COLEGIO DE BACHILLERATO FISCAL “MARGARITA CORTES”

FIGURA PROFESIONAL: ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA SECRETARIA

BACHILLER TÉCNICO EN COMERCIO DE ADMINISTRACIÓN

TEMA:

ETICA PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EN EL AGUA POTABLE

INTEGRANTES:

BUSTOS PACHO DENISSE MISHELL

CAMPOS MARCILLO GENESIS NICOLE

ANGULO ANGULO JOSSELIN NAHOMI

ESMERALDAS – ECUADOR

2014 – 2015

INTRODUCCION HISTORICA

Declaración de autenticidad

Declaramos que los contenidos y los resultados obtenidos en el presente proyecto de grado son obsolutamente originales, auténticos y personales y de exclusiva responsabilidad legal y académica de las autoras.

Campos Marcillo Génesis Nicole Bustos Pacho Denisse Mishell

CI: 0803593913 CI: 0803662089

Angulo Angulo Joselin Nahomi

CI: 0801167438

Historia de EsmeraldasEsmeraldas fue descubierta por Bartolomé Ruiz el 21 de Septiembre de 1526. Proclamó su independencia, del dominio Español el 5 de Agosto de 1820.

Su nombre proviene de la creencia Española de que existían en sus territorios, Piedras de Esmeraldas. El verdor de su geografía complemento su nombre.

En 1533, el naufragio de un barco de esclavos permitió el asentamiento y la presencia de una activa población negra que se fusionó con las culturas indígena y blanca; y generó una interculturalidad; con diversas manifestaciones de valores: Costumbres, Producción, Construcciones, Música, Danzas. La Alimentación y Las Creencias.

Esmeraldas tuvo la categoría de provincia durante la Colonia, el Rey de España. Se la concedió por dos generaciones a Don Pedro Vicente Maldonado. Al constituirse la Gran Colombia se la rebajo de categoría política, según la Ley de la División Política de la Gran Colombia del 25 de julio de 1824, asignándole la categoría de cantón de Quito, en 1839, pasa a formar parte de la provincia de Imbabura, posteriormente en el año de 1843 se lo reintegró como cantón de la provincia de Pichincha.

En el desarrollo histórico de la República, se la constituye como Provincia de Esmeraldas en la Ley de División Territorial; el 29 de mayo de 1861 y lo integraban el Cantón Esmeraldas y las parroquias Esmeraldas, Atacames, Rioverde, La Tola, San Francisco y Concepción.

UBICACIÓN GEOGRÁFICA

La Provincia de Esmeraldas, geográficamente se halla ubicada en: La Latitud norte.Longitud Occidental. Al Noroccidente del Ecuador.La Provincia de Esmeraldas tiene una EXTENSIÓN: De 15,954km2

LÍMITES:NORTE: Colombia (río Mataje)SUR: Santo Domingo de los Tsachilas y ManabíESTE: Pichincha, Santo Domingo de los Tsachilas, Carchi e Imbabura.OESTE: Océano Pacífico

Sus cantones son:

Atacames

Muisne

Quinindé

Río verde

Eloy Alfaro

San Lorenzo

Adsvfhhfrejtg5tgSus cantones son: Atacames. MuisneEsmeraldas. Quinindé, Río Verde. Eloy Alfaro; y, San Lorenzo

RESEÑA HISTORICA DE MARGARITA CORTES

La Señorita “Margot” como se le conocía en la Sociedad Esmeraldeña. Su Pasión fue por la Educación. A más de la Educación recibida; fue una Autodidacta; Se Especializó en la transmisión de los conocimientos de la Instrucción Primaria. Hasta el Quinto Grado. Empleó metodologías educativas didácticas; utilizó la psicología educativa. En la sociedad Esmeraldeña su prestigio fue reconocido como la mejor maestra.

Su actividad educativa la desarrollo desde una Escuela Particular que llevaba su nombre. Enseñar, generando el desarrollo del pensamiento, la creatividad, ejercitando el desarrollo de la memoria y la fijación de los conocimientos fue su entera dedicación hacia los alumnos; formando alumnos reflexivos, críticos, con una alta capacidad de razocinio; además, de inculcar valores morales y éticos; consolidando la formación en la personalidad de niñ@s y adolescentes.

