Download - Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 - mijn-handboek.nl · Alhoewel de organisatie het afgelopen jaar een groot aantal verbeteringen heeft doorgevoerd in het digitale managementsysteem

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014

20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang 29-06-2017

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 1 / 58

Algemeen

Alhoewel de organisatie het afgelopen jaar een groot aantal verbeteringen heeft doorgevoerd in het digitale

managementsysteem en de aanpak procedureel op diverse punten heeft gewijzigd, is tijdens de audit gebleken dat het

implementatieniveau van diverse aspecten nog onvoldoende is. Daarnaast komt de inhoudelijke evaluatie van

analyses en prestatie-indicatoren nog onvoldoende tot uitdrukking in de directiebeoordeling. Dit heeft geleid tot diverse

afwijkingen waarvan de genomen maatregelen tijdens een re-audit getoetst zullen worden. Het denken in risico’s

binnen de processen alsmede het bepalen van de consequenties voor het managementsysteem en de organisatie kan

nog verder verbeterd worden, de organisatie heeft hiervoor reeds een nieuwe benaderingswijze opgezet.

Advies aan management van TUV Nederland QA B.V

De organisatie heeft tijdens de audit aangetoond een dusdanig niveau van kwaliteitsmanagement te voeren dat de

auditor aan het management van TÜV Nederland QA B.V. adviseert:

De onder paragraaf 3.1 genoemde organisatie(s) te voorzien van een certificaat volgens HKZ Kinderopvang 2014

De organisatie is in staat te voldoen aan de eisen van klanten, stakeholders en het managementsysteem is

doeltreffend (in staat om de doelstellingen te realiseren en/of verbeteringen te realiseren)

De onder paragraaf 3.1 genoemde organisatie(s) te voorzien van een certificaat volgens HKZ Kinderopvang 2014

c.q. het certificaat te continueren zodra aan de voorwaarden zoals genoemd in paragraaf 2.4 is voldaan.

De onder paragraaf 3.1 genoemde organisatie(s) geen certificaat te verstrekken c.q. het certificaat te continueren

Onderwerp Voldaan

Bewijs / omschrijving Ja Nee

Tevredenheid Klanten /

stakeholders

- Klanttevredenheidsonderzoek 14.5.2017

- Exitevaluaties: interviews bij beëindiging van kindplaatsing

22.12.2016, 1.8.2016 en 22.11.2016 - Registratie verbetermogelijkheden I-schijf FOR-043

Afwijkingenregister 16.6.2017

Ten aanzien van het feit dat de organisatie de ervaringen van

ketenpartners niet heeft gemeten (conform eigen frequentie 1 x per 3

jaar gepland – dit is niet doorgevoerd), is een afwijking opgesteld.

Procesprestaties

Procesprestaties worden onvoldoende gemeten c.q. geëvalueerd:

- Verdiepende analyse in directiebeoordeling ontbreekt (onvoldoende

inhoudelijkheid), evalueren van de door de organisatie vastgestelde

prestatie indicatoren ontbreekt – evaluatie van uitkomsten toetsing

professioneel handelen, evaluatie meten ervaring ketenpartners

ontbreekt in directiebeoordeling.

- Ervaringen ketenpartners niet conform procedure 1.04 aantoonbaar

gemeten, tevens niet in directiebeoordeling opgenomen.

Ten aanzien van bovenstaande punten zijn afwijkingen opgesteld.

Samenvatting


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 2 / 58

Productmonitoring

- Klanttevredenheidsonderzoek 14.5.2017

- Leveranciersbeoordeling 8.12.2016 - Observatie welbevinden kind D.H. januari 2017 Otje

- Observatie welbevinden R.M. 20.6.2017 BSO Op de Trap

- Aanvullende observatie 29.4.2017 kind D.H. t.b.v. Perspectief

(ontwikkelingsproblemen)

- Aanwezigheidslijst BSO Op de Trap 28.6.2017

- Overdrachtsschrift inclusief registraties t/m 28.6.2017 Otje

- M.O. formulier Plaatsingsgegevens 22.6.2016

- Daglijst 28.6.2017 Pipeloentje

- Controle aantal kinderen Pipeloentje (babygroep) BKR

- Afwijkingen registratie – er is nu per groep een register opgesteld

met afwijkingenregistratie en ongevallenregistratie. Groepen

kunnen direct in de digitale groepsmap afwijkingen en ongevallen

registreren.

- Teamoverleg Otje 6.6.2017 - Teamoverleg 19.4.2017 o.a. evaluatie ontruimingsoefening

14.2.2017

- Klacht Rode Laarsjes 14.11.2016 m.b.t. rode billen –

oorzaakanalyse en genomen maatregelen zichtbaar.

- Afwijking 10.10.2016 Giraf – 2 tegels omhoog (nog niet afgehandeld

– juni 2017 is aangegeven als datum voor afhandeling). - Ongevallen: BSO Op de Trap 7.9.2016 voet in doorn

Note:

- Monitoring van retourontvangst van door klant ondertekende

contracten is onvoldoende geborgd. Er zijn nog diverse niet

ondertekende contracten aanwezig in de digitale map zoals familie

F. 6.3.2017, H.d.M. 2.1.2017.

- Registratie fouten/bijna-fouten en calamiteiten ontbreekt in nieuwe

Register Afwijkingen. Tevens verificatie 2016 tot heden m.b.t.

genomen maatregelen n.a.v. afwijkingen nog niet uitgevoerd.

Ten aanzien van de bovenstaande punten is een afwijking

geregistreerd.

Realisatie van

doelstellingen

Doelstellingen worden jaarlijks geformuleerd in de directiebeoordeling

en het opvolgende jaar wordt de realisatie aangegeven in de

directiebeoordeling. (Directiebeoordeling 2016 d.d. 15-06-2017).

Doelstellingen 2016 zijn ofwel gerealiseerd, ofwel nog gaande.

Interne audits

Interne audits zijn uitgevoerd conform planning en van een goede

diepgang. Echter t.a.v. het ontbreken van een oorzaakanalyse en

gebrek aan transparantie in beoordeling van de effectiviteit van de

genomen maatregel en het niet maken van verschil tussen correctie en

corrigerende maatregel (eventueel preventieve maatregel) is een

afwijking opgesteld. Auditplan 2015-2018, auditrapportages Giraf

23.5.2017, Otje 1.6.2017, Duimelot 23.5.2017, Op de Trap (BSO)

23.5.2017 en ondersteunende processen kantoor 1.6.2017.

Directiebeoordeling

De directiebeoordeling is uitgevoerd (Directiebeoordeling 2016 d.d. 15-

06-2017), echter van onvoldoende diepgang t.a.v. inhoudelijke

evaluaties (inhoudelijke evaluatie van analyses versus prestatie-

indicatoren en eventuele landelijke benchmarks) en een aantal

elementen ontbreken (uitkomsten toetsing professioneel handelen,

evaluatie ketenpartners).


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 3 / 58

Toepassingsgebied

Het toepassingsgebied van certificatie “scopeomschrijving” is passend

voor de organisatie in het werkveld waarin de organisatie haar

activiteiten uitvoert. Hierbij dient wel aangetekend te worden, dat een

controle is uitgevoerd op de juistheid van de scopeomschrijving en het

woord ‘hele’ (zoals gebruikt in ‘hele dagopvang’) niet meer gebruikt mag

worden. Dit is met de directie besproken en het voorstel is dit te

wijzigen in: ‘Het bieden van kinderopvang door middel van

kinderdagverblijf en buitenschoolse opvang’.

