Externe audit en organisatiebeheersing
Steven Van RoosbroekVeerle Vanderlinden
10 maart 2014
2
Agenda• Interne controle /
organisatiebeheersing
• Externe audit
• Leidraad interne controle / organisatiebeheersing
3
Gestegen verwachtingen
• Financieel
• Inhoudelijk
• Burgers
4
5
Kader voor de externe audit• Nieuw systeem van plannen en
boekhouden
• Integratie sectorale plannen in BBC
• Minder detailsturing
• Minder toezicht
6
Interne controle (art. 99)De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:
• 1° het bereiken van de doelstellingen;• 2° het naleven van wetgeving en procedures;• 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en
beheersinformatie;• 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen;• 5° de bescherming van activa;• 6° het voorkomen van fraude.
7
Interne controle (art. 100 en 101)
• Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad.
• Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de gemeentesecretaris in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad.
8
Limburg• GR heeft algemeen kader interne
controle goedgekeurd
• Jaarlijkse rapportering
9
Een aantal misverstanden• Interne controle = financieel• Interne controle = controle / inspectie• Interne controle = procedures
– Boordtabel– Plan– Systeem klachtenbehandeling– Teamvergadering– Selectiegesprek– Omgevingsanalyse– Deontologische code– Organogram
10
Interne controle / organisatiebeheersing
• Interne controle to control beheersen
• 3 niveaus– Proces– Dienst– Organisatie
• Organisatiebeheersing = interne controle op organisatieniveau
11
Een aantal misverstanden• Redelijke zekerheid ≠ absolute
zekerheid
12
Kader interne controle• Doel
• Risico
• Beheersmaatregel
13
Kader interne controle• Doel
• Risico
• Beheersmaatregel
14
Interne controle toegepast op sociale dienst
• Bereiken doelstellingen– Strategisch– Individueel
• Naleven wetgeving en procedures– Aanvullende steun– Regels rond huisbezoek
15
Interne controle toegepast op sociale dienst
• Betrouwbare informatie– Dossierniveau– Indicatoren– Voor cliënt
• Efficiënt en economisch gebruik van middelen– Aanvullende steun– Budgetbeheer
16
Interne controle toegepast op sociale dienst
• Bescherming activa– Dringende steun–Mensen– Informatie
• Voorkomen van fraude– Cliënt– Personeel
17
Agenda• Interne controle /
organisatiebeheersing
• Externe audit
• Leidraad interne controle / organisatiebeheersing
18
Audit• Onafhankelijke• Objectieve• Systematische• Evaluatie• Waarover gerapporteerd wordt
19
Van waar komen we?• NOB (1997)• Voorontwerp van gemeentedecreet
(2002)• Gemeente- en provinciedecreet (2005)• OCMW-decreet (2008)• Beleidsnota (2009)• Vlabest (2010)• Principebeslissing (2011)• Opstart project (08/2012)
20
Van waar komen we?• Voortgangsrapportering• Auditdecreet van 5 juli 2013 • Oprichtingsbesluit Audit Vlaanderen
(oktober 2013)• Selectie leden auditcomités
(november 2013)• Opmaak leidraad
organisatiebeheersing• Testaudits (start augustus 2013)
21
Missie Audit VlaanderenAudit Vlaanderen heeft als missie • een onafhankelijke, objectieve en
bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn
• bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's,
• om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie.
22
Meerwaarde externe audit• Betere interne werking– Audits met aanbevelingen– Benchmarking– Studiedagen, publicaties, enz.
• Zicht op de organisatie– Naar raad en management
• Signaalfunctie
23
In grote lijnen …• Principes– Internationale normen– Single audit– Betaalbaar
• Gemeenten, provincies, OCMW’s, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1, excl. ziekenhuizen)
• Opdracht– Evalueren systeem van interne controle– Ad hoc + forensisch
24
In grote lijnen …• Positionering– Ondersteunend, niet bestraffend
• Voorziene uitbouw
25
AuditdecreetArt. 265. In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen.
26
Auditdecreet• Toegang tot alle
– informatie – documenten– gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden
uitgevoerd van de besturen.
