Download - Eventmarketing Deelnemers Werven

Transcript
Page 1: Eventmarketing Deelnemers Werven

Hoe werf ik voldoende deelnemers voor mijn event?!

Marga Groot ZwaaftinkCommGres

Page 2: Eventmarketing Deelnemers Werven

2

Deel 1: Plenair

Deel 2: Aan de slag

Deel 3: Terugkoppeling

Doorlopend:

Discussie/stellingen

Page 3: Eventmarketing Deelnemers Werven

3

Introductie:

•HHS Maastricht•Euroforum•Ondernemer…www.naskcongres.nl

www.afvalconferentie.nl

www.highprofilenewmediacongres.nl

Page 4: Eventmarketing Deelnemers Werven

4

Deel 1Doelstellingen voor event:

• Inspirerend voor deelnemers• Binnen budget• Soepel verlopend• Volle zaal = Succes jouw organisatie

Page 5: Eventmarketing Deelnemers Werven

5

Inspirerend:• Inhoud• Aansluitend• ‘Beraken’• Wat gewend van

afzender

Page 6: Eventmarketing Deelnemers Werven

6

• Event als onderdeel van communicatiemix

• Passend bij aard van

organisatie en uitstraling andere uitingen

Advertentie

DirectMail

TV/radio

Internet

BeurzenPR

Page 7: Eventmarketing Deelnemers Werven

7

Binnen budget:• Inschatting tevoren• Monitoren• Post ‘onvoorzien’ 10%

Page 8: Eventmarketing Deelnemers Werven

8

Soepel verlopend:• Draaiboek• Heldere afspraken

toeleveranciers• Keep smiling

Page 9: Eventmarketing Deelnemers Werven

9

Doel event: kwalitatief!• Informatie overdracht• Impact• Uitstraling• Niveau deelnemers

Page 10: Eventmarketing Deelnemers Werven

10

Doel event: kwantitatief!• Aantal deelnemers• Financieel

Page 11: Eventmarketing Deelnemers Werven

11

Succesvolle event marketing = volle zaal:• Timing• Adressen• Boodschap overdragers

Page 12: Eventmarketing Deelnemers Werven

12

Timing

Datum event

-/- minus 15 weken

= datum 1e uitnodiging versturen

(bij betaalde bijeenkomst)

Datum uitnodiging naar drukker =

1 week daarvoor

Page 13: Eventmarketing Deelnemers Werven

13

                               

Tijdsplanning seminar SaniTronics, mei 2009              

                               

                             

                 

                 

Week 50 1 2 3 5 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

  10-dec 1-jan 8-jan 15-jan 22-jan 29-jan 5-feb 12-feb 19-feb 26-feb 5-mrt 18-mrt 19-mrt 26-mrt 2-apr

Event         50 10 10 10 50    

Datum         50 60 70 80 90    

14-mei         1 2 U1     3 4 U2      

                               

 

                               

                 

Week 15 16 17 18 19 20 20 20 21      

  9-apr 16-apr 23-apr 30-apr 7-mei 12-mei 13-mei 14-mei 21-mei      

Event  10 10 10 10  10 10 10        

Datum  140 150 160 170 180 190 200        

14-mei   5 6 6 A B B event evaluatie            

                               

Page 14: Eventmarketing Deelnemers Werven

14

Adressen

• wet van de getallen– Response 40-60% gratis, warm

• kwaliteit: op naam• warm/koud

Page 15: Eventmarketing Deelnemers Werven

15

Adressen uitbouwen

• Huren: € 0,50• Google Adwords• Zelf zoeken/bellen• Overzichtsgidsen verenigingen• Herhaling• Ambassadeur

Page 16: Eventmarketing Deelnemers Werven

16

Boodschap

• Uitnodiging: tekst– Niet teveel tekst– Datum, locatie direct te herkennen– Wervend: ‘waarom u deze bijeenkomst niet kan missen…’– Citaten oud-deelnemers, comité van Aanbeveling

• Uitnodiging: ontwerp– Foto’s van locatie, sprekers– Makkelijk te lezen/navigeren

Page 17: Eventmarketing Deelnemers Werven

17

Boodschap dragers

• Uitnodiging: digitaal of print• Website• Bijsluiten• Banner• Film

Page 18: Eventmarketing Deelnemers Werven

18

PR kansen

• Perslijst

• Uitnodiging + verzoek: in agenda rubriek

• Zelf doen: www.mt.nl, www.yeon.nl

• Mediapartners

• Weblog

• Huur een blogger: www.marketingfacts.nl/reporter

• Nieuwsbrief

• Sponsors, sprekers

• Voor tijdens en na event

“Nieuwe mediapartner: Bright op het HartmanEVENT”Gepubliceerd op 16 juli

Page 19: Eventmarketing Deelnemers Werven

19

http://www.google.nl/blogsearch

Page 20: Eventmarketing Deelnemers Werven

20

Nood scenario’s

• Tijdig checken

• Herhaling

• Oud deelnemers

• Bijsluiten, banner

• Deelnemerslijst op website

• Relaties van sprekers, sponsors

• Kwaliteit kwantiteit

• www.conferencebay.com

Page 21: Eventmarketing Deelnemers Werven

21

Page 22: Eventmarketing Deelnemers Werven

22

Page 23: Eventmarketing Deelnemers Werven

23

Deel 2: aan de slag!

Uitnodiging

Praktijkcase

Page 24: Eventmarketing Deelnemers Werven

24

Deel 2: aan de slag!

Uitnodiging vergelijking: Nederland – België

1. Algehele 1e indruk

2. Tekst: veel/weinig, andere opvallende zaken

3. Beeld: veel/weinig, goed toegepast

4. Lay out: duidelijk, overzichtelijk

5. Basis gegevens aanwezig

Page 25: Eventmarketing Deelnemers Werven

25

Deel 2: aan de slag!

Praktijkcase ‘Kennis in de etalage’• Klanten dag: doel was 100 deelnemers, nu 53 inschrijvingen

• Event is over 4 weken

• Budget voor extra actie is € 10.000. Keuze uit volgende middelen:

Herhaal mailing € 2.500 Bijsluiten € 7.500 Nabellen € 6.000 Banner € 5.000

1. Maak een keuze wat je gaat inzetten en waarom

2. Bedenk één actie die hier niet bij staat

Page 26: Eventmarketing Deelnemers Werven

26

Inspiratie

www.wakan.nl

www.domeseurope.com

Page 27: Eventmarketing Deelnemers Werven

27

Inspiratiewww.streamline.nl

Page 28: Eventmarketing Deelnemers Werven

28

Inspiratie

www.log-on.nl

Page 29: Eventmarketing Deelnemers Werven

29

Bedankt voor jullie aandacht!

[email protected]

Tel. 0418 – 63 73 40

GSM: 06 – 234 66 473

www.commgres.com