Zelfsturing in de zorg

Zorgtotaal beurs 18 maart 2015

Diana Kole Kennismanager In voor zorg!Stephanie Gross Kennismanager In voor zorg!

In voor zorg!

Stimulerings- en implementatieprogramma

van het ministerie van VWS uitgevoerd

door Vilans, kennisinstituut langdurende

zorg, gestart eind 2009

Voor wie?

Bestuurders, professionals en medewerkers van

zorgorganisaties, overheden en regelgevende

instanties. In voor zorg! is er voor de langdurige zorg:

• verpleging en verzorging

• gehandicaptenzorg

• thuiszorg

• langdurige GGZ

In voor zorg-trajecten

• Bijna 500 organisaties, nemen deel aan

In voor zorg-trajecten of hebben deze

afgerond.

• Zelfsturing: ruim 100 trajecten

• Thematranche zelfsturing intramuraal: 9

trajecten

• filmpje van Boeijen: https://www.youtube.com/watch?v=-vovXN6yvFU

Zelfsturing

GEEN doel, maar een middel !!!

Implementatie betekent werken aan:

Cultuur en structuur van de organisatie.

Het primaire proces staat centraal in de

organisatie

Cliënt/ sociaal netwerk i.s.m. medewerkers

Management en ondersteuning

Waarom zelfsturing?

“Pas wanneer je zelf regie voert ben je in staat om de cliënten eigen regie te geven”

Klein organiseren dicht bij de cliënt, aansluiten bij het eigen netwerk waardoor kwaliteit van zorg toeneemt

Wat levert zelfsturing op?

• Tevreden cliënten

• Tevreden medewerkers

• Efficiënte bedrijfsvoering/ goedkoper

• Meer flexibiliteit, makkelijker mee

kunnen bewegen met andere

cliëntvragen of doelgroepen

Resultaten ZorgAccent

• ZorgAccent reduceert de overheadkosten met 20%.

Er zijn minder managers en de leidinggevenden

staan dichter bij de werkvloer.

• Een bezuiniging van 1,5 miljoen in de overhead +

een investering van 1,3 miljoen in het primaire proces

en de ondersteuning daarvan

• Het gemiddeld aantal zorgverleners per cliënt daalt

van ±12 naar ±7.

• De cliënttevredenheid stijgt van 3 naar 4,5 (schaal

van 1 tot 5).

Vormen van zelfsturing

• Coachend leiderschap

• Zelfstandige teams

• Zelforganiserende teams

• Resultaatverantwoordelijke eenheden

• Zelfsturende teams

• Werken in flexibele netwerken

Matrix voor 3 modellen van zelfsturing

Het is GEEN blauwdruk, maar bedoeld als “praatpapier”.

U kunt met elkaar in gesprek over:

• Waar willen wij naar toe? Welke stip op de horizon

streven wij na?

• Waar staan we nu als we op verschillende onderdelen

naar onze organisatie kijken?

• Welke stappen willen we zetten op welk onderdeel?

SCAN vragen

Zelfsturend

Zelforganiserend

Coachend Leiderschap

Leiderschap / bestuur

Visie en kaders Een scherpe eenduidige visie op zorg of ondersteuning. - Waar zijn wij van? - Welke kernwaarden hebben wij? - Laten wij dit ook zien in ons gedrag? - Is het een meetlat voor de beslissingen die we nemen. - Kan iedereen in de organisatie dit vertalen naar eigen

handelen? Shared Values “aandacht maakt regels overbodig”

SCAN vragen

Zelfsturend

Zelforganiserend

Coachend Leiderschap

Leiderschap en bestuur

Er is volledig vertrouwen dat medewerkers zelfsturend kunnen werken en dat dat de kwaliteit van zorg verbeterd. Leidinggevenden durven los te laten, grijpen niet in ook als ze soms een andere mening hebben over de aanpak. Bestuur/ MT durft een hitteschild te zijn, bijvoorbeeld richting inspectie

Er is vertrouwen dat medewerkers in staat zijn het eigen werk zelfstandig te organiseren en daarmee een betere kwaliteit van zorg te leveren. Teams leggen wel verantwoording af aan leidinggevende, die verantwoordelijk is voor financiële en inhoudelijke resultaten

Medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd om zich te ontwikkelen in het werk. De leidinggevende coacht hierin. Leidinggevende is verantwoordelijk voor de organisatie en het resultaat van de zorg en ondersteunt hierin de medewerkers.

