1. RAAT performance management magazine > Meer inzicht in
performance bij BCD Travel > Marel stuurt gericht op KPIs > 6
tips voor een creatief budgetproces > Rust bij Endemol
2. RAAT Performance Management bestaat uit een keten, waarin
elke 'raat' bijdraagt aan de totale honingraat, de bijenkorf en het
bijenvolk. Vanuit een gedeelde manier van werken en denken bouwen
we met Finext, Technision en Swap Support elk aan onze eigen 'raat'
binnen het geheel. Deze RAAT is een voorbeeld van hoe wij onze
krachten bundelen. Hierin lees je echte verhalen uit de praktijk,
de visie van onze experts en een blik op de nieuwste
ontwikkelingen.
3. INHOUD 06 05 06 14 10 14 20 Slim Performance Management:
Goed voor de lijn, het huwelijk en de nachtrust Column Martijn
Meuling. Marel stuurt gericht op KPIs En van de voornaamste redenen
voor de herinrichting van het consolidatiesysteem is om de
innovatie een goede plek te geven binnen de organisatie, zegt
Ronald Wijnveld van Marel Food Systems tijdens ons interview. Van
14 kolommen papier naar real time consolidaties Column van Alwin
Berkhout over ontwikkelingen, tijdperken en nieuwe spelers.
Betrouwbare consolidatie bij Eneco Interview met Mischa Ewoldt en
Sieuwerd Tiemersma van Eneco: De doelen vanuit de business waren
tijdswinst creren en standaardisatie invoeren. Ons uiteindelijke
doel was n bron van de cijfers en daarmee n bron van de waarheid.
18Lopendebandwerk Benno van Ingen schetst hoe elke golf van
technologische ontwikkelingen om een nieuwe manier van werken
vraagt. 20 23 Budgetteren voor de knikkers 6 tips voor een creatief
budgetproces door Monica Harmsen. 23 Meer inzicht in performance
bij BCD Travel "We hebben als organisatie daadwerkelijk beter
inzicht in onze performance. We zijn nu meer flexibel en dynamisch
in onze rapportage, en onze rapportage en analyses gaan
daadwerkelijk sneller," zegt Cees Batenburg van BCD Travel tijdens
ons interview. 27 29 Van meerdere werelden naar een integrale
oplossing Is jouw informatiedriehoek van de ERP-, EPM- en
BI-omgeving goed geautomatiseerd? RAAT MAGAZINE Stabiele
managementinformatie geeft rust bij Endemol Interview met Michel
Vermeij en Pascal Pater van Endemol: Als je intern host, zit je al
gauw op een achterstand. 34 04 29 Flexibel inzetten van expertise
bij Stork Rik Ellenbroek vertelt over een stabiele invulling van de
complexe consolidatie bij Stork Technical Services.
4. slim Performance Management Goed voor de lijn, het huwelijk
ende nachtrust Performance Management is inmiddels een begrip in
het Nederlandse bedrijfsleven. Al dan niet met toevoeging van
woorden als Enterprise, Corporate of Business; allemaal komt het
neer op het rapporteren over de prestaties van je organisatie en
het slim gebruiken van deze cijfers voor je besturing. Met als
uiteindelijk doel om de resultaten positief te benvloeden. Steeds
meer organisaties zien de toegevoegde waarde van de Performance
Managementsystemen als middel om goed te kunnen meten, rapporteren,
analyseren en plannen. Interne afstemming verbetert. Tussentijds
bijsturen wordt effectiever. Met het hebben van betrouwbare en
consistente gegevens, die ook nog eens (bijna) real-time
beschikbaar zijn, wek je boven ien extra vertrouwen van d zowel
interne als externe stake olders. Al met al speelt de financial h
met zijn performance management informatie een sleutelrol in het
succes van het bedrijf. De organisatie vertrouwt erop dat de
financile man ervoor zorgt dat alle benodigde informatie op tijd en
correct beschik baar is. Hoehij dat doet, is zijn pakkie-an. Menig
avond door werken voor die ad hoc rapportage voor de ingelaste MT
meeting van morgenochtend, de geplande pizza-sessies tijdens de
maandafsluiting of het wekelijkse squashavondje dat er regelmatig
bij in schiet. Iedere financial herkent het. De opgepiepte maaltijd
bij late thuiskomst of de vette hap op kantoor zijn natuurlijk
alles behalve bevorderlijk voor de lijn en de relatie. Om
Performance Management goed voor je te laten werken, moeten alle
elementen rondom de systemen soepel lopen. Om dit te bereiken,
bundelen we met Technision, Swap Support en Finext onze expertise
van alle deelgebieden in n gentegreerde aanpak voor de volledige
Performance Managementketen. Experts voor elk afzonderlijk element
in die keten, maar wel met het gemak van n aanspreekpunt. Een
gedegen Performance Management systeem ondersteunt zo op een slimme
manier de (financile) processen en biedt de gelegenheid om zelf
meer met waarde toevoegende activiteiten bezig te zijn. Het
verzorgen van de juiste stuurinformatie kost minder tijd, het
systeem is stabiel en incidenten worden adequaat opgelost. Dit
scheelt slapeloze nachten! Sterker nog, het geeft zelfs extra tijd
om aandacht te besteden aan je partner, al dan niet onder het genot
van een voedzame maaltijd. Zo kan slim Performance Management zo
maar eens de sleutel zijn tot een lagere BMI (Body Mass Index) en
een zilveren bruiloft. Veel leesplezier, Martijn Meuling Martijn
Meuling ([email protected]) is senior business consultant
bij Finext Performance Management. MARTIJN MEULING: Om Performance
Management goed voor je te laten werken, moeten alle elementen
rondom de systemen soepel lopen. 05 RAAT MAGAZINE
5. Gericht sturen op KPIs bij Marel Tekst: Danielle GruijS Na
de overname van Stork Food Systems door het IJslandse Marel,
ontstond de behoefte aan gedetailleerd inzicht in de resultaten van
de nieuwe organisatie. Met het herstructureren van het bestaande
consolidatiesysteem kan de organisatie nu in elk van de ruim 55
rapporterende entiteiten gericht sturen opKPIs. 06 RAAT
MAGAZINE
6. Bij de herinrichting van het consolidatiesysteem ging het
niet alleen om een financieel project, vertelt Ronald Wijnveld,
Manager Consolidation bij Marel. Marel is wereldleider in
geavanceerde apparatuur en systemen voor de voedsel erwerkende
industrie, v met meer dan 4.000 werknemers en business units in
Nederland, Denemarken, de Verenigde Staten, IJsland, Engeland,
Slowakije en Singapore. Na de overname van Stork Food Systems zijn
we het Best of both-programma gestart om Stork Food Systems en
Marel samen te voegen. Marel was een kleine organisatie met korte
lijnen en veel ondernemersgeest, maar met minder structuur. Het
voormalige Stork-onderdeel was juist heel sterk in structuur, maar
met langere beslistrajecten. Doel van het Best of bothproject is om
deze werelden samen te brengen, zowel cultureel als
organisatorisch, zegt Ronald Wijnveld. En van de voor aamste n
redenen voor de herinrichting van het consolidatie ysteem is om s
innovatie en marktpenetratie een goede plek te geven binnen de
organisatie. Inzicht in de performance per rol Dit heeft een
gigantische hoeveelheid informatie opgeleverd. Er is nu inzicht in
de ontwikkeling van de winstgevendheid per center, hiervoor was dat
alleen beschikbaar per legal entity. Opmanagement niveau geeft dit
veel informatie om goed bij te kunnen sturen, vertelt Edwin van
Dalen. Vanuit het management krijgt Ronald Wijnveld positieve
feedback, zowel vanuit het hoofdkantoor als vanuit het MT in de
landen. Elk center heeft zijn eigen management team. Maandelijks is
er overleg op basis van de rapportage uit HFM. Er is n versie van
de waarheid: MarelFM. Het lokale management heeft nu ook duidelijk
inzicht in de performance van de verschillende rollen binnen hun
entiteit. Er is een aantal KPIs per rol gedefinieerd die specifiek
de performance meten. De feedback die we krijgen is dat mensen inde
maandelijkse gesprekken veel meer terugkoppeling krijgen en de
gesprekken veel dieper op de inhoud kunnen ingaan. Complexere
rapportages in de nieuwe organisatie Voorheen waren we vooral per
bedrijf georganiseerd, nu werken we vanuit een markt georinteerde
organisatie met verschillende type rollen zoals industry centers,
product centers, manufacturing centers en sales & service
units. Binnen een legal entity, in n huis, zijn soms tot wel 12
verschillende rollen te onderscheiden. Daarnaast bevinden sommige
industry centers zich op meerdere locaties, legt Wijnveld verder
uit. Met de nieuwe, markt georinteerde organisatie is er nu meer
interactie tussen de onderdelen, meer integratie en meer synergie.
