Download - Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Transcript
Page 1: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchieven

Nederlandsevertaling

CoreTrustworthyDataRepositoryRequirements

DSA-WDS,2016

Page 2: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

2

Nederlandsevertaling

Maart2017

TheCoreTDRStandardsandCertificationBoarddoesnotofferformalapprovaloftranslationsbuthasbeenmadeawareofthiswork.TheBoardre-iteratesthatallself-assessmentsandreviewsmustbeundertakenagainsttheEnglishlanguageCoreTDRRequirementsandremindsusersoftranslationstoensurethatthetranslationreferstothelatestversionofthestandard.ForfurtherinformationabouttheCoreTDRcertificationpleasecontactinfo@datasealofapproval.orgorgotohttps://www.icsu-wds.org/contact-info.

DeNederlandsevertalingistotstandgekomendoor• KeesWaterman,DANS• MargrietvanGorsel,NationaalArchief• BarbaraSierman,KoninklijkeBibliotheek• MarcelRas,NationaleCoalitieDigitaleDuurzaamheidVertaling:AdvanHeijsteMIM,VHIC

ThistranslationoftheCoreTDRRequirementsV.1(2016)(https://drive.google.com/file/d/0B4qnUFYMgSc-eDRSTE53bDUwd28/view)wasundertakenbytheDutchCoalitiononDigitalPreservation(NCDD).Furtherinformationaboutthistranslationmaybefoundatwww.ncdd.nlwithdetailsofterminologicalextensionsoramendmentstothestandardglossaryat.Voormeerinformatieoverdevertaling:NationaleCoalitieDigitaleDuurzaamheidPostbus904072509LKDenHaaginfo@ncdd.nlãDSA-WDSCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0(November2016)

Page 3: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

3

Contextenverantwoording

Toelichtingopdebasiseisenvoorbetrouwbare,duurzaamtoegankelijkedigitalearchievenVooruligtdeNederlandsevertalingvandebasiseisenvoorbetrouwbare,duurzaamtoegankelijkearchievenzoalsdiedoordeDSA-WDSWorkingGrouponRepositoryAuditandCertificationin2016zijnopgesteld.DewerkgroepheefthierindevereistenvanhetkeurmerkDataSealofApproval(DSA)endeICSUWorldDataSystem(ICSU-WDS)samengevoegd.Dezebasiseisenvoorbetrouwbare,duurzaamtoegankelijkearchieven(vertalingvanCoreTrustworthyDataRepositoryRequirements1)zijnbedoeldomdeeigenschappenvandigitalearchieven,ineersteinstantieinde(wetenschappelijke)onderzoekswereldtetoetsenaandehandvanzestienrichtlijnen2.MetdezeNederlandsevertalinghopenwijNederlandstaligeorganisatiestegemoettetredendiezichoriënterenopofstartenmeteencertificeringstraject.HetbelangvancertificeringArchieven,museaenbibliothekenbeherenintoenemendematededigitaleproductenvanonzesamenlevingenvervullendaarmeederolvandigitaalarchief.Subsidieverstrekkersenfinanciers,dataproducentenendepotgevers,consumentenengebruikersmoeteneropkunnenvertrouwendatdezebeheerdersdedigitalecollectiesdiezijonderhunhoedehebbenvoordelangetermijnveiligstellenentoegankelijkhouden.Debegrippenduurzaamheidenvertrouwenbrengeninveleopzichtenuitdagingenmee.Dezeuitdagingenliggenopallerleiterreinen:organisatie,techniek,financiëleenjuridischeaspecten,etc.Certificeringkaneenbelangrijkebijdrageleverenaanhetgaranderenvandebetrouwbaarheidenduurzaamheidvandigitalearchievenendaarmeedelenvandedigitaleinformatie-objectendieonsgezamenlijkerfgoedvormen.Vertrouwenligtdaarmedeaantengrondslag.Certificeringbiedtdemogelijkheidomdatvertrouwenmeermeetbaareninzichtelijktemaken–enbijallebelanghebbenden.Certificeringisgeenkwestievan‘allesofniets’.Daadwerkelijkeenformelecertificeringenhetbehalenvankeurmerkenisvanbelangvoorbeheerdersene-depotvoorzieningen.Daarnaastkunnendeverschillendecertificeringsinstrumentenookgebruiktwordenalschecklistsenhandreikingendiehelpenbijhetevaluerenvandeeigenorganisatieendeeigenprocessen.Hetprimairedoelisdanprofessionalisering,latermogelijkgevolgddoorcertificering.

InternationaalraamwerkInformatiebeheerdersenanderebetrokkenenkunnenterugvallenopeenraamwerkvanverschillendeinternationalecertificeringstandaardenvoordigitalearchievenomdekwaliteitvanhunwerkprocessenenbeheersystementetoetsenenteverbeteren.Een‘trustworthydigitalrepository’

(tdr)iseentermdiedanvaakwordtgebruikt.Intoenemendematevancomplexiteitendiepgangzijndevolgendedrieinstrumentenbeschikbaar:deCoreTrustworthyDataRepositoryRequirements(DSA-WDS),hetnestorSeal(toetsingopDIN-standaard31644)endeISO-certificering(16363).De

1https://drive.google.com/file/d/0B4qnUFYMgSc-eDRSTE53bDUwd28/view2http://www.datasealofapproval.org/en/information/requirements/

Page 4: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

4

toetsinglooptinintensiteituiteenvaneen‘peerreview’vanopgeleverdedocumentatieinhetgevalvanDSA-WDS,toteenvoorbereid‘on-site’bezoekvaneenexternaudit-teaminhetgevalvanISO.DitstelselvancertificeringsinstrumentenisvastgelegdinhetEuropeanFrameworkforAuditandCertificationofDigitalRepositories3. SamenwerkingVoorindividuelecollectiebeherendeorganisatiesisheteenlastigeopgaveombijalleontwikkelingenbeargumenteerdekeuzesintemaken.Vanuitverschillendeprogramma’seninitiatievenwordthiervoorinNederlandondersteuninggeboden:

• HetNetwerkDigitaalErfgoed(NDE)ontwikkelteenstelselvanlandelijkevoorzieningenendienstenvoorhetverbeterenvandezichtbaarheid,debruikbaarheidendehoudbaarheidvandigitaalerfgoed4.

• DeNationaleCoalitieDigitaleDuurzaamheid(NCDD)heeftalsmissiehetrealiserenvaneenlandelijknetwerkvanvoorzieningendiededuurzametoegangtotdigitalecollectiesgarandeert5.VanuitdezemissiegeeftdeNCDDinvullingaaneenvandedriewerkpakkettenvanhetNetwerkDigitaalErfgoed,namelijk‘DigitaalErfgoedHoudbaar’6.

• TotslotheefthetinnovatieprogrammavoordeNederlandsearchiefsector,Archief2020,eenreeksaanactiviteitenuitgevoerddeduurzametoegankelijkheidvan(digitale)overheidsinformatieeneentoekomstvastearchieffunctieondersteunt7.