SCAN vragen

Zelfsturend

Zelforganiserend

Coachend Leiderschap

Leiderschap / bestuur

Geleerde lessen: Om ECHT zelfsturende teams te kiezen moet het leiderschap/ bestuur er 100% achter staan, dit werkelijk kunnen doorleven en een voorbeeld kunnen zijn. Als dat (nog) niet het geval is: kies dan een stapsgewijze aanpak en laat het leiderschap meegroeien in de nieuwe cultuur

Meestal is de visie wel geformuleerd, maar niet of onvoldoende geïmplementeerd. Inzet van verschillende communicatiemiddelen voor alle doelgroep in de organisatie is nodig. Tip: betrek cliënten en mantelzorgers en laat hen het verhaal vertellen

Medewerkers ervaren meer regelruimte als de visie en kaders glashelder, hard en duidelijk zijn, zoals bijvoorbeeld bij Buurtzorg

SCAN vragen

Zelfsturend

Zelforganiserend

Coachend Leiderschap

Cliënt en sociaal netwerk

Cliënt volledig in regie over het eigen zorg- en ondersteuningsaanbod Cliënt/ sociaal netwerk hebben inspraak, beslissen mee + participeren in zorgproces naar eigen mogelijkheden

Cliënt kan variëren door het kiezen van verschillende zorgarrangementen Cliënt/ sociaal netwerk hebben inspraak + participeren in zorgproces naar eigen mogelijkheden

Cliënt maakt binnen beperkt zorgaanbod eigen keuzes Cliënt/ sociaal netwerk participeren in zorgproces naar eigen mogelijkheden

SCAN vragen

Zelfsturend

Zelforganiserend

Coachend Leiderschap

Cliënt en sociaal netwerk

Geleerde lessen: De beweging of cultuurverandering van onderop laten beginnen betekent starten bij de cliënt en hun sociale netwerk. Maatwerk in de wijk = aansluiten bij de couleur locale. Maatwerk intramuraal = aansluiten bij verschillende doelgroepen. Deze diversiteit kan ook een andere teamsamenstelling vragen. Bijv. Bij pg zitten behandelaars niet in de teams en bij Revalidatie wel.

Laat de kwaliteit van zorg en het organiseren van zelfsturing gelijk op gaan. Intramurale zelfsturing kan worden ingevuld vanuit kennis over de complexe doelgroep. Als de medewerkers getraind worden in bijvoorbeeld de beleving van cliënten met dementie, kunnen ze meer maatwerk leveren en kan de organisatie daarop worden ingericht.

SCAN vragen

Zelfsturend

Zelforganiserend

Coachend Leiderschap

Medewerker

Teams zijn samen verantwoordelijk voor organisatie van het werk + het resultaat. Meestal medewerkers met niveau 3 en hoger

Teams zijn samen verantwoordelijk voor de organisatie van het werk Teams hebben meestal een functiemix waarin ook medewerkers met niveau 2 werkzaam zijn

Medewerkers werken samen in een team, maar zijn individueel verantwoordelijk voor de uitvoering van het eigen werk. Medewerkers van diverse niveaus

SCAN vragen

Zelfsturend

Zelforganiserend

Coachend Leiderschap

Medewerker

Geleerde lessen: Investeer in ondersteuning en de nieuwe manier van werken die je verwacht van de medewerkers. Biedt zoveel mogelijk “coaching on the job” niet als losse training Biedt coaching door onafhankelijke coaches als eigen leidinggevende coach wordt, kijk dan of je kunt wisselen van teams.

