen is getrouwd met Peter Jansen, die eveneens een overheidsbaan heeft (Rijkswaterstaat). Met twee zoons (21 en 25) wonen ze in Den Haag,

‘een fijne dynamische stad’, vindt Ellen. Niet alleen privé, ook beroepsmatig is Ellen honkvast. Ze zit dertig jaar bij SZW en is verknocht aan de overheid.

Toch koestert ze nog altijd één droom: door het ministerie een tijdje uitgezonden worden naar het buitenland, voor een stage, bijvoorbeeld.

“Waar precies doet er niet toe, maar het lijkt me een geweldige ervaring!” Over de verschillen tussen overheid en bedrijfsleven zegt Ellen: “Wij hebben

altijd rekening te houden met politieke gevoeligheden. Alles wat je hier doet kan op straat komen te liggen en een eigen leven gaan leiden. Dat vraagt

om inlevingsvermogen, mensenkennis en integriteit. Iedereen staat onder druk, iedereen wil de directeur­generaal spreken. Dat betekent voor mij:

belangen afwegen, prioriteiten stellen. Vaak biedt de agenda simpelweg geen ruimte. Dat moet je subtiel communiceren. Vaktechnische vaardigheden

zijn belangrijk, maar intuïtie en gevoel voor verhoudingen zijn minstens zo essentieel. Mijn motto is: een vriendelijk woord opent alle harten.”

“Is het niet eens tijd voor écht effectief vergaderen?”Ontdek het betere vergaderen met de Bilderberg Vergaderspecial.www.bilderberg.nl/effectiefvergaderen of bel 0317 - 362 266

49per persoon

Al vanaf

€

Why settle for less?

BB-Q3zakelijk-Anouk.indd 1 11-08-2010 10:45:24

­Advertentie­