Dezeprogramma’senorganisatiesdeleneenlandelijkeambitietotsamenwerkingenhebbenvandaaruiteenbijdragegeleverdaandetotstandkomingvandeNederlandsevertalingvandeDSA-WDS-basiseisenvoorbetrouwbare,duurzaamtoegankelijkearchieven. DeNederlandsevertalingDeNederlandsevertalingvandeDSA-WDSbasiseiseniseenproductvanhetproject‘Routekaartvancertificeringvane-depots’datwordtuitgevoerdinhetkadervandenationalestrategievoordigitaalerfgoed.DitprojectisonderdeelvanhetwerkpakketDigitaalErfgoedHoudbaarenrichtzichophetvergrotenvandebewustwordingovercertificeringvandigitalearchievenenhetbenadrukkenvandevoordelenhiervanvoorerfgoedinstellingen.Certificeringopzichzelfisniethetenigedoel,vanbelangisdematevan“volwassenheid”vaneenorganisatiebijhetomgaanmetdigitalecollecties.Hiervooriserdoordeprojectgroepeenzogenaamderoutekaartvoorcertificeringvandigitalearchievenopgesteld.Dezeroutekaartbevateenstapsgewijzeaanpak,waarbijdeeerstestapbestaatuiteenevaluatievandecompetentiesvandeeigenorganisatie.BinnenhetNetwerkDigitaalErfgoedishiervoorhet‘ScoremodelDigitaleDuurzaamheid’beschikbaar8.Dezetoolbiedteenoverzichtvandesterktesenzwaktesvandeorganisatiesengeeftaanwijzingenvoorverbeteringenzodatmenzich

3MemorandumofUnderstandingtocreateaEuropeanFrameworkforAuditandCertificationofDigitalRepositories.–2010,http://www.trusteddigitalrepository.eu.4http://www.den.nl/pagina/511/netwerk-digitaal-erfgoed/5http://www.ncdd.nl6http://www.ncdd.nl/projecten/netwerk-digitaal-erfgoed/7Ziehttps://archief2020.nl.Delooptijdvanditprogrammaist/m2016.8https://www.scoremodel.org

Page 5: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

5

kanopmakenvoordaadwerkelijkeenformelecertificering.VervolgenspropageertdeprojectgroepdegefaseerdeaanpakvancertificeringconformhetEuropeseraamwerkwaarbijdetoepassingvandeDSA-WDSbasiseisendeeersteformelestapis.HoewelmeninhetformelecertificeringsprocesgebruikdienttemakenvandeEngelserichtlijneninhetgevalvaneenDSA-WDScertificeringsaanvraag,endezeookinhetEngelsopgestelddientteworden,iseenNederlandsevertalingvandeeiseneenhulpmiddelvooriedereendieaanhetbeginstaatvaneencertificeringsproces.EenNederlandsevertalingverlaagtvoorerfgoedinstellingendedrempelomeendergelijkprocesintegaanenvergemakkelijktdeeerstestappenopwegnaarformelecertificeringtezetten.Vertalingnestor-sealNaastdevertalingvandeDSA-WDSbasiseisenisertevenseenNederlandsevertalingvandetweedecertificeringsstapbeschikbaar,hetnestor-keurmerk,DIN31664.Ookvoordezevertalinggeldtdathijhulpbiedtbijdeeerstestappenvanhetproces9.NestorheefteenprocedureontwikkeldvooruitgebreidezelfevaluatievandigitaalduurzaamtoegankelijkearchievenopbasisvandeDIN31644-standaard.Dezeprocedurebiedteengestandaardiseerdeenpraktischemethodeomdebetrouwbaarheidvandedigitaalduurzaamtoegankelijkearchieventebeoordelen.Hetnestor-keurmerkisalscertificeringsinstrumentuitgebreiderdanDSA-WDSenleverteengroterenauwkeurigheiddaneeneenvoudigezelfevaluatie.Anderzijdsisnestorcertificeringmindercompleetdaneenintensieveexterneaudit,zoalsdiebijDSA-WDSplaatsvindt.DevertalingvandeDSA-WDSbasiseisenisondersteund,begeleidenmedegefinancierdvanuitdeovertuigingdateenNederlandsevertalingdetoepasbaarheidvanhetcertificeringsinstrumentzalvergroten.VertalingnaardeeigensituatieDetekstdievooruligtiseenNederlandsevertalingvandeEngelstaligebasiseisen.Deoorspronkelijkeeisenzijnontstaanbinnendecontextvanhetduurzaambeherenvanwetenschappelijkedata.DaaromwordterindeoorspronkelijkeEngelsetekstdeterm‘(data)repository’gehanteerd,daarwaardeNederlandsevertalingspreektvan‘digitaalarchief’.Dezelaatstetermismeergeneriekvanaardendaarmeebredertoepasbaaropniet-wetenschappelijkeinstellingen.Overhetalgemeenisdeterminologieindezevertalingechterzodichtmogelijkbijdeoorspronkelijketekstgebleven,ditomtevoorkomendatereengeheelnieuweinterpretatievanderichtlijnenontstaat.

9http://www.ncdd.nl/wp-content/uploads/2016/02/Toelichting_nestor_keurmerk_NL.pdf

Page 6: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

6

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchieven(BasiseisenvoorDigitaleArchieven)

AchtergrondenalgemenetoelichtingDeBasiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchieven10zijnbedoeldomdeeigenschappenvandigitalearchievenweertegeven.Alszodanigzijnalleeisenverplichtenzijnzijgelijkwaardige,zelfstandigeonderdelen.Alhoewelenigeoverlappingonvermijdelijkis,isdezewaarmogelijktoteenminimumbeperkt.Dekeuzesindezechecklist(bijvoorbeeldhettypedigitaalarchief11enhetniveauvanpreservering)zijnnietuitputtendeninallegevallenisaanvullenderuimtevoorhettoevoegenvanopties,waardezewordengemist.Dezecommentarenkunnenindetoekomstgebruiktwordenomdebasiseisenteverfijnen.

Elkeeisinditoverzichtisvoorzienvaneentoelichtingomdeaanvragerstehelpenbijhetaanleverenvanvoldoendebewijsdathundigitalearchievenaandeeisenvoldoen.Erisaangegevenwelkeinformatieeenreviewerverwachtbijhetuitvoerenvandetoets.Verdermoetdeaanvragerhetniveauaangeventotwelkehoogteaaneenbepaaldeiswordtvoldaan.0 Nietvantoepassing1 Hetdigitaalarchief12heeftditnognietoverwogen2 Hetdigitaalarchiefheefteentheoretischconcept3 Hetdigitaalarchiefisindeimplementatiefase4 Derichtlijnisvollediggeïmplementeerdinhetdigitaalarchief.Niveausvancompliance13vormeneenbruikbaaronderdeelvanhetprocesvanzelfevaluatie,maaralleaanvragerszullenwordenbeoordeeldopverklaringendieonderbouwdzijnmetdeugdelijkbewijs,nietopzelfingevuldeniveausvancompliance.Zomoeteenaanvragerook,wanneerhijvindtdateenbepaaldeeisnietvantoepassingis,deredenhiervoorindetaildocumenteren.Merkookopdatdecomplianceniveaus1en2kunnengeldenvoorinternezelfevaluaties,terwijlcertificeringpastoegekendwordtwanneereenzekeraantalrichtlijnenzichopniveau3bevindt,indeimplementatiefase,omdatdeeisenuitgaanvandecontinueverbeteringvanhetdigitaalarchief.DeantwoordenopdevragenmoeteninhetEngelswordengesteld.Alhoewelgeprobeerdzalwordenomreviewersquataalendisciplinetekoppelenaanorganisaties,zalditnietaltijdmogelijkzijn.Als