De juiste KPIs In Boxmeer kan iemand aan de industry center poultry
werken maar ook in IJsland. Nu kunnen we wereldwijd de poultry
resultaten consolideren en de ontwikkelingen in die markt
analyseren. Hiermee kunnen we de KPIs ook heel duidelijk insteken
op innovatie en marktpenetratie, waardoor we n vandevoornaamste
doelen van het project kunnen realiseren. Finext Performance
Management is vanaf het begin, bij het nadenken over de
matrixstructuur in Hyperion Financial Management (HFM), bij het
Financial Flows II traject betrokken. De samenwerking met Finext
gaat al terug tot de tijd dat Stork Food Systems nog onderdeel was
van Stork N.V., vertelt Edwin van Dalen, senior consultant bij
Finext. Vervolgens zijn we vanaf de integratie tussen Marel en
Stork partner geweest in hetredesign van HFM. Daarnaast verzorgen
we ook het functioneel beheer voor Marel Food Systems. Het project
viel uiteen in twee fases. Financial Flows I had als eerste fase de
doelstelling om de nieuwe financile organisatie structuur met
onderlinge verrekeningen neer te zetten, terwijl in Financial Flows
II de interne management rapportage onder handen werd genomen. Dit
project raakte het hele financile landschap, zegt Edwin van Dalen.
De cijfers worden ontrafeld naar de verschillende rollen, waardoor
inzicht wordt verkregen in de winstgevendheid van de individuele
rollen binnen de entiteit. Dit betekende dat vanaf transactieniveau
over elke transactie bedacht moest worden is het een product
center, industry center, of manufacturing center? De omzet en marge
voor elke klant moest verdeeld worden, iedereen heeft recht op een
stukje van dekoek, zegt Ronald Wijnveld. 07 RAAT MAGAZINE Voor ons
is de reden voor uitbesteden naast de mankracht ook de kennis die
je in huis haalt. Dit geeft ons de ruimte om de nodige stappen
vooruit te kunnen maken.
7. Ronald Wijnveld / Manager Consolidation bij Marel: Met de
nieuwe organisatie is er nu meer interactie tussen de onderdelen,
meer integratie en meer synergie. 08 RAAT MAGAZINE
8. We hebben heel goed nagedacht over de juiste KPIs om het
ontwikkelen van nieuwe producten en toepassingen op nieuwe markten
te bevorderen. Innovatie en marktpenetratie zijn essentieel voor
Marel. De management informatie heeft met de nieuwe markt
georinteerde organisatie een extra dimensie gekregen en is
complexer geworden. In het verleden rapporteerde n huis n set data
binnen n systeem. In de verschillende landen is hiermee wat extra
werk gekomen, in de vorm van extra data die uitgevraagd wordt. Daar
staat echter heldere managementinformatie voor het lokale
management tegenover. Bovendien moet de financile functie in
sommige landen ook nog groeien en wennen aan de nieuwe manier van
werken. Uitbesteden van beheer geeft ons de ruimte om stappen te
zetten Finext is strategisch partner voor ons in dit geheel, zowel
voor het project als voor de hele applicatie. In het dagelijkse
onderhoud vervult Finext ook een deel van onze IT-functie, zegt
Ronald Wijnveld. Voor ons is de reden voor uitbesteden naast de
mankracht ook de kennis die je in huis haalt. Er is bij ons n
persoon binnen de IT-afdeling verantwoordelijk voor de applicatie,
terwijl zij ook met andere projecten bezig is. Daardoor kan zij
niet de aandacht geven die het consolidatiesysteem nodig heeft. Het
uitbesteden van beheer geeft ons de ruimte om de nodige stappen
vooruit te kunnen maken. Eenvoudiger jaarverslagen opstellen via
FSR HFM wordt voor twee doeleinden gebruikt binnen Marel; zowel
voor de interne managementverslaglegging en interne sturing van het
bedrijf als voor de externe verslaglegging. Marel is extern aan de
IJslandse beurs genoteerd, hiervoor moeten we extern
kwartaalverslagen en het jaarverslag rapporteren. Omditmakkelijker
te maken hebben we naast HFM nu ook Financial Statement Reporting
(FSR) aangeschaft, vertelt Ronald Wijnveld. Dit vereenvoudigt en
ondersteunt het proces van het maken van de kwartaal- en
jaarverslagen en combineert cijfers entekst. Het project om FSR in
te richten is net gestart. De business case die daaraan ten
grondslag ligt is heel duidelijk; dit gaat veel tijd schelen en de
kwaliteit opschroeven. Binnen het hoofdkantoor maken we nu een
geconsolideerde set van alles wat we uit de landen krijgen, daarna
gaat het weer naar Excel en Word om het kwartaal- of jaarverslag te
maken. DeFSR software kan bovendien het proces managen, met de
complete workflow. Treasury en tax zijn hier bijvoorbeeld ook in
meegenomen. Stel dat de EBIT wijzigt, dan verandert het binnen FSR
in het hele verslag, vult Edwin van Dalen aan. De kans op fouten in
het kwartaal- en jaarverslag wordt zo gereduceerd tot een minimum.
Hoe wil je je organisatie sturen? Gevraagd naar advies voor
organisaties die ook gericht willen sturen op KPIs, vindt Ronald
Wijnveld een goede voorbereiding essentieel. Een goede planning
zorgt voor de juiste resources; maak daarbij ook voldoende mensen
vrij die de mensen in de organisatie kunnen najagen en zo de
organisatie aan het werk kunnen zetten. Denk daarnaast heel
duidelijk na over de KPIs; 09 RAAT MAGAZINE hoewil je je
organisatie sturen en welke informatie wil je daarvoor terugzien in
de rapportages? Zorg dat in de voorbereiding de requirements echt
heel duidelijk zijn, besteed daar in het project veel tijd aan. Zo
hebben we hier op basis van het ontwerp een prototype gebouwd en
aan de mensen voorgelegd, zegt Edwin van Dalen. Vaak wordt dit
overgeslagen en wordt snel begonnen met bouwen, waardoor je later
weer terug moet om het ontwerp te herzien. Als je je gebruikers
meteen vanaf het ontwerp betrekt, zijn ze niet alleen meer
betrokken, maar kunnen ze ook al voorbereidingen treffen op lokaal
niveau. Meer weten over gericht sturen op KPIs of andere
consolidatietoepassingen? Neem contact op met Edwin van Dalen via
070-300 3000 of [email protected]. Edwin van Dalen: Als je
je gebruikers meteen vanafhet ontwerp betrekt, zijn ze niet alleen
meer betrokken, maar kunnen ze ook al voorbereidingen treffen op
lokaal niveau.
9. Van 14 kolommen papier naar real time consolidaties tekst:
Alwin Berkhout Het is inmiddels alweer 22 jaar geleden dat ik begon
met consolideren. Destijds nog met 14 kolommen papier, best lastig
wanneer de organisatie bestaat uit meer dan 12 bedrijven. Gelukkig
konden we het papier snel verlaten voorMultiplan en later Lotus
123. 10 RAAT MAGAZINE
10. Alwin Berkhout: Elk tijdperk heeft zo zijn eigen nieuwe
spelers. Persoonlijk vind ik het mooi om steeds met de nieuwste
oplossingen aan deslagte gaan. Het eerste echte consolidatiesysteem
waar ik als eindgebruiker mee werkte was Microcontrol. Lange rijen
met accounts waarin je in een DOS-achtige omgeving je cijfers moest
invullen. Endan s avonds langs het hoofdkantoor in Amstelveen
rijden om de cijfers op een floppy 3.5 inch, dat dan weer wel aan
te leveren. Kijkend naar de roadmap van het volwassen worden van de
consolidatiesystemen, zie ik drie duidelijke tijdperken. Ten eerste
het decentrale tijdperk, gekenmerkt door stand-alone applicaties en
distributie via floppy, later opgevolgd door distributie via
e-mail. Denk aan systemen als Microcontrol, Hyperion Enterprise,
Comshare FDC en Frango. Webbased oplossingen Op het moment zitten
we volop in het tweede tijdperk van centrale consolidatie; een
periode waarin webbased oplossingen zijn ontstaan. De eerste
generatie unified oplosssingen, met uitstekende systemen als Oracle
HFM (Hyperion) en SAP BPC (Outlooksoft), worden wereldwijd
gebruikt. Moderne consolidatie software zorgt er voor dat niet
alleen data makkelijker te rapporteren is, maar ook dat
consolidatie calculaties makkelijker en volledig ingebracht kunnen
worden. Equity pickup was bijvoorbeeld bij Comshare FDC nog
onmogelijk, waar het tegenwoordig een standaard onderdeel is
geworden van moderne consolidatie systemen. Een nieuw, derde
tijdperk kondigt zich nu aan. Meer proces georinteerd, met een
unified oplossing voor volledig performance management en built-in
functionaliteiten. Denkbijvoorbeeld aan Disclosure management
(geavanceerde Word integratie), uitgebreide project rapportages en
xbrl. Xbrlis vanaf 1 januari 2013 verplicht voor een aantal
aangiftes aan de belastingdienst en zal naar verwachting snel
uitgebreid gaan worden richting andere instanties. 11 RAAT MAGAZINE
Nieuwe tijdperken, nieuwe spelers Elk tijdperk heeft zo zijn eigen
nieuwe spelers. Persoonlijk vind ik het mooi om steeds met de
nieuwste oplossingen aan de slag te gaan. Zo was SAP BPC, destijds
Outlooksoft, 8 jaar geleden nog de grote onbekende. Nu zijn we vele
implementaties verder en is het een van onze grote software
partners. De nieuwste speler waar ik nu, naast SAP BPC, in ben
gedoken is Tagetik, een snelgroeiende speler op deze markt waar ik
veel van verwacht. Over nog eens 22 jaar denken we waarschijnlijk
met nostalgie terug aan onze huidige systemen. Welke ontwikkelingen
zullen we dan hebben doorgemaakt? Ik kijk zelf uit naar toekomstige
in memory technologien, diverse leveranciers zijn hier al druk mee
bezig. Datzal ongetwijfeld een geweldige performance boost geven.
