Download - Brochure Ultimo Facility Management

FacilityManagement

FacilityManagement Facility

Management

FacilityManagement

Ultimo FacilityManagement

2 3

Met onze software en

services uw processen

optimaal ingericht

Inleiding

Het is onze filosofie dat de software aangepast moet kunnen worden aan de werkwijze van de organisatie in plaats van dat de organisatie zich moet voegen naar het systeem. Uiteraard is de implementatie van Ultimo vaak wel aanleiding voor proces- optimalisaties, die mogelijk zijn met behulp van de applicatie. Dankzij de flexibiliteit kunnen wij de software in verregaande mate aanpassen aan uw specifieke situatie. We hebben het dan niet over maatwerk, maar over aanpassingen binnen de standaard met behulp van de Ultimo Customization Tool. Het doel is om de software zo optimaal mogelijk aan te laten sluiten bij uw werkprocessen en daarmee de prestaties verder te verbeteren.

Dankzij de Ultimo Customization Tool is het onder meer mogelijk om autorisaties in te stellen, schermen, menu’s, velden en veldlabels aan te passen en nieuwe menu’s en schermen aan te maken. Ook kunt u velden en tabellen toevoegen en extra relaties vastleggen in het systeem. Bovendien kan zonder programmeerwerk door de consultant of door uw eigen applicatiebeheerder functionaliteit worden toegevoegd of aangepast.

Ultimo flexibiliteit met de Ultimo Customization Tool

Surface

Nokia Lumia

DesktopLaptop

Samsung Galaxy iPadiPad miniiPhone 5Samsung Tab

Surface

Nokia Lumia

Desktop Laptop

Samsung GalaxyiPad iPad mini iPhone 5 Samsung Tab

Door de sterke nadruk op usability bij de ontwikkeling van de software, is de software volgens onze klanten prettig in gebruik. Voorbeelden zijn het gebruik van aansprekende pictogrammen, handige verkenners, intelligente zoekmogelijkheden en de eenduidige schermopbouw met handige tabbladen en informatie pop-ups, zodat bijbehorende informatie altijd snel voorhanden is.

Voor elke organisatie en ondersteuningsbehoefte bieden wij een passende oplossing. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om middels een gefaseerd groeimodel de ondersteuning naar wens uit te breiden, waardoor de investering en implementatie behapbaar blijven. Maar u kunt ook starten met een eenvoudige en goedkope Lite-variant van onze software. Wilt u op een later moment doorgroeien naar de volledige versie van Ultimo Facility Management? Dan is dit ook tegen aantrekkelijke voorwaarden te realiseren.

Kenmerkend Ultimo

De software kan worden aangeschaft, zodat u zelf eigenaar wordt en het beheer in eigen handen neemt, of u kunt er voor kiezen om een maandelijkse huurovereenkomst aan te gaan (Software as a Service), waardoor u geen eigenaar wordt, maar ook geen omkijken hebt naar het beheer van de software.

Naast de toonaangevende software bieden wij u een uitgebreid dienstenaanbod om u te begeleiden bij de implementatie en te ondersteunen bij het dagelijkse gebruik, in de vorm van trainingen en onze deskundige helpdesk.

Een duurzame investering met lage beheerkostenMet een investering in Ultimo geniet u lange tijd van een technologisch vooruitstrevend product, dat op continue basis wordt doorontwikkeld door ons eigen team software developers. Doordat u ook zelf aanpassingen in de software aan kunt brengen, kunt u de beheerkosten laag houden, door te besparen op consultancykosten.

Uw gebruiksvriendelijke standaard op maat U krijgt de beschikking over bewezen en gebruiksvriendelijke standaardsoftware, conform marktstan- daarden. Maar uw situatie blijft op bepaalde aspecten uniek. De software is daarom eenvoudig op maat te snijden om extra rendement en gebruiksgemak te behalen. Hiervoor krijgt u de beschikking over een standaard meegeleverde customization tool.

Alle ondersteunende processen onder één parapluDe Ultimo software kan prima worden ingezet voor een eenvoudig vraagstuk, maar indien u dat wenst is Ultimo ook uitstekend in te zetten als integrale oplossing voor facility management, maintenance management, IT service management, fleet management & human resource management. Alles eenvoudig onder één paraplu, ongeacht uw bedrijfsgrootte of branche.