10Omwillevandeleesbaarheidwordtinhetvervolgvanditdocumentgesprokenoverdigitalearchieven,waarhetbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijke(incasu:digitaalduurzame)archievenbetreft.Dezewordenookwelaangeduidalsrepositories.11Indeoorspronkelijketekst:repository.12Ookhierenbijdeandereniveausisrepositoryvertaaldmetdigitaalarchief.13 Complianceishetbegripwaarmeewordtaangeduiddateenpersoonoforganisatiewerktinovereenstemmingmetdegeldendewet-enregelgeving.Hetgaatoverhetnakomenvannormenofhetzichernaarschikken.

Page 7: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

7

debewijsvoeringineenanderetaalisgesteld,dienteenEngelsesamenvattinggeleverdtewordenindezelfevaluatie.Omdatdebasiscertificeringgeenbezoekoplocatieinhoudt,moetendeeisenvoorzienwordenvanlinksnaaropenbaartoegankelijkbewijs.Desondankszalhetombeveiligingsredenennietaltijdmogelijkzijnomalleinformatietevermeldenopdewebsitevaneenorganisatie.Erzullendaarombinnenhetcertificeringsprocesvoorzorgsmaatregelenwordengetroffenvoordigitalearchievendiegevoeligbewijsvertrouwelijkwillenhouden.Digitalearchievendienenelkedriejaaropnieuwgecertificeerdteworden.Onderkendwordtdat,alhoewelbasissystemenenmogelijkhedencontinueontwikkelendankzijtechniekengebruikersbehoeften,zijbinnendezeperiodegeengroteveranderingenmogenondergaan.DeISO-standaardvoorDigitaleArchieven(ISO16363,AuditandCertificationofTrustworthyDigitalRepositories)heefteenvijfjarigereviewcyclus.Voordebasiseisenvoordigitalearchievenwordteenkorterereviewcyclusnodiggeacht,zodatnahetaanbrengenvanverbeteringenencorrectieseenhernieuwdereviewbinnendriejaarmogelijkwordt.VerklarendewoordenlijstGebruikhiervoordeCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirementsGlossary:https://goo.gl/rQK5RN

Page 8: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

8

Eisen

Achtergrondinformatie

Context

R0.Vulhieronderdecontextvanuwdigitaalarchiefin.

• Typedigitaalarchief.Selecteerallerelevantetypes:o Opdomein-ofonderwerpgebaseerddigitaalarchiefo Digitaalarchiefvaneeninstelling14o Nationaaldigitaalarchief,inclusiefoverheido Digitaalarchiefvoordatao Bibliotheek/museum/archiefo Digitaalarchieftenbehoevevaneenonderzoeksprojecto Anders(graagomschrijven)

Commentaar:

• Kortebeschrijvingvandegedefinieerdedoelgroep15vanhetdigitaalarchief• Niveauvanpreservering.Meerderekeuzeszijnmogelijk:

A.Contentwordtbeschikbaargesteldzoalsdezeisgedeponeerd.B.Basispreservering–bijv.eenvoudigecontrole,toevoegingvanbasalemetadataofdocumentatie.C.Uitgebreidepreservering–bijv.,hetmigrerennaarnieuwebestandsformaten,hetverbeterenvandocumentatie.D.Informatie-niveaupreservering–zoalsbijC,maaraangevuldmethetverrijkenvangedeponeerdedigitaleobjecteninverbandmetcorrectheid.

Commentaar:

• Partnersinoutsourcing.Indienvantoepassing,maakeenlijstvandesamenwerkingspartners

• Andererelevanteinformatie

Antwoord

Toelichting:Omeendigitaalarchieftebeoordelen,moetenreviewersinformatiehebbenomhetdigitaalarchiefinzijncontextteplaatsen.MaakeenkeuzeuitdeoptiesenleverdetailsaanvoordeitemsuitdeContexteisen.(1) Typedigitaalarchief.Ditonderdeelhelptdereviewersomdefunctievanhetdigitaalarchieftebegrijpen.

Kieshetantwoorddathetbestepastvooruwtypedigitaalarchief(selecteermeerdereoptiesalsdievantoepassingzijn).Alsgeenvandecategorieënpassendis,voegtueenbeschrijvingtoevanhettypewaaraan

14Institutioneelrepository15MetgedefinieerdedoelgroepwordtdedesignatedcommunitybedoeldinOAIS-termen.

Page 9: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

9

uwdigitaalarchiefvoldoet.Ukuntookmeerdetailsleverenomderevieweruwdigitaalarchiefbetertedoenbegrijpen.

(2) Degedefinieerdedoelgroep16vanhetdigitaalarchief.Ditonderdeelhelptbijhetbeoordelenvandeinteractietussenhetdigitaalarchiefendebeoogdegebruikersgroep.Zorgdatuerzekervanbentdathetantwoordspecifiekis,datudedoelgroepzoexplicietmogelijkomschrijft.

(3) Niveauvanpreservering:Dititemisbedoeldomaantegevenofhetdigitaalarchiefzijninhoudongewijzigddistribueertnaargebruikersofwaardetoevoegtdoordecontentopeenofanderemanierteverrijken.Alleniveausvanpreserveringnemenaandatdeinitiëledeponeringen(SIP’s)ongewijzigdblijvenendatwijzigingenuitsluitendwordengemaaktopkopieënvandezeoriginelen.Annotatiesofwijzigingenmoetenonderdeeluitmakenvandetermenvandelicentiediemetdeproducentisovereengekomenenmoetenduidelijkvallenbinnendevaardighedenvanwiedepreserveringsactiesuitvoert.Vanhetdigitaalarchiefwordtdaaromverwachtomtedemonstrerendatelkeannotatieofwijzigingdieisuitgevoerd,isgedaanengedocumenteerddoordeugdelijkeexpertsendatdeintegriteitvanalleoriginelekopieënisbehouden.Dezekennishelptreviewersbijhetbeoordelenvananderecertificeringseisen.Omdeniveausvanpreserveringtebegrijpenkunnennaderedetailswordentoegevoegd.

