1D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

f0

7-0

4-2

3

Digitaal Ontsluiten BouwarchiefGemeente Arnhem

VIAG Congres 2008Dinsdag 2 december; 10:15-10:55

Sprekers:-Bas Kooter (namens Arnhem)-Paul vd Weijde (Redora)

20

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fEven voorstellen

Bas Kooter, IXXI BV, Zoetermeerwww.ixxi.nl, b.kooter@ixxi.nl, 06-53791865, bas.kooter@arnhem.nl

Ingehuurd door: Arnhem/FD/ICT/IMGeeft presentatie namens de gemeente Arnhem

Projectleider gem. Arnhem- Inrichting Midoffice (sep 2006 – aug 2008)- Digitaal Bouwarchief (mrt 2007 – Q3 2009)

Ervaringsgebieden- ICT: BSO/Origin, CSC, RLD, Marine, KPN- Ruimtevaart: ESA/ESTEC- Educatie: INHOLLAND, Houthoff Training, tevens hoofd-zeilinstructeur - Sociale Zekerheid: Cadans (nu UWV), CWI- Gemeente: Arnhem

Zie linkedin voor volledig profiel: http://www.linkedin.com/profile?viewProfile=&key=1232396&trk=tab_pro

30

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fAgenda-onderdelen

1. Introductie

2. Situatieschets (waarom, problematiek)

3. Het bouwarchief (tijdsbeeld)• Papieren dossiers• Registers (papier en digitaal)

4. Het totale proces (partijen, activiteiten)• Archief: Herstructurering en registratie• Scanfabriek: Groeperen, Scannen, Inpakken• ICT: Logistiek, Bewerking, Opslag, Ontsluiting

5. De projectplanning (fasen, mijlpalen)• Analyse: volumeberekeningen, planvorming• 1 meter pilot: aantonen dat het kan• Uitbouw digitale infrastructuur• Inrichting Scanfabriek• Scannen• Ontsluiten

40

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fDe situatie - 1

Stadhuis

Stadskantoor

Gelders Archief

410m (1917-1979)

43m (1980-1989)

720m (1945-2008)

BWL LoketArchieven op 3 locaties

50

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fDe situatie - 2

Stadhuis

Stadskantoor

1000 mGelders Archief

Afstand tussen loket en archief

was de aanleiding voor het besluit tot digitaliseren

410m (1917-1979)

43m (1980-1989)

720m (1945-2008)

BWL Loket

Verbeterde Dienstverlening

met éénFrontoffice

Archieven op 3 locaties

Het BWL Loket van het stadskantoor

naar het stadhuis

60

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fDe situatie - 3

Stadhuis

Stadskantoor

Gelders Archief

KaartenRegister

RegisterMais Flexis

Register

410m (1917-1979)

43m (1980-1989)

Kaarten(’45-’89)

AIV(’90-’98)

BWT(’98-’08)

720m (1945-2008)

BWL Loket

Niet alleen dossiersMaar ook registers!

70

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fArchieven

Secretarie (stadhuis) (1980–1989 = 43m)

Gelders Archief (1917–1979 = 422m)

Bouwarchief (stadskantoor) (1945 – 2008 = 717m)

80

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

f

Meerdere archieven met

papieren dossiers

(deels overlappend)

Meerdere registers met (meta)informatie over de archieven en de dossiers(zowel operationeel als historisch)

(zowel in digitale als papieren vorm )

Tijdsbeeld: Archieven en Registers - 1

1917 1945 1980 1990 2000 2008

90

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

f

Secr.Adm (1980-1989)

Tijdsbeeld: Archieven en Registers - 2

1917 1945 1980 1990 2000 2008

BWT (1998-heden)

AIV (1990-1998)

Blauwe Kaarten(1945-1990)

MAIS Flexis (Gelders Archief)(1917-1979)

Gelders Archief(1917 – 1980 = 410m = 274m + 136m)

(Originele Bouwdossiers)

Secretarie(1980–1989 = 43m)

(Stadhuis)

Docman (postregistratie) (1987-heden)

Bouwarchief: Dozen met Straatnaam (A..Z)(1945–2008 = 717m)

(Stadskantoor)

100

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fAspecten + Doelstelling + Middelen

ArchiefBeheerders

Afdeling DIV

Gelders Archief

“Handjes”voor de

Voor- en Na-Bewerking,

Scannen en Data-entry

PresikhaafSoc.Inst.