Al sinds 1988 betrokken en betrouwbaar De betrokken houding vloeit voort uit het jarenlang opgebouwde vakmanschap en de overtuiging van het nut van praktisch toepasbare software. Bij de (door-) ontwikkeling van de software staan ontwikkelingen in de markt en de meningen van onze klanten, die middels klantenpanels actief participeren, centraal. De organisatie heeft sinds de oprichting een solide (financieel) beleid gevoerd en is vandaag de dag dan ook een betrouw- bare partner voor diverse stakeholders, ook op maatschappelijk gebied.

Al sinds 1988 ondersteunen wij organisaties bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Met behulp van onze modulair opgebouwde software voorzien wij u van een pasklare oplossing. Niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst. Want dankzij de flexibiliteit is de standaard software ook nog eens op maat te snijden op uw unieke situatie. En als die situatie verandert, dan verandert de software eenvoudig met u mee. Dankzij het flexibele karakter en de modulaire opbouw is het tevens mogelijk om extra synergie te behalen, door al uw andere ondersteunende processen binnen uw organisatie met hetzelfde systeem te automatiseren.

4 5

Self Service

Extra gebruiksvriendelijk Uw klanten krijgen de beschikking over een persoonlijke Self Service-pagina, die eenvoudig via internet of intranet te benaderen is. Omdat uw klanten veelal niet zelf actieve gebruikers van Ultimo Facility Management zijn, hebben we bij de vormgeving van de pagina’s extra nadruk gelegd op de gebruiksvriendelijkheid. Dit kenmerkt zich met name door het gebruik van herkenbare pictogrammen. Als organisatie stelt u een set diensten (met bijbehorende pictogrammen) beschikbaar. Uw klanten kunnen hun klachten, wensen, informatie-aanvragen of storingen met een klik op het bijbehorende pictogram kenbaar maken. U kunt uw klanten extra uitleg geven over de te nemen stappen en procedures middels handige instructiepagina’s. Nadat de klant de melding heeft doorgegeven, kan hij/zij de melding terugzien in een handig overzicht en wordt op de hoogte gehouden van de vorderingen.

De klant van vandaag de dag is veeleisend en wil actief betrokken worden bij de dienstverlening. Met behulp van de module Self Service is het mogelijk om uw klanten op actieve wijze te betrekken bij de facilitaire dienstverlening en bent u in staat om de druk op de bestaande servicedesk te verminderen.

Stel zelf uw beschikbare aanbod samenWelke zaken u beschikbaar stelt, is geheel aan u. Zo creëert u een op maat gemaakt dienstenaanbod voor uw klanten. Enkele veel voorkomende voorbeelden uit de praktijk zijn: • Het aanmaken van reserveringen (zalen, middelen, diensten en catering) • Het doorgeven van storingsmeldingen • Het aanvragen van sleutels of andere persoonlijke middelen (bijvoorbeeld mobiele telefoons) • Het aanvragen van openbaar vervoer, poolauto’s, fietsen of taxiritten • Het aanvragen van schoonmaakwerkzaamheden • Het aanvragen van (kantoor)artikelen • Het aanvragen van IT-middelen • Het doorgeven van klachten • Het inzien van rapportages

Ultimo zorgt ervoor dat de meldingen automatisch op de juiste plek terecht komen en kan ondersteuning bieden bij de borging van elk gewenst proces door het instellen van de juiste notificaties.

Ultimo Facility Management beschikt standaard over een groot aantal functionaliteiten. Het basispakket is tevens naar wens uit te breiden met optionele modules. Alle softwaremodules worden op de volgende pagina’s kort beschreven. In de hiernaast geplaatste figuur kunt u zien welke modules u standaard tot uw beschikking krijgt en welke modules optioneel in te zetten zijn.

