Reference case | RIBW Nijmegen en Rivierenland

RIBW Nijmegen en Rivierenland is eenReady BusinessTotale telefoniekosten met meer dan 50% gedaald

VodafonePower to you

We besloten de ICT naar een hoger niveau te brengen. Onderdeel daarvan is het slimmer en efficiënter inrichten van de communicatie onderling en richting cliënt.

Hoofd ICT a.i. Wouter ter Meulen, RIBW Nijmegen en Rivierenland

De meer dan honderd locaties van de RIBW Nijmegen & Rivierenland bevinden zich verspreid over zestien gemeenten. Tot voor kort had iedere locatie verschillende telefoonnummers en toestellen, die niet met elkaar gekoppeld waren. Onpraktisch en duur. Het was tijd voor nieuwe, slimmere oplossingen. Hoofd ICT a.i. Wouter ter Meulen ging daarom met Vodafone aan de slag om de communicatie bij de RIBW soepeler te laten verlopen.

We hebben het vraagstuk voorgelegd aan meerdere aanbieders en Vodafone kwam het beste uit de bus. Zij begrepen wat wij wilden hebben en boden een goede oplossing.

De circa 460 medewerkers van de RIBW verzorgen de begeleiding van mensen die door hun psychiatrische aandoening langdurig ondersteuning nodig hebben bij wonen, dagbesteding en werk. De organisatie helpt de cliënten zo normaal mogelijk te kunnen leven. Toen Ter Meulen enkele jaren begon met zijn werk bij de RIBW, merkte hij dat er op ICT-gebied veel mogelijkheden tot verbetering waren. Door deze uitdagingen aan te gaan zou ook de uiteindelijke zorg voor de cliënt verbeteren. “We besloten de ICT naar een hoger niveau te brengen. Twee jaar geleden startte de RIBW daarom met de uitvoer van een nieuw, vierjarig beleidsplan”, vertelt Ter Meulen. “Onderdeel daarvan is het slimmer en ef-ficiënter inrichten van de communicatie onderling en richting cliënt.”

De uitdagingPrivacygevoelige informatieTer Meulen had scherp voor ogen welke uitdagingen de RIBW wilde aangaan op het gebied van communicatie. “Allereerst wilden we af van de verschillende telefoonnummers en deze vervangen door 088 nummers.” Het tweede speerpunt was de smartphone organisatie breed doorvoeren. “Een belangrijk punt hierbij was voor ons de beveiliging. We hebben te maken met privacygevoelige informatie.” Ook wilde Ter Meulen ervoor zorgen dat medewerkers – met name in de zelforganiserende teams – zelf kunnen bepalen wanneer zij bereikbaar zijn en op welk toestel. Met het oog op de toekomst wenste de RIBW de mogelijkheid om op een later tijdstip eenvoudig met Skype for Business te kunnen starten.

‘We wilden af van de verschillende telefoonnummers’

Reference case | RIBW Nijmegen en Rivierenland

De oplossingen4G-netwerkOm deze doelen te realiseren, schreef de RIBW een tender uit. “We hebben het vraagstuk voorgelegd aan meerdere aanbieders en Voda-fone kwam het beste uit de bus. Zij begrepen wat wij wilden hebben en boden een goede oplossing.” Inmiddels zit de organisatie midden in het implementatietraject. Ter Meulen: “We hebben eerst de infrastruc-tuur aangepast. Daarna hebben we de smartphone geïntroduceerd in 2015. De toegang tot het 4G-netwerk van Vodafone biedt voordelen voor alle medewerkers, maar met name de ambulante begeleiders kunnen hierdoor veel beter hun werk doen. We hebben gekozen voor één toestel, dit was qua kosten de slimste keus. De toestellen werken met de nieuwste Androidversie, die goed te beveiligen is.” Stap twee van de implementatie is de integratie van de telefoniefunctie in het telefonieplatform via een SIP Trunk. “Daar zijn we nu mee bezig.”

Besparen door inzicht en inrichtingDoor de telefonie anders in te richten bespaart de RIBW enorm veel geld. “Ik schat dat de totale telefoniekosten met meer dan 50% gedaald zijn. We krijgen geen vervelende verrassingen meer met de rekening.” Samen met Vodafone heeft de RIBW besloten dat het slim was om de kosten voor spraak af te kopen met een flatfee. Ook heeft Ter Meulen van Vodafone inzicht gekregen in het dataverbruik. Door het datagebruik per medewerker te monitoren en daar waar nodig actief te sturen, kan de organisatie nog extra besparen.

Draagvlak Traditioneel is het ICT-adoptieniveau in de zorg laag. Voor Ter Meulen was dit een reden om extra aandacht te besteden aan het creëren van draagvlak bij medewerkers. “Doe je dit niet, dan is een ICT-project kansloos”, weet hij. “De smartphone is in onze organisatie nu honderd procent geaccepteerd. We hebben alle medewerkers zelf getraind om er op een goede en veilige manier mee te werken.” Ter Meulen merkt dat de aandacht voor veilig gebruik van de smartphone belangrijk is, omdat het voor een groot deel afhangt van het gedrag van de gebruiker. “Wij kunnen de smartphone wel beveiligen, maar het is ook belangrijk dat medewerkers weten hoe ze om moeten gaan met social media. Dit bespreken we uitgebreid met onze medewerkers en ze ondertekenen ook een social media policy.”

ToekomstDe volgende stap is Skype for Business. “De organisatie is daar nu nog niet klaar voor, we doen het stap voor stap. Wellicht kunnen we in de toekomst besparen op reiskosten door hier gebruik van te maken. De uitdaging voor de toekomst is in ieder geval om de functionele mogelijkheden waar te maken in concrete toepassin-gen. Zo kunnen we nog een flinke efficiëntieslag maken.”

Wilt u meer weten over de zakelijke communicatie oplossingen van Vodafone?Kijk op onze website of vul het contactformulier in op onze website.

Reference case | RIBW Nijmegen en Rivierenland