Download - Ink college hs utrecht maart 2011

Transcript
Page 1: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Toepassen van het INK model

Judith Chin Kwie Joe

Over dit college twitteren?Gebruik @CKJudith en #INK

Page 2: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Wie ben ik?

• Zakelijk: www.ckj.nl

• Hele plaatje: www.twitter.com/CKJudith

• Passie voor ondersteunende processen

• in de Non-profit (voorkeur onderwijs)

• Fasemanager: ‘opbouwwerk’; planmatig gericht op ‘juiste mensen op juiste plek’.

Page 3: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Waarom werken met INK?

• Het is een middel, geen doel op zich!

Page 4: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Page 5: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Page 6: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Ervaring als basis:

• 2001-2004: Min V&W (FM Visie en implementatie verbeterplannen)

• 2004: Boek implementeren FM Visie• 2005: Boek Bedrijfsvoering in Klantperspectief

• 2005-2006: Min LNV: professionalisering• 2007: HTM Faciliteiten (beperkte zelfevaluatie)• 2008-2010: Zadkine FB (beperkt zelfevaluatie)

Page 7: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Het “mooiste” van INK

• Fase denken

• Logica in verbeteraanpak

• Handvatten voor rapportagestructuur in organisatie ontwikkeling

• Abstractie van management aandacht krijgt gedeelde taal

Page 8: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Ontwikkelmodel

Initiatief

Strategie

Missie/

visie

SOLL

Interneontwikkelingen

Externeontwikkelingen

Acties Doelen Uitvoering

Uitgangs-situatie

IST

Resultaat meten

• Denken in fasen betekent dat we geen fasen over kunnen slaan;

• Het kost 2-3 jaar inspanning om naar een complexere fase te groeien.

Page 9: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

“Ik moet /wil

veranderen”

“Waar sta ik nu”

“Ik weet waarin ik moet / ga

veranderen”

“Ik onderneem actie om de verandering te realiseren”

Bewustwording Reality check Vision & values Actie

Bron: MANS

Kwaliteitsdenken = Logica!

Bioritme van veranderen

Page 10: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Stelling 1

Het INK model is enkel

een diagnose instrument;

de rest is ‘erbij gefantaseerd’…

Page 11: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Toepassingen INK model

1. Bewustmaking:

als startpunt voor discussie in MT over de noodzaak tot veranderen en de bruikbaarheid van het model

2. Diagnose:

bepalen sterke en verbeterpunten (positiebepaling);

basis leggen voor verbeteracties (richten)

3. Verbeteren: inzichtelijk maken van keuzes en

zorgen voor balans in verbeteracties

4. Besturen:

verbeteracties integreren in normale bedrijfsvoering, door o.a. Jaarplannen, rapportages, performance-indicatoren volgens het model te

structureren.

Page 12: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Ad 1. Bewustmaking

• Willen (of moeten) we veranderen?• Wat is het doel; waar ligt de focus?

• Kan INK model daarbij helpen? • Willen we deze methode gebruiken?

• Spreekt filosofie van het model (aandachtsgebieden) aan? Kunnen we hiermee het inzicht in de eigen organisatie ordenen en vergroten?

Page 13: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Ad 1. Bewustmaking

• Willen (of moeten) we veranderen?• Wat is het doel; waar ligt de focus?

• Kan INK model daarbij helpen? • Willen we deze methode gebruiken?

• Spreekt de filosofie van het model (9 aandachtsgebieden) aan? Kunnen we hiermee het inzicht in de eigen organisatie ordenen en vergroten?

Of: Moeten we met INK werken?(taal keuze moederorganisatie)En: geloven we in structuur die het biedt?(= fase denken!)

Page 14: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Ad 2. Diagnose

Quick scan:Weinig diepgang; illustreert werkwijze INK en kan ‘gevoel van noodzaak’ voor structureren verbeterproces vergroten;

Positiebepaling:Levert samenhangend, globaal beeld op van sterke punten en verbetermogelijkheden van de eigen organisatie: in welke organisatiefase bevinden we ons en waar liggen de aangrijpingspunten voor verbeteren?

Zelfevaluatierapport: Resultaten van positiebepaling, als fundament voor verbeterplan en te stellen prioriteiten

INK-Audit:Toets of zelfbeeld van de organisatie klopt, evt. voor verkrijgen verbetercertificaat (let op: model is geen norm!)

Page 15: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Meetmodel - voorbeeldblad

Deelgebied Activiteit georiënteerd

Proces georiënteerd

Systeemgeoriënteerd

Ketengeoriënteerd

identificeren en ontwerpen

 

        De uit te voeren taken zijn bij de betrokkenen bekend

        Met inbreng van de medewerkers zijn de werkwijze, taken en verantwoordelijkheden vastgelegd in procedures

        Processen zijn vastgelegd in handboeken en worden structureel en integraal beheerd en bijgestuurd

        Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een samenwerkingsverband zijn uitgewerkt

        Vakmensen hebben zelf contact met de klant

        Medewerkers informeren elkaar over klantvragen en wensen

        De accountmanager brengt vraag en aanbod samen en anticipeert op ontwikkelingen bij de klant

        De keten houdt elkaar op de hoogte van ontwikkelingen

        Elke afdeling heeft zijn eigen werkwijze

        De medewerkers werken binnen projecten afdelingsoverstijgend

        De medewerkers werken structureel samen met andere stafdiensten voor alle werkzaamheden

        De manier van werken is afgestemd op die van de klanten en partners

Page 16: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Invulinstructie

• Per regel, alle omschrijvingen lezen

• Geheel/ deels van toepassing

• Beschrijf de discussiepunten/ overwegingen!