Moduleoverzicht

FacilityManagement

INDIENSTSTELLING

MULTI-JOBS

WERKVER-GUNNINGEN

HSE-INCIDENTEN-BEHEER

MANAGEMENTOF CHANGE

WACHTOVERDRACHT

PROJECTENBEHEER

SLEUTELBEHEER

VOORRAADBEHEER & INKOOP

CONDITIEMETINGEN

VERHUIZINGEN

SERVICEDESK

WERKORDER-BEHEER

PERIODIEKONDERHOUD

ULTIMO GO

RESERVERINGEN

CONTRACTENBEHEER

KOSTENREGISTRATIE

AFSCHRIJVINGEN

FACTURATIE

UREN-VERANTWOORDING

SERVICE LEVELAGREEMENTS

MEERJAREN-PLANNING

ONDERHOUD

VERHUUR-ADMINISTRATIE

LANGE TERMIJNASSET PLANNING

MIDDELENBEHEER

UITGIFTEBEHEER

VASTGOEDBEHEER

MEDISCHETECHNOLOGIE

ULTIMOCUSTOMIZATION

TOOL

AUTORISATIEBEHEER

WORKFLOWSCHEDULER+

E-MAILIMPORT

DIVERSE INTERFACES

DASHBOARDS

RAPPORTAGES

KENNISBOOM

STANDAARDNOTIFICATIES

VERZENDENVAN E-MAIL

STAMGEGEVENS-BEHEER

PERSONENBEHEER

SELF SERVICE

COMMUNICATIE

WERKSTROOM

FINANCIËN

OBJECTEN

FLEXIBILITEIT & TECHNIEK

STANDAARD

OPTIONEEL

DEELS STANDAARD, DEELS OPTIONEEL

Ook te combineren met onze oplossingen voor:

Fleet Management

Maintenance Management

IT Service Management

Infra Asset Management

Facility Management

Fleet Management




Facility Management

Fleet Management




Facility Management

Fleet Management




Facility Management

4

6 7

Surface

Nokia Lumia

Desktop Laptop


Surface

Nokia Lumia

DesktopLaptop


Uw voordelen

+ Maak gebruik van uitgebreide dashboards en rapportages om snel inzicht te krijgen of om grondig te analyseren + Ondersteun uw servicedesk met een optimale workflow, zodat de KWIS (klachten, wensen, informatieaanvragen en storingen) adequaat worden geregistreerd en opgevolgd + Gebruik de kennisboomintegratie voor uw servicedesk of in de Self Service portal om de afhandeling van meldingen te versnellen door gebruik te maken van de opgebouwde knowledge base + Vergroot de efficiency door structuur aan te brengen in de werkzaamheden van de back office(s) + Toon bij audits en controles eenvoudig aan dat u belangrijke regelgeving naleeft en aan normen voldoet door de overzichtelijke en toegankelijke wijze van gegevensopslag

Faciliteer het Nieuwe Werken,

doordat uw medewerkers

vanaf elke werkplek met

een internetbrowser, thuis

of op de zaak, met Ultimo

kunnen werken

Gebruiksvriendelijke planners maken het

werk eenvoudig planbaar en inzichtelijk

FacilityManagement

7

DashboardsOm het inzicht te vergroten en te monitoren of u aan uw doel-stellingen voldoet, kunt u met dashboards sturen op belangrijke Key Performance Indicatoren (KPI’s). Zo houdt u onder meer grip op de planning, uitvoering en voortgang van activiteiten en borgt u uw Service Level Agreements. Indien u meer diepgang wenst, kunt u optioneel gebruik maken van rapportagetool Qlikview. Speciaal voor Ultimo zijn er templates ontwikkeld waarmee u een volledig dynamisch en interactief management-overzicht tot uw beschikking heeft.

RapportagesNaast de monitoring van KPI’s is het wenselijk om via rapportages inzicht te krijgen in uw prestaties. Standaard zijn een groot aantal rapportages beschikbaar, die bijvoorbeeld inzicht geven in de voortgang van activiteiten en financiële resultaten. Met een externe rapportagetool kunt u rapportages naar wens aanpassen. Ook kunt u selectielijsten en gefilterde informatie rechtstreeks exporteren naar Excel, om daarin verder te verwerken en presenteren.

KennisboomMet de kennisboom bieden we uw front office medewerkers extra gemak bij het aannemen van meldingen. Hierdoor zijn zij in staat om meldingen sneller eerstelijns af te handelen en zodoende de druk op de back office(s) te verminderen. Deze functionaliteit kan ook gebruikt worden in de module Self Service en biedt zodoende extra gemak voor uw (interne) klanten en kan een reducerende werking hebben op het aantal meldingen. Standaard notificaties Standaard krijgt u de beschikking over een set ingestelde notificaties, waarmee u op de hoogte blijft van belangrijke gebeurtenissen in uw Ultimo-omgeving. Zo borgt u de voortgang van activiteiten en voorkomt u onnodige kosten als u contracten op tijd wilt opzeggen.

Verzenden van e-mailIn Ultimo kunt u e-mails versturen om belanghebbenden te informeren. Middels diverse emailtemplates kunt u uw klanten proactief informeren. Met de Ultimo Customization Tool maakt u eenvoudig nieuwe templates aan of past u bestaande templates aan.

