Workflow maakt handmatig archiveren overbodig
Ben A. Otten MIT Projectdirecteur
Nationaal Business ArchiefSeptember 2010
Presentatieflow
• Virtueel netwerk. Input door: Automatische workflow
• Workflow voor verlaging archiefkosten
• Papier-archivering achterhaalde zaak
Virtueel Netwerk
• Workflow
• Digitaal archief
• Virtueel netwerk
• Bedrijfs/wetenschappelijk onderzoek
Bewaartermijnen
• Wettelijke grondslag
• Selectiecriteria voor bewaartermijnen; uitgave van de NVBA 4e druk/2008
• Branchegroepen
• Vaststellen definitieve bewaartermijnenlijst
• Wettelijke borging
Veranderende functie archivaris
• Geen operationele documenten• Meer onderhanden• Bewaartermijnen invoegen/operationele
workflow• Beheerder bewaartermijnen (overdracht
bewaararchieven• Bewaking workflowdocumenten• Bedrijfsarchivaris wordt Documentaccountant
Taken NBA
• Certificeren workflow
• Inrichten datawarehouse, mogelijk met het NEHA
• Ondersteuning gebruikers
• Voorlichting branches en voor het wetenschappelijk onderzoek
• Waakhond bewaartermijnen
Wat zeggen onze vakgenoten (1)
• Tel. Interviews 1
• Hoe groot schat u de huidige cultuurhistorische gebruik van bedrijfsarchieven in Nederland?
Wat zeggen onze vakgenoten (2)
• Nationaal Archief; groot, als je ook bedrijfsarchieven in openbare archieven meerekent
• Haags Archief; aanzienlijk
• Regionaal Archief Nijmegen; heel veel vraag naar bedrijfsarchieven/weggooibeleid bij bedrijven drukt dit
Wat zeggen onze vakgenoten (3)
• ING; beperkte interesse in historie van banken, maar toenemend
• Sara Lee; onontgonnen terrein, maar veel potentie
• Unilever; heel belangrijk omdat bedrijven onderdeel zijn van de Nederlandse cultuur
Wat zeggen onze vakgenoten (4)
• Tel. Interviews 2
• Hoe groot zou het gebruik zijn indien informatie digitaal en via Internet beschikbaar komt?
• Visie NBA; zou het huidige gebruik van het NA maatgevend kunne zijn voor het toekomstig gebruik van het NBA
Wat zeggen onze vakgenoten (5)
• Nationaal Archief; indien goed toegankelijk dan goede aanvulling
• Haags Archief; mits goed toegankelijk misschien 10 tot 100x meer gebruik, maar het blijft natte vingerwerk
• Regionaal Archief Nijmegen; zou zeker flink toenemen, mede door eigen ervaring met digitalisering
Wat zeggen onze vakgenoten (6)
• ING; wel wat meer gebruik, maar geen nieuwe doelgroepen
• Sara Lee; indien vooraanstaande bedrijven meewerken, dan mogelijk enkele honderden procenten meer gebruik van bedrijfsarchieven
• Unilever; zou ongetwijfeld toenemen maar mankracht en investeringen zijn remmend
• NA kan een maat zijn
Organisatiecluster
OCW EZ
Rijksarchivaris
NA NBA
KVAN NVBA
Realisatie en borgen bewaartermijnen
Pro-actieve voorlichting
Meer weten?
• Rapport MKBA Nationaal Business Archief
• RIGO Amsterdam juni 2010
• Verkoop NBA
• www.nba-info.nl
• Prijs 75 euro
Dank voor uw aandacht
Vragen?
Top Related