Studentmobiliteit HO-link juni
2015
1
Studentmobiliteit Hans Punt en Hans Westerik
HO-link juni 2015
Agenda: Studentmobiliteit
Studentmobiliteit: belangrijk(er);
Wat verstaan we er onder, hoe te beoordelen en waar willen we
naar toe?
Pakketselectie;
Beoordelingscriteria;
Planning;
Wat valt op?
Do en Don’t
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 2
Er moet wat gebeuren, maar hoe of wat precies?
Daarom eerst een ‘vooronderzoek’
Eerst gezamenlijk startpunt/uitgangspunt;
Wat is de scope (wat wel/niet);
Welke stakeholders;
Welke wensen/problemen;
Waar willen we naar toe?
Vervolgprojecten incl prioritering;
Belangrijk: draagvlak!
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 5
Projectopdracht: waar hebben we het over en waar
willen we naar toe
Scope uitwerken
Vaststellen van de scope is onderdeel van het project.
Globaal: alle inkomende en uitgaande studenten.
Scenario plus definiëren projecten
Rapport met architectuur/scenario waar we naar toe willen
werken;
En tevens hoe we daar kunnen komen: vervolgprojecten;
Trefwoorden hierbij: éénmalige vastlegging, integratie van
informatie, self service en workflow.
Start september, rapport december 2014 opgeleverd
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 6
Projectrisico’s…
Veel andere projecten/initiatieven op dit vlak;
Verschillende opdrachtgevers bij genoemde initiatieven;
Wie kan aansturen op basis van een totaaloverzicht?
Lokaal verschillende werkwijze;
Hoe houden we de vaart er in?
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 7
Studentmobiliteit, wat is dat?
Iedereen heeft wel een vage notie bij studentmobiliteit, maar wat
bedoelen we hiermee?
Werknaam studentmobiliteit, processen die te maken hebben met
studenten: inkomend en uitgaand.
Voorbeelden van inkomend: aanmelden, controle of een student
aan voorwaarden voldoet, ondersteuning visa, housing, beurzen
en financiële afwikkeling;
Bij uitgaand: stage, deelstudie of afstuderen buiten de UT. Dit
kan zowel binnen- als buitenland zijn. En alles wat hier bij komt
kijken bijvoorbeeld autorisatie, verzekering en financiële
afwikkeling, maar ook toetsing bij voorwaarden.
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 8
Belanghebbenden en dienstverlening
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 9
Dienstverlening aan student
o Visa, Beurs, Huisvesting, Begeleiding, Informatie,
Reisverzekering, …
Management
o Rapportages: statistieken, trends,
calamiteitenoverzicht, …
Contractenbeheer
o Student, sponsor, partner; project- en financiële
administratie
Informatieverstrekking derden
o Overheid (Den Haag, Brussel), VSNU, 3TU, Nuffic,
voorlichting
Top 3 problemen
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 10
1. Ondersteuning van processen op de werkvloer is zeer
inefficiënt
2. Management informatie is onvoldoende beschikbaar
3. Het proces van aanmelding voor een internationale student
duurt te lang
Oorzaak:
Zie volgende slide
Probleem nr 1.
Ondersteuning van processen op de werkvloer is zeer
inefficiënt
Dit is een onmiddellijk gevolg van het grote aantal applicaties.
Medewerkers die zowel in- als uitgaande mobiliteit coördineren
moeten mogelijk met 8 (acht!) verschillende systemen werken om
alle benodigde gegevens te kunnen registeren of op te vragen
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 12
Probleem nr 2.
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 13
Management informatie is onvoldoende beschikbaar
Ook dit is een gevolg van het grote aantal applicaties. Omdat elke
applicatie voor de opslag van gegevens zijn eigen database
gebruikt is het nagenoeg onmogelijk een integrale rapportage te
maken waarbij gegevens uit alle systemen benodigd zijn.
Probleem nr 3.
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 14
Het proces van aanmelding voor een internationale student
duurt te lang
Omdat bij de beoordeling (admission) ook weer diverse
systemen geraadpleegd moeten worden (informatie over
individuele student, maar ook informatie over land/universiteit
van herkomst) is het een tijdrovend proces.
Oplossingen?
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 15
Een nieuwe architectuur!
Mogelijke oplossingen (modellen)
1. Pakket met totaaloplossing;
2. Maatwerk (herbouw/aanvulling bestaande systemen).
Resultaat analyse (december 2014)
Alternatief 1 (aanschaf pakket) heeft de voorkeur
Voorwaarden:
Het pakket moet minstens bij één andere instelling succesvol
draaien, bij voorkeur in Nederland.
Het interface met Osiris moet zonder extra maatwerk mogelijk
zijn.
Invoering op de UT (van aanbesteding tot en met implementatie)
moet binnen een redelijke tijd (zeg 1 jaar) mogelijk zijn.
Maatwerk zal bij dit model deels nodig blijven: interfaces, maar
ook knowledge database.