Tevens kon de nieuwe activiteit Sport BSO niet beoordeeld worden

aangezien deze activiteit altijd op donderdag plaatsvindt. Op basis

hiervan is een A-afwijking geregistreerd en zullen de activiteiten tijdens

de re-audit worden beoordeeld.

Auditdoelstellingen op

voorhand gedefinieerd

behaald

Als auditdoelstellingen zijn door de auditor gedefinieerd:

• Beoordelen of het managementsysteem voldoet aan de eisen in HKZ Kinderopvang versie 2014 en waar relevant ook voor zover mogelijk weten regelgeving

• Vaststellen van de effectiviteit van het managementsysteem (ondersteunt dit de organisatie bij het behalen van haar doelstellingen)

• Beoordelen van het implementatieniveau van het managementsysteem, in ieder geval v.w.b. de operationele processen (dus de primaire processen die onderdeel van de scope uitmaken)

• Vaststellen of het managementsysteem voldoende wordt onderhouden (actueel is)

De auditdoelstellingen zijn tijdens de controleaudit J2 behaald, de auditor heeft ten aanzien van bovenstaande auditdoelstellingen kunnen vaststellen dat het managementsysteem ten aanzien van diverse elementen niet voldoet aan HKZ Kinderopvang 2014 en een aantal elementen van relevante weten regelgeving. Daarnaast is vastgesteld dat het implementatieniveau v.w.b. de operationele processen onvoldoende is op een aantal gebieden. Het managementsysteem is wel in goede mate actueel, het afgelopen jaar zijn een groot aantal wijzigingen doorgevoerd. Tevens is vastgesteld dat het managementsysteem de potentie heeft om de organisatie te ondersteunen bij het behalen van haar doelstellingen, echter dat met analyseren van beschikbare informatie en het aantoonbaar monitoren van de vastgestelde prestatie-indicatoren nog onvoldoende diepgang heeft en aantoonbaar is.

Aan alle normeisen

wordt voldaan

Aan diverse normeisen is niet of niet geheel voldaan. Zie hiervoor de

vermelde afwijkingen in dit rapport (J2). De aard van de afwijkingen

heeft ertoe geleid dat de maatregelen via een re-audit zullen worden

geverifieerd.


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 4 / 58

Samenvatting ............................................................................................................................. 1

1. Algemene informatie rapport ........................................................................................... 6

1.1 Soort audit ........................................................................................................................................... 6

1.2 Status rapport ...................................................................................................................................... 6

2. Bevindingen en conclusies .............................................................................................. 7

2.1 Verbetermogelijkheden ........................................................................................................................ 7

2.2 Aandachtspunten volgende audit ......................................................................................................... 9

2.3 Afwijkingen ........................................................................................................................................ 11

3. Algemene gegevens ....................................................................................................... 19

3.1 Voordracht voor certificering .............................................................................................................. 19

3.2 Actuele situatie .................................................................................................................................. 20

3.3 Bezochte en te bezoeken vestigingen ............................................................................................... 21

4. Beoordeling implementatie ............................................................................................ 22

4.1 Rubriek 1 ........................................................................................................................................... 22

4.2 Rubriek 2 ........................................................................................................................................... 26

4.3 Rubriek 3 ........................................................................................................................................... 33

4.4 Rubriek 4 ........................................................................................................................................... 35

4.5 Rubriek 5 ........................................................................................................................................... 39

4.6 Rubriek 6 ........................................................................................................................................... 44

4.7 Rubriek 7 ........................................................................................................................................... 45

4.8 Rubriek 8 ........................................................................................................................................... 47

4.9 Rubriek 9 ........................................................................................................................................... 49

5. Detailinformatie ............................................................................................................... 51

5.1 Vooronderzoek .................................................................................................................................. 51

5.2 Prestaties tijdens de voorgaande certificatieperiode .......................................................................... 51

5.3 Afwijkingen voorgaande audit ............................................................................................................ 51

5.4 Auditprogramma ................................................................................................................................ 52

5.5 Klachten inzake de organisatie .......................................................................................................... 53

5.6 Inspectiebezoeken ............................................................................................................................. 53

Inhoudsopgave


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 5 / 58

5.7 Relevante veranderingen inzake de organisatie ................................................................................ 53

5.8 Tijdsbesteding ................................................................................................................................... 54

5.9 Auditee-vertegenwoordigers .............................................................................................................. 55

5.10 Logogebruik ....................................................................................................................................... 56

6. Omvang, doel en certificatie-voorwaarden ................................................................... 57

7. Auditplan volgende audit ............................................................................................... 57


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 6 / 58

VERTROUWELIJK

1.1 Soort audit

Soort audit Datum Tijd Audit-team

Certificatie-audit Hercertificatie-audit 18-05-2015

19-05-2015 09:00-17:00 S. van Zijderveld

1e controle-audit 29-06-2016 09:00-17:00 S. van Zijderveld

2e controle-audit 28-06-2017 09:00-17:30 S. van Zijderveld

Anders, namelijk dd-mm-yyyy hh:mm – hh:mm Auditor

1.2 Status rapport

Status rapport

Concept, geen afwijkingen

Concept met afwijkingen, corrigerende maatregelen open

Concept met afwijkingen, corrigerende maatregelen akkoord

Definitief, geen afwijkingen

Definitief, afwijkingen gesloten

Disclaimer:

De auditresultaten zoals in dit rapport weergegeven zijn gebaseerd op steekproeven van beschikbare informatie. Lezer dient zicht ervan bewust te

zijn dat de resultaten hierdoor een bepaalde mate van onzekerheid in zich hebben. Hiermee dient bij het gebruik van de resultaten rekening te

worden gehouden.

Alvorens een certificatiebeslissing wordt genomen, worden de aanbevelingen in dit rapport intern en onafhankelijk beoordeeld.

Het originele rapport is eigendom van TÜV Nederland. Een kopie wordt digitaal verstrekt aan de klant.

1. Algemene informatie rapport


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 7 / 58

2.1 Verbetermogelijkheden

Tijdens de audit zijn de volgende verbetermogelijkheden aangegeven. Een verbetermogelijkheid is een constatering

van een situatie of proces dat geoptimaliseerd kan worden, waarbij de wijze hoe de organisatie momenteel invulling

geeft aan een situatie, systeem of proces, niet strijdig is met een getoetst normelement. Een kenmerk is dat de auditor

in een verbetermogelijkheid geen specifieke oplossing mag aanraden. Het staat de organisatie vrij om aan deze

verbetermogelijkheden invulling te geven, bij de volgende audit zullen deze niet aan de orde worden gesteld.

Audit Beschrijving

(her)certificatie-audit 1. De Arbo RI&E is in bewerking en staat voor afronding september 2015 gepland. Dit is een aandachtspunt voor de volgende audit. J1 controle: RIE is uitgevoerd en Plan van Aanpak is opgesteld 1.10.2015

2. Transparantie ten aanzien van geverifieerde zaken tijdens interne audits kan verbeterd worden. J1 controle: Interne audit methodiek is veranderd, hierin is dit meegenomen.

