Denkt u dat uw inkoop al goed functioneert?Met Purchasing Excellence hebt u dé sleutel tot excellentie in handen.

Purchasing Excellence Publiek (PE Publiek) is een verbeterprogramma dat deelnemende organisaties systematisch helpt de huidige situatie van hun inkoop te analyseren, verbetermogelijkheden in kaart te brengen, procesverbeteringen door te voeren en kennis en competenties te ontwikkelen. Dit factsheet legt uit wat PE Publiek inhoudt, wat het voor u kan betekenen, hoe u kunt deelnemen aan de nulmeting en de resultaten kunt afzetten tegen de resultaten in de database.

Benchmarken: vergelijking met wereldtop biedt zicht op verbetermogelijkheden Om inkoop te verbeteren heeft u een maatstaf nodig, om de prestaties van uw organisatie aan af te meten. Die maat-staf is het Michigan State University model (MSU-model) van professor R. Monczka. Dit model brengt acht strategische processen en zes ondersteunende processen (zie figuur 1) in kaart.

Voor ieder van de processen kan uw organisatie een volwassenheidsniveau van 1 tot 10 behalen, waarbij 10 staat voor excellent presteren. Om het niveau te bepalen, is per niveau een aantal criteria opgesteld, waaraan een organisatie móet voldoen. Het is niet voor iedere organisatie zinvol om voor elk proces naar de 10 te streven; voor de ene organisa-tie is een 3 voldoende, voor de andere een 6. Een organisatie bepaalt zelf welk niveau zij wil bereiken.

PE Publiek

680 miljoen euro aan besparingen69 Nederlandse bedrijven keken in 2001 waar ze stonden door deelname aan project 1 van het programma: de nul-meting van Purchasing Excellence. Hieruit bleek dat Nederlandse bedrijven hun winstgevendheid met 20% konden vergroten door professionalisering van hun inkoopprocessen. Vervolgens deden een aantal van de 69 bedrijven in 2003 een meer gedetailleerd onderzoek naar hun besparingspotentieel (project 2) en ging een aantal daadwerkelijk aan de slag met procesverbetering en het ontwikkelen van kennis en competenties (project 3). Daardoor lukte het de deelne-mende bedrijven om in totaal 680 miljoen euro aan besparingen te realiseren. Het overgrote deel van deze besparingen is zijn toe te schrijven aan het ontwikkelen van strategieÎn per inkooppakket oftewel Commodity Strategy Development (CSD). Dit tweede strategische proces van het MSU inkoopmodel wordt ook door Prof. R. Monczka geadviseerd als start van een professionaliseringstraject binnen inkoop o.a. omdat het meerdere processen raakt en verbetert. Wij kunnen u voor uw organisatie een workshop CSD verzorgen waarbij de kosten voor 50% gesponsord worden door Nevi/PIANOo.

Project 1 in publieke sector afgerondIn 2004 volgde de publieke sector. Eind 2004 en begin 2005 verrichtten opgeleide en gecertificeerde auditeurs de nul-meting bij 54 publieke organisaties. Voor de publieke sector is een speciale versie gehanteerd van het MSU-model: het MSU+ model. Uit de audits bij de publieke sector bleek dat er nog veel verbeterpotentieel is. Soms zijn slechts kleine aanpassingen nodig om direct een aantal niveaus hoger te scoren. De resultaten van de publieke sector zijn opgeno-men in de Purchasing Excellence Publiek database, zodat deze kan gaan uitgroeien tot hét kloppend benchmarking-hart van de publieke sector.

Ook úw organisatie kan deelnemen aan de nulmeting volgens het PE Publiek-programma en u meten met de database.

Wat houdt dat in? Als u een nulmeting uit wilt laten voeren, zijn er twee mogelijkheden. Uw organisatie kan de inkoopprocessen op basis van het MSU+ model laten beoordelen door gecertificeerde auditeurs. In dat geval kunnen uw gegevens in de database terechtkomen. Een tweede optie is dat u met behulp van het MSU+ model zelf de professionaliteit van de inkoop bin-nen de eigen organisatie beoordeelt en vergelijkt met de benchmarkgegevens.

Als u uw inkoopprocessen wilt laten beoordelen door gecertificeerde auditeurs, neemt u contact op met PIANOo (zie contactgegevens verderop). U ontvangt dan een lijst met gecertificeerde auditeurs. Inmiddels zijn 25 auditeurs opgeleid en gecertificeerd. Dan doorloopt u de volgende stappen:1. De auditeur stuurt u het MSU+ model en een lijst met benodigde bewijsstukken toe.2. Vervolgens komt de auditeur een dag langs voor het uitvoeren van de audit. De auditeur spreekt dan met verschillende personen, bijvoorbeeld het Hoofd Inkoop, zijn of haar direct leidinggevende, een controller en een budgethouder ofwel interne klant van inkoop. Tijdens de gesprekken controleert de auditeur of het opgegeven bewijsmateriaal ook echt in huis is.3. Aan de hand van de gesprekken en de verstrekte informatie stelt de auditeur een rapport op waarin gedetailleerd per inkoopproces de score van uw organisatie is weergegeven en de verbetermogelijkheden zijn uiteengezet. 4. De gegevens uit de audit worden opgenomen in de database en u kunt de resultaten van uw organisatie bench marken met de andere resultaten. Na afronding van de nulmeting, kan uw organisatie zelf bepalen of zij aan de slag wil gaan met de verbetermogelijk-heden.

Zelfbeoordeling via self assessmentU kunt ook kiezen voor een self assessment methode. In dat geval beoordeelt u of uw collega de veertien processen van het MSU+ model. De aangewezen persoon om het self assessment uit te voeren is degene die met een strategische blik naar het inkoopproces kan kijken. Het spreekt voor zich dat de resultaten pas écht iets zeggen, als de audit op een zelfkritische manier wordt ingevuld.

Meer informatieOp www.pianoo.nl staat meer achtergrondinformatie over PE Publiek en u vindt er het MSU+ model. Het model kunt u ook bestellen via PIANOo, tel.: (070) 349 07 77, info@pianoo.nl.

Op www.purchasingexcellence.nl vindt u meer informatie over Purchasing Excellence.

Purchasing Excellence Publiek is een initiatief van de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) en PIANOo.