StamgegevensbeheerLeg diverse stamgegevens vast, die worden gebruikt bij de andere modules. Denk bijvoorbeeld aan de leveranciers-, inventaris- en installatiegegevens. Ook kunnen verschillende soorten documenten worden vastgelegd.

PersonenbeheerMet behulp van deze module legt u de gegevens vast van uw medewerkers. Een interface met Active Directory of een HRM-systeem is mogelijk. De informatie wordt gebruikt bij de andere in gebruik zijnde modules. Ook informatie met betrekking tot bedrijfshulpverlening (BHV) kan worden vastgelegd.

ServicedeskMet de module Servicedesk beheert u op gestructureerde en gestroomlijnde wijze binnenkomende storingen, (aan)vragen, klachten, reserveringen of bestellingen. Meldingen die niet direct opgepakt kunnen worden, zet u eenvoudig door naar de juiste afdeling (back office). De voortgang van de meldingen is op elk moment inzichtelijk.

WerkorderbeheerDe module Werkorderbeheer bevat alle middelen voor het aanmaken en afhandelen van activiteiten, bijvoorbeeld een storing of aanvraag. Gebruiksvriendelijke planners maken het werk eenvoudig planbaar en de workload goed inzichtelijk. Het werkorderproces kan volledig aangepast worden aan uw processen, door aanpasbare voortgangsstatussen in de software. De vastgelegde informatie (kosten, uren, gebruikte materialen) wordt gebruikt om urenstaten bij te werken, kostendoorbelas-tingen door te voeren, rapportages en dashboards te voeden en voorraadniveaus te muteren.

Periodiek onderhoudDiverse onderhoudsactiviteiten dienen periodiek uitgevoerd te worden. Met deze module genereert u deze activiteiten en voorkomt u dat de uitvoering wordt overgeslagen. Denk hierbij aan controles van brandblusmiddelen, waterkranen (legionella), of andere relevante inventaris en installaties. Opgebouwde historische gegevens inzake uitgevoerd periodiek onderhoud zijn eenvoudig op te zoeken ten behoeve van audits en controles.

8 9

Intuïtief en gebruiksvriendelijk facilitaire

reserveringen aanvragen en -maken

Het zorgvuldig beheren en monitoren

van uw contracten kan aanzienlijke

besparingen opleveren

Uw voordelen

+ Krijg meer grip op uw bedrijfsmiddelen, meldingen, contracten en te verlenen diensten en realiseer verbeterprogramma’s + Door uw kosten zorgvuldig te registreren, geniet u van de voordelen van diverse kostenoverzichten. Hiermee houdt u grip op uw facilitair beleid en de uitvoering + Vergroot de duurzaamheid door energiekosten vast te leggen en te vergelijken

9

ReserveringenDe module Reserveringen faciliteert het reserveren van ruimtes, catering, middelen en bijbehorende diensten, met registratie van interne aanwezigen en externe bezoekers, inclusief afhandeling en doorbelasting van het proces en de kosten. De module is eenvoudig in gebruik door herkenbare iconen en afbeeldingen. Daarnaast zijn er uitgebreide mogelijk-heden voor terugkerende reserveringen en het organiseren van evenementen (bijvoorbeeld met meerdere ruimtes).

ProjectenbeheerDeze module ondersteunt u bij het opstellen van (deel-) projecten: van de voorbereiding tot aan de planning en bewaking. Bovendien heeft u uitstekend inzicht in alle financiële implicaties van projecten. Een voorbeeld van een project is een verbouwing of uitbreiding van uw vastgoed.

SleutelbeheerGebruik de module Sleutelbeheer voor de vastlegging van aan de gebouwstructuur gerelateerde cilinders en sleutels/passen, inclusief het uitgifte- en innameproces.

Voorraadbeheer & InkoopHoud grip op uw voorraden en de inkoop van middelen. Registreer het volledige proces van offerteaanvraag, bestelling, leveringen/retouren en (credit)facturatie. Optioneel is webshopintegratie mogelijk in combinatie met de module Self Service. U houdt hiermee meer controle over het bestelproces vanuit Self Service en kunt efficiënt uw producten leveren.

ConditiemetingenOm een objectief beeld te verkrijgen van de actuele onder-houdstoestand van uw installaties of vastgoed maakt u gebruik van conditiemetingen, gebaseerd op NEN 2767. Deze informatie is een uitstekende basis voor het genereren van realistische onderhoudsplanningen.