Su gran afición a la lectura le permitió una sólida formación humanística y universal.

A sus manos caían regularmente las publicaciones que llegaban de Argentina, Chile y México de revistas, cuadernos pedagógicos, materiales didácticos y libros de enseñanza. Era la época en que la escuela había incorporado algunos recursos metodológicos nuevos para trasmitir la enseñanza. La señorita Margot era una profesora voluntariosa, activa y perseverante que llevaba en le alma y en el corazón sus dotes.

AGRADECIMIENTO

Dejamos constancia de la más profunda gratitud al cuerpo Docente y Administrativo del COLEGIO MARGARITA CORTES por su dedicación a nuestra formación académica; por los valores morales, cívicos y patrióticos impartidos. Por la generación de las bases de los conocimientos científicos, teóricos y prácticos enseñados; y aprendidos; con un sistema moderno de reflexión, de razocinio, de análisis y de deliberación. Bases fundamentales que afirman nuestra continuidad en la formación educativa superior; es decir tenemos el conocimiento y estamos preparadas para asumir una especialización universitaria; en las diferentes ramas de las ciencias y tecnologías; es decir, tenemos las bases científicas para el estudio sistemático; que nos conlleve con dedicación a formarnos como futuras profesionales; que aportemos al desarrollo económico, social, productivo, técnico, administrativo de la provincia, y el país.

Además agradecemos infinitamente a nuestros padres y familiares; porque gracias al apoyo moral y económico hemos podido lograr una meta en nuestra adolescencia, es decir, ser Bachilleres de la Republica. Prepararnos como una mano de obra calificada para poder desempeñarnos en la vida con un trabajo con dignidad en la Sociedad Ecuatoriana. Y estar preparadas para afrontar los retos de la vida en la sociedad actual.

Un agradecimiento especial a las profesoras; Lcda. Irina Gruezo; y M.s.c Margarita Moreira por la colaboración, paciencia., apoyo y sobre todo por escucharnos y aconsejarnos a cada una de nosotras; en nuestro proceso formativo.

DedicatoriaEsta investigación científica; que es un resumen sucinto del trabajo académico formativo, por el esfuerzo colectivo de un grupo de distinguidos maestros y maestras; que resumen la capacidad de investigación, de análisis, de los problemas de la ciencia; capaces de aplicarse al análisis de cualquier tipo de problemas; de orden social, económico, educativo, administrativo o político nos sentimos preparados para este gran desafío que en el desarrollo de la vida y la formación profesional siempre estarán presentes en el desenvolvimiento de la vida. Lo dedicamos a Dios; a nuestros padres; a nuestros maestros que con gran dedicación y esmero nos formaron. También le dedicamos esta obra a las autoridades administrativas de la ciudad. Y Al Estado Ecuatoriano. Que por el grado de organización de nuestra sociedad es posible educarse; en un ambiente organizado; en el que el desarrollo de la vida es propicio para la sociedad esmeraldeña y ecuatoriana

Resumen ejecutivo

La Ética de la Secretaria

Introducción Toda profesional consolidada; dispone de unos principios éticos por los que se rige la conducta de todos los profesionales que forman parte de ella.

Concepto

Una buena secretaria debe poseer una buena conducta, respeto a todos los que le rodean, un comportamiento único y saber trabajar en equipo.

Los principios fundamentales: Dignidad debe abstenerse de todo comportamiento que suponga

infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su

profesión con honor y dignidad.

* Integridad; debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.

Normas de la ética Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja,

mantener la buena fe en sus actos y ser una persona honrada. Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la

información y hechos de los que pudiese conocer en función a su cargo en el ejercicio de su profesión.

El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de Secretaria, además que existen países en las que sus leyes protegen este principio, por lo tanto una Secretaria no divulgará, ni podrá poner en conocimiento de otras empresas, temas que no le hayan sido autorizados específicamente hablar de ellos.

La discreción es un principio fundamental, la información empresarial y a título personal de sus ejecutivos no debe ser divulgada.

Por un principio de ética la secretaria no debe copiar documentación y archivos que la empresa los considere como confidenciales, más aún descuidarse con estas copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas para afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma extorsiva.