Zalhet dan toch echt gaan gebeuren, Real Time Consolidaties? Alwin
Berkhout is lead consultant bij Finext Performance Management,
gespecialiseerd in EPM implementaties met SAP BPC en Tagetik.
Benieuwd naar meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op
met Alwin Berkhout via 070-300 3000 of
[email protected]
11. BUZZ Vanuit Provimi kennen we onze business goed en wisten
we wat we wilden, vanuit Finext was er dekennis om te adviseren of
en hoeonze wensen mogelijk waren Jean-Charles Valette / Group
Controller bij Provimi It is an immutable law in business that
words are words, explanations are explanations, promises are
promises butonlyperformance is reality Harold S. Geneen, 1910-1997
/ communications executive Kennis van zowel processen als techniek
zie ik als een gouden combinatie binnen interim dienstverlening
Edwin van Dalen / Finext Mind the Gap. Zorg ervoor dat de kloof
tussen de bedrijfsprocessen en de mogelijkheden die innovaties
hebben gebracht niet te groot wordt Kasper van Dongen / Swap
Support 12 RAAT MAGAZINE
12. Je kan veel bereiken met plannen en budgetteren als het
proces overzichtelijk en begrijpelijk gehouden wordt. Natuurlijk
kunnen er complexe calculaties aan te pas komen, graag zelfs, dat
maakt mijn werk weer leuker Bas Jansen / Finext Financial
performance management is a necessity for running any organization
efficiently and effectively Ventana Research / Financial
Performance Management 2012 Een succesvol traject is een keten die
begint bij harde techniek en helemaal doorloopt naar zachte
acceptatieaspecten. Elke schakel hierin vraagt om de juiste
aandacht Wim Heuvelman / Finext Het was weer een dag vol
#hardwerkenhardlachen bij @Finext - @Martijnwf 13 RAAT
MAGAZINE
13. 14 RAAT MAGAZINE
14. Betrouwbare consolidatie door dagelijkse cijfers Tekst:
Danielle Gruijs Energieleverancier Eneco wilde efficinter kunnen
consolideren & rapporteren en koos voor een overstap naar een
nieuw consolidatiesysteem. Belangrijke wensen vanuit debusiness
waren het creren van tijdswinst en het invoeren van
standaardisatie. De implementatie van SAP BPC door Finext heeft
Eneco efficiency lagen en een betrouwbare consolidatie opgeleverd.
s Bovendienhebben veel meer gebruikers toegang tot de dagelijks
automatisch beschikbare enkelvoudige en geconsolideerde cijfers. In
dit artikel gaan Mischa Ewoldt enSieuwerd Tiemersma van Eneco
dieper in op hun ervaringen, de lessons learned en de resultaten.
15 RAAT MAGAZINE
15. Het in de nabije toekomst stoppen van de ondersteuning van
het oude consolidatiesysteem door de software leverancier was een
aanleiding om eens kritisch te kijken naar ons hele
consolidatieproces, zegt Mischa Ewoldt, Manager Business Reporting
bij Eneco. De wens vanuit de business om efficinter te kunnen
rapporteren was een belangrijke aanvullende trigger, gaat collega
Sieuwerd Tiemersma verder. Tiemersma was als lid van het
projectmanagementteam nauw betrokken bij het project. De doelen
vanuit de business waren tijdswinst creren en standaardisatie
invoeren. Ons uiteindelijke doel was n bron vande cijfers en
daarmee n bron van de waarheid. Na een selectieproces werd gekozen
voor SAP BPC als het nieuwe consolidatiesysteem. De voordelen van
SAP BPC waren voor ons de gebruiksvriendelijkheid, een
optimalisatie van het consolidatieproces en de mogelijkheid om het
rapportage-, planning- en budgetproces onderdeel te laten uitmaken
van hetzelfde systeem. Brede voorbereiding De start van het project
kostte veel tijd. We begonnen met een hele brede scope. We hebben
veel tijd besteed aan het bespreken van de wensen op het gebied van
planning, budgettering en rapportage in de organisatie. Dit heeft
ons veel voordeel opgeleverd bij het opstellen van de functionele
eisen. Achteraf gezien heeft deze beginfase weliswaar veel tijd
gekost, toch zijn beiden positief over deze tijdsinvestering aan de
start van het project. De breed uitgevraagde informatie blijft
nuttig voor de vervolgfases in de toekomst, zegt Ewoldt. We hebben
nu veel ideen voor de vervolgfases verzameld waarmee we gericht de
vervolgstappen kunnen definiren. Evenwichtige samenwerking Eneco
zorgde er voor dat er voldoende interne mensen beschikbaar waren
voor het project. Hierdoor ontstond een evenwichtige samenwerking
tijdens cruciale fases van de implementatie. Voldoende mensen vrij
maken voor aspecten als datavalidatie heeft een enorme positieve
impact op het project, zegt Jaap-Willem de Visser. In de praktijk
ervaart hij dat dit op veel projecten toch lastig te realiseren is
door de opdrachtgevende organisatie. Hoe het Eneco wel gelukt is?
Deels blijven benadrukken dat het echt nodig is, zegt Mischa. Deels
doordat onze mensen vanuit hun betrokkenheid behoorlijk kritisch en
eigenwijs zijn, en geen standaardoplossing wilden. Ze wilden dus
graag deelnemen aan het project om hun eigen ideen gerealiseerd te
zien. Het mooie in dit project is dat dit met een aantal
verschillende Eneco mensen is opgepakt, zegt Jaap-Willem de Visser.
Hierdoor is de continuteit van de kennis intern binnen Eneco goed
geborgd. Het bleek niet alleen positief te zijn voor de voortgang
van het project, maar het is nu een systeem geworden waar we zelf
echt achter staan, vult Tiemersma aan. De versnelling kwam met het
inschakelen van Finext. Zij keken vanuit hun ervaring met
consolidatie en SAP BPC naar onze ideenen brachten concreetheid,
gaat Ewoldt verder. Onze rol bestond op dat moment vooral uit
challengen, zegt Jaap-Willem de Visser, projectmanager bij Finext
Performance Management. Challengen van de ideen, maar ook van de
planning. Wij bekeken de planning vanuit de implementatie, endat
was vanuit Eneco nog niet gedaan. Eneco heeft, aanvullend op de
eigen ontwikkelde kennis, support vanuit Swap Support, een
zusterorganisatie van Finext. Tiemersma ziet nog een voordeel van
de uitgebreide kennisontwikkeling van zijn eigen mensen. Doordat we
het systeem nu zo goed kennen, hebben we inzicht in wat we zelf
kunnen, en waar we Finext of Swap Support voor nodig hebben, zegt
Sieuwerd Tiemersma. We kunnen zo heel gericht onze vragen stellen.
Ambitie en realiteit Bovendien legden Tiemersma en Ewoldt de lat
hoog. Wewaren misschien ook wel erg ambitieus, en Finext gaf ons de
reaiteit l aan, zegt Tiemersma. Door de ambitie van Eneco te
combineren met de continue realistische kijk van het Finext project
eam t hebben we wel veel kunnen bereiken. De boog was altijd
gespannen, wat willen we in de beschikbare tijd? geeft Mischa
Ewoldt aan. Finext gaf visie op wat wenselijk en haalbaar was.
Acceptatie De acceptatie in de organisatie is zorgvuldig aangepakt.
