Eenvoudige en intelligente personeels-planning in de Zorg!

Organisaties in de gezondheidszorg staan voor de fikse uitdaging: meer en betere zorg met minder geld. U wilt natuurlijk ook goede zorg leveren en uw medewerkers betrokken en tevreden zien. Zij maken tenslotte het verschil voor de cliënten en patiënten. Een goed personeelsbeleid en een efficiënte en gerichte inzet van uw medewerkers helpt hierbij. Omdat de loonkosten gemiddeld 70% van de totale kosten bedragen, is het logisch dat dit strategische kernprocessen zijn geworden voor vele zorginstellingen. WorkforceIT biedt u met de workforce management oplossing SP-Expert een optimale personeelsplanning en hogere medewerkertevredenheid.

SP-Expert is een moderne Workforce Management oplossing die uw organisatie meer zekerheid en controle kan bieden. Het systeem sluit naadloos aan op uw processen (en niet andersom), is functioneel zeer ‘compleet’ en biedt maximale garanties op continuïteit.

SP-Expert biedt duidelijke informatie over kwaliteit en productiviteit, is makkelijk integreerbaar met andere randsystemen en kan snel inspelen op veranderingen in beleid, omgeving en wettelijke regels. Het systeem vindt de balans tussen de belangen van uw organisatie, uw cliënten én van uw individuele medewerkers.

‘SP-Expert combineert intelligentie met eenvoud !’

o Intelligente software met een moderne vormgeving o Overzichtelijk en zeer eenvoudig in gebruiko Dynamisch plannen op basis van bedbezetting, zorgzwaartes, of individuele zorgafspraken o Hoge mate van flexibiliteit

› Zelf je schermen instellen en aanpassen naar eigen behoefte › Bewaakt de volledige ArbeidsTijdenWet, alle Zorg-CAO’s en zelfs ‘bedrijfseigen’ regels › Ondersteunt alle mogelijke planningsvormen: van handmatig, naar cyclische patronen en basisroosters, tot automatisch plannen, teamroosteren en zelfroosteren › Onbeperkt aantal tellingen (dagen, halve dagen, uren, frequenties, …) real-time beschikbaar › Snel en eenvoudig zelf rapporten maken

o Totaaloplossing bestaande uit volgende onderdelen: Capaciteitsplanning, Dienstroosterplanning, Cliëntenplanning, Taken-/Werkplekplanning, Flexibele inzet , Employee Self Service en Rapportages.o Technisch beheer naar keuze, in-house of extern via hosting (SAAS) o Krachtige interface manager voor koppelingen met alle gangbare randsystemen (HRM,Salarisadministratie, Basis Zorgadministratie, ECD/EPD, ZIS, Financieel systeem, Business Intelligence,…) en op basis van alle gangbare formaten (van flatfiles tot webservices)

Enkele kenmerken van SP-Expert

knelpunten, zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve bezetting. Via een geïntegreerde simulatietool kunnen verschillende bezettingscenario’s met elkaar vergeleken worden, waarna het meest passende scenario als bezettingseis doorgeschoten kan worden naar het rooster.

Naast het berekenen en analyseren van de formatie en netto-beschikbare inzet, beschikt SP-Expert Capaciteitsplanning ook over de mogelijkheid om dienstlengtes te optimaliseren. De zorgtaken die in de zorgplannen zijn vastgelegd, vormen de basis voor de werklastmeting. Het systeem gaat vervolgens op zoek naar de meest geschikte shiften of shifttypes om de totale zorgvraag af te dekken, of analyseert in hoeverre de bestaande set standaarddiensten al dan niet toereikend is. Door een permanente evaluatie van realisatie versus budget zijn afwijkingen steeds real-time inzichtelijk en levert de tool de mogelijkheid om continu te blijven bijsturen.

SP-Expert Capaciteitsplanning is het onderdeel van SP-Expert waarmee het volledige planningsproces in al zijn facetten opgevolgd, geanalyseerd en geoptimaliseerd kan worden, en dit op lange, middellange of korte termijn. Deze module berekent nauwkeurig de vereiste bezetting van vaste en/of inzetkrachten op basis van bedbezetting, zorgzwaartes van cliënten of zelfs op basis van afspraken uit individuele zorgplannen. SP-Expert Capaciteitsplanning zet de zorgvraag af tegen de beschikbare middelen en signaleert toekomstige

‘Proactief sturen in plaats van

reactief corrigeren’

SP-Expert Capaciteitsplanning

Een planner wil het gevoel hebben om ‘in control’ te zijn waarbij het planbord als het ware de cockpit van de planner is. Vanuit één ‘all-in-one’ scherm kan er bepaald worden welke informatie op dat moment relevant is, het scherm is zowel naar weergave als naar inhoud volledig personaliseerbaar en bovendien erg eenvoudig en snel te bedienen. Het systeem bevat alle nodige stuurinformatie, levert real-time regelcontrole en beschikt over een plannersassistent om de planner maximaal te ondersteunen bij moeilijke keuzes.

Alle gangbare vormen van roosteren worden ondersteund; van handmatig roosteren, naar uitrol van cyclische patronen en basisroosters tot automatisch roosteren met een planautomaat. Ook alle diverse gradaties van ‘individueel roosteren’ zijn mogelijk waarbij de medewerker in de ‘Employee Self Service’ (ESS) actief kan participeren in deopmaak van zijn planning.

