Download - pdf (externe link)

VAC Brussel

Stand van zaken bouw Foto’s

PLANNING PROJECT Contractueel VA werken 7 april 2017

Zal mei 2017 worden wegens wijzigingen Eigen inrichtingswerken mei – augustus 2017 Verhuis van Het Facilitair Bedrijf vanaf 15/8/2017 Verhuis vanuit Phoenix vanaf 1 september 2017 Verhuis vanuit Boudewijn vanaf eind september 2017 Verhuis Kliniekstraat en VMSW vanaf januari 2018

EEN DUURZAAM GEBOUW

op vlak van duurzaamheid volgens het handboek ‘waardering van kantoorgebouwen’ van de Vlaamse Overheid :

“Een duurzaam kantoorgebouw voldoet optimaal aan het geheel van prestaties die qua bruikbaarheid en diensten van een gebouw en zijn omgeving verwacht worden. “

lage milieu – impact

comfort

toegankelijk

levensduur

..

Parking

Archief & Techniek

PLANNEN & SCHETSEN

PLANNEN & SCHETSEN

Polyvalente sportruimte

Polyvalente ruimte

Binnenstraat

Keuken

Restaurant

Hallen

Auditorium

Goederen en leveringen

IMPRESSIE RESTAURANT

IMPRESSIE AUDITORIUM

PLANNEN & SCHETSEN

Leslokalen

Auditorium klein

Gang vergadercentrum

Vergaderzalen

Vergaderzalen

Binnenstraat / centrale overlegzone

PLANNEN & SCHETSEN

IMPRESSIE GROTE VERGADERZAAL

PLANNEN & SCHETSEN

Kantoren

Circulatie

PLANNEN & SCHETSEN

KANTOORINRICHTING

Verdeling wanden

PLANNEN & SCHETSEN

Kantoren

Circulatie

PLANNEN & SCHETSEN

Inrichting BEHOEFTEBEPALING EN INTEKENING

Bilaterale gesprekken over de behoeftebepaling Analyseren van de behoeften (inrichting CSA, bijkomende PA, archief) Opmaak van een gezamenlijke IF validatie

Lijst van klanten is ongeveer volledig Eerste verdeling werd voorgesteld op ambtelijke stuurgroep 14/3 Twee weken voor opmerkingen Daarna start met specifieke inrichting (v.a. april 2016) Intekening meubilair in samenspraak met de klant binnen bepaalde krijtlijnen Meubilair: verhuis / recyclage / nieuw Intekening op basis van Het Nieuwe Werken

Platform voor informatie uitwisseling

Sharepoint in de nieuwe Office 365 omgeving

Inloggen via internet: https://vlaamseoverheid.sharepoint.com/sites/hfb/vacbrussel/

Subsites voor werkgroepen en ambassadeurs Wgtrekker voegt leden toe aan de subsites Leden krijgen ook schrijfrecht, bv voor invullen van

documenten

https://vlaamseoverheid.sharepoint.com/sites/hfb/vacbrussel/

https://vlaamseoverheid.sharepoint.com/sites/hfb/vacbrussel/

COMMUNICATIE www.bestuurszaken.be/vac-brussel overheid.vlaanderen.be/vac-brussel

http://www.bestuurszaken.be/vac-brussel



Algemeen PTOW: een verhaal van … 7 B’s

Bricks Bytes

(Brains &) Behaviour

Bills

Business

Buy-in

Benefits

WERKGROEPEN UITGELICHT

Werkgroep communicatie (Bert Eggermont) Uitwerking van de communicatiemomenten

Ambassadeurs (Trees en Bert) Aanspreekpunt voor collega’s Voelsprieten voor wat leeft op de werkvloer, vragen detecteren waar collega’s zitten

Werkgroep Huisvesting (An Sprenghers) Afspraken rond inrichting en facilities + voorbereiding verhuis


Werkgroep Mobiliteit (Johan Van Damme) Werkgroep heeft aanbevelingen geformuleerd Johan werkt deze momenteel verder uit Gesprekken met andere actoren voor engagementen

Werkgroep Het Nieuwe Werken (Xavier Suykens) Basisintekening maken volgens HNW Deze basisintekening zal besproken worden met alle entiteiten Entiteiten kunnen meubels en inrichting mee bepalen binnen krijtlijnen Belangrijk om manier van werken in kaart te brengen!


