Download - Verenigingsarchief zkt. archivaris 20 februari 2016egclandvandendermonde.be/wp-content/uploads/2016/03/20160220_Leren... · Voorbeeld Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Leren archiveren

Verenigingsarchief zkt. archivaris

20 februari 2016

Dendermonde – 20 februari 2016 Programma

• Vanaf 9u Onthaal

• 9u - 9.30 u Verwelkoming

• 9u30 – 9u40 Kennismakingsronde

• 9u40 – 10u40 Wat is archief?

Waarom archief bewaren?

Hoe archief bewaren in vijf stappen: inleiding

• 10u40 – 11u Pauze

• 11u – 12u Hoe archief bewaren in vijf stappen?

Stap 1: archief in kaart brengen

Stap 2: ordenen en beschrijven

• 12u Vragenrondje

• 12u15 Rondleiding

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Even kennismaken


3 vragen

1. Wat is archief?

2. Waarom archief bewaren?

3. Hoe archief bewaren?


Wat is archief?


Archief is…

• “Geheel van archiefstukken ongeacht vorm ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie vanuit zijn activiteiten en taken”

• M.a.w. = geheugen van de vereniging


Oefening: herken je archiefstuk


Website?


Foto Willemsfondsontmoetingsdag?


Facebookpagina?


Persknipsels?


Flyer Davidsfonds?


Conclusie

• Weerspiegelt eigen werking

• Divers van aard:

papieren én digitale documenten

affiches

foto’s

films

Trofeeën

etc.


Waarom archief bewaren?


Levensloop archief

Dynamische fase

Statische fase


Dynamische fase

Juridische waarde

Bewijskracht (bijv. boekhouding)

Administratieve waarde

Informatief nut (bijv. ledenlijsten)

Verantwoording


Statische fase

• Geen administratief nut -> vernietigen?

Historische / wetenschappelijke waarde

Bewijswaarde (geheugen)

Promotie-instrument


Wall of history – roeiclub Brugge


Hoe archief bewaren?


Stappenplan


1. Je archief in kaart brengen

2. Ordenen en beschrijven

3. Selecteren

4. Bewaren

5. Valoriseren


Stap 1: Breng je archief in kaart


Breng je archief in kaart

• Oorzaak: vaak verspreid onder bestuursleden

• Gevolgen: – versnipperd en uiteindelijk… verloren!

– archief als “persoonlijk bezit”

• Acties: - Stel één verantwoordelijke aan

- Maak een “plan voor de toekomst”


Breng je archief in kaart

1. Lanceer een oproep binnen de club

2. Ga op zoek naar jullie verleden

3. Noteer basisgegevens in een overzicht

Trek hieruit je conclusies!


Voorbeeld


Nr. Fysieke locatie of type drager

Inhoud Omvang Datering Fysieke staat

1. Zwarte kast op zolder in lokaal vereniging

Subsidiedossiers 9 ringmappen 1960-1990

Mappen zijn scheefgezakt

2. Harde schijf van de secretaris

Verslagen van vergaderingen bestuur

50 MB 1998-heden

Sommige documenten zijn van Word 1997

3. Bij de voorzitter thuis

Boekhouding 3 archiefdozen 1978-1990

Goede staat

Breng het archief fysiek samen op één plaats

Berg alles op in dozen (behoud orde!)

Geef elke doos een doorlopend nummer

Noteer per doos enkele kenmerken


Aan de slag

Voorbeeld


Doosnummer Inhoud Datering Omvang

1. Subsidiedossiers 1930-1960 5 mappen

2. Briefwisseling 1950-2000 5 mappen

3. Oprichtingsakte (1) Jaarverslagen (2)

1921 (1) 1980-1990 (2)

1 stuk (1) 2 mappen (2)

4. Verslagen van vergaderingen Raad van Bestuur

1980-2000 1 doos

5. Programma’s van activiteiten

1990-2000 3 mappen

Tips

• Documenten worden vaak in reeksen of dossiers aangemaakt

Trek deze nooit zomaar uit elkaar!

• Bewaar opschriften op verpakkingen


Stap 2: Ordenen en beschrijven


Waarom?

• Time is money

• Gemakkelijk documenten terugvinden

• Overzicht en structuur (context)

• Volledige en unieke dossiers

• Toegang tot meest recente informatie

• Versiebeheer (dubbels vermijden)

• Back-up


Hoe?

Individuele documenten

Dossiers en series

Gegroepeerd in reeksen

Onderbrengen in klassement


Individuele documenten Wat is functie en doel?

2 opties:

Dossier - Alle documenten die ontstaan uit zaak (vergaderdossier)

- Welk criterium: zaakdossier, verzameldossier en onderwerpdossier

- Hoe documenten in dossier rangschikken

- Welke volgorde aan reeks dossiers (alfabetisch of chronologisch)

Serie - Groep van documenten die op elkaar lijken (functie of vorm)

- Beperkt aantal documenten (bv. vergaderverslagen)

- Alfabetisch of chronologisch


Klassement

Volgens onderwerp

Volgens functie


Volgens onderwerp

= Alle documenten onderbrengen in rubrieken

• Per onderwerp in één map

• Onderwerp afleiden uit inhoud


VTB-VAB afdeling Antwerpen


1. Cultuur 1.1. Dansen 1.2. Film 1.3. Fotografie 1.4. Geschiedenis 1.5. Kunst en archeologie 1.6. Muziek 1.7. Opera 1.8. Religie 1.9. Toneel en theater 2. Jeugd 3. Sport 4. Toerisme

Opmerkingen

• Praktisch maar… subjectief (synoniemen)

• Document heeft meer dan één onderwerp

• Op meerdere plaatsen = moeilijk te vinden!