De planner beschikt steeds over alle nodige informatie om zijn planning op te stellen en te beheren, informatie zoals contracturen, saldo-uren, opgenomen- en tegoed aan vakantie-uren, in- en uitleenuren. Alle gewenste informatie wordt getoond in vrij gedefinieerde tellers, in elke gewenste eenheid (uren, dagen, euro’s). Planners kunnen hun bezetting delen met collega-planners van andere afdelingen, medewerkers onderling uitwisselen of zelfs aanvragen digitaal uitzetten bij het flexbureau. Ook de kostprijs van de planning kan indien gewenst inzichtelijk gemaakt worden op het planbord.

SP-Expert Rooster bewaakt de inzetbare uren bij medewerkers met meerdere dienstverbanden en zorgt te allen tijde dat wet- en regelgeving, maar ook de maximale contractgrenzen gerespecteerd worden. Naar het salarissysteem kunnen zowel gerealiseerde tijdsintervallen, als voorberekende looncomponenten doorgegeven worden.

SP-Expert Dienstroosterplanning

Met SP-Expert Taken-/Werkplekplanning kunnen mensen en middelen grafisch worden ingepland. Alle uit te voeren taken of te bezetten werkplekken kunnen eenvoudig worden gedefinieerd en aangepast. De planner ziet meteen of een taak of werkplek (gedeeltelijk) onder- of overbezet is en kan dit oplossen door eenvoudig te klikken of te slepen. Bij de inzet van medewerkers op taken of werkplekken wordt uiteraard rekening gehouden met de juiste kwalificaties. Door het gebruik van sjablonen zijn standaard of wederkerende patronen snel in te plannen.

Naast taken en medewerkers kunnen ook machines en middelen in de takenplanning worden opgenomen. Deze hebben hun eigen beschikbaarheid en kunnen specifieke eisen stellen aan de kwalificaties van de medewerkers die op machines of middelen worden ingezet.

‘Op ieder moment de juiste inzet’

SP-Expert Taken / Werkplekplanning

Inspraak en betrokkenheid van medewerkers vormen de basis voor evenwichtige roosters en een hoge graad van voldoening in het dagelijks werk. Via diverse gradaties van individueel roosteren bepaalt u zelf hoeveel ruimte u de medewerker biedt in de inspraak en opmaak van zijn of haar eigen rooster. Van participatief roosteren, waarbij medewerkers hun voorkeuren, wensen en beschikbaarheden digitaal kunnen melden bij de planner, tot intekenen op specifieke diensten of het volledig ‘zelfroosteren’. SP-Expert ondersteunt het allemaal! Verder heeft de medewerker ook permanent inzage in de eigen planning of de teamplanning en toegang tot actuele tellerstanden en persoonlijke rapporten. De sleutel voor succes ligt in de eenvoud van bediening en de herkenbaarheid van de schermen. Uiteraard worden hier ook alle moderne technologische communicatiemiddelen voor ingezet.

‘Draagvlak door participatie

en eenvoud’

SP-Expert Employee Self Service

Een aanvulling op de Employee Self Service (ESS) is de ESS App, want Apps zijn niet meer weg te denken in deze moderne maatschappij. Op de bank, in de supermarkt of tijdens het werken behoudt de medewerker zelfregie en inspraak op het rooster via de ESS App. De medewerker heeft hiermee permanent inzage in de eigen planning of de teamplanning en toegang tot actuele tellerstanden en persoonlijke rapporten.

‘Afstemming en communicatie met de medewerker overal en op elk moment’

De ESS App biedt vele facetten voor de medewerker waardoor er ook dynamisch met het individuele rooster omgegaan kan worden, denk daarbij aan het indienen van verlofaanvragen en het registreren van gewerkte uren. De gebruiksvriendelijkheid van de App, in de eenvoud van bediening en de herkenbaarheid van de schermen, zorgt voor succesvol gebruik. Deze (web)App draait op elke mobiele device.

SP-Expert ESS App

In iedere afdeling bezorgen ziekte, vakanties en onverwachte afwezigheden de planner heel wat hoofdbrekens. Het oplossen van onderbezettingen in een bepaalde afdeling, enkel door inzet van medewerkers uit diezelfde afdeling, kan aanleiding geven tot een te hoge werkdruk of tot meer- of overuren. Daarom kiezen organisaties steeds vaker voor uitwisseling tussen afdelingen onderling of de invoering van één of meerdere (de)centrale flexpool(s).

Via SP-Expert Flexibele inzet is het mogelijk om op een gestructureerde manier dienstaanvragen uit te zetten naar andere afdelingen, een centrale flexpool of een extern uitzendbureau. Via een intern matchingsproces wordt gezocht naar de meest geschikte vervanger, rekening houdende met onder andere; beschikbaarheden, deskundigheid, werkervaring, afstanden en saldo contracturen.

‘Van hoofdbrekens tot flexibele inzet’

SP-Expert Flexibele inzet

Aan rapportagemogelijkheden binnen SP-Expert is er geen tekort. Naast een 50-tal voorgedefinieerde rapporten, beschikt SP-Expert ook over een dynamische rapportagetool voor ‘ad-hoc’ rapporten, waarbij gebruikers zelf alle relevante planningsinformatie via drag & drop in de gewenste lay-out kunnen zetten, zonder enige kennis van rapportering. Vervolgens kan het rapport geëxporteerd worden naar excel, pdf, html, etc…

‘Maak in 3 tellen je eigen rapport’

SP-Expert Rapportages

WorkforceIT

NederlandT: +31 (0)30 6927 163 I: www.workforce-it.comE: info@workforce-it.nl

BelgiëT: +32 (0)2 709 20 35 I: www.workforce-it.comE: info@workforce-it.be