whitepaper

M3© MigratieManagement Methode

11-2

010

M3©Methode en MMS

Migratie Management Methode: een samenvatting Inleiding Veel transities en bijbehorende migraties blijken uitermate complex. Door het toepassen van een gestructureerde methode kan die complexiteit beheerst worden, qua doorlooptijd en kosten. De hieronder beschreven methode (met bijbehorend, ondersteunend systeem, het MMS) heeft zich bewezen tijdens grote en complexe transities en migraties.Een complexe ICT-migratie betekent een vernieuwing en standaardisatie van de technische infrastruc-tuur in grote organisaties met een scala aan bedrijfsprocessen. Een van de fundamentele eigenschap-pen van een dergelijke migratie is dat deze vaak stuit op diverse technische omgevingen, niet (volledig) bij de beheerorganisatie ondergebrachte omgevingen en achterstallig onderhoud. Daarom gaat een migratie meestal gepaard met opruimen voorafgaand aan of tijdens “de verhuizing”. Hierbij valt te denken aan applicatiereductie en serverconsolidatie. Daarnaast dient de besturing van de dienst-verlening ingericht en/of verbeterd te worden zodat in de nieuwe situatie zowel de aanbod- als de vraagzijde op het gebied van service op elkaar zijn afgestemd. AanpakDe aanpak die wordt gehanteerd is projectmatige en kenschetst zich door een groot operationeel deel, het Migratie Management, waarin herhaling en een fabrieksmatige aanpak centraal staan. Door deze fabrieksmatige aanpak wordt de migratie bestuurbaar, controleerbaar en voorspelbaar. De basis achter deze aanpak ligt in het opdelen van de business van de klantorganisatie in behapbare delen, de “chunks”. Deze delen moeten een logische samenhang van gebruikers, programmatuur, data en/of locaties binnen de business zijn. Elk deel doorloopt bovengenoemde fabrieksmatige aanpak, waarbij op vaste Review-momenten de migratievolwassenheid wordt getoetst. Dit is een strak proces waarin doorlooptijden gefixeerd worden zodat een hoge beheersbaarheid en voorspelbaarheid bereikt wordt.Met deze aanpak wordt bereikt dat de nadruk niet komt te liggen op de planning van de migratie, van bijvoorbeeld een werkplek of een applicatie, maar op de beheersing, besturing en controle van de voorbereiding. Door de nadruk op kleinere eenheden en de voorbereiding te leggen, worden onvolko-menheden al vroegtijdig geconstateerd en opgelost, waarbij de migratie (uitrol) zelf geen of minimale problemen oplevert. Afhankelijkheden zijn duidelijk en beheersbaar.

M3©Methode en MMS

De uitrol wordt slechts een logistiek proces en kan in steeds grotere aantallen plaatsvinden. Uit eerdere ervaringen: bij aanvang van het project 100 werkstations per week; op het einde van het project 3500 werkstations in één weekend. Daarnaast levert een betere beheersing van dit proces ook een betere kostenbeheersing op; immers bij aanvang worden keuzes gemaakt over applicaties, uitzon-deringen etc. en staan de doorlooptijden vast (na intake 6 tot 12 weken per chunk). Hierdoor worden financiële excessen/verrassingen achteraf vermeden.

De aanpak in detailUitgangspunt = de klantCruciaal in de aanpak is de actieve betrokkenheid van de businessorganisatie van de klant, kortweg ‘de business’. In de business moeten ankerpunten gevonden worden die actief meedoen en onderdeel worden van de totale migratie. Dit is een basisprincipe. Zonder voldoende verankering in de business is elke migratie (transitie) gedoemd te mislukken. Daarnaast is bij de business de waarheid voorhanden aangaande de inzet en de waarde van IT-middelen, gebruikers, contactgegevens, etc. Dit wordt op operationeel niveau gedaan door een hybride projectteam te formeren (migratiemanager, projectleider uit de business en key-spelers binnen een chunk) die samen de inventarisatie doen, samen de voorbereidingen doen of volgen, samen de communicatie naar de collega’s binnen de chunk

M3©Methode en MMS

of business-unit doen en die uiteindelijk samen de uitrol begeleiden. De rol van migratiemanager is de belangrijkste binnen een migratietraject. De migratiemanager vormt de liaison tussen de business en de “fabriek”, ofwel alle betrokken partijen in het migratieproces.

