Download - Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Transcript
Page 1: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

GENT, 4 FEBRUARI 2014SIEGFRIED MASSCHAELE, BUSINESS MANAGER LOKALE BESTUREN

SEMINARIE JAARAFSLUITING

1

Page 2: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Agenda1. Wettelijke kader en doel

Wat is het doel van de jaarrekening?

2. StappenplanHoe bereid ik me goed voor op de jaarafsluiting?Hoe maak ik een kwaliteitsvol stappenplan op?Waaraan voldoet een goede jaarrekening - afsluiting?

3. Do’s and don’tsVoor welke valkuilen moet ik opletten? Mogelijke knelpunten en tips.

2

Page 3: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Bijlagen3

Lijst met documenten worden bezorgd:

1. Voorbeeld inhoudstabel jaarrekening

2. Voorbeeld stappenplan

3. Voorbeeld checklist gemeente en ocmw bij de voorbereiding jaarrekening

Page 4: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

6 februari 2014

4

1. Wettelijk kader

Page 5: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Wettelijk kader jaarrekening• Basis GD: art 164: Elke gemeente / OCMW voert een voor

de aard en de omvang van haar activiteiten passende boekhouding, volgens de methode van het dubbel boekhouden.

• Art 172: jaarrekening• Basis GD: OCMW: art 166 en 173

• Artikels BBC:– Besluit VL. Regering: art. 30 tot art 47– MB: art 5, 11 tot 13

5

Page 6: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

1.1 Beleidsdocumenten6

Page 7: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

1.2 Concept BBC7

7

Verantwoordelijken

Strategie

Beleidsdoel-stellingen

Output(Resultaat) Effecten

Omgeving

Activiteiten(Actieplannen)

Input(Middelen)

Financiëlevertaling

Algemenefinanciering

Financieelevenwicht ?

Page 8: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

1.2 Concept BBC8

In cijfers omgezet

PlannenMeerjaren-

plan

BudgetBudget- en

krediet bewaking

Regi-streren

Boekhouding

RapportEvalueren

en bijsturen

BBC is meer dan het financiële!

Page 9: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

1.3 Beleidscyclus9

Beleidsplanning Beleids

uitvoering

BeleidsEvaluatie

BeleidsBijsturing

PLAN DO

CHECKACT

Strategische keuzes maken over de toekomst � Opstellen van strategische en operationele doelstellingen

Werkwijze en middelen vastleggen om deze toekomst te realiseren� Uitvoeren van de

doelstellingen

Vastleggen hoe de realisatie wordt gemeten � Opvolgen in welke mate de doelstellingen gerealiseerd zijn

Vastleggen hoe er bijgestuurd moet worden� Acties formuleren om bij te sturen

Page 10: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

10

1.3 Beleidscyclus: toegepast

Financiële Uitvoering

• Boekhouding• Tussentijdse

evaluatie

Financiële Planning

• Meerjarenplan• Budget

Financiële Bijsturing

• Bijsturen financieelmeerjarenplan na finale evaluatie

FinanciëleEvaluatie

• Budgetcontrole• Audit• Interne Controle• METEN

Beleidsuitvoering

Beleids-Evaluatie

BeleidsBijsturing

BeleidsPlanning

Page 11: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

� Meten is weten ! Een organisatie heeft nood aan antwoorden op haar vragen en meestal ook snel om te kunnen sturen.

� Meten ≠controleren van individuen.

Welke processen dienen te worden verbeterd ? Waarom?

Hoe?

Wordt het juiste gedrag aangemoedigd ?

Hebben we vooruitgang geboekt t.o.v. onze strategische doelstellingen

?

Welke activiteiten het meeste impact hebben op uw algemene

performantie ?Hoe wordt onze dienstverlening

gepercipieerd door onze klanten ?

Waarom is meten belangrijk? Een organisatie wenst antwoorden…

Bereikt men de beoogde effecten

met het gevoerde beleid ?