VerhuizingenCoördineer projectmatige of ad hoc verhuizingen en stuur indien nodig de ondersteunende back offices (bijvoorbeeld technische dienst of automatisering) tijdig aan. Het doel is een vlekkeloos lopend proces en vlotte (administratieve) realisatie.

Multi-jobsDe module Multi-Jobs is speciaal gemaakt voor de coördinatie van multidisciplinaire werkzaamheden. Immers, in de praktijk is het soms wenselijk om werkzaamheden te bundelen of in volgorde na elkaar uit te laten voeren. Bijvoorbeeld bij een kleine verbouwing of bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Een bijbehorend Gantt-diagram maakt de planning erg overzichtelijk.

Werkvergunningen, HSE-incidenten, Management of Change, Wachtoverdracht & IndienststellingBovenstaande modules vormen samen de HSE-suite. Met deze suite is het mogelijk om op professionele wijze het HSE (Health, Safety & Environment)-beleid binnen uw organisatie met Ultimo te ondersteunen. Voor meer informatie over deze modules is afzonderlijke documentatie beschikbaar.

ContractenbeheerBeheer uw contracten en verzekeringen digitaal en vergroot het overzicht en de structuur. Maak ook looptijden en opzeg- termijnen inzichtelijk, zodat u op tijd uw afspraken bij kunt sturen of beëindigen. Er kunnen relaties worden gelegd met werkorders, periodiek onderhoud en voorraadbeheer en inkoop.

KostenregistratieOptimaliseer uw facilitair beheer met behulp van diverse kostenoverzichten. Door een zorgvuldige kostenregistratie houdt u tevens grip op de uitputting van uw budget(ten).

AfschrijvingenBeheer de afschrijvingen van uw objecten op basis van diverse beschikbare afschrijvingsmethodieken. In combinatie met de technische en economische levensduur van objecten kunt u op overzichtelijke wijze de vervanging bepalen en onderbouwen met de optionele Grafische Vervangingsplanner.

FacturatieDe gemaakte kosten van materiaal, personeel, gereedschap, externen en bestellingen kunnen middels deze module eenvoudig worden gefactureerd aan de juiste interne of externe kostenplaatsen.

UrenverantwoordingVerwerk de productieve en niet-productieve uren van uw medewerkers en weet op elk moment waar de meeste tijd aan wordt besteed.

Service Level AgreementsDe module Service Level Agreements gebruikt u om uw dienstverlening aan (interne) klanten te borgen, inclusief een eventuele relatie naar externe en interne service-afspraken. Maar de functio-naliteit kunt u ook toepassen bij de serviceverlening van externe leveranciers aan uw organisatie.

Surface

Nokia Lumia

Desktop Laptop


Surface

Nokia Lumia

DesktopLaptop


10 11

MiddelenbeheerVia deze module kunnen alle gegevens over (gebouwgebonden) installaties, inventaris, instrumenten en andere bedrijfsmiddelen worden vastgelegd. Bovendien kunnen verwante afbeeldingen, documenten en tekeningen worden gekoppeld. Vergroot met deze module bijvoorbeeld het inzicht in de locaties van bedrijfs-middelen en houd grip op de inzetbaarheid.

UitgiftebeheerHoud met een overzichtelijke grafische planner grip op de uitgegeven bedrijfsmiddelen en registreer ook wanneer u bepaalde middelen retour mag verwachten.

VastgoedbeheerBreng overzicht aan in uw vastgoedportefeuille en de daarbij horende ruimtes conform NEN 2580. Naast inzicht in beschikbare gebouwen, bouwlagen en ruimtes legt u WOZ-beschikkingen vast en zijn er mogelijkheden voor CAD-integratie beschikbaar.

Medische TechnologieDe module Medische Technologie levert een wezenlijke bijdrage aan het verbeteren van de kwaliteit van regie en beheer met betrekking tot de medische technologie. De tool helpt zieken-huizen met een beter risicomanagement en juiste borging van periodieke (onderhouds)activiteiten. Voor meer informatie over deze module is afzonderlijke documentatie beschikbaar.

Meerjarenplanning OnderhoudMaak een budget voor het meerjarig onderhoud aan gebouwen en gebouwgebonden installaties, op basis van verschillende prijs- en cyclusbepalingsmethoden. Het is ook mogelijk om meerdere scenario’s en indexpercentages te hanteren in uw jaarplannen. Uw jaarplan zet u tenslotte om in concrete takenpakketten voor de uitvoering (intern of extern).

