Download - Interne communicatie bestuursdepartement OCW · Communicatie en de andere interne communicatieadviseurs. Dit kan bijdragen aan meer overeenstemming ten aanzien van de keuze voor kanalen

Auteurs: drs. Ahmed Ait Moha MMC Drs. Wicher van Vreden

Interne communicatie bestuursdepartement OCW

Resultaten kwantitatief onderzoek

Datum: 20 juni 2019 Projectnummer: B3728

2

Inhoudsopgave

Achtergrond, doel- en probleemstelling

Methode en opzet

Management summary

Resultaten

Bijlage: achtergrond respondenten

3

4

5

9

14

24

28

34

38

Interne communicatie | Ministerie van OCW | Project B3728

• Informatie ontvangen en vinden

• Gebruik en voorkeur informatiekanalen

• Beoordeling Rijksportaal

• Beoordeling @OCW Magazine

• Nieuwe wensen en wegen

3

Achtergrond en doel van het onderzoek


Situatie

Binnen het Bestuursdepartement van OCW worden verschillende middelen ingezet voor de interne en externe communicatie. Op dit moment werkt OCW aan een corporate strategie met daarbij ook een plan voor de interne en externe communicatie. Ten behoeve van dit plan is inzicht gewenst in de wensen van medewerker op het gebied van interne communicatie.

De doelstelling van het onderzoek luidt als volgt:

Vaststellen in welke mate de interne communicatie in de huidige vorm effectief is en de mogelijkheden inventariseren om de effectiviteit te verhogen, ten einde:

Op verzoek van het ministerie van OCW, in naam van de heer H. Verbeek en mevrouw K. van Enckevort, heeft Motivaction International B.V. het gebruik, wensen en eisen van medewerkers ten aanzien van de interne communicatie onderzocht.

Onderzoeksvragen

Informatie ontvangen en vinden

Welke informatie ontvangt men en hoe beoordeelt men de informatievoorziening?

Hoe is het gesteld met de vindbaarheid van informatie?

Welke kanalen worden gebruikt bij verschillende typen informatie?

Welke kanalen hebben de voorkeur bij verschillende typen informatie?

Beoordeling intranet/Rijksportaal en @OCW Magazine

In hoeverre voldoen deze communicatiemiddelen aan de verwachtingen?

Verbeterpunten en handelingsperspectieven

Waar liggen de belangrijkste verbeterpunten wat betreft communicatiemiddelen?

Welke communicatiemiddelen kunnen het beste gebruikt worden per onderwerp?

Betere aansluiting te vinden bij de behoeften van medewerkers

Informatie effectiever over te brengen op de medewerkers

1

2

4

Methode en opzet

Onderzoeksopzet

Het onderzoek is uitgevoerd door een combinatie van kwalitatief en kwantitatief onderzoek. Centraal staat een kwantitatief online onderzoek, uitgevoerd onder alle medewerkers van het bestuursdepartement van OCW. Ter voorbereiding op het kwantitatieve onderzoek is een viertal duo-interviews met een verkennend karakter uitgevoerd, onder medewerkers van verschillende directies. Als afsluiting en ter verdieping zal een tweede kwalitatieve fase plaatsvinden.

Respondenten

Alle medewerkers van het bestuursdepartement van OCW zijn benaderd voor het onderzoek. Dit is gedaan via een mail uitgestuurd door de Secretaris-Generaal. Na twee weken is een reminder verstuurd. De respons bedroeg ca. 18%.

Vragenlijst en veldwerk

Respondenten kregen per e-mail een uitnodiging met daarin een link naar de online vragenlijst. De vragenlijst is in samenwerking met OCW opgesteld en bestond uit ca. 25 vragen. Thema’s die aan bod zijn gekomen: ontvangen en vinden van informatie, wensen t.a.v. informatiekanalen, bekendheid met en waardering voor intranet/Rijksportaal en @OCW Magazine, behoefte aan nieuwe informatiekanalen.

Methode

Interviews, online kwantitatief

onderzoek, focus groups

Doelgroep

Medewerkers OCW

Werving

OCW via een mail van de SG

Veldwerkperiode

18 april tot 16 mei 2019


5

Management summary

6

Management summary

Medewerkers ontvangen vaak te weinig informatie

Er bestaat onvrede over de informatievoorziening op het departement. Enerzijds ervaren medewerkers soms een teveel aan informatie - vooral bij informatie direct gerelateerd aan de eigen werkzaamheden. Anderzijds vinden velen dat ze te weinig informatie ontvangen – en dan gaat het vooral om informatie die breder speelt binnen de directie, het departement of OCW.

