PortalstrategiePortalstrategie

10 stappenplan10 stappenplan

Erwin SigtermanErwin Sigterman

6 februari 20086 februari 2008

Portal groepenPortal groepen

MedewerkerMedewerker PartnerPartner KlantKlant

Bij voorkeur portalimplementatie Bij voorkeur portalimplementatie volgens deze volgordevolgens deze volgorde

Reden: Reden: impact bij verkeerde implementatieimpact bij verkeerde implementatie

Soorten interactieSoorten interactie

CommunicatieCommunicatie SelfserviceSelfservice KennismanagementKennismanagement TransactieTransactie

Interactie: CommunicatieInteractie: Communicatie

Zenden en ontvangen van Zenden en ontvangen van boodschappen in statische vormboodschappen in statische vorm

Voorbeelden:Voorbeelden:• FoldersFolders• Webpagina’sWebpagina’s• E-mailsE-mails• FlyersFlyers• BrievenBrieven• Memo’sMemo’s• Etc.Etc.

Interactie: Self serviceInteractie: Self service Interactie met doelgroepInteractie met doelgroep Doelgroep neemt zelf initiatiefDoelgroep neemt zelf initiatief

• CommunicatieCommunicatie• ActieActie

Voorbeelden:Voorbeelden:• Bijwerken van profielBijwerken van profiel• Bekijken van arbeidsvoorwaardenBekijken van arbeidsvoorwaarden• Vastleggen van persoonlijk opleidingsplan Vastleggen van persoonlijk opleidingsplan

(POP)(POP)• InkooporderInkooporder• Verlengen van bibliotheekboekVerlengen van bibliotheekboek• Aanvragen nieuw rijbewijsAanvragen nieuw rijbewijs

Interactie: KennismanagementInteractie: Kennismanagement Ordenen en beschikbaar maken van Ordenen en beschikbaar maken van

informatie, waardoor iemand anders informatie, waardoor iemand anders een voordeel kan haleneen voordeel kan halen

Voorbeelden:Voorbeelden:• DocumentenDocumenten• PresentatiesPresentaties• OffertesOffertes• (onderzoeks)rapporten(onderzoeks)rapporten• RekentabellenRekentabellen• Business casesBusiness cases• WikiWiki

Interactie: TransactieInteractie: Transactie

De ultieme interactievormDe ultieme interactievorm Voorbeelden extern:Voorbeelden extern:

• Aanvraag WWAanvraag WW• Boeken hotel + reisBoeken hotel + reis• Inplannen APK voor auto bij garageInplannen APK voor auto bij garage

Voorbeelden intern:Voorbeelden intern:• InkoopInkoop• VoorraadplanningVoorraadplanning• FactureringFacturering• ManagementinformatieManagementinformatie

Interactiemodel kwadrantInteractiemodel kwadrant

Bestaat uit verschillende interacties:Bestaat uit verschillende interacties:• CommunicatieCommunicatie• SelfserviceSelfservice• KennismanagementKennismanagement• TransactieTransactie

Bepaalt –ideale- volgorde waarin portal Bepaalt –ideale- volgorde waarin portal aangeboden wordt aan doelgroepaangeboden wordt aan doelgroep

Rode pijl geeft volgorde aanRode pijl geeft volgorde aan Voor verschillende groepen Voor verschillende groepen

verschillende kwadrantenverschillende kwadranten

MedewerkerMedewerker

Vooral informatiewerkerVooral informatiewerker Indelen opIndelen op

• Functionele indeling ofFunctionele indeling of• Hierarchische indeling of Hierarchische indeling of • ??????

Interactiemodel: MedewerkerInteractiemodel: Medewerker

PartnerPartner

Met wie werkt bedrijf samen?Met wie werkt bedrijf samen?• LeveranciersLeveranciers• KetenpartnersKetenpartners• Etc.Etc.

Interactiemodel: PartnerInteractiemodel: Partner

KlantKlant

Voorbeelden:Voorbeelden: ConsumentenConsumenten StudentenStudenten BurgersBurgers PatientenPatienten BedrijvenBedrijven

Interactiemodel: KlantInteractiemodel: Klant

10 stappenplan10 stappenplan

1.1. Visie en doelstellingenVisie en doelstellingen2.2. BewustwordingBewustwording3.3. Business case en –planBusiness case en –plan4.4. DoelgroepenDoelgroepen5.5. Informatiebehoefte en –aanbodInformatiebehoefte en –aanbod6.6. Organisatorische impactOrganisatorische impact7.7. StructuurStructuur8.8. SchermenSchermen9.9. PromotiePromotie10.10. Plan van aanpakPlan van aanpak

Per stapPer stap

DoelDoelWaarom zou deze stap doorlopen moeten worden en Waarom zou deze stap doorlopen moeten worden en wat levert het op?wat levert het op?

