Download - Whitepaper 9 - Salarisadministratie

Transcript
Page 1: Whitepaper 9 - Salarisadministratie

WHITEPAPER#9 Salarisadministratie

HLB Van Daal & Partners is a member of HLB International. A world-wide network of independant accounting firms and business advisors.

“What ‘s in the name“, zou men kunnen zeggen of denken. In de visie van HLB Van Daal & Partners is er wel dege-lijk een verschil. In het huidige tijdsgewricht waarin de arbeidsmarkt een aantal essentiële ontwikkelingen kent, moet er meer gedaan worden dan alleen de verwerking van de salarissen.

Door ontwikkelingen als flexibilisering van ar-beid, de inzet van steeds meer zzp’ers, scho-ling van medewerkers, globalisering van de arbeidsmarkt, langer doorwerken na 65-ste levensjaar, wijzigingen in het ontslagrecht, de verdergaande digitalisering en ga zo maar door, is er een verandering gaande waar de werkge-ver ook in zijn personeels- en salarisadministra-tie rekening mee dient te houden.

Waar voorheen de focus sterk lag op het pe-riodiek verwerken van de loonstroken, komt er vandaag de dag veel meer bij kijken.

Zaken die horen bij “goed en zorgvuldig werk-geverschap” en de mogelijkheden die er zijn door het benutten van de informatie gerela-teerd en gekoppeld aan de salarisadministratie. Enerzijds kan dat door het inzetten van de be-schikbare informatie uit de bestaande salaris- administratie, anderzijds door het verder aan-vullen van de salarisadministratie met zaken als competentiemanagement, functionering en beoordeling, scholing en opleiding, uniforme vastlegging en verlofregistratie en alle data op

elk gewenst moment (tijd- en plaats onafhan-kelijk) beschikbaar.

Deze aanvullende gegevens zijn meer Human Resource (HR) gerichte zaken en geven door de uniforme vastlegging de mogelijkheid om struc-tuur aan te brengen in het complete personeels-dossier. Door de structuur en de beschikbare gegevens in de database kan men gemakkelijk zoeken en selecteren in de gegevens, maar ver-volgens ook rapporteren en signaleren.

De managementrapportage is een belangrijk sturingsmiddel geworden voor de werkgever bij personeelszaken. Tijdigheid en volledigheid, maar ook up-to-date informatie, vormen de ba-sis. Niet alleen voor de financiële administra-tie, maar ook voor de personeelsadministratie en het personeelsmanagement. Dit wordt lang niet altijd als zodanig erkend, maar het biedt de werkgever wel de mogelijkheid tijdig bij te sturen op basis van beschikbare management-informatie die periodiek beschikbaar is binnen de salarisadministratie.

September 2014

Deze whitepaper is verrijkt met Layar.

1. Download de gratis Layar-app voor Android of iPhone. 2. Vindt de pagina’s met het Layar logo.3. Open Layar, houd de telefoon boven de pagina en ‘Tap to view’ om de actie te starten.4. Houd de telefoon boven de pagina, ‘luister’, ‘bekijk’ en ‘zie’ meer!

In dit nummer

1-2. Salarisadministratie of HR & Payroll?

3. Uitbesteden of eigen beheer?

4. Administratieve vereen- voudiging?

5. Contactgegevens

“Salarisadministratie of HR & Payroll?”

1

Page 2: Whitepaper 9 - Salarisadministratie

2

De nieuwste ontwikkelingen en technieken bieden die moge-lijkheden, waarvan HLB Van Daal & Partners een groot voor-stander is en die functionaliteit ook graag onder de aandacht wil brengen van al haar relaties. Recentelijk hebben enkele HLB-relaties al kennis gemaakt met deze mogelijkheden. Zij zijn er erg enthousiast over. Het scheelt hen een aanzienlijke hoeveelheid handlingstijd en men krijgt er zeer waardevolle extra informatie voor terug. “Kortom, het is iets waar we veel eerder de beschikking over hadden willen hebben”, aldus de betrokken personen.

De volgende casus wordt u voorgelegd: Het bedrijf is een bakkerij met 23 personeelsleden, waaronder bakkers, win-kelverkoopsters - zowel ervaren als leerlingen - gevestigd in Midden-Brabant. Tot enkele maanden geleden werden de maandelijkse urenmutaties per mail aangeleverd, waarbij de ondernemer in kwestie zelf deze maandelijkse mutaties in een Exceloverzicht zette en die per mail aan ons doorgaf. Ver-volgens werden de lonen op de gebruikelijke wijze verwerkt en gecontroleerd op onjuistheden, ongebruikelijkheden en op (on)logische verbanden alsmede aannemelijkheid. Daarna werden deze stroken ter beoordeling aan de werkgever ter beschikking gesteld die daarop zijn akkoord gaf. Na dit ak-koord wilde de werkgever graag de stroken per post ontvan-gen voor zijn eigen administratie en de exemplaren voor de medewerkers werden naar de privé adressen van de mede-werkers verstuurd.