3. Het beleid Wet BIG is beknopt geformuleerd in het Ziektebeleid, echter geeft de visie van de organisatie t.a.v. medicijntoediening en voorbehouden handelingen niet volledig weer (voorbeeld: er is een autorisatieformulier aanwezig voor voorbehouden handelingen, echter de directie heeft het uitgangspunt dit niet te doen). J1 controle: Visie op medicatietoediening is geherformuleerd, procedure Omgaan Ziek Kind is herzien en formulier voorbehouden handelingen is verwijderd. Tevens besproken met OC t.a.v. geldende regels GGD waterpokken. Gezien versie 6-12-2015.

4. EHBO doos VE-002 niet volledig.en niet aantoonbaar gecontroleerd. J1 controle: Is opgepakt. Sticker op verbanddoos. .

5. Implementatie van de Hygiënecode t.a.v. incidenteel op verzoek van ouders verstrekte warme maaltijden. Controle J1: Nogmaals besproken, de directie heeft brief aan Ministerie gezonden i.v.m. verkrijgen ontheffing. Tijdens J1 nogmaals achtergronden besproken, e.e.a. zal nu in de OC besproken worden. Indien het aanbod voor de ouders gehandhaafd blijft, zal de Hygiënecode alsnog geïmplementeerd worden op dit gebied.

6. Thermometer koelkast Giraf niet betrouwbaar (geeft 15 graden aan – contrathermometer in de betreffende koelkast geeft 5 graden aan). Tijdens audit verwijderd.

7. Giraffe: geen veiligheidssluitingen op de lades keuken (beleid directie; geaccepteerd door GGD), echter het betreft wel een open keuken op de groep (dus toegankelijk voor de kinderen) en in een lade bevinden zich scherpe messen (aardappelschilmesje, groot broodmes etc.). Controle J1: Broodmes is verwijderd, echter nog steeds 2 aardappelschilmesjes aanwezig. Directie heeft direct maatregelen genomen ten tijde van de audit en alsnog veiligheidssluitingen laten plaatsen.

8. BSO Op de Trap bijzonderhedenlijst niet compleet: kind B. geen rund/varkensvlees, kind L. niet op foto ontbreken. Controle J1: tijdens interne audit nogmaals gecontroleerd (8-3-2016).

9. Duimelot: Kinddossier A.L. niet conform opzet Dikkertje Dap (inhoudsopgave ontbreekt, formulier Plaatsingsgegevens ontbreekt – waarschijnlijk andere formulieren gebruikt (formulier Kindgegevens en Verklaringen Peuterspeelzaal). Controle J1: tijdens interne audit nogmaals gecontroleerd.

10. Nieuwe speeltoestel Ziggo (aanschaf april 2015) nog niet in speeltoestellenlogboek opgenomen. Controle J1: Dit loopt, intern onderhoudsmedewerker gaat tevens training Keurmeester Inspectie speeltoestellen volgen.

11. Maandelijkse controle van de brandmeldinstallatie door de beheerder BMI (opgeleid

2. Bevindingen en conclusies


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 8 / 58

persoon) is niet aantoonbaar in het logboek van de BMI. Controle J1: maandelijkse test wordt nu geregistreerd.

12. Volledigheid en aantoonbaarheid doorvoering risico-inventarisatie veiligheid, gezondheid ten aanzien van de diverse ruimtes is onvoldoende traceerbaar. Dit is reeds door de GGD aangegeven en gelet op het feit dat corrigerende maatregelen worden genomen in overleg met GGD voor augustus 2015 is dit niet als afwijking opgenomen. Dit is wel een aandachtspunt voor de volgende audit. Controle J1: meegenomen in interne audit maart 2016, is verbeterd.

13. Verdiepende analyse ongevallenregistratie ontbreekt als input van de directiebeoordeling. Controle J1: Toegevoegd in format directiebeoordeling.

J1: De verbeterpunten zijn opgenomen in een plan van aanpak, laatste update 26.6.2016.

1e controle-audit 1. Consequente verslaglegging functioneringsgesprekken (nieuwe werkwijze zelf vastleggen gesprek door medewerkers). Controle J2: werkwijze en verslaglegging is nu gewijzigd (nieuw formulier), dit formulier is echter pas zeer recentelijk geïmplementeerd.

2. Evalueer de werking van de evaluatie van het formulier Calamiteitenmelding – dit wordt nu gebruikt als evaluatieformulier (naast de evaluatie door medewerkers) maar er ontbreken evaluatieaspecten t.a.v. het correct functioneren van de BHV organisatie. Controle J2: Evaluatieformulier is aangepast.

3. Inschatting van kans en effect bij risico’s (prospectieve risico-inventarisatie in team) en transparantie in maatregelen. Controle J2: Nieuwe werkwijze geïntroduceerd (verslag en PvA vorige brainstormsessie m.b.t. risico’s geverifieerd) methode Safer zal geïntroduceerd worden najaar 2017 (tevens in HKZ kalender opgenomen).

4. Diverse kindgerelateerde, vertrouwelijke zaken opgenomen in overdrachtsschrift in plaats van kinddossier. Controle J2: Bovenstaande is mondeling gecommuniceerd in het team. Tevens in interne audits geverifieerd. Tijdens audit J2 nogmaals bij Otje geverifieerd, medewerkers kennen de maatregel en hebben deze doorgevoerd.

5. Aandacht incidentenregistratie Otje (bijtincidenten, vallen etc.) Controle J2: Op groep gecommuniceerd en onder de aandacht gebracht, is gemonitord tijdens de registraties. Tijdens audit J2 nogmaals bij Otje geverifieerd, medewerkers kennen de maatregel en hebben deze doorgevoerd (gezien registratie Ongevallen in Afwijkingenregister Otje 16.6.2017).

6. Aandacht voor toepassing Epipen met name in volgorde van handelen. Controle J2: Dit speelt niet meer, kind is inmiddels weg van locatie. Verder heeft de organisatie hier niet mee te maken op het ogenblik. Directie is zich wel bewust van benodigde aandacht en instructie mocht zich dit weer voordoen.

J2: Verbetermogelijkheden zijn opgenomen in Plan van Aanpak Verbetermogelijkheden

externe audit 29.6.2016 (laatste revisie 7.6.2017)

2e controle-audit 1. Borgen van verlies van registraties tegen onbedoeld verwijderen bestanden (door

directie abusievelijk deel van Afwijkingenregister digitaal verwijderd). Aangezien dit als

incident is aangetroffen en bij de kwaliteitscoördinator nog een bestand aanwezig bleek

te zijn, is dit als verbetermogelijkheid aangegeven.

2. Actualisatie Plan van aanpak Arbo RI&E (diverse acties genomen, echter niet in het Plan

van Aanpak bijgewerkt).

3. Termijnen en verantwoordelijken bij doelstellingen benoemen. Aangezien in de

kwaliteitsplanning wel termijnen zijn ingepland en gezien de geringe grootte van de

organisatie, is dit als verbetermogelijkheid aangemerkt.

4. In het proces Planning & Plaatsing wordt gebruik gemaakt van diverse Excelsheets en

vinden veel manuele handelingen plaats, dit leidt mogelijk tot extra foutkans.


