Integrantes:

González AndrésJaimes FernandoMolina OrlandoPonce Fernando

Rodríguez Miguel Ángel

Productividad Aplicada

Ingeniería Industrial

Profesor(a): Ing. Ovalle Palma Paola

BROWN PAPER

El Brown Paper es una metodología que se utiliza para describir y entender un proceso existente.

“Esta técnica se origino en el seno de las fabricas cuando alguien, en algún momento, necesito pensar en voz alta, sobre los procesos existentes en la sección”.

La técnica combina el pensamiento convergente y el divergente. En una primera etapa, los participantes escriben sus ideas en Post It y, posteriormente, los colocan en el "Brown paper". Una vez situados, se concede un tiempo para que todos los participantes puedan leer las aportaciones de los demás.

Después, se realiza una segunda ronda ya que, a menudo, leer las ideas de otras persona resulta inspirador.

Antes de iniciar con el brown paper de un proceso es necesario recordar que:

Los procesos en las organizaciones funcionales ya existen, el problema principal es que están “partidos” por lo que nadie es responsable de ellos en su totalidad, solo se encuentran responsables de partes del proceso.

Se tienen diferentes tipos de actividades dentro de los procesos.

Rediseño de cada Proceso

La herramienta tradicional para realizar el brown paper es el Post-it.

Es necesario que el nivel de detalle al que se ilustre el proceso sea lo suficientemente bueno como para poder analizar actividades sustanciales, pero no tan especifico que lleve a detalles insignificantes que impliquen perdida de tiempo.

Recibe llamada

Llena solicitud

Actualiza base de datos

Respuesta al cliente

Valida cálculos financieros

Envía correo electrónico

Atiende reporte

Ejemplo de actividades sustanciales:

Especificar claramente a que segmento de clientes

se esta pretendiendo darles valor con el proceso

que se va a ilustrar.

El tiempo de elaboración “No debe” ser superior a

ocho horas .

Iniciar por los extremos del proceso, para lo que se

recomienda plantear preguntas.

¿Cuál es el gatillo del proceso

¿Cual es el fin del proceso?

¿Hay valor para el cliente?

¿Nos pagaría por ello?

¿Cómo se refleja este valor para la compañía?

¿Es un proceso?

Ejemplo: En los Procesos de Negocio (Sustantivos):

¿Cuál es el gatillo del proceso?

¿Cuál es el fin del proceso?

¿Hay valor para el usuario?

¿Le pagaríamos por ello?

¿Es un proceso?

En los procesos de soporte (Adjetivos: asuma que una compañía lo va a hacer):

La metodología recomienda los siguientes aspectos físicos:

Se ilustrara el proceso como esta y no como se supone debe estar.

Iniciar por los extremos del proceso los cuales están ilustrados en el mapa de alto nivel.

Usar post-it de diferentes colores asignando uno diferente por tipo de actividad.

Ejemplos de asignación de colores:

Amarillo: actividades.

Fiusha: decisiones.

Azul: sistemas de información.

Verde: verificaciones.

Naranja: papel (formatos).

Verde claro: conectores y fines.

Morado: cambio de área.

Lila: relaciones con otros procesos.

Usar copias de los formatos reales que se utilizan en los diferentes pasos del proceso para ilustrarlo mas claramente: solicitudes, hojas de pedido, entradas y salidas de almacén, facturas, etc.

En los post-its se coloca la información «sujeto – verbo en tercera persona – complemento».

En los post-its que se refieran a decisiones debe haber una pregunta exclusivamente con dos posibles respuestas «si» y «no», por lo que el pos-it tendrá dos salidas. Este es el único tipo de actividad donde el post-it se coloca en forma de rombo.

Se recomienda primero ilustrar la opción del proceso mas directa en el cual se llega mas rápidamente al fin del proceso «condiciones ideales», y posteriormente «regresar» a las condiciones no ideales donde probablemente se usaran conectores para «regresar» a la opción mas directa.

El flujo debe ser continuo y preferentemente de izquierda a derecha.

Finalización