“♫ Is er leven, is er leven na de … ♫”

SURFgroepen voorbij

SURFnet Relatiedagen 2010

Arne Horst

Noordwijkerhout, 8 december 2010

SURFgroepen voorbij

Arne Horst - Beleidsadviseur Onderwijs & ICT, Hogeschool Inholland

– Columnist @Expertise HO, Nieuwsbrief voor Hoger Onderwijs– SharePointgebruiker van het eerste uur (2001) maar geen ‘purist’– SharePointgoochelaar voor al uw educatieve feesten & partijen– Gezien bovenstaande niet verwonderlijk: ‘grootgebruiker SURFgroepen’– Bedenker nieuwe concepten & tools (zie o.a. www.bliki.nl) – Onderwijsideoloog– SURF SIG DLWO– Geograaf – Edublogger: http://arnehorst.nl – (oud) Docent– (oud) Coureur, (oud) Enz.

• SURFgroepen. Voor sector nu een Cloudoplossing obv SharePoint 2007– Informatie wordt binnen SP voor ca. 80% procent opgeslagen in lijsten. Verder o.a. libraries, pagina’s en

web parts

• “SURFgroepen is een samenwerkomgeving” Ja, dat is het óók

• Behalve online omgeving tbv samenwerking echter óók:– fungeert als ‘Extranet’ binnen gehele sector en daarbuiten – een unieke

situatie– Persoonlijke werkomgevingen– Proeftuin, ontwikkelomgeving, projectomgeving– Omgeving tbv uitwisselen van kennis , documenten,

(custom) templates – Omgeving tbv publicatie zoals blogs, wikis– Maar vooral ook: SURFgroepen is ‘bouwdoos’

Situatie nu

• Zonder programmeurs of inhuur van derde partijen zijn mensen uit het onderwijs 'met muisklikken' zelf in staat tools en oplossingen te creëren die direct aansluiten op de behoefte van het onderwijs.

• Op dat (kansrijke) vlak zijn we in het onderwijs eigenlijk pas net begonnen...

Enkele voorbeelden:– DigOport– Digitale Muurkrant – Blog Support (geaggregeerd) – Blikkies

Bouwdoos

• Voor meeste alternatieven die worden genoemd betreffen het veelal online tools tbv samenwerking.

• Voor andere tools als alternatief voor SURFgroepen ligt bal bij instellingen en niet bij individuele eindgebruiker SURFgroepen

• Voor de alternatieven die geboden worden, betreffen het veelal ‘veilig stellen’ van data uit lijsten.* – Of naar lokale harde schijf, of naar andere SharePoint omgeving. (Dan

is andere SharePoint omgeving een vereiste.)

* (SharePoint Lists, geen SharePoint Sites maar ca 80% van data zonder context van site. Vergelijk: mappenstructuur in admin: Geen site inclusief vormgeving en dergelijke).

• Roeien…

Probleemstelling(en)

Meer info:https://www.surfgroepen.nl/sites/communitysupport/surfgroepen/support/Pages/AlternatievenvoorSURFgroepen.aspx

Enkele alternatieven

livecampus.net

(voor online samenwerken)

• Export/archiveringstool SURFgroepen - vanaf half december 2010 beschikbaar– Geeft handvatten om bijv. documenten (inclusief mappenstructuur) snel

naar andere omgeving te plaatsen– Let wel: archiveringsfunctie (geen migratie tool).

• Voor documenten en afbeeldingen: Standaard SharePoint Component - Explorer View. Copy – Paste via internetbrowser naar lokaal of andere omgeving

• Save List as Template, al dan niet Include Content. Max. 10 MB aan List ItemsHandig voor back-up of migratie – Gemiddelde site > 10 Lijsten

Andere alternatieven

• Vanaf half december 2010 beschikbaar– Geeft handvatten om bijv. documenten (inclusief mappenstructuur)

snel naar andere omgeving te plaatsen– Let wel: archiveringsfunctie (geen migratie tool).

Export/archiveringstool SURFgroepen

• List Actions – Open with Access of Export to Spreadsheet*

• Meer: zie blog post

Lijsten in-/exporteren – Excel Access

• Colligo Reader (niet de Contributor)– Voordelen:

• een van de tools die als eindgebruikers zelf kunnen aanwenden tbv veilig stellen data – en gratis

– Nadelen: • Veel NAW-gegevens invullen voor download (inclusief telefoonnummer)• Colligo Reader start in principe automatisch op bij starten computer• Net als meeste tools: enkel de list data (dus niet de gehele site met web

parts in context)• Grootste bezwaar – Read Only. Je site als soort ‘PDF’.• Geen bewerkingsmogelijkheid, ook niet voor

documenten. Docs lokaal, dan niet meer online. Daarvoor is Colligo Contributor (a $179,-) vereist.

• Meer: Blog Post en SURFgroepen – https://www.surfgroepen.nl/sites/communitysupport/surfgroepen/support/Pages/HowTo-DataExporteren.aspx

Alternatieven voor lokaal opslaan

Alternatief voor migratie

• Entropysoft. Hiermee is het mogelijk om mbv plugins naar verschillende platformen (dus ook niet-SharePoint) te migreren.