De vindbaarheid van informatie (als men ernaar zoekt) laat te wensen over. Minimaal een kwart van de medewerkers vindt dat informatie in allerlei domeinen slecht te vinden is, vooral als het gaat om bredere informatie buiten het directe werkterrein.

Suggesties voor het beter vinden van zowel inhoudelijke als facilitaire en personele informatie wijzen vaak in de richting van verbeteren van de zoekfunctie, navigatie en actualiteit van intranet.

Versnipperd gebruik van informatiekanalen

Vergelijking van de informatiekanalen die de medewerkers gebruiken en de wensen die ze hebben ten aanzien van kanalen leidt tot de conclusie dat vooral voor OCW-brede informatie teveel verschillende kanalen worden ingezet. Concentratie van informatie op bepaalde kanalen zou welkom zijn.

Voorkeuren kanalen afhankelijk van het onderwerp

Voor direct voor het werk relevante informatie gaat de voorkeur uit naar een grotere rol voor persoonlijke informatieoverdracht via de leidinggevende, collega´s of het werkoverleg.

Voor informatie over actuele beleidsonderwerpen en andere OCW-brede informatie gaat de voorkeur uit naar gebruik van e-mail en intranet. Ook de OCW Nieuwsapp en @OCW Magazine kunnen daarbij een rol spelen, vooral voor informatie die niet tot de kern van het werk behoort (nice-to-know).

Informatie over Personele zaken mag meer via leidinggevende, en verder via P-Direkt, e-mail en intranet.

Voor informatie over Facilitaire Zaken zijn vooral het intranet en daarnaast nieuwsbrieven en e-mail de aangewezen wegen.


7

Management summary

@OCW Magazine onbekend bij groot deel medewerkers

@OCW Magazine is onbekend bij ongeveer een vijfde van het personeel en nog eens 12% heeft het magazine de afgelopen 12 maanden niet ingezien.

Medewerkers die het blad kennen kijken het blad meestal wel in en het blad wordt met gemiddeld een 7 redelijk goed beoordeeld. Hoog scoort het blad op vormgeving en de leesbaarheid. Matig is de onderwerpkeuze en de diepgang. Verbeterpunten moeten gezocht worden in betere aansluiting op de werkinhoud.

Wisselende signalen over het inzetten van nieuwe middelen

Veel medewerkers vinden dat bestaande informatiekanalen onvoldoende worden benut. Daarbij denkt men vooral aan de toegankelijkheid van Rijksportaal/ intranet, maar het geldt ook ten aanzien van het breder inzetten van de OCW Nieuwsapp en de gebruiksmogelijkheden van de Pandinfo-app. Daarnaast vinden sommigen dat de mogelijkheden van persoonlijke communicatie met medewerkers onderbenut blijven.

Als het aankomt op suggesties voor nieuwe communicatiemiddelen noemt een deel van de medewerkers spontaan het inzetten van beeldschermen of narrowcasting. Meer dan de helft van de medewerkers staat hier positief tegenover. Dat neemt niet weg dat een minderheid van de medewerkers vanuit het oogpunt van versnippering van kanalen huiverig is voor het inzetten van nieuwe communicatiemiddelen.

Verbeteringen gewenst bij intranet/Rijksportaal

Rijksportaal speelt een belangrijke rol in de dagelijkse informatievoorziening, zowel voor inhoudelijke informatie als voor facilitaire en personele informatie.

Voor een dagelijks gebruikte applicatie is de beoordeling van Rijksportaal matig tot slecht. Commentaar van medewerkers heeft betrekking op de zoekfunctie, op relevantie van de gevonden informatie en op de vindbaarheid van informatie.


8

Management summary

Aanbevelingen

Probeer versnippering in het kanaalgebruik tegen te gaan. Ontmoedigen van gebruik van flyers, van Whatsapp en van mededelingenborden bij de lift is daarbij mogelijk een eerste stap. Daarbij hoort wel dat leidinggevenden aangemoedigd worden tot het houden van werkoverleg en daarbij ook informatie delen met een bredere strekking dan de directe werkzaamheden.