• Indeling van je vereniging ≠ volgens onderwerp

• Context ontbreekt

• Goed voor bibliotheek, niet voor archief


Ordening volgens functie

= Weergave van functioneren vereniging

• Hiërarchisch overzicht van functies, taken en activiteiten (intern en extern)

• Logisch en tijdloos


VTB-VAB afdeling Antwerpen 1. Organisatie 1.1. Briefwisseling 1.2. Jaarverslagen 1.3. Bestuur 1.3.1. Medewerkersvergadering 1.4. Financieel beheer en logistiek 2. Activiteiten 2.1. Algemeen 2.2. Uitstappen 2.3. Sport 2.4. Voordrachten 2.5. Festiviteiten 2.5.1. Jubilea 2.5.2. Huldevieringen 2.6. Tentoonstellingen 2.7. Communicatie 2.7.1. Publicaties 2.7.1.1. Nieuwsbrieven 2.7.2. Pers 3. Activiteiten van contacten 4. Documentatie en onderwerpmappen

Opmerkingen

• Je moet goed je organisatie kennen

• Archiefdocument komt voort uit taken = functioneel klassement sluit aan bij werking

• Objectief en stabiel

• Minder taken dan onderwerpen

• Voordeel: context aanwezig

• Nadeel: zoeken via onderwerp


Tips voor goed klassement

• Van algemeen naar bijzonder

• Op basis van taken en activiteiten

• Niet klakkeloos gebruiken => aanpassen voor je eigen organisatie!

• Geef alle documenten een plaats

• Vermijd overlap tussen afdelingen

• Geen rubrieken “varia” of “diversen”



Klassement Mappenstructuur

1. Organisatie 1.1. Oprichting 1.2. Briefwisseling 1.3. Jaarverslagen 1.4. Bestuur 1.5. Financieel beheer en logistiek 1.6. Ledenbeheer 2. Activiteiten 2.1. Basiswerking 2.2. Projecten 2.3. Communicatie 3. Documentatie en onderwerpsmappen

=

Hoe?

Alle documenten van één zaak of project

Mappen (reeksen dossiers en series)

Functionele mappenstructuur

“bladeren”


Mappenstructuur

• Tips papieren archief

• Gebruik rubriekcodes

• Beperk tot diepte van 5 mappen

• Herhaal mapnaam niet in bestandsnaam

• Plaats geen losse bestanden in hoofdmap

• Kies voor een betekenisvolle bestandsnaam


Tips naamgeving

• Maximum 256 karakters (pad)

• Gebruik enkel a-z en 0-9

• Werk met underscore (_) i.p.v. spaties

• Gebruik niet : , ? . / % ^ ¨ () &

• Vermijd afkortingen


Bestandsnamen • Vaste ingrediënten: Type document: brief, verslag, uitnodiging, lijst, contract,

affiche, etc. Onderwerp: zeer summier, naam activiteit (foto van…) Auteur (eventueel): initialen Datum: gebruik YYYYMMDD-notatie (sorteren) Versie: ontwerp, definitief, aangepast Extensie: niet wijzigen!

Voorbeelden: 20140312_Brief_verhuurlokaal_v1_0.docx 20150809_verslag.pdf


Versiebeheer

• Geef dezelfde naam aan documenten

• Gebruik geen punten maar underscores en een nummer (meest recent):

verslag_v0_9.docx

verslag_v1_2.docx

• Of gebruik vaste afkortingen: ONTW, DEF, HERZ


Voorbeeld


20150809_verslag.pdf

E-mails

• Gebruik een offline e-mailclient (bv. Outlook)

• Haal e-mails uit webclients (Gmail, Hotmail) offline

• Ideaal: In het digitaal klassement

• Alternatief: Bouw mappenstructuur in e-mailclient => exporteer berichten als msg of eml naar de digitale mappenstructuur


Tweede verbeterde versie

van de folder

voor het eetfestijn.png


Oefeningen

Folder_v0_2.png

in map 6_4_Eetfestijnen

bv. \Jaarmarkt_20090201


Oplossing

Jdb.doc


Oefeningen


Speech van Jo De Bel voor een jubileum?

Toespraak_Jodebel.doc

in map 6_5_Jubilea

\20130102_Huldiging_Roger_Verhaegen

Oplossing

Bestandsformaten • Bewaartermijn document is langer dan de

levensduur van een bestandsformaat

(bv. leesbaarheid oudere versies Word)

• Ideaal: sla op in OpenDocument-formaat of pdf/a

• Zoniet: gebruik courante formaten en sla ze om de 4 à 5 jaar op in de recentste versie (bv. doc > docx)

• Vermijd compressie en paswoorden


Voorbeelden


• Tekstbestanden: pdf/a, odt, txt, xml

• Rekenbladen: pdf/a, ods, xml

• Presentaties: pdf/a, odp, tiff

• E-mail: eml, msg, txt, xml

• Afbeeldingen: tiff, jpeg2000

• Geluid: wav, flac | Video: mxf, mjpeg2000

• Websites: html, xml | Databanken: xml

Juist of fout?


• Ons archief moet volledig geordend worden op onderwerp.

• Mijn digitaal archief bewaar ik als versleutelde zip-file.

• Documenten die ik niet kan plaatsen in het klassement, klasseer ik in de map “algemeen”.

• Ik moet al mijn documenten opslaan als pdf om te archiveren.

Maak je archief vindbaar



Meld je archief bij Archiefbank www.archiefbank.be

Vragen ?