Werkgroep ICT (Dirk De Beule en Geert Delmulle)

Ontwikkelen van het netwerk, rekening houdend met behoeften entiteiten Uitwerking nieuwe concepten voor draadloos internet, telefonie, mobiel printen Er komt geen DECT-telefonie meer in VAC Brussel, wel Unified Communication oplossing Telefoneren via PC, Tablet of GSM: Lync en Skype for business Geen nummerbehoud, cfr. andere VAC’s Headsets voor PC wordt eenmalig door HFB voorzien, nadien door entiteiten. Telefoneren via headset. Smartphones (802.11ac standaard) te voorzien door entiteiten om te bellen via Wifi Verdere details i.v.m. de telefonische dienstverlening kunnen in de werkgroep IT besproken worden.


Werkgroep Informatiebeheer (Dries Vandaele)

Radicaal digitaal Toepassing archiefnorm (3lm + 2lm) Vraagt inspanning Inzet Depot Vilvoorde Dries licht zelf toe

Doelstelling werkgroep

Vertalen informatie- en vastgoedbeleid

Actieve informatie- en kennisdeling

Gericht adviesverlening

Belang informatiebeheer

• Vlot actuele en correcte informatie terugvinden

• Snel, efficiënt en klantgericht werken

• Samenwerken en informatiedelen

• Digitaal werken

Het Nieuwe werken en informatiebeheer

Clean Desk Meer Digitaal werken Minder archiefruimte

Informatie = beheer(s)baar

nood aan gemeenschappelijk klassement (papier + digitaal) nood aan gemeenschappelijk beheer Het Nieuwe Werken als katalysator om acties te ondernemen voor goed informatiebeheer

Doelstellingen

• Optimaliseren ruimte • Korte termijn Archief op orde

• Het Nieuwe werken • Middellange termijn

Meer digitaal werken

Korte termijn

• Minder archiefruimte

• 5 str. m. per VTE

• In kaart brengen wat er is

• Oplossingen • Tijdig (en wettig!) vernietigen

https://www.bestuurszaken.be/informatiemanagement/selecteren-en-vernietigen

• Depot te Vilvoorde voor analoog archief https://www.bestuurszaken.be/informatiemanagement/depot-vilvoorde







https://www.bestuurszaken.be/informatiemanagement/depot-vilvoorde




Behoeftebepaling

Uitgangspunten: Wettig vernietigen Depot Geen bijkomende behoeftenvalidaties

STREVEN NAAR BEHALEN ARCHIEFNORM!

Reële behoefte

Archiefnorm ______________________

0

(of bijkomende behoefte)

Lange termijn

Meer digitaal werken

Samen werken aan informatie Slimme digitalisering

What’s in it for you?

• Informatie bewust en actief beheerd (plaatswinst papier: 23 %, digitaal tot 54 %) • Informatie beter toegankelijk (270 min per week van een kenniswerker gaat op aan zoeken naar informatie) • Minder archiefruimte

Beheer uitbesteed aan Depot (tijd voor kerntaken) Besparing 430K € voor VAC Brussel.


Bricks Bytes


Bills

Business

Buy-in

Benefits

Break-out sessie

Waarom is informatiebeheer zo belangrijk? Waar moet ik op letten bij digitalisering en automatisering? Mag ik alles weggooien na het inscannen? Hoe pak ik mijn archief- en informatieprobleem aan? Bij wie kan ik terecht?


Werkgroep P&O (Gerda Serbruyns) Voorbereiding op alle aspecten van PTOW

-Algemeen kader: Visienota HNW; omzendbrief PTOW; toolbox PTOW http://overheid.vlaanderen.be/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken

-Specifiek:

Entiteitseigen visie opmaken, afsprakenkaders PTOW en het nieuwe kantoor

Transitieplan opmaken Werken in een Nieuwe Werken omgeving Afbouwen prikplicht

Belangrijk dat ook leidinggevenden principes kennen en kunnen toepassen

http://overheid.vlaanderen.be/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken









Bricks Bytes


Bills

Business

Buy-in

Benefits

Voorbereidend P&O-traject: algemeen ALGEMEEN:

Oriëntatie: (2015) Overkoepelend

Zelf op de hoogte zijn van principes hnw / ptow / werken in open kantoor: delen werkplekken; clean desk; activity based werken (werkplek, overlegplek, facilities); digitalisering; groepsklassementen; plaatsonafhankelijk werken; afsprakenkader het nieuwe kantoor.

Tip: per entiteit werkgroepje oprichten met de vertegenwoordigers in de externe werkgroepen VAC Brussel: communicatie, mobiliteit, ICT, Informatiebeheer en P&O, en de ambassadeurs.

