Download - Clean desk voor dummies

Transcript
Page 1: Clean desk  voor  dummies

Clean desk voor dummies

Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid

Page 2: Clean desk  voor  dummies

Clean desk: wat is het ?

Werken aan een opgeruimde werkplek / een opgeruimd bureau, dat je ‘s avonds proper / clean achterlaat.

Page 3: Clean desk  voor  dummies

Clean desk: Alle principes samen toepassen !!!

Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden

+ Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz.

+ Clean desk toepassen = ‘s avonds werkplek opruimen

+ Groepsklassementeno Papier = geen individuele klassementeno Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers

= digitaliseren + Open feedbackcultuur

= elkaar aanspreken op naleven afspraken + Opmaak afsprakenkader Anders Werken + Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken

Page 4: Clean desk  voor  dummies

Clean desk: Hoe doe je dat ?

1. ‘s Morgens installeer je je op je werkplek van de dag (+/- 5 minuten)

2. Overdag kies je zelf wat er op je werkplek ligt in functie van wat je nodig hebt.

Bv. laptop, papieren documenten, pennenbakje, fotootjes …

3. ‘s Avonds ruim je je werkplek op ! (+/- 5 minuten)

Page 5: Clean desk  voor  dummies

Clean desk: stap 1: installeer je

Page 6: Clean desk  voor  dummies

Clean desk stap 2: aan het werk

Page 7: Clean desk  voor  dummies

Clean desk: stap 2: aan het werk

Page 8: Clean desk  voor  dummies

Clean desk: stap 3: ruim op

Page 9: Clean desk  voor  dummies

Clean desk: waarom ?

Redenen:• Delen van werkplekken • Activiteitsgebonden werkplekken• Orde op de werkplek• Vertrouwelijkheid van informatie• Orde in je hoofd• Werk plannen en organiseren• Een cleane desk.

Page 10: Clean desk  voor  dummies

Waarom clean desk ?

• Delen van werkplekken In het nieuwe werken zijn er minder werkplekken dan werknemers (+/- 80% bezetting) en is er 12,5 m² voorzien per VTE.

Als je wil flexwerken moeten de werkplekken vrij en clean zijn.

Page 11: Clean desk  voor  dummies

Waarom clean desk ?

• Activiteitsgebonden werkplekken =

Je kiest je werkplek naar gelang van het werk dat je doet: bv.

Werken in de open kantooromgeving Geconcentreerd werken in een concentratiecockpit

Page 12: Clean desk  voor  dummies

Waarom clean desk ?

• Opgeruimd staat netjes.Een open kantooromgeving oogt ordelijk, en creëert een aangename werkomgeving.

Page 13: Clean desk  voor  dummies

Waarom clean desk ?

• Vertrouwelijkheid van informatie:Laat vertrouwelijke informatie niet onbeheerd achter: Bv. documenten op papier, pc, paswoorden enz.= een vorm van integriteit.

Page 14: Clean desk  voor  dummies

Waarom clean desk ?

• Clean desk = clean head Clean desk, het werkt !

Het verlicht je geest, maakt plaats voor nieuwe dingen. Het maakt je lichter.

Stapels papier leiden tot overvolle bureaus, rondslingerende documenten, volgepropte kasten.

Oeverloos veel verspilde ruimte.In:

Michel De Coster: No nonsense Brains, heart, guts Troeven van de manager.

Page 15: Clean desk  voor  dummies

Waarom clean desk ?

• Plan en organiseer je werk- Leg niet meer op je werkplek dan je denkt nodig te hebben die dag.Niemand werkt aan 30 dossiers tegelijk ! Indien wel, zet je in de buurt van de dossierkast / het dynamisch archief met nog niet gedigitaliseerde dossiers. De rest vind je op je pc.

- Leer je werk van de dag plannen ook ifv bv. telewerken / plaatsonafhankelijk werken.

Page 16: Clean desk  voor  dummies

Waarom clean desk ?

• Clean je desk

Schoonmaken kost tijd en geld. Clean desk werkplekken kunnen gemakkelijker

clean en schoon gemaakt worden.

Page 17: Clean desk  voor  dummies

Hoe jezelf voorbereiden ?

• Clean je niet cleane desk.• Vlak voor de vakantieperiode doet iedereen aan

clean desk. Houden zo, na de vakantie !• Digitaliseer zo veel mogelijk documenten.• Werk paper poor. Print zo weinig mogelijk uit.• Kijk hoe anderen in dezelfde functie clean desken.• Wees geen piler (stapelaar) maar een filer

(klasseerder) !

Page 18: Clean desk  voor  dummies

Clean desk: hoe voorbereiden ?

Piler: stapelt het werk op Filer: klasseert documenten

Page 19: Clean desk  voor  dummies

Clean desk policy / politie

-Neem clean desk op in het afsprakenkader Anders Werken / werken in een open kantooromgeving.

-Volg de clean desk-afspraak op. Bv.- Leg een post-it met waarschuwing op de werkplek van de niet clean-

desker.- Ruim de volgende keer op in de plaats van de niet clean desker.

Page 20: Clean desk  voor  dummies

Clean desk: resultaat ?

Prettige werkomgeving

Ik werk met een clean desk; ik laat mijn werkplek leeg en proper

achter.Resultaten:

N= 37

37

Tevreden (37)Niet tevreden (0)Geen antwoord (0)

100 % Tevredenheid !!

Page 21: Clean desk  voor  dummies

Tot slot …Meer info over de principes van

het nieuwe werken in de open kantooromgeving ?http://www2.vlaanderen.be/facilitair_management/vac_gent.html

Werkgroep Personeel

Meer info over afsprakenkaders ? http://www.agoweb.be/anderswerken/007.aspx?mId=6113

Algemene info:[email protected]