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 16
Requirements: mobility
Ondersteuning verschillende soorten uitgaande en inkomende
mobiliteit;
Inrichting workflow processen;
Invulschermen en workflow aan te passen;
Verplicht kunnen stellen bepaalde invoer velden;
Self service;
Waar mogelijk zonder ‘papier’;
Upload/downloaden van documenten;
Autorisaties/rollen;
Visa/housing/scholarship ondersteunen
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 17
Requirements: relations (contacts and agreements)
Contacten (relaties)
Agreements (Contracten);
Koppeling agreement met een mobiliteit;
Managen c.q. optimaal benutten agreements;
Managementinformatie.
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 18
Requirements: reporting
(voor gedefinieerde) selecties en queries;
Export/downloaden naar minimaal Excel;
Statistieken, kengetallen en managementinformatie;
Koppeling gegevens mogelijk met andere systemen (bv Google
maps);
Toegankelijk via rapportagetool (BO).
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 19
Requirements: System (interfacing en non functionals)
Autorisatie/authenticatie via LDAP (m- of s-nummer);
Export data naar andere systemen (bv REIS, CRM, DECOS);
Koppeling met SIS (NAW-gegevens, vakcode, etc);
Open standaards ondersteunen;
Web, ondersteuning verschillende browsers;
Beveiliging (https);
Loggen mutaties.
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 20
Requirementsanalyse
Requirements, hoofdlijnen want pakketselectie, 4
aandachtsgebieden:
Mobilility
Relations database (contacts and agreements)
Reporting
System (interfaces and non-functionals)
Belangrijkste resultaat uit de requirements analyse:
Met het automatiseren van processen waar nu nog geen systeem
voor is valt het meest te winnen.
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 21
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 24
RIO
Visa
Scholarshipincoming
Housing
Scholarshipoutgoing
SMS(end of life)
ExchangeApplicationWorkflow
(non existent)
KnowledgeDatabase
(non existent)
Osirisaanmeld
ContractsManagement(non existent)
Incoming mobility
Outgoing mobility
New Mobility Application
(COTS)
New KnowledgeDatabase
(ICTS)
Filemaker(CTW)
Unknown
De markt?
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 25
Op basis van criteria (bewezen pakket, in productie bij meerdere
gebruikers)
• MoveOn (QS Unisolution – Duitsland)
• Mobility Online (SOP – Oostenrijk)
• Osiris (CACI – Nederland)
Pakketselectie
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 26
Requirements (hoofdlijnen, 8 pagina’s) voorgelegd aan
leveranciers;
Demo’s van leveranciers;
Referentiebezoeken;
Sessie medio juli om alles op een rij te zetten;
Advies aan stuurgroep vóór zomervakantie.
Beoordelingscriteria
Gebruikerservaringen (releasebeleid, openstaande problemen,
wensen, plannen, achteraf succesvol?)
Functionaliteit (zie requirements, specifiek managementinfo,
interfaces);
Doelstelling en opzet van het pakket (doelstelling, modulen,
wanneer op markt, releasebeleid, versies en aantallen in gebruik)
Leverancier (omvang, continuiteit, visie, doelgroep, plannen);
Techniek (software, standaard, eisen gebruiker, inzicht DB);
Implementatie (testomgeving, conversie, opleiding, maatwerk,
consultancy, problemen bij implementatie, tips);
Cloud? , consequenties maatwerk, beveiliging, performance, zelf
overzichten maken?)
Kosten (licentie, consultancy, overig eenmalig, jaarlijks)
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 27
Wel enkele opvallende punten UT
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 29
Centrale regie, binnen de UT, op vlak studentmobiliteit?
Organisatorische inbedding studentmobiliteit is versnipperd. Wie
is bv eigenaar van de processen? Hoe kunnen we komen tot
standaard werkprocessen?
Functioneel beheer is ook versnipperd;
Studentmobiliteit: een olievlek dreigt uit te dijen (scope).
En enkele algemene punten
Algemeen, bij keuze voor een pakket: keuzevrijheid beperkt. Wat wil ik en
wat heb ik te willen…
Leveranciers reageren ‘creatief’ op vragen over requirements;
Cloudoplossingen en in huis verwerking;
HBO lijkt verder met studentmobiliteit dan WO;
Veel en complex, veel ontwikkelingen die doorgaan;
Met een geïntegreerd systeem heb je nog geen garantie dat je alle
mutaties hebt. Bv stages worden niet altijd vastgelegd;
Ander soort gebruikers? (vergelijk administratie met wettelijke regels).
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 30
Vragen aan aanwezigen
Implementatie systeem studentmobiliteit
Denk aan kansen, risico’s, zwaktes en sterktes.
Wat zijn de ‘do’s’ en de ‘don’t’ implementatie studentmobiliteit?
Enkele voorbeelden, m.b.t.
Afspraken met leverancier?
Afspraken met (key) users;
Afspraken met opdrachtgever?
standaardisatie processen c.q. workflow?;
Maatwerk (o.a. interfaces en rapportages)?
Risico’s t.a.v. live gang?
Problemen en kansen uit onverwachte hoek?
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 31
Einde presentatie, vragen en opmerkingen?
e-mail:
Studentmobiliteit HO-link juni 2015 32
Top Related