Download - Efficient berichten in Outlook verwerken

Transcript
Page 1: Efficient berichten in Outlook verwerken

Efficiënt berichten in Outlook verwerken

Raymond Vermeulen

Page 2: Efficient berichten in Outlook verwerken

Waarschuwing op bureaublad uit

1

2

3

4

5

Page 3: Efficient berichten in Outlook verwerken

Postvak IN – ook ongelezen berichten

Rechtermuisknop

12

3

Page 4: Efficient berichten in Outlook verwerken

Waarom alles in mappen?Tijdwinst:alles in één map: KortArchief

Archief

Archiveren

Terugzoeken

10% ?

LangArchief

Men besteedt veel tijd aan archiveren. Meestal heeft men10% van het archief ooit nog eens nodig.Daarom alles in één map. Razend snel zoeken met CTRL+SHIFT+F

Page 5: Efficient berichten in Outlook verwerken

In Stuff-bakjes

Wat is dit?

Wil ik hier deze weekiets mee doen?

Wat is mijngewenste uitkomst?

Wat is mijneerstvolgende actie?

Doe het meteen

Wachten opIn AgendaEerstvolgende

acties

Alleen als hetkan in minderdan 2 minuten.

In Agenda, maaralleen als heteen specifiekedatum of tijd

betreft.

Alles wat ik hebgedelegeerd,

besteld of gevraagd.

Dit ga ik zelf doen

zodra ik kan.

Prullenbak

Later / Misschien

ArchiefProject

1. Verzamelen

2. Beslissen

3. Organiseren

NEE

“POSTVAK IN” leeg, Hoofd leeg

JA

Page 6: Efficient berichten in Outlook verwerken

Mogelijke berichten: Actie “NEE”

1. SPAMToets “Delete”

Eventuele mogelijkheid. Geblokkeerde afzenders Ga op het bericht staan Rechtermuisknop Selecteer “Ongewenste mail” Afzender toevoegen aan lijst

geblokkeerde afzenders

Page 7: Efficient berichten in Outlook verwerken

Mappen maken-Rood/Geel (1)Elke map kan één type item bevatten!!!

Kort Archief CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Kort Archief”Selecteer “E-mail en postitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

Page 8: Efficient berichten in Outlook verwerken

Mappen maken Rood/Geel (2)

Later / MisschienCTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Later/Misschien”Selecteer “Taakitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

Page 9: Efficient berichten in Outlook verwerken

Mappen maken Rood/Geel(3)

Wachten OpCTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Wachten Op”Selecteer “Taakitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

Page 10: Efficient berichten in Outlook verwerken

Mappen maken Rood/Geel (4)

ProjectenCTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Projecten”Selecteer “Taakitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

Page 11: Efficient berichten in Outlook verwerken

Controle nieuwe mappen

Weergeven Mappenlijst CTRL + 6

Let op de iconen vantaakitems en postitems

Page 12: Efficient berichten in Outlook verwerken

Snelkoppelingen naar mappen (1)

Navigeren door OutlookAlleen mappen type E-mail: CTRL +1Alleen mappen type Taakitems: CTRL + 4Alle typen: CTRL + 6

Wat willen we: weergave van bepaalde mappen

Daarom gaan we een snelkoppeling maken

Page 13: Efficient berichten in Outlook verwerken

Maken snelkoppeling

Snelkoppeling menu: CTRL + 7Klik op “Nieuwe snelkoppeling

toevoegen”Voeg de volgende mappen toe: Postvak IN Kort Archief Taken (eerstvolgende actie) Later/Misschien Wachten Op Projecten Verzonden items Postvak UIT Notities

Page 14: Efficient berichten in Outlook verwerken

Nieuwe groepen toevoegen en indelen

Klik op “Nieuwe groep toevoegen”

Maak de volgende groepen aan:• E-mail• Acties• Diversen

Sleep elke snelkoppeling naar dejuiste groep.

Resultaat

Page 15: Efficient berichten in Outlook verwerken

Verwijderen snelkoppelingen

Eventueel te verwijderen

CTRL + Y =Springt van map naar map

Page 16: Efficient berichten in Outlook verwerken

Alle items in Inbox laten zien

Standaard op aantal ongelezen itemsDoel: alle items laten zien

Klik op snelkoppeling Postvak INRechtermuisknop >> EigenschappenAanvinken: “Totaal aantal items”

Page 17: Efficient berichten in Outlook verwerken

Werkbalk voor meer productiviteit (1)

Twee knoppen om binnengekomen berichten in de

Inbox snel in de aangemaakte mappen onder te brengenGa op Standaardwerkbalk staanKlik op rechtermuisknopKies “Aanpassen” >>

Page 18: Efficient berichten in Outlook verwerken

Werkbalk voor meer productiviteit (2)

Kies tabblad “Werkbalken”Kies “Nieuw”Geef naam “Inbox leeg”Klik op ‘OK”

Sluit venster “Aanpassen”niet !!!

Page 19: Efficient berichten in Outlook verwerken

Werkbalk voor meer productiviteit (3)

Sleep de nieuwe werkbalk naar de bovenkant van het Outlookvenster.

Resultaat

Page 20: Efficient berichten in Outlook verwerken

Werkbalk voor meer productiviteit (4)

Toevoegen van twee knoppen op werkbalkTabblad “Opdrachten”Bewerken - Naar map kopiërenSleep naar nieuwe werkbalk

Sluit venster “Aanpassen”nog niet !!

Page 21: Efficient berichten in Outlook verwerken

Werkbalk voor meer productiviteit (5)

Tabblad “Opdrachten”Bewerken - Naar map verplaatsenSleep naar nieuwe werkbalk

Sluit venster “Aanpassen”nog niet !!

Page 22: Efficient berichten in Outlook verwerken

Werkbalk voor meer productiviteit (6)

Werkbalk. De eerste knop bevat alleen tekst. De tweede knop is een afbeelding

Ga met de muis op afbeelding staanRechtermuisknopSelecteer “Alleen tekst (altijd)

Page 23: Efficient berichten in Outlook verwerken

Werkbalk voor meer productiviteit (7)

Naam wijzigen Klik met rechtermuisknop op “Naar map kopiëren” Wijzig naam in : &1. Kopiëren (let op spatie) Klik met rechtermuisknop op “Naar map verplaatsen” Wijzig naam in : &2. Verplaatsen (let op spatie)

ampersand teken “&” belangrijk voor toetsenbordcombinatie

Sluit venster “Aanpassen”

Page 24: Efficient berichten in Outlook verwerken

E-mails terugzoeken Rangschikken op Afzender en In groepen

Page 25: Efficient berichten in Outlook verwerken

Zoeken

Zoeken in de huidige map: CTRL + EZoeken naar contactpersonen: F11Geavanceerd zoeken: CTRL+SHIFT+F

Zoek-software:http://desktop.google.com

TIP

Page 26: Efficient berichten in Outlook verwerken

Extra: ontvangst/lees-bevestiging

Nieuw bericht

Page 27: Efficient berichten in Outlook verwerken

Extra: Ander kleur als je alleen ge-CC’d bent

Huidige weergave>.huidige weergave aanpassen1

2 3

4

56

7

Page 28: Efficient berichten in Outlook verwerken

Extra: Phraseexpress.com

Acronym: ppp