Toetsen & Roosteren

Wie zijn wij?

Liesbeth van der Heide

Projectleider toetsorganisatie en cijferregistratie - Hogeschool Inholland

(Freelancer vanaf 1 september 2014)

Joost Ale

Eigenaar Scope4mation

2

Wie zijn jullie?

Procesmanagers?

Informatiedeskundigen of informatiemanagers?

Roostermakers?

ICT managers?

Onderwijsontwikkelaars?

Administratieve krachten (toetsorganisatie, cijferinvoer)?

……

3

Experiment

4

Oorspronkelijke zin

“De stoelen in deze zaal zijn blauw van kleur en keurig

neergezet door de afdeling Facilitaire Zaken, die dit

overigens elke dag met veel plezier en enthousiasme doet”.

5

Toetsproces

“Onderwijsproces 2.0”

1. ICT ondersteunende oplossing

2. Menselijke verbinding

7

Aanleiding

Strategisch Programma Bedrijfsvoering (opdracht CvB):

“Het verbeteren van de ondersteunende processen zodat FTE reductie

doelstelling behaald wordt”

Dit vereist systemen die dermate gebruiksvriendelijk zijn dat gebruik hiervan

efficiënter is dan het zelf bijhouden c.q. opslaan van allerlei informatie

Onderwijsondersteunende administratieve processen dienen in samenhang

met elkaar verbeterd te worden (OER als basis)

Een van de belangrijkste processen die verbeterd moet worden, is het

toetsproces

Procesdenken i.p.v. eilanddenken (= een andere aanpak)

“Roosteren staat niet op zichzelf”

Bron: SURFmarket presentatie

Toetsproces > gaat over afdelingen en toepassingen heen(informatiestroom automatiseren waar mogelijk)

Broninformatie wordt beheerd met specialistische toepassing binnen “eilanden”

Denk aan metadata als facilitaire- en ICT-voorzieningen, HR-, student- en opleidingsinformatie die tot stand

komen en onderhouden worden binnen verschillende afdelingen en toepassingen

Brondata wordt na verrijking en verwerking weer nieuwe brondata voor een volgende

stap in het proces

Automatisering zorgt voor informatiebruggen tussen de “eilanden”

Door automatisering wordt arbeidsintensief en foutgevoelig handmatig overzetten van

brondata voorkomen

Knelpunten huidige situatie

Onderhoud metadata roosterpakket (HR, Facilitair, SV, etc) Ca 5 FTE onderhoud metadata

Toetscode equivalentie 70.000+ toetscodes: voor planning en toets-tracking

Onnodige kosten door capaciteitsplanning mismatches Roostermakers hebben door centralisatie grotere afstand van primaire proces

Raming van aantallen inschrijvingen op max. capaciteit

Studenten en docenten krijgen geen notificatie bij roosterwijzigingen Wijzigingen pas op locatie zichtbaar op monitor

Staan wel in agenda maar vallen niet op en niet proactief als mail

Complexiteit en aantal koppelingen “Starre” puntkoppelingen tussen tools

Maatwerk o.b.v. zelf of door de leverancier te ontwikkelen code

Kosten en onderhoudbaarheid

Handmatige invoer of interventies voor koppelingen (Dumps, CSV / XLS imports)

Huidige applicatielandschap

Nieuwe applicatielandschap: integratie infrastructuur

Welke benefits biedt de integratieve infrastructuur?

Kosten & tijd significant reduceren Ca 35 FTE nu. Doel: 15% kostenbesparing

Optimaliseren van lokaalgebruik (en dus ook inzet van surveillanten en nakijken examinatoren)

Mogelijk om toetscodes automatisch open te stellen

Kwaliteit en actualiteit Real time informatie

Studenten- en medewerkerstevredenheid verbeteren Wijzigingen roosters proactief onder de aandacht (Twitter, agenda notificaties, etc.)

Toetsorganisatie en toets-tracking optimaliseren In control zijn

Inspectie: verantwoording afleggen

Procesondersteuning

Beveiliging en beheersbaarheid

Oplossing: Scope4mation Data Manager

Alle functionaliteit gerealiseerd zonder programmeren

Automatiseren taken, batchverwerking, dumps, provisioning,

deprovisioning

Bieden van inzicht voordat bijwerken data plaatsvindt

Kunnen delegeren van data beheertaken naar proceseigenaren

Geschikt voor lokale en cloud oplossing

Data als input voor processen, verantwoording, rapportage

Samenvatting “Toetsen en roosteren”

Maakt integraal onderdeel uit van de verschillende werkprocessen

Inzicht in processen: knelpunten in kaart, effectieve optimalisatie mogelijk

Naast kwaliteitsverbetering en kostenbesparing voordelen dienstverlening

en verantwoording

Complexiteit: masterplan onderwijslogistiek sterk aan te bevelen

Experiment

“Menselijke verbinding”

17

18