Download - In 4 stappen naar e factureren

1 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.

E-factureren: hoe te beginnen


Jaap Jan Nienhuis

• Manager Simplerinvoicing• SIDN sinds augustus 2015• 3 jaar projectleider

Simplerinvoicing bij Innopay

E: [email protected]: +31 6 15 06 32 10T: @jj_nienhuis


TEXT LEVELS

Plain text• Eerste bullet niveau

• Tweede bullet niveauTitel

Voorbeeld: TMZ

• 600 leveranciers

• 70.000 facturen per jaar

• 1 FTE financiële afdeling

Klik om een afbeelding in te voegen


• EU richtlijn e-factureren vereist overheden & semi-overheden om e-facturen te vragen

• Deadline oktober 2018

• Vereist dat gemeentes e-facturen kunnen ontvangen en verwerken in Europese standaard

• Standaard is een subset van UBL.Zal dicht bij SI-UBL subset liggen

1 ding is zeker: de e-factuur gaat de papieren factuur vervangen


• NL gaat verplichting voorbereiden door e-factureren af te dwingen in algemene voorwaarden

• VNG zal in model inkoop-voorwaarden e-factuur vereisen (januari 2016)

• Gemeentes + semi overheden worden sterk aanbevolen voor nieuwe contracten een e-factuur vragen (geen pdf)

• Bestaande contracten moeten voor oktober 2018 over zijn

1 ding is zeker: de e-factuur gaat de papieren factuur vervangen


Wat moet ik doen?


Stappen om te beginnen met e-factureren

• Stap 1: Maak een visie

• Stap 2: Kies een dienstverlener

• Stap 3: Implementeer

• Stap 4: Activeer


Stap 1: maak een visie: de XML factuur heeft de meeste besparingspotentieel

0,50 EUR 1 EUR 1,50 EUR 1,50 EUR 2,00 EUR 4,00 EUR 10,50 EUR/ factuur

0,50 EUR

1,50 EUR

3,00 EUR

4,50 EUR

6,50 EUR

10,50 EUR 10,50 EUR

Accordering Boeking & Controle

Verrijking & Routering

Validatie & correctieOCRPostkamer

Kost

en p

er fa

ctuu

r (VO

ORB

EELD

)

Papier

PDF in email

XML


Stap 1: maak een visie: moet gericht zijn op maximaliseren van XML, niet op PDF

• Inkoop proces stroomlijnen

• Onboarding strategie, kanalen, communicatie

• Organisatie, personeel

• Techniek, architectuur

# fa

ctur

en

# Tijd

UBL

Email + UBLEmail + PDF

Papier


Stap 2: kies een dienstverlener: 3 soorten dienstverleners: thin en thick

Transport Transport Transport

Onboarding

Extended services zoals Early Payment)

Onboarding

Zelf doen

Zelf doen


Standaard voor een e-factuur

+

Beveiligd protocol voor transport

+

Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid

Stap 2: kies een dienstverlener: open versus gesloten platforms

Eigen standaard

Iedereen aansluiten op platform

Open standaarden zoals UBL

Platform integreert met anderen

Gesloten dienstverleners Open dienstverleners


Standaard voor een e-factuur+Beveiligd protocol voor transport+Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid

Lever-ancier

Ge-meente

Afspraken stelsel

ERP / invoicing

Financiele Software

Stap 2: Simplerinvoicing is de standaard voor open platforms


Stap 3: Implementeer

Leverancier Gemeente

Financiele Software

Online Boekhouding

Hoe komt een factuur vanuit een online boekhouding in de financiële administratie van de verzender?




Financiele Software

Online Boekhouding

Email + UBL

Voorbeeld 1: middels een email + UBL formaat




Financiele Software

Online Boekhouding

E-invoicing software

UBL

UBL

Voorbeeld 2: via een dienstverlener met een beveiligd kanaal met UBL formaat




Financiele Software

Online Boekhouding

Voorbeeld 3: via de digipoort (alleen aan overheden)


Stap 4: Activeer je leveranciers

• Levert en focus op de top-20 leveranciers voldoende op?

• Hoe adresseer ik de ‘longtail’?

• Wat wordt de visie op email en OCR

• Hoe ga ik mijn leveranciers onboarden?


Doorbreek kip en ei probleem van adoptie

Ja hallo, regel eerst maar eens voldoende verzenders

Ja hallo, regel eerst maar eens voldoende ontvangers


Jaap Jan Nienhuis

E: [email protected]: +31 6 15 06 32 10T: @jj_nienhuis