VerhuuradministratieDe module Verhuuradministratie ondersteunt u bij het overzichtelijk beheren van verhuurbare eenheden, bijbehorende huurcontracten en verschaft u een duidelijk beeld van de huur-opbrengsten. U krijgt ook meer inzicht in de beschikbaarheid en bezettingsgraden. De periodieke facturatie wordt ondersteund en er is een standaardinterface beschikbaar om te integreren met financiële systemen. Mede dankzij deze module is het mogelijk om te voldoen aan de weten regelgeving inzake extramuralisering in de zorg. De module is uiteraard ook geschikt voor organisaties in andere sectoren.

Lange Termijn Asset PlanningMet de module Lange Termijn Asset Planning kunt u een lange termijn begroting opstellen voor levensduurverlengend onderhoud, renovatie en vervanging van assets gebaseerd op de kosten en condities. U kijkt hiermee op hoger abstractieniveau naar uw assets in termen van techniek en financiële waarde.

Behaal synergie en bespaar kosten door facility

management en IT service management integraal

te ondersteunen in één systeem

Uw voordelen

+ Oefen meer controle uit over uw vastgoed en bijbehorende onderhoud en optimaliseer de administratie van uw verhuurbare eenheden + Verhoog de efficiency en verlaag de administratieve last door te profiteren van de vele integratiemogelijkheden met andere bedrijfssoftware

11

Diverse interfaces (business integration)Integratie met andere systemen werkt bevorderlijk voor de efficiency en voorkomt in veel gevallen dubbel werk. Met de Ultimo Business Integration Packs heeft Ultimo een oplossing gerealiseerd om moderne en goed onderhoudbare interfaces te realiseren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te integreren met MS Office, Auto CAD, gebouwbeheersystemen, ERP-systemen, HRM-systemen, Active Directory, documentmanagementsyste-men, prijzenboeken, kostenbestanden, sleutelbeheersystemen en network inventory tools.

Ultimo Customization ToolStandaard krijgt u de beschikking over de unieke Ultimo Customization Tool. Hiermee bent u in staat om zonder programmeerwerk diverse aanpassingen in de Ultimo software door te voeren. U of uw applicatiebeheerder kunnen deze zelf uitvoeren, maar onze consultants staan ook tot uw beschikking. Om u wegwijs te maken, bieden we een aantal specifieke trainingen aan voor het gebruik van de Ultimo Customization Tool.

AutorisatiebeheerStandaard beschikt de software over vele autorisatiemogelijk- heden, bijvoorbeeld voor het toegangsbeheer per gebruikers-groep. Optioneel is het mogelijk om op een meer individueel niveau instellingen in te regelen. Met site-licenties sluit u andere vestigingen van uw organisatie eenvoudig aan op uw Ultimo-database, met de mogelijkheid voor eigen instellingen.

Workflow Scheduler+Met de Workflow Scheduler+ kan voor custom workflows ingesteld worden of, wanneer en hoe vaak deze moeten worden uitgevoerd. Denk aan het verzenden van e-mails of een opdracht tot het genereren van een rapportage.

E-mailimportMet de module E-mailimport kunt u e-mails importeren in Ultimo en deze laten omzetten in een melding. Bij gebruik van een social media monitoringtool is het ook mogelijk om berichten in te lezen in Ultimo.

Surface

Nokia Lumia

Desktop Laptop


Surface

Nokia Lumia

DesktopLaptop


12 13

Verricht een groot deel van uw facilitaire werkzaamheden mobiel met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+. U bent dus niet meer gebonden aan de computer op uw werkplek en bent vrij om te gaan en staan waar u wilt. Gebruik uw mobiel of tablet om direct op locatie werkzaamheden af te handelen. U kunt ook nieuwe activiteiten aanmaken en informatie raadplegen. En dat alles via een eenvoudige touch-bediening. En het mooie is dat de mogelijkheden in de toekomst steeds verder worden uitgebreid.

IT Service Management software

Werkzaamheden afhandelenInspecties afhandelenNieuwe werkzaamheden meldenWerkzaamheden inzien en prioriterenGegevens van middelen en gebouwen e.d. inzienGegevens van leveranciers of personeel inzienGegevens van reserveringen inzienRechtstreeks contact opnemen met contactpersonen via device (bellen/e-mail)Contracten (met bijv. leveranciers) inzienGebruiksvriendelijke zoekfunctieOffline beschikbaar: ook zonder internetverbinding kunnen werkenCamera-integratie (foto’s koppelen)Scannen (QR-code, barcode)GPS-integratie

Mobiel werken met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+

Vraag bij ons meer informatie op over de benodigdehard- en software en de voorwaarden.