(4) Partnersinoutsourcing.Levereenlijstaanvanpartnerswaarmeedeorganisatiewerktophetgebiedvandigitalepreservering.Beschrijfdeaardvanderelatie(organisatorisch,contractueel,etc.)enofdepartnereenassessmentvooreendigitaalarchiefheeftuitgevoerd.Zulkerelatieshoevennietbeperktteblijventotdienstendiegeleverdwordendoordeinstellingwaarudeelvanuitmaakt,dooropslagcapaciteitvanderdenalsdeelvaneenmeervoudigeopslagpolicy,oflidmaatschapvanorganisatiesdiedezorgvooruwcollectieovernemenalseenprobleemrijstindecontinuïteitvanhetbedrijf.Maakeenlijstvancertificeringseisenwaarinuwpartnervoorziet(geheelofgedeeltelijk),derelevantefunctionaliteit/service,zoalsgeslotencontractenofdienstverleningsovereenkomsten.Omdatoutsourcingbijnaaltijdslechtsgedeeltelijkzalzijn,zultusteedszelfafdoendebewijsmoetenleverenvoordecertificeringseisendienietuitbesteedzijnenvoordedelenvandegegevenslevenscyclus,dieuzelfbeheerst.Kwalificaties,certificeringen,waaronder(maarnietbeperkttot)deDSAofWDS-certificeringen,genietenvoorkeurvoorpartners.Hetisechtervoorhennietnodigdatzijgecertificeerdzijn.Webegrijpendatditeencomplexgebiedkanzijnomtedefiniërenentebeschrijven,maarzulkedetailszijnnodigomzekertezijnvaneenallesomvattendreviewproces.

(5) Andererelevanteinformatie.Hetdigitaalarchiefkanextracontextueleinformatietoevoegendienietindeeisenisopgenomen,maardiedereviewershelptbijhunonderzoek.Ukuntbijvoorbeeldbeschrijven:

a. Hetgebruikendeimpactvandeinformatiebestandeninhetdigitaalarchief(verwijzingen,gebruikinandereprojecten,etc.);

b. Eennationale,regionaleofglobaleroldiehetdigitaalarchiefdient;c. Elkesamenwerkingsorganisatiewaarhetdigitaalarchiefonderdeelvanuitmaakt.

16Hiermeewordenbedoelddedesignatedcommunities,eenbinnenhetOAIS,ISO14721:2012,gehanteerdeterm.

Page 10: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

10

Organisatorischeinfrastructuur

I.Missie/Scope

R1.Hetdigitaalarchiefheefteenexplicietemissieomtevoorzienintoegangtotinformatieobjectenendezetepreserverenbinneneenspecifiekdomein.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Digitalearchievennemendeverantwoordelijkheidvoorhetbeheervandigitaleinformatieobjectenenomteverzekerendatmaterialenindegeschikteomgevingwordenbewaardgedurendedetermijnendievantoepassingzijn.Hetmoetvoorproducentenvaninformatieengebruikersduidelijkzijndatpreserveringeneencontinuetoegangtotdeinformatieeenuitgesprokenrolisvoorhetdigitaalarchief.Beschrijfvoordezeeis:• Demissievanuworganisatieinhetpreserverenentoegangverlenentotdeinformatie,inclusieflinksnaar

explicieteverklaringenvandezemissie.• Hetniveaubinnendeorganisatiewaaropditbeleidsplanisgoedgekeurd(bijv.goedgekeurdeopenbare

verklaringen,rollendiezijngemandateerddoorfinanciers,doorhetbestuurondertekendebeleidsbesluiten).

Page 11: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

11

II.Licenties

R2.Hetdigitaalarchiefonderhoudtalletoepasselijkelicentiesdiebetrekkinghebbenopdetoegankelijkheidvaninformatieenhetgebruikervanenbewaaktdenaleving.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Digitalearchievenmoetenalletoepasselijkelicentiesonderhoudenbetreffendedetoegankelijkheidvaninformatieengebruik,dienenhierovermetgebruikerstecommunicerenendenalevingervantebewaken.Dezeeisheeftbetrekkingopderegelsvoortoegangendetoepasbarelicentiesdiedoorhetdigitaalarchiefzelfzijnbepaald.Eveneensvoordealgemeengeaccepteerdegedragscodesvoordeuitwisselingenhetcorrectegebruikvankenniseninformatieinhetrelevantedomein.Reviewerszullenbewijswillendathetdigitaalarchiefvoldoendecontrolemomentenheeftingebouwdindetoegangscriteriavanhuninformatie,enookbewijsdatrelevantelicentiesendebijbehorendeprocessengoedwordenbeheerd.Beschrijfvoordezeeis:• Degeldendelicentieovereenkomsten;• Gebruiksvoorwaarden(distributie,gebruiksdoelen,beschermingvangevoeligeinformatie,etc.)• Documentatieovermaatregeleninhetgevalvanniet-nakomingvandetoegangs-engebruiksvoorwaardenWanneerinformatieobjectenvolledigopenbaarzijnenzonderconditiesaangebruikersbeschikbaarwordengesteldkanditwordenvermeld.Eenverderetoelichtingisdannietnodig.DezeeismoetwordengelezeninsamenhangmetR4(Vertrouwelijkheid/Ethiek)inzoverredatethische-enprivacyregelsimpacthebbenopdeopenbaarheidentoestemmingtotgebruik.Dezekerheiddatdezeopslaglicentiesvoldoenderechtengevenaanhetdigitaalarchiefomdeinformatieobjectentebeheren,preserverenentoegangtotdeinformatietegevenwordtbehandeldonderR10(preserveringsplan).

Page 12: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

12

III.Continuïteitintoegankelijkheid

R3.Hetdigitaalarchiefheefteencontinuïteitsplanompermanentetoegankelijkheidteverzekerentotdeinformatieobjectenendepreserveringervan.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Dezeeisbehandeltdemaatregelendiegenomenzijnomdetoegankelijkheidenbeschikbaarheidvanzowelhuidigealstoekomstigeinformatieobjectentegaranderen.Reviewerszoekenbewijsdatdeorganisatiezichheeftvoorbereidomderisico’sdieinherentzijnaandeveranderendeomstandigheden,optevangen.Beschrijfvoordezeeis:• Dematewaarinverantwoordelijkheidisgenomenvoordigitaleinformatieobjecten,inclusiefde

gegarandeerdeperiodenvoorpreservering.• Demiddellangetermijnplannen(drietotvijfjaar)enlangetermijnplannen(>vijfjaar)dieopgesteldzijnom

decontinuïteitvanbeschikbaarheidentoegankelijkheidvandeinformatieobjectentegaranderen.Inhetbijzondermoetenzowelhetantwoordopsnelleveranderingvanomstandighedenalsdievoorlangetermijnplanningzijnbeschreven,waarinaangegeveniswatdemogelijkhedenzijnvoorverplaatsingofoverdrachtvanactiviteitennaareenandereinstellingofteruggavevaninformatieobjectenaanhuneigenaren(datwilzeggen,deproducenten).Watgebeurterbijvoorbeeldalsdefinancieringstopt.Ditkanhetgevalzijnbijeenonverwachteintrekkingvandesubsidie,eengeplandeindevandelooptijdvandeinvesteringvooreenindetijdbegrensdprojectarchiefofeenverschuivingindeaandachtsgebiedenvandeinstellingdiedeinformatieobjectenalsgastheerbeheert.

