Communiceren is geen kunst.Elkaar begrijpen wel!

In 4 stappen naar effectieve communicatie

We communiceren wat af op een dag, zowel zakelijk als in privé situaties. En helaas gaat er nog al eens wat mis tijdens de communicatie.

Met de volgende 4 stappen verandert miscommunicatie in effectieve communicatie.

Stap 1: Rapport opbouwen

Elk gesprek begint in feite met rapport (spreek uit als: rapoor) opbouwen.

Het is aandacht besteden aan het opbouwen van de “relatie”. Op dezelfde golflengte gaan zitten met de ander. Dit zorgt ervoor dat je de aandacht van de ander krijgt, zodat de kans dat jouw boodschap helder overkomt groter wordt.

Rapport opbouwen kun je doen door bijvoorbeeld over dezelfde interesses te praten zoals hobby’s, sport, reizen, werk of opdracht.

Stap 2: visueel, auditief of kinesthetisch ingesteld?

In ons dagelijks leven komt veel informatie op ons af; te veel informatie om allemaal gelijk te kunnen verwerken. Om de informatiestroom te kunnen beheersen hebben we daarom geleerd ons op slechts gedeelten daarvan te concentreren (focussen).

Waar iemand zich het eerst op focust hangt af van zijn stemming en zijn voorkeuren. Veel mensen focussen het makkelijkst op de beelden om hen heen. Deze mensen noemen we visueel ingesteld. Focust iemand eerder op geluiden dan is hij auditief ingesteld. Als hij tenslotte het eerst zijn gevoel opmerkt noemen we hem kinesthetisch ingesteld.

In principe wisselen deze modaliteiten elkaar af. Toch heeft ieder daarin een bepaalde voorkeur. De een richt zich makkelijker op beeld, de ander op geluid en de derde op gevoel. Elk heeft daarbij zijn eigen lichaamsgebruik. Om je goed op een ander te kunnen afstemmen, is het nuttig om iets te weten over de modaliteit waarin hij zich bevindt.

Visueel: gericht op beelden

Als iemand visueel is ingesteld denkt hij vooral in beelden. Hij ziet als het ware de plaatjes voor zich.

Kenmerken van visueel ingestelde mensen:

Stem:snel, helder, hoog

Lichaam: hoofd rechtop, snelle krachtige bewegingen

Woorden: zien zitten, zichtbaar, kleurrijk, scherp

Auditief: gericht op geluid

Als iemand auditief is ingesteld dan is hij gefocust op woorden en geluid. Het is de toon de muziek maakt.

Kenmerken van auditief ingestelde mensen:

Stem:gemiddelde snelheid, melodieus

Lichaam: hoofd schuin naar links of rechts

Woorden: klinkt goed, luister eens, zogezegd

Kinesthetisch: gericht op gevoel

Als iemand kinesthetisch is ingesteld dan is hij gefocust op gevoel. Deze persoon heeft meestal meer tijd nodig voordat hij een reactie geeft

Kenmerken van kinesthetisch ingestelde mensen:

Stem:zacht en met pauzes, wat traag

Lichaam: hoofd naar beneden, rustige bewegingen

Woorden: voelt (niet) goed, dat raakt me, even denken..

Hoe gebruik je Visueel, Auditief enKinesthetisch in een gesprek?

Om te beginnen is het belangrijk om te weten wat jouw eigen voorkeurssysteem is en die van je gesprekspartner in te kunnen schatten.

Dan is het de kunst om jouw voorkeurssysteem af te stemmen op de ander. Bijvoorbeeld: jij bent visueel ingesteld, de ander kinesthetisch. Als jij dan rustiger praat, beweegt en de ander de tijd geeft om te reageren, zal jullie communicatie soepeler verlopen.

Stap 3: Luisteren

Het lijkt zo gemakkelijk als je het over luisteren hebt. Dat doe je toch iedere dag?

Maar hoe komt het dan, dat het toch zo vaak misloopt in de communicatie? Het lijkt vaak alsof je elkaar niet begrijpt.

Waarom is luisteren belangrijk?

Door goed te luisteren kun je de relatie met je gesprekspartners verbeteren. Je leert de ander beter begrijpen.