Medewerkers die extramuraal werken zijn van nature zelfstandiger dan medewerkers die intramuraal werken. Intramuraal moet de verandering gelijk opgaan in de verschillende organisatie onderdelen, om terugval in oud gedrag te voorkomen (extramuraal kun je makkelijker iets isoleren van de traditionele organisatie) Medewerkers intramuraal, zijn vaak meer gewend om samen te werken, extramuraal zijn ze vaak individualistischer

Zelfsturing vraagt een andere houding en gedrag van de medewerkers en een grote eigen verantwoordelijk voor de cliënt. Als dat niet bij je past, moet je wellicht een andere baan gaan zoeken.

SCAN vragen

Zelfsturend

Zelforganiserend

Coachend Leiderschap

Bedrijfsvoering

De organisatie is volledig ingericht ten dienste van het primaire proces. Er zijn geen managementlagen meer Alle overbodige informatie, regels en protocollen zijn verdwenen.

Er is nog wel een leidinggevende op afstand die resultaatverantwoordelijk is. De organisatie is zoveel mogelijk opgebouwd vanuit het primaire proces Er wordt nog wel beperkte stuurinformatie aangeleverd

De bestaande organisatie wordt zoveel mogelijk lean ingericht

SCAN vragen

Zelfsturend

Zelforganiserend

Coachend Leiderschap

Bedrijfsvoering

Geleerde lessen: Betrek ondersteunende diensten, staf en behandelaars vanaf het begin van het traject. Dat kost aanvankelijk meer tijd, maar dat win je terug op een later moment.

Richt de organisatie eerst opnieuw in vanuit de visie, de kernwaarden of zoals in lean vanuit de klantwaarde. Haal eerst de overbodige werkprocessen, administratie, formulieren etc uit de organisatie. Dat geeft ruimte voor verandering en een nieuwe inrichting.

Wees transparant in je cijfers. Medewerkers die inzage hebben voelen zich betrokken en meer verantwoordelijk. Transparantie maak je ook in een goed dashboard.

Geef de ondersteunende diensten een rol in het coachen van de verantwoordelijke in de teams op het eigen vakgebied, bijvoorbeeld: ziekteverzuimbegeleiding of roosteren.

Zorg dat de Prestatie indicatoren die je opneemt in je dashboard aansluiten bij de visie. Neem dus indicatoren op die gaan over de kwaliteit van zorg. Dat is waar je op stuurt (dus niet alleen financiën en ziekteverzuim)

Opdracht

Bespreek op de 4 thema’s:

leiderschap, cliënt, medewerkers,

bedrijfsvoering:

• Waar staat je organisatie nu?

• Waar willen jullie naar toe op het

gebied van zelfsturing?

• Welke stappen zijn lastig, waar gaat

het al goed?

Meer over Zelfsturing in de zorg

• dossier ‘Zelfsturing’: www.invoorzorg.nl/zelfsturing

• bijeenkomsten: www.invoorzorg.nl/bijeenkomsten

→ Website

www.invoorzorg.nl

Online taakondersteuning op maat:

• Helpt u stap voor stap zelfsturing te

realiseren

• De belangrijkste taken op een rij

• Best practices, voorbeelden en

toelichting bij elke taak

Digitale community ‘Zelfsturing’

• Wissel kennis en ervaringen uit met

andere zorgprofessionals

• Stel uw vraag aan een expert

→ IVZO.net

http://ivzo.net

Handleiding Zelfsturende teams

U wilt uw organisatie veranderen, maar hoe?

In de handleiding Zelfsturende teams in de

thuiszorg geeft In voor zorg! u praktische tips

en praktijkvoorbeelden.

Werkboek Teamontwikkeling

Zelfsturend werken betekent meer

regelruimte voor professionals om samen met

de cliënt ervoor te zorgen dat cliënten een

aangenaam leven kunnen leiden. Dit

werkboek biedt praktische werkvormen om

het beste uit die teams te halen en teams zich

te helpen ontwikkelen.