Wehebben dit heel uitvoerig gedaan, vertelt Mischa Ewoldt. Elke
afdeling heeft uitvoerig zijn eigen data gevalideerd en
geaccordeerd. Tijdens deze fase bleek dat alle onjuistheden terug
te leiden waren naar het oude systeem. Dit gaf veel vertrouwen in
de nieuwe tool, gaat Tiemersma verder. Ditheeft ons enorm geholpen
in de acceptatie door gebruikers. Als SAP BPC eenmaal ingericht is,
is het heel constant. Het bronsysteem voedt SAP BPC dagelijks. De
eindgebruiker kan zo elke dag de rapporten raadplegen met de data
van de dag daarvoor. 16 RAAT MAGAZINE
16. Bovendien hebben we 2 maanden uitgetrokken om met een kwart
van de eindgebruikers schaduw te draaien, zegt Tiemersma. Wekelijks
houden we feedbacksessies en we hebben inmiddels een uitgebreide
Q&A en tips & tricks lijst. Deze input kan worden gebruikt
voor de grote uitrol. Tiemersma verwacht echter dat de grote uitrol
straks niet meer nodig is. Erontstaan steeds meer olievlekken met
mensen die ons vragen of ze ook mogen schaduwdraaien. Wij zeggen
dan natuurlijk graag ja, zegt Tiemersma. Straks bestaat de grote
uitrol alleen nog uit formeel de vlag neerzetten. Tot slot voegt
Tiemersma hieraan het derde advies toe Datavalidatie is echt het
magische woord. Finext had ons al aangegeven dat dit veel
inspanning van de interne mensen vraagt. Ondanks deze waarschuwing,
waren we toch verrast dat dit inderdaad zo veel tijd kost.
Tijdrovend, maar wel essentieel dat hetgoed gebeurd. Meer weten
over betrouwbare consolidatie? Neem contact op met Jaap-Willem de
Visser via 070-300 3000 of [email protected].
Automatische consolidatie Ewoldt en Tiemersma zijn positief over de
resultaten van de overgang naar een nieuwe consolidatiesysteem.
Eengroot voordeel vinden ze de automatische data load.
Hetbronsysteem voedt SAP BPC dagelijks, zegt Mischa Ewoldt. De
eindgebruiker kan zo elke dag de rapporten raadplegen met de data
van de dag daarvoor. Tijdens de maandafsluiting wordt SAP BPC zelfs
3 tot 4 keer per dag gevoed, vult Tiemersma aan. Dithelpt enorm,
met name omdat inter company afstemming met andere afdelingen heel
belangrijk is. Indien nodig kunnen we zo direct actie ondernemen en
bijschaven. Een ander groot voordeel is de standaardisatie en de
directe toegang voor veel meer gebruikers dan hiervoor, zegt
Tiemersma. Dezelfde cijferset is toegankelijk voor iedereen. We
hebben nu 70-80 gebruikers die het actief zelf kunnen gebruiken.
Voorheen werd meer gebruik gemaakt van Excel voor het opstellen van
rapportages. Rapportages worden zo efficinter doordat er minder
knip- en plakwerk nodig is. Hopelijk wordt hierdoor de kwaliteit
van de analyses verhoogt, omdat controllers meer tijd over hebben
voor het maken van die analyses, zegt Ewoldt. Bovendien zien we
efficiencyslagen in de consolidatie zelf. Handmatige boekingen zijn
nu geautomatiseerd. Handwerk is tijdrovend en daarnaast altijd
foutgevoelig. Hou het klein, stap voor stap Gevraagd naar hun
adviezen voor organisaties die op het punt staan om hun
consolidatie te optimaliseren, geven Ewoldt en Tiemersma drie
duidelijke tips. Ten eerste, zorg voor een joint effort. Combineer
de pragmatische aanpak en realistische projectuitvoering van een
partij als Finext met de inspanning van je eigen mensen, zegt
Tiemersma. Hou het klein, stap voor stap, gaat Ewoldt verder met
het tweede advies. Begin al vroeg in het proces met sparren, zodat
je niet eerst zelf de hele blauwdruk schrijft. Een valkuil aan het
begin van het project is om uit te gaan van alle mogelijkheden van
SAP BPC, waarin veel kan. Daardoor wordt de scope al snel veel te
breed. De gekozen oplossingsrichting bij Eneco is om niet de hele
blauwdruk al klaar te hebben voor alle fases, maar die op te breken
in kleine stukjes. Als je die fases strak scoped en daarop stuurt,
ontstaat een heel beheersbaar project, sluit Jaap-Willem de Visser
af. 17 RAAT MAGAZINE Jaap-Willem de Visser: Het mooie in dit
project is dat dit met een aantal verschillende Eneco mensen is
opgepakt. Hierdoor is de continuteit van de kennis intern binnen
Eneco goed geborgd.
17. Lopende band werk Tekst: Benno van Ingen Groei wordt
gerealiseerd door ideen. Technologische ideen enerzijds, anderzijds
ideen over hoe we onze economische activiteit organiseren. Het
inzetten van nieuwe technologie op nieuwe manieren is de grote
aanjager van alle groei. De uitvinding van de lopende band
gecombineerd met taakdifferentiatie in de montage ishiervan een
klassiek voorbeeld. 18 RAAT MAGAZINE
18. Het doorlopende proces van innovatie en taakdifferentiatie
herkennen we ook in de automatisering van bedrijfsprocessen.
Hierbij vragen sommige taken zoveel specialisatie en komen dusdanig
weinig voor dat ze efficinter en beter extern uitgevoerd kunnen
worden dan binnen de organisatie. De kunst is een balans te vinden
tussen wat intern uitgevoerd moet worden en wat uitbesteed kan
worden. Hierbij is volgens mij de belangrijkste overweging: Heeft
het met mijn kernactiviteit te maken of is het eigenlijk iemand
anders zijn kernactiviteit? Cycli in taakdifferentiatie. Sinds de
jaren zestig heeft informatietechnologie een enorme vlucht genomen
binnen het bedrijfsleven. De eerste kamergrote machines werden
beheerd en aangestuurd door de specialist van de afdeling waar hij
werd ingezet. Met de komst van de PC werd bedrijfsbrede
ondersteuning van informatietechnologie via ITafdelingen
georganiseerd; een gespecialiseerd onderdeel van het bedrijf dat
IT-taken voor alle afdelingen verrichtte, en dus ook die mooie
mainframe van de afdeling onder haar beheer nam. Gelukkig kwamen er
toen steeds meer applicaties waarmee de afdeling toch nog zonder IT
haar eigen taken kon ondersteunen, waarmee vanaf de eigen PC voor
de baas die mooie rapportjes gemaakt konden worden. Die applicaties
werden echter steeds complexer, waardoor ze toch weer onder de
hoede van IT kwamen. Gecombineerd met de noodzaak van
kostenbesparende centralisatie, groeiden IT-afdelingen uit naar
shared competence centers met experts op de verschillende terreinen
van bedrijfsinformatica. Bij veel organisaties is de interne
IT-afdeling inmiddels verantwoordelijk voor een veelheid aan
systemen. Het is voor organisaties onmogelijk voor al die systemen
specialisten in huis te hebben. Hierdoor weet men van alle systemen
wel wat, maar van niet n echt genoeg om alles te kunnen. En wordt
er eindeloos tijd besteed aan dingen die helemaal niets meer te
maken hebben met het produceren van het product of dienst waarmee
het bedrijf haar geld verdient. is hier al volledig op voorbereid.
Maar ook IT-ondersteuning en hosting van bijvoorbeeld financile en
HR-processen zal steeds meer buiten de deur komen te liggen. De
ontwikkelingen in netwerk- en applicatietechnologie leiden tot het
ontstaan van volledig nieuwe IT-modellen. Applicaties worden
web-based, gebruiker georinteerd en volledig beheerd aangeboden. Op
basis van het aantal gebruikers groeit de applicatie mee met de
organisatie. Kosten worden transparant, kennis loopt niet meer weg:
het wordt geleverd als onderdeel van de applicatie. Door een
organisatie waarvoor dt het primaire bedrijfsproces is. Daarnaast
zal het risico van de implementatie bij de externe partij komen te
liggen; fixed-price migraties en implementaties zullen onderdeel
worden van het outsourcing traject. Niet langer doet de IT-afdeling
de implementatie van een applicatie waar ze eigenlijk niet veel van
weet, voor een afdeling waar ze eigenlijk ook niet heel veel van
weet. Focus op kerntaken Hierdoor kan de IT-afdeling zich volledig
richten op het primaire proces, terwijl continuteit en beschikbare
kennis van niet-primaire systemen worden verhoogd.