• Aan ieder personeelslid inlichtingen vragen
27
Auditdecreet - klokkenluiders
• Recht om Audit Vlaanderen op de hoogte te brengen van onregelmatigheden
• Geen aanleiding geven tot tuchtsanctie of ontslag
• Verklaringen vallen niet onder het inzagerecht
28
Aansturing organisatie
29
Testaudits• Doel–Uittesten leidraad–Uittesten methodieken
• Stand van zaken– 9 afgesloten– 8 rapporten
verstuurd
30
Testaudits – enkele voorbeelden
• Sterke punten– Vrij recent is er een onthaal geïnstalleerd met een bediende
die het eerste onthaal van cliënten doet.– Bij het OCMW zijn er op bepaalde momenten voor specifieke
vormen van hulpverlening tevredenheidsbevragingen geweest. Momenteel loopt een tevredenheidsbevraging bij de bewoners van de serviceflats
– Er bestaan werkwijzen om met klachten om te gaan. De klachtenprocedure staat op de website weergegeven. Deze procedure vermeldt dat klachten elektronisch en via het onthaal kunnen worden doorgegeven. De onthaalbediende is aangeduid als klachtencoördinator. Bij de maatschappelijk werkster die verantwoordelijk is voor de thuiszorg komen ook klachten of opmerkingen terecht van mensen die ontevreden zijn over de poetsdienst.
31
Testaudits – enkele voorbeelden
• Verbeterpunten– Uit verschillende gesprekken met leden van het
managementteam en andere medewerkers blijkt dat er niet steeds voldoende aandacht is voor het communiceren van relevante beslissingen van het managementteam aan de overige medewerkers.
– In 2011 vonden de laatste systematische evaluaties plaats. Er zijn geen plannen om in 2013 nog evaluaties te doen. Er zijn hier en daar nog wel evaluaties in de proeftijd van nieuwe medewerkers, in het kader van bevorderingen, ... Wanneer het contract van medewerkers afloopt is er soms wel, soms geen evaluatie. Dit is afhankelijk van de leidinggevende.
32
Testaudits – enkele voorbeelden
• Aanbevelingen– Om te vermijden dat medewerkers die onvoldoende presteren
niet worden bijgestuurd en goed presterende medewerkers gedemotiveerd raken, is het aangewezen om al de medewerkers systematisch te evalueren zoals voorzien in de rechtspositieregeling.
– Om organisatiebreed te werken aan de verbetering van de organisatie en om te voldoen aan de bepalingen in het Gemeentedecreet over het managementteam, is het aangewezen dat een managementteam geïnstalleerd wordt dat periodiek samenkomt en waarover er verslaggeving wordt opgemaakt.
33
Testaudits• Globale rapportering
• Voorlopige tendensen– Systematiek werken aan
organisatiebeheersing–Managementteam– Continuïteit managementfuncties– Buitendiensten als eilanden
34
Type audits• Organisatie-audits
• Thema-audits
• Forensische audits
35
Hoe verloopt een audit?• Contactname• Startvergadering• Veldwerk
– Interviews– Documenten– Controles
• Slotvergadering• Ontwerprapport• Reactie van het bestuur• Definitief rapport
36
AuditdoelstellingenBedoeling is NIET:– individuele medewerkers controleren – het gevoerde beleid te evalueren
Bedoeling is WEL:– Evalueren van systeem van interne controle
of werking van de organisatie op allerlei vlakken onderzoeken: financiën, personeel, communicatie, ICT, organisatiestructuur, …
37
Onderdelen van een auditrapport
• Bestuurlijke boodschap• Sterke punten• Verbeterpunten• Aanbevelingen• Managementreactie• Aanbevelingentabel
38
39
Openbaarheid?• Actief: keuze auditcomité
• Passief: juridische kwestie– Grondwet– Decretale uitzonderingen
40
Opvolgen van aanbevelingen
• Beperkte capaciteit Audit Vlaanderen
• Deels verantwoordelijkheid bestuur zelf
41
Single audit– Interne audit– ABB– Rekenhof– Bedrijfsrevisoren– Sectorale administraties– Archiefdecreet– POD MI– ISO 9001
42
43
Forensische audits
44
Hoe start een forensische audit?
• Melding
• Duidelijke procedure– Betrouwbare melding?–Noodzaak?–Hoogdringendheid
• Deur niet te wijd open, maar toch wijd genoeg
45
Strategische doelstellingenvan Audit Vlaanderen
• SD1 : uitvoeren van audits• SD2 : sensibilisering
organisatiebeheersing• SD3 : realiseren van het “single-
audit”-principe• SD4 : interne werking
46
47
Traject leidraad
LeidraadVlaamse overheid
Organieke
decreten
Literatuurstudie
Gesprekken
met experte
n
Gesprekken
lokale
besturen
Stuurgroepleidraad
Ontwerp
leidraadlokale
besturen
(15/7/2013)
Leidraad lokale
besturen
48
Model
49
• PDCA– Plan– Do – Check– Act
• EIKE– Effectiviteit– Efficiëntie– Integriteit– Kwaliteit
50
Functies leidraad• Basis voor organisatie-audits
• Kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing
• Basis voor thema-audits
51
Structuur• 10 thema’s
• 55 doelstellingen
• Risico’s
• Beheersmaatregelen
52
Per thema• Doelstellingen op een rijtje
• Plaats in het model
• Een woordje uitleg
• Doelstelling – risico’s – beheersmaatregelen - linken
53
54
Hoe kan ik in mijn bestuur aan de slag?