Op zichzelf een vrij standaard en herkenbare situatie. Echter door het gebruik van slimme tools en een iets aangepaste werkwijze is in deze casus met behulp van nieuwe software-toepassing en rechtstreekse invoer, een aanzienlijke efficien-cy gerealiseerd. Deze is omgezet in toegevoegde waarde voor de ondernemer en zijn medewerkers door:

• het beschikbaar stellen van digitale perso-neelsdossiers. Zowel de werkgever als de werknemer kunnen documenten inzien zoals een arbeidsovereenkomst, loonstroken, jaarop-gaven, huishoudelijk reglement, verlofregistra-tie etc.;

• het beschikbaar stellen van Employee Self Ser-vice (ESS) faciliteiten, waardoor geen maande-lijkse handling meer nodig is aan de verzending van salarisstroken;

• het werken met een verlofregistratiesysteem door middel van digitale verlofaanvragen. Hierdoor is men altijd up-to-date, het geeft 7 dagen per week inzicht en is zowel door werkgever als werknemer via smartphone te raadplegen;

• uniforme vastlegging van verscheidene gegevens, ge-structureerd en gerubriceerd;

• snelle managementinformatie en diverse rapportages. Zie onderstaand enkele voorbeelden:

• signalering van afwijkingen en bijzonderheden, door slim-me controle tools en signaalcodes;

• tijdige waarschuwings-/signaallijsten bij vooraf ingestel-de data en tijdstippen, zodat tijdig vervolgacties kunnen worden ondernomen op noodzakelijke momenten;

• stuurinformatie en prognosemogelijkheden op personele kosten;

• vergelijkingen tussen en met voorgaande jaren. Zie on-derstaand enkele voorbeelden:

Door de inzet van bovengenoemde tools vergt het bijhouden en onderhouden van gegevens en wijzigingen t.b.v. de perso-neels- en salarisadministratie voor de werkgever minder tijd, waardoor hij zich bezig kan houden met datgene waarvoor hij destijds ondernemer is geworden, namelijk ondernemen.

Page 3: Whitepaper 9 - Salarisadministratie

3

Uitbesteden of eigen beheer?Ondernemingen die werknemers in dienst nemen kunnen ervoor kiezen om de salarisadministratie in eigen beheer te gaan voeren.

Werkgevers investeren in salarissoftware waarmee een sala-risadministratie gevoerd kan worden. Het verdient echter aan-beveling om verder te kijken dan alleen maar het kostenplaatje. Denk in dit geval ook aan de mogelijke kwetsbaarheid. Wat doet u als degene die binnen uw onderneming hiervoor verant-woordelijk is ziek wordt of met vakantie gaat? Is een overdracht geregeld? Worden de salarissen op tijd overgemaakt?

Om die reden kiezen veel werkgevers ervoor om de salarisad-ministratie uit te besteden aan een externe partij. Naast het grote voordeel van continuïteit hoeft een werkgever in principe niet meer wakker te liggen van het beheer en onderhoud van noodzakelijke updates van deze salarissoftware. Werkgevers besparen zowel licentiekosten van de software als ICT gerela-teerde kosten.

Steeds vaker ziet u ook een variant tussen het in eigen beheer voeren en uitbesteden. De werkgever besteedt de salarisadmi-nistratie uit aan een externe partij, maar houdt zelf de regie in handen door via Online toepassingen zelf nieuwe medewerkers in te voeren, stamgegevens te wijzigen en variabele mutaties in te voeren. Na invoer kan de externe partij zorgen voor een juiste bruto-netto berekening. Het beste van 2 werelden zeg maar, ze-ker als de externe partij de al eerder genoemde toegevoegde waarde kan leveren voor signaleringen en managementinfor-matie.

De externe partij fungeert als klankbord en adviseur en zal te-vens toekomstige technologische ontwikkelingen snel imple-menteren in de bestaande software.Onderstaand een greep aan diverse onderwerpen die leiden tot toegevoegde waarde: • Het beschikbaar stellen van Employee Self Service waar-

door de werknemer zijn salarisstrook digitaal kan opvragen. Geen handlingskosten meer voor u als werkgever;

• De signalering van verjaardagen, jubilea en afloop van con-tracten voor bepaalde tijd etc.;

• Het fungeren als sparringpartner of klankbord voor werk-gevers die vaak onvoldoende kennis in huis hebben op het gebied van arbeidsrecht, sociale verzekeringen en loonbe-lasting;

• Het meedenken van uw externe salarisverwerker op het ge-bied van subsidies en premiekortingen;

• Het signaleren van fouten en mogelijke risico’s in uw salari-sadministratie, bijv. op het gebied van sectorindeling, CAO en/of verplichtstelling van een bedrijfstakpensioenfonds.