Dezelfde samenwerking dient op een hoger niveau eveneens geborgd te worden. Daarom wordt maandelijks in een stuurgroep de voortgang op businessunitniveau belegd waarin migratiemanager(s) en projectleider(s) rapporteren aan het management van de business over de voortgang van de verschillende chunks die de totale businessunit uitmaken. Op het niveau van senior management wordt de voortgang van de totale migratie (over alle businessunits heen) besproken. Deze bottom-up structuur is essentieel is voor het welslagen van de migratie. Na een migratie blijven dergelijke overlegstructuren vaak bestaan om de inzet van IT in de toekomst te bespreken.

Starten met inventariserenDe start van het project of de migratie, na het opzetten van de projectbesturing bestaat uit het fine tunen van de Reviewtemplates en de migratietooling. Reviewtemplates zijn checklists waarin alle zaken, die voor de migratie relevant zijn, worden vastgelegd en formeel getoetst. De templates worden aangepast aan de heersende benamingen van rollen, afdelingen, functienamen etc. binnen de organisatie van de klant. Uitgangspunt hierbij is de rolbenaming die door de organisatie is vastgelegd. In de praktijk dient echter wel getoetst te worden dat dit volledig en juist is. Hierna wordt begonnen met de inventarisatiefase om de AS-IS (huidige) situatie goed in kaart te krijgen. Doordat de rest van

Figuur: weergave van de deelmigratie-activiteiten.

M3©Methode en MMS

de procesgang gefixeerde doorlooptijden kent is het belangrijk dat dit zo juist en zo volledig mogelijk gedaan wordt. Hierbij is bijvoorbeeld de CMDB en de actualiteit daarvan essentieel voor de rest van het traject. Zoals reeds gesteld wordt deze inventarisatie gedaan door een migratiemanager en zijn vertegenwoordiger (projectleider) in de business. Zij maken hiervoor intensief gebruik van de door Migration Match zelf ontwikkelde MMS-tooling.

Voorbeelden van te inventariseren zaken zijn (niet uitputtend):• De eindgebruiker met zijn huidige hardware.• Gebruikte applicaties (met alle specificaties daarbij, zoals versienummer, leverancier, medium etc.) of als afgeleide daarvan het matchen van oude applicaties tegen een standaardlijst.• Namen van personen die de applicaties in de oude omgeving kennen en eventueel in staat zijn om dit naar de nieuwe omgeving over te zetten.• De datashares (gebruikers, gebruikersgroepen, projectdirectories etc.).• Gebruikte inbelvoorzieningen.• Gebruikte randapparatuur.• Gebruikte servicemanagementprocessen.

In deze fase worden tevens doelstellingen van het project afgestemd op de verwachtingen van een organisatieonderdeel. Tevens wordt bepaald hoe er richting alle betrokkenen gecommuniceerd gaat worden. Vaak ervaren gebruikers het als prettig als een persoon van de eigen organisatie de communicatie rondom de migratieactiviteiten voor zijn of haar rekening neemt. Tevens is de organisatie geïnformeerd over de aanpak, scope, verdeling van activiteiten en is er een grove planning opgesteld.

Readiness-review: is er een goed globaal beeld?De doorlooptijd van de inventarisatiefase is niet gefixeerd; uit ervaring kunnen we stellen dat één en ander sterk afhankelijk is van de kwaliteit van de informatie die tijdens de inventarisatie wordt vergaard. In de inventarisatiefase wordt op het moment dat projectteams zijn geformeerd aan klantzijde en ook een logische opdeling in chunks is gemaakt een ‘Readiness Review’ gehouden. In deze review wordt getoetst of de geïnventariseerde gegevens voldoende kwaliteit hebben en voldoende volledig zijn. Concreet worden checklists met applicaties uit de AS-IS situatie, een verdeling in chunks

M3©Methode en MMS

binnen de betrokken businessunit en inzichten in mogelijke bottlenecks opgeleverd. Bij de ‘Readiness Review’ zijn vertegenwoordigers van alle disciplines aanwezig. Dit zorgt ervoor dat alle deelnemers in een zo vroeg mogelijk stadium gekend zijn in de specifieke kenmerken en aandachtspunten van een organisatieonderdeel.

