Download - Subsidie Management - Overheidsdag 2012

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SAP Subsidiemanagement voor de overheid

Hein Keijzer, 21 november 2012

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Agenda

SAP Subsidie Management: proces

Inzoomen op de verschillende stappen in het proces

SAP geselecteerd en dan….?

SAP Subsidie Management: waarom?

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Mijn Public SectorPolitics, Stakeholders,Government Agencies

Citizens, ConstituentsStrategic Planning Operation Support Service Delivery

Organization Management & Support

Human Capital ManagementEmployee Resource Management

Position Plan Management

Government ProcurementPublic Tendering

Contract Management & AdministrationOperational Procurement

Procurement Services

Public Sector AccountingBudget Formulation and Preparation

Budget Execution

Social Services and Social SecurityOutreach

Relationship ManagementCase Management

Financial ManagementAdministration Management

Grants ManagementGrants Management for GranteeGrants Management for Grantor

Government ProgramsConstituent Services

Tax and Revenue ManagementTaxpayer Identification and Returns Processing

Collections and DisbursementsCase Management

Revenue AccountingFinancial Customer Care for Public Sector

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Subsidie Management

Soorten financiering• Huur• Studie• Zorg• Welzijn

Personen

Organisaties

Provincies

Gemeenten

Universiteiten

etc

Ontvanger

Organisatie

Rijksoverheid

Provincie

Gemeente

Verstrekker

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Doelstellingen van de oplossing

Verbetering service verleningBetere serviceSneller toegang tot informatie die er toe doet!Verhoogde kwaliteit en accuratesseVerbeter multi-channel levering aan klantEén gezicht (en eenduidige informatie) naar de klant

Verhogen snelheid en efficiencyElimineer fouten door geautomatiseerde verwerkingBetere beslissingen door accurate en up-to-date informatie

Verhoging van transparantie en verantwoordingBetere management en ‘control’ van budgetVerbeterde transparantie en te auditen activiteiten

Meer met MinderVerlaag administratieve last en verbeterde bedrijfsprocessenLagere kosten voor integratie met financiële administratie enControlling

Scenario: Doelstellingen:

Grants Managementvoor Grantor

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Markt trends in Subsidie Management

MarktFederale staten, landen en medeoverheden leveren financiële assistentie voor eenveelheid aan programma’s door subsidies aan burgers en bedrijfsleven (vb. landbouw,bedrijfsleven, onderwijs, zorg, arbeid, rechtstoepassing, veiligheid, milieu en -openbaar -vervoer)

Key IssuesZorg voor één duidelijk beeld naar de samenleving/verzorgingsgebiedBiedt een ‘meerkanaals’ subsidieaanbod (service delivery)Ontwikkel een efficiënt, effectief en klantgeoriënteerd subsidieverleningsprocesDraag zorg voor een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen (medewerkers en geld)Verbeter de informatiedeling/-voorziening aan de betrokkenen (transparantie)Implementeer audit regels voor subsidies

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Transparantie in subsidieverlening - Analytics

US Federale overheid

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Gemak bij Subsidie aanvragen – Mobiele toepassingen

US Department of Agriculture

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‘What if’ Analyse

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Alle overheden hebben met subsidies te maken

66Wijzigingen

22Budgettering

44Beoordelen aanvraag

55Overeenkomst

88Betaling

99Audit

1111(jaar) Afsluiting

33Aanmelding

77Claim/vordering1010

Incasso

ProgrammaManagement

11

SAP Grants Management- Grantor -

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Budgettering

Budget in financiele administratie met gebruikmaking vanFund (geoormerkt geld)Funded Program (= Subsidie Programma)Functioneel gebiedFund Center (kostenplaats)VerplichtingenadministratieSubsidies

In de budgetteringsmodule of in de planningstool van het Budget ControlSysteem (BCS)

22

Budgeting

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Aanmelding

33Aanmelding

Formulier is flexibel te definierenAdobe Interactive FormsOnline Regelingen + mogelijkheid uploaden van documenten

Status managementBudgetcontrole

Integratie met SAP ERP – PSM-FMFunds Pre-commitment (zachte verplichting wordt vastgelegd)

Voorbereidende stappen voor assessment/ 1e financieleexecutie

Bedrag (Verzocht, heeft Recht op, Toegestaan)Data (start datum, eind datum )

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Interactieve formulieren: geïntegreerd

Vindformulier

Voeggegevens toe Goedkeuring Vastleggen

gegevens

Aanvrager ManagerKenniswerker

Uitzonderingenin de back-office

Interactive Forms: Stappen kunnen ook off-line worden gecompleteerd

Dossiers: Bewaren alle formulieren, stukken en de interactie

Geleid door het digitale proces, met workflow, tracking en tracing

1 2 3 4

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Beoordelen aanvraag

44

Beoordelen aanvraagHandmatige beoordeling

Het formulier opvragen en bekijkenGebruik van een checklist/survey

Automatische beoordelingDefinitie en verwerking van de regelingenmet gebruikmaking van Business RulesFramework (BRF)

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Aanvraag beoordelen

CRM Vragenlijsten & scoring• Checklist

•Scoring•Knockout criteria

Rules engine integratie• Automatische checks

• Regel-gebaseerdebeoordeling

Workflow• goedkeurings process

• Menselijke tussenkomst• Beslissingsproces

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Praktijkcase – USDA Farm Services Agency

http://www.fsa.usda.gov/FSA/newsReleases?area=newsroom&subject=landing&topic=pfs&newstype=prfactsheet&type=detail&item=pf_20081219_insup_en_dcp.html

http://www.fsa.usda.gov/FSA/webapp?area=home&subject=prsu&topic=col-nl

http://www.fsa.usda.gov/FSA/midas?area=home&subject=landing&topic=landing

Financial Management Modernisation Initiative

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Praktijkcase – USDA Farm Services Agency

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Praktijkcase – USDA Farm Services Agency

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Praktijkcase – USDA Farm Services Agency

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Praktijkcase – USDA Farm Services Agency

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Praktijkcase – USDA Farm Services Agency

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Praktijkcase – USDA Farm Services Agency

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Een kijkje in het systeem….

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Subsidie management: technischBasis subsidie infrastructuurKlantspecifieke subsidie scenario’sIntegratie van alle mogelijke contactscenario’s tot en met de financiële afwikkeling (indien gewenst)

Subsidie Management: BedrijfsprocesProgramma managementWeb application/Adobe Interactive FormsGeautomatiseerde assessments/beoordelingOvereenkomstenWijzigingenClaimsBetalingsscenario’sMonitoring en reportingAuditing

Subsidie ManagementWat krijgt u?

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Grantormanagement RDS

Rapid Deployment of Pre-configured Grantor Management processes

Citizen portal UI for Registration, Application Submission and Tracking

New Functionality – Performance Management to track performance of the Grant

Integrated Grant Activities for Application Processing and Validation

BRF+ for integrated Program based Payment Calculation

Risk Management and Assessment

Dynamic Event based Alerts / Notification

Grants integrated Email Response Management System (ERMS)

Questionnaire based Assessment of Applications Forms

Integrated Workflows for Grant Application

Integrated Workflows for Grant Agreement

Structured Status Management for Tracking

Pre-defined Email Smart-forms

Enhanced BW Analytics for Grant Management

Grants Enabled Mobile Solution (GEMS) - built on Sybase unwired platform

Guided Procedure for Application Processing

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[email protected]

© 2012 SAP AG. All rights reserved.© SAP 2009 / Page 27

Thank you!

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