Bevorder kennisdeling en afstemming tussen de Directie Communicatie en de andere interne communicatieadviseurs. Dit kan bijdragen aan meer overeenstemming ten aanzien van de keuze voor kanalen en meer (ervaren) sturing vanuit de Directie Communicatie.

Intranet/Rijksportaal staat centraal in de informatievoorziening en verbetering van de functionaliteit hiervan is een kernpunt in alle commentaren. Specifiek gaat het om de zoekfunctie, de vindbaarheid van informatie, de actualiteit van informatie en om de vormgeving (die zich soms slecht leent voor de beoordeling van de relevantie van aangeboden berichten).

@OCW Magazine lijkt op dit moment een medium dat meer nice-to-have dan need-to-have is. Vergroten van de relevantie hiervan is aan te bevelen. Veel medewerkers vragen om meer diepgang en om meer verbinding met de inhoud van werk(processen) en beleid. Daarnaast is het nodig om de bekendheid met het blad te vergroten, zeker bij nieuwe medewerkers (waar nu meer dan de helft onbekend is met het blad).

In antwoord op de wensen van medewerkers kan onderzocht worden of de OCW Nieuwsapp ook breder ingezet kan worden bij het verspreiden van OCW-brede informatie en informatie over actuele beleidsonderwerpen.

Versnippering in het kanaalgebruik betekent dat medewerkers sceptisch staan tegenover het toevoegen van nieuwe kanalen. Niettemin zien velen wel de voordelen van het inzetten van informatieschermen, bijvoorbeeld grote schermen in de centrale hal of toegespitste informatie op de afdelingen.


9

Resultaten

Informatie ontvangen en vinden

10

Onvrede over de informatievoorziening

• Slechts een kwart tot de helft van de medewerkers vindt dat de hoeveelheid informatie over verschillende topics precies goed is.

• Hoewel 10 tot 20% van de medewerkers een informatie-overload ervaart, krijgen medewerkers op de meeste topics te weinig informatie, vooral buiten het directe werkveld.

• Binnen stafdirecties is wat meer onvrede over de hoeveelheid informatie (zowel te veel als te weinig) dan binnen beleidsdirecties.

• Vooral jongere medewerkers (c.q. met weinig dienstjaren) willen meer informatie – en dan vooral over actualiteit en wat speelt binnen de Rijksoverheid als geheel.

De meeste medewerkers ontvangen te weinig informatie - vooral buiten het directe werkveld


11

Vindbaarheid informatie laat ook te wensen over

• Zo’n 20 a 30% van de medewerkers zoekt nooit informatie buiten het directe werkveld (wat er speelt binnen het departement, binnen OCW of binnen de Rijksoverheid)

• Degene die wel informatie zoeken beoordelen de vindbaarheid dikwijls als slecht, vooral als het gaat om die bredere informatie.

• Maar ook de vindbaarheid van informatie over het eigen werk, over personele en facilitaire zaken beoordeelt bijna een derde als slecht.

• Suggesties voor verbetering van de vindbaarheid van informatie wijzen vaak in de richting van intranet/Rijksportaal en zijn weergeven op de volgende pagina’s.

Minimaal een kwart van de medewerkers vindt dat informatie op verschillende topics slecht te vinden is


12

Veel medewerkers hebben suggesties voor verbetering

Je eigen werkzaamheden

• Centraal opslaan van documenten; informatiedeling

• Zoekmachine Rijksportaal/intranet verbeteren

• Persoonlijk dashboard of sub-intranetsite

• Educatie over informatiehuishouding, werkdiscipline

Actuele beleidsonderwerpen

• Eén wekelijks combinatiebericht op intranet of mail

• Persoonlijk filter kunnen instellen in OCW Nieuwsapp

• Informatie op Rijksportaal/intranet per dossier

• Eén platform waar alles te vinden is maken

• Educatie en informatie over vindbaarheid informatie voor tijdelijke medewerkers

• Via narrowcasting laten zien wie waarmee bezig is

• Minder kanalen/ concentreren op één kanaal

Suggesties voor het beter vinden van inhoudelijke en beleidsgerelateerde informatie wijzen vaak in de richting van intranet

Wat er speelt binnen je directie

• Actualiseren directiespecifieke informatie intranet

• Werkoverleg instellen (en bespreken)