Begin van het fabrieksproces: intake-reviewWanneer de Readiness Review is geslaagd kunnen de chunks die zijn onderkend individueel op ‘Intake Review’. Dit is de eerste stap over de drempel van een strak getimeboxed proces. De chunk krijgt een weeknummer waardoor het duidelijk is wanneer zijn specifieke migratiezaken (bv. gebruikte applicaties) door de fabriek geadresseerd dienen te worden. Tevens wordt voor de chunk vastgelegd of er wijzigingen zijn gepland die van invloed kunnen zijn op de migratie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verhuizingen, reorganisaties etc. Ook wordt on-site bekeken hoe de fysieke opbouw van een locatie is om de logistiek rondom een uitrol te kunnen inschatten.

De opmaat naar de intake is dat de onderverdeling in chunks helder is. Dat betekent dat er per chunk duidelijk is welke gegevens (nog) nodig zijn voor de migratie. Op dit moment in het traject is het een goed idee medewerkers die in een chunk werkzaam zijn verantwoordelijk te maken voor het vervolle-digen van de meta-informatie.

Figuur: weergave van de deelmigratie-activiteiten.

M3©Methode en MMS

Denk hierbij bijvoorbeeld aan secretariaten of afdelingshoofden. Meestal zijn dit mensen die veel collega’s kennen en die lokaal ‘bekend’ zijn. Zij kunnen tevens in de navolgende fasen de migratie-informatie actueel houden.

De migratiemanager en de projectleider van de klant bereiden de Intake Review van een chunk voor en leveren het definitieve beeld van alle migratie-relevante zaken in het migratietool Migratie Management Systeem (MMS). Tevens wordt verslag gedaan van de fysieke opbouw van een locatie. Na een succesvolle Intake Review kan de chunk het proces (‘fabriek’) door, zonder aanvullende informatie nodig te hebben van de business. Wanneer de Intake Review met succes wordt afgesloten worden de verdere Review momenten gepland en de geïnventariseerde applicaties overgedragen aan de afdeling applicatiemigratie.

Na de Intake Review begint formeel de fase ‘Migratie Voorbereiden’ waarin een opdeling wordt gemaakt in deelmigraties. Daarbij worden de volgende deelgebieden onderscheiden:

• Applicatie Migratie (met vaak ook veel aandacht voor back-end applicaties die lokaal worden gehost en wellicht centraal moeten worden neergezet) • Data Migratie (m.n. datastructuren, groeps- en projectdirectories)• Hardware Migratie (in samenwerking met de klantenorganisatie m.b.t. aanschaf nieuwe assets, inrichting, voor het nieuwe werkplek concept)• Netwerkmigratie (eventuele aanpassingen fysieke/ logische netwerk, hierin aandacht voor WAN/ LAN constructie).• Servicemanagement Migratie (bezien of in de nieuwe situatie het aanpassen van dienstverlening service levels wenselijk of noodzakelijk is)• User migratie (gebruikers koppelen aan rechten op applicaties, data, hardware en service levels)

Van alle deelgebieden wordt zowel de AS-IS als TO-BE situatie aangegeven, het pad hiertussen (migratie/transitie) wordt uiteraard ook beschreven. Tevens worden alle randvoorwaardelijke zaken (bijvoorbeeld, voor een CAD-applicatie is een ander beeldscherm nodig, rechten op een datashare met tekeningen, etc.) vastgelegd.

