PRINCE2 in het MV2 Project

Richard Moret

Ambition Consulting

Agenda

• Waarom PRINCE2 in het MV2 project

• De PRINCE2 Accreditatie (P2MM)

• Korte weergave PRINCE2 Accreditatie 2011

• Bevindingen

• Wat heeft deze wijze van omgaan met PRINCE2 het MV2 project opgeleverd?

• Geleerde lessen en succesfactoren

2

Waarom PRINCE2 in het MV2 project?

3

Historie rondom het MV2 Project

• MV2 is een van de grootste infrastructurele projecten in Nederland

• Het project ligt onder een maatschappelijk vergrootglas

• Rapport Commissie Duijvenstein; grote projecten worden kritisch gevolgd

• Het Havenbedrijf heeft in 2004 zeer veel negatieve publiciteit gehad rondom de RDM affaire en is de waarde van het HbR met 100 miljoen euro gedaald

• De politiek is daardoor zeer kritisch op het HbR en het MV2 project

4

Waarom de keuze voor PRINCE2

• MV2 is een Business Case gestuurd project

• Wijzigingen in de Business Case betekent wijzigingen in het

project; besturing en beheersing moeten hierop ingericht

zijn

• Standaardmethodiek die snel te implementeren was in de

organisatie

• PRINCE2 was het meest geschikt voor deze vorm van

sturing

• Het gebruik van PRINCE2 kan onafhankelijk getoetst worden

door een PRINCE2 accreditatie

5

De PRINCE2 Accreditatie

6

Accreditatie 2004- 2010

AccreditatiePRINCE2 2004

Audit PRINCE2 2005

Audit PRINCE2 2006

Heraccreditatie PRINCE2 2007

Audit CMO1 en herzien PID PRINCE2 2008

Audit PRINCE22009/2010 Heraccreditatie

PRINCE2 2011

7

Opzet Accreditatie onderzoeken

8

Waarom is er gekozen voor PRINCE2 Accreditaties?

• Aantonen aan de Stakeholders dat het project nog steeds optimaal beheerst en bestuurd wordt

• Focus in de organisatie op het goed toepassen van PRINCE2

• Leren van ervaringen, nadruk op steeds verbeteren van besturing en beheersing

• ‘Weak Spots’ voorkomen; door jaarlijkse toetsing worden mogelijke ‘weak spots’ vroegtijdig geïdentificeerd

9

Voorbeeld Accreditatie onderzoek 2011Activiteit Wanneer opsturen / afspraak Hoe Wie

1. Documentatie en plannen interviews

Week 1-2011 Via agenda’s J. van der Aa

2. Versturen uitnodigingen Audit interviews en bewijsvoering in de praktijk afspraken

Week 2-2011 Email in .pdf en via post

Richard Moret

3. Versturen brief met definitieve lijst voor het documentatie onderzoek

Week 2-2011 Email in .pdf en via post

Richard Moret

4. Accreditatie aanmelden bij de APMG

Week 2-2011 Per email en via post

Richard Moret

5. Inrichten dataroom met documentatie

Week 5-2011 J. van der Aa

6. Aanbieden interviewpacks in verzegelde enveloppen

Week 5-2011 Hard copy in de kluis bij het MV2 project

Richard Moretaan J. van der Aa

7. Uitvoeren Documentatie onderzoek in data room

Week 5-6 -2011 Documentatie onderzoek

Richard MoretMarloes Adema

10

Voorbeeld Accreditatie onderzoek 2011

Activiteit Wanneer opsturen / afspraak Hoe Wie

8. Uitvoeren Interviews en bewijsvoering in de praktijk

Week 6-8-2011 De interviews worden afgenomen op het HbR en de bouwlocatie

Richard Moret Marloes AdemaJulija van der AaAlan Harpham (1 dag)

9. Concept rapportage naar Engeland

Week 10-2011 Via email in.pdf Richard Moret

9. Presentatie bevindingen en officiële Accreditatie uitspraak

Week 12-2011 Presentatie Alle betrokkenen

10. Opleveren conceptrapportage

Week 12-2011 Email in word met redigeren aan en 3x hard copy. Direct na de presentatie

Richard Moret

11. Bespreking Conceptrapportage met betrokkenen

Week 13-2011 Richard Moret,Ronald Paul Frank Hoevenaars

12. Opleveren definitieve rapportage

Week 13-2011 Email in .pdf en 3x hard copy

Richard Moret

11

Aims and objectives of the Accreditation

• How is PRINCE2 used in the MV2 project and what is the maturity level?

• Gain a public state in the use of PRINCE2 by accreditation of the Project conform the APM Group standards

• Is PRINCE2 used in the right way and is the implementation been successful?

• What are recommendations for developing and using PRINCE2?

12

Timeline Accreditation

DocumentationReview

March 2011

Pre AssessmentJanuari 2011

P2MM MeasurementMarch 2011

Improvement points and

recommendationsReport on 1 Apri

2011

Maturity Level Presentation31th of March

2011

Is the MV2 Organisation ready for the P2MM Assessment?