Page 4: Whitepaper 9 - Salarisadministratie

4

Op de achtergrond worden echter tal van processen berekend die met het salaris samenhangen, maar die voor de werknemer in beginsel niet zichtbaar zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afdracht van de zogenaamde wettelijke sociale lasten, zoals WW en WIA premies voor werkloosheid en arbeidsongeschikt-heid. Maar ook de afdracht van premies Zorgverzekeringswet en bedrijfstak eigen premies, zoals pensioen en opleidingsfond-sen, maken hier vaak deel van uit.

Los van deze premies is er ook nog een aantal subsidiemoge-lijkheden, premiekortingen en premievrijstellingen waar werk-gevers gebruik van kunnen maken. Het risico bestaat echter dat wanneer er onvoldoende kennis in huis is, deze premies niet geclaimd worden met als gevolg dat er veel geld “misgelopen” wordt. Hieronder een kleine casus van een dergelijke situatie.

Begin dit jaar kreeg HLB Van Daal & Partners de op-dracht om een salarisadministratie op te starten van een werkgever met circa 50 werknemers die net een door-start had gemaakt uit een faillissement. Onze client heeft de bedrijfsactiviteiten overgenomen en ook het over-grote deel van het personeelsbestand. De HLB-adviseur heeft de HR-medewerker van deze werkgever vervol-gens geattendeerd op de mogelijkheid om voor de groep

werknemers van 50 jaar en ouder en de groep tussen de 18 en 27 jaar zogenaamde doelgroepverklaringen aan te vragen in verband met het claimen van premiekortin-gen. In eerste instantie werd gezegd dat dit niet mogelijk was en dat er al contact met het UWV was geweest. HLB heeft toen voorgerekend wat deze premiekorting voor fi-nancieel voordeel zou opleveren.Het ging hier om een premiekorting van circa € 250.000, verdeeld over een periode van 3 jaar. Na deze bereke-ning en dit advies heeft de betreffende medewerker nog-maals contact met het UWV opgenomen met als gevolg dat nu voor deze groep werknemers inderdaad zoge-naamde doelgroepverklaringen zijn ontvangen en der-halve de premiekorting maandelijks op de af te dragen loonheffingen in mindering mag worden gebracht. Dat is dus snel verdiend.

Werkgevers doen er dus verstandig aan om - wanneer de salari-sadministratie in eigen beheer wordt verzorgd - toch met enige regelmaat eens contact op te nemen met een externe HR-advi-seur of salarisadministrateur, zodat bekeken kan worden of alle mogelijke regelingen en voorzieningen wel volledig worden be-nut. Er is vaak meer mogelijk dan men in eerste instantie denkt.

Administratieve vereenvoudiging? De meeste werkgevers en werknemers hebben geen diepgaande kennis inzake de salarisadministratie. Zoals eer-der aangegeven bestaat een salarisadministratie niet alleen maar uit een juiste bruto-netto berekening. Op de ach-tergrond lopen er nog tal van andere aanvullende zaken. De overheid is al een aantal jaren bezig met het voeren van beleid om het salarisstrookje eenvoudiger te maken. Inderdaad moet gezegd worden dat het aantal posten op het salarisstrookje de laatste jaren minder is geworden.

HLB Personeel & Salaris Online

Alleen een goede loonstrook is niet voldoende. In uw personeels- en salarisadministratie moeten meer processen en gegevens vastliggen. De tijd van papier en volle ordners gaat langzaam maar zeker voorbij!Met HLB Personeel en Salaris Online heeft u een gebruikersvriendelijke en complete oplossing. Efficiënt, tijdbesparend en actueel. U heeft overzicht en controle en bepaalt samen met uw adviseur welke taken u zelf uitvoert en wat u aan HLB Van Daal & Partners overlaat.

De voordelen op een rij:• Flexibel en online samenwerken met uw adviseur waarbij u laagdrempelige navigatie en gebruiksgemak ervaart.• Het geautoriseerd online beschikbaar stellen van relevante documenten voor uw werknemers en HLB Van Daal &

Partners.• Met vooraf ingevulde contractgegevens kunnen nieuwe werknemers gemakkelijk worden ingevoerd.• Uitgebreide managementinformatie in de vorm van digitale rapportages, analyses en stuurinformatie. Deze informa-

tie is eenvoudig naar Excel of PDF te converteren.• Een complete en laagdrempelige online HRM & Payrolloplossing• U kunt de loonstrook digitaal beschikbaar stellen. Dit scheelt portokosten.• Uw gegevens worden geautomatiseerd aangeleverd bij uitvragende partijen, zoals de

Belastingdienst en pensioenuitvoerders.• U kunt eenvoudig pro-formaberekeningen maken.