Bewijsvoordezeeisismeergerelateerdaangovernance17danaandetechnischeinformatiedienodigisvoorR10(Preserveringsplan)enR14(Informatiehergebruik)enzoumoetenleidentotveranderingvanR1(Missie/Scope).DezeeisisincontrastmetR15(Technischeinfrastructuur)enR16(Beveiliging);hetdektdevolledigebedrijfszekerheidvandefunctiesvantoegangenpreservering.

17Governanceistevertalenals:goedenverantwoordbestuur,datovereenkomtmetalleeisenenverplichtingendiedaaraanzijntestellen.

Page 13: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

13

IV.Vertrouwelijkheid/ethiek

R4.Hetdigitaalarchiefgarandeerttoteenzohoogmogelijkniveaudatdeinformatieobjectendiewordengecreëerd,verrijkt,geraadpleegdengebruikt,voldoenaandomeinspecifiekegedragscodesenethischenormen.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Hetnalevenvanethischenormeniseenkritischefactorvoorverantwoordewetenschap.Openbaarmakingsrisico’s-bijvoorbeeldhetrisicodateenpersoondiedeelnamaaneenonderzoekkanwordengeïdentificeerd,ofdatdepreciezelocatievaneenbedreigdediersoortkanwordenbepaald,datdeprivacyvanpersonenwordtgeschaad–zijneenzorgpuntwaaropdigitalearchieveneenantwoordmoetenhebben.Hetgezochtebewijsbetreftnietalleendegoodpracticesvoorinformatiemetgeheimhoudingsrisico’s,maarookdenoodzaakomhetvertrouwenvanhendiepersoonlijke/gevoeligeinformatiehebbenopgeslageninhetdigitaalarchiefniettebeschamen.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenopdevolgendevragen:

• Opwelkewijzevoldoethetdigitaalarchiefaangeldendegedragsregels,indiendezeophetgebruikvandeinformatieobjectenvantoepassingzijn?

• Vraagthetdigitaalarchiefombevestigingdatdeverzamelingofcreatievaninformatieisuitgevoerdinovereenstemmingmetdejuridischeenethischestandaardendiegeldeninhetgeografischegebiedofvakgebiedvandeproducentvandeinformatie?

• Wordenspecifiekeprocedurestoegepastvoorhetbeheervaninformatiewaaropopenbaarmakingsrisico’svantoepassingzijn?

• Wordtinformatiemetopenbaarmakingsrisico’sopgeslagenmetbeperkendetoegang?• Wordtinformatiemetopenbaarmakingsrisico’sgedistribueerdondergepastevoorwaarden?• Zijnerproceduresopbasiswaarvangereviewdwordtofinformatieonderhevigisaan

openbaarmakingsrisico’s,enwordenmaatregelengenomenombestandenteanonimiserenen/ofeenbeveiligdetoegangtebieden?

• Ishetpersoneelopgeleidinhetbeheervaninformatiewaarvooreenopenbaarmakingsrisico’sgeldt?• Zijnermaatregelenvastgelegdalsnietaanvoorwaardenwordtvoldaan?• Voorziethetdigitaalarchiefinrichtlijnenmetbetrekkinghetverantwoordgebruikvaninformatiedie

privacygevoeligis,nietopenbaarofbeperktopenbaarendaardooreenpotentieelopenbaarmakingsrisico’sbevat?

HetbewijsvoordezeeismoetinovereenstemmingzijnmetwatisaangeleverdalsbewijsvoordeproceduresdiegenoemdzijninR12(Werkprocessen)envoorlicentiesinR2(Licenties).

Page 14: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

14

V.Organisatorischeinfrastructuur

R5.Hetdigitaalarchiefbeschiktovervoldoendefinanciëlemiddelenenvoldoendegekwalificeerdpersoneeldatwordtaangestuurdopbasisvaneenheldergovernance-modelomdoelmatigdemissietekunnenuitvoeren.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Digitalearchievenhebbenfinanciëlemiddelennodigomhunverantwoordelijkhedentekunnenuitvoerenendaarnaastbekwaampersoneelmetexpertiseindigitalearchivering.Nietteminisdecontinuïteitvandefinancieringzeldengegarandeerd.Ditmoetgewogenwordentegendenoodzaaktotstabiliteit.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:

• Hettechnischbeheervanhetdigitalearchiefvindtplaatsbijeendaarvoorerkendeinstelling(watstabiliteitoplangetermijnenduurzaamheidgarandeert)dieaansluitbijdespecifiekedoelgroep.

• Hetdigitaalarchiefbeschiktovervoldoendemiddelen,inclusiefpersoneel,IT-middeleneneenopleidingsbudget.Idealiterbeslaatditbudgeteenperiodevandrietotvijfjaar.

• Hetdigitaalarchiefzorgtervoordathetpersoneelvoldoendetrainingsmogelijkhedenheeftenzichprofessioneelkanontwikkelen.

• Deverschillendeterreinenendiepgangvandeexpertisevandeorganisatieenhetpersoneel,inclusiefrelevantelidmaatschappenvandeorganisatie(bijv.nationaleeninternationaleinstellingen)sluitenaanbijdemissie.

Volledigebeschrijvingenvandetakendiewordenuitgevoerddoorhetdigitaalarchief–endenodigevaardigheden-moetenwordengeleverd,indiendezebeschikbaarzijn.Zulkebeschrijvingenzijnnietverplichtomdatditdetailniveauverdergaatdandescopevandebasiscertificering.

Page 15: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

15

VI.Expertise

R6.Hetdigitaalarchiefvoorzietinmogelijkhedenomvoldoendeondersteuninginexpertiseveiligtestellenenfeedbackteontvangen(interndanwelextern,inclusiefinhoudelijkeondersteuningindienditrelevantis).

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Eendoelmatigwerkenddigitaalarchiefstreefternaaromdeevolutieindatatypes,datavolumesendataverwerkingssnelhedentevolgenenzichdenieuwsteenmeesteffectievetechnologieëneigentemakenomzowaardetebehoudenvoordespecifiekedoelgroep.Geletopdesnelletechnischeveranderingenindewereldvandedigitaleinformatieishetdaaromaantebevelenvooreendigitaalarchiefomopregelmatigebasisadviesenfeedbackvangebruikers(dedesignatedcommunity)teverkrijgen,omtezorgendatzijhaarwaardebehoudtenzorgtvoorvoortdurendeverbetering.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:

• Heefthetdigitaalarchiefinterneadviseursofeenexterneadviesraaddiemogelijkbeschiktovertechnici,materiedeskundigenenexpertsophetgebiedvandigitalearchiveringendetypeninformatieobjectendiewordenbeheerd?

• Hoecommuniceerthetdigitaalarchiefmetexpertsvoorhetverkrijgenvanadvies?• Hoecommuniceerthetdigitaalarchiefmetzijnspecifiekedoelgroepomfeedbackteontvangen?

DezeeiszoektbevestigingdathetdigitaalarchieftoegangheefttotobjectiefadviesvanexpertsnaastdatvandegetraindeeigenstafdiegenoemdisinR5(Organisatorischeinfrastructuur).

