Download - Handout Jim Stolze

1. Introductie / opening (Jim)

2. Het voordeel van een leeg hoofd (Taco)

3. Bestaat Information Overload (Jim)

4. Uitleg Expo + Lunch #1

5. Speeddaten (Taco)

Ochtend Programma

2

2008 2009 2010 2011 2012

2,500

2,000

1,500

1,000

500

0

5

0

20

40

60

80

100

120

2007 2008 2009 2010

Digital information Labor Productivity

7

bevriezen, vechten of vluchten

8

“17 augustus ben ik weer aanwezig. Uw bericht wordt niet gelezen en direct verwijderd.

Indien u wenst dat ik uw bericht in behandeling neem, stuurt u het dan na 17 augustus nogmaals.

Hartelijke groeten.”

Gemeente-ambtenaar Eindhoven, 1 augustus 2009

9


10

Tijd op kantoor

• 28 procent van de tijd wordt besteed aan zaken die niet dringend of belangrijk zijn, zoals onnodige e-mails, en aan de tijd die nodig is om weer in het werk te komen;

• 25 procent van de tijd wordt daadwerkelijk gebruikt voor productiviteit, waaronder ook het schrijven van e-mailberichten valt;

• 20 procent van de tijd is bestemd voor face to face communicatie, oftewel gesprekken en vergaderingen;

• 15 procent van de tijd wordt besteed aan het zoeken van informatie, zoals op internet, op gedeelde harde schijven en in (papieren) dossiers;

• 12 procent van de tijd is voor nadenken en reflectie.

12


13

1. Introductie / opening (Jim)

2. Het voordeel van een leeg hoofd (Taco)

3. Bestaat Information Overload (Jim)

4. Uitleg Expo + Lunch #1

5. Speeddaten (Taco)

Ochtend Programma

14

Social Interaction

Window to the World

Information Overload

Internet Addiction

www.virtualhappiness.org 17

http://www.virtualhappiness.org

http://www.virtualhappiness.org

fysical thinking

lineair asynchroon

hierarchie netwerk

authoriteit reputatie

digital thinking

18

Week 1

Funny / Strange / Adopting

“Living without the Internet” - JimStolze.nl20

Week 2

Difficult / Angry / Regret


Week 3

Piece of mind / Focus


Week 4

Unsure / What’s next?


4. Inbox Management (Taco) 5. Hacks at Work (Jim)

6. Sluiproutes in Outlook (Taco)

7. Interview Expo + Lunch #2

8. Hoe ontmail je je collega's? (Jim)

9. Hoe houd je de inbox leeg? (Taco)

Middag Programma

29

A spicy mix of time management, knowledge management, networking and personal development.To get a great taste of lifehacking, look at it as a bit of

Web 2.0, combined with a drop of MacGyver and seasoned with a flavour of fun.

JimStolze.nl - 29 March 2010

LifeHacking?

30

Conversatie Inspiratie Informatie Verwerken

TwitterBlogs

DeliciousEvernote

RSSBasecamp

RTMGTD

Kennis Beloning Doen

“Ik werk elke dag een lijst met acties af die ik van tevoren heb bepaald. Voor die acties heb ik vaak al informatie verzameld en

gearchiveerd. Tijdens het werken beloon ik mezelf met het zoeken naar nieuwe conversaties en inspiraties. Half uur werken is

kwartiertje scharrelen.”

32

Hack #1

Gmail is New Mail

33

4. Inbox Management (Taco) 5. Hacks at Work (Jim)

6. Sluiproutes in Outlook (Taco)

7. Interview Expo + Lunch #2

8. Hoe ontmail je je collega's? (Jim)

9. Hoe houd je de inbox leeg? (Taco)

Middag Programma

38

harde vs zachte aanpak

41

E-mail Checklist

Wordt deze mail naar meerdere mensen

verstuurd?

stap 1 ja

nee

ga naar stap 5

ga verder

43

E-mail Checklist

Staan er mensen op de verzendlijst die

dit echt niet aan gaat?

stap 4 nee

ja

ga terug en pas aan

ga verder

Jongens, kroketten in de kantine!RE: Ik zie ze niet...

Hoe bedoel je, ik zie jou ook niet.RE: Klopt, ik zit in de vestiging in Nijmegen...