Bekijk ook onze folder: http://www.hlb-van-daal.nl/files/Snippets/HLB_Online_folder.pdf

Page 5: Whitepaper 9 - Salarisadministratie

5

B.J. (Richard) ten Have

“Naast het “managen” van de afdeling salarisadministratie houd ik me in de dagelijkse praktijk bezig met het zogenaamde beloningsadvies werk. Ik fungeer als een soort van huisarts op het gebied van arbeidsrecht, sociale verzekeringen en loonbelas-ting. Ik heb zowel hierin ruim 15 jaar ervaring, als ook op het gebied van het verzorgen van salarisadministraties, zodat ik voor de meest voorkomende problemen een praktische oplossing kan bieden.”

HLB Van Daal & Partners heeft vestigingen in Breda, Dongen, Geleen, Gemert, Heerlen, ’s-Hertogenbosch, Maastricht, Oss, Schijndel, Tilburg, Uden, Veghel, Amsterdam en Waalwijk. Er werken 300 medewerkers die uit de regio komen, de taal spreken en betrokken zijn bij lokale bedrijven. HLB Van Daal & Partners maakt deel uit van het (inter)nationale HLB-netwerk met collega’s in meer dan honderd landen. De klantenkring bestaat uit ondernemingen in het midden- en kleinbedrijf, die zowel lokaal als internationaal opereren.

Vestigingen: Breda: Wilhelminapark 254818 SL BredaT 076 522 52 [email protected] Dongen: Lage Ham 105102 AC DongenT 0162 32 20 [email protected] Geleen: Rijksweg Noord 456162 AB GeleenT 046 474 94 [email protected] Gemert: Dommel 575422 VH GemertT 0492 36 12 [email protected]

Heerlen: Nieuw Eyckholt 2826419 DJ HeerlenT 045 522 21 [email protected] ’s-Hertogenbosch: Pettelaarpark 1005216 PR ’s-HertogenboschT 073 549 44 [email protected] Maastricht: Raadhuisplein 16267 CW Cadier en KeerT 043 880 04 [email protected] Oss: Obrechtstraat 43f5344 AT OssT 0412 63 20 [email protected]

Schijndel: Nieuwe Eerdsebaan 145482 VS SchijndelT 073 547 49 [email protected] Tilburg: Zuiderkruisweg 15015 TB TilburgT 013 467 75 [email protected] Uden: Losplaats 18-205404 NJ UdenT 0413 70 01 [email protected] Veghel : Eisenhowerweg 14a5466 AC VeghelT 0413 37 13 [email protected]

Waalwijk: Prof. Asserweg 8,5144 NC WaalwijkT 0416 33 05 [email protected] AmsterdamWTC Amsterdam, H Tower – Level 5Zuidplein 36 1077 XV AmsterdamT [email protected]

www.hlb-van-daal.nl

www.hlb-van-daal.nl

DisclaimerDeze whitepaper bevat algemene informatie en is gebaseerd op de actu-ele wet- en regelgeving. Neem altijd van te voren contact op met een des-kundige. HLB Van Daal & Partners N.V. is niet aansprakelijk voor handelen of nalaten naar aanleiding van deze uitgave.

Administratieve vereenvoudiging?

M.W.J.M. (Mion) van Bakel

“Ik ben inmiddels al ruim 20 jaar werkzaam in de accountancy. De laatste jaren ben ik werkzaam geweest als assistent ac-countant met daarnaast het verwerken van de salarissen. Vorig jaar heb ik de keuze gemaakt mij te specialiseren op het gebied van HRM. Mijn kracht is mijn ervaring op alle vlakken in de accountancy waardoor ik een bredere kijk heb op alle voorkomende zaken bij onze klanten en ze beter kan adviseren en begeleiden.”

D.H.M. (Danny) Habets

“Ik ben al geruime tijd werkzaam binnen HLB Van Daal & Partners. Mijn motto: een loonadviseur loont en geeft rust binnen een organisatie. Een werkgever heeft doorlopend te maken met wijzigingen in de wetgeving op het gebied van de loonbelasting, sociale verzekeringen, arbeidsrecht en arbeidsvoorwaarden. Al deze ontwikkelingen hebben vroeg of laat gevolgen voor de berekening van de salarissen voor medewerkers. Het bijhouden van al die ontwikkelingen is niet gemakkelijk en bovendien tijdrovend. Wij kunnen werkgevers hierbij ondersteunen of zelfs al het werk uit handen nemen. Zodat een werkgever zich kan bezighouden met zijn core business, want iedereen moet doen waar hij/zij goed in is.”