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 9 / 58

5. Contract kind (Plaatsingsovereenkomst SMI) 26.6.2017 vermeldt verkeerde werksoort

(BSO terwijl kind is geplaatst op KDV Otje). Note: Direct door organisatie hersteld.

6. Aandacht voor consequente registratie toediening medicijnen (BSO kind Q.K. 12.4.2017

antibiotica medicijnverklaring niet ingevuld voor wat betreft de toediening).

7. Aandacht voor praktijkinvulling toegestane groepsgrootten. Pedagogisch medewerkster

BSO geeft aan dat de maximale groepsgrootte 30 kinderen is, hierbij blijken ook kinderen

in de leeftijdsgroep van 4 tot 8 jaar aanwezig te kunnen zijn. Indien dit het geval is mag

het aantal kinderen echter maximaal 20 zijn. Bij navraag van de directie blijkt dat er

formeel 2 aparte groepen/groepsruimten zijn (Atelier in combinatie met groepsruimte

Peuteropvang/BSO en de BSO ruimte Op de Trap). E.e.a. blijkt ook door de GGD

beoordeeld te zijn. Derhalve is dit aspect niet als afwijking geregistreerd, echter

handhaving van de Wet Kinderopvang t.a.v. groepsgrootten alsmede samenvoeging van

groepen zal wel een aandachtspunt zijn voor de volgende audit.

2.2 Aandachtspunten volgende audit

Tijdens de volgende audit(s) zullen de onderstaande zaken als specifiek aandachtspunt worden meegenomen. Dit

omdat het een (potentieel) zwak punt betreft danwel een onderwerp dat tijdens de plaatsgevonden audit onderbelicht is

gebleven.

1e Controle-Audit

Beschrijving Opvolging

▪ Arbo RI&E ▪ RIE is uitgevoerd 1.10.2015 en Plan van Aanpak is

opgesteld 30.10.2015.

▪ Risico-inventarisatie Veiligheid en Gezondheid (maatregelen op grond van commentaar GGD gepland voor augustus 2015)

▪ Maatregelen genomen.

▪ Accountantsverklaring jaarstukken (aantoonbaarheid

controle externe deskundige).

▪ Rapport inzake jaarrekening 2015 door BDO Accountants 22.4.2016 (Samenstellingsverklaring)

▪ Stagebeleid ▪ Beleid beroepspraktijkvorming is getoetst aan de hand van dossiers P.D., C.S. en I.S. – zie verder onder J1 rubriek 5.

▪ Afhandeling afwijkingsbericht (effectiviteit genomen

maatregelen)

▪ Uitgevoerd, maatregelen genomen.

2e Controle-Audit


▪ Afhandeling interne audit 2016 en doorvoering audit

ondersteunende processen kantoor.

Getoetst – ondersteunende processen kantoor zijn geaudit (interne auditrapportage 1.6.2017)

▪ Stellingname implementatie Hygiënecode t.a.v. door ouders

incidenteel aangeleverde maaltijden (regenereren).

Getoetst – beleid is niet gewijzigd, er is een HACCP plan opgesteld (januari 2017), echter t.a.v. het regenereren is dit nog onvoldoende geïmplementeerd conform de Hygiënecode Kleine Instellingen (geen aantoonbare


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 10 / 58

temperatuurcontrole). (Zie afwijking).

▪ Nieuwe werkwijze m.b.t. meldingen en verbeterregister. Is ingevoerd, er is een Afwijkingen- en Ongevallenregister geïntroduceerd op de groepen.

▪ Inwerken nieuwe medewerkers Getoetst, corrigerende maatregelen nog onvoldoende effectief (t.a.v. één pedagogisch medewerker ontbreekt inwerkplan). (Zie afwijking).

▪ Observaties welbevinden individuele kinderen Getoetst, corrigerende maatregelen nog onvoldoende effectief. Er is wel een nieuwe werkwijze met nieuwe registratieformulieren geïntroduceerd echter nog onvoldoende geïmplementeerd (zie afwijking).

Hercertificatie-audit


▪ Handhaving van de Wet Kinderopvang t.a.v. groepsgrootten alsmede samenvoeging van groepen.

▪ Nieuwe werkwijze risico-inventarisatie processen (2014: prospectieve risico-inventarisatie) conform Document 1.12 Risicogericht denken + nieuw formulier ontwikkeld (Risicogericht Denken). Gepland voor najaar 2017

▪ Opvolging klanttevredenheidsonderzoek 14.5.2017 (analyse en verbeterpunten)

▪ Doorvoering medewerkerstevredenheidsonderzoek (gepland Q3 2017).

▪ Aandacht voor onderstaande zaken aangezien niet of

beperkt behandeld tijdens J2:

Ontwerp en ontwikkeling (tijdens J1 aan de orde

geweest – Sport BSO stond ingepland als

ontwikkeling dienstverlening, echter nu

geëffectueerd)

Medewerkerstevredenheidsonderzoek (gepland

voor Q3 dus niet te verifiëren – aandachtsgebied

HCA)

Stagebeleid (tijdens J1 uitgebreid aan de orde

geweest)

Financiële beleid

Risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid

Inkoopproces (J2 beperkt aan de orde geweest)


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 11 / 58

2.3 Afwijkingen

Er zijn geen afwijkingen geconstateerd

Corrigerende maatregelen worden administratief afgehandeld Uiterste datum inzending

corrigerende maatregelen: dd-mm-yyyy

Corrigerende maatregelen worden middels een re-audit beoordeeld Uiterste datum inzending

plan van aanpak: 25-07-2017

Datum Re-audit: 10-08-2017

Afwijking 1

Audit § Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Controle J2 2.9 + certif.reglement

A 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking De organisatie heeft een Sport BSO opgestart (2 groepen met aanbod aan BSO kinderen en kinderen uit de wijk op donderdagmiddag). Aangezien deze nieuwe dienstverlening als onderdeel van het primaire proces niet kon worden beoordeeld tijdens de controleaudit zal dit in de re-audit worden meegenomen.

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijking 2


Controle J2 4.4.5 4.5

B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Ten aanzien van de corrigerende maatregelen op basis van de interne audit ontbreekt de oorzaakanalyse. Daarnaast is de werkwijze ten aanzien van de beoordeling van de effectiviteit van de genomen maatregel onvoldoende transparant en wordt geen verschil gemaakt tussen correctie en corrigerende maatregel (of eventuele preventieve maatregel).

Oorzaakanalyse

Correctie



Afwijking 3


Controle J2 1.5.1 4.5.3 4.5.4

A / B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Registratie fouten/bijna-fouten en calamiteiten ontbreekt in het nieuwe Afwijkingenregister. Tevens wordt input voor


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 12 / 58

afwijkingen niet geregistreerd door directie/kantoor (alleen de groepen hanteren het Afwijkingenregister). Beoordeling van de effectiviteit van de genomen maatregelen is vanaf de start in 2016 tot heden niet aantoonbaar uitgevoerd.

Oorzaakanalyse

Correctie



Afwijking 4


Controle J2 1.2.3 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Toetsing van het professioneel handelen is niet aantoonbaar uitgevoerd, de methode is onvoldoende helder

benoemd in managementsysteem. (Werkwijze d.m.v. functioneringsgesprekken is onvoldoende toereikend– hierin is

onvoldoende te toetsen dat professioneel handelen aan de orde komt, gedrag en bejegening etc. ontbreken).

