Interne opvolging KMO-Portefeuille

Pijler:Technologieverkenning

1. Het bedrijf sluit een overeenkomst met de PHL & beschikt hiervoor over een offerte/contract.

a. Informeren klant van het bestaan van de KMO Portefeuille

Biedt meer financiële mogelijkheden voor klant

Belangrijk voor aanduiding van de te volgen administratieve route

Conclusie: 1ste contactpersoon is belangrijke schakel

b. Basisvermeldingen overeenkomst

Handtekening van dienstverlener & ondernemingDatumBeschrijving van de dienstverlening

Prijs (excl. BTW) van de dienstverlening -> aparte vermelding van de niet in aanmerking komende kosten (opgelijst op website KMO-portefeuille)

c. Informeren over duurtijd van de allereerste registratie

Registratie natuurlijke persoon: aanvraag token of installatie EID Registratie onderneming : opzoeken NACE code van hoofdactiviteit (cfr. Inschr.doc.

Kruispuntbank) Koppelen van de natuurlijke, gemachtigde persoon aan de onderneming via activatielink

2. Het bedrijf meldt het project aan (ten laatste 14 kalenderdagen na aanvang van de activiteiten)

a. Erkenningsnummer meedelen (bv. PHL = DV.T106029)b. Klant vult projectfiche in tijdens aanvraag: korte omschrijving van probleemstelling

& op te leveren resultaten

3. De PHL bevestigt de opdracht (binnen de 30 kalenderdagen na aanvraag)

a. Ontvangst email (binnen KMO Portefeuille: 1 contactpersoon geregistreerd)

b. Aanmelden via www.kmo-portefeuille.be of via link zoals vermeld in e-mail

c. Opvragen detail : Pijler?

e. SPOC aanvaardt project na verificatie

Aanwezigheid contract/offerte

Het aangevraagde bedrag

Datum aanvang project

d. Contacteren SPOC binnen deze pijler

f. SPOC vult intern overzicht aan

Controle facturatie Afpunten Sodexho betalingen Eindejaarsverrichtingen boekhouding: over te dragen opbrengsten?

g. SPOC verzendt naar Financiële Dienst:

opdracht tot facturatie (incl. melding van de voorziene einddatum van het project)

kopie van de overeenkomst/ offerte printscreen van het ‘te aanvaarden project’

binnen de KMO portefeuille

h. Facturatie

i. Begeleidend schrijven

j. Handleiding KMO Portefeuille: ‘Storten-Betalen’ mee versturen met factuur

Storten : eigen aandeel kmo in portefeuille steken via rekeningnummer Sodexo.Betalen : betalen van de factuur aan de dienstverlener via de portefeuille

k. Financiële dienst vult intern overzicht aan met factuurnummer

4. Het bedrijf betaalt zijn aandeel (25%) van het project aan SODEXHO

a. Ontvangst e-mail : bevestiging storting

5. De Vlaamse overheid vult de KMO Portefeuille aan

Bij gebrek aan deze email binnen 30dagen na aanvraag van het project: de onderneming heeft zijn/haar bijdrage niet gestort. Subsidie aanvraag wordt automatisch & zonder verdere berichtgeving geannuleerd !!

6. Na afloop van het project vult de PHL de projectfiche in

a. Ontvangst e-mail : verslagfiche project

b. Informeren SPOC

c. SPOC vult de verslagfiche in

Projectnummer 2010KMO026038 

Naam onderneming JANSSEN EXPEDITIE EN TRANSPORT 

Ondernemingsnummer 0421695721 

Adres onderneming Nijverheidslaan 1515   3660 Opglabbeek 

Naam dienstverlener Provinciale Hogeschool Limburg 

Naam uitvoerende persoon

Erkenningsnummer dienstverlener DV.T106029 

Onderwerp Business Intelligence Tool voor transportkostrapportering 

Projectbedrag (cfr. Overeenkomst) 13.300,00 

Factuurbedrag aan KMO (excl. BTW)  bv. 1.234,56 

Mededeling factuur Vrije mededeling

 

 

  Of gestructureerde mededeling

  +++ / / +++

Project had betrekking op de vernieuwing van een(°)

productprocessdienst

Door kenniscentrum bestede menskracht (md)

 

Probleemstelling

Uitgevoerde activiteiten

Bereikte resultaten en kennistransfer naar KMO

Is er een aanwijsbaar verband tussen deze Technologieverkenning en

andere IWT projecten?

ja nee onduidelijk

Indien ja, welk?

Project: Verslagfiche

Bevestig

7. Het bedrijf keurt de projectfiche goed, kent een score toe aan de PHL en geeft opdracht tot betaling van de PHL

a. Ontvangst email: bevestiging betaling

8. De PHL ontvangt de betaling op zijn rekening

b. Boekhouding: verwerken betalingen van Sodexho (van alle pijlers!): eenvoudig traceerbaar via zoekfunctie in intern overzicht

9. Ex-post controleert IWT de uitgevoerde projecten en grijpt in waar nodig

Voor een portefeuille geopend in 2009 kunnen de projecten afgewerkt worden tot en met 31/12/2010. Het eigen aandeel dat op het einde van de cyclus niet is doorgestort aan de dienstverlener wordt automatisch teruggestort aan de onderneming.

10. Speciale opvolging : aanmaningen

11. Eindejaarscontrole : afstemmen overzicht

website KMO portefeuille – Intern overzicht

Bronvermelding: Website www.kmo-portefeuille.be