Funciones básica del secretariado

Previo a reflexionar sobre los principios éticos que debe tener presente toda secretaria o asistente, repasaremos brevemente nuestras funciones básicas:Representar personalmente a su jefe o empresa: La secretaria suele ser la primera persona que representa a una empresa ó al jefe de una empresa. La impresión que reciban en un primer contacto, dependerá, muchas veces, de la eficacia con que la secretaria se exprese.

Organización del trabajo del jefe:Una secretaria o asistente eficiente es la que facilita el trabajo del director y que lo aleja de todo el tipo de obligaciones que no sean las obligaciones propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su esfuerzo al mismo.

La secretaria deberá ser la verdadera memoria de su superior, tanto de los compromisos internos como los externos: acordare puntualmente la hora exacta de las entrevistas, prepararle las llamadas para las personas consideradas necesarias y en el momento Oportuno, etc.

.

Funciones administrativas: - La redacción y la gestión de correspondencia.- Los trabajos de toma de notas y dactilografía.- Elaboración de actas de reuniones- Archivo de los documentos de la oficina.- Organización con rapidez y exactitud la clasificación, de los registros y de los archivos.- Ayudar a la preparación y organización de asambleas, reuniones, seminarios y convenciones.- Planificación de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra de los boletos de viaje, las reservas en hoteles, ocuparse de los visados, etc.;- Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y de salida.

Antecedentes

El analizar científicamente, la ética profesional de las secretaria, como aporte técnico al equipo ejecutivo de la EMPRESA DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO (EAPA- SAN MATEO) DE LA CIUDAD DE ESMERALDAS; vamos a valorizar la contribución que este recurso humano aporta en el logro y cumplimiento de las metas y objetivos del desarrollo entregar un servicio fundamento para la vida de los ciudadanos que habitan en los cantones Esmeraldas, Rio Verde y Atacames; proporcionando el suministro de agua; como liquido vital para el desenvolvimiento de la vida, de la salud, del desarrollo productivo comercial, al transporte naviero, pesquero turístico y la recreación.

La empresa con sus diversos componentes: técnicos, de producción, de distribución, de comercialización. Mantenimiento, reparación y recaudación es apoyada por el aporte técnico y profesional de una cadena de secretarias que distribuye de una manera metódica, sistemática y técnica con la elaboración de actas, resoluciones acuerdos en la comunicación entre los diferentes departamentos y direcciones de la institución para viabilizar ordenes de trabajo; distribución de recursos humanos, adquisiciones de materiales fundamentales para el desarrollo de la empresa, organización de los grupos de trabajos en las diferentes unidades de trabajo, para el logro y cumplimiento del objetivo social de la empresa.

A más de ello el aporte de las secretarias ejecutivas como elemento básico y fundamental en el apoyo de la ejecución del plan institucional como elemento básico y fundamental en el apoyo de la ejecución del plan institucional que ejecuta la empresa con sus presupuestos; cronogramas de trabajo, actividades y marketing de ventas constituye un valioso e imprescindible aporte que de manera técnica y organizada contribuye de manera ética en el logro y cumplimiento de los servicios que brinda la empresa.

Desarrollo

1.1 Análisis situacional

El asentamiento de la población de Esmeraldas y su proceso social, requirió de la creación de un organismo de suministro del agua potable, inicialmente se crearon juntas de agua potable, para la prohibición de este liquido vital, del devenir de los años se creo un organismo llamado la junta de fomento para el desarrollo de Esmeraldas y que involucre la administración y sistema de suministro de Agua Potable.

La necesidad de administrar el sistema de agua potable y su distribución en los diferentes casos necesita del apoyo del ILUSTRE MUNICIPIO DE ESMERALDAS. Institución que por muchos años administro la distribución del agua potable. La necesidad de consolidar una Empresa Autónoma, que se encargue del suministros del agua potable la ciudad de Esmeraldas, atienda el alcantarillado sanitario, y planifique la captación de las aguas lluvias. Origino la creación de la empresa de agua potable y alcantarillado EAPA – SAN MATEO en 1994.Como un organismo suyo objetivo fundamental es de provisión de agua potable de Esmeraldas. Vamos a resumir de una manera precisa su nacimiento, origen y expansión.