Oorzaakanalyse

Correctie



Afwijking 5


Controle J2 3.4 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Ervaringen van ketenpartners zijn niet aantoonbaar conform vastgestelde methode en frequentie in procedure 1.04

gemeten.

Oorzaakanalyse

Correctie



Afwijking 6



Afwijking Monitoring van te ondertekenen contracten en retourontvangst functioneert onvoldoende – op basis van steekproef

blijkt dat contracten van 6.3.2017 en 2.1.2017 nog niet ondertekend zijn, terwijl de dienstverlening wel plaatsvindt.

Oorzaakanalyse

Correctie




320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 13 / 58

Afwijking 7



Afwijking DOC 7 FOR 004 is een formulier t.b.v. kennismakings-/plaatsingsgesprek dit zou in het kinddossier moeten worden opgeborgen (conform instructie op formulier), tevens heeft het formulier ook een afvinkmogelijkheid. Dit gebeurt niet. Op deze wijze is ook niet geborgd dat de klant alle relevante informatie heeft ontvangen tijdens het plaatsingsgesprek en heeft begrepen.

Oorzaakanalyse

Correctie



Afwijking 8



Afwijking Er is geen aantoonbare toestemming van ouders verstrekt voor terugkoppeling gegevens aan derden (o.a. voor observatie ontwikkelingsproblemen en contacten Perspectief/CJG groep Otje niet aantoonbaar voor kind D.).

Oorzaakanalyse

Correctie



Afwijking 9


Controle J2 2.9 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Er is geen aantoonbare toestemming van ouders verstrekt t.b.v. het plaatsen van een kind in meer dan één stamgroep (ook indien dit op dezelfde locatie is). Volgens de pedagogisch medewerkers wordt dit mondeling

afgestemd. (Regeling Kwaliteit Kinderopvang artikel 5.13: met vooraf gegeven schriftelijke toestemming van de ouder kan een kind gedurende een tussen houder en ouder overeengekomen periode worden opgevangen in één andere stamgroep dan de stamgroep).

Oorzaakanalyse

Correctie




320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 14 / 58

Afwijking 10


Soort audit 2.9 7.1

B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Er worden warme maaltijden verstrekt, dit zijn door ouders meegebrachte vers bereide maaltijden die op de groep worden opgewarmd (o.a. geconstateerd bij Otje). De Hygiënecode voor Kleine Instellingen wordt niet gehanteerd t.a.v. de beheersing van de temperatuur bij het verwarmen en opdienen van de maaltijden (kerntemperatuur minimaal 75°C, bij uitgifte minimaal 60°C). De groep had geen voedselthermometer t.b.v. controle en registratie vindt niet plaats (gemeten kerntemperatuur en actie bij afwijkingen).

Oorzaakanalyse

Correctie



Afwijking 11


Soort audit 4.7 1.1.7 3.1.1

A 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Verdiepende analyse in directiebeoordeling ontbreekt (onvoldoende inhoudelijkheid en diepgang – bijvoorbeeld bij analyse exitevaluaties wordt aangegeven dat er geen verbeterpunten zijn terwijl vanuit de registraties blijkt dat er door diverse ouders als verbeterpunten financiële administratie en communicatie zijn aangegeven). Daarnaast ontbreekt de evaluatie van de door de organisatie vastgestelde prestatie indicatoren en ontbreken de evaluatie van uitkomsten toetsing professioneel handelen en evaluatie meten ervaring ketenpartners in de directiebeoordeling.

Oorzaakanalyse

Correctie



Afwijking 12


Soort audit 4.5 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Corrigerende maatregelen n.a.v. de afwijkingen geconstateerd in de voorgaande audit zijn niet effectief ten aanzien

van:

1. VOG voor datum indiensttreding en inzet medewerker – corrigerende maatregelen niet effectief. O.a. B.E.

arbeidsovereenkomst 31.10.2016 – VOG 3.11.2016 ook daadwerkelijk 31.10.2016 ingezet (rooster).

2. Inwerktraject L.W. niet aantoonbaar (medewerker reeds medio 2016 als vakantie-/oproepkracht ingezet).

3. Observaties welbevinden:

a. Er is geen borging dat alle kinderen (BSO op de Trap) worden geobserveerd. Centraal overzicht

ontbreekt.

b. Reden van niet observeren niet traceerbaar (afwijking kan, maar met motivatie).

c. Vragenlijst 8+ kinderen is niet toegepast (kinderen vanaf 8 jaar dienen in observaties welbevinden

betrokken te worden).

d. In het beleid 2.16 Stappen Welbevinden ontbreekt dat de kinderen die alleen gebruik maken van VSO

niet geobserveerd behoeven te worden (hierin wordt alleen vakantie-opvang vermeld).


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 15 / 58

Oorzaakanalyse

Correctie



Afwijkingen voorgaande audits in deze certificatieperiode:

Bijlage Afwijkingen HCA

Nu

mm

er.

Au

dit

§ Afwijking

A/B

Oorzaakanalyse Correctie en

corrigerende maatregel

Ma

atr

eg

el

akko

ord

Verificatie

effectiviteit

Op

en

/

ge

slo

ten

1 HCA 4.4.

2

De interne audit

2014/2015 is

doorgevoerd op alle

documenten van het

HKZ kwaliteitshandboek

en directiezaken (o.a.

personeel). De overige

onderdelen komen naar

mondelinge informatie

van de externe

kwaliteitsmanager en

auditor in 2015 aan de

orde. Echter hieraan ligt

geen intern

auditprogramma ten

grondslag waardoor de

reikwijdte van de audit

(welke onderdelen

wanneer bij welke

functies te auditeren)

onvoldoende zichtbaar

is.

B De laatste interne

audit op de groepen

heeft plaatsgevonden

op 20-05-2014. In

2014/2015 heeft de

prioriteit gelegen op

het doorlichten van het

totale

kwaliteitssysteem

m.b.t. de HKZ

normering en zijn alle

9 hoofdstukken

geanalyseerd en

zonodig onderhanden

genomen.

Correctie:

Nieuw intern

auditprogramma met

reikwijdte van de audit

zichtbaar maken.

Corrigerende

maatregel(en):

Er ligt een nieuwe interne

auditplanning waarbij

specifiek per groep gaat

worden geaudit op de

primaire processen.

Daarnaast komt er een

interne audit voor de

ondersteunende

processen (kantoor).

J

A

Akkoord.

Auditplanning 2015-

2017

geverifieerd.

Verdere

implementatie

is beoordeeld

tijdens

eerstvolgende

controleaudit en

effectief

bevonden.

Proces geverifieerd:

interne audits

op groepen

doorgevoerd 1

en 8 maart

2016, werkwijze

aangepast.

Auditplanning

volledig

aanwezig.

Proces m.b.t.

afhandeling

loopt,

opvolgaudits

worden

uitgevoerd.

Gesloten

2 HCA 5.10 Er is een vrijwilliger (J.)

werkzaam op

peutergroep Duimelot.

B Het vrijwilligersbeleid

maakte tot 2013 (zie

wijzigingsblad

Correctie:

Het vrijwilligersbeleid en

vrijwilligersovereenkomst

JA Akkoord.