Implementatierisicos worden afgedekt, kosten worden transparanter
en beheers aarder. b Zoleveren nieuwe technologien gecombineerd met
een nieuwe organisatievorm opnieuw een hogere productiviteit. En
dat is groei. Benno van Ingen is senior consultant bij Finext
Performance Management. Benieuwdnaar meer informatie over dit
onderwerp? Neem contact op met Benno van Ingen via 070-300 3000 of
[email protected]. Parallel aan dit interne proces werden
de projecten voor implementatie van nieuwe IT-systemen groter,
complexer en kostbaarder. Volgens onderzoek van Gartner en Aberdeen
zijn de risicos gegroeid en de performance verslechterd: 90% wordt
te laat opgeleverd, 50% is boven budget. Bovendien komt 50% van de
projecten niet tegemoet aan de gestelde bedrijfsdoelstellingen. De
volgende ronde Het eind van deze ontwikkeling dient zich langzaam
aan. Decentrale functie van de interne IT-organisatie verschuift
naar het ondersteunen van het primaire bedrijfsproces. Dr dient men
alles van te weten. Vaak is dit proces ook zeer specifiek voor de
organisatie; er kunnen dus daadwerkelijk kosten- en
concurrentievoordelen gehaald worden door IT-kennis en kennis van
de kernactiviteit te combineren. De ondersteuning van niet-primaire
bedrijfsprocessen zal niet meer tot de kerntaken van de IT-afdeling
behoren. De nieuwe generatie mail-, tekstverwerkings- en
spreadsheetoplossingen 19 RAAT MAGAZINE De centrale functie van de
interne IT-organisatie verschuift naar het onder teunen van het
primaire s bedrijfsproces. Dr dient men alles van te weten.
19. BUDGETTEREN VOOR DE KNIKKERS 6 TIPS VOOR EEN CREATIEF
BUDGETPROCES Tekst: MONICA HARMSEN Zodra de woorden creative en
financial in n zin voorkomen, komen meteen gedachten aan
boekhoudschandalen zoals bij Ahold, Enron, Parmalat, Satyam en
Worldcom in gedachten. Tochis creativiteit in deze uitdagende
economische tijden absoluut nodig. De tijd van het extrapoleren van
gebaande paden is definitief voorbij. In dit artikel gaan we in op
het budgetproces en nemen we je mee in de creativiteit die je toe
kan passen in dit proces. 20 RAAT MAGAZINE
20. MONICA HARMSEN: Traditionele budgetprocessen lijken meer op
een spel en schieten tekort in de huidige noodzaak om echt kosten
te kunnen besparen of baanbrekende ideen te genereren. 22 RAAT
MAGAZINE
21. HET HUIDIGE BUDGETPROCES Traditionele budgetprocessen
lijken meer op een spel en schieten tekort in de huidige noodzaak
om echt kosten te kunnen besparen of baanbrekende ideen te
genereren. Mensen zijn de belangrijkste spil bij het tot stand
komen van het budget. Processen in jouw organisatie moeten deze
mensen ondersteunen, maar deze processen kunnen vaak verbetering
gebruiken. En dan nog de systemen die de mensen en de processen
moeten ondersteunen! Excel sheets, ooit gemaakt om iets te
verduidelijken of te faciliteren, nu steeds meer uitdijend tot
complexe netwerken van aan elkaar gekoppelde sheets. CRM systemen
met eigen data, HRM systemen met eigen data, ERP systemen met eigen
data en eigen metadata. En allemaal een eigen versie van de
waarheid Enig idee wat de verborgen kosten om goede budget
informatie op te leveren in jouw organisatie zijn? Wij lopen in
onze projecten vaak tegen rode, gele, blauwe of groene boekjes aan.
Met een forse inspanning wordt uit legio Excel sheets informatie
gedestilleerd en in een budgetboek samengebonden. De 6 tips van
Monica... Enkele tips uit de praktijk van jouw peers om budgetten
op te stellen die de visie voor de komende jaren uitdragen: 1 tel
het budget op in multidisciplinaire teams. Breng rondom S een keten
of product mensen uit verschillende disciplines (marketing,
sales,productie, HR, etc.) bij elkaar in een brainstorm over echt
baanbrekende ideen voordat iedereen inzijn eigen koker budgetten
gaat maken. 2 a naar buiten! Ga eens sparren met een controlling
club in G een andere branche en laat je inspireren door juist
iemand die zich in eenandere branche bevindt. Wij zijn graag bereid
dit soort lijntjes te leggen. Recent brachten we nog een
telecombedrijf en een bank met elkaar in gesprek over de
verbetering van hun controlfunctie. 3 org voor een goede
diversiteit in de budgetteams. Z Verschillende generaties,
bevolkingsgroepen, mannen en vrouwen, managers en medewerkers, en
zorg voor een open dialoog. Maak eventueel gebruik van eenvoudige
workshoptechnieken (bijv. brown paper sessies) of geavanceerde
moderne technologien (zoals online brainstormhulpmiddelen) om ideen
op tafel te krijgen. 4 Stel realistische targets en stel de vraag
hoe (en niet of!) deze gehaald kunnen worden centraal. Stel geen
kaders anders dan dat het target gehaald moet worden. 5 tel een
playbook samen met succesvolle strategien die S elders in de
organisatie gebruikt zijn. Laat iedereen zijn best practices in
ditplaybook bijdragen. Vooral in organisaties waarin de entiteiten
vergelijkbare business modellen hanteren is een dergelijke
aanpaksuccesvol. 6 Gebruik het budgetproces niet voor
beloningsbepaling. Dit zet het proces op slot en zorgt voor 'sand
bagging'. Hetbudgetproces zou geen onderhandelingsproces moeten
zijn, maar het bedrijf moeten ondersteunen bij de volgende stap in
de toekomst. CONCLUSIE Door de inzet van net andere middelen dan je
tot nu toe gewend was te gebruiken, kunnen er in jouw organisatie
mooie plannen en budgetten ontstaan. Zo kunnen echte
kostenbesparingen en baanbrekende ideen worden gegenereerd.
Bovendien verbetert het de communicatie en de betrokkenheid. Zonder
het spel van een traditioneel budgetproces levert creatief
budgetteren de juisteknikkers op. HET CREATIEVE BUDGETPROCES
Creativiteit is in het budgetproces op dit moment cruciaal, omdat
de huidige economische tijd vraagt om oplossingen die buiten de
gebaande paden liggen. Je zult echt kosten moeten besparen of
nieuwe omzetbronnen moeten aanboren in deze roerige tijden. Een
budgetproces kan gebruikt worden om dit soort baanbrekende ideen te
concretiseren, handen en voeten te geven en vooral om binnen de
organisatie te communiceren. Uit ervaring weten wij dat dit soort
planningsprocessen mensen absoluut motiveert! 23 RAAT MAGAZINE
Monica Harmsen is lead consultant bij Finext Performance
Management, gespecialiseerd in EPM implementaties met Oracles EPM
applications. Zij praat graag met je over dit onderwerp.
Neemcontact op met Monica Harmsen via 070-300 3000 of
[email protected]
22. Meer inzicht in performance bij BCD Travel Tekst: Danielle
Gruijs Eigenlijk begon dit project al een aantal jaren geleden,
vertelt Cees Batenburg, Senior Vice President Global Accounting
& Treasury van BCD Travel. Onze rapportagebehoefte werd steeds
complexer, zowel door onze groei als door de economische situatie.
In 2008 en2009 zat de economie niet echt mee, als organisatie moet
je dan echt in staat zijn om snel te reageren zodat je gezond
blijft. 24 RAAT MAGAZINE
23. 25 RAAT MAGAZINE
24. Finext beschikt over veel kennis van het product,
gecombineerd met veel kennis van financile processen. Bovendien is
de rol vanprojectleider belangrijk. Groeiende vraag om informatie
Om aan de groeiende informatiebehoefte tegemoet te komen, werd
gekozen voor een nieuw rapportagesysteem; SAP BPC. Ineerste
instantie werd alleen binnen Europa, Middle East en Africa (EMEA)
het nieuwe rapportagesysteem ingevoerd. Ook op globaal niveau
ontstond echter een groeiende vraag om informatie. Wemerkten binnen
'global' een groeiende behoefte om informatie effectief uit het
systeem te krijgen, zegt Batenburg. Inhet bestaande systeem misten
we de dynamiek en de flexibiliteit in de rapportagemogelijkheden.