Page 16: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

16

Hetbeheervandigitaleinformatieobjecten

VII.Informatieintegriteitenauthenticiteit

R7.Hetdigitaalarchiefgarandeertdeintegriteitenauthenticiteitvandeinformatieobjecten

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Hetdigitaalarchiefmoetbewijsleverendathetgebruikmaaktvaneeninformatie-enmetadatamanagementsysteemdatgeschiktisomintegriteitenauthenticiteittewaarborgengedurendeingest,archiefopslagentoegangtotdeinformatieobjecten.

Integriteitzorgtervoordatwijzigingenininformatieenmetadatazijngedocumenteerdenherleidkunnenwordentotderedenvooreenwijzigingendegeneofdatgenewaardoordeveranderingwerdgeïnitieerd.

Authenticiteitbetreftdematevanbetrouwbaarheidvandeoriginelegedeponeerdeinformatieendebijbehorendeherkomst,inclusiefderelatietussendeorigineleendebeschikbaargesteldeinformatieendevraagofderelatiestusseninformatieen/ofmetadataaldannietbehoudenzijn.

Voordezeeismoetendeantwoordenoverdata-integriteitbewijsleverenmetbetrekkingtothetvolgende:• Beschrijvingvancontrolesomteverifiërendateeninformatieobjectnietisgewijzigdofcorruptis

geraakt(datwilzeggen:fixitycontroles).• Documentatieoverdevolledigheidvaninformatieenmetadata.• Detailsmetbetrekkingtotdevraaghoeallewijzigingenininformatieenmetadatawordengelogd.• Beschrijvingvandestrategievanversiebeheer.• Gebruikvanrelevanteinternationalestandaardenenrichtlijnen(specificeerdeze).

Bewijsvandeauthenticiteitbetreftdeonderstaandevragen:• Heefthetdigitaalarchiefeenstrategievoorwijzigingvandeinformatie?Isdezestrategiebekend

gemaakt?• Houdthetdigitaalarchiefinformatieoverherkomstenbijbehorendeaudittrailsbij?• Houdthetdigitaalarchief,indienvantoepassing,verwijzingennaarmetadataenanderedatasetsbij?

Zoja,hoe?• Vergelijkthetdigitaalarchiefessentiëleeigenschappenvanverschillendeversiesvanhetzelfde

bestand?Hoeishetversiebeheergeregeld?• Controleerthetdigitaalarchiefdeidentiteitvandegenendieinformatieaanlevereninhetdigitaal

archief?Dezeeisbetreftdegehelelevenscyclusvaninformatiediezichinhetdigitaalarchiefbevindtenheeftdusrelatiesmetstappeninwerkprocessent.a.v.andereeisen–bijvoorbeeldR8(Waardering)vooringest,R9(Gedocumenteerdeopslagprocedures)enR10(DuurzaamheidsplanofPreserveringsplan)vooropslaginhetarchiefenR12-R14(Werkprocessen,hetontdekkenenidentificerenvaninformatieenhergebruik)voordistributie.Nietteminkanhetbewakenvandeintegriteitenauthenticiteitvandeinformatieookwordenbeschouwdalsdeverantwoordelijkheidvandebeheerdervanhetdigitaalarchief.

Page 17: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

17

VIII.Waardering

R8.Hetdigitaalarchiefaccepteertinformatieenmetadatagebaseerdopgedefinieerdecriteriaomderelevantieenbegrijpelijkheidvandeinformatieobjectenvoordegebruikerszekertestellen.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Dewaarderingsfunctieiskritiekomtebepalenofinformatievoldoetaanallecriteriavooropnameindecollectieenomdejuistewijzevanpreserveringervanvasttestellen.Opeenzorgvuldigemaniermoetervoorgezorgdwordendatdeinformatierelevantenbegrijpelijkisvoordespecifiekedoelgroepdiedoorhetdigitaalarchiefwordtbediend.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:

• Gebruikthetdigitaalarchiefeenontwikkelbeleidvoordecollectieomdeinformatieteselecterendievoorarchiveringinaanmerkingkomt?

• Hanteerthetdigitaalarchiefkwaliteitscontrolesomdevolledigheidenbegrijpbaarheidvandeopgeslageninformatiezekertestellen?Zoja,geefverwijzingennaarkwaliteitsstandaardenenrapportagemethodiekendiegeaccepteerdzijndoorhetvakgebiedengeefdetailsoverhoeproblemenwordenopgelost(bijv.wordtdeinformatieteruggestuurdnaardeproducentvoorherstel,wordthetherstelddoorhetdigitaalarchief,wordenmetadatam.b.t.dekwaliteit18gemaaktinhetinformatiebestanden/ofopgenomenindebijbehorendemetadata)?

• Gebruikthetdigitaalarchiefproceduresomtebepalenofdevereistemetadata19enhetgebruikvaninformatiezijnaangeleverd?

• Hoegaathetdigitaalarchiefommetmetadatadienietvoldoendeblijkentezijnvoorpreserveringoplangetermijn?

• Heefthetdigitaalarchiefeenlijstvanvoorkeursformatengepubliceerd?• Zijnerkwaliteitscontrolesomervoortezorgendatproducentenzichconformerenaande

voorkeursformaten?• Watishetbeleidtenaanzienvaninformatie-objectendiezijngedeponeerdinniet-

voorkeursformaten?

Dezeeisbetreftkwaliteitsborgingvanuithetperspectiefvandeinteractietussendeleveranciervandeinformatieenmetadataenhetdigitaalarchief.DitintegenstellingtotR11(gegevenskwaliteit)datgaatovermetadataendatakwaliteitvanuithetperspectiefvandespecifiekedoelgroep.

18Inoorspronkelijketekst:qualityflags19Indeoorspronkelijketekst:metadata,nodigvoordeinterpretatie:“metadatarequiredtointerpretandusethedata”

Page 18: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

18

IX.Gedocumenteerdeopslagprocedures

R9.Hetdigitaalarchiefpastgedocumenteerdeprocessenenprocedurestoebijhetbeheervandegearchiveerdeinformatie

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Digitalearchievenmoeteninformatieenmetadataopslaanvanhetmomentvandeponering,viahetprocesvaningesttotenmetdetoegangdoordespecialedoelgroepen.Digitalearchievenmeteenpreserveringstaakmoetenduurzamearchiefopslagbieden,gebaseerdopdeOAIS-uitgangspunten.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotonderstaandevragen:

• Hoewordenderelevanteprocessenenproceduresgedocumenteerdenbeheerd?• Welkebeveiligingsniveauszijnvereistenhoewordendezeondersteund?• Hoewordtmetinformatieopslagomgegaaninhetpreserveringsbeleid?• Heefthetdigitaalarchiefeenstrategievoorhetmakenvanbackups/meervoudigekopieën?Zoja,

welkeisdat?• Zijnerinformatieherstel/recoveryvoorzieningenbinnenhetdigitaalarchief?Welkezijndat?• Wordtergebruikgemaaktvanrisicomanagementmethodiekenalsinputvoordestrategie?• Welkecontroleszijneromdeconsistentietussenmeerderegearchiveerdekopieëntewaarborgen?• Hoewordthetvervalvanopslagmediavoorkomenengemonitord?