Page 12: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Vroeger: louter financieel• Vermogensverantwoording

– Bezittingen– Schulden

• Resultaatbepaling– Kosten– Opbrengsten

• Beleidsinstrument– Ratio’s

• Budgettair resultaat• Budgettaire boekhouding en

algemene boekhouding• Kredietcontrole

Nu: Meer omvattend• financiële toestand

– analyse• Beleidsevaluatie

– Doelstellingen– Efficiëntie/ effectiviteit– Balanced scorecard– Indicatoren

• evaluatie autorisatie– Kredietcontrole

• beheers- en controlefunctie– Analyse / BH

• statistische functie– hogere overheden

12

1.4 Doel jaarrekening

Page 13: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

vroeger: NGB• Geen voorzieningen• Kredieten op vorige jaren• Geen automatische

herwaarderingen meer• Ratioanalyse nuttig?• Verschillende financiële

resultaten• T-formulier

1.5 Verschillen voor gemeentennu: BBC

• Voorzieningen• Doelstellingen• Basis voor kostprijsanalyse• Correctere werkelijke

toestand• Bestemde gelden• Één gecumuleerd resultaat

13

Page 14: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

vroeger: NOB• Financieel• Activiteitencentra

nu: BBC• Doelstellingen• Meer dan financieel• Kostenplaatsen• Bestemde gelden• Één gecumuleerd

resultaat

6 februari 2014

14

1.5 Verschillen voor OCMW

Page 15: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

1. 6 Samenstelling jaarrekening• Organieke decreten

– beleidsnota– financiële nota– samenvatting algemene rekeningen

• De beleidsnota omvat:– De doelstellingenrealisatie– De doelstellingenrekening– De financiële toestand– Inhoudstabel: te tonen rapporten\inhoudstabel.xls– Link jaarrekening: te tonen rapporten\jaarrekening 2012.pdf

15

Voorbeeld jaar-

rekening

Page 16: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

6 februari 2014

16

Page 17: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

17

2. Stappen-plan

Page 18: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

2.1 Context• Vroeger

– Financieel: financiële dienst• Nu

– Evaluatie doelstellingen: hele organisatie– Evaluatie budgethouders (toekomst)– Financiële evaluatie

• Processen: Wie? Wat? Wanneer?• Voorbeeld stappenplan: link:te tonen rapporten\Planning opmaak

jaarrekening.docx

18

Page 19: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

2.2 Stappenplan

STAP 1: Planning jaarovergang

STAP 2: Nagaan volledigheid van de boekhouding

STAP 3: Opstellen jaarrekeningLink: te tonen rapporten\Checklist voorbereidingen afsluiten gemeente.docxLink: te tonen rapporten\Checklist voorbereidingen afsluiten OCMW.docx

6 februari 2014

19

Page 20: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

STAP 1: Planning jaarovergang20

• Zijn alle facturen opgevraagd en uitgaande facturen opgemaakt? Transactiemoment – goederenontvangst

• Openstaande bestelbonnen en verbintenissen bekijkenIs er actie nodig? Aanrekeningen,…

• Afspraken weddebetalingen

• Afspraken afsluiten kassen

• Voorlopige proef en saldi balans maken en nakijken• Standopgave

Page 21: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

STAP 2: Volledigheid van boekhouding• Checklist

– Ontvangsten– Uitgaven– Correctieboekingen– Wachtrekeningen aanzuiveren

• Balansrubrieken– Patrimonium - inventaris– Werken in uitvoering– Subsidies (oninbaar, allemaal geboekt)– Controle van de leningen

21

Page 22: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

STAP 2: Volledigheid van boekhouding• Aandachtspunten

– Verkeerde saldi– Openstaande vorderingen– Totaal van de vorderingen– Debiteurenbeheer– Patrimonium– Fouten in consistentie annuïteit– Matching principe: K en O aan juiste jaar toewijzen

22

Page 23: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

STAP 3: Opstellen jaarrekening23

• Technische opmaak– Balans, staat van opbrengsten en kosten,

• Evaluatie doelstellingen / gevoerde beleid / toetsing bereikte resultaten en effecten– Via 3 kernvragen

Page 24: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Drie kernvragen24

Wat hebben we bereikt? In welke mate werden de doelstellingen gerealiseerd

Wat hebben we hiervoor gedaan? In welke mate werden de actieplannen gerealiseerd?

Kloppen de rekeningen? Wat zijn de ontvangsten en uitgaven van het betrokken actieplan gedurende het financiële boekjaar?

