Ministerie van de Vlaamse Gemeenschapafdeling vorming
Een traject van competentiegerichte
ontwikkelingvoor alle teamleden van het GVDC
De vraag van het GVDC
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Maak een IOP voor onze medewerkers
• Screen hen voor opmaak van het IOP
• Probleemstelling:
• probleemoplossing in helpdesk werking ongelijk opgenomen door medewerkers
• leidinggevenden komen te weinig toe aan hun kerntaken
• Oplossingen afhankelijk van cognitief vermogen én attitude van medewerkers
De context (1)
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Welke zijn dé uitdagingen voor het GVDC?
•Vlimpersproject: Technisch projectteam + centrale helpdesk
•Ontwikkeling, exploitatie en ondersteuning van gebruik ERP-pakket
•Introductie van self service & automatische workflows
De context (2)
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• De klanten van het GVDC
•Managementondersteunende diensten (MOD’s)
•Vlimpersforum, werkgroep trekkers departementale helpdesk, functioneel inhoudelijke werkgroepen (bv. vacaturemarkt; vorming, ploeg, …), werkgroep rapportering
• Horizontale diensten
• afdeling Statutaire Aangelegenheden, afdeling Wervingen en Personeelsbewegingen, afdeling Vorming, afdeling HRM
•toekomstige beleidsdomein Bestuurszaken
Ons 1e antwoord op de vraag
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Probleemstelling benaderen in termen van competenties
• Kiezen voor een ontwikkelingsgerichte en niet-bedreigende benadering
• Zoveel mogelijk een bottom-up aanpak voor meer betrokkenheid bij de medewerkers
Definiëren van verwachte resultaat
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Probleemoplossing en klantgerichtheid nemen toe bij alle medewerkers
•Zij ontwikkelen én vertonen deze competenties in hun werkgedrag volgens eigen intellectueel vermogen
• Management heeft kerntaken duidelijk gedefinieerd en kan zich erop toeleggen
•IOP is ook nodig voor management
GVDC team
Deelnemers aan het traject
leidinggevenden & medewerkers
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Alle leden van het GVDC team
• Iedereen volgt een zelfde traject in groep en als individu
• Dit is een teamtraject, maar ook een individueel traject.
5 belangrijke stappen
Stappenplan van het traject
2004-2006
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Richting bepalen: welke competenties maken het verschil in onze rol (als leidinggevende en als medewerker GVDC)?
• Onderzoeken: voor welke competenties sta ik sterk en welke competenties kan ik beter ontwikkelen?
• Contract sluiten (IOP): afspraken tussen medewerker en leidinggevende over persoonlijke ontwikkeling en ondersteuning daarbij
• Uitvoeren van IOP: wederzijds uitvoeren en opvolgen van de gemaakte ontwikkelafspraken
• Van ontwikkelen naar presteren: afspraken over prestaties op basis van competenties
5 belangrijke stappen
Stappenplan van het traject
2004-2006
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Richting bepalen: competentieworkshop voor leidinggevenden en voor medewerkers: 18 maart 04
• Onderzoeken: 360° feeback on line bevraging: 8 - 20 april 04
• Contract sluiten: opmaak van een IOP:
• IOP-workshops leidinggevenden en medewerkers: 18 mei
• IOP gevalideerd door leidinggevende: 15 juni 04
• Uitvoeren en opvolgen IOP: juni 2004 - december 2005
• Van ontwikkelen naar presteren: competenties opgenomen in functiebeschrijving vanaf januari 2005
Stap 1: Richting bepalen
Stappenplan van het traject
Competentieworkshop 18 maart 2004
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• 2 competentieworkshops: voormiddag voor leidinggevenden - namiddag voor medewerkers
• Wat doen?
•bepalen welke competenties relevant zijn voor de eigen functie op basis van het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid
• Hoe doen?
• Samen, door discussie over de job
• Minstens 1 leidinggevende neemt deel en kan aangeven of de lat te hoog of te laag wordt gelegd
• Begeleiding: Herwig Van Nerum + Gijs Martens
Stap 1: Richting bepalen
Stappenplan van het traject
Competentieworkshop 18 maart 2004
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• In de eerste plaats focussen op gedragscompetenties, maar ook aandacht voor vaktechnische competenties
• Gebruik maken van het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid:
• vuistregel: maximaal 5 specifieke gedragscompetenties per functie
• inclusief niveaubepaling
• onze joker: de 4 waarden gebonden competenties
Stap 2: Onderzoeken
Stappenplan van het traject
On line bevraging voor 360° Feedback
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Na bepalen van de competenties voor de job, voor iedereen nagaan welke competenties (verder) te ontwikkelen
•Doel van het onderzoek: uitsluitend ontwikkelingsgericht, mag niet worden gebruikt voor evaluatie
•Voor wie? Medewerkers én leidinggevenden
•Hoe?
• bij middel van een vragenlijst
• over de gekozen gedragscompetenties voor de job
• on line ingevuld door persoon zelf, alle collega’s en alle leidinggevenden van het team (voor de leidinggevenden ook door klanten en alle medewerkers)
Stap 2: Onderzoeken
Stappenplan van het traject
On line bevraging voor 360° Feedback
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Voor elke competentie een uitspraak over 4 of 5 concrete gedragsindicatoren
•score van 1 tot 4 + mogelijkheid tot ‘weet niet’
• Iedereen van het team maakt een zelfinschatting
• Iedereen van het team zal feedback geven én krijgen
• Feedbackgevers zijn anoniem
Stap 2: Onderzoeken
Stappenplan van het traject
On line bevraging voor 360° Feedback
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
•Belang van iedereen: Wees eerlijk en correct in zelfinschatting en in geven van feedback
• want is onmisbare informatie voor ONTWIKKELING
•Wanneer bevraging?