Kwaliteitsimpuls bij incidenten en service-aanvragenVerbeter de kwaliteit en verhoog de efficiency bij de afhandeling van incidenten en service-aanvragen bij uw servicedesk/help-desk. Met de kennisboom-integratie en de borging van afge-sproken Service Level Agreements beschikken de medewerkers over handige tools om de eerstelijns afhandeling zo optimaal mogelijk te verrichten. Meldingen die niet direct afgehandeld kunnen worden, worden doorgezet naar de juiste back office.

Op communicatief gebied is het mogelijk om Self Service in te zetten, waardoor de druk op de helpdesk verlaagd kan worden. Het voordeel van Self Service is dat uw klanten ‘in control’ en betrokken zijn bij hun melding. De opgebouwde kennis in de kennisboom kan ook door klanten gebruikt worden, met als mogelijk resultaat dat een melding al verholpen is, voordat hij gemeld is. Middels e-mail wordt de klant op de hoogte gehouden van de status.

Uw IT-omgeving strak geregisseerdDe IT-omgeving van uw organisatie vertegenwoordigt een grote waarde. De ITSM software verschaft u direct meer inzicht in uw IT-assets en IT-infrastructuur en maakt het mogelijk om uw IT-beleid adequaat bij te sturen. Het configuratiebeheer, het beheer van problemen en bekende fouten en de doorvoering van wijzigingen in de IT-omgeving verloopt op gestructureerde wijze. De IT Service Management software biedt verder onder-steuning bij het beheer van contracten, release management, afschrijving en vervanging, voorraadbeheer en inkoop van IT-middelen.

Dashboards en rapportagesMaak gebruik van de standaard aanwezige dashboards en rapportages om KPI’s te monitoren en resultaten te analyseren. Voor diepere analyses kunt u zelf nieuwe rapportages aanmaken en optioneel gebruik maken van de Qlikview template voor Ultimo IT Service Management.

Meer informatie Voor meer informatie over Ultimo IT Service Management is een aparte brochure beschikbaar.

Naar wens kunt u Ultimo Facility Management uitbreiden met de oplossing IT Service Management. U beschikt hierdoor over één integrale softwaretool voor Facility Management & IT Service Management. U bespaart op de beheerkosten en geniet van de synergie die het werken met dezelfde software oplevert. De IT Service Management software is een volwaardige oplossing voor professioneel IT Service Management gebaseerd op de meest voorkomende ITIL-principes en conform de ISM/FSM-methode. Ook uw specifieke wensen en aanpassingen kunnen in de software worden doorgevoerd voor meer gebruiksgemak en betere resultaten.

13

14 15

Referenties in alle branchesDe Ultimo software wordt toegepast in alle denkbare branches: zakelijke dienstverlening, zorg, overheid, semi-overheid, onderwijs, logistiek, industrie en leisure. Ook internationaal georiënteerde klanten bieden wij passende ondersteuning. De software is namelijk beschikbaar in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits en Frans.

Zakelijke dienstverlening

LeisureOnderwijs

Zorg

Logistiek

Overheid

Bezoek onze website of YouTube-pagina voor praktijkcases en films van toonaangevende organisaties en hun ervaringen met Ultimo. Of vraag bij ons een passende referentie voor uw organisatie op. Wij staan voor u klaar.

YouTube Logo for Adobe Illustrator

www.youtube.com/UltimoSoftware

Tienduizenden gebruikers zetten Ultimo dagelijks in

Industrie

Milieu & Energie

15

16 17

ULTIMO HURENU wilt geen omkijk hebben naar het beheer en de ondersteuning van de software en u puur richten op uw kerntaken? Bovendien hikt u aan tegen een initiële investering? Dan raden wij Ultimo Facility Management Software as a Service (SaaS) aan. Met Ultimo SaaS huurt u de software in abonnementsvorm en draait uw applicatie in the cloud. Voordelen Ultimo huren: + Aantrekkelijk maandelijks abonnement en geen hoge aanvangsinvestering + Diverse supportpakketten om ondersteuning naar wens in te richten, zodat u geen omkijken heeft naar beheer, updates en onderhoud + Uw gegevens bewaard op goed beveiligde servers + Kenmerkende Ultimo flexibiliteit is ook mogelijk

Afhankelijk van uw wensen bieden wij u de mogelijkheid om Ultimo te huren of te kopen. Omdat de Ultimo software webbased is, maakt de keuze niet uit voor de beschikbaarheid van de functionaliteit.