La ciudad de Esmeraldas a inicios del siglo pasado se ubica en las riveras del río Esmeraldas con una población de 50.000 habitantes y la captación de agua para el consumo humano se la organiza con la creación de una empresa municipal de agua potable a la altura del cabezón desarrollando un sistema de pozos y bombeando el agua de una planta de tratamiento suya estructura aun existe al ingreso de un tanque en la ciudad de Esmeraldas con sistema de de filtraciones un laboratorio un tanque de distribución del agua potable ubicado en Aire Libre se distribuye el agua por gravedad a la ciudad encontrándose instalado muchos grifos que permitan por emergencia para prevenir y apagar incendios en la ciudad.

A medida que la ciudad crece la empresa expande sus redes de servicios creando un tanque de distribución en la loma de Santa Cruz para atender la ampliación del servicio al sector de las palmas. En el gobierno de León Febres Cordero la demanda de agua potable crece por el crecimiento poblacional y para atender la producción del servicio, se financio el proyecto de ampliación de captación y redes de distribución de agua potable, con los pasos de los años el servicio es deficiente; el agua es racionada por días, por horarios y pos barrios dificultándose el desarrollo de las actividades educativas, económicas, industriales y turísticas.

El gobierno actual financia un proyecto de mejoramiento del sistema de captación existente en San Mateo, construcción de diferentes tanques de distribución reemplazo de

la cañería y redes, medidor acometida e instalaciones de medidores domiciliarias para atender la demanda actual de una población de 200.000 habitantes máximamente que Tiene la ciudad de Esmeraldas y ampliar los servicios de Rio Verde y Atacames. Este aporte económico sirvió también para fortalecer el administrativamente la empresa. La necesidad de actualizar las viejas cañerías de distribución la creación de nuevos tanques de distribución y el arreglo de las calles transversales y el asfalto de nuevas calles de barrios y ciudades que son destruidas por el trabajo de las nuevas redes de distribución a hecho posible que le actual Gobierno otorgue al Gobierno Autónomo Descentralizado del Municipio del cantón de Esmeraldas otorgue a través del banco del estado un crédito de 140,000.000 para la adquisición de nuevas bombas de succión a los sistemas de almacenamiento empresa mejorara su sistema administrativo, técnico y por consiguiente el rol que juega el quipo de secretarias de esta empresa será protagónico.

La eficiente gestión apoyara a las diversas unidades estará visible en el trabajo diario que desarrolle el equipo de secretarias dinamizando con su aporte y colaboración el cumplimiento y ejecución de los diferentes planes, programas que realice la empresa.

1.2 Misión del proyecto

El objetivo fundamental es este proyecto es relievar (resaltar) el aporte que desarrolla el equipo de secretarias como apoyo fundamental en la empresa de Agua Potable y alcantarillado en la cuidad de Esmeraldas EAPA SAN MATEO contribuyendo de una manera sincronizada y sistemática a los diferentes planes, subprogramas, programas y al proyecto en general cuyo objetivo general es atender el suministro de Agua Potable y alcantarillado a los habitantes del cantón Esmeraldas, Rio verte y Atacames.

1.3 Visión del proyecto Demostrar como el trabajo profesional de las secretarias contribuye ampliamente los objetivos fundamentales de la EAPA – SAN MATEO.Demostraremos las técnicas y la metodología de trabajo, en la organización de la correspondencia e información actas de trabajo, informes técnicos que se generan el las diferentes unidades de trabajo se producen utilizando los sistemas tecnológicos de la informática, la distribución de la correspondencia en los diferentes departamentos y direcciones para la ejecución del plan operativo anual de la institución; las técnicas de archivar y clasificación. El apoyo administrativo a los ejecutivos directores y técnicos en la facilitación organizada del trabajo de secretarias. De igual manera la visión de este proyecto es demostrar con el trabajo técnico y eficiente de una secretaria apoyar el marketing de ventas, servicios y recaudación de la empresa, demostrando una buena imagen al público.

Objetivos

2.1 Objetivo general

El objetivo general de este trabajo es sistematizar y difundir los conocimientos técnicos que genera una secretaria en el trabajo de apoyo a la Gestión administrativa de una empresa.