Page 25: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Hoe beoordelen?• Data verzamelen: permanent proces• Resultaat opvragen• Resultaten synthetiseren

– Via proces / softwarepakketten

• Voorbeeld– Jaarverslag stad Antwerpen 2012– http://www.antwerpen.be/docs/Stad/Bedrijven/Financien/Jaarrekening_

2012.pdf

25

Page 26: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Beleidsdomein Wegen en MobiliteitStrategische doelstellingOperationele doelstelling Bevorderen van de fietsvaardigheid en behendigheid van de schoolgaande jeugd door het organiseren van een specifiek educatief aanbodNaam leidinggevendeNaam Interne projecttrekkerVersie

Feedback/aanvullingen/verfijningenGeen info

Specifiekok zeer duidelijk, schoolgaande jeugd

fietsvaardigheid en behendigheid

Aanvaard

Meetbaarja, bijvoorbeeld korte test alvorens bv. cursus gevolgd wordt

Realistisch ok

de provincie kan hier gerichte acties ondernemen, valt binnen haar bevoegdheid

Tijdsgebonden richt zich op één budgetjaar, acties

De operationele doelstelling straalt voldoende ambitie uitHet resultaat dat de operationele doelstelling beoogt is realistisch en de risico’s verbonden aan de doelstelling zijn tevens beheersbaarDe provincie heeft een impact en is bevoegd voor het vooropgestelde doel

De operationele doelstelling richt zich op korte tot middellange termijn.(indien de termijn niet expliciet vermeld wordt, wordt uitgegaan van één jaar)

Fietsverkeer verbeteren in de provincie op vlak van woonwerkverkeer, woonschoolverkeer en andere dagelijkse verplaatsingen

Score

De richting in de doelstelling is duidelijk aangegevenEr kan een meetbare indicator aan de OD gekoppeld worden

Het doel en beoogd resultaat is concreet, volledig, nauwkeurig aangegevenEr kunnen activiteiten aan de doelstelling gekoppeld worden die aangeven HOE het resultaat moet bereikt worden

De doelstelling is makkelijk leesbaar (geen vakjargon, overbodige informatie, onduidelijke/dubbelzinnige termen)De doelstelling is in overeenstemming met de politieke visie in het bestuursakkoord/beleidsprogramma of er is overleg geweest met de gedeputeerde

De operationele doelstelling is intern gereviseerd en besproken met de betrokkenen binnen De operationele doelstelling is gedragen door alle betrokken leidinggevenden van andere

De doelgroep is voldoende duidelijk aangegevenDe operationele doelstelling is in lijn met de strategische doelstelling

Criterium

Doelstelling is toegespitst op het beleidsdomein

Score-instrument Kwaliteitscontrole van operationele doelstellingen: voorbeeld

Page 27: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

1.1 Naam KPI1.2 Beleidsdomein

(+ afkorting)1.3 Dienst(+ afkorting)1.4 Link SD

1.5 Link OD

1.6 Perspectief (Fin.) Resultaat

Klant x Lerende organisatie

1.10 Relevante dimensies1.11 Motivatie

Per locatie

Behouden van de klantentevredenheid is belangrijk voor de uitleendienst. Het bewaken van de kwaliteit is essentieel

1.12 Beperkingen

Gemiddelde score op een standaard evaluatieformulier (schaal van 10 puntenà

A= toegekende scoresB = maximum scores

Meeteenheida/bx100= % %

1.9 Beschrijving van de formule

1.8 Formule

1.7 Beschrijving KPI

Interne processen

Ter versterking van het educatief- en vormingswerk in de non-profitsector en het vrijwilligerswerk willen we voldoende, betaalbare en kwalitatieve infrastructuur en materiaal ter beschikking stellen op een aantal gedecentraliseerde locaties.

SD Nr. 1

Behoud van de klantentevredenheid bij de gebruikers van de Provinciale Uitleendienst door het gericht investeren in audiovisueel en didactisch materiaal en het op optimale wijze,beschikbaar stellen van dit materiaal aan de onderwijsinstellingen, openbare instellingen en verenigingen in de non-profitsector gevestigd in de provincie.

OD Nr. 1

CUL B-Nr.