ULTIMO KOPENWilt u liever zoveel mogelijk in eigen beheer uitvoeren en de software aanschaffen? Dan is de koopoptie voor u geschikt. U koopt het gebruiksrecht aan de voorkant af en wij kunnen u naar wens uiteraard nog ondersteunen bij de installatie, implementatie, updates en onderhoud. Wilt u zelf de software aanschaffen, maar u niet bekommeren om de infrastructurele aspecten? Dan kunnen we u ook ondersteunen middels hosting. Voordelen Ultimo kopen: + Na initiële investering geen hoge kosten meer, dus lage totaalkosten + Totale controle over het beheer van uw applicatie + Zelf de regie over invulling, updates en upgrades + Ook mogelijkheden voor hosting

Ondersteuning en customer supportIndien u na ingebruikname vragen heeft of ondersteuning wenst, kunt u terecht bij onze afdeling customer support. Het team medewerkers staat u met raad en daad bij. Afhankelijk van de huur- of koopconstructie die u met ons bent aangegaan, stellen wij samen met u een onderhoudscontract op, waarin onder andere afspraken gemaakt worden over het omgaan met updates en het gebruik van customer support.

ServicesIndien u de keuze heeft gemaakt om te profiteren van de voordelen van professionele facility management software, zijn wij er uiteraard ook voor u om u professioneel te ondersteunen bij de ingebruikname en het dagelijkse gebruik van de software. Onze dienstverlening aan u kenmerkt zich door een betrokken houding en een pragmatische insteek.

ImplementatiesOm u te voorzien van een goed werkend product conform uw wensen en eisen hebben wij een eigen implementatie- methodiek ontwikkeld, gebaseerd op onze ervaringen (sinds 1988) en de projectmanagementmethodiek PRINCE2®. In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Deze indeling is echter niet star, maar flexibel toe te passen naar gelang de complexiteit van een implementatie. Uw organisatie kan een projectleider aanwijzen, maar ook wij kunnen deze rol naar wens op ons nemen. In de uitvoering voorzien onze consultants u van deskundig advies. Ook werken wij in de praktijk regelmatig samen met organisatieadviesbureaus.

TrainingenHet feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld, zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis toepassen in de dagelijkse praktijk. Er is een groot aanbod aan trainingen beschikbaar voor zowel dagelijkse gebruikers als voor applicatiebeheerders. Bekijk onze trainingsbrochure om meer te weten te komen over het aanbod en de mogelijkheden om trainingen te volgen.

Huren of kopen. Wat heeft uw voorkeur?

FacilityManagement

FacilityManagement

16 17

18 1918

OrganisatieUltimo Software Solutions is een onafhankelijk en van origine Nederlands bedrijf, dat al sinds 1988 actief is in het ontwikkelen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de softwareproducten voor Facility, Maintenance, IT Service, Fleet en Infra Asset Management tot de marktleiders rekenen. Ultimo is gevestigd in de landen Nederland, België en Duitsland.

Het succes van ons bedrijf is te danken aan onze betrokkenheid bij de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie. Alle oplossingen zijn geheel vanuit de praktijk ontwikkeld en passen daardoor geheel bij de huidige eisen en wensen van gebruikers. De producten worden door meer dan 1.500 organisaties, in meerdere landen en in vele uiteenlopende branches, gebruikt.

Naast de ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van bedrijfssoftware, waarmee gebruikers mede in staat zijn om de eigen duurzaamheid te verbeteren, nemen wij als organisatie ook de verantwoordelijkheid voor de effecten van de eigen bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Hiervoor hebben wij een concreet MVO-beleid geïmplementeerd. Lees hier meer over op onze website.

Ultimo Software Solutions bv Waterweg 3 8071 RR Nunspeet Nederland Tel: +31(0)341- 42 37 37

Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, Gebouw A Schaliënhoevedreef 20 2800 Mechelen, België T +32(0)15 – 44 41 44

Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße 13 46537 Dinslaken Duitsland T +49(0)2064 – 828 47 54

Algemeen e-mail: [email protected] internet: www.ultimo.com

19

© 2014. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een

geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken

zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren.