Download - De Windkracht Krant Wat onze klanten zeggen

Deze krant is een uitgave van

Een krant over de kracht van WIND InternetKRACHT

“Gemeenten zijn dynamische organisaties met steeds meer digitale systemen. Ons oude – zelfgebouwde – CMS voor de gemeentelijke website volstond niet meer. De overheid pleitte toen enorm voor open source. Zo kwam TYPO3 op ons pad. We hadden zelf geen enkele kennis van de techniek en functionaliteit, daarom zochten we een leverancier.” Aan het woord is Hank van Empel, beheerder ICT bij gemeente ‘s Hertogenbosch.

“Die leverancier vonden we, maar al gauw bleek het met die partij niet te klikken. Los van het goede product dat ze leverden hadden ze niet de visie die wij hadden, of andersom. Nieuwe leveranciers kwamen op bezoek en zo ook de nuchtere jongens uit het noorden van WIND Internet. Dat TYPO3 voor ons werkte wisten we al. We zochten nu vooral naar de juiste samenwerking. Van beide kanten is dat goed bevallen.”

“Een kopie maken en techniek met elkaar delen is allemaal geen probleem, dat is het leuke van open source”

Te veel delen

“Vorig jaar hebben we een onderzoek laten doen naar waar de burgers onze site nu voor bezoeken. Zo is in het voorjaar bijvoorbeeld het aanvragen van reisdocumenten vooral

populair, in de winter wil men weten wat de strooiroutes zijn. Op alle tijdstippen van de dag worden we bezocht. Dat zijn dingen waar je gaandeweg van leert en meer en meer op inspeelt. We hebben te lang de behoefte gehad veel te delen ten koste van de vindbaarheid. 80% van waar de mensen voor komen bieden we nu direct aan. Uit de statistieken (van Google, ook door WIND Internet geïmplementeerd) blijkt dat dat prettiger en eenvoudiger werkt.”

“De dienstverlening van een gemeente leunt heel erg op een goed digitaal platform. Een uittreksel van je geboorteregister, een paspoort of rijbewijs, of een bouwvergunning, dat is een alleenrecht van de gemeente, dat haal je als burger niet ergens anders. Uiteindelijk dien je allemaal die burgers, en of die burger nou in Almere of Den Bosch woont, ze hebben overal de gemeente

De gemeente Almere is voor het bestaande intranet binnen de gemeente een timeline aan het ontwikkelen in TYPO3. “De verwachting is dat het voor het einde van het jaar draait”, zo vertelt André Heuzer van de afdeling communicatie.

“Bij ons plaatst iedere werknemer al zijn eigen nieuws. We zijn nu een vorm van een timeline aan het ontwikkelen waarin bij iedereen relevante berichten voor hem of

nodig om deze zaken te regelen. Niet iedere gemeente hoeft dat wiel opnieuw uit te vinden. Dat is het leuke van open source, een kopie maken en techniek met elkaar delen is allemaal geen probleem.”

Hank van Empel [email protected]

“Het is indrukwekkend hoeveel kennis WIND Internet van dit CMS heeft”

“Het voordeel van werken met WIND Internet”

Lees op pagina 5 wat Hank het voordeel van werken met WIND Internet vindt.

Hank van Empel, gemeente ‘s Hertogenbosch

André Heuzer, gemeente Almere

Almere ontwikkelt timeline op intranethaar in chronologische volgorde te zien zijn. Enerzijds is dat een poging sneller groepen te kunnen bereiken, waarbij iedereen ook de antwoorden en reacties kan lezen. E-mail is wat dat betreft een te gesloten systeem, als je niet in de cc of bcc staat, mis je het vervolg. Anderzijds moet de timeline het intranet minder statisch maken en dat moet medewerkers reden geven vaker dan eens per dag het intranet te bezoeken.”

Met TYPO3 is dat allemaal mogelijk. Heuzer: “Het is open source, er wordt wereldwijd door een flink aantal mensen aan ontwikkeld en dat maakt het een breed inzetbaar product. Als systeem is het degelijk en stabiel. Het heeft alles in zich aan wat wij aan functionele eisen hebben.”

André [email protected]


onderhoud slechts eenmalig uitgevoerd hoeft te worden en gelijktijdig drie partijen mee zijn voorzien. Dat scheelt aanzienlijk werk en kosten. Zoals WIND Internet nu met crowdfunding bezig is, waar je als gemeente je wensen en ideeën aan kunt geven, die zij bundelen en tot uitvoer brengen, dat is fantastisch. Ik weet zeker dat ons dat ook weer verder gaat helpen. Dat geeft vertrouwen in de toekomst.

Arnoud van Haaren [email protected]

eigen pagina per afdeling en het delen van documenten met de rest van de organisatie. Ook zouden we een slag willen slaan in het bijwerken van de profielen. Dat het niet alleen een functie wordt om iemand te kunnen bereiken, maar ook een netwerk met interesses en vaardigheden waaruit je kunt putten. Ik heb het gevoel dat het intranet nog veel meer mogelijkheden biedt dan wat we nu gebruiken. Tegelijk ben ik al heel blij met hoe goed het intranet nu werkt.

Een gezamenlijk intranet leverde ons een enorme efficiencybesparing op. Op de lange termijn willen we nog veel meer gebruik gaan maken van elkaars systemen, inrichting en inhoud. Denk bijvoorbeeld aan formulieren. We draaien op dezelfde server, dan is het niet zo heel erg moeilijk meer om pagina’s open te zetten.

Christine Reule [email protected]

Arnoud van Haaren, informatie- adviseur gemeente Vlissingen

Op het moment dat we gingen zoeken naar een nieuw intranet voor de gemeente Vlissingen, was het toenmalige intranet erg verouderd. Onze voorwaarde was een open source systeem, een sociaal intranet en het liefst kant-en-klaar. We wisten dat TYPO3 al veel gebruikt werd binnen gemeenten. Zo kwam WIND Internet op ons pad. Een intranet dat al door zoveel gemeenten is omarmd moet wel goed zijn. En dat bleek ook waar. We steken liever de energie in het enthousiast maken van onze collega’s om ook het intranet te gebruiken dan dat we bezig zijn met de techniek van het systeem. WIND Internet heeft daarvoor al de oplossing en daar maken we heel prettig gebruik van.

We hadden er wel wat vraagtekens bij, want wat zouden we aanrichten met een sociaal intranet? Nieuwsberichten met reactiefunctie: wat maakt dat los? We wilden absoluut geen digitale klaagmuur, anonieme uitlatingen en vervelende discussies. Gelukkig wordt het intranet als een veilige en betrouwbare omgeving ervaren. Plaatsen en reageren is voor velen nog wel een grote stap, maar

Christine Reule, communicatieadviseur gemeente Middelburg

In 2014 zijn de gemeente Middelburg en Vlissingen gaan samenwerken op het gebied van ICT. De afspraak die toen gemaakt is, is om de toepassingen zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen. Toen we samengingen hadden we natuurlijk ieder onze eigen systemen. We hebben dat niet meteen omgegooid, we volgen een soort natuurlijk verloop. Wanneer er een keus gemaakt moet worden kijken we wie er welk systeem heeft, of we een van beide kiezen of dat we gaan voor iets nieuws.

je hoeft het niet te gebruiken. Daarnaast is het mogelijk om veel informatie naar persoonlijke interesse aan te bieden. Zo kun je je persoonlijke homepage samenstellen met kleine informatieblokjes met onderwerpen die jouw interesse hebben. Dit maakt het mogelijk heel veel meer informatie op het intranet te communiceren zonder dat het als een overload ervaren wordt. Het intranet wordt steeds meer een tweerichtingskanaal, maar het blijft ook goed om elkaar op te zoeken. We deden al geen organisatiebrede mails meer sinds 2003. Nu kun je zelf aangeven bij welke projecten of berichten je een update in je mail wilt ontvangen. Zo word je getriggerd om het ook te gaan lezen.

1+2=3

We hebben samenwerkingsverbanden met verschillende gemeenten op verschillende gebieden. Ik had al regelmatig contact met de afdeling communicatie van de gemeente Middelburg. Toen ook zij op zoek waren naar een nieuw intranet heb ik het daar gepresenteerd. Dat is dusdanig goed bevallen dat we ook Orionis Walcheren hebben aangeraden zich aan te sluiten. Samen met WIND Internet hebben we alles uitgezocht en voor elkaar gemaakt.

Ons intranet was echt oud. Om een bericht op de homepage te plaatsen, waren we afhankelijk van een helpdesk. Wat dat betreft was alles een vooruitgang voor ons. Toen we zover waren om over te stappen op een nieuw intranet, besloten we ook meteen een stap over te slaan, door direct een sociaal intranet te kiezen. We hebben ook het social intranet van onze internetleverancier bekeken, maar het was al snel duidelijk dat we met Vlissingen mee zouden gaan in TYPO3. Zij hebben ons zelf met een eigen presentatie overtuigd.

“We zijn elkaars backup”

Omdat we nu met hetzelfde intranet werken kunnen we elkaar toegang tot elkaars platformen geven. Een vinkje aan of uit bij automatisering en het is geregeld. Dat is handig bij gezamenlijke projecten, maar je bent ook meteen elkaars backup. Je kunt elkaar vervangen zonder dat je een uitgebreide overdracht moet doen. Even bijpraten en concrete acties afspreken en klaar ben je.Dit is samenwerking op meerdere fronten. Wij hebben één basisinstallatie waar het

Sociaal intranet

Omdat het voor ons een hele overstap was, ging er wel even de nodige tijd overheen om het functioneel beheer te leren kennen. Maar ook met mijn niet-technische achtergrond had ik het snel door. Wie een Facebookpagina kan onderhouden, kan frontend met dit systeem werken. De backend vraagt iets meer inzicht, maar ook daar kwam ik wel uit. Er is heel veel in de frontend toe te voegen. Dat maakt het voor iedereen goed bedienbaar. Als dat niet zo zou zijn dan zou het zijn doel van een sociaal intranet voorbijstreven.

“Een gezamenlijk intranet leverde ons een enorme efficiencybesparing op.”

Iedereen binnen de gemeente heeft de mogelijkheid om berichten te plaatsen. Er wordt best redelijk gebruik van gemaakt, nog zonder dat we er uitgebreid campagne voor hebben gevoerd. Vooral van het publiceren van nieuwtjes wordt veel gebruik gemaakt. Wat wat achter blijf is het inrichten van de

“Wie een Facebookpagina kan onderhouden, kan met TYPO3 werken”

Arnoud van Haaren, gemeente Vlissingen

“Dit is samenwerking op meerdere fronten”

Christine Reule, gemeente Middelburg

2


Marcia Wielemaker, communicatie-adviseur Orionis Walcheren

Orionis Walcheren is een werk-leerbedrijf. Ze zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Participatiewet en aanverwante weten regelgeving voor verschillende gemeenten, waaronder de gemeente Vlissingen en Middelburg.

Ons intranet ging al 8, misschien wel 9 jaar mee. Je kunt je voorstellen dat dat er heel anders uit zag dan wat we vandaag de dag gewend zijn. Het was vooral zendgericht. We waren al een tijdje op zoek naar wat anders. Een nieuw en interactief intranet moest er komen. We hadden een pakket van eisen opgesteld dat vooral dingen kunnen delen, interactie met elkaar, en elkaar kunnen leren kennen voorop stelde.

Arnoud kende ik nog van de gemeente Vlissingen, waar we een tijdje tegelijk hebben gewerkt. Ik wist dat zij de slag met een nieuw intranet al hadden gemaakt want we treffen elkaar nog regelmatig in werkverband. Ik vroeg hem hun intranet eens te laten zien want ik was benieuwd hoe het eruitzag en hoe het voor hem werkte. Meteen bleek: dat was wat we zochten.

WIND Internet faciliteerde de technische kopie en sindsdien werken we met het zelfde pakket. In de aanloop naar de lancering op 1 mei 2016 was er een tweedeling onder de collega’s. De ene helft was enthousiast en kon niet wachten, de andere helft was huiverig: wat gebeurt er als iedereen alles maar kan plaatsen?

Het bleek goed uit te pakken. We hebben als afdeling communicatie bewust veel aan actieve ondersteuning gedaan. Een korte handleiding vertelt in hapklare brokken hoe je berichten plaatst, je profiel aanpast en je eigen widget indeelt met zaken die voor jou handig zijn.

Iedere afdeling heeft één of meer key-users, sleutelfiguren in de organisatie die de

afdelingspagina’s vullen. Wat je nu ziet is dat medewerkers zelf hun successen delen.

Dat levert alleen voor ons als afdeling communicatie al een enorm voordeel op. Intranet is voor ons nu een vindplaats van informatie en successen.

Vindbaarheid van zaken

TYPO3 werkt voor ons goed. Vooral de vindbaarheid van zaken, met de manier waarop het is ingericht en documenten kunnen worden weggezet, maakt dat het

Marcia Wielemaker, werk-leerbedrijf Orionis Walcheren

“Intranet is voor de afdeling communicatie nu een vindplaats van informatie en successen.”

Gerard Wijngaarden over het sociale intranet

“Zo’n vijf jaar geleden introduceerden we de slogan ‘intranet voor en door medewerkers’. Want wat je tot dan toe heel vaak zag, is dat de organisatie een bericht plaatste en aannam dat men dat met plezier las. Dat bleek wishfull thinking. Mensen zijn zelfstandiger geworden, kunnen veel meer zelf, mede door de invloed van social media, waar we ook prima over onze eigen bezigheden weten te berichten. Het is teveel zendergericht, denken te weten wat mensen willen. ‘Voor en door’ betekent dat je het het intranet met elkaar maakt en inricht.

Door de medewerker

Sociaal houdt in dat je elkaar helpt, dat is door de medewerker. Die medewerker moet eerst in een omgeving komen waarvan hij het gevoel heeft ‘dit is voor mij gemaakt’, waarin hij zelf dingen kan instellen. Maar door die medewerker te machtigen om bijvoorbeeld zonder tussenkomst van de organisatie berichten te plaatsen en acties te ondernemen, leert hij dat het intranet ook door hem gemaakt wordt.

“Het is teveel zendergericht, denken te weten wat mensen willen”

Voor de medewerker

Sociaal zijn is meer dan alleen ergens op reageren, het is bezig zijn met dat intranet te vullen en kwalitatief beter te maken, door informatie te geven die er toe doet. Informatie die in hoofden van medewerkers zit op een plek zetten waar iedereen bij kan. Dát is hoe je een intranet voor elkaar maakt.

“Het intranet anno 2016: Informatie die in hoofden van medewerkers zit op een plek zetten waar iedereen bij kan”

Meer over dit product weten?

Neem dan contact op met Gerard Wijngaarden.

058 280 [email protected]

3

voor ons een goede keus is geweest. De profielpagina’s raken steeds meer ingevuld, dit zorgt ervoor dat we elkaar kunnen vinden maar ook meer van elkaar weten. Je leert elkaar echt veel beter kennen en daardoor kun je beter samenwerken. Financiën kunnen we met de twee gemeenten delen en dat is erg prettig.

Marcia Wielemaker [email protected]


Door deze wensen te vertalen in nieuwe functionaliteiten zorgen we ervoor dat het intranet een aantrekkelijke plek is en blijft. Het intranet moet straks antwoord geven op de belangrijkste vragen die medewerkers hebben. Van het vinden van formulieren en handleidingen tot het plaatsen van updates uit eigen projecten, het intranet: daar vind je het. Dat is ons doel en daar nemen we de tijd voor.”

“Als je slim omgaat met de mogelijkheden aan de voor- en achterkant, kom je een heel eind.”

4

Drie gemeentes die ambtelijk samengevoegd worden en werken met drie afzonderlijke intranetten draaiende op drie verschillende systemen. Dat is inherent aan omslachtige communicatie. Moest er een nieuwsbericht worden gecommuniceerd, dan moest dat via drie verschillende mensen. Dat moest anders en het liefst snel ook. “Die snelle oplossing lag voor de hand”, vertelt Mark Blokker van gemeente Hillegom. “We kozen het beste van drie werelden, met het intranet van gemeente Hillegom in TYPO3 als basis.”

“WIND Internet heeft ons ongelooflijk goed geholpen om binnen 2,5 maand een gezamenlijk intranet op te tuigen. De korte lijntjes naar Leeuwarden hebben echt in ons voordeel gewerkt. Er is altijd iemand bereikbaar bij WIND Internet. Ik kan me niet herinneren dat ik ooit niet ben geholpen.”

Drie culturen in één intranet

Op een eenduidig platform is nu alles geharmoniseerd. “Dat was natuurlijk wel spannend: hoe breng je drie verschillende gemeentelijke culturen bij elkaar. Daarom zijn we klein begonnen, met nieuwsberichten, een smoelenboek en een prikbord. De komende jaren willen we dat uitbouwen. Daar hebben we al wel plannen voor, maar tegelijk wachten we ook de ontwikkelingen van het nieuwe intranet af. We zijn erg benieuwd naar de nieuwe mogelijkheden in het systeem volgend jaar juni.”

“We willen eerst een goede basis neerzetten en van daaruit het intranet doorontwikkelen naar de wensen van alle medewerkers. Het is belangrijk goed te inventariseren waar die wensen van onze collega’s liggen.

“TYPO3 is technisch niet direct het meest makkelijke systeem, maar het is open source, je hoeft geen abonnement af te sluiten, je betaalt geen licentiekosten, de kosten die je hebt zijn laag en bij WIND Internet haal je die kosten gewoon van je strippenkaart. Groot voordeel is ook dat we met WIND Internet als partner zelf geen beheerder meer nodig hebben. En technisch komen we er ook wel. Als je slim omgaat met de mogelijkheden aan de voor- en achterkant, kom je een heel eind.”

Mark Blokker [email protected]

TYPO3: het beste van drie werelden

Mark Blokker, gemeente Hillegom

Wat WIND Internet leuk vindt

Website Hof van Twente in

nieuw jasje

Bibliotheek Stenden: nieuwe

bron van informatie

Planning voor inline editing

gemaakt

Leusden kiest voor toptaken

Succesvolle crowdfunding

voor front-end editing

Meer leuke dingen? Kijk op

www.windinternet.nl

Deze krant is een uitgave van 5

“Het probleem dat we bij de een

tegenkomen en oplossen, kunnen

we bij de ander voorkomen.”

“Een van de peilers van TYPO3 is dat het veilig is. Met de Duitse gründlichkeit waarmee het gemaakt is zit

het in de basis al goed. Het maakt het geschikt om in grotere organisaties neer te zetten, veel gebruikers te

hebben en er meerdere websites tegelijk in te onderhouden.” Een verhaal van Gerard Wijngaarden, over hoe

WIND Internet in Duitsland terecht kwam voor dit CMS.

Gerard Wijngaarden over de truc van WIND Internet

“TYPO3 is niet zomaar uit de lucht komen vallen. We zijn ooit begonnen met het maken van statische websites die bestonden uit vijf tot tien webpagina’s, zo’n 15 tot 20 jaar geleden. Al gauw kwam de wens van de klant om zelf de site bij te willen werken met informatie. Daarvoor schreven we toen zelf een systeem, maar dat gaf al snel problemen met onderhoud en beheer. Dus gingen we op zoek naar iets wat er al was en we konden gaan aanbieden. TYPO3 was op dat moment in Nederland nog niet zo groot, één of twee

gemeentes die het destijds gebruikten. Peter en ik zijn naar Duitsland gegaan, hebben het met eigen ogen bekeken, en vooral programmeurs onder vuur genomen met alle vragen die we hadden. We geloven in de expertise van degenen die het in de basis hebben gebouwd.”

“TYPO3 is erg flexibel. Het biedt in de basis al veel mogelijkheden en wat er niet is kan bijgebouwd worden. TYPO3 is als het ware een groot fundament waar je zonder

Waarom WIND Internet koos voor TYPO3

problemen op kunt bouwen, ook de wensen die je over een aantal jaar zult hebben. TYPO3 is open source en dat houdt in dat je gebruik kunt maken van wat anderen ook al hebben gemaakt. Ik durf wel te stellen dat 80% van wat je hebt deelbaar is met anderen, 20% richt je voor je zelf in. Dat is de plus voor gemeentes. Wat je gebruikt is vaak al door een andere gemeente ontwikkeld en wat jij maakt kun je beschikbaar stellen aan anderen. Verder is TYPO3 modulair opgezet en dat vind je niet in een standaard pakket,

“De truc van WIND Internet is dat we hier allemaal werken met verschillende disciplines. Onze programmeurs denken vanuit de techniek, hier op de afdeling klantcontact denken we vanuit handige oplossingen. We zijn met z’n vijftienen dus we kunnen heel goed klankborden. Waar ik tegenaan loop, heeft mijn collega wellicht al gezien bij een andere gemeente. Zo help je elkaar verder. Genoeg man hier om grotere organisaties te kunnen ondersteunen maar niet zo groot dat de lijnen te lang worden. Ik sta zo bij de programmeur en in principe weet ik precies wat er bij alle klanten zoal speelt.

Klanten hebben bij ons een vast contactpersoon. Dat is vrij uniek. Er zijn klanten die al acht jaar een vaste programmeur hebben. Die programmeur kent de site misschien nog wel beter dan de klant. We leren ook van onze klanten. Het probleem dat we bij de een tegenkomen en oplossen, kunnen we bij de ander voorkomen. Niet alleen op het gebied van techniek maar ook als het bijvoorbeeld gaat om de manier waarop er intern mee gewerkt moet gaan worden. Soms moet je niks in de techniek willen, maar is het handiger dat je de juiste persoon de kneepjes van het CMS meegeeft, zodat hij het zelf kan doen.”

Hank van Empel, gemeente ‘s Her-

togenbosch over het voordeel van

werken met WIND Internet:

“Je koopt een stukje gemak

af in plaats van er mensen

voor aan te nemen. Het is in-

drukwekkend hoeveel kennis

WIND Internet van het product

heeft. Veiligheid, onderhoud,

updates, het wordt allemaal

keurig bijgehouden. Voor de

kleine wensen hebben we een

procedure afgesproken. Of-

fertes worden inmiddels mon-

deling afgetikt. Afstand is dan

geen issue. We zien elkaar ste-

evast eens per jaar. Ook wan-

neer er niet direct iets te be-

spreken is, is er altijd een goed

gesprek. Het is prettig om face

to face te zitten met mensen

met wie je zoveel contact hebt.”

waar je 9 van de 10 mogelijkheden niet nodig hebt en de tiende net niet is wat je zoekt. TYPO3 is dan geweldig, gemeenten schieten er vaak lichtjaren mee vooruit en kunnen zelf mee het tempo bepalen. ‘Geef het een kans’, is dan ook vaak mijn advies. Na een half jaar zie je alle voordelen en weet je precies hoe jij daar het beste gebruik van kunt maken. Al meer dan veertig gemeentes hebben dit inmiddels zo ervaren.”


“Het leven gaat om zekerheden en op dit moment zoeken we grotendeels nog steeds zekerheid in een stukje papier waar iemand iets met een pen op krabbelt. En dat is best gek, als je het verhoudt tot de tijd waarin we leven. We doen alles digitaal, totdat er een afspraak wordt gemaakt. Dan printen we een document, verzenden dat en laten een handtekening zetten. Iedereen doet het natuurlijk maar over de betrouwbaarheid wordt niet nagedacht.”

“Om daar verandering in te brengen kun je een document ook elektronisch ondertekenen. Een elektronische handtekening geeft je de mogelijkheid om te kijken of een document na het zetten van de handtekening nog gewijzigd is en geeft je informatie over de ondertekenaar. Voor het zetten van een elektronisch handtekening werk je met een certificaat.” Een korte uitleg.

Elektronisch Ondertekenen

Wanneer een ondertekenaar beschikt over een eigen certificaat; bijvoorbeeld

een PKI gekwalificeerd certificaat, kan hij door middel van het portaal van WIND Internet een handtekening zetten. In het portaal wordt het document geplaatst. De ondertekenaar ontvangt

een link en met deze link kan hij een webpagina

openen waarop hij een handtekening plaatst. Hij

“Het zit in onze beleving dat we denken dat een gewone handtekening veilig is”

Peter Wijngaarden over Elektronisch Ondertekenen:

Is het lastig om Elektronisch Ondertekenen bij ons te installeren?“Elektronisch Ondertekenen is een webapplicatie. Dit heeft als groot voordeel dat er op een pc geen lokale software hoeft te worden geïnstalleerd. Iedere computer met een internetverbinding kan hiervoor worden gebruikt. De gehele technische procedure van het verzenden en ontvangen is een proces, dat door middel van ISO 27001 en NEN7510 is gecertificeerd.“ Met Elektronisch Ondertekenen van WIND Internet heb je grip op de handtekening als risicobeheersing.

6

Peter Wijngaarden, WIND Internet

“Onze tweefactor authenticatie zorgt er onder meer voor dat de handtekening alleen door de ondertekenaar kan worden gezet”

maakt dan gebruik van zijn eigen certificaat. Het portaal geeft een overzicht van de documenten die nog niet getekend zijn. Op deze manier houdt men altijd een goed overzicht.

Geavanceerde certificaten

Gebruik maken van een PKI gekwalificeerd certificaat biedt de hoogste vorm van zekerheid. De kosten van dergelijke certificaten zijn echter hoog. Voor veel organisaties is een geavanceerd certificaat een goede en betaalbare oplossing. Een geavanceerd certificaat wordt door een organisatie zelf uitgegeven. Iedere medewerker kan een document elektronisch ondertekenen via een eigen inlog- en pincode. De elektronische handtekening is gekoppeld aan het inlogaccount waardoor het beheer goed geregeld is en de identiteit van de ondertekenaar vaststaat. De handtekening komt tot stand met middelen die de ondertekenaar kan controleren en is zodanig aan het document gekoppeld dat iedere wijziging in het document achteraf kan worden opgespoord. Voor het zetten van de handtekening kan gebruik worden gemaakt van het portaal Elektronisch Ondertekenen van WIND Internet.

SMS ondertekenen

Omdat de elektronische handtekening handig is om te gebruiken, maar niet iedereen beschikt over een eigen certificaat, hebben wij DigiTekenen ontwikkeld. Hierbij zet een ondertekenaar in een beveiligde omgeving een handtekening. Denk hierbij aan het tekenen van een verzekeringspolis of de bevestiging van een afspraak of koopovereenkomst.

Is een elektronische handtekening veiliger dan een gewone handtekening?“Die vraag levert altijd leuke discussies op. Je kunt de vraag ook omdraaien: hoe veilig is de natte handtekening? Als jij er niet bij zit en jij ziet niet wie er tekent, dan heeft iedereen het kunnen tekenen. Die handtekening is net zo veilig als het briefje van je kind met jouw handtekening dat hij aan de gymleraar geeft om onder de les uit te komen. Het is onze beleving die maakt dat we denken dat het veilig is. Als je er over nadenkt is het heel vreemd dat ik iets naar jou stuur, dat teken jij en dan is het geregeld.”

Twee veelgestelde vragen over elektronisch ondertekenen

Ook deze tekenmogelijkheid maakt gebruik van het internet. De ondertekenaar tekent op een webpagina. Dit tekenen gebeurt door een code die hij weet en een code die wordt verzonden per SMS. Het werkt net als bij de bank. “In ons ondertekenproces wordt gebruikt gemaakt van een tweede code, een tweefactor authenticatie. Deze code wordt opgeslagen in een database waar een derde partij, in ons geval een notaris, toezicht op houdt. Deze constructie zorgt er onder meer voor dat de handtekening alleen door de ondertekenaar kan worden gezet. De partij die om de handtekening vraagt en de systeembeheerder van Elektronisch Ondertekenen hebben geen toegang tot deze code.”

Elektronisch ondertekenen is gecertificieerd


Voorafgaande aan de inwerkingtreding van de WABO was het voor de gemeente Veenendaal al duidelijk. Die omgevingsvergunning, die wilden ze vanaf datzelfde moment digitaal gaan tekenen. WIND Internet werd gebeld, kwam langs en ging aan de slag om dat voor elkaar te krijgen. Audry Burer, destijds projectleider WABO bij de gemeente Veenendaal: “De digitale handtekening was bij ons vanaf het eerste begin een succes.”

Het grote voordeel van de elektronische handtekening ten opzichte van de natte handtekening? Burer: “Het bespaart natuurlijk enorme hoeveelheden papier en inkt. Maar het bespaart vooral tijd. Geen

gedoe met printers en drukwerk, enveloppen en interne postverdeling. De stukken worden eenvoudig via de mail verzonden en komen binnen no-time keurig getekend terug.”

“Natuurlijk is ook vooral de veiligheid de reden dat we kiezen voor elektronisch getekende stukken. Met het dichtgetimmerde systeem weet je gewoon zeker dat de juiste persoon de handtekening zet. Elektronisch wint het absoluut van papier als het gaat om veiligheid. En zelfs als je de kosten tegenover elkaar zet, denk ik dat je met de elektronische ondertekening voordeliger uit bent.”

Audry Burer [email protected]

De omgevingsvergunning: digitaal getekend in Doetinchem

Elektronisch ondertekenen op een rij

7

Willem Ooijman, gemeente Doetinchem

Audry Burer, gemeente Veenendaal

Meer over dit product weten?

Neem dan contact op met Peter Wijngaarden.


“Het is zo handig om een vergunning via een webapplicatie aan de ondertekenaar te kunnen voorleggen. Je maakt de codering in orde en de vergunning is verleend. Zo veel beter dan pen, papier, printwerk en de postmolen. Van een enkelvoudig document maak je nu in een handomdraai een hele serie en kun je verspreiden wat je wilt. Alle losse bijlages ondertekenen, dat was ook altijd een hele klus. Nu zijn die gebundeld in één document.”

Aan het woord is Willem Ooijman van de gemeente Doetinchem. “In 2010 werd de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) in werking gesteld, die van noodzaak is voor het regelen van een omgevingsvergunning. Het proces werd digitaal ingericht door de overheid, tot op het punt waarop de vergunning getekend moest worden, dat werd nog niet digitaal ondersteund. Als gemeente Doetinchem zagen we dat toch liever ook digitaal. WIND Internet kwam op ons pad, een partij die zo’n proces technisch al in huis had en het prima voor ons aan de voorkant kon gaan inrichten.

§In een tijdsbestek van zes maanden was dat beklonken. Als een van de eerste gemeenten in Nederland kon een omgevingsvergunning bij ons digitaal worden ondertekend.”

Een brief vooraf

“Toch begint het hele proces van de omgevingsvergunning met een brief. Die is nodig om de juiste gegevens vast te stellen en een dossiernummer te communiceren. Het enige lastige aan het digitale proces is namelijk dat het nog geen wettelijk voorschrift is om een persoonlijk e-mailadres te hebben als persoon, zoals we wel een BSN-nummer en bankrekeningnummer hebben. Dat maakt het proces wel eens lastig, maar daarom niet minder betrouwbaar.”

“Af en toe hebben we contact met WIND Internet, niet structureel. Meestal is dat met een document dat door een bedrijf is beveiligd tegen digitaal ondertekenen. WIND Internet ziet altijd direct of dat het geval is, omdat het proces langs hen gaat. Service wordt altijd snel verleend, daar ben ik zeer over te

spreken. Op een gegeven moment ken je de namen van degenen die je moet hebben, en zij kennen jou. Dat is een verademing. Zo vanzelfsprekend is dat niet meer.”

Nieuwe wet in 2019“We gaan afwachten hoe de nieuwe omgevingswet eruit gaat zien, die voor 2019 staat gepland. Wellicht biedt die weer nieuwe ontwikkelingen waar wij als gemeente op in kunnen spelen of bij aan kunnen haken. Zeker is dat digitale processen een enorme vlucht

hebben genomen en dat zullen blijven doen. Veiligheid, betrouwbaarheid en zekerheid voor alles, en die garandeer je gewoon niet met pen en papier.”

Willem Ooijman [email protected]

De handtekening in Veenendaal: 100% digitaal

Beveiligde en verpersoonlijkte toegang

Uitgekiende software

Juridisch onweerlegbaar

Ondertekenen in een veilige omgeving

Keuzevrijheid in aan te schaffen bundels


Slimme overlapping

De GVOP-module, de module die

bekendmakingen vanuit de overheid

publiceert middels een kaart, staat niet

alleen op de gemeentelijke website,

maar ook op de raadssite. Zoals een

aantal gemeentes modules onderling

uitwisselen, zo is dat binnen een

gemeente ook heel eenvoudig. Jan

ten Hoor van WIND Internet: “Je hoeft

zo’n module niet twee keer te laten

maken, het is voor WIND Internet

een kwestie van het installeren van

een plug-in en het inschakelen van de

module.”

8

Sinds 1 januari 2016 zijn de gemeenten Naarden, Bussum en Muiden gefuseerd. Voor de nieuwe gemeenteraad betekende dat het uitgelezen moment om online nieuwe stappen te zetten. Webmanager bij de nieuw ontstane gemeente Gooise Meren Mieke Bos: “Als we dan toch voor een nieuwe website gaan, laten we het dan meteen goed doen, zo was de gedachte”. Mobile first en zo toegankelijk en gebruiksvriendelijk mogelijk. De lat lag hoog.

Twee sites zonder ruis

Er is bewust de keuze gemaakt om twee websites te ontwikkelen. De een

dienstverlenend, waarop alle producten staan (gooisemeren.nl) en de ander uitsluitend voor de ontsluiting van beleid en besluitvorming (bestuur.gooisemeren.nl). Bos: “We wilden de besluitvorming lostrekken van de dienstverlening. Als je zoekt naar een besluit heb je niets aan informatie over een paspoort en andersom. Dat veroorzaakt alleen maar ruis.”

Gebruiker centraal

Een onderzoek naar een geschikt raadssysteem volgde, maar een aansprekend voorbeeld werd niet gevonden. Samen met het ontwerpbureau Eend en strategisch bureau De Staat van het Web zijn we de uitdaging aangegaan. Er is

Een nieuwe gemeente, een raadssite vanaf scratch

Mieke Bos, gemeente Gooise Meren

een ‘klankbordgroep digitale raadsleden’ in het leven geroepen, zodat zij konden meedenken over de contentstrategie en het functioneel ontwerp van de raadssite. Bos: “De belangrijkste uitkomst was: stel niet het systeem centraal, maar de doelgroep. In dit geval dus de raadsleden. Maar ook de inwoners van Gooise Meren moeten de politieke besluitvorming goed kunnen volgen.”

Aan de slag met bouwen

Met het grafisch en functioneel ontwerp van Eend is WIND Internet aan de slag gegaan. Op de site voor bestuurlijke besluitvorming is het uitgangspunt om zo transparant mogelijk te zijn. Bos: “We zorgen dat gebruikers kunnen vinden wat ze zoeken. Een zoektocht begint vaak al in Google. We wilden een raadssysteem, geen raadsysteem. Dat betekende een zo eenvoudig mogelijke navigatie, en goed vindbare content, wat niet belangrijk is komt niet op de site. De vormgeving is strak, zodat je ook daardoor niet afgeleid raakt.”

“Dit platform stelt raadsleden in staat hun werk in de gemeenteraad zo goed mogelijk te kunnen doen. Daarnaast helpt het inwoners om het besluitvormings-proces van het college en de raad op een eenvoudige manier te kunnen volgen en waar nodig hier invloed op uit te kunnen oefenen.”

Testen en doorontwikkelenHet prototype is met de gebruikers getest en nogmaals getest en daarna ging de site live op bestuur.gooisemeren.nl. Het eerste half jaar was het experimenteren, onze ideeën werden getoetst aan de praktijk. Soms moesten we even terug naar de basis, hoe hadden we het ook alweer ingestoken, hoe hadden we het bedacht? Nu is het een kwestie van bijhouden, ieder jaar evalueren en op basis daarvan doorontwikkelen. De eerste vernieuwingen staan al klaar om ontwikkeld te worden. Nieuwe elementen worden netjes in de bestaande structuur gebracht, dat is natuurlijk het mooie van een flexibel systeem als TYPO3. Open source is wat dat betreft echt een voordeel.”

Mieke Bos is webmanager bij de gemeente Gooise Meren. Ze houdt zich dagelijks bezig met het online weergeven van zaken die binnen de gemeente ontwikkeld en bedacht worden ter verbetering van de dienstverlening en bestuur-lijke besluitvorming. Ze werkt met een ‘online team’ van zes medewerkers: drie webredacteu-ren, twee contentbeheerders en een webcare-medewerker.

Mieke Bos [email protected]


In de zoektocht van gemeente Emmen naar een internetbedrijf dat voor verschillende platforms diensten kon leveren, werd ook WIND Internet benaderd. Arthur Kees, communicatieadviseur bij de gemeente werd enthousiast over een presentatie die Gerard Wijngaarden gaf. “De bevlogenheid waarmee hij liet zien wat WIND Internet doet en kan, maakte dat ik meteen geloofde wat hij zei. Nog belangrijker: WIND Internet bleek het ook waar te kunnen maken.”

dezelfde server. Wat intranet betreft is het vaak toch wat een ander verhaal. De meeste gemeentes zien dat liever losgekoppeld van eigen servers in het netwerk, om het ook los van elkaar te kunnen beveiligen. Je zou dat ook kunnen afschermen, maar de meeste ICT afdelingen geeft het een beter gevoel om het helemaal te scheiden.”

“Beveiliging is altijd een discussiepunt, iets waar iedere organisatie mee worstelt. Zeker met de nieuwe wet voor datalekken kun je maar beter de juiste voorzorgsmaatregelen treffen. Toch blijft het zo dat je in de techniek nog zoveel kunt afschermen, de zwakste schakel blijft de gebruiker. Als die een laptop heeft waarmee hij automatisch inlogt en vervolgens geen wachtwoord op z’n machine

heeft staan en hij laat die laptop achter in de trein, dan heb je al een probleem. En dat kun je niet afschermen. Weten hoe je je zaken wel veilig beheert?

Neem contact op met Jan ten Hoor058 280 2887 of [email protected]

“De prijs-kwaliteitverhouding voelt gewoon goed. Natuurlijk kun je ergens anders ook prachtige complete pakketten kopen, maar dan heb ik toch vaak het gevoel dat ik eerst veel betaal voor ik iets krijg. Stel je een vraag, dan is het antwoord ‘dat kost zoveel uur, ik kan dat voor u doen als...’. Bij WIND Internet werkt het net andersom. WIND Internet redeneert vanuit de klant, ‘we lossen dat voor je op’ is het eerste wat je hoort. De afrekening, dat komt later, daar vertrouwen we elkaar in. In sommige gevallen werkt WIND Internet

met een strippenkaart, heel handig. Dan hoef je het helemaal niet meer over uren en tarieven te hebben.”

Waarom een raadsite

“Overheidsinformatie dient openbaar te zijn. Een raadsite is daarvoor een prima oplossing. Ik zie onze raadsite in de basis graag als het hart van de democratie. Het is de plek waar de burger kan vinden wat er besproken en besloten wordt binnen de gemeente. In de praktijk is het vooral een instrument voor de gemeenteraad zelf; de raadssite als naslagwerk. Een plek met officiële stukken waar we naar kunnen verwijzen als er belangrijk nieuws op de hoofdsite van de gemeente of op onze pagina in de huis-aan-huiskrant wordt gepubliceerd.”

“Er gaat wel eens iets mis in een koppeling. Heel af en toe ligt dat aan het systeem. Altijd heeft WIND Internet dan een oplossing.”

“WIND Internet heeft voor onze raadsite een computerprogrammaatje geschreven waarmee we raadsvoorstellen kunnen publiceren.. Dat systeem werkt de gepubliceerde voorstellen eens per etmaal bij, maar als het nodig is kunnen we een noodprocedure in werking stellen waardoor het meteen online komt. Een brief die echt mee moet in de raadsvergadering bijvoorbeeld. Er gaat wel eens iets mis in die koppeling. Heel af en toe ligt dat aan het systeem. Altijd heeft WIND Internet dan een oplossing.

WIND Internet denkt in oplossingen

“Eerlijkheid siert het bedrijf. Soms heb je een wens en is het antwoord ‘kan niet’. Dat heb ik liever dan een oplossing die rammelt. Toch volgt er vaak meteen een ‘maar’, want WIND Internet denkt in oplossingen. In de meeste gevallen volgen we het alternatieve advies op. Het zorgt voor een soort gevoel van gelijkwaardigheid als klant. Ik kom er met WIND Internet altijd uit.”

Arthur [email protected]

‘‘Klant zijn van WIND Internet zorgt voor gevoel van gelijkwaardigheid’’

Alles voor de veiligheid

Meer over dit product weten?Neem dan contact op met Gerard Wijngaarden.


Arthur Kees, gemeente Emmen

Waarom kiest de ene gemeente voor één server voor alles en de andere voor losse servers? Hoe belangrijk is veiligheid daarin? En hoe kun je zelf een schakel zijn in beveiliging? Jan ten Hoor van WIND Internet geeft antwoord.

“Er zijn gemeentes die zien het voordeel van eenzelfde systeem voor de raadssite en de gemeentelijke website. Dat is financieel aantrekkelijker, je hebt te maken met één leverancier en je kunt zelfs draaien op


Het was in 2010 toen vanuit de gemeenteraad van de gemeente Borger-Odoorn de vraag naar papierloos vergaderen kwam. ‘Of WIND Internet daar wat voor had’. Borger-Odoorn had destijds de gemeentelijke website en het intranet draaien bij WIND Internet en zodoende was deze vraag een logische aan het adres van de Leeuwarders. Papierloos vergaderen was niet iets wat WIND Internet direct voor handen had liggen, “maar we kunnen dat natuurlijk wel maken”, was het antwoord.

“Slechts enkele maanden daarna zaten we uitleg te geven over hoe het werkte, en Petear 0.1 was geboren”, vertelt Marcel Klaver van WIND Internet. “In het begin was de applicatie nog erg gericht op gemeentes, in de loop van de jaren is het een generieke applicatie geworden die in een breed spectrum van organisaties weg te zetten is. Petear kun je zo groot maken als je zelf wilt. Zowel in het aantal functionaliteiten als het aantal gebruikers kun je uitbreiden, totdat het voor jouw organisatie werkbaar is.”

Hoe werkt het?

In Petear maak je een agenda aan, je voegt stukken toe, je nodigt deelnemers uit en je kunt vergaderen. Het maakt het voorbereiden van een vergadering een stuk simpeler, de deelnemers beschikken allemaal tegelijk en van tevoren over dezelfde informatie en niemand kan zijn of haar vergaderstukken nog kwijtraken. Marcel: “Een hele mooie functie is het notuleren binnen Petear, zodat secretaresses niet meer

het pakket uit hoeven om te schrijven, maar gewoon binnen de applicatie per agendapunt kunnen werken. Dat doen we zelfs in een word-sjabloon. We zijn de enige met een product voor papierloos vergaderen die die functionaliteit aanbiedt, daar zijn we wel trots op.”

“Sinds 2010 is Petear eigenlijk constant in ontwikkeling. Soms komt de vraag van een klant, een andere keer pikken we zelf iets op uit de markt waarvan we vinden dat het bij Petear past. We kijken wat er technisch mogelijk is en gaan bouwen. Altijd leggen we

het terug bij de klant. Is het een functionele aanvulling, is het werkbaar, ligt het in de lijn der verwachting? Momenteel zijn we bezig met het optimaliseren van de actielijsten, bijvoorbeeld het kunnen afvinken van de acties. Het ideaalbeeld is dat je niet alle vergaderingen meer door hoeft, maar dat je alleen kijkt naar welke acties er voor jou klaarstaan die je de komende week of veertien dagen uit gaat voeren.”

“Nieuwe ontwikkelingen leggen we altijd terug bij de klant. Is het een functionele aanvulling, is het werkbaar, ligt het in de lijn der verwachting?”

Krenten in de pap

“We merken dat onze naam nu, na een aantal jaar, gevestigd begint te raken als een van de grote partijen die papierloos vergaderen aanbieden. Het mooiste is wanneer een bestaande klant onze klantenkring uitbreidt. Omrop Fryslân bijvoorbeeld, gebruikt Petear in de wekelijkse MT-vergaderingen, maar wil het nu ook gaan gebruiken bij interregionale overleggen met meerdere omroepen. Bij MC Groep Lelystad vindt zowel uitbreiding binnen het ziekenhuis plaats, als bij nevenactiviteiten van deelnemers. ZonMw, de organisatie die gezondheidsonderzoek en zorginnovatie stimuleert, zit met heel veel verschillende verzekeraars en ziekenhuismaatschappijen aan tafel, mét Petear. Soms verlies je het bij een nieuwe klant op een besluitvormer die het product van een ander al kent, steeds vaker winnen we terrein door gebruikers die ons introduceren bij anderen. Dat vind ik de krenten in de pap en verreweg de leukste manier om ergens binnen te komen.”

Petear: Fries, functioneel en doeltreffend

Marcel Klaver, WIND Internet

10


Omrop Fryslân, de regionale omroep van Friesland, maakt sinds een jaar gebruik van Petear. Directiesecretaresse Hiltsje Stremler legt uit hoe Petear tijdwinst voor haar oplevert én ze noemt nog een prettig voordeel: “Het is opgeruimder aan de vergadertafel. Dat staat netter en geeft rust.”

“Ik bereid iedere week de bijeenkomst van ons Management Team voor en schrijf de notulen in de vergadering. Eerder was het iedere week stukken bij elkaar vergaren, daar maakte ik vervolgens een complete map van en die kopieerde ik voor iedere deelnemer. In de vergadering was het dan vaak zoeken. Veel losse papieren, niet iedereen had altijd hetzelfde document voor zich.”

“Dit is peanuts vergeleken bij het kopieerwerk iedere week”“Nu maak ik een vergadering aan in Petear, voeg ik de deelnemers toe, maak ik agendapunten aan die ik tevens in een vast sjabloon kan zetten - handig voor terugkerende punten - en voeg ik de documenten aan de agendapunten toe. Ik kan deelnemers machtigen om ook zelf documenten toe te voegen. Dat scheelt tijd én veel mailwisseling. Dit is peanuts vergeleken

bij het kopieerwerk iedere week. En iedereen heeft nu allemaal dezelfde stukken bij de hand.”

Met een klik toegevoegd, zelfs tijdens de vergadering

“Met een vergadering die je iedere week hebt zijn er altijd documenten pas op het laatste moment klaar. Een financiële status, de laatste kijk- of luistercijfers, bezoekersaantallen op onze online media, of personeelsoverzichten. Eerder was dat op maandagochtend nog veel printen en bijsteken in de documentenmap. Nu is het met een klik toegevoegd in Petear,

zelfs tijdens de vergadering.”

“Deelnemers zitten in de vergadering met een laptop of tablet. Dat staat veel netter. Het is opgeruimd aan tafel en dat geeft rust. Iemand die iets wil uitlichten streamt het document naar het scherm in de vergaderruimte en doet zijn verhaal. Digitaal vergaderen scheelt bovendien een berg papierwerk. Dat we met Petear een mogelijke datalek uit de weg gaan, is een mooi bijkomend voordeel. Geprinte papieren hebben toch sneller de neiging rond te blijven slingeren, of al dan niet per ongeluk terecht te komen waar ze niet horen. Sommige stukken heb je gewoon liever niet op straat, en dat is met Petear mooi opgelost.”

Hiltsje [email protected]

Petear: prettig tafelen

De USP’s van Petear

“Petear is laagdrempelig, je

kunt er als nieuwe gebruiker

eenvoudig bij aanhaken. In een

half uur weet je precies hoe

alles werkt. Daarnaast zijn wij

als bouwer en leverancier heel

toegankelijk, goed bereikbaar

en bereidwillig te helpen. Dat

klinkt als de normaalste zaak van

de wereld, maar de callcenters

en digitale wachtrijen nemen

steeds meer de overhand.

Klanttevredenheid staat voorop

in onze policy en niet zelden

winnen wij daar een slag mee.”

Demo-account: een slimme start

Voor wie Petear wil uitproberen

is er een demo-account. In dat

account wordt je rondgeleid

in wat er mogelijk is en laten

we zien wat de applicatie kan.

Wat is voor jouw organisatie de

toegevoegde waarde van Petear

en op welke manier kan de

applicatie slim worden ingezet?

Vragen waar je antwoord op

krijgt. Ben je helemaal overtuigd

van Petear, dan kan het demo-

account eenvoudig doorgezet

worden naar het volledige

pakket.

Delen zonder mailenWordt er in Petear iets met je

gedeeld, dan hoef je daar geen

e-mail over te verwachten. Daar

hebben we bewust niet voor

gekozen, het stoort enorm en

het leidt alleen maar af. Zodra

er iets wordt gedeeld wordt dat

gemeld in Petear en lees je het

wanneer jij er aan toe bent. We

duiden het wel aan maar het

schreeuwt niet over het scherm.

“We zijn even in petear”

“Petear is Fries voor overleg.

Een naam met een kwinkslag,

passend bij onze no-nonsense

identiteit.”

Meer over dit product weten?Neem dan contact op met Marcel Klaver.


11

“Sommige stukken heb je gewoon liever niet op straat, en dat is met Petear mooi opgelost”

Petear is ISOgecertificeerd!

Petear is ISO 27001 / NEN 7510 gecertificeerd.

Wat dat betekent? We gaan goed en veilig om

met de informatie van onze klanten en we heb-

ben in de praktijk aangetoond dat we dat doen.


“Uit de nodige onderzoeken is naar voren gekomen dat een gemeentelijke website niet dienstverlenend is, zoals die dat wel zou moeten zijn anno 2016. Ons advies: Focus je op dat waar de mensen het meeste behoefte aan hebben, en richt dat zo efficiënt mogelijk in. Het maken van afspraken, het aanvragen van een paspoort, dat zijn standaard toptaken. Maar hou ook rekening met wisselende toptaken. In de winter is informatie nodig over wanneer de kerstboom wordt opgehaald, in februari is de WOZ-waarde populair, in de zomer wil men weten wanneer het zwembad open is.”

Een functionele toptakenwebsite

Het toptakenprincipe stak zo’n twee jaar geleden de kop op en wint het van populariteit ten opzichte van het aanbieden van alle informatie en diensten op de website door een gemeente. Gerard: “Maar met alleen nuttige zaken op je homepage hebben staan ben je er niet. Daar begint het mee, maar het is zaak te kijken naar de hele klantreis. Iemand drukt op de knop ‘paspoort aanvragen’. Wat gebeurt er daarna? Hoe richt je die klantreis zo efficiënt en prettig mogelijk in? De reis

stopt immers niet bij de aanvraag, maar pas als de aanvrager het paspoort in handen heeft!”

“Techniek moet je zien als een stuk gereedschap, je bepaalt zelf hoe je werkt”

Nog een voorbeeld: “Voor een gemeente bleek dat er veel vraag was naar de openingstijden van het zwembad. Een knop op de homepage met ‘openingstijden zwembad’ en men krijgt vervolgens een hele lijst met data en tijden is dan vaak de oplossing. Wat nou als je zorgt dat er op je homepage al staat ‘het zwembad is nu open’ en dat je de verdere informatie na een klik aanbiedt aan diegene die er behoefte aan heeft? Dán heb je in mijn ogen een toptakenwebsite met een klantreis die van begin tot eind functioneel is en gericht op de behoeften van de bezoeker van de website.”

Samen met zijn broer Peter staat hij aan het roer van

WIND Internet. Al bijna 20 jaar koersen ze rond op

de wereldwijde internetzee. Gerard Wijngaarden:

“Tot tien jaar geleden was het vooral belangrijk een

website te hébben en er je telefoonnummer op te

zetten. Misschien was er nog een enkele download

te vinden, maar dan hield het wel op. Nu vindt er

een enorme transitie plaats, het internet is immens

populair en toegankelijk voor iedereen. Ook de

landelijke overheid zet in op online dienstverlening.

Wij hebben alles in huis om met die trend mee te gaan.”

Hoe het niet moet

Gerard: “Heel eerlijk? Gemeentes denken nog te vaak vanuit het interne proces. ‘Zo

werkt het intern, dus zo laten we het ook online werken’. Dat is niet klantgericht en

vaak ook niet efficiënt. In die denkwijze moeten serieuze slagen gemaakt worden.

Denk out of the box, denk in technische oplossingen die je aan een balie niet kunt

bieden. ‘Wat heeft de burger nodig en hoe kan ik hem dat zo snel en compact

mogelijk aanbieden’. Dat is waar WIND Internet gemeenten mee helpt.”

“Gek genoeg hebben we het met onze klanten vaak juist niet over de technische

mogelijkheden, want die zijn er altijd. Ik zit veel vaker met mensen te praten over

procedures; ‘waarom doe je dat zo hier intern, waarom print je dat uit, waarom zou

je dat überhaupt willen en wat is er de toegevoegde waarde van’. In de techniek

kunnen we faciliteren, maar de techniek is niet leidend. Techniek moet je zien als

een stuk gereedschap, je bepaalt zelf hoe je werkt. Dat is wat open source juist

kan bieden, waar andere aanbieders dichtgebouwde pakketten hebben waar je het

mee moet doen, zo van ‘zo werk je nu’. Met ons cms, TYPO3, zit jij aan het roer. Wij

vragen hoe jij het wilt hebben, en dát is het uitgangspunt.”

Gerard Wijngaarden, WIND Internet

WIND Internet op koers in zee van trends

12


November 2016

WIND InternetTijnjedyk 898936 AC Leeuwarden

Tel. [email protected]

Inschrijven voor onze nieuwsbrief?Ga naar windinternet.nl

windinternet.nl