Stappenplan zelfevaluatie
55
Fase 1 : voorbereiding en communicatie
1. Kies een methodiek.2. Bespreek met de raad of dit een geschikte methodiek is als kader om te werken aan interne controle/organisatiebeheersing.3. Stel een trajectverantwoordelijke aan.4. Laat de trajectverantwoordelijke zich verdiepen in de gekozen zelfevaluatiemethodiek.5. Maak een plan van aanpak voor het uitvoeren van de zelfevaluatie op.
56
Fase 1 : voorbereiding en communicatie
6. Bepaal hoe je over het traject gaat communiceren.7. Stel een zelfevaluatieteam samen.8. Laat het zelfevaluatieteam kennismaken met de methodiek.
57
Fase 2 : uitvoeren van de zelfevaluatie
9. Bepaal per thema/domein uit de methodiek de sterke punten, de verbeterpunten en de verbeteracties.10. Geef je organisatie een score per thema/domein.11. Stel een verslag op van de zelfevaluatie op basis van de punten waarover consensusbestaat.
58
Fase 3 : keuze verbeteracties
12.Zet de verbeteracties op een rijtje, herformuleer ze en voeg er eventueel samen.13. Bepaal de quick wins en realiseer ze.14. Bepaal aan welke verbeteracties prioritair gewerkt wordt15. Kies een 10-tal verbeteracties waar de volgende 2 à 3 jaar zal worden op ingezet.
59
Fase 4 : implementeren van de verbeteracties
16.Stel een actieplan op met de verbeteracties.17.Communiceer over hoe de verbeteracties van het actieplan zullen geïmplementeerd worden.18. Voer het actieplan uit.19. Volg de realisatie van het actieplan op.20. Rapporteer jaarlijks aan de raad over de stand van zaken van de realisatie van het actieplan.
60
Inzoomen op enkele thema’s
61
Organisatiecultuur
62
Waarden• De organisatie heeft haar
belangrijkste waarden bepaald en past ze toe in de dagelijkse werking.
• De organisatie gaat regelmatig na of de waarden die ze vooropstelt ingang vinden.
63
Integriteit• De organisatie biedt ondersteuning
aan medewerkers die terecht komen in deontologisch gevoelige situaties.
64
Praktijkvoorbeelden• Opleiding vulpen• De huisverzekeraar biedt de
secretaris en burgemeester diner aan
• Aankoopverantwoordelijke krijgt kaarten eersteklassevoetbal van leverancier
• Digitale meter• Cadeau na overlijden voor goede
zorg• Kaarten concert
65
Praktijkvoorbeeld
66
Deontologisch gevoelige situaties
• Markten en foren
• Maatschappelijk werker
• Verantwoordelijke aankoop / overheidsopdrachten
• Kasfuncties
67
Ondersteuning• Bespreken ethische dilemma’s
• Voorbeeldfunctie
• Melden integriteitsschendingen
68
Deontologische code• Nieuwe medewerkers
• Bestaande medewerkers
69
Limburg• Situaties tegengekomen?
• Deontologische code?
70
Personeelsbeleid
71
HRM1. Keuzes2. Personeelsinzet3. Presteren volgens verwachtingen4. Kwaliteit leidinggeven5. Goede werkomstandigheden en welzijn6. Personeelsadministratie en
personeelsvragen7. Personeelsuitgaven en rapporten8. Evaluatie en bijsturing
Plan
Do
Chec
k-act
72
Informatie en communicatie
73
Informatie en communicatie1. Zicht op interne communicatie, externe
communicatie en informatiebeheer2. Degelijke interne communicatie3. Degelijke externe communicatie4. Efficiënt en betrouwbaar
informatiebeheer5. Evaluatie en bijsturing
Plan
Do
Chec
k-act
74
Investeer in een continu verbeterproces
75
Vragen / Bedenkingen / …
• Bedankt!
• http://www.auditvlaanderen.be
Top Related