M3©Methode en MMS

Voorbereiding Afgerond? Go/No-Go!De fase ‘migratie voorbereiden’ eindigt met een Go/No-go Review van een chunk. In deze Review wordt bezien of alle voorbereidingen voor een succesvolle uitrol zijn afgerond. Het is bekend welke gebruikers er zijn, er moet bekend zijn waar welke data staan, waar deze naar toe moeten en met welke autorisaties. Er moet bekend zijn welke hardware door welke user gebruikt wordt (en gaat worden), welke applicaties door welke users worden gebruikt en eventuele aanpassingen aan het fysieke en logische netwerk moeten afgerond zijn. Alle details omtrent de omwisseling van werkplekken moeten bekend zijn en de benodigde acties in het kader van Service Management Migratie moeten afgerond zijn. Als dit alles klaar is wordt er een Go gegeven en kan de uitrol worden ingepland. Op dit punt is het ook bekend welke gebruikers eventueel niet gemigreerd worden en welke applicaties niet gemigreerd worden. Bijvoorbeeld bij ‘exotische applicaties’ die in gebruik blijven omdat er historische gegevens in zijn vastgelegd die periodiek geraadpleegd moeten worden.

Voorbereiden en freeze-periodeNadat alle voorbereidingen zijn gedaan en dit in de Review is aangetoond dient de daadwerkelijke uitrol voorbereid te worden. De communicatie richting gebruikers wordt nu ook geïntensiveerd, zij dienen immers bekend gemaakt te worden met de aanstaande verandering. Denk hierbij aan posters, login instructies, stickers (bij een hardware wisseling) enz. Tevens gaat er een freeze-periode in. Gebruikers kunnen niet verhuizen, er mogen geen wijzigingen gedaan worden op hard- en software etc. Deze fase kent een doorlooptijd van 3 weken en kenmerkt zich door de laatste voorbereidingen voor roll-out. Voorbeelden hiervan zijn het plannen van (data)conversies, het logistiek plannen en regelen van de hardwaremigratie. Uiteindelijk wordt er een generale repetitie gedaan. Uitrol-review: aan de vooravondDe uitrol voorbereidingsfase wordt afgesloten door de Uitrol Review. Hierin wordt vastgesteld of aan alle operationele randvoorwaarden is voldaan om zonder problemen te kunnen gaan uitrollen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan (extra) ondersteuning van de beheerorganisatie. Ook wordt bekeken of de chunk in een complexe of politieke context geplaatst moet worden. Als dit zo is wordt daar tijdens deze Review aandacht aan besteed. Het is belangrijk dat bij deze Review zowel het migratieproject als de beheerpartij betrokken zijn omdat deze uitrol het daadwerkelijke af- dan wel aankoppelmoment voor de beheerorganisatie behelst.

M3©Methode en MMS

Roll-out of roll-inHierna kan er uitgerold worden. Deze fase duurt maximaal een week. Met name de logistieke inspanning en de zorg na uitrol vullen deze week, de daadwerkelijk uitrol is vaak binnen een dag of weekend gedaan. De migratiemanager is op locatie om samen met de projectleider van de klant de uitrol te begeleiden en te communiceren over de voortgang. Op deze manier wordt de migratie voor betrokkenen op hoger niveau (senior management) naast de bedrijvigheid van een uitrol zichtbaar gemaakt. Vaak wordt van een uitrol gesproken, maar soms ook van een ‘inrol’ het is maar net vanuit welk perspectief dit wordt bezien.

Inbedden en déchargeNa de uitrol wordt het migratieresultaat ingebed en de migratie afgerond. Belangrijk is in deze fase dat als de nieuwe situatie werkt (front- backend etc.) de ‘oude wereld’ uitgezet kan worden, en er (eindelijk) bespaard kan worden. Hierover dienen goede afspraken gemaakt te worden met de staande beheerorganisatie.

Deze fase wordt afgesloten met een Decharge Review waarbij wordt vastgesteld dat de chunk succesvol is gemigreerd en of er nog issues zijn die resteren. Daarnaast moet de staande beheeror-ganisatie de chunk formeel in beheer nemen. Wanneer de nieuwe situatie naar behoren functioneert, verleent de klant décharge middels een décharge-formulier en is men formeel ‘over’. Wanneer er nog acties uitgevoerd moeten worden, wordt dit gepland en afgesproken. Tevens wordt een nieuwe Decharge Review gepland.