Dezeeisbetreftmaatregelenophoogniveaumetbetrekkingtotcontinuïteit.VerwijsooknaarR15(Technischeinfrastructuur)enR16(Beveiliging)voordetailsoverspecifiekemaatregelenvoorback-up,fysiekeenlogischebeveiligingenbedrijfscontinuïteit.

Page 19: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

19

X.Preserveringsplan

R10.Hetdigitaalarchiefneemtverantwoordelijkheidvoorlangetermijnpreserveringenvoertdezefunctieopeengeplandeengedocumenteerdemanieruit.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Hetdigitaalarchief,producentenendespecifiekedoelgroepmoetenhetniveauvanverantwoordelijkheidbegrijpenvoorelkitemdatgedeponeerdwordtinhetdigitaalarchief.Hetdigitaalarchiefmoetdejuridischemogelijkhedenhebbenomdezeverantwoordelijkhedenopzichtenemen.Proceduresmoetengedocumenteerdzijnenhunvolledigheidmoetzijngegarandeerd.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:

• Isereenpreserveringsplanopgesteld?• Wordthet‘niveauvanpreservering’voorelkinformatieobjectbegrepen?Hoeisditgedefinieerd?• Voorziethetcontracttussenproducentendigitaalarchiefinalleactiviteitendienoodzakelijkzijnom

deverantwoordelijkhedenvoorhetbeheertekunnennemen?• Isdeoverdrachtvanbeheerenverantwoordelijkheidduidelijkvoordeproducentenhetdigitaal

archief?• Heefthetdigitaalarchiefderechtenomdeobjectentekopiëren,transformeren,opteslaanen

toegangtotdeinformatieobjectentebieden?• Zijnrelevantepreserveringsactiviteitengedocumenteerd,inclusiefoverdrachtvanbeheer,

standaardenvoordeopnameendearchivering?• Zijnermaatregelendiegaranderendatdezeactiviteitenwordenuitgevoerd?

Page 20: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

20

XI.Kwaliteitvaninformatie

R11.Hetdigitaalarchiefheeftadequateexpertiseoverdekwaliteitvantechnischeinformatieenmetadataenzorgtervoordatvoldoendeinformatiebeschikbaarisvooreindgebruikersomevaluatiesmetbetrekkingtotkwaliteittemaken.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Digitalearchievenmoetensamenwerkenmetproducentenomervoortezorgendatervoldoendebeschikbareinformatieisoverdegegevens,zodatdespecifiekedoelgroepdeinhoudelijkekwaliteitvandeinformatiekanbeoordelen.Dezekwaliteitsbeoordelingneemtinbelangtoewanneerdespecifiekedoelgroepmultidisciplinairis,waargebruikerspersoonlijknietdeervaringhebbenomdekwaliteitvandeinformatietekunnenbeoordelen.Digitalearchievenmoetenookinstaatzijnomdetechnischekwaliteitvandeopgenomeninformatietekunnenbeoordelenintermenvanvolledigheidenkwaliteitvandeaangeleverdematerialenenkwaliteitvandemetadata.Bijdeinformatie,ofdebijbehorendemetadata,kunnenkwaliteitsaspectenspelenaangaandehunwaardevooronderzoek,maarditverhindertniethuntoepassingwanneereengebruikereenweloverwogenbeslissingkannemenoverhunbruikbaarheiddoordebijgeleverdedocumentatie.Beschrijfvoordezeeis:

• Dedoorhetdigitaalarchiefgebruiktebenaderingvoorkwaliteitvaninformatieenmetadata.• Elkegeautomatiseerdecontrolevanmetadatavolgenseenrelevantschema.• Demogelijkheidvandespecifiekedoelgroepomcommentaartegevenopen/ofinformatieen

metadatatebeoordelen.• Zijnwaarnodigverwijzingenopgenomennaargerelateerdebronnen(literatuur)ofanderetypen

referenties(zoalscitatie-indexen)?

Voorzieningenvoorinformatiekwaliteitwordenookgerealiseerddoorandereeisen.VerwijsinhetbijzondernaarR8(Waardering),R12(Werkprocessen)enR7(Informatieintegriteitenauthenticiteit).

Page 21: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

21

XII.Werkprocessen

R12.Archiveringvindtplaatsvolgensgedefinieerdewerkprocessenvanafdeingesttotenmetdeverspreiding.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Omconsistentietewaarborgenvanwerkwijzentussendatasetsendienstverleningenomadhoc-actiestevoorkomen,moetendearchiveringsprocessengedocumenteerdzijnenmoetenrichtlijnenaanwezigzijnvoorregistratievanwijzigingen.Deprocedurezoutoegesnedenmoetenzijnopdemissieenactiviteitenvanhetdigitaalarchief.Documentatievandeprocedurevoorarchiveringvaninformatieobjectenmoetduidelijkzijn.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:

• Beschrijvingenvanwerkprocessen/bedrijfsprocessen.• Duidelijkecommunicatierichtingproducentenengebruikersoverhetomgaanmetinformatie.• Veiligheids-enimpactniveausvoorwerkprocessen(waarborgenvandeprivacyvanpersonen,etc.).• Kwalitatieveenkwantitatievecontrolevanoutput.• Waarderingenselectievaninformatie.• Beleidtenaanzienvaninformatiedatnietvaltbinnendemissie/hetacquisitieprofiel.• Typenvanbeheerdeinformatieendeimpactopwerkprocessen.• Besluitvorminginwerkprocessen(bijv.detransformatievanarchiefinformatie).• Beheervandewijzigingvanwerkprocessen.

Dezeeisbevestigtdatallewerkprocessenzijngedocumenteerd.Bewijsvanzulkewerkprocessenkangeleverdwordenalsonderdeelvananderetaakspecifiekeeisen,zoalsvooringestinR8(Waardering),opslagproceduresinR9(Gedocumenteerdeopslagprocedures),veiligheidsmaatregeleninR16(Beveiliging)envertrouwelijkheidinR4(Vertrouwelijkheid/Ethiek).

Page 22: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

22

XIII.Hetzoekenenvindenvaninformatie

R13.Hetdigitaalarchiefsteltgebruikersinstaatomdeinformatietezoekenentevindenenhieraanopeenpersistentemanierterefererendoorcorrectecitering.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Eeneffectievezoek-envindfunctieisessentieelvoorhetdelenvaninformatieendemeestedigitalearchievenleverendoorzoekbaretoegangendiebeschrijvingenvandecollectiebevatten,zodatpotentiëlegebruikerskunnenbeoordelenofdeinformatieaanhunbehoeftenvoldoet.Eenmaalgevonden,moetnaardatasetskunnenwordenverwezendoormiddelvanvolledigeverwijzingen,inclusiefpersistentidentifiers20omervoortezorgendatdeinformatieookindetoekomstgeraadpleegdkanworden.Verwijzingengevenookerkenningenwaarderingvoorhetindividudatbijgedragenheeftaandecreatievandedataset.21Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:

• Biedthetdigitaalarchiefzoekmogelijkheden?• Houdthetdigitaalarchiefeendoorzoekbaremetadatacatalogusbijopbasisvan(internationaal

geaccepteerde)standaarden?• Leverthetdigitaalarchiefmogelijkheidtotgeautomatiseerdeharvestingvanmetadata?• Ishetdigitaalarchiefzonodigopgenomenineenofmeerderedomeinspecifiekeofgeneriekeregisters

ofbronnen?• Biedthetdigitaalarchiefeenoverzichtvanaanbevolenverwijzingennaarinformatieaan? • Biedthetdigitaalarchiefpersistentidentifiersaan?