EMEA gebruikte al SAP BPC, dus konden we zien wat mogelijk was. Dat
sprak ons erg aan, we hebben dan ook niet meer gekeken naar andere
systemen, gaat Batenburg verder. Om effectiviteit te bevorderen zou
het bovendien niet logisch zijn geweest om er een ander systeem
naast te zetten. Niet vanzelfsprekend Batenburg is heel tevreden
over het verloop van het project. Het'Go live'-moment dat we voor
ogen hadden is gehaald. Dat klinkt normaal, maar is binnen onze
organisatie niet vanzelfsprekend. Hoe dit gelukt is? Vanuit zowel
Finext als BCD is er veel moeite gedaan, zegt Batenburg. Hij geeft
twee redenen voor het binnen de geplande tijd afronden van het
project. Ten eerste het formuleren van een helder doel. Met het
vaststellen van de requirements hebben we heel helder gevat wat we
wilden hebben. Finext speelde hierin een belangrijke rol. Op basis
van de heldere requirements hebben we een gerichte planning
gemaakt, vult Jaap-Willem de Visser aan. Visser was als
projectleider vanuit Finext Performance Management nauw betrokken
bij het project. Geen afslagen nemen Ten tweede; blijf bij de
basis, gaat Batenburg verder. Gedurende het project zijn er vaak
extra behoeften en de verleiding is dan heel groot om de scope uit
te breiden. Diemomenten hebben wij ook gekend, toch hebben we
besloten om dit niet te doen. Je weet je pad, dan moet je geen
afslagen nemen. 26 RAAT MAGAZINE Het systeem is net zo goed als de
informatie die erinzit Volgens Batenburg heeft vasthouden aan het
pad niet alleen een positief effect op de voortgang van het
project, maar ook op de impact van het nieuwe rapportageproces op
de eindgebruikers. Aanvullende wensen zoals details in het systeem
of wijze van rapporteren hebben een grote impact op de organisatie.
Hetsysteem is net zo goed als de informatie die er in zit.
Insommige gevallen hebben we de aanvullende requirements wel al in
het systeem ingebouwd, zodat het klaar staat voor het moment dat de
rest van de organisatie er klaar voor is. Zodra dat moment
aanbreekt, kunnen we de rest heel soepel uitrollen. Onderschat niet
wat de impact is van het nieuwe systeem. Alsjeteveel verandert,
verlies je draagvlak, benadrukt Batenburg nogmaals. Als je een mooi
systeem hebt dat niemand wil of kan gebruiken, schiet je je doel
voorbij. Meer inzicht in performance geeft betere sturing Cees
Batenburg is positief over de resultaten van het nieuwe
rapportageproces. We hebben als organisatie daadwerkelijk beter
inzicht in onze performance. We zijn nu meer flexibel en dynamisch
in onze rapportage, en onze rapportage en analyses gaan
daadwerkelijk sneller. Hij is ervan overtuigd dat dit de financile
resultaten positief benvloedt. Meer inzicht in performance geeft
een betere sturing. Hierdoor gaat de winstgevendheid omhoog, maar
dat is moeilijk door te rekenen. Geen reductie in fte's Vaak wordt
een reductie in fte's genoemd als een van de gewenste doelen bij de
keuze voor een nieuw rapporta esysteem. g Batenburg is het hier
niet mee eens. Ik heb nu meer informatie tot mijn beschikking. Als
ik dezelfde inzichten zou willen hebben met het oude systeem, zou
ik meer mensen nodig hebben. Weziet hij een vermindering van inhuur
van externen. Normaal gesproken huren we mensen in tijdens de
jaarafsluiting, dat is nu niet meer nodig. Besparing in tijd geeft
geen besparing in fte, wel een voorkoming van inhuur.
25. Eerst de basis De resultaten ziet Batenburg nu nog vooral
in de toegankelijke informatie. Een volgende stap is de kwaliteit
van de ingevoerde informatie verhogen. Eerst misten we bepaalde
informatie waar we wel behoefte aan hadden. Nu we die informatie
wel beschikbaar hebben, zie je dat we nog kwaliteit missen op
sommige elementen. Batenburg wil eerst de basis goed hebben staan,
en dan de informatie naar een hoger niveau tillen. Hetmoet namelijk
uit de organisatie komen, en daar moeten we geleidelijk de dialoog
aangaan. Bij BCD Travel was heel bewust een 'war room' ingericht
waar het team van Finext en de mensen van BCD samen aan de slag
konden. Als onze mensen op hun eigen plek blijven zitten, is het
lastig om je af te sluiten van je dagelijkse werk, sluit Batenburg
af. Je moet de kracht van persoonlijk contact niet onderschatten.
Door samen te zitten ontstaat er betere communicatie. Meer weten
over oplossingen bij een groeiende informatie ehoefte? b Neem
contact op met Jaap-Willem de Visser via 070-300 3000 of
[email protected] Lessons learned Gevraagd om terug
te kijken op de beide projecten, geeft Batenburg aan de 'lessons
learned' uit het EMEA project te hebben meegenomen in de
implementatie van het global project. Bij het eerste project hadden
we onvoldoende duidelijk wat de requirements en het doel waren. Dan
krijg je een soort ontdekkingsreis onderweg; wat is mogelijk, wat
willen we? Dathebben we in het global project duidelijk anders
gedaan. Een tweede les was het realistisch inschatten van de
beschik baarheid van de interne mensen. Als organisatie waren we
iets te optimistisch over de beschikbaarheid van de interne
resources, vertelt Batenburg. Als er een verschil ontstaat tussen
de geplande beschikbaarheid en de werkelijkheid, zijn er twee
gevolgen. Verschillende mensen moeten overwerken, bovendien loop je
het risico dat je dingen gaat missen. Interactie tijdens de
training Een laatste les die BCD Travel leerde was het tijd maken
voor training van de eindgebruikers. Meer tijd voor training, zowel
eerder in het traject als meer of vaker, zegt Batenburg. Bewust
hebben we niet alle landen om input gevraagd bij het opstellen van
de requirements, zodat we de focus niet verliezen. In plaats
daarvan hebben we gekozen voor interactie tijdens de training.
Onlangs hebben we in Singapore een training gedaan, dan wordt
duidelijk wat het betekent voor de eindgebruikers in de landen.
Wedoen ook veel met online communicatie, maar face-to-face werkt
hiervoor toch het best. Niet altijd 'ja en amen' Finext had een
hele belangrijke rol in het project, zegt Batenburg. Ze beschikken
over veel kennis van het product, gecombineerd met veel kennis van
financile processen. Bovendien is de rol van projectleider
belangrijk. Daarbij vindt hij het kritisch vervullen van de rol van
adviseur heel belangrijk. Ik zoek geen adviseur die altijd 'ja en
amen' zegt, dan kan ik het net zo goed zelf doen. Ik zoek echt
iemand die tegengas geeft, dat betekende gelukkig veel discussies
met het Finext projectteam over de inhoud. Om inhoudelijk goede
discussies te voeren moet er wel een bepaalde klik zijn, een gezond
zakelijke relatie, zegt Batenburg. Of eigenlijk meer dan dat, je
wordt toch een soort collega's van elkaar gedurende zo'n project.
27 RAAT MAGAZINE Bij BCD Travel was heel bewust eenwar room
ingericht waar het team van Finext en de mensen van BCD samen aan
deslag konden.
26. Van meerdere werelden naar een integrale oplossing Tekst:
Stephan de Wit Is jouw informatiedriehoek al met elkaar verbonden?
Drietips om de ERP-, EPM- en BI-omgeving goed met elkaar te
integreren. In dit artikel vertelt Stephan de Wit over de noodzaak
hiervan n wat het oplevert. 28 RAAT MAGAZINE
27. Financieel overzicht van je eigen budget en bestedingen Aan
de ene kant beschik je over een grootboeksysteem in de combinatie
van internetbankieren, pinpas en cash geld om de dagelijkse
financile gang van huishoudelijke zaken te behartigen. Deze kant
kunnen we zien als de ERP oplossing. Aande andere kant is er het
huishoudboekje met de planning van uitgaven, de bestedingsruimte en
de verdeling van kosten. Deze kant kunnen we zien als je
persoonlijke EPM omgeving. Het internetbankieren is niet bedoeld om
vooruit te kijken, sterker nog, het faciliteert er ook niet in. Het
laat wel heel goed zien hoe de uitgaven zijn verlopen en het
banksysteem dat erachter zit faciliteert alle gemaakte transacties.
Het zou erg omslachtig zijn om in het huishoudboekje alle
transacties over te nemen. De totalen per uitgavensoort of per
maand zijn voldoende om te gebruiken als basis voor je persoonlijke
financile planning in het huishoudboekje. Zowel het internet
ankieren als het b huishoudboekje zijn nodig om een goed financieel
overzicht te hebben van je eigen budget en bestedingen. Mooier nog
is de mogelijkheid om je persoonlijke energie of verbruiksmeter als
oplossing slim in te stellen om het verbruik patroon in de juiste
richting bij te sturen. Verbinden van ERP- en EPM-wereld In het
bedrijfsleven is het zojuist besprokene niet anders dan in je
huishouden, alleen grootser en in verhouding wellicht complexer.