• Chatfunctie over projecten



Wat er speelt binnen Bestuursdepartement, OCW en Rijksoverheid

• Toegankelijkheid uitgaande Kamerstukken verbeteren

• Scheiden trivia - belangrijke informatie op intranet

• Eén platform overheid / aansluiten NA en DUO




• Werkoverleg instellen (en bespreken)

• Via narrowcasting laten zien wie waarmee bezig is


Reeds eerder genoemde suggesties zijn cursief weergegeven


13

Suggesties verbetering facilitaire, P- en OR-informatie Ook veel suggesties voor verbetering van de Facilitaire, P- en OR-informatie gaan over intranet

Facilitaire zaken

• Rijksportaal beter inrichten zodat info makkelijker te zoeken is.

• Je moet op Rijksportaal wel heel vaak klikken om ergens te komen bijvoorbeeld bij menu van de dag of reserveren van vergaderzalen. Dat kan volgens mij beter.

• Afstappen van flyers en kies een duurzame digitale oplossing

• Mensen inhuren die zich rekenschap geven van de gebruiker

• Prominentere plek op Rijksportaal en groot scherm in de hal

• Narrowcasting inzetten


• Actualiseren informatie op Rijksportaal/intranet

Wat er speelt in de ondernemingsraad

• Zichtbaarheid OR creëren /verbeteren op intranet

• OR app toegankelijk maken voor alle collega´s

• Nieuwsbrief maken

• Whatsapp groep voor directere interactie

• Terugkoppeling in directieoverleg

• Info-sessies

• Via narrowcasting

• Minder kanalen

Personele zaken

• Informatie P-Direkt uitbreiden

• Helder aangeven op intranet welke informatie voor welk bestuursniveau geldt (Rijk – OCW – kolom – directie)

• Navigatie Rijksportaal/intranet verbeteren


Reeds eerder genoemde suggesties zijn cursief weergegeven


14

Resultaten

Gebruik en voorkeur informatiekanalen


15

Informatie ten behoeve van de eigen werkzaamheden komt langs verschillende kanalen

• Medewerkers vinden informatie langs allerlei verschillende wegen

Jongere medewerkers maken meer dan oudere gebruik van Whatsapp

Stafdirecties meer dan beleidsdirecties van intranet

• De informatiekanalen zijn behoorlijk goed in overeenstemming met de voorkeuren van de medewerkers

• Voorkeur gaat wel uit naar de meer voor de hand liggende kanalen als leidinggevende, collega’s en werkoverleg. Secundaire bronnen als P-direkt, mededelingenborden, flyers, maar ook intranet en Whatsapp hebben niet de voorkeur bij de primair werkgerelateerde informatie.

Werkgerelateerde informatie zoekt men bij voorkeur bij leidinggevende, collega’s en werkoverleg

Hierover hoef ik niet geïnformeerd te worden


16

Informatie over wat speelt binnen de eigen directie gaat meestal via de juiste kanalen Sociale groepen zoals Whatsapp worden wel gebruikt maar dat heeft niet de voorkeur

• Medewerkers krijgen de informatie over wat speelt binnen de directie vooral via leidinggevende, via collega’s en werkoverleg en via e-mail.

OCW Nieuwsapp wordt daarbij vrijwel uitsluitend gebruikt binnen beleidsdirecties en niet binnen stafdirecties.

• De informatiekanalen zijn goed in overeenstemming met de voorkeuren van de medewerkers

• Voorkeur gaat wel uit naar kanalen als leidinggevende, collega’s en werkoverleg. Intranet en e-mail mogen ook maar informatie via Whatsapp heeft niet de voorkeur.



17

Departementsbrede informatie mag via intranet of mail Departementsbrede informatie is nu te gefragmenteerd en mag meer via intranet, via de leidinggevende of via de mail

• Ook de informatie over wat speelt binnen het departement vindt de medewerker via allerlei verschillende wegen.

• Hoewel de kanalen redelijk overeenstemmen met de voorkeuren van de medewerkers, mag het minder gefragmenteerd.

• De voorkeur gaat hier vooral uit naar intranet en e-mail en naar informatie via leidinggevende.

• Ook OCW Nieuwsapp speelt hier een zekere rol.