20 Eenpersistentidentifierispermanenteverwijzingenunieklabelnaareendigitaalobjectdieonafhankelijkisvandebewaarlocatie.Hetuniekelabelzorgtervoordathetdigitaleobjectaltijdteruggevondenkanwordenophetinternet,ookalsdenaamvanhetdigitaleobjectofdebewaarplaatsverandert.DaardooriseendigitaalobjectaltijdenoveraleenduidigterugtevindenopbasisvanzijnPI.Ditisbelangrijkvoorduurzameopslag(archivering)vandigitaleobjectenindesnelveranderendewereldvaninternet.(Bron:Wikipedia).21Ditisinspecifiekhetgevalvoorhetbeheervanwetenschappelijkedatasets.

Page 23: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

23

XIV.Informatiehergebruik

R14.Hetdigitaalarchiefmaakthergebruikvaninformatieindeloopvandetijdmogelijkenzorgtervoordatdejuistemetadatabeschikbaarisomhetbegripenhetgebruikvandeinformatieteondersteunen.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Digitalearchievenmoetenervoorzorgendatinformatiebegrepenkanwordenenindetoekomsteffectiefkanworden(her)gebruiktondanksveranderingenintechnologie.Dezeeisevalueertdegenomenmaatregelendieervoormoetenzorgendatinformatieherbruikbaaris.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:

• Welkemetadatawordtdoorhetdigitaalarchiefgeëistophetmomentdatdeinformatiewordtaangeleverd(bijv.DublinCoreofinhoudelijkgeoriënteerdemetadata)

• Wordtinformatieaangeleverdinformatendiewordengebruiktdoordespecifiekedoelgroep?Welkeformaten?

• Zijnermaatregelengenomenomrekeningtehoudenmetmogelijkeveranderinginformaten?• Zijnerplannendiebetrekkinghebbenoptoekomstigemigraties?• Hoezorgthetdigitaalarchiefervoordatdeinformatietebegrijpenblijft?

Hetconceptvanhergebruikiseenkritischefactorinomgevingenwaarsecundaireanalysesinhetdigitaalarchiefwordentoegevoegdaandeprimaireinformatie,waarmeedeherkomstketen,metdebijbehorenderechtenstructuurintoenemendemategecompliceerdwordt.HergebruikisafhankelijkvandetoepasbaretoestemmingendiegenoemdwordeninR2(Licenties).

Page 24: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

24

Technologie

XV.Technischeinfrastructuur

R15.Hetdigitaalarchiefwerktopbasisvangoedondersteundebesturingssystemenenanderecentraleinfrastructurelesoftwareengebruikthardwareensoftwaretechnologieëndiegeschiktzijnvoordedienstendiezijverleentaandespecifiekedoelgroep.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Digitalearchievenmoetenwerkenopbetrouwbareenstabieleinfrastructurendiedebeschikbaarheidvandienstenmaximaliseren.Voortsmoetendegebruiktehardwareensoftwarerelevantengeschiktzijnvoordespecifiekedoelgroepenvoordefunctiesdieeendigitaalarchiefuitvoert.StandaardenzoalshetOAIS-referentiemodelspecificerendefunctiesdieeendigitaalarchiefmoetuitvoerenomtegemoettekomenaandebehoeftenvandegebruiker.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:

• Welkereferentiestandaardengebruikthetdigitaalarchief?Zijnditinternationaleen/ofcommunitystandaarden(bijv.SpatialDataInfrastructure(SDI)standaarden,OGC,W3CofISO1911522,DUTO,NORA,GEMMA).Hoevaakwordendezegereviewd?

• Hoezijndestandaardengeïmplementeerd?Zijnersignificanteafwijkingenvandestandaarden?Zoja,leguit.

• Heefthetdigitaalarchiefeenplanvoorontwikkelingvandeinfrastructuur?Zoja,welkisdat?• Wordtereensoftwarecatalogusbeheerdenissysteemdocumentatiebeschikbaar?• Isersoftwarediedooreenbepaaldegebruikersgroepwordtondersteund?Beschrijfdeze.• Zijnervoorreal-timetotbijnareal-timedatastreams24/7-verbindingenmetpubliekeenprivate

netwerkenmeteenbandbreedtedievoldoendeisomtegemoettekomenaandeverantwoordelijkhedenvanhetdigitaalarchief?

22ISO19115:normvoorgeografischemetadata

Page 25: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

25

XVI.Beveiliging

R16.Detechnischeinfrastructuurvanhetdigitaalarchiefzorgtvoordebeschermingvanhetdigitaalarchiefzelfenzijninformatie,diensten,dienstverleningengebruikers.

Complianceniveau:

Antwoord

Toelichting:Hetdigitaalarchiefwordtgeachtpotentiëlebedreigingenteanalyseren,risico’sinteschatteneneenconsistentbeveiligingssysteemtecreëren.Hetzourampscenario’smoetenbeschrijvendiegebaseerdzijnophandelingentekwadertrouw,menselijkefoutenoftechnischfalen,dieeenbedreigingvormenvoorhetdigitaalarchiefenzijninformatie,producten,servicesengebruikers.Hetzoudekansenimpactmoeteninschattenvanzulkescenario’s,besluitenwelkerisiconiveausacceptabelzijnenbepalenwelkemaatregelengenomenzoudenmoetenwordenomdebedreigingenvoorhetdigitaalarchiefenspecifiekedoelgroeptegentegaan.Ditzoueencontinuprocesmoetenzijn.Beschrijfvoordezeeis:

• Proceduresenvoorzieningendiegenomenzijnomtevoorzienineensnelherstelofback-upvanessentiëledienstenophetmomentvanstoring.

• UwIT-beveiligingssysteem,rampenplanencontinuïteitsplan.Medewerkersmetrollenophetgebiedvanbeveiliging(bijv.beveiligingsmedewerkers)enrisicoanalysetools(bijv.DRAMBORA)diewordengebruikt.

Dezeeisbeschrijftenkelevandeaspectendieinhetalgemeenwordenondervangendoorandere–bijv.R12(Werkprocessen)–eniscomplementairaanR9(Gedocumenteerdeopslagprocedures).

Page 26: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ... · Core Trustworthy Data Repositories Requirements, V1.0 6 Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0

26

Feedbackvandeaanvrager

R18.DeDSA-WDSswordtnietgezienalsdefinitiefenwewaarderenuwinputomzodebasis-certificeringsprocedureteverbeteren.PlaatsdaaromhiereventueleopmerkingendieuwensttemakenoverzoweldekwaliteitvandeCatalogusenderelevantieervanvooruworganisatiealsanderegerelateerdeideeën.

Antwoord