Ook hier heerst de noodzaak om de ERP-wereld te koppelen aan de
EPM-wereld. Om de werelden te verbinden heb ik een aantal tips voor
de integratie geformuleerd: 1.Laat de drie functionele toppers
(business analist, controller, administratie) uit je organisatie op
regelmatige basis met een business unit manager van gedachten
wisselen. Ten slotte zul je die afstemming thuis ook doen als je
partner na het zien van Eigen huis en tuin, bedenkt om een nieuwe
badkamer in te richten. Samen zorgen ze voor een slimme integratie
van gegevens, liefst op structurele basis. 2.Laat een Planning
& Control systeem leidend zijn. Integreer daarin vervolgens de
realisatiegegevens vanuit het grootboek. Bouw het daarna gefaseerd
uit tot een zinvolle management BI oplossing. Termen die bij deze
aanpak horen zijn Iteratief enAgile. 3. eens goed binnen de P&C
afdeling van je bedrijf. Kijk Ganahoeveel tijd de medewerkers kwijt
zijn met gegevens verwerking, controle en allerlei andere
bezigheden achter de pc. Vraag hen wat ze nodig hebben om een goede
en frequente(re) gesprekspartner te zijn van de afdeling, business
unit of entiteit. Wellicht ligt in de antwoorden al een heldere
business case voor integratie enefficiencyverbetering. Qua
informatiestromen zijn het echter duidelijk twee werelden. Is dat
dan zo erg? Nee, zeker niet, want deze verschillende
informatiestromen voorzien in de daarvoor bestemde behoeften. Maar
in deze tijden met woorden als crisis, recessie, bezuiniging en
koopkrachtverlaging liggen de zaken anders. Het zouvoor veel
huishoudens op het moment wel prettig zijn om de finan ile c
planning eenvoudig te kunnen koppelen aan het over icht van z
bestedingen. Constateer je dat de uitgaven hoger zijn dan de
inkomsten, dan is het prettig om te kunnen analyseren hoe dat komt.
Hierin voorziet het internetbankieren. Helaas is het nog net niet
zo geavanceerd, dat in n oogopslag een patroon te zien valt in de
vorm van een grafiek. Dit gebeurt binnen je huishouden wel door de
energieleveranciers en telecomaanbieders. Die bieden je via het
internet een persoonlijke BI oplossing. Verbruik per jaar, per
seizoen en per maand is zowel grafisch als cijfermatig weergegeven.
Je kunt hierbij eenvoudig analyseren, conclusies verbinden aan je
verbruikspatroon en desgewenst bijsturen. 29 RAAT MAGAZINE Wat
levert het op? Noodzaak is er wel degelijk, al dan niet ingegeven
vanuit compliance, regelgeving of omdat we als werknemers toch het
liefst met zo weinig mogelijk inspanning zoveel mogelijk resultaat
willen halen. Maar de belangrijkste reden is natuurlijk dat we geen
discussies willen hebben over de betrouwbaarheid en eenduidigheid
van cijfers. Stephan de Wit is lead consultant bij Finext
Performance Management, gespecialiseerd in EPM implementaties met
betrekking tot begroting, planning, kostenbeheersing, rapportage
enanalyse. Nieuwsgierig naar wat dit jouw organisatie kan
opleveren? Neem contact op met Stephan de Wit via 070-300 3000 of
[email protected]
28. 30 RAAT MAGAZINE
29. Stabiele managementinformatie geeft rust bijEndemol Tekst:
Danielle Gruijs Endemol Group, met meer dan 80 dochterondernemingen
in 31 landen, zocht naar stabiliteit in haar financile
informatiesystemen. Met de implementatie en vervolgens het
uitbesteden van hosting & support van SAP BPC is een
betrouwbaar managementinformatie platform gecreerd. Michel Vermeij
en Pascal Pater van Endemol vertellen hoe ditzowel voor IT en Group
controlling als de eindgebruikers rust geeft. 31 RAAT MAGAZINE
30. Ga voor rust en probeerbuiten de oude IT-structuren te
denken. Endemol Group gebruikt SAP BPC al langere tijd voor haar
financile rapportages. Vorig jaar stond de organisatie voor de
keuze tussen interne of externe hosting en beheer. Er was een
momentum om te kijken naar huisvesting van SAP BPC, vertelt Pascal
Pater, Head of Group IT bij Endemol Group. Historischgezien is de
SAP BPC lastige materie voor de interne ICT organisatie.
Systeembeheerders hadden vaak moeite om de SAP BPC oplossing te
doorgronden en technisch te beheren, met als gevolg dat in tijden
van nood oplossingen niet altijd goed uit de verf kwamen. Mede
daarom hebben wij gekozen voor outsourcing naar mensen die verstand
hebben van het pakket. Als je intern host, zit je al gauw op een
achterstand Technische IT-mensen hebben moeite met het begrijpen
van SAP BPC, zo is gebleken, zegt hij. Systeembeheerders zijn vaak
(te) druk met andere zaken waardoor de aandacht voor SAP BPC soms
verzwakt. Michel Vermeij, controller bij Endemol Group, beaamt dit.
Een systeembeheerder die er wel zoveel van weet, is extern meer
waard. Hierdoor zit je al gauw op een achterstand als je intern
host. Voor ons een belangrijke beweegreden om hosting en beheer
onder te brengen bij een externe partij. De keuze voor Swap Support
was daarbij een logische, vertelt Pascal Pater. We werkten al een
aantal jaren met Finext rondom de financile consolidatie en
rapportages. Swap Support en Finext werken als zusterorganisaties
nauw samen in trajecten met zowel implementaties als beheer &
onderhoud, vertelt Wietse Mol. Sinds 2004 is hij nauw betrokken bij
de financile informatiesystemen van Endemol, eerst vanuit Finext en
later vanuit Swap Support. We hadden goede ervaringen met Finext,
zowel de ondersteuning als de relatie is goed, vult Michel Vermeij
aan. Piekbelasting op een bedrijfskritisch systeem Binnen Endemol
Group hebben we complexe systemen die 7dagen per week, 24 uur per
dag beschikbaar moeten zijn, gaat hij verder. Bij Endemol denken
mensen aan programmas als Goede Tijden, Slechte Tijden, maar
inmiddels zitten we met meer dan 80 bedrijven in 31 landen en wordt
de meerderheid van de omzet in het buitenland gerealiseerd. s
Nachts wordt er in Australi gewerkt, op zondag in het Midden
Oosten. Op al die momenten moet het systeem bereikbaar zijn.
Bedrijfkritische financile rapportagesystemen kenmerken zich
bovendien door een hoge piekbelasting, zegt Michel Vermeij. 100man
gebruikt het systeem intensief gedurende 3 tot 4 dagen per maand,
de rest van de tijd wordt het slechts door eenhandvol 32 RAAT
MAGAZINE mensen op het hoofdkantoor gebruikt. Daarnaast is het
systeem 4dagen per maand kritisch voor de organisatie, tot aan de
Raad van Bestuur toe. Tijdens de piekbelasting hebben we snel een
oplossing nodig als er iets mis gaat. Dit is een van de redenen
waarom we kozen voor het uitbesteden van beheer & onderhoud, ik
wilde gegarandeerd een goede omgeving voor SAP BPC, zegt Pascal
Pater. Anders ben je aangewezen op de support service van SAP
vanuit India, Ierland of de VS, op die afstand word je snel een
ticket nummer. Met een lokale partner als Swap Support hebben we
directe lijnen en snelle service, zonder logge procedures. Daarmee
win je tijd, tijdens een afsluiting essentieel. SAP neemt goed de
verantwoordelijkheid voor de standaard werking van het standaard
product, zegt Wietse Mol. Maarveel problemen hebben met het
specifieke systeem van de organisatie te maken, waardoor je mensen
nodig hebt die het betreffende systeem kennen. Migratieproces Het
migratieproces van intern beheer naar outsourcen is goed verlopen,
zeggen Pascal Pater en Michel Vermeij. Swap Support heeft voldoende
ruimte gekregen om de technische systemen en infrastructuur goed op
te zetten. Daarna is de data migratie probleemloos verlopen, zegt
Pascal Pater. In plaats van naar deur A gaan we nu naar deur B.
