Download - Case intranet NS; michel groenendijk

Michel Groenendijk

Projectleider

Toegang NS

Toegang NSToptaken

Toegang NS

Agenda

• Achtergrond

• Key Partners

• Toptaken

• Inzichten

• Vragen

Achtergrond – Even voorstellen

• Michel Groenendijk - Projectleider

• 3 jaar werkzaam bij NS

• Functioneel eigenaar iNSite

• Projectleider implementatie Yammer

• “Product owner” iNSite tijdens “Toegang NS”

Toegang NS

Achtergrond – Toegang NS

Corporate Communications = Functioneel eigenaar iNSite

Aanleiding: lifecycle management van intranet

Beleidskeuze: saas/cloud tenzij

Doorslaggevend:

•E-mail voor rijdend personeel als onderdeel van licentie-

structuur

Hierbij is de beslissing gemaakt om de content op te

schonen en herstructureren

Toegang NS

Achtergrond – Toegang NS

• Huidige intranet als uitgangspunt

• Stakeholder interviews

• Klankboardgroep sessies

• Oude visiestukken herschreven

• Uitvraag in de markt op basis van opgehaalde

requirements

Toegang NS

Achtergrond - Visie

Het Portaal biedt een web gebaseerde werkomgeving.

Vanuit de gebruiker gezien draagt het portaal zorg voor:

•Personalisatie: look en feel en inhoud is afgestemd op

mijn werkzaamheden, rol en/of wensen, deels aanpasbaar

door de gebruiker zelf

•Toegang: het verlenen van toegang tot toepassingen

(één keer inloggen voor alle applicaties )

•Publicatie: publicatie via diverse kanalen (website,

tablet, smartphone, etc)

Toegang NS

Key Partners

• Sabel (content strategie)

• Wortell (techniek en functionaliteiten)

Toegang NS

Key Partners - Sabel

• Content inventarisatie

• Navigatie structuur

• Toptaakonderzoek

Toegang NS

Toptaakonderzoek

Hebben we dat nodig dan?

Toegang NS

Toptaakonderzoek

Met de online enquête en de taakanalyse wilden we

achterhalen wat de NS’ers als belangrijke functies en

content zien voor het nieuwe portaal achterhalen.

Daarmee kunnen we navigatiestructuur te bepalen, de

opzet homepagina, enzovoort.

Toegang NS

Toptaakonderzoek – Respondenten (leeftijd)

Toptaakonderzoek – Respondenten (BO)

Geef aan wat jouw functie het beste typeert

Toptaakonderzoek – Respondenten (functiegroep)

Onderwerpen

Ik heb vooral een kantoorfunctie: st…

1Verlof aanvragen en inzien (vrije dag, vakantie, zorg, calamiteiten, ziekte, jaarlijkse, speciale, overuren, enz.) 8,9%

3Collega vinden (contactgegevens, aanwezigheid, expertise, smoelenboek, telefoongids, who is who) 7,8%

4 Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS) 6,3%2 E-mail en agenda inzien en beheren 5,9%

5Bedrijfs- kantoorapplicaties opstarten (SAP, Argus, HPSM, Dysis, LMS, enzovoort) 4,6%

8 NS in de media (nieuws over NS; Nu.nl, Telegraaf etc.) 4,0%

12 Organisatiestructuur, afdelingen (werkterrein, contactgegevens) 3,8%

6 Werkinstructie, -processen en -procedures (handboeken) 3,6%11 Arbeidsvoorwaarden, cao; functiebeschrijving 3,5%

Toptaakonderzoek – Toptaken kantoor

Onderwerpen

Ik sta direct in contact met reizige…

2 E-mail en agenda inzien en beheren 10,1%

1Verlof aanvragen en inzien (vrije dag, vakantie, zorg, calamiteiten, ziekte, jaarlijkse, speciale, overuren, enz.) 6,7%

7Actuele situatie op het spoor (reisinformatie, reisinfoschermen; verstoringen, enzovoort) 6,5%

10 Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling) 6,1%

4 Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS) 4,6%21 Dienstrooster 4,4%23 Bedrijfskleding bestellen (work wear web) 4,3%

5Bedrijfs- kantoorapplicaties opstarten (SAP, Argus, HPSM, Dysis, LMS, enzovoort) 4,0%

9 Vacatures (intern) 3,7%

Toptaakonderzoek – Toptaken direct contact reizigers

Aanbevelingen en aandachtspunten (1)

Op basis van de NS-brede resultaten

De top 4 taken, die samen ruim 26% van de stemmen kregen, moet de medewerker direct vanaf de homepagina en

op elke pagina kunnen starten:

• Verlof aanvragen en inzien (vrije dag, vakantie, zorg, calamiteiten, ziekte, jaarlijkse, speciale, overuren, enz.)

