Ondersteuning opstellen Programma van Eisen Excitans Enterprise Services
Huizen, juni 2011
Agenda 1. Vraag 2. Aanpak 3. Resultaten
Bijlage: functionaliteit requirements verrijker
Klanten willen een programma van eisen opstellen die breed in de organisatie gedragen wordt
Vraag Veel organisaties hebben gemengde gevoelens bij de selectie en implementatie van nieuwe grote ICT systemen. Niet op de laatste plaats omdat gebruikers vaak weerstand tonen bij implementatie van deze systemen. Ze waren onvoldoende betrokken bij het opstellen van de eisen, het herontwerp van de processen of de selectie van het nieuwe systeem Excitans brengt daar verandering in met haar requirements verrijker en gebruikersinventarisatie. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het interactief webbased platform van Excitans. De gebruikersinventarisatie dient ter ondersteuning van het opstellen van een programma van eisen (PvE) voor een nieuw ICT systeem De scope van de gebruikersinventarisatie betreft de gehele klantorganisatie. Met het gebruik van genoemd platform en de juiste communicatie binnen de klantorganisatie, wordt er gestreefd naar een gebruikersparticipatie van 10% of meer
Gebruikersparticipatie geeft een beter PvE en meer draagvlak
Aanpak is gericht op maximalisatie van de gebruikersinventarisatie en -participatie
Per stap worden nadere afspraken gemaakt
Act
ivite
iten
Bela
ngri
jkst
e Re
sult
aten
D
oor-
lo
opti
jd
» Rapportage van de opbrengst commentaar op eisen aan stuurgroep/werkgroepen
1 week
» Rapportage opbrengst commentaar op eisen
3. Rapportage
» Structuren en plaatsen van concept eisen op platform
» Interne communicatie kanalen openstellen
» Tussentijds analyseren, bijsturen & optimaliseren van de opbrengst commentaar op eisen
» Informatie eisen en wensen verzameld en resultaten gevalideerd
5 weken of meer1
2. Inventarisatie
» Kick-off sessie met de opdrachtgever/werkgroepen
» Presentatie concept platform
» Vaststellen concept eisen
» Interne communicatie vaststellen
» Interne communicatie kanalen voorbereiden
» Platform definitief ingericht
» Interne communicatie kanalen voorbereid
2 weken
1. Voorbereiding
1uitgegaan wordt van een inventarisatie van commentaar op 500 eisen en wensen in 5 weken, bij meer eisen en wensen of om andere redenen kan -indien gewenst- de periode van inventarisatie verlengt worden
In stap 1 wordt het platform en de communicatie geschikt gemaakt voor inventarisatie
Na stap 1 staat het platform open voor inventarisatie
Kick-off met de opdrachtgever/werkgroepen • Vaststellen plan van aanpak, bestaande uit een projectplanning en gedetailleerd
activiteiten overzicht
• Presentatie concept platform, live demo van het reeds gebouwde platform
• Vaststellen concept eisen & wensen, al dan niet aangeleverd door de klant
• Vaststellen interne communicatie kanalen, op basis van voorstel Excitans
Interne communicatie voorbereiden • Uitwerken van diverse communicatie middelen (intranet, presentatie, video, flyer,
etc.) voor kenbaarheid platform, dit wordt voorbereid door Excitans en in de uitvoering ondersteund door medewerkers van de klant
• Testen van communicatie middelen op werkgroepen
• Eventueel aanpassen communicatie middelen en plan van aanpak
Stap 1: voorbereiding – aanpak
In stap 2 wordt gebruikersparticipatie gestuurd op optimalisatie opbrengst
Na stap 2 wordt het resultaat vastgesteld
Platform laden met concept wensen en eisen • Structureren en controleren van geplaatste wensen en eisen op platform
Interne communicatie kanalen openstellen • Intranet publicatie, interne presentaties verzorgen (leden van werkgroep), video’s
publiceren, flyeren (door medewerkers van de klant), etc.
Stap 2: inventarisatie – aanpak
Platform bewaken en besturen • Periodiek (meerdere keren wekelijks)
resultaten inventariseren en analyseren
• Eventueel discussies en communicatie kanalen bijsturen
Eventueel tussentijdse rapportage verzorgen • Indien gewenst kan er een tussentijdse
rapportage aan (een deel van) de werkgroepen gegeven worden
In stap 3 worden de resultaten gepresenteerd aan en geborgd in de werkgroepen
Werkgroepen hebben een actieve rol tijdens de gebruikersparticipatie
Rapportage • Na de gebruikersinventarisatie worden de resultaten gepresenteerd aan alle
werkgroepen en de stuurgroep
• Indien gewenst kan er een artikel geschreven worden voor publicatie op het intranet ter afsluiting van de gebruikersinventarisatie periode
• Nagedacht moet worden over de communicatie naar de gebruikers, na afloop van de gebruikersinventarisatie (platform is in eigendom van Excitans), in overleg kan bepaald worden dat het platform ook tijdens selectie en implementatie blijft openstaan
Stap 3: rapportage – aanpak
Gebruikersparticipatie dient actief en periodiek gecontroleerd te worden
Werking en besturing platform in de praktijk • Voor deze aanpak wordt uitgegaan van de aanwezigheid van (een) werkgroep(en) aan
de zijde van de klant voor de selectie van een nieuw informatie systeem • Er wordt een kleine groep geformeerd uit leden van de werkgroep(en) en consultant(s)
van Excitans, met deze groep wordt het platform periodiek (meerdere keren wekelijks) bestuurd
• Per werkgroep kijkt een lid on-line mee in de periodieke besturing van het platform (doorgaans wordt dit ‘meekijken’ in de werkgroep om toerbeurt gedaan)
• Wekelijks wordt er door deze groep (leden werkgroep(en) & Excitans) de resultaten van de week en zover, geïnventariseerd en geanalyseerd
• Excitans bereidt deze inventarisatie en analyse voor en de afgevaardigde leden van de werkgroep(en) kunnen in ongeveer een uur hierop hun reactie geven
• Vastgesteld wordt welke discussies verlengd moeten worden, waar discussies gestopt kunnen worden en waar resultaten nog gemist worden
• Eventueel kan op initiatief van de klant en/of Excitans en met akkoord van de werkgroep(en) tussentijds besluiten genomen worden
• Op basis hiervan worden gerichte acties door deze kleine groep uitgezet
Gebruikersparticipatie dient geoptimaliseerd te worden
Bijlage: functionaliteit requirements verrijker
De standaard functionaliteit van het platform ziet er als volgt uit • Home pagina
• algehele informatie (doelstelling, scope en tijdsduur) over het ontwerp en de selectie van het nieuwe informatie systeem
• overzicht met makkelijke navigatiestructuur (indeling zie volgende bullets) • Informatie
• detailinformatie over het project en de werkgroep(en) • Inventarisatie (zie ook slide 10)
• structuur volgen van de werkgroepen (bij meerdere werkgroepen, anders nader bepalen) • per item van de structuur worden de eisen en wensen weergegeven • per eis of wens is er middels een boomstructuur, de mogelijkheid (met doorklikken) om
commentaar hierop te lezen en/of van nieuw commentaar (in open tekstvelden) te voorzien • Mijn account
• informatie over en mutatiemogelijkheden met betrekking tot het eigen account, inclusief informatie over beroepsgroep en/of afdeling
• Help • FAQ lijst • mogelijkheid om met een open tekstveld vragen te stellen aan de administrator
• Projectleden (alleen zichtbaar voor projectleden2) • algemene statistische informatie over het gebruik van het platform • collaboration ruimte (per werkgroep) om via open tekst informatie uit te wisselen
2de werkgroepleden en de medewerkers van Excitans
Bijlage: functionaliteit requirements verrijker
Inventarisatie • De hoofdstructuur is gegeven en wordt door de beheerder van het platform ingesteld. Er bestaat
altijd een thema ‘overig’ voor nader te classificeren wensen/eisen • Onder de hoofdstructuur kunnen maximaal drie niveaus worden aangebracht
• Hoofdstructuur thema (ter illustratie) • Categorie (niveau 1)
• Onderwerp (niveau 2) • Sub-onderwerp (niveau 3)
• Eisen en wensen • Het is mogelijk eisen en wensen te verplaatsen tussen niveaus. Het is mogelijk eisen en wensen te
verplaatsen naar andere thema’s. Bij verplaatsen naar andere thema’s dienen deze te worden geaccepteerd door de werkgroep van dat betreffende thema
• Eisen en wensen kunnen worden voorgesteld door mensen buiten de projectgroep, mensen buiten de werkgroep en mensen binnen de werkgroep. Al deze eisen/wensen kunnen worden geaccepteerd of geweigerd (met opgave van reden)
• Het is mogelijk in te zien welke route een eis/wens heeft gevolgd, wat de oorsprong is en wat de historie van een eis/wens is. Alle acties zijn terug te voeren op persoon niveau
• Het is instelbaar om de herkomst van eisen met kleurcodes inzichtelijk te maken • Per eis/wens kan er commentaar worden geleverd en is inzichtelijk wat er met dat commentaar is
gedaan (afhankelijk van kwaliteit van registratie) • Per eis/wens kan informatie over prioriteit, # aantal te behalen punten, wijze van antwoorden,
omschrijving, omschrijving per meerkeuze antwoord worden opgegeven. Meer informatie items (in overleg met Excitans) mogelijk
Peter Vlaanderen m: +31(0)6 – 244 35 833
Top Related