Review of project documentation with the P2 Audit v0.13

Interviews and documentation regarding the MV2 project, CMO1 and interface projects

Identified Maturity Level of the MV2 Project

Improvement points to maintain the current Level.Reccomendation for furthergrowth

13

Audit group (1)

• The following persons where audited by the questionnaire

Name Role

Hans Smits Business Executive

Ronald Paul Project Directeur

Frank Hoevenaars/ Michiel Hoefnagels Hoofd Project Beheersing

Rene van der Plas Realisatie

Menno Steenman Contractmanager CMO1

Jan van Kleef Interface Project Management

Cees Pons/ Jan Willem Westrate Scope Management/Planvorming

Martien Sonneveld Planning

Dingeman Korff Risico en Issue Management

Julija van der Aa Intregaal Kwaliteitsmanagement

Sjoerd Figdor Proces beheersing

Patricia Vriens Proces beheersing

14

Audit group (2)

• The following persons where interviewed regarding the practical use of the processes and procedures

Name Role

Martien Sonneveld Planning

Dingeman Korff Risk and Issue Management

Julija van der Aa Overall Quality Management

Patricia Vriens Overall Process Management

Menno Steenman Contractmanager CMO1

Jan van Kleef Interface Project Management

Etrimara Plender Support Interface Project Management

Wouter Demenint Business Case Management

Abram de Pagter Contract Management CMO 1

15

Documentation (1)

• The following documentation is formally reviewed

Name Content

PID MV2 v7.0 PID MV2

Bijlages MV2 v7.0 Processes and procedures

PID CMO1 PID CMO1

Straatnamen, haven en oeverfrontnummers MV 1 en MV2 Projectplan Interface projects

Verleggen riolering mangallanestraat Projectplan Interface projects

Leidingen passage Yanghtzehaven Projectplan Interface projects

Spoorwerk fase 1 Projectplan Interface projects

Verlengen slufterleidingen Projectplan Interface projects

Afsnuiten bezinkingsbassin slufter Projectplan Interface projects

Verhuizing stack area RTW1 Projectplan Interface projects

NMIV-2 Projectplan Interface projects

Nuts-Elektra Projectplan Interface projects

Nuts- Water Projectplan Interface projects

Nuts-Telecom Projectplan Interface projects

Nuts- Riool Projectplan Interface projects

Nautische voorzieningen Projectplan Interface projects

Verlengen Beerweg Projectplan Interface projects

Knooppunt b Projectplan Interface projects

Wegenwerk entreegebied Projectplan Interface projects

Buffer gemaal Yangthze haven Projectplan Interface projects

Aanpasssen steiger MOT Projectplan Interface projects

Projectplan Nutsinfrastructuur Projectplan Interface projects16

Recommended Maturity Level

The Project Maasvlakte 2

is at

PRINCE2 Maturity Level 3

17"The Swirl logo™ is a Trade Mark of the Office of Government

But note:

• The recommendation is based on the current situation of the Project.

•To held or develop the Maturity level constant focus on the use of PRINCE2 is essential.

•There is enough evidence that PRINCE2 will be effectively used in the Realisation Stage of the Project.

Ontwikkeling van PRINCE2 binnen het MV2 project van 2004-2011

18

General Findings (1)

• There has been a major development in the use of PRINCE2 and the project culture in the MV2 Project Organization

• In the current Execution Stage there is a strong focus on Issue,Risk and Change Management.

• The MV2 Project Organization has tailored the PRINCE2 processes to their needs

• There is a need for very tight control regarding issues and changes. Therefore the MV2 Organisation needs to implement the MoSCoW principle

• The Review Team has an important role in the MV2 project dealing with Issues and Changes. The Review Team needs to take more lead in handling Issues and Changes

19

Improvement Points on Level 3

• Interface Management needs to manage the interdependencies of the Interface Projects more closely

• The Closing a Project process needs to be used more formally in the hand over of projects part to the existing Port of Rotterdam project

• The MV2 Organisation needs to formalize job integrity and evaluate this on a frequent bases

20

Wat heeft 7 jaar PRINCE2 audits opgeleverd voor het MV2 Project?

• Besef in de projectorganisatie wat de toegevoegde waarde van methodiek is

• Hoog innovatief gebruik van Quality Review

• De toegevoegde waarde van Risico- en Issuemanagement in de gehele projectorganisatie keten

• Dat PRINCE2 niet gaat om het papierwerk maar om gedrag wat je vertoont

• Dat het MV2 project wereldwijd een voorbeeld is van goed PRINCE2 gebruik

• Dat het MV2 project onder andere door PRINCE2 een enorm succesvol infrastructuur project is

21

Leren van fouten

• Te snel willen implementeren

• Te lage inschatting weerstand tegen veranderingen

• De organisatie is nog niet toe aan projectmatig werken

• Te veel nadruk op trainingen en weinig focus op gebruik in de praktijk

• Willen scoren als consultant of implementatie verantwoordelijke

• Geen aandacht voor de hele keten

22

23

Succes factoren

• Is er wel een duidelijke reden voor het implementeren van PRINCE2TM?

• Het besef dat het een gedragsverandering in de gehele organisatie betreft

• Leer de organisatie de juiste beslissingen te nemen over projecten

• Kleine stappen, helderheid en een voorbeeld functie uitstralen

• Het werken met PRINCE2TM evolueert in een organisatie; education permanente

Afsluiting en evaluatie