• Zelf nog niet getest. Vermoedelijk enkel docs/list data

• Indrukwekkende lijst van beschikbare connectors.. Dat wel..

• Meer: www.entropysoft.net/cms

• AlfrescoDS Enovia MatrixOneEMC Documentum CenterStageEMC Documentum Content ServerEMC Documentum eRoomFile Systems NTLMFTPHP Trim ContextIBM Content ManagerIBM DB2 Content Manager ODIBM FileNET Content ServicesIBM FileNET Image ServicesIBM FileNET P8IBM Lotus ConnectionsIBM Lotus NotesIBM Lotus QuickplaceIBM Lotus QuickRIBM Lotus WCMIBM WebSphere Portal PDMInterwoven TeamSiteInterwoven WorkSite NTI.R.I.S. ArcheaIron Mountain Digital SafeJCRMicrosoft Exchange 2003,07,10Microsoft Sharepoint 2003,07,10Open Text eDocs (Humm. DM)Open Text LiveLinkOpen Text VignetteOracle Stellent Universal CMSAP KMSymantec Enterprise VaultWebDAV serverXerox Docushare

•Updated: November 2010

• MetalogixVoordeel - ‘echte’ migratietool : 100% content

• Nadelen:– zoals bij alle migraties is

andere omgeving vereist– Professionele tool,

interface kan drempel zijn voor gewone gebruiker

– Professionele tool (lees ‘duur’ )

– Meer: http://www.metalogix.net/Products/SharePoint-Site-Migration-Manager/

Alternatief voor migratie site

• Indien migratiemogelijkheid naar andere SharePoint Farm mogelijk is: Save Site as Template - include content – Handeling vrijwel idem als List Template,

maar dan voor gehele site inclusief alle lijsten met items. Bewaar site als *.stp bestand

– Uitdaging: Max 10 MB per sjabloon

– ‘Truc’: eerst Documenten en afbeeldingen uit Libraries kopiëren via Explorer View naar lokaal (metadata blijft gehandhaafd), dan site als bestand opslaan.

– Dan bestand uploaden naar andere Template gallery in andere SharePoint Farm. New Site obv dit TemplateDocumenten en Afbeeldingen weer copy - paste.

Alternatief voor migratie van site

• Voor individuele eindgebruiker wordt najaar 2012 flink “roeien”– Handmatig opslaan van sites en lijsten als templates – Voor subsites (sites onder Top Level )afzonderlijk) - arbeidsintensief– Sjablonen max 10 MB (op zich voor List Items meer dan voldoende)

• Sjablonen migreren naar andere SharePoint farm levert aandachtspuntjes– Bijvoorbeeld bepaalde web parts in andere farm niet geinstalleerd op

Serverniveau– Web Part Connecties en koppelingen tussen lijsten kunnen ‘nukken ‘gaan

vertonen. Veelal handmatig te herstellen (arbeidsintensief)• Maar dat is nog altijd sneller dan op basis van documenten en data nieuwe

sites compleet opnieuw op te moeten bouwen; in welk ander platform dan ook

• ‘Bestemming onbekend’ Onder eindgebruikers heerstonduidelijkheid waar heen te kunnen met sites om (onderwijs)activiteiten na 31-12-2012 voort te zetten

Aandachtspuntjes

• Nog wel wat te doen voor 31 december 2012:• SURFConext (COIN) kansrijk voor uitwisselen van documenten (en Entropysoft?)

Documenten e.d. (middleware) Niet voor gehele sites, vermoed ik zo. • Alternatieven veelal op organisatieniveau, niet bij eindgebruiker SURFgroepen• Alternatieven veelal beëindiging van live activiteiten als Site tot gevolg: lees termen

als ‘archivering’, ‘read-only’, ‘veilig stellen’, ‘back-up’, ‘off-line lezen’ etc.

• Misvatting: beschikbaarheid van SharePoint omgevingen bij aantal aangesloten instituten (al dan niet on premise) is geen optie. Sites op SURFgroepen dienen juist vanuit Extranetfunctionaliteit over hele sector heen andere doelen (vaak ook andere doelen dan enkel file share / online collaboration). Vgl. Twitter met Yammer.

• Echt alternatief is andere SharePointomgeving over sector beschikbaar om Online activiteiten te kunnen continueren. En ook dan is migratie als eindgebruiker nog ‘flink roeien’ (met name bij enthousiast gebruikers van meerdere sites).

Conclusies

• Over SURFgroepen: FAQ - SURFgroepen Support: Klik hier

• Meer informatie zoals deze presentatie, handleidingen SharePoint en voorbeelden in het algemeen:– Arnehorst.nl – ICT & Onderwijsblog http://blog.arnehorst.nl – Bliki.nl / Blogfolio.nl / Competentiewiki.nl– Twitter: arnehorst– Linked IN: arnehorst– Deze presentatie: www.slideshare.net/arnehorst

• arne.horst [at] inholland.nl

En verder:– Expertise HO 8/2010: “Vloeken in de kerk”

Over het waarom van SharePoint voor onderwijsontwikkeling.

Meer informatie