2.2 Objetivos específicos

Expresar, los conocimientos técnicos de una secretaria; copiar las instrucciones y órdenes de las comunicaciones, oficios, memorándum, órdenes de trabajo, informes, etc., y crearlos con el empleo de los medios informáticos actuales, empleando los recursos de Word, Excel, power point, imprimir, presentar al jefe, director, gerente, etc. Y luego de aprobada la comunicación, la información será distribuida a las unidades de trabajo a la que esta dirigida.Registrar mediante las técnicas de archivo las diferentes comunicaciones memorándum, informes, planes, programas, presupuestos, y proyectos registrándolos clasificadamente, en un orden cronológico y en carpetas distintas de igual manera las comunicaciones enviadas y recibidas a más de ser clasificada en los órdenes correctos.

Justificación La importancia de esta investigación científica es generar una visión integral del importante rol que juegan el equipo de secretarias en una empresa; las cuales una vez empoderadas, de los propósitos de la empresa; de la misión y visión que tiene que cumplir las secretarias apoyaran el trabajo de las diferentes unidades técnicas, administrativas, contables, financieras, de recaudación, de comercialización, de captación de agua, de la planta de tratamiento, bodegas, laboratorios, adquisiciones, gerencia y los diferentes programas y proyectos de distribución de agua; como es el caso que nos ocupa investigar de una de las mas importantes empresas que tiene el Cantón de Esmeraldas EAPA – SAN MATEO, el cual es proporciona el suministro de agua potable para los cantones de Esmeraldas, Rio Verde y Atacames; así como el mantener en optimas condiciones los sistemas de alcantarillado y aguas lluvias y la aportación y construcción de un sistema de tratamiento a las aguas servidas para ser arrojadas al Rio Esmeraldas sin contaminación.La disfunción de las técnicas en la elaboración, distribución, archivos de todas las comunicaciones que se generan en la administración eficiente de los recursos humanos, materiales: Maquinarias, equipos, herramientas, bodegas, adquisiciones, información de ingresos de recursos, gastos y depósitos bancarios que genera el flujo financiero para mantener operativa la empresa en el cumplimiento de los objetivos de la empresa, toda esta gestión tiene un pilar de apoyo técnico en el aporte que genera el equipo de secretarias que de manera concatenada contribuye al cumplimiento exitoso del servicio básico que es el Agua Potable.

Estudio de mercado

4.1 Análisis Del Mercado

Al nivel del país todas la empresas publicas, y las empresas privadas requieren de una secretaria, en el mercado laboral de la provincia de Esmeraldas existen muchas empresas publicas con delegaciones de los diferentes ministerios que existen en la capital: Ministerio hidrocarburos, ministerio del ambiente- delegación de Esmeraldas; Banco Nacional de Fomento; Ministerio de agricultura ganadería acuacultura y pesca- delegación de Esmeraldas, los gobiernos provinciales, los gobiernos autónomos provincial del municipio del Cantón de Esmeraldas. Las empresas privadas tales como: Codesa, el terminal terrestre; las empresas de transporte tales como: Trans Esmeraldas, occidental. Pacifico, costeñita, y en el caso que nos ocupa de la empresa de agua potable y alcantarillado de Esmeraldas- EAPA SAN MATEO; es decir todas estas empresas e instituciones demandan de una gran cantidad de secretarias para poder dinamizar el apoyo a la gestión administrativa, a la venta de servicio; al suministro de bienes y servicios que ofrecen. Esta creciente actividad comercial incrementa permanentemente la demanda de secretarias. Es decir, un recurso humano capacitado con las técnicas de secretarias para elaborar comunicaciones, archivar correspondencia, elaborar informes técnicos, proyectos, presupuestos, planificaciones que configuran los diversos modelos de gestión de las empresas. Este trabajo ahora es más tecnificado por el uso de los sistemas tecnológicos computarizados.

La demanda de secretarias a nivel de los sistemas de clasificación de los cargos públicos tienen escalas de clasificación: auxiliares de secretaria, asistente de secretaria, secretaria ejecutiva, y las remuneraciones están clasificadas de acuerdo a las experiencias técnicas, con sueldo que ocilan desde una remuneración básica unificada; es decir $340 hasta $1670.