MethodiekMethodiekEen of meer verschillende methodes om de stap te Een of meer verschillende methodes om de stap te makenmaken

ResultaatResultaatHierin wordt zoveel mogelijk visueel gemaakt wat de Hierin wordt zoveel mogelijk visueel gemaakt wat de resultaten zijn van het uitvoeren van de methodiekresultaten zijn van het uitvoeren van de methodiek

1: Visie en doelstellingen1: Visie en doelstellingen DoelDoel

• Portalvisie afgeleide van bedrijfsvisiePortalvisie afgeleide van bedrijfsvisie• Portaldoelstelling is een afgeleide van Portaldoelstelling is een afgeleide van

bedrijfsdoelstellingbedrijfsdoelstelling MethodeMethode

• PortalstrategiePortalstrategie Ontwikkeling portalOntwikkeling portal DoelgroepenDoelgroepen FunctiesFuncties TijdpadTijdpad Scenario’sScenario’s

ResultaatResultaat• Geschreven tekstGeschreven tekst

2: Bewustwording2: Bewustwording DoelDoel

• DraagvlakDraagvlak• Vaststellen van 1 portaldefinitieVaststellen van 1 portaldefinitie• Inzichtelijk maken van voordelenInzichtelijk maken van voordelen• Benoemen eigenaren verschillende portalcomponentenBenoemen eigenaren verschillende portalcomponenten

InfrastructuurInfrastructuur ApplicatiesApplicaties KennisKennis portaldienstenportaldiensten

MethodeMethode• Communicatieplan, workshops, etc.Communicatieplan, workshops, etc.

ResultaatResultaat• Bekendheid in organisatieBekendheid in organisatie

Posters, goodies, nieuwsbrieven, etc.Posters, goodies, nieuwsbrieven, etc. Prijsvraag voor nieuwe naamPrijsvraag voor nieuwe naam

3: Business case en -plan3: Business case en -plan

DoelDoel• Kosten en batenKosten en baten• VerantwoordelijkhedenVerantwoordelijkheden

MethodeMethode• Prince2Prince2

ResultaatResultaat• BestaansrechtBestaansrecht

4: Doelgroepen4: Doelgroepen DoelDoel

• Beschrijven van verschillende doelgroepenBeschrijven van verschillende doelgroepen MethodeMethode

• Persona’s (archetypes)Persona’s (archetypes)• Beperk aantal doelgroepen (max.5)Beperk aantal doelgroepen (max.5)

ResultaatResultaat• Invalshoeken representant doelgroepInvalshoeken representant doelgroep• Werkpatroon representantWerkpatroon representant• Rangschikking informatieRangschikking informatie• Welke informatiebronnenWelke informatiebronnen• Informatie/dienstenInformatie/diensten

5: Informatiebehoeft en -aanbod5: Informatiebehoeft en -aanbod

DoelDoel• Inventariseer informatiebehoefteInventariseer informatiebehoefte• Inventariseer informatieaanbodInventariseer informatieaanbod• Stel hiaten vastStel hiaten vast

MethodeMethode• Per persona informatiebehoefte inventariserenPer persona informatiebehoefte inventariseren• Wat wordt aan wie gecommuniceerdWat wordt aan wie gecommuniceerd• Externe behoefte informatieExterne behoefte informatie

ResultaatResultaat• Eerste contouren portalontwerpEerste contouren portalontwerp• CommunicatiemodelCommunicatiemodel

CommunicatiemodelCommunicatiemodel

WatWat Aan wieAan wie Door wieDoor wie ToestemminToestemmingg

WanneeWanneerr

Hoe Hoe vaakvaak

6: Organisatorische impact6: Organisatorische impact DoelDoel

• Vaststellen wie, met welke frequentie, op welk Vaststellen wie, met welke frequentie, op welk moment en of goedkeuring noodzakelijk ismoment en of goedkeuring noodzakelijk is

• Eigenaarschap informatie bepalenEigenaarschap informatie bepalen• Inzicht in complexiteit informatievoorziening Inzicht in complexiteit informatievoorziening