44

E-mail Checklist

Ben je een alinea al voor de derde keer

aan het herschrijven?

stap 8 nee

ja

niet versturen

ga verder

45

E-mail Checklist

Staat er in het bericht iets dat je niet hardop

over de intercom durft

te zeggen?

stap 10 nee

ja

ga terug en pas aan

ga verder

Alles wat je schrijft kan en zal tegen je gebruikt worden.

46

E-mail Checklist

Stuur ik een CC? Heeft deze

persoon daarom

gevraagd?

stap 12 ja

nee

heroverweeg de cc

ga verder

alleen als hij/zij daarom vraagt

47

E-mail Checklist

Onderteken je het bericht met je echte naam?

stap 15 ja

nee

ga terug en pas aan

ga verder

Alvast bedankt! De afdeling Marketing.

48

E-mail Checklist

Staat jouw eigen telefoon nummer in de handtekening?

stap 17 ja

nee

ga terug en pas aan

ga verder

Als je mij niet vertrouwt om jou te bellen indien nodig , vertrouw ik jouw bericht niet.

49

E-mail Checklist

Heb ik het bericht als

“urgent” of met spoed

gemarkeerd?

stap 18 nee

ja

niet doen

ga verder

50

E-mail Checklist

Als dit bericht me 1 euro zou kosten, zou ik hem dan ook

versturen?

stap 20 ja

nee

begin opnieuw

druk op verzenden

52

E-mail Cultuur

53

Wat hebben we gedaan?

1. Aftrap met een presentatie van Jim Stolze op het breed platform van overleg2. Interne mededeling naar managers om de mailetiquette vast onder de aandacht te brengen bij hun team3. Artikel van Jim Stolze in alle IN's4. Op elk bureau een pen en een post-it blokje, hierop stonden de regels weergegeven5. Vijf weken lang, elke week een mailing met nieuwe regels en tips

54

Wat hebben we gedaan?

6. Promotiebanner op de homepage van het intranet7. Vijf weken lang nieuwe regels en tips op het intranet8. Tevens de verkiezing van de grootste mail-irritatie9. Vier winnaars hebben het boek "Hoe overleef ik mijn mailbox" van Jim Stolze gekregen10. Een klein marktonderzoek ism O&O onder alle Sanquin medewerkers11.Een artikel in Sanquintra met de resultaten van het marktonderzoek. Deze verschijnt in het najaar, incl. foto’s van de winnaars.

55

Resultaten

5 weken lang heeft bijna iedereen binnen Sanquin de mailetiquette via de mail ontvangen. Bijna iedereen, het interne mailsysteem bleek niet onfeilbaar.

62% vond een interne mailing een goede manier om geïnformeerd te worden over dit onderwerp. Echter werd 20% liever niet geïnformeerd over dit onderwerp via de mail. Het merendeel heeft de mailings bijna elke week geopend en hebben ook daadwerkelijk geklikt op de regels en tips.

56

Resultaten

De instructie over het instellen van de digitale handtekening werd het meest bezocht, zelfs meerdere malen door een grote groep mensen.

80% vond de verkiezing van de grootste mailirritatie neutraal tot leuk.

27% van de inzenders vonden de gadgets (pen en post-it blokje) leuk tot heel leuk, 46% stond er neutraal tegenover.

57

Meest overgenomen tips

1. De inbox zo veel mogelijk leeghouden (gebruik delete knop)2. Gebruik van duidelijke onderwerpregels3. Hanteren van de 2 minuten regel (bij openen e-mail direct bepalen wat je met e-mail doet)4. Het gebruik van ‘out of office reply’ bij afwezigheid5. Het archiveren en structuren van je inbox

58

Top5 Irritaties

1. Sanquinbrede mails / interne mededelingen in tweevoud of drievoud ontvangen (vaak verstuurd door meerdere personen)2. Sanquinbrede mailtjes over ramen van auto's die openstaan, autolichten die aanstaan, auto's fout geparkeerd, laboratoriumapparatuur, verloren sleutels etc.3. De mailetiquette campagne zelf4. Requesting / retrieving data melding in Outlook, waardoor je je mail niet kunt gebruiken5. Mails ontvangen die voor een ander bedoeld zijn (bijv. mensen die net onder of boven je in Outlook staan)

59

harde vs zachte aanpak

60

Dank voor je aandacht!

twitter.com/[email protected]

www.jimstolze.nl/weblog

62