4.1.1

Productos y servicios a comercializar

El producto a ofrecer en el mercado laboral es la capacitación técnica y eficiente de una secretaria con los conocimientos en la elaboración de comunicaciones las cuales pueden estar determinadas por: oficios, memorando, ordenes de trabajos, informes técnicos, sociales, proyectos, planes, programas, planes operativos anuales, sistematización de información contable financiera. La digitación de esta información, por el sistema informático; la distribución por órdenes de los jefes hacia los demás dependencia de la institución; direcciones, unidades de trabajo. Es decir la organización de los archivos clasificados de las diferentes comunicaciones que se generan es una institución. Es la tarea general de una secretaria en una empresa pública, privado o comercial.

En el caso que nos ocupa esta investigación ; y que se encuentra relacionado directamente con el rol que juegan las secretarias; aportando con los conocimientos técnicos; en la administrativa podemos resaltar conforme el anexo N.1 y que corresponde al orgánico funcional de la EAPA – SAN MATEO podemos señalar que el directorio en sus secciones genera acuerdos, relaciones, ordenanzas, políticas de ampliación del servicio; Convenios y acuerdos interinstitucionales contratos, hipotecas, legalizaciones, que como instituciones técnicas de trabajo deben ser cumplidas por la presidencia que tiene el rol o calidad de gerente de la empresa; responsable de las resoluciones enmarcadas por el territorio y que el debe canalizarlas desde su secretaria general a cada una de las direcciones las cuales son: planificación, asesoría legal, dirección técnica. Que cuenta con una secretaria que dinamiza todas las órdenes de trabajo, la ejecución de planes, programas, proyectos a las siguientes unidades de trabajo: estudios, proyectos, producción, distribución, redes y alcantarillado. Cada uno de estas unidades de trabajo es apoyado por el servicio de una secretaria que sistematiza la información técnica a los diferentes grupos humanos de trabajo ; es decir hay generación de memorandos, oficios, ordenes de trabajo, organización de la información a niveles de los ordenadores informáticos, archivos físicos, la generación dinámica de las comunicaciones enviadas y recibidas como fuentes de información de cumplimiento de las ordenes de trabajo que retornan a los diferentes jefes de trabajo de estas unidades técnicas para que sea revisado el cumplimiento de los cronogramas de trabajo y se generen las ordenes de pago asia la dirección financiera de la empresa; y que cuente con un archivo planificado, sistematizado por el origen; por la fuente de información.

De igual manera el trabajo en equipo de las secretarias se ve reflejado por la generación, producción de comunicaciones, distribución, y archivos ordenados de las siguientes direcciones y unidades Dirección Técnica y servicios institucionales. Adquisiciones, transporte, bodega, dirección financiera, presupuestos, contabilidad, tesorería.

La dirección de recursos humanos constituye una unidad que genera comunicaciones propias tales como, planificación de cuadros de vacaciones, informes técnicos, sociales, un presupuesto acorde al desarrollo de la empresa, información técnica de recursos humanos que aporta al cumplimiento de la misión y visión de la empresa. Elementos fundamentales para aportar a la elaboración del informe de rendimiento de cuenta que desarrolle la empresa.

La dirección financiera y presupuestos con el apoyo del equipo de secretarias y los siguientes unidades: Contabilidad, tesorería; generan una abundante información de tipo constante financiero tales como roles de pago, pago de contrato, adquisición de materiales y bienes para garantizar el servicio y la expansión de la empresa. Por su naturaleza los archivos y la organización de esta dirección deben ser minuciosamente archivados y clasificada por el origen de las cuentas clasificadas en el presupuesto.

4.1.2 CLIENTES

El equipo de secretaria conformadas por secretarias ejecutivas auxiliares y ayudantes de secretaria distribuidas en todas las direcciones y unidades de trabajo, de la EAPA-SAN MATEO, a mas de atender necesidades internas de todas las unidades de trabajo generando el cumplimiento de todos los objetivos de la empresa; contribuyen con su valioso aporte al cumplimiento de los fines específicos que tiene la empresa; es decir atender el suministro de agua potable para los cantones de Esmeraldas, Atacames y Rioverde; en equipo se ve reflejado la tención a los clientes es decir a una población que supero los 300.000 habitantes. La imagen de la institución es creada por el equipo técnico en su conjunto; que incluye al quipo de secretarias. Y el servicio que presta la Empresa es valorizado por la atención recibida por los clientes a los cuales se les vende este servicio. Es decir la opinión ciudadana es diversa de acuerdo a la calidad, cantidad y permanencia del servicio. Opiniones que califican a la empresa de regular, deficiente y buena.