• Denk aan de verbeterpunten per aandachtsgebied

Bij discussie:

• Heb ik objectief bewijsmateriaal (data, cijfers, metingen)?

• Noem drie voorbeelden!

• Langer dan 5 minuten discussie? Open laten!

• Is het een verbeterpunt?

(hoe eerlijk zijn we?)

Page 17: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Voorbeeld Profielschets

Aandachtsgebied Deelgebied Activiteit georienteerd

Proces georienteerd

Systeem georienteerd

Keten georienteerd

Leiderschap Richten

Inrichten

verrichten

Strategie en Beleid

Orienteren

Creëren

Implementeren

Management van medewerkers

Organiseren

Investeren

Respecteren

Management van middelen

Geld

Kennis en technologie

Materiaal en diensten

Management van processen

Indentif. en ontwerpen

Inv. en beheersen

Doorl. en verbeteren

Page 18: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Voorbeeld Profielschets

Aandachtsgebied Deelgebied Activiteit georienteerd

Proces georienteerd

Systeem georienteerd

Keten georienteerd

Leiderschap Richten

Inrichten

verrichten

Strategie en Beleid

Orienteren

Creëren

Implementeren

Management van medewerkers

Organiseren

Investeren

Respecteren

Management van middelen

Geld

Kennis en technologie

Materiaal en diensten

Management van processen

Indentif. en ontwerpen

Inv. en beheersen

Doorl. en verbeteren

Is het profiel herkenbaar?Waar zitten de gaten

en uitschieters?Wat zijn verbeterpunten?Wat zijn prioriteiten?

Page 19: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Ad 3. Verbeteren

• Juiste acties oppakken• Op het goede moment • In onderlinge, goede samenhang

“Ik moet /wil

veranderen”

“Waar sta ik nu”

“Ik weet waarin ik moet / ga

veranderen”

“Ik onderneem actie om de verandering te realiseren”

Bewustwording Reality check Vision & values Actie

Bron: MANS

Kwaliteitsdenken = Logica!

Page 20: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

4. Besturen

Volgens het model: structureren van bijvoorbeeld• Jaarplannen• Rapportages• Performance-indicatoren

Page 21: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Stelling 2

Werken met het INK leidt per definitie tot heldere rapportage structuren

Page 22: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Wat gebruik ik in rapportages?

• Ondernemingsplan: begrippen Richten, Inrichten, Verrichten voor opbouw;

• Jaarplan/ afdelingsplan: Ontwikkelfase beschrijven incl. de ontwikkeluitdaging: wat is veranderopgave (van>naar tabel) **

• Kwartaalrapportages: Voortgang op alle aandachtsgebieden

• Voor ‘verkopen’ structuur maraps/ plancyclus: PDCA-denken (pas als cirkel rond is, hebben de schakels zin)

Page 23: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Leidinggevende

Fase 1 Fase 3

Vakman Opgeleide manager

Hiërarchie, status en gewoonte Hiërarchie ondergeschikt

Toegevoegde waarde:

Probleemoplosser

Toegevoegde waarde:

Stimulator

Instructie Luisteren

Feedback = controle Feedback = input beleid

Afhankelijkheidsrelatie Wederzijdse afhankelijkheid

Page 24: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Medewerker

Fase 1 Fase 3

Leidinggevende is de klant Afnemer is de klant

Ruimte wordt bepaald door leidinggevende

Ruimte wordt bepaald door proces

Wachten Initiatief

Identificatie met functie Identificatie met proces

Traditionele normen en waarden Andere normen en waarden

Inspanningsverplichting Resultaatsverplichting

Page 25: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Communicatie

Fase 1 Fase 3

Communicatie = actiegericht Communicatie = proces

Top down Horizontaal

Eenrichtingskanalen Tweerichtingskanalen

Informatie = macht Informatie = distributie

Brengplicht Haalplicht

Page 26: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Wat doet het INK model?

• Het model leent zich prima voor (herhaling van) diagnose, om vast te stellen of de verbeteracties renderen;

• In het verbeterproces kan het de beelden over kwaliteit en ontwikkelrichting structureren, ordenen en de complexiteit van het traject reduceren;

• Het maakt de medewerkers van de organisatie ervan bewust dat er een samenhang is tussen inspanningen en investeringen enerzijds en resultaten anderzijds;

• Het nodigt uit tot het onderzoeken van deze verbanden.

Page 27: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

En wat doet het NIET?

• Het model beschrijft niet HOE het verbetertraject opgepakt moet worden

• En: voor het besturen van de organisatie zullen inhoudelijke maatstaven moeten worden ontwikkeld door de organisatie!

• Ook is het model geen hulpmiddel om strategie te bepalen; wel vraagt het: zijn de doelstellingen specifiek genoeg, meetbaar, wordt het goed toegepast en uitgewerkt in de bedrijfsvoering?

Page 28: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Stelling 3

Het INK is ‘het ei van columbus’ !!

Page 29: Ink college hs utrecht maart 2011

ww

w.c

kj.n

lP

assi

e vo

or p

rofe

ssio

nalis

eren

van

ond

erst

eune

nde

proc

esse

n

Stelling 4

De reis is het doel !