18

OCW-brede informatie mag via intranet of mail Ook OCW-brede informatie komt te gefragmenteerd binnen – hier is mogelijk een rol weggelegd voor OCW-magazine

• Informatie over wat er speelt binnen OCW als geheel komt ook via allerlei verschillende wegen.

• De informatie mag ook hier minder gefragmenteerd: minder via collega’s, overleg, mededelingborden en flyers.

• De voorkeur gaat vooral uit naar intranet en e-mail.

• Opvallend is dat ook OCW Magazine hier voor 20% van de medewerkers het aangewezen kanaal is (vooral genoemd binnen stafdirecties).



19

Wat speelt bij de Rijksoverheid kan via intranet Ook de rol van e-mail of nieuwsbrieven kan hier nog worden versterkt

• Medewerkers vinden de informatie over wat speelt bij de Rijksoverheid vooral via intranet en houden dat ook graag zo.

• De rol van e-mail of nieuwsbrieven kan hier nog worden versterkt.

• Binnen stafdirecties ligt dit iets anders: informatie over wat er speelt bij de Rijksoverheid is hier ook vaak in werkoverleg aan de orde en dat mag ook zo gehandhaafd blijven.



20

Informatie over de ondernemingsraad kan via mail Informatie over de ondernemingsraad vindt zijn weg op de juiste manier – via e-mail of nieuwsbrief

• Medewerkers vinden de informatie over de ondernemingsraad vooral via e-mail of nieuwsbrief.

• Dit sluit aan op de voorkeur van de meeste medewerkers, hoewel een deel van hen vindt dat ook intranet en de leidinggevende hier een rol in hebben.



21

Leidinggevende moet de weg wijzen in Personele zaken Informatie over Personele Zaken komt overigens via de door de medewerkers gewenste kanalen

• Informatie over Personele zaken gaat vooral via leidinggevende, via collega’s, via P-Direkt en via e-mail en intranet.

• Dit komt overeen met de voorkeuren van de medewerkers, zij het dat de leidinggevende hier nog wel een duidelijkere rol mag pakken.

• Oudere medewerkers, maar ook medewerkers bij stafdirecties, zien vaker een rol voor P-Direkt en intranet dan jongere medewerkers.


22

Teveel beroep op medewerkers voor facilitaire informatie Vooral intranet is de aangewezen weg

• Medewerkers gebruiken voor informatie over Facilitaire Zaken vooral het intranet en daarnaast nieuwsbrieven en e-mail. Dat is conform de voorkeur van de medewerkers.

• Daarnaast doet men ook veel een beroep op collega’s – en dat zou wel wat minder mogen. Dat geldt ook voor informatie op mededelingenborden en flyers.

• Het zijn vooral de medewerkers binnen stafdirecties voor wie leidinggevende en werkoverleg ook een bron van informatie is.



23

Actuele beleidsonderwerpen: gebruik intranet Ook kansen voor beter inzetten van OCW Magazine – vooral bij stafdirecties

• Informatie over actuele beleidsonderwerpen gaat via allerlei kanalen - van collega’s en leidinggevende tot werkoverleg en mail en intranet. OCW Nieuwsapp speelt hier ook een belangrijke rol.

• Stafdirecties gebruiken alle kanalen behalve intranet minder vaak. Binnen stafdirecties leunt men op intranet en op werkoverleg – en ook OCW Magazine speelt hier een rol (voor 15%).

• De informatiekanalen zijn verder in overeenstemming met de voorkeuren van de medewerkers – voorkeur gaat uit naar een belangrijke rol van intranet.



24

Resultaten

Beoordeling Rijksportaal

25

Rijksportaal wordt dagelijks gebruikt

• Een grote meerderheid van ca. 80% van de medewerkers gebruikt het intranet dagelijks of bijna dagelijks om informatie op te zoeken.

• Intranet wordt voor bijna alle soorten informatie gebruikt - voor een overzicht van de actualiteit, voor inhoudelijke informatie en voor facilitaire en personele informatie.

• Facilitaire informatie wordt het meest genoemd.

Rijksportaal is een applicatie die dagelijks gebruikt wordt voor allerlei verschillende doeleinden

Adresboek

Link naar P-direkt

Verjaardagen

Kost teveel tijd


26

Rijksportaal ontlokt veel commentaar aan medewerkers

• Voor een dagelijks gebruikte applicatie is de beoordeling van Rijksportaal zeer matig. Hoewel een krappe meerderheid van de medewerkers een 7 of hoger geeft komt het gemiddelde niet hoger uit dan 6,2. Bijna een kwart geeft een onvoldoende.

