Hoe ziet mijn business case eruit als ik ga e-factureren?

E-facturatie: de toekomst en de praktijk, Maarsen, 8 december 2009

Joop de HaanPrincipal Consultant

Business DevelopmentRicoh Business Solutions

Joop de HaanPrincipal Consultant

Business DevelopmentRicoh Business Solutions

Bron: Forrester

Waarom het invoeren van e-factureren een overweging zou kunnen zijn

Procesverbetering

• Tijdsbesparing • Automatische matching• Minimaliseert invoerfouten• Versnelt goedkeuring• Snelle en uitgebreide rapportage• Opstap voor continuous improvement

Kostenbesparing

• Snelle implementatie• Eenvoudig aanpassen aan nieuwe behoeften• Besparingen door procesverbeteringen• Betalingskortingen en- betalingsboetes• Medewerkers komen weer toe aan hun kerntaak

Compliance en Controle

• Wet- en regelgeving• Audit- trail• Controle door eenvoudig beheer van goedkeuringsrechten• Snel inzicht in verplichtingen• Proces transparant en beheersbaar

Waarom een business case noodzakelijk is voordat u een beslissing neemt om te gaan

e-factureren

E-factureren lijkt gemakkelijker dan het is

Zorgen dat klanten en/of leveranciers uw initiatief adopteren is minstens zo belangrijk als

een technische oplossing

Een standaard methodiek helpt consultants te bepalen wat zij moeten doen (en niet doen…)

Start

Wil ik dit doen?

Moet ik dit doen?

Nee Wordt het een ramp?

Wordt het eengoed verhaal?

Niet doen Doen

Nee

Nee

Ja

Ja

Nee

Ja

proces analyse & business case

project planning opleveren van de oplossing

‘drijven’ van uw business case

Aanpak van een compleet e-factureringsproject

Hoe tot een business case te komen

Awareness Consult Build Operate

Assessment&

Analysis

ProposalNext Steps

Uitwerken Business

Case

AkkoordBusiness

Case

People - Process - Technology

- Eindrapport (as is)- Eindpresentatie (as is)

Business Case- Baten/ kosten analyse

- Procesbeschrijving- Functional Design

- Eindrapport en presentatie

- Assesment template - Interviews / workshops

- Eindrapport business template- Eindpresentatie template

- Business Case template- 2B procesbeschrijving

- ROI berekening- Bespreekverslagen

- Eindrapport business case template- Eindpresentatie business case template

- Verder inventariseren van kwantitatieve gegevens

- Bepalen As Is situatie & GAPS- Verfijnen van de scope- Voorstel vervolg

- Accordering Business Case met kosten/ batenanalyse en de To Be situatie met

oplossingen, procesinpassing en adoptie/transformatie

Tooling

Fasering

Stappen

Deliverables

Doel

Assessment&

Analysis

ProposalNext Steps

- Eindrapport (as is)- Eindpresentatie (as is)

- Assesment template - Interviews / workshops

- Eindrapport business template- Eindpresentatie template

- Verder inventariseren van kwantitatieve gegevens

- Bepalen As Is situatie & GAPS- Verfijnen van de scope- Voorstel vervolg

Tooling

Stappen

Deliverables

Doel

Uitwerken Business

Case

AkkoordBusiness

Case

Business Case- Baten/ kosten analyse

- Procesbeschrijving- Functional Design

- Eindrapport en presentatie

- Business Case template- 2B procesbeschrijving

- ROI berekening- Bespreekverslagen

- Eindrapport business case template- Eindpresentatie business case template

- Accordering Business Case met kosten/ batenanalyse en de To Be situatie met

oplossingen, procesinpassing en adoptie/transformatie

Tooling

Stappen

Deliverables

Doel

Voorbeeld van mogelijke besparingen bij Uitgaande e-facturatie

• Handelsbedrijf, gericht op Nederland

• 300 FTE

• Veel kleinere opdrachten

• 200.000 facturen per jaar

• Kost voor deze organisatie gemiddeld euro 2,50 per factuur.

• Besparing door elektronisch verzenden van facturen 70-80% in nieuwe situatie.

Voorbeeld van mogelijke besparingen bij inkomende e-facturatie

• Leverancier van havendiensten

• 5 business units, met in totaal 20 entiteiten

• 500 FTE

• Internationaal

• E-facturatie project in Nederland is pilot voor internationale organisatie

• 30.000 facturen per jaar

• Complexe administratie - wordt door 7 mensen gedaan

• Door facturen electronisch te gaan verwerken gaat dit terug naar 3 mensen.

• Rest van de mensen worden op een 'slimmere' manier ingezet in de organisatie.

E-facturatie gaat pas echt zin hebben als klanten en/of leveranciers meedoen, omdat een groot deel van uw

kostenbesparing wordt bereikt als zender en ontvanger geautomatiseerd samenwerken,

Klanteisen m.b.t. een specifiek digitaal formaat, hoe kunt u koppelen?

Hoe overtuigt u uw klanten/leveranciers van de voordelen van digitaal factureren?Hoe is de acceptatiegraad in uw eigen organisatie?

Activation Campaign

Wat is dat, een Activation Campaign?

• Benaderen van welke leveranciers/klanten- Alle leveranciers/klanten?- Een selectie van leveranciers/klanten?

- Met bepaald factuurtype/categorie- Vanaf een bepaald aantal facturen per jaar

• Hoe benaderen?- Vrijwilligheid- Stimuleren / ontmoedigen (= Belonen vs Straffen)- Dwang?

• Communicatie- Via e-mail campagne (Basic)- Via telesales actie Extended)

Tot slot

E-facturatie raakt het hart van uw organisatie, doe dus vooral zaken met een partij die u

vertrouwt

Vragen?