Uitleendienst cultuur

1. DEFINITIEGemiddelde score evaluatieformulier ivm Klantentevredenheid

Page 28: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

3.2 Betrouwbaarheid van de gegevens3.3 Haalbaarheid

4.4 Project opstarten gegevens-verzameling3.5 Technisch verantwoordelijke3.6 Data-verantwoordelijke

Excell-tabelExcell-tabel

(naam medewerker)

(naam medewerker)

(naam medewerker)

Kwartaal 3: 80%Kwartaal 4: 80%

3. BRON VAN DE GEGEVENS

Motivatie:

Hoog – Medium – Laag (schrap wat niet past).

Hoog – Medium – Laag (schrap wat niet past).

3.1 Bron SysteemDatabankTabelCoördinaten

2.2 Beslissingschema

Rood : ≤70%Oranje : >70 en <80Groen : ≥ 80%

2.1 Streefwaarde (cumulatief indien mogelijk)

2. BESLISSINGSSCHEMA EN STREEFWAARDEN

Kwartaal 1: 80%Kwartaal 2: 80%

4.1 Functioneel verantwoordelijke4.2 Actieplan verantwoordelijke4.3 Frequentie van de meting4.4 Stabiliteit

4. NIVEAU & VERANTWOORDELIJKHEID

(naam leidinggevende)

(naam leidinggevende)

Per kwartaal? Ja / nee (schrap wat niet past).

Meetbaar gedurende hele legislatuur? Ja / nee (schrap wat niet past).

Page 29: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Waaraan voldoet een goede jaarrekening - afsluiting

1. Goede voorbereiding2. Samen met de diensten3. Getrouw en waar beeld4. Duidelijk voor de stakeholders5. Tijdigheid

6 februari 2014

29

Page 30: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

30

3. Do’s anddon’ts

Page 31: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

3.1 Doelstellingen31

• Mentaliteitverandering: hoe om te gaan met doelstellingen? Hoe meten, evalueren?Knelpunt

• Alle/geen doelstellingen meten• Wel/ geen indicatoren bepalenValkuil

• Betrokkenheid van iedere dienst aanmoedigen bij jaarverslag/doelstellingen – opleiding?

• Basis wordt gelegd bij de opmaak van het MJP• Groeiproces!

Advies

Page 32: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

3.2 Beleidsmensen32

• Niet vertrouwd met nieuwe manier van werken. BBCKnelpunt

• Geen interesse, te laat in actie komenValkuil

• Infosessie, duidelijke nota, vorming, participatie!

• Permanent proces!Advies

Page 33: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

3.3 Financiële dienst

6 februari 2014

33

• BBC is meer dan financiën alleenKnelpunt

• De financiële dienst doet het volledige proces (weer) alleenValkuil

• Begin tijdig aan de voorbereiding van de jaarrekening (deadline, processen, management team,…)

• Betrokkenheid vergrotenAdvies

Page 34: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

3.4 Financiële uitvoering

6 februari 2014

34

• Sturing komt op moment dat van het transactiemoment (factuur/ prestatie/ dienst) – ontvangst (TOF)

• Transactiekredieten: plannen, continu evalueren / permanent evaluatieproces

Knelpunt

• Alles kan opgelost worden met budgetwijzigingen, interne kredietaanpassingen, verschuivingen,

• Ruimere kredietcontrole• Scheeftrekking tot het oorspronkelijk budget

Valkuil

• Goede basis meerjarenplanning en budget is nodig• Goede afspraken tussen de diensten• MAT coördineert• Duidelijke kredietbewaking

Advies

Page 35: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

3.5 Rapportering

6 februari 2014

35

• Goede rapporten, managementrapporten• Probleem met benchmarking (diversiteit besturen )Knelpunt

• Geen afstemming op de stakeholders•Valkuil

• Duidelijke rapportage behoeften bepalen• Goede architectuur: domeinen, velden, journalen,

indeling activa, kostenplaatsten• Toetsen met de beleidsmensen, MAT

Advies

Page 36: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

6 februari 2014

36

Vragen?

Page 37: Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Siegfried MasschaeleBusiness Manager Lokale [email protected] 20 66 75

37

Slides en bijlagen worden beschikbaar gesteld via Slideshare en worden u morgen toegestuurd

Expertteam Lokale Besturen