Vrijwilligersbeleid

25.6.2015 en

Gesloten


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 16 / 58

Echter, Dikkertje Dap

beschikt niet over een

vrijwilligersbeleid.

Kerntaken en functie

van betreffende

vrijwilliger zijn niet

gedefinieerd.

Werkoverleg en

werkwijze m.b.t.

deskundigheidsbevorder

ing vrijwilligers is niet

traceerbaar.

kwaliteitshandboek)

onderdeel uit van het

kwaliteitssysteem.

Echter, vrijwilliger ging

elders werken

waardoor er geen

noodzaak meer voor

het vrijwilligersbeleid

was.

weer

actualiseren/implementere

n in het kwaliteitssysteem.

Corrigerende

maatregel(en):

Om herhaling te

voorkomen is het

verstandig om het

vrijwilligersbeleid (ook al is

er geen vrijwilliger) te

behouden.

vrijwilligersovereenk

omst geverifieerd.

Verdere

implementatie is

beoordeeld tijdens

eerstvolgende

controleaudit en

effectief bevonden.

Vrijwilligers-

overeenkomst J. is

ingezien.

3 HCA 3.4 Meting van ervaringen

van ketenpartners heeft

niet aantoonbaar

plaatsgevonden.

Conform de door de

organisatie vastgelegde

frequentie zou dit 1 x per

jaar plaatsvinden.

B Overleg met

ketenpartners is in het

najaar van 2013

opgestart. De

frequentie van 1x per

jaar was te ambitieus

is gebleken.

Correctie:

De ervaringen van de

ketenpartners over de

afgelopen periode worden

door de directeur alsnog

geïnventariseerd. (in juni

2015).

Corrigerende

maatregel(en):

De frequentie bijstellen

naar 1x per 3 jaar in het

algemeen beleidsplan

(1.04) en de ervaringen

met ketenpartners voor

2015 meenemen op de

HKZ kalender en koppelen

aan de

medewerkers/klanttevrede

nheidsonderzoeken.

JA Akkoord. Aangepast

in beleid

Ketenpartners

16.7.2015 –

geverifieerd en

akkoord bevonden.

Verdere

implementatie is

beoordeeld tijdens

eerstvolgende

controleaudit en

effectief bevonden.

Evaluatie

Perspectief is

aanwezig (zie

auditrapport J1).

Gesloten

4 HCA 1.1 De prospectieve risico-

inventarisatie is niet

aantoonbaar uitgevoerd.

De door de organisatie

vastgestelde methode

Mindmapping heeft

onvoldoende gewerkt,

echter

bijsturingsmaatregelen

zijn niet genomen.

(1.1.4, 1.1.6).

B De Mindmapping is

wel aantoonbaar

uitgevoerd. Echter dit

heeft onvoldoende

resultaat opgeleverd.

Correctie:

Prospectieve risico-

inventarisatie bespreken in

teamoverleg van 8 juni

2015 en resultaat

vastleggen met eventuele

acties in de notulen.

Corrigerende

maatregel(en):

De prospectieve risico-

inventarisatie voor 2016

meenemen op de HKZ

kalender. (verbeterpunt

voor 2015/2016).

Jaarlijks agendapunt om

eerst gezamenlijk in het

teamoverleg te

brainstormen.

Aan de hand van de in

kaart gebrachte risico’s

JA Akkoord.

Beoordeeld aan de

hand van notulen

teamoverleg 8 juni

2015 en inplanning

in HKZ kalender.

Verdere

implementatie is

beoordeeld tijdens

eerstvolgende

controleaudit en

effectief bevonden.

Risico-inventarisatie

is nu in het groeps-

en teamoverleg

ingebed.

Gesloten


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 17 / 58

worden de resultaten

geregistreerd in de notulen

en zonodig

verbetermaatregelen

voorgesteld en opgepakt.

Bijlage Afwijkingen J1

Afwijking 1


1e controle 2.14 B 05-08-2016 Akkoord Gesloten (zie

afwijking 12 J2)

Afwijking Observaties van het welbevinden van individuele kinderen zijn onvoldoende aantoonbaar:

• KDV: Onvoldoende traceerbaarheid van uitvoering observaties (wanneer/door wie geobserveerd) en terugkoppeling met ouders – proces niet helder voor medewerkers (o.a. hoe dient verslaglegging van terugkoppeling naar ouders/10 minutengesprek plaats te vinden).

• Observaties welbevinden BSO hebben niet plaatsgevonden. Dit is tijdens de interne audit ook geconstateerd, echter corrigerende maatregelen waren niet aantoonbaar.

Oorzaakanalyse De manier van documenteren is niet helder. Er is geen apart formulier om afspraken n.a.v. de 10 minuten

gesprekken vast te leggen.

Correctie Ontwikkeling van een evaluatieformulier n.a.v. welbevinden gesprek en procedure van stappen welbevinden herzien

dmv een duidelijk stappenplan.

Observaties welbevinden BSO worden opgepakt n.a.v. de ze herziende methode, zodat direct kan worden

geverifieerd of de effectiviteit van de herziende procedure functioneert.

Corrigerende maatregel Corrigerende maatregelen:

- Procedure 2.16 stappen welbevinden herzien.

- Controlemechanisme invoeren van controle op de groepen in FOR 029A Mentor overzicht kindplaatsing formulier

controlemomenten toevoegen op voorblad kinddossiers (FOR 000A t/m C) en de controle vermelden op de HKZ

kalender (0.03).

- Evaluatieformulier n.a.v. welbevinden gesprek implementeren (FOR 035).

Het welbevinden BSO wordt in september uitgevoerd en de effectiviteit van de herziende maatregel wordt in oktober

2016 voor de BSO geëvalueerd. Zie ook HKZ kalender.

Verificatie effectiviteit Beoordeeld tijdens controleaudit J2: maatregelen zijn onvoldoende effectief genomen. De nieuwe procedure en

controlemechanismen zijn nog onvoldoende geïmplementeerd. Zie afwijking 12 J2.

Afwijking 2


1e controle 5.3.1 B 05-08-2016 Akkoord Gesloten (zie

afwijking 12 J2)

Afwijking Checklist nieuwe medewerker wordt niet aantoonbaar toegepast, inclusief evaluatie inwerken (na 5,5 maanden) niet

aanwezig.

Oorzaakanalyse De begeleider (de buddy) heeft de nieuwe medewerker de lijst niet laten inleveren bij de directie.


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 18 / 58

Correctie De inwerklijsten alsnog inleveren op kantoor en archiveren in het personeelsdossier van de nieuwe medewerkers.

Corrigerende maatregel Het tijdspad wanneer een medewerker na 5,5 maand is ingewerkt dient te worden genoteerd in de agenda van de

begeleider (de buddy). Dit wordt tijdens het teamoverleg van augustus met het team besproken.

De procedure 2.11 Aanname personeel wordt herzien op het gebied van archivering checklist inwerken.

Verificatie effectiviteit Beoordeeld tijdens controleaudit J2: maatregelen zijn onvoldoende effectief genomen. Van één medewerker was de

inwerkchecklist niet aantoonbaar. Zie afwijking 12 J2.