• Beleidsdirecties geven een aanzienlijk hogere beoordeling dan stafdirecties (6,6 vs. 6,0).

• De beoordeling op specifieke aspecten valt ook ongunstig uit. Zaken als vindbaarheid van informatie, scanbaarheid maar ook vormgeving scoren onder de 6.

Een lage waardering vooral op functionele/gebruiksaspecten – maar ook inhoudelijk komt het niet boven de 6,5

Modus 7 Gemiddeld 6,2

Hoe beoordeel je Rijksportaal als het gaat om de volgende aspecten (1= zeer slecht en 10 = uitstekend)? (n=177)


27

Verbeterpunten Rijksportaal zijn er legio

• Bijna de helft van de medewerkers (42%) kan verbeterpunten noemen voor Rijksportaal. Men geeft soms lange toelichtingen, wat duidt op enige onvrede.

• In meer dan de helft van de gevallen heeft het commentaar in de toelichting betrekking op de zoekfunctie. Daarnaast gaat het om de relevantie van de gevonden informatie, om de vindbaarheid van informatie, maar om de vormgeving.

• Hiernaast zijn enkele illustratieve citaten weergegeven.

Informatie up to date houden!

Nieuwsberichten en mededelingen strakker selecteren op relevantie!

Snelheid van laden is nu belabberd. Er worden wel heel veel functies gelijktijdig aangeboden op het Rijksportaal, dan maakt het niet overzichtelijker. Zorgt er ook voor dat meestal 90% van de informatie niet relevant is voor wat ik op dat moment aan het doen ben

Het mag minder statisch zijn. Meer gebruik van filmpjes, interviews

Zoekfunctie. Meer zoektermen aan artikelen koppelen, ook zoektermen die misschien niet direct in het artikel staan.

De informatie gaat vaak over onderwijsdirecties; het zou fijn zijn als er ook informatie over kleinere directies zichtbaar is.

Zoekfunctie is verouderd. Levert vaak oude en verouderde documenten op

Zoekfunctie is slecht. Lay-out is ouderwets. Opbouw is niet altijd logisch: vaak klikken voordat je ergens bent.

Beter aan kunnen geven (beter zichtbaarheid) aan welke info je behoefte hebt. En per onderwerp iemand verantwoordelijk maken voor de actuele inhoud. Het zoeken naar info optimaliseren.

Vormgeving kan veel beter; idem de zoeken navigatiefunctie; duurt te lang voordat je vindt wat je zoekt.

Commentaar spitst zich toe op de gebrekkige zoekfunctie en op de vindbaarheid van informatie


28

Resultaten

Beoordeling @OCW Magazine

29

@OCW Magazine gaat voorbij aan derde deel personeel

• Een vijfde van de medewerkers is onbekend met @OCW Magazine. Van de medewerkers die minder dan een jaar bij OCW werken is dat zelfs 54%. Maar ook medewerkers met meer dienstjaren kennen het blad in 15% van de gevallen niet.

• Medewerkers die het blad kennen kijken het blad wel in: 41% kijkt de meeste nummers in en nog eens 27% ziet ‘een enkel nummer’.

• De meerderheid van de lezers (78%) bladert het blad door of leest enkele artikelen. Grondige lezers vormen een minderheid (20% van degenen die het blad inkijken – dat is 13% van alle medewerkers).

• Bij stafdirecties is het blad beter bekend dan bij beleidsdirecties en het wordt daar ook beter gelezen.

Niettemin ziet een groot deel van de medewerkers het blad in of leest enkele artikelen


30

@OCW Magazine is er vooral voor de algemene interesse

• Twee derde van de medewerkers kijkt @OCW Magazine in – men gebruikt het blad vooral voor de informatie over waar collega’s mee bezig zijn, maar ook om te zien wat er speelt binnen OCW.

• Degenen die het blad niet inkijken of gebruiken zijn meestal niet geïnteresseerd in de inhoud of ze zien te weinig een link met het werk c.q. met beleid.