Analyse: (2015) Per (deel)entiteit AS IS-situatie ivm aantal deeltoepassingen ptow. Sjabloon: maturiteitschecklist excel.

Zie ptow-toolbox + hr-deelnetwerken

Entiteitseigen visie (2015) Overkoepelend / per entiteit

Bepalen entiteitseigen visie. Sjabloon: business case. Sjabloon: projectvoorstel.

Opmaken afsprakenkader PTOW. Zie voorbeeld afsprakenkader AgO.

Kloofanalyse: (2015) Per (deel)entiteit

Op welke domeinen / deeltoepassingen dient actie ondernomen te worden ?

Uitvoering: (vanaf 2de helft 2015) Overkoepelend / per entiteiet

Opstellen trajectplan. Sjabloon: projectvoorstel.

Ondersteunen leidinggevenden en personeelsleden. Werken aan organisatieontwikkeling (actieve arbeidsorganisatie).

Monitoring / evaluatie: Niveau Vlaamse overheid: juni 2016: algemene bevraging stand van zaken implementatie PTOW

Bijsturing:

Stand van zaken aan de hand van QSR

Conclusies

- Algemeen: Invoering PTOW voor verhuis naar

VAC = tegen half 2017.

- Nieuwe kantoor Afhankelijk van startpositie Digitalisering en archivering; werkplekken delen; clean desk; open feedbackcultuur

- Telewerken

Aandachtspunt: mobiele telefoons voor alle personeelsleden Op te nemen in IT-werkgroep Afspraken telefoonpermanentie, bereikbaarheid / beschikbaarheid. In afsprakenkader PTOW.

- Tijdsregistratie Afhankelijk van startpositie

Prikklok niet prominent aanwezig in VAC Aandachtspunt: prikplicht afbouwen. Saldo prikklokuren. Compensaties.

- Tijdsonafhankelijk werken Ondersteuning PTOW-verantwoordelijken

Aandachtspunt: wettelijke regelingen. Cfr. aanpak AgO. PTOW-specialistennetwerk: 14 april

- Entiteitseigen visie ? Zie toolbox PTOW - Afsprakenkader PTOW ?

Cfr. beschikbare modellen. bv. AgO.

Rol leidinggevenden

Voorbeeldfunctie opnemen in PTOW bv. valideren entiteitseigen visie en PTOW-afsprakenkader

werken in nieuwe kantooromgeving

afspraken over o.m. bereikbaarheid en beschikbaarheid

Begeleiden van medewerkers in (re)organisatie van het werk bv. paper poor werken en digitalisering begeleiden

Coachende stijl van leidinggeven: nieuwe werknemer staat centraal.

Rol leidinggevenden Waardegedreven leidinggeven:

Vertrouwen hebben in medewerkers Open feedbackcultuur stimuleren Daadkracht stimuleren

bv. minder nadruk op HOE, meer op WAT en WAAROM meer focus op resultaat Traject en PLOEG ifv SMART plannen, opvolgen, evalueren en bijsturen Wendbaar werken

bv. flexibiliteit in (samen)werken evolueren naar meer zelfsturende teams

Wordt opgenomen in PTOW-specialistennetwerk juni 2016:

Wendbaar werken in vertrouwen.

Het oude leidinggeven

Van CCC naar VVVV

Vervolgtraject VAC Brussel:

Publicatie documenten: toolbox PTOW site VAC Brussel … Volgend overleg werkgroepen ? Andere globale initiatieven ?

Per entiteit:

Oprichting multidisciplinaire werkgroep VAC Brussel Eigen traject, ook op basis van QSR. … (infosessies ?)

Algemene ondersteuning AgO:

-toolbox PTOW -toolboxen verandermanagement, organisatiecultuur, IAO … -ondersteuningsaanbod voor leidinggevenden en voor personeelsleden -PTOW-specialistennetwerken -P&O-werkgroep VAC Brussel -ad hoc advies

Voorstelling Breakout sessies

Praktisch: 2 maal 30 minuten: Keuze uit: -Vragen aan de projectgroep Trees Verhoogen -Hoe archiveren en digitaliseren ? Dries Vandaele -Hoe bouw je de prikplicht af ? Gerda Serbruyns -Meer focus op resultaat Helena De Clercq -De rol van de leidinggevenden Vicky van den Berge -Werkplekspel Linda Baumans -dKB op weg naar Joris Bouve -OE: voorbereidend traject Bart Lippens