Afwijking 3


1e controle 5.1 B 05-08-2016 Akkoord Gesloten (zie

afwijking 12 J2)

Afwijking VOG voor beide vanuit willekeurige steekproef getoetste nieuwe medewerkers is van een latere datum dan de

ingangsdatum van de overeenkomst.

Oorzaakanalyse Medewerkers hebben op het moment van ingangsdatum van de overeenkomst een geldige VOG verklaring van een

andere organisatie en bij deze specifieke getoetste medewerkers is de digitale VOG aanvraag niet correct ingevoerd,

waardoor er vertraging is ontstaan.

Correctie Bij toekomstige nieuwe medewerkers zal de arbeidsovereenkomst niet eerder ingaan dan de VOG verklaring van

Dikkertje Dap is ontvangen.

Corrigerende maatregel De procedure 2.11 Aanname personeel wordt herzien op het gebied van VOG.

Verificatie effectiviteit Beoordeeld tijdens controleaudit J2: maatregelen zijn onvoldoende effectief genomen. Op basis van een steekproef

in personeelsdossiers van nieuwe medewerkers is vastgesteld dat voor diverse medewerkers de VOG van een latere

datum is dan de formele ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst. Op basis van personeelsroosters is vastgesteld

dat één medewerker ook daadwerkelijk reeds was ingezet. Zie afwijking 12 J2.

Afwijking 4


1e controle 7.1.5 B 05-08-2016 Akkoord Gesloten

Afwijking De organisatie heeft sinds mei 2015 geen ontruimingsoefening uitgevoerd.

Oorzaakanalyse De ontruimingsoefening voor 2016 heeft nog niet plaatsgevonden, omdat de verbeterpunten uit 2015 nog niet waren

verwerkt.

Correctie De verbeterpunten dienen sneller te worden verwerkt, zodat een nieuwe ontruimingsoefening op tijd kan worden

uitgevoerd.

Corrigerende maatregel Het ontruimingsplan (procedure 3.00) en BHV organisatie (procedure 3.01) worden geactualiseerd.

Het evaluatieformulier voor de BHV coördinator wordt vervangen door een betere versie en de ontruimingsoefening

van dit jaar gaat alsnog plaatsvinden in augustus 2016.

Verificatie effectiviteit Maatregelen zijn effectief genomen. BHV organisatie is aangepast en de ontruimingsoefening is doorgevoerd op 14

februari 2017. De volgende oefening is aantoonbaar in het HKZ plan (jaarkalender) ingepland.


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 19 / 58

3.1 Voordracht voor certificering

Naam, adres en plaats hoofdvestiging

Bedrijfsnaam Dikkertje Dap Kinderopvang

Straat Paulus Potterstraat 6

Postcode & plaats 7204 VC Zutphen

E-mail [email protected]

Managementvertegenwoordiger

Naam Mevrouw G. Behet

Nevenvestigingen

Bedrijfsnaam N.v.t. (buiten scope)

Straat

Postcode & plaats

Certificatieschema

Schema en versie aanduiding HKZ Kinderopvang, versie 2014

Gegevens m.b.t. certificatie

Projectnummer 20318/2

Scope Het bieden van kinderopvang door middel van kinderdagverblijf en

buitenschoolse opvang. (Note: ‘hele’ dagopvang is gewijzigd in

‘kinderdagverblijf’ tijdens controleaudit J2).

Nace-code 88, 91

Scope t.o.v. de organisatie De scope omvat alle activiteiten van de organisatie;

De scope omvat een deel van de activiteiten van de organisatie;

De scope heeft betrekking op de gehele organisatie;

De scope heeft betrekking op bepaalde organisatorische eenheden.

Toelichting:

De groepen op de scholen De Wegwijzer en De Plotter vallen buiten de scope

van HKZ certificering. De Plotter is een Montessori Basisschool en de

kinderopvang hier valt onder het Montessori certificaat (verstrekt door Korein).

Tijdens de controleaudit J2 is vastgesteld dat de organisatie inmiddels Sport

BSO aanbiedt binnen de activiteiten van de scope van het certificaat, aangezien

dit onderdeel van het primaire proces niet beoordeeld kon worden, is hiervan

een A-afwijking opgemaakt en zullen de activiteiten van de Sport BSO tijdens

de re-audit worden beoordeeld.

Belangrijkste / kritische processen Planning- en plaatsingsproces, uitvoering van de dienstverlening,

3. Algemene gegevens

mailto:[email protected]


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 20 / 58

evaluatieprocessen, personeelsmanagement, inkoop en facilitaire zaken.

Uitbestede processen Administratie/boekhouding, ICT beheer en tevredenheidsonderzoeken

3.2 Actuele situatie

Verificatie offerte actuele situatie

Offerte Vo Cer Her J1 J2

FTE 28 FTE n.v.t. -- 28 FTE 28 FTE 17 FTE

Multisite Ja Nee

Aantal NV’s 0 -- -- 0 0 0

Berekenmethode NVT √X 0,8√X 0,6√X 0,6√X

Te bezoeken vestigingen NVT -- NVT NVT NVT

Bezochte vestigingen NVT -- NVT NVT NVT

Dienstenrooster

Diensten (weekend, avond, nacht) Ja Nee Indien Ja, geef toelichting

Note: de organisatie biedt wel

zaterdagopvang aan, echter dit betreft

dezelfde dienstverlening, processen en

activiteiten zoals tijdens weekdagen is te

beoordelen.

Proces verloop gelijk aan regulier Ja Nee Geef toelichting

Beoordeling reguliere audittijd Ja Nee Geef Toelichting

N =aantal genoemde FTE’s in offerte.

X = aantal opgegeven locaties / nevenvestigingen genoemd in offerte.

-- = werkelijk aantal geconstateerd / berekend tijdens audit.

Activiteit Geplande tijdsbesteding in auditordagen

Implementatieaudit 1ste controle 2de controle

Vooronderzoek / Voorbereiding 2 dagen 1 dag + 0,25 off-site 1 dag + 0,25 off-site

Uitvoering audit incl. rapportage 18 en 19 mei 2015 29 juni 2016

(30 juni 2016 2 uur

rapportage off-site)

28 juni 2017

(29 juni 2017 2 uur

rapportage off-site)


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 21 / 58

3.3 Bezochte en te bezoeken vestigingen

Vestiging Bijzonderheden m.b.t. werkgebied Vo

oro

nd

erz

oe

k

Imp

lem

en

tati

e

1e

Co

ntr

ole

2e

Co

ntr

ole

He

rce

rtie

fice

rin

g

Hoofdvestiging Paulus

Potterstraat 6

5 groepen kinderdagverblijf (3 verticaal, 1 peutergroep

en 1 babygroep) + 2 groepen BSO

X X X X P

3.4 Wet- en regelgeving

De volgende weten regelgeving is van toepassing op de producten/dienstverlening van de organisatie:

Wet Kinderopvang en Kwaliteitseisen Peuterspeelzalen, Besluit Kwaliteit Kinderopvang & Peuterspeelzalen, Regeling

Kwaliteit Kinderopvang & Peuterspeelzalen, Warenwetbesluit Attractie- en Speeltoestellen, Wet Klachtrecht Cliënten

Zorgsector, Wet Medezeggenschap Cliënten Zorgsector, Wet Bescherming Persoonsgegevens (2018: Algemene

Verordening Gegevensbescherming), Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg, Wet Personenvervoer,

Hygiënecode voor kleine instellingen in de branches Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening, Jeugdzorg en

Kinderopvang, Wet Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling, Arbowet en regelingen, Regeling Erkenning

EG-beroepskwalificaties Kinderopvangpersoneel, Pedagogisch Kader, Besluit Basisvoorwaarden Kwaliteit

Voorschoolse Educatie, Algemene Voorwaarden voor Kinderopvang – Dagopvang en Buitenschoolse Opvang 2016,

CAO Kinderopvang 2016-2017, richtlijnen (Hygiëne, Ziektebeelden) RIVM 2016.