Nog niet zien langskomen

Niet in mijn systeem: ik denk

er niet aan

Ik ga ervan uit dat relevante info

verschijnt op intranet


31

@OCW Magazine scoort een 7 maar mag meer diepgang

• Meer dan de helft van degenen die het magazine regelmatig inkijken (56%) beoordeelt het magazine met een 7 of hoger. Toch worden er ook wat vijven en zessen gegeven. De gemiddelde beoordeling komt uit op een 6,7.

Stafdirecties zitten gemiddeld hoger met hun oordeel dan beleidsdirecties (6,9 vs. 6,5).

• Hoog beoordeeld worden de vormgeving en de leesbaarheid. Gebruikersvriendelijkheid en scanbaarheid kunnen beter (wat ook blijkt uit de toelichting van respondenten). Matig volgens velen is de onderwerpkeuze en de diepgang.

Vormgeving en leesbaarheid zijn goed maar onderwerpkeuze en diepgang kunnen beter

Modus 7 Gemiddeld 6,7

Hoe beoordeel je @OCW Magazine als het gaat om de onderstaande aspecten? (n=121)


32

Lezers van @OCW Magazine zijn tevreden met formule Lezers zijn tevreden met lengte van de artikelen, aantal pagina´s en met verschijningsfrequentie (mag zelfs vaker)


Hoe beoordeel je @OCW Magazine als het gaat om …? (Basis - Kijkt de nummers van @OCW in, n=121)

De lengte van de artikelen

Het aantal pagina’s

De frequentie van verschijnen

33

Inhoud is verbeterpunt voor @OCW Magazine

• Ongeveer een vijfde van de lezers van @OCW Magazine noemt verbeterpunten voor het magazine. Veel hiervan heeft betrekking op de digitale verschijningsvorm. Een papieren blad leest prettiger.

• Daarnaast geeft men suggesties voor verbeteringen in de inhoud: men wenst meer aandacht voor werkinhoudelijke informatie.

Meer bewegend beeld.

Een weerbarstig beleidsdossier.

Mag vaker verschijnen, dan kan er ook ruimte zijn voor actualiteit.

Ik zou graag een artikel zien over een actueel OCW-beleidsonderwerp waarbij een OCW medewerker gevolgd wordt in het gehele proces van het opstellen van zijn nota tot aan de Tweede Kamer.

Ouderwets op papier is prettiger voor het lezen in de trein.

Rol van VO-onderwijzer bij bekende Nederlanders - zoals: Wie heeft minister van financiën (Wopke) leren rekenen ?

Het is vermakelijk, maar voelt als ik nu terug denk als weinig inhoud.

Meer inhoudelijke thema's die spelen bij het departement en de dienstonderdelen.

Digitale nieuwsbrieven met langere artikelen lezen simpelweg niet prettig. Liever gedrukte materie met een kaft erom :-)

Als het vaker verschijnt en er wat kortere artikelen in staan kan er ook meer worden gevarieerd. Dan zit er sneller ook iets bij waar je wat aan hebt in de praktijk (vanwege de grote diversiteit).

Misschien als het aan de nieuwsapp gekoppeld wordt is het gemakkelijker om er even naar toe te gaan. Tijdens het werk heb je geen tijd om er naar te kijken.

Te weinig diepgang

Medewerkers missen papieren blad en sommigen willen meer diepgaande informatie


34

Resultaten

Nieuwe wensen en wegen

35

Medewerkers zien meer mogelijkheden voor gebruik intranet

• Gevraagd is aan medewerkers welke informatiekanalen onvoldoende worden benut of ingezet. Ca. een derde van de medewerkers geeft hierop een reactie.

• Met enige regelmaat is genoemd: onderbenutting van de mogelijkheden van Rijksportaal/ intranet, onderbenutting van de mogelijkheden die narrowcasting biedt, en onderbenutting van OCW Nieuwsapp en Pandinfo/app.

• Daarnaast noemt een enkeling dat meer fysieke/ persoonlijke communicatie gewenst is.

Meer gerichte communicatie via de e-mail. En wellicht toegankelijke apps ontwikkelen. Rijksportaal overzichtelijker maken.

Bestaande kanalen: de OCW Nieuwsapp die alleen voor beleidsmedewerkers is: een gemiste kans. Niet bestaande kanalen: narrowcasting.

Meer inspirerende fysieke bijeenkomsten, veel vaker interne workshops of debatten o.i.d.. Heel regelmatig en heel laagdrempelig, dat houdt de energie erin. En waarom wordt de Slobcast (wel opgenomen met professioneler apparatuur) niet voor een publiek van OCW'ers opgenomen? Fysieke bijeenkomsten vergroten de betrokkenheid en onderlinge interactie m.i.

