Download - Het nieuwe communiceren, interne communicatie bij HNW

2

Onderwerpen

1.  Context: de nieuwe collega

2.  Nieuw werken: de 3 B’s

3.  Nieuw communiceren: de 3 D’s

3

De nieuwe interne (en externe) communicatiegroep

1. Context

4

De online generatie Z

5

Verwachtingen van Z- medewerkers Bron: Gary Hamel 1. Alle ideeën zijn gelijkwaardig, je bijdrage is

belangrijker dan je CV.

2. Hiërarchie is het resultaat van een proces, managers ondersteunen.

3. Taken kies je zelf, teams zijn zelfsturend.

4. Intrinsiek belonen werkt het beste.

5. Macht komt uit het delen van informatie, meningen worden gedeeld.

6. Gebruikers kunnen hun veto uitspreken.

6

Gemiddeld kijken we 150x per dag op de smartphone

Maak intranet responsive, met korte teksten en veel

beeld

7

Er komen steeds meer nieuwe werkrelaties (denk ook aan Uber).

De flexibele schil wordt steeds dikker

Geen familie, maar

extended family

Zorg dat iedereen in kan loggen, ook de tijdelijke

krachten

8

Mensen willen invloed

Medewerkers en stakeholders willen betrokken worden. Giet plannen niet in

beton. Laat los

Creëer ruimte voor participatie

9

collega’s zijn de meest betrouwbare communicatoren

Biedt ruimte aan eigen video’s

(Boss free TV)

10

De rol van specialisten interne communicatie verandert.

Leer los te laten

11

“de IC-adviseur helpt de organisatie van een

‘production company’ een ‘conversation company’ te

worden”. (naar S. Van Belleghem)

12

Samenvattend

Regel een digitaal responsive platform

Communiceer met de extended family

Dialoog en participatie: Boss free content

Laat los

13

2. Het Nieuwe Werken

Bezuiniging of

filosofie?

14

Volgt de inrichting op de mensen?

Of moeten de mensen zich aanpassen aan de inrichting?

15

Het Nieuwe Werken; maakt niet uit

waar, wanneer en met wie je werkt.

Door te netwerken komt alles samen

17

OESO 2015:

Belgen en Nederlanders hebben een relaxte werkweek

18

6

uur is het aantal uren dat Nederlanders gemiddeld per week

thuis werken Bron: Witteman en Cleen, Volkskrant 27-11-2013

19

70%

van de hoger opgeleiden kunnen zelf hun werktijden bepalen, tegen 37%

van de lager opgeleiden.

20

Intensiteit HNW iedereen voorlopers bij uitzondering

Je komt wanneer je wilt

Vaste thuiswerkdagen

Indien nodig thuiswerken

Output sturing Aangeven wat je waar doet

Op kantoor

BYO Smartphone en laptop

Desktop en vaste telefoon

Activiteit gebonden werkplek

Flexplek Vaste plek

Informatie in de Cloud

Informatie op server Informatie op desktop

Ontwikkeling bottom-up

Gefaseerd a.h.v. pilots

Strak project

21

Gevolgen HNW voor IC

§ Je ziet collega’s waar je direct mee werkt niet op de werkplek

§ Minder ‘toevallige’ ontmoetingen

§ Baas kan niet over je schouder meekijken

§ Wij-gevoel kan afnemen

Ergo:

§ Meer communicatie via systemen nodig

§ Overdracht en co-creatie moet bewust worden geregeld

§ Gezelligheid moet worden ingepland

22

3b’s

23

Q

!

C

;

24

Bricks

!

26

Bricks

§ Niet flexen om het flexen

§ Maak werkplekken die passen bij het werk

§ Creëer Projectkamers

§ Regel een wekelijkse kantoordag

27

Bytes

;

28

Welkom in The Cloud

29

Bytes

§ Alles mobiel

§ Een keer inloggen

§ Werk in de cloud

§ BYO of iedereen het zelfde systeem?

30

“Intranet is een platform om met elkaar in contact te komen en

samen te werken,

het is niet een uiting van bureaucratie”.

31

Behaviour

C

32

Behaviour

§ Outputsturing

§ Kleine virtuele teams

§ Ruimte en tijd voor kennis delen

§ Houd het sociaal

33

3. drie d’s

34

doel, delen &

(digitale) dialoog

35

Doelen duiden

F

36

Geef aandacht aan het brede verhaal: wat zijn de doelen van de

organisatie en hoe draagt iedereen daar aan bij

Compelling story

Case: Belastingdienst

37

38

OUTPUT-GESPREK

Gesprek met collega’s, manager of interne opdrachtgever over output

39

GESPREKSCYCLUS

Tussen medewerker en manager.

360 graden

40

Delen

"

41

It’s not about reading the best documents,

but about finding the right contact person

42

1 MEEST GELEZEN

Geef duiding door meest gelezen, en gerelateerde berichten aan te geven.

43

SCRUM OF TEAMOVERLEG

Bijeenkomsten met (virtuele) teams.

Op de teamsite is al praktische informatie over planning en inzet uitgewisseld.