Esta imagen del servicio al cliente también se refleja en la calificación de los funcionarios.

4.1.3 COMPETENCIAS

La EAPA SAN MATEO es una Empresa única que brinda un servicio de agua potable y alcantarillado; y por atender a estas tres poblaciones de Atacames, Rioverde y Esmeraldas esta obligada a ser eficiente; a capacitar su recurso humano con seminarios, cursos, talleres en todas las áreas ; incluyendo al equipo de secretarias que con el paso de los años desarrollan una actividad de rutina sin prepararse en el campo profesional de una manera eficiente en las técnicas informáticas del Word, Excel, Pawer Point técnicas de flujo grama, Air-wvui. Y el conocimiento de la tecnología para darle seguimiento a la ejecución de Poa y al modelo de la ejecución, es decir al conocimiento del dominio del sistema de Proyec.

Ética profesional de una secretaria

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial; tanto en el mundo de los negocios como en la industria, sector publico, privado, profesionales, proyectos agroindustriales, políticos, inmobiliarios; turísticos, financieros y novales.

El mundo económico ve a la secretaria como una persona que contesta correspondencia, elabora actas de reuniones, y da orientación tras un simple escrito. Pero en los últimos tiempos, el concepto de secretaria ha cambiado hoy es vista como una verdadera asistente de su jefe, al grado de asumir con ahincó algunas responsabilidades del mismo.El trabajo administrativo que cada asistente tiene que realizar puede variar dependiendo de las actividades de la empresa, ya que cada sector tiene sus propias características y necesidades. También influye la forma jurídica de cada empresa, por ejemplo una oficina de gobierno no es lo mismo que una empresa familiar o privada, una vez que estas últimas tienen mayor libertad en la elaboración de documentación administrativa pudiendo lograr una mayor productividad en las operaciones cotidianas.

La magnitud del negocio de la empresa, de la inclusión o del caso que investigamos; como es la EAPA – SAN MATEO; genera abundantes comunicaciones que son canalizadas a

través de las diferentes direcciones, unidades técnicas y administrativas; con fines de garantizas el servicio del suministro de agua potable y alcantarillado.

5.1 Funciones Básicas De Las Secretarias Toda secretaria ejecutiva, asistente o auxiliar debe cumplir las siguientes funciones fundamentales:

Representar personalmente a su jefe o empresa. La secretaria suele ser la primera persona que representa a una empresa o al jefe.

La impresión que reciban en un primer contacto, dependerá, muchas veces, de la eficacia con la que una secretaria se exprese.

Organización del trabajo del jefe.

Una secretaria o asistente eficiente; es la que facilita el trabajo del gerente, jefe o del director que contribuye a elaborar todos los memorando, oficio, informes, presentarlos a su jefe inmediata superéis para la revisión, firma entrega a las después tomen y unidades de trabajo correspondiente, así como la clasificación de los archivos.La secretaria deberá ser la verdadera memoria de su superior, tanto de los compromisos internos como los externos: acordarle puntualmente la hora exacta de las entrevistas, reuniones, sesiones de trabajo, las llamadas para las personas consideradas y necesarias y en el momento oportuno, etc.

Ayudar a la preparación y organización, asambleas, reuniones, entrevistas, etc. Apoyar la planificación de los viajes lo que implica: - Planificar de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra de los boletos

de viajes, las reservas en hoteles, ocuparse de los visados, etc. Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y de salida.

Tarea de conexión

Como canal de comunicación interna, la secretaria hace la conexión entre superior y cualquier otra persona de la empresa. Al mismo tiempo, desempeña un papel importante en el ámbito de las comunicaciones con el exterior (clientes, proveedores, instituciones privadas y oficiales, etc.

5.2 Principios éticos y morales de una secretaria:

Cada profesional sea secretaria ejecutiva, asistente auxiliar debe manejar los principios éticos y morales; que se deben reflejar en su conducta y comportamientos en el trabajo individual y en equipo. Debe mantener una buena conducta un respeto a todo los que el rodean; un comportamiento de la colaboración en su equipo o unidad de trabajo.Debe trabajar, con responsabilidad, con amor, con dignidad, integridad, y debe de resolverse con honradez, lealtad, buena fe y preservando la importancia técnica y estratégica de la empresa.