ICT

Redora

ICT Arnhem

OraclePlatform

BouwinspecteursHandhavers

Belastinginsp.Juristen

BWL Loket

BurgersMakelaarsNotarissen

~ 800 m Papier

Digitale Ontsluiting

!!!!!

Eind Gebruikers

Héél véél werk

Historie

1917 – 2008

Diverse tijdvakken met verschillende archiverings methoden

Volume Kosten

Eentonig werk

Kwaliteit ! ?

Zoeken op adres

Ontsluiting van registers én dossiers

Aansluiting tussen tijdvakken regelen

Info huish. Arnhem

Technologie / innovatie

Eérst Intern

Oplossing Toetsen

Bijsturen

Goed Gevoel

Dán Extern

110

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fFasen en mijlpalen (1)

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

2007 2008 2009

Analyse

Start

1 m aanpak

GO !

Pilot

ICT

VIAG

Wat moet er gebeuren om één meter papier

digitaal te ontsluiten!?

We hebben aangetoond dat het kan zoals we willen

120

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fEén meter aanpak: volledige cirkel

Papieren Dossiers

Herstructurering(tijdvakken)

+VerbeterdeRegistratie

Registersmet

Info over archiefInfo over dossiers

Data-entry

Indelen in categorieen

Scannen

Inpakken inzuurvrij

Materiaal

DigitaleDocumenten(PDF,TIFF)

Zoek én vindt

Digitaal Register

DIV

V&H

JZ

WOZ

BWL

Makelaar

Notaris

Burger

….

De sociale werkplaats

kan het!

Het beoogde mechanisme

werkt!

~ 800 m Papier

Digitale Ontsluiting

!!!!!

Eind Gebruikers

Héél véél werk

130

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fHerstructurering + Registratie

PRE-AIV AIV (20%) BWT (30%)

Van Alfabetisch gesorteerd: ‘45-’08Naar 3 tijdvakken: ’45-’90-’98-’08

140

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fDe scanfabriek bij Presikhaaf

150

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fGerealiseerd proces

StadskantoorStadhuisGelders Archief

Scanstraat

BouwarchiefSecr. ArchiefArchief

DIV

BalieBalie

ICT

ODI

Centric4All Suite(BWT, ..)

… DocmanMais Flexis

(Gelders Archief)AIV

Zaken

(Statusinfo)(Processen)(Procedures)(warme data)

Gegevens

(Adressen, Subjecten, ..)

(koude data)

Documenten

(historische data)

Historische Bronnen Operationele Systemen

Midofficecomponenten

BlauweKaarten

Scannen

Scan gereed

Archief gereed

Klantcontact

PapierenDossiers

PapierenDossiers

DigitaleDossiers

DigitaleDossiers

160

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fFasen en mijlpalen (2)

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

2007 2008 2009

Analyse

Scannen

BWT AIV SA PRE

Intern

Contracten

Extern

Ontsluiting eindgebruikers

Start

1 m aanpak

GO !

Pilot

Envelop ICT-ontwikkeling

Inrichten Scanfabriek

Herstructurering / Registratie

Migratie Verbeteringen

VIAG

170

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fDe totale infrastructuur details Redora

Papieren Dossiers

Herstructurering(tijdvakken)

+VerbeterdeRegistratie

Registersmet

Info over archiefInfo over dossiers

Digitale Infrastr.

Scan fabriek

~ 800 m Papier

Eind Gebruikers

DIV

V&H

JZ

WOZ

BWL

Makelaar

Notaris

Burger

….

Redline

Gegevens magazijn

Zaken magazijn

UCM

Documenten magazijn

OracleDocumentCapture

Scannen

Indelen met barcodevellen

Archief gereed maken

In-

en

uitk

lare

n

180

7-0

4-2

3D

igita

lise

ren

Bo

uw

arc

hie

fResumé van de projectaanpak

Nadruk op ontsluiting ipv op digitaliserenVanaf het begin zijn ICT aspecten meegenomen

Vanuit contextInzicht in archieven en registers in de tijdVolumes kosteninschatting

Iteratief full-life-cycle procesEén meter aanpak !!Eerst kleinschalig opschalen na succesAltijd alle partijen bij begin elke stap betrokken

Realisatie expliciet onder regie van de gemeente:Vanwege complexiteit door diverse tijdvakken (methoden)Ontsluiting staat voorop … ICT is de sleutel !Het scannen is alleen heeeel veeeel werk