44

PROEFLABS Het prikbord, maar dan in een nieuw jasje. Een groot bord in de centrale hal, waar iedereen met een post-it vragen op kan stellen of suggesties op kan geven.

Aan het eind van de week wordt de oogst geïnventariseerd en worden alle vragen beantwoord. Ook op die muur. Simpel en effectief

MINDSHARE

De talenten van collega’s ontsluiten.

Tags, endorsements

Niet alleen op het werkgebied, maar ook op persoonlijke passies.

45

Brain Space

Kamers met een plek voor ideeën, brainstormsessies, planningen en reacties. Gewoon van papier. Op de muur.

46



SOCIAL MASHUP

Een platform waarbij informatie van verschillende (digitale) bronnen bij elkaar wordt gebracht.

(Feedly, Flipboard)

47

1000 BLOEMPJES

Laat medewerkers zelf aangeven op welke onderwerpen ze elkaar willen vinden.

§ XXX

48

MONITOREN

Houd maandelijks bij waar men het meest over discussieert.

Populairste thema’s

Vraag/-antwoord ratio

Meest gelinkte collega’s

2000 vragen

3.500 antwoorden

1.75 ratio

Hans Anders

Joke Mol Roel Pims Mo

Driessen Kenneth Wild

49



PROEFLABS

Een groep start met trial & error een nieuwe techniek uit.

Ervaringen worden online gedeeld op een platform. Elke maand vinden kennissessies en intervisie plaats.

50

#

Dialoog: vakinhoudelijk & sociaal

51

VERBIED E-MAIL

Soms werkt het om wegen af te sluiten om mensen nieuwe paden te laten ontdekken

52



SKYPE

Met de komst van skype en Google+ is het goed mogelijk ‘live’ woord en beeld uit te wisselen tussen collega’s op verschillende locaties.

53

§ XXX

ONLINE DIALOOG

Met yammer online chat of andere vormen van social intranet.

54

§ XXX

COMMUNITIES

Groepen die zich organiseren rond een thema of werkwijze die zij interessant vinden.

Met moderator

55

ONLINE PANEL

In een beperkte periode wordt in een groep medewerkers een thema online besproken.

56

WONDERWALL

Een groot bord waar iedereen vragen op kan stellen of suggesties kan geven.

Aan het eind van de week worden alle vragen beantwoord.

§ XXX

57

B.O.T. SESSIE

De Benen-op-tafel-sessie is bestemd om meer de diepte in te gaan.

De sfeer is informeel maar niet te lief. Collega’s spreken elkaar aan.

§ XXX

58

WEBINAR

Een mooie vorm om een gesprek te voeren met medewerkers op verschillende vestigingen.

59

SAMEN SCHRIJVEN

Met de huidige documentsystemen, zoals Basecamp, is het makkelijk om met verschillende collega’s samen een stuk te schrijven.

60

De “Maslow”-piramide van dialoog, begin bij de basis

Gesprekscyclus, Werkoverleg

Speed Room, BOT-sessies, Wonderwall, Rondje

landelijk, Grote groepen

Pecha Kucha’s, Proeflabs, Open space

Online dialoog, Monitoren

Online panel, Communities, Social Mashup, Mindshare,

Meediscussieren

Webinar, Skype, Samen schrijven

dialoog digiloog

61

SAMENHANG Het is slim om te kijken welke vormen goed in de organisatie zullen werken. En let op samenhang. Zodat medewerkers weten waar ze welke dialoog kunnen verwachten. Waar nodig discussies naar elkaar laten verwijzen.

62

Samenvattend, de 3 d’s

Doel duiden, en de relatie tussen doelen

Delen van kennis centraal

Dialoog faciliteren

63

Praktische oplossingen

§ Mensen beter vindbaar maken •  Smoelenboek met extra informatie •  Mogelijkheid mensen te taggen en te ‘endorsen’

§ Informatie beter vindbaar maken •  Op (social) intranet: meest gelezen berichten en populairste berichten opnemen •  Goede zoekfunctie

§ Documenten beter vindbaar maken •  Goede zoekfunctie •  Bij documenten status en comments toevoegen

§ Laten wennen aan digitale dialoog

§ Sociaal intranet

64

Wat vraagt het van collega’s

§ De wil om extra informatie op hun profiel te zetten

§ Bereid zijn dat ze endorsed worden en anderen endorsen

§ Informatie willen liken en van commentaar voorzien

§ Documenten van meta-informatie voorzien (taggen)

§ Niet meer emailen, maar werken in de cloud

65

MEER WETEN?

www.huibkoeleman.nl

Of lees verder in mijn boeken “Interne communicatie bij verandering” of “Social Media voor interne communicatie, twitteren op je werk”. De foto’s zijn gemaakt door Monique Koeleman, Gijs Mol en ondergetekende.

66

DELEN Vond je deze presentatie bruikbaar? Deel hem dan met anderen via twitter, facebook, linked-in, pinterest of andere social media.

Of volg me op twitter: @huibkoeleman, of facebook:/Verandercommunicatie

Dank, Huib Koeleman