Michel Vermeij vertelt dat hij vanuit zijn rol zelfs weinig gemerkt
heeft van het migratieproces. De overgang verliep op tijd, we
merkten niet veel impact op de financile processen tijdens de
migratie. Vanuit Finext hadden we in het verleden al meerdere
migraties gedaan bij versie upgrades van SAP BPC, vertelt Wietse
Mol. Met deze data migratie en outsourcing naar Swap Support hebben
we ook meteen de migratie naar de volgende versie van SAP BPC
gedaan. Vermeij is positief over de rol van Swap Support. Swap
Support doet er alles aan om het opgelost te krijgen; geen 9-5
mentaliteit, maar gewoon zorgen voor de oplossing. Interne rust Het
levert mij een beheerste, stabiele en veilige omgeving op, vertelt
Pascal Pater. Ik ben af van patches, servers en dergelijke, terwijl
ik alles in de gaten kan houden via rapportages. Zo heb ik toch
controle over wie wat in het systeem doet en hoe, tot de
systeembeheerders van Swap Support aan toe. Als er iets fout gaat,
is er nu een achtervang die het product door en door kent, en ook
onze specifieke configuratie, zegt
31. Michel Vermeij. Dit heeft een positief effect op de respons
tijd. Als het mis gaat, is het altijd in de afsluiting, en vaak ook
nog in de kwartaal- of jaarafsluiting. Je wint dan al een uur als
de telefoon meteen wordt opgenomen en de kwestie direct wordt
opgelost. Binnen de interne IT-omgeving ontstaat rust, zegt Pascal
Pater. Hierdoor hebben wij tijd om ons met andere zaken bezig te
houden. Er zijn veel ontwikkelingen binnen Endemol die een effect
hebben op de dagelijkse operatie. We krijgen veel ad hoc vragen,
herberekeningen en scenarios, waar we nu goed aan kunnen voldoen,
zegt Michel Vermeij. Dan zie je ook waarom de systemen zo stabiel
en flexibel moeten draaien, gaat Pascal Pater verder. Imago naar de
dochterondernemingen Ook de eindgebruikers binnen Endemol zijn
positief. Er is een hoge beschikbaarheid van het systeem, zegt
Michel Vermeij. De ervaring leert dat het nu beter draait dan
hiervoor. Debereikbaarheid van het systeem is meer gegarandeerd, de
omgeving is veilig. Daarbij is de snelheid en performance van het
systeem erg goed, zegt Pascal Pater. Het is gewoon een hele goede
omgeving. Denk buiten de oude IT- structuren Als IT moet je niet
alles willen, soms moet je dingen beleggen bij mensen die er meer
kaas van hebben gegeten. Financile informatiesystemen zijn zo
kritisch voor een organisatie zegt Pascal Pater gevraagd naar
advies voor organisaties die stabiliteit in hun financile
informatiesystemen willen brengen.Ga voor rust, ga met de mensen
van Finext en Swap Support om de tafel zitten en probeer buiten de
oude IT-structuren te denken. Organisaties die serieus stappen
overwegen, kunnen altijd langskomen om te zien hoe het hier gaat,
sluit Michel Vermeij gastvrij af. Meer weten over het uitbesteden
van beheer en onderhoud van je management informatiesysteem? Neem
contact op met Wietse Mol via 070-300 3000 of
[email protected] Hij ziet nog een bijkomend voordeel. Het
is ook een stuk imago naar de dochterondernemingen; we kunnen
vanuit de groep een stabiele omgeving en goede ondersteuning
bieden. Projecten en beheer & onderhoud als n geheel Gevraagd
naar de ervaringen rondom het combineren van de expertises vanuit
Finext en Swap Support, zeggen Pascal Pater en Michel Vermeij dit
als n geheel te zien. Er is inhoudelijke kennis van het product, de
hardware en het operating systeem. Het is op alle fronten een
hoogwaardig team dat daar zit, zowel functioneel als technisch,
zegt Michel Vermeij. De mensen kennen onze applicatie goed en
begrijpen onze business. Pascal Pater en Michel Vermeij zien Wietse
Mol als het aan spreek unt voor de benodigde expertise vanuit de
twee zuster p organisaties. Naast de beheer & support
organisatie, kunnen we ook het projectenbedrijf Finext inzetten,
zegt Wietse Mol. Debeheerdesk is niet ingericht op het doen van
grote implementaties, wij kunnen onderling overleggen wanneer welke
expertise nodig is. SAP in the cloud Voor de toekomst wil Pascal
Pater naar een SaaS-model voor financile consolidatie en
rapportages. We willen graag diensten kunnen afnemen naar gelang
het bedrijf hier behoefte aan heeft. Een vast bedrag per gebruiker
per dienst per maand is de toekomst. Dat is flexibel en
transparant. SAP moet de Cloud in, maar dan wel via de partners,
gaat hij verder. Departnershebben absolute toegevoegde waarde voor
het inrichten en beheren van het platform. Bovendien is de
klantrelatie van essentieel belang. Ook voor SAP zelf is dit beter.
Swap Support heeft een open mind set bij het zoeken naar
oplossingen omdat ze ook met andere producten werken. 33 RAAT
MAGAZINE Wietse Mol: Veel problemen hebben met het specifieke
systeem van de organisatie te maken, waardoor je mensen nodig hebt
die het betreffende systeem kennen.
32. Flexibel inzetten van expertise bijStork Tekst: Pam Stinis
Binnen de Corporate Control afdeling van Stork Holding was er per
direct behoefte aan een specialist op het gebied van corporate
groepsconsolidatie en managementrapportages binnen een
internationale omgeving. Stork, een wereldwijde speler binnen de
industrile dienst verlening, kent een rapportage structuur die
zowel aan interne management behoefte als aan de externe
verslaggevingsvereisten moet voldoen . Om deze processen efficint
te continueren had Stork behoefte aan een betrokken interim
financial met diepgaande kennis van consolidatie en financile
processen. Daarnaast was kennis van de rapportage plossing Hyperion
o Financial Management cruciaal om deze functie succesvol in te
vullen. Finext Performance Management heeft Stork Technical
Services op zeer professionele manier geholpen, zegt Rik
Ellenbroek, Senior VP Finance van Stork Technical Services.
Deexpertise en ervaring die zij in diverse interim functies hebben
geleverd waren duidelijk zichtbaar. Wij hebben al geruime tijd
ervaring bij Nederlandse kampioenen, Stork Technical Services paste
daarom ook goed bij onze manier van werken, vertelt Stijn Gabriels,
Performance Management consultant bij Finext. Stijn Gabriels
ondersteunde Stork Holding als interim corporate consolidatie en
rapportage specialist. Hij was in deze rol mede verantwoordelijk
voor de maandelijkse interne en externe rapportage van de ruim 170
rapporterende entiteiten van de onderdelen Stork Technical Services
en Fokker. Een daadwerkelijke meerwaarde voor onze organisatie,
zegt Rik Ellenbroek. Wij hebben al jarenlang goede ervaringen met
de dienstverlening van Finext Interim Corporate Services.
Eengespecialiseerd gesprekspartner, die het verschil maakt binnen
een corporate organisatie. Meer weten over interim rapportage en
consolidatie? Neem dan contact op met Stijn Gabrils via 070-300
3000 [email protected] 34 RAAT MAGAZINE Stijn Gabrils: Door
het inzetten van een interim specialist kun je de continuteit
waarborgen.
33. Colofon Vanuit Technision, Swap Support en Finext bundelen
wijonze krachten rondom Performance Management. Meer echte verhalen
uit de praktijk inzien? Gebruik dan de volgende QR-code en meld je
aan bij onze kennisbank. Dit magazine is een gezamenlijke uitgave.
Park de Werve 1 2274 ES Voorburg Postbus 81 2270 AB Voorburg
[email protected] Voor extra exemplaren en adreswijzigingen kun je
contact met onsopnemen via 070-300300 Hoofd & eindredactie Pam
Stinis Danielle Gruijs van Springfish Fotografie Henk Tukker
Kees-Jan Bakker Patrick Nagtegaal Illustraties Jacqueline Wissing
van Springfish Ontwerp Enchilada Druk Veenman+ Aan dit nummer
werkten mee Martijn Meuling, Stephan de Wit, Wietse Mol, Monica
Harmsen, Alwin Berkhout, Stijn Gabrils, Benno van Ingen, Swayambhu
Djwalapersad, Robert Jan Bronsema, Bas Jansen, Edwin van Dalen,
Kasper van Dongen, Wim Heuvelman, Danielle Gruijs, Jacqueline
Wissing en Pam Stinis. Wij erkennen dat niet iedereen hetzelfde
denkt en het bedrijf heeft respect voor verschillende opvattingen.
De meningen in dit tijdschrift zullen daarom niet altijd de visie
van de afzender weerspiegelen. De uitgever heeft de inhoud met de
grootst mogelijke zorg samengesteld. Ondanks de zorgvuldigheid
kunnen gegevens zijn veranderd of onjuist zijn weergegeven.
Hiervoor aanvaardt de uitgever geen enkele aansprakelijkheid. 35
RAAT MAGAZINE Onze softwarepartners
34. goede sturing Advies & iMPlementatie Beheer &
onderhoud betrouwbare cijfers Stabiele systemen Snelle rapportages
infrastructuur & installatie Snelle rapportages GENTEGREERDE
WAARDEKETEN PERFORMANCE MANAGEMENT Om soepel te kunnen rapporteren
en besturen, is verstand van alle elementen van Performance
Management noodzakelijk. Hiervoor bundelen we onze expertise van
infrastructuur & installatie, advies & implementatie en
beheer & onderhoud. Elk vanuit ons eigen vakmanschap, verbonden
door onze unieke manier van werken. Goed sturen, met betrouwbare
cijfers en snelle rapportages uit een stabiel systeem, wordt zo
werkelijkheid voor elke organisatie. Meer informatie:
www.technision.nl performancemanagement.finext.nl
www.swapsupport.nl www.qwinc.nl