•donderdagmorgen 8 april - dinsdagavond 20 april
•Iedere medewerker vult ongeveer 10 vragenlijsten in
Stap 2: Onderzoeken
Stappenplan van het traject
Individueel ontwikkelrapport
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
•Wanneer? dinsdag 11 mei krijgt iedereen zijn eigen ontwikkelrapport persoonlijk bezorgd
•Welke informatie bevat het individuele rapport?
• Scores per competentie en gedragsindicator en per groep van feedbackgevers
• Eventuele commentaren van feedbackgevers per competentie
• Gemiddelde scores per competentie en gedragsindicator van de eigen functiegroep
Stap 2: Onderzoeken
Stappenplan van het traject
Individueel ontwikkelrapport
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
•Welke informatie bevat het individuele rapport? (vervolg)
• Algemene tips voor het interpreteren van de feedbackresultaten
• Geen concreet ontwikkeladvies!
Stap 2: Onderzoeken
Stappenplan van het traject
Individueel ontwikkelrapport
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Wie ontvangt het rapport? Alleen de deelnemer zelf.
• De deelnemer beslist wat hij vrijgeeft aan leidinggevende
• De begeleiders (Herwig Van Nerum & Gijs Martens) beschikken over alle rapporten. Zij zijn gebonden tot discretie.
•Welke informatie heeft de leidinggevende? Krijgt een rapport
• met de scores die hij zelf heeft gegeven aan de medewerker
•met de gemiddelden van de functiegroep voor elke indicator (en dit per groep van feedbackgevers)
Stap 2: Onderzoeken
Stappenplan van het traject
Individueel ontwikkelrapport
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Waartoe dient het rapport?
• Basis voor nadenken over eigen ontwikkelbehoeften
• Informatie en inspiratie voor de opmaak van een individueel ontwikkelplan
• Wat gebeurt met de feedbackdata en de rapporten bij de afdelingen Vorming en HRM?
• Na goedkeuring van het IOP van een medewerker wordt alle informatie gewist
Stap 2: Onderzoeken
Stappenplan van het traject
Individueel ontwikkelrapport
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Wat indien er iets misloopt?
• Abnormale scores - abnormaal aantal ‘weet niets’ - kwetsende commentaren …
• Begeleiders hakken samen ‘professioneel’ de knoop door bij problemen en zijn daarop aanspreekbaar.
• Probleem kan door hen persoonlijk worden besproken met de betrokken medewerker.
• Probleem kan door hen op principeniveau anoniem worden besproken met de leidinggevenden
Stap 2: Onderzoeken
Stappenplan van het traject
Individueel ontwikkelrapport
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Wat indien jij als medewerker vindt dat er iets misloopt?
• Melden bij:
• projectbegeleiders
• projectcoördinator: Hilde Pattijn
• vormingsverantwoordelijke AZF: Christine Vissenaekens
Stap 3: Contract sluiten: een IOP
Stappenplan van het traject
IOP-workshop
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Wanneer?
• voormiddag 18 mei 04: voor medewerkers
• namiddag 18 mei 04: voor leidinggevenden
• Wat?
• In groep nadenken over ontwikkelingsmogelijkheden voor de verschillende competenties
• Individueel opmaken van voorstel voor eigen IOP
Stap 3: Contract sluiten: een IOP
Stappenplan van het traject
IOP-workshop
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Resultaat:
• een voorstel van individueel ontwikkelplan (IOP) voor 2 tot 3 jaar om te bespreken met je leidinggevende
• een ogenopener: leren en ontwikkelen is veel meer dan opleidingen volgen
Stap 3: Contract sluiten: een IOP
Stappenplan van het traject
Valideren van het IOP
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• hoe gebeurt dit?
• Medewerker neemt initiatief voor een gesprek met eigen leidinggevende.
• Een gesprek over uw ontwikkelingsbehoeften met uw leidinggevende op basis van:
• de inschatting van uw ontwikkelbehoefte door uzelf en uw leidinggevende (informatiebron: 360° feedback)
• uw voorstel voor IOP
• Doel: komen tot wederzijds gedragen afspraak, wederzijds engagement voor uitvoering en opvolging van het IOP, dus een goedgekeurd IOP
Stap 3: Contract sluiten: een IOP
Stappenplan van het traject
Valideren van het IOP
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Resultaat:
• Een wederzijds engagement of contract tot uitvoering van afgesproken ontwikkelinspanningen
• bezegeld door:
•ondertekening van het IOP door beiden
•Opnemen van IOP in Ploeg planning
•Tegen wanneer?
• 15 juni 2004 heeft iedereen een gevalideerd IOP
Stap 4: Uitvoeren van het IOP
Stappenplan van het traject
Uitvoeren en opvolgen
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Wie is verantwoordelijk? Medewerker én leidinggevende!
• Medewerker: het opnemen, doen…
•leidinggevende: ruimte geven in tijd en middelen, ondersteunen
• Hoe opvolgen?
•Door wederzijds overleg
•in PLOEG-cyclus: opvolgingsgesprek, evaluatiegesprek
•Looptijd: 2004 - 2005 - 2006
Stap 5: Van ontwikkelen naar presteren
Stappenplan van het traject
Functiebeschrijving
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
• Doel van ontwikkeling = andere of betere prestaties
• Vanaf 1 januari 2005 gekozen competenties opgenomen in functiebeschrijving
• Begin 2006: iedereen geëvalueerd op prestaties op basis van de ‘nieuwe’ competenties
VRAGEN
5. Traject competentiegerichte ontwikkeling
afdeling vormingMinisterie van de Vlaamse Gemeenschap
Top Related