Het bouwen van bruggenDe migratiemanagers zijn intermediair tussen de business van de klant en de fabriek (“het transitieproject”). Dit zijn projectmanagers met migratie-ervaring die getraind zijn in genoemde migratieaanpak. Zij vervullen een belangrijke rol in de communicatie tussen de aanbod- en vraagzijde. De migratiemanager zet samen met een vertegenwoordiger van (een deel van) de business een projectteam aan de klantzijde op. Gezamenlijk worden alle migratiespecifieke zaken geïnventariseerd middels op de klantsituatie aangepaste checklists. Tevens wordt bepaald met welke businessdy-namieken de chunk te maken heeft (bijvoorbeeld een kwartaalafsluiting, een businessproject, een verhuizing etc.) zodat in gezamenlijkheid bepaald kan worden op welke wijze de migratieactiviteiten de

M3©Methode en MMS

minste impact hebben op de businessprocessen. Tijdens de migratievoorbereidingsfase worden alle voorbereidingen door de migratiemanager samen met het projectteam uitgevoerd. Hieronder valt de applicatieinventarisatie (de voorbereiding van de applicatieintake door de ‘fabriek’), de eindgebruiker- (accounts, fysieke locatie, telefoonnummers etc.) en hardware- (welke pc, randapparatuur etc.) inventarisatie, de uitrolplanning, de uitrolaanpak en de nazorg worden samen met de business in een chunk- projectplan (gedetailleerd migratieplan, draaiboek) beschreven en formeel afgesproken. De migratiemanager zorgt ervoor dat dit alles goed wordt vastgelegd in het systeem dat de migratie ondersteund (MMS).

In de uitrolfase vertegenwoordigt de migratiemanager de business gedurende de uitrol. In het gedetailleerde migratieplan is beschreven wie waarvoor verantwoordelijk is in verschillende situaties maar de klant kan altijd bij de migratiemanager terecht. Last minute changes worden via de migrati-emanager gecommuniceerd naar de verschillende partijen en de migratiemanager houdt de klant op de hoogte van de voortgang. Tijdens de migratie worden incidenten zoveel mogelijk op de werkvloer opgelost en zo niet, door de migratiemanager geëscaleerd naar de beschreven partijen. Zo houdt de migratiemanager overzicht van alle zaken die spelen tijden de operationele migratie.Alle uitzonderingen worden op dagelijkse basis met de business en de staande beheerorganisatie doorgenomen en actiepunten worden uitgezet. De migratiemanager is degene die deze actiepunten volgt en bepaalt hoe deze na de migratie afgehandeld dienen te worden. Na de migratie ondertekent de business met de migratiemanager het decharge document; hierin staan alle openstaande actiepunten en wie daarvoor verantwoordelijk is. De migratiemanager bewaakt deze actiepunten en blijft hierop rapporteren naar de business totdat alle actiepunten zijn afgehandeld.

M3©Methode en MMS

Beschrijving van het MMS Dé integrale ondersteuning voor een migratieDe migratieaanpak wordt ondersteund door het Migratie Management Systeem (MMS). Dit is een webbased systeem waarin alle migratiespecifieke zaken worden vastgelegd. Het MMS wordt aangepast aan de binnen de klantorganisatie heersende nomenclatuur. Dit wil zeggen dat bekende rollen, functienamen, afdelingsnamen etc. worden ingevoerd. Bij een migratie zijn niet alleen gegevens over de gebruikte IT-middelen nodig, ook gegevens over rollen, gebruikers, locaties, openingstijden etc. dienen te worden vastgelegd. Deze gegevens worden beheerd buiten het IT-beheerdomein. Om deze reden wordt gestart met een download van bestaande gegevensbron-nen zoals de P&O-administratie, de CMDB, de AD enz. Vervolgens toetst de migratiemanager samen met zijn contactpersoon van hun chunk tijdens de inventarisatie de vergaarde informatie aan de werkelijkheid. Daar waar nodig worden aanvullingen en keuzes gemaakt. Na de inventarisatie kan op eenvoudige wijze het actuele beeld in stand gehouden worden, zodat men bij uitrol niet voor verrassin-gen komt te staan. Denk hierbij aan gebruikers die een andere rol krijgen, of de organisatie verlaten.