Normas de ética de las secretarias

Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena fe en sus catos y ser una persona honrada.

Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la información y hechos de los que pudiese conocer, en función a su cargo en el ejercicio de su profesión.

El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de las secretarias, además que existen países en las que sus leyes protegen este principio, por lo tanto una secretaria no divulgara, ni podrá poner en conocimientos de otras empresas, temas que no le hayan sido autorizados específicamente hablar de ellos.

La discreción es un principio fundamental, la información empresarial y a titulo personal de sus ejecutivos, no debe ser divulgada.

Por un principio de ética la secretaria no debe copiar documentación y archivos que la empresa los considere como confidenciales, mas aun descuidarse con estas copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas para afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma oportunista por la competencia.

El perfil profesional de una secretaria ejecutiva, asistente o auxiliar; se consolida con las siguientes cualidades, atributos; y formación profesional:

Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena fe en sus actos y ser una persona honrada.

Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la información y hechos de los que pudiese conocer en función a su cargo en el ejercicio de su profesión.

El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de secretaria, además que existen países en las que sus leyes protegen este principio, por lo tanto una secretaria no divulgara, ni podrá poner en conocimiento de otras empresas temas que no le hayan sido autorizados específicamente hablar de ellos.

La discreción es un principio fundamental, la información empresarial y a titulo personal De sus ejecutivos no debe ser divulgada.

Por un principio de ética la secretaria no debe copiar documentación y archivos que la empresa los considere como confidenciales, mas aun descuidarse con esas copias y

dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas para afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma especulativa en el mercado.

Características

Discreción Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianzas, como lo es el cargo secretarias, dado que tiene acceso o material reservado.

Puntualidad Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo. Determina la eficiencia y eficacia profesional.

Paciencia Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecer jamás a dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás.

Organización Una secretaria debe ser organizada, sin excusas las personas que se relacionan en tu trabajo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado oportunamente.

Tacto Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona esta satisfecha.

Responsabilidad

La responsabilidad es vital en un cargo de secretaria. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo.

Perfil profesional de una secretaria Personalidad equilibrada y Pro – activa.

Autoestima positiva. Capacidad de adaptación a los cambios. Habilidades comunicativas y escucha activa. Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. Disposición para trabajar en equipo. Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. Espíritu de superación. Flexibilidad. Sentido de humor. Alto nivel de cooperación. Apoyo a las otras unidades de trabajo.

Funciones que debe cumplir una secretaria ejecutiva, auxiliar, o ayudante.

Elaboración informática de todas las comunicaciones que se generan en la gerencia, presidencia, dirección administrativa, o unidades técnicas de trabajo ; llámense estas oficios, memorando, circulares, ordenes de trabajo, etc. Su distribución, con el registro de recibido.

Archivo organizado, sistemático de las comunicaciones. Actuar como secretario técnico de las reuniones de equipo. Organizar las actas, decisiones, resoluciones y documentación que se genere en la

ejecución de los diferentes proyectos que ejecute la empresa. Recibir la correspondencia que llega a la gerencia, dirección o unidad de trabajo;

dándole el tramite correspondiente. Contestar, cumplir y atender las disposiciones ya encargos que se mandaba a la

empresa. Contestar, cumplir y atender las disposiciones y encargos que se generen a las

diferentes áreas administrativas de la EAPA – SAN MATEO. Preparar los documentos de soporte, estudios e informes para las reuniones

ejecutivas que mantienen los jefes, o directores. Apoyar los informes de las actividades ejecutadas por el departamento,

direcciones, unidades técnicas, y/o equipos de trabajo. Apoyar la elaboración de los informes de rendición de cuentas.

Recursos financieros

N° Descripción Cantidad Valor Valor total

1 Papel Bond 2 R 5 10

2 CD 1 1 5

3 Flash memory 4GB

1 12 12

4 Gastos de impresión

150 H 0,20 3

5 Revelación de fotos

10 3,5 15

6 Gastos de movilización

30 30 30

7 Empastado de tesis

1 7 7

8 Lápices 1 1 0,25

9 Clip 1 0,5 0,75

10 Regla 5 0,25 0,25

11 Tijera 15 1,5 1,5

12 Goma 1 1,50 1,50

13 Reproducción de tesis

3 5 1,15

Total $120