MethodeMethode• Communicatiematrix verder invullenCommunicatiematrix verder invullen

ResultaatResultaat• Volledig ingevuld communicatiematrixVolledig ingevuld communicatiematrix• Bepaalt betrokkenenBepaalt betrokkenen• Personele belasting voor organisatiePersonele belasting voor organisatie

CommunicatiemodelCommunicatiemodel

WatWat Aan wieAan wie Door wieDoor wie ToestemminToestemmingg

WanneeWanneerr

Hoe Hoe vaakvaak

7: Structuur7: Structuur DoelDoel

• Structuur portal samenstellenStructuur portal samenstellen MethodeMethode

• Kleine testgroep Kleine testgroep HoofdnavigatieHoofdnavigatie Belangrijkste schermenBelangrijkste schermen

• PrototypePrototype Grotere testgroepGrotere testgroep BoomstructuurBoomstructuur

ResultaatResultaat• Tabbladen, hoofdnavigatie en boomstructuurTabbladen, hoofdnavigatie en boomstructuur• Indien mogelijk voor Medewerkers, Partners en Indien mogelijk voor Medewerkers, Partners en

KlantenKlanten

8: Schermen8: Schermen

DoelDoel• Schermontwerpen makenSchermontwerpen maken

MethodeMethode• Usability expertUsability expert• Grafisch ontwerperGrafisch ontwerper

ResultaatResultaat• Voorlopige schermenVoorlopige schermen

9: Promotie9: Promotie DoelDoel

• Promoot de portal aan de doelgroep(en)Promoot de portal aan de doelgroep(en) MethodeMethode

• communicatieplancommunicatieplan ResultaatResultaat

• Portal is bekend bij doelgroepPortal is bekend bij doelgroep• Middelen:Middelen:

E-mail links of nieuwsbrievenE-mail links of nieuwsbrieven Folder in Portal-layoutFolder in Portal-layout DisplaysDisplays Elke communicatie-uiting URL-adres drukkenElke communicatie-uiting URL-adres drukken Top 10 populairste onderdelen PortalTop 10 populairste onderdelen Portal Prijsvraag nieuwe naam PortalPrijsvraag nieuwe naam Portal

10: Plan van aanpak10: Plan van aanpak

DoelDoel• ProjectplanningProjectplanning• Klaar voor implementatieKlaar voor implementatie

MethodeMethode• Projectleider schrijft Projectleider schrijft Plan van aanpakPlan van aanpak

ResultaatResultaat• Plan van aanpak is opgeleverdPlan van aanpak is opgeleverd

Kritieke succesfactorenKritieke succesfactoren Eigenaarschap portalcomponenten bepaaldEigenaarschap portalcomponenten bepaald Promotie portal (visie en gebruik)Promotie portal (visie en gebruik) Sponsor op het juiste niveau en juiste draagvlakSponsor op het juiste niveau en juiste draagvlak Toetsing beloften van de leveranciersToetsing beloften van de leveranciers Geen aanpassingen op de standaardGeen aanpassingen op de standaard Communiceer over de portalCommuniceer over de portal Business case opgesteld en goedgekeurdBusiness case opgesteld en goedgekeurd Portalinitiatief in overeenstemming met Portalinitiatief in overeenstemming met

bedrijfsstrategiebedrijfsstrategie Groot denken, klein beginnen, snel opschalenGroot denken, klein beginnen, snel opschalen Balans gebruikerswens, technische haalbaarheid Balans gebruikerswens, technische haalbaarheid

en business case-legitimatieen business case-legitimatie

Business case (1)Business case (1)

AnalyseAnalyse• Vaststellen relatie tussen specifieke Vaststellen relatie tussen specifieke

eigenschappen van de portal en eigenschappen van de portal en opbrengstenopbrengsten

Verzamel kosten- en bateninformatieVerzamel kosten- en bateninformatie Opstellen business caseOpstellen business case

• Cashflow Cashflow • ROIROI

Business case (2)Business case (2)

BatenBaten Inkomsten (cash)Inkomsten (cash) Meetbaar maar Meetbaar maar

niet financiele niet financiele batenbaten

Bijdrage aan Bijdrage aan strategische strategische doelstellingendoelstellingen

Niet meetbaarNiet meetbaar

KostenKosten ToenameToename ContinuContinu VerlagingVerlaging VermedenVermeden

Kostenbesparing (voorbeeld)Kostenbesparing (voorbeeld)