Door goed te luisteren kun je te weten komen wat de ander beweegt, zich mee bezig houdt. Wat hij belangrijk vindt.

Bovengenoemde punten hebben een positieve invloed op jullie eventuele samenwerking.

Luisteren bestaat uit:

Belangstelling tonen.

De ander de ruimte geven om zijn verhaal te doen. Niet opjagen.

Laten merken dat je luistert. De ander aankijken, knikken en af en toe “hummen”.

Doorvragen op wat de ander zojuist heeft verteld.

Contact houden met de spreker.

Valkuilen bij luisteren

Iemands zinnen afmaken

Iemand in de rede vallen, bijvoorbeeld met “ja, maar…”

Het gesprek snel van onderwerp veranderen.

Bijvoorbeeld: “dat doet me denken aan….”

Direct eigen interpretatie geven aan datgene wat je hoort, zonder verder te luisteren of door te vragen

Stap 4: Luisteren en vragen stellen

Goed luisteren is geen passieve bezigheid.

De kunst van het luisteren is goede vragen stellen.

Het is een constante wisselwerking van luisteren en vragen stellen die de waarde van het gesprek bepaalt.

Functies van vragen stellen

1 Informatie helder krijgen:

De spreker wordt uitgenodigd om iets toe te lichten dat nog niet duidelijk is

De spreker wordt uitgenodigd om dieper op de kwestie in te gaan. Bijvoorbeeld op de oorzaak van een probleem.

Functies van vragen stellen

2 De ander aan het denken zetten:

Soms is het antwoord op een vraag voor diegene die hem moet beantwoorden belangrijker dan voor jou.

Stel dat een collega een probleem heeft en hij komt bij jou voor een oplossing of hij komt bij jou klagen over dit probleem. Maar jij denkt dat hij het zelf op kan lossen, als hij de goede richting te pakken heeft. Door bijvoorbeeld de vragen te stellen: “wat heb je vorige keer gedaan toen dit gebeurde? En welke gegevens heb je al gevonden?”

3 Emoties bespreekbaar maken:

Je ziet dat een collega ergens mee worstelt, maar je weet niet goed wat er aan de hand is.

Door te benoemen wat je waarneemt en te

vragen of dat klopt, zal de ander zich sneller

geneigd voelen om de emotie te bespreken.

Functies van vragen stellen

Functies van vragen stellen

4 Een gesprek sturen:

Door vragen te stellen, kun je de leiding nemen in een gesprek. Je kunt bijvoorbeeld een vraag stellen over een nieuw onderwerp. Zo zorg je ervoor dat je gesprekspartners niet te lang bij hetzelfde blijven hangen.

Je kunt met vragen stellen de loop van het gesprek beïnvloeden.

Wat zijn minder goede vragen?

Gesloten vragenEen gesloten vraag begint niet met een vraagwoord, maar met een werkwoord. “wil je….” “moet je…..” De ander kan in zo’n geval reageren met slechts een “ja” of “nee”. Een dergelijke vraag beperkt de antwoordmogelijkheden.

Half gesloten vragenMet een dergelijke vraag maak je heel duidelijk wat voor soort antwoord jij wilt horen. Bijvoorbeeld: “wat vind je goed aan de offerte?” De ander is niet vrij om volledig te antwoorden.

Wat zijn minder goede vragen?

Suggestieve vragen

In suggestieve vragen klinkt het gewenste antwoord al door. Bijvoorbeeld: “Je ben toch wel met me eens dat dit product goed is voor hem?”

De kans is groot dat je geen eerlijk antwoord, maar een sociaal gewenst antwoord krijgt.

Wat zijn goede vragen?

Open vragen zijn goede vragen

Door open vragen te stellen nodig je de ander uit (veel) informatie te geven. Een open vraag begint met het vraagwoord: Wie Waar Wat Wanneer Hoe

Wat levert goede vragen stellen op?

duidelijkheid de samenwerking verbetert je verzamelt kennis / informatie vergroot het vertrouwen meer diepgang in het gesprek

www.Cabcoaching.nl

Christine van Alten-den Boer