In MMS wordt vanzelfsprekend informatie over de gebruikte applicaties en de work-flow in geval van packaging vastgelegd. Dit geeft de migratiemanager en zijn contactpersoon inzicht in de voortgang van de voor ‘hun’ chunk relevante applicatieportfolio. Daarnaast kan uit MMS een keur van (standaard-)rapportages worden geleverd die een actueel beeld geven van de kwaliteit en de voortgang. Dit levert zowel een beeld van de voortgang van de totale migratie, als van een individuele chunk. Dit laatste geval dient als input bij de Review-momenten wanneer de migratiemanager de status van de chunk doorspreekt en verantwoordt. Door alle informatie op één punt te verzamelen en verrijken kan er tussen partijen geen misverstanden of discussies over ‘lijstjes’ meer bestaan.

Tenslotte is het MMS volledig ingericht om ook de uitrol vanaf het Go/NoGo-moment te technisch en procesmatig ondersteunen naar zowel de uitrolpartij, de migratie-oplosgroepen als de staande beheer organisatie. De M3-methode, ervaren migratiemanagers en MMS leveren in combinatie de sleutel tot een succesvolle migratie.

M3©Methode en MMS

Operationaliseren MMS ImplementatieVoorafgaand aan het gebruik van MMS wordt een implementatietraject uitgevoerd dit traject bestaat uit de volgende stappen 1. De technische en applicatieve inrichting van MMS;2. Het uitvoeren van een impactanalyse om de gewenste aanpassingen samen met de klanten te kunnen vaststellen:3. Functionele inrichting op basis van de behoefte van de klantenorganisatie;4. Het uitvoeren van een technische en functionele acceptatietest voor versie 1.0;5. Het opstellen van een Service Level Agreement (SLA)

Services en beheer MMS volgens SLANa acceptatie van versie 1.0 start automatisch de service en beheer periode. In deze periode worden onderstaande activiteiten uitgevoerd.

1. Het voeren van technisch- en applicatiebeheer;2. Het voeren van functioneel en kwaliteitsbeheer op MMS voor gebruikers zowel als migratie- managers als uitrol en beheerpartij;3. Het op de klanten organisatie aanpassen van de • MMS invulinstructie • De MMS training 4. Het opleiden van MMS gebruikers .5. Het desgevraagd uitvoeren van RFC’s

M3©Methode en MMS

Migration Match: aandacht, slagkrachtOrde op zaken in ICT. Een belangrijke voorwaarde om goed te kunnen werken. Toch is de praktijk weerbarstig. Vooral in grote organisaties valt de ICT-huishouding vaak ten prooi aan verrommeling. De situatie wordt onoverzichtelijk, de kosten van het beheer onnodig hoog en de business voelt zich meer en meer beperkt in zijn productiviteit.

Migration Match zet een punt achter de verrommeling. Door met aandacht voor de business te inventariseren, te ontdubbelen, beheerst te migreren wordt een nieuwe, zuivere ICT-situatie overgedragen aan de beheersorganisatie.

We voeren de regie over het traject, betrekken de klantorganisatie bij elke fase, en delen het geheel op in beheersbare, hapklare brokken. Zo brengen we de complexiteit terug naar de menselijke maat. Een beproefde methode, die zorgt voor een uiterst efficiënte doorstroming. Het resultaat: directe besparingen, een overzichtelijk ICT-landschap, lagere beheerskosten en tevreden medewerkers.

Rouboslaan 34Postbus 2062250 AE Voorschoten

T 071 - 560 1270F 071 - 560 1280

www.migrationmatch.nlinfo@migrationmatch.nl