De pandinfo-app. Jammer dat hierin alleen statische informatie staat en je geen zaken kunt regelen als vergaderzalen reserveren, storingen doorgeven etc. Gemiste kans!

Meer mondelinge communicatie. Storytelling, lezingen, infosessies in openbare ruimten.

Slack / forum / wiki-achtige media.

Beeldscherm bij koffieapparaat en bij ingang gebouw zou goed zijn voor actuele zaken.

Alle! De communicatie binnen het departement is van een heel laag niveau helaas.

Er wordt weinig gecommuniceerd (alle kanalen) over actuele beleidsonderwerpen, ik weet niet waar andere directies mee bezig zijn

Een derde van de medewerkers vindt dat intranet kansen biedt die niet worden benut


36

Medewerkers suggereren inzetten van narrowcasting

• Aan de medewerkers is gevaagd om suggesties voor geheel nieuwe interne communicatiemiddelen. 35 van de 178 respondenten (20%) heeft hierbij een opmerking gemaakt. De opmerkingen liggen vaak in het verlengde van eerdere commentaren, namelijk:

geen nieuwe kanalen creëren maar bestaande optimaliseren of beter benutten (vooral Rijksportaal en OCW Nieuwsapp).

Videoschermen of informatiepanelen, lichtkrant of narrowcasting inzetten.

Aub niets nieuws. Er is zoveel dat elk middel onvoldoende wordt gebruikt en het zoeken is via welk kanaal je welke informatie moet vinden.

Niet doen. Naar mijn belevenis is er al heel veel. Nog meer kanalen maakt het onoverzichtelijk.

Ik zie steeds vaker flyers op bureaus en de bar bij de koffieautomaat. Blijkbaar voorzien de huidige kanalen niet in een behoefte die er wel is. Ik weet hier op dit moment ook geen oplossing voor, maar wil wel graag hier het probleem signaleren. Al dat papier vind ik zonde van de bomen en bovendien voelt niemand zich verantwoordelijk voor het opruimen van de flyers (want flexplekken), dus het geeft ook rommel. Tegelijkertijd is het wel fijn om geïnformeerd te worden. Kan er iets slims bedacht worden om dit op digitale wijze te doen?

Narrowcasting of beeldschermen, voor zowel bedrijfsvoering als OCW thema’s.

Gebruik zoveel mogelijk één kanaal, waar je alles kunt vinden.

Narrowcasting, een bredere OCW Nieuwsapp, Pandinfo-app meer naar voren schuiven, etc.

Overigens zijn de medewerkers huiverig voor inzetten nieuwe interne communicatiemiddelen

Beeldscherm met actuele informatie bij de koffie automaten met hierop actuele OV-verstoringen, nieuwsberichten, actuele berichten aangaande huisvesting of ICT lokale informatie van de directie / de bewoners rondom de koffieautomaat. Bijvoorbeeld te vullen door het directiesecretariaat.


37

Informatieschermen meestal positief ontvangen

• Enkele nieuwe ideeën zijn ook geholpen voorgelegd aan de medewerkers. Minimaal de helft van de medewerkers staat positief tegenover beeldschermen op de afdeling of in de centrale hal. Informatiezuilen wordt als idee iets minder positief ontvangen. Bij stafdirecties zijn meer voorstanders dan bij beleidsdirecties.

• Opvallend is ook dat een aanzienlijke minderheid tegen het ontwikkelen van deze kanalen is.

Positief is niet iedereen: ook bijna een kwart van de medewerkers is sceptisch over inzetten van nieuwe kanalen


38

BIJLAGE

Achtergrond respondenten

39

Achtergrond respondenten Voor dit onderzoek zijn alle medewerkers van het bestuursdepartement van het ministerie van OCW per mail benaderd.

178 medewerkers hebben meegewerkt aan het onderzoek (respons ca. 18%).

Het onderzoek heeft plaatsgevonden in de periode van 18 april tot 16 mei 2019.

39% 61%


Motivaction International B.V. Marnixkade 109 1015 ZL Amsterdam Postbus 15262 1001 MG Amsterdam T +31 (0)20 589 83 83 M [email protected] www.motivaction.nl