• E-mail en agenda inzien en beheren

• Collega vinden (contactgegevens, aanwezigheid, expertise, smoelenboek, telefoongids, who is who)

• Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS)

De taken 5 tot en met 10, samen goed voor nog eens 24% van de stemmen, verdienen een

prominente plaats op de homepagina van het intranet:

• Bedrijfs- kantoorapplicaties opstarten (SAP, Argus, HPSM, Dysis, LMS, enzovoort)

• Werkinstructie, -processen en -procedures (handboeken)

• Actuele situatie op het spoor (reisinformatie, reisinfoschermen; verstoringen, enzovoort)

• NS in de media (nieuws over NS; Nu.nl, Telegraaf etc.)

• Vacatures (intern)

• Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling).


Tijdens het werk in of om de trein, het station of werkplaats (mobiel) zijn

de volgende taken het belangrijkste:


• Actuele situatie op het spoor (reisinformatie, verstoringen,

enzovoort)

• Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling)

• Werkinstructie, -processen en -procedures (handboeken)

De prioriteit ligt hier duidelijk anders dan bij gebruik van intranet vanaf

een vaste werkplek van kantoor.



In de toptaken is een clustering te onderscheiden van taken die

bij elkaar horen:

Communicatie/organisatie:

•Collega vinden (contactgegevens, aanwezigheid, expertise,

smoelenboek…)

•Organisatiestructuur, afdelingen (werkterrein, contactgegevens)

•Vacatures (intern)


Nieuws en meldingen

• Actuele situatie op het spoor

• Melding doen defect/onveilige situatie (losse tegel, verlichting,

enzovoort)

• Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS)

• NS in de media (nieuws over NS; Nu.nl, telegraaf etc.)

• Locatie-/afdeling gebonden nieuws lezen (ontwikkelingen,

jubileum, verjaardag, enzovoort)

Toegang NS


Dagelijks werk:


• Dienstrooster

• Bedrijfs/ -kantoor applicaties opstarten

• Werkinstructie, -processen en -procedures

Toegang NS


Mijn werk(plek)zaken regelen

• Verlof aanvragen en inzien (vrije dagen, zorg, calamiteiten, ziekte, …)

• Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling)

• Bedrijfskleding

• Pensioenregeling

• Kosten declareren

• Arbeidsvoorwaarden, cao

• Jaargesprekcyclus (jaarplanning, beoordelings- en

functioneringsgesprekken)

• ICT selfservice (handleiding, toegang applicaties aanvragen, incident ICT

melden, wachtwoord wijzigen, "6000", hardware en software (aanvragen)

Toegang NS

Kennisinhoudelijke informatie

• Vakgerelateerde informatie raadplegen, kennisbank

(Machinistenplein, Materieelwijzer, Wegkennisbank, enzovoort)



De taak ‘bedrijfskleding bestellen’ is dan wel een belangrijke taak,

echter zal dit geen taak zijn die mensen op dagelijkse basis uitvoeren.

Daardoor heeft deze taak een lagere prioriteit dan andere taken.

Toptaakonderzoek - Resultaat

• Wat hebben we doorgevoerd

• Welke concessies hebben we gedaan (directie wil ook

zenden)

Toegang NS

Toptaakonderzoek - Resultaat

Toegang NS

Welke inzichten heeft Sabel NS gegeven?

De toptaken tonen aan dat het intranet door

medewerkers echt wordt gezien als een online omgeving

waar je je zaken zelf kan regelen en veel kan doén; niet

alleen maar als een communicatiekanaal

•Bevestiging van eigen bevindingen / inzichten

•Nieuwe inzichten qua toptaken

•Mapping van functies naar functiegroepen naar

Persona’s

•Input voor het nieuwe werken

Toegang NS

Tot slot

• Werkt het ..?

• Vragen..?

Toegang NS