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 22 / 58

4. Beoordeling implementatie

4.1 Rubriek 1

Afspraken over dienstverlening

Implementatie De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van HKZ Kinderopvang versie 2014.

• De processen van Dikkertje Dap zijn beschreven m.b.t. zowel de primaire als ondersteunende processen en zijn in voldoende mate in samenhang met het beleid en de visie en missie van de organisatie. Dit komt tot uitdrukking in het strategisch beleid en de kwaliteitsdoelstellingen van Dikkertje Dap.

• Als ketenpartners zijn momenteel benoemd de Montessori Basisschool, De Plotter, Perspectief (Welzijnsorganisatie en peuterspeelzaalwerk), algemeen maatschappelijk werk, Stichting Jeugd en Gezin, Jeugdzorg en Stichting Mee. Met name de basisscholen worden gezien als belangrijke ketenpartners in het kader van de ontwikkeling van integrale kindcentra. Evaluatie van/met ketenpartners ontbreekt, de door de organisatie geformuleerde werkwijze wordt niet gehanteerd. Hiervan is een afwijkingsbericht opgemaakt (zie rubriek 3).

• De organisatie heeft in 2014 de methode Mindmapping ingevoerd ten behoeve van de Prospectieve Risico-inventarisatie. Dit heeft echter onvoldoende gewerkt naar mening van de directie, bijstellingsmaatregelen zijn echter niet getroffen en een actuele prospectieve risico-inventarisatie is niet aanwezig. Hiervan is een afwijkingsbericht opgemaakt.

• Afwijkingen, klachten en ongevallen of incidenten worden geregistreerd via het verbeter-/meldingsformulier en ongevallenregistratieformulier. Oorzaakanalyse vindt plaats en de registraties leiden tot structurele verbeteringsmaatregelen. Terugkoppeling naar ouders en medewerkers vindt plaats.

• Het pedagogisch beleid is geactualiseerd en bekend bij de medewerkers. In de handelwijze tijdens groepsbezoeken komt dit in het pedagogisch handelen duidelijk tot uitdrukking. Diverse groepen werken thematisch en de peutergroep maakt gebruik van VVE methodiek Startblokken.

• Doelstellingen zijn opgenomen in het Algemeen Beleid en in de directiebeoordeling en in voldoende mate SMART geformuleerd. Processen worden via de directiebeoordeling geanalyseerd, er wordt gewerkt met prestatie-indicatoren.

• Dikkertje Dap beschikt over een pedagogisch beleid 2015/2016. De oudercommissie heeft het vernieuwde pedagogisch beleid beoordeeld en advies uitgebracht.

• De organisatie beschikt over een privacybeleid. Vertrouwelijke documenten worden in afgesloten kasten bewaard, de groepen beschikken over een afsluitbaar ladeblok waarin zich de kindgegevens bevinden.

• Beleid m.b.t. Wet BIG is geformuleerd als onderdeel van het Ziektebeleid. De organisatie verstrekt geen medicijnen m.b.t. pijnbestrijding/koortsonderdrukking. Voor medicijntoediening zijn voorwaarden vastgesteld, deze worden door de ouders en pedagogisch medewerker via formulier Medicijntoediening in kaart gebracht en geregistreerd. Registratie van toediening vindt tevens plaats op dit formulier. De visie van de organisatie t.a.v. medicijntoediening en voorbehouden handelingen staat niet volledig conform de actueel gehanteerde werkwijze in het Ziektebeleid (voorbeeld: er is een autorisatieformulier aanwezig voor voorbehouden handelingen, echter de directie heeft het uitgangspunt dit niet te doen).

• Het proces m.b.t. de financiële stroom tussen klant en organisatie is in kaart gebracht. Het facturatieproces wordt momenteel verbeterd d.m.v. de overschakeling naar een automatisch systeem.

• Beoordeling van de administratie geschiedt door een onafhankelijke deskundige, te


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 23 / 58

weten Accountantskantoor BDO. Op dit ogenblik zijn de jaarstukken 2014 nog in bewerking.

Bewijzen:

• Advies pedagogisch beleid OC 22.09.2014 e-mail bevestiging

• Pedagogisch beleid 2015/2016

• Directiebeoordeling d.d. 11.5.2015

• Formulier Medicijntoediening 3.11.2014 D.v.E. neusspray en registratie toediening 3 t/m 6 november 2014 - handelwijze en beleid is bekend; documentatie is in dit opzicht niet volledig (zie verbetermogelijkheid).

• Medicijnen formulier W.F. 6.5.2015 en registratie toediening 15.5.2015 Pipeloentje

• Algemeen Beleid 2014-2015

• Beleid ketenpartners 2014-2015

• Financieel beleid 2014-2015

• Factuur 201500172 debiteur 1173 Twinfield

• Afnamelijst urenregistratie per maand en per kwartaal Duimelot oktober – december 2014 inclusief hantering vaste tarief en flexibele uren

• Registraties via het Verbeter-/meldingsformulier: o Giraffe interne afwijking d.d. 4.6.2014 A.C. m.b.t. toediening medicatie – tevens

nagevraagd tijdens groepsbezoek audit Giraffe registratie terugkoppeling ouders A. 4.6.2014 en behandeld in werkoverleg groep

o Giraffe klacht T.K. d.d. 3.6.2014 m.b.t. warmte buitenspelen – afgehandeld 1.7.2014 inclusief onderzoek, beoordeling huisregels 2.01 Beleid Warm Weer en communicatie aan ouders m.b.t. zonwering en buitenspelen oktober 2014 Dikkertje Dap krant.

o Interne afwijking 8.4.2015 o Klacht medewerkers 5.2.2015 m.b.t. zon/warmte o Verbeteridee medewerkers 27.2.2015 glijbaan

Afwijkingen:

4 van 4

Controle 1 • De processen van Dikkertje Dap m.b.t. zowel de primaire als ondersteunende processen zijn ongewijzigd en in samenhang met het beleid van de organisatie.

• Ketenpartners zijn vastgesteld en samenwerkingsovereenkomsten zijn voor zover relevant opgesteld en worden periodiek geëvalueerd.

• Er is een prospectieve risico-inventarisatie vastgesteld, waarbij een brainstorm en evaluatie tijdens de teamvergadering wordt uitgevoerd, risico’s zijn benoemd t.a.v. positie droger en brandgevaar, reinigen wasmachine en pomp, kwetsbaarheid directie/kantoor, nieuwe financieringsstelsel 2018 etc. Op 2 juni 2016 is de PRI wederom geagendeerd en uitgevoerd (d.m.v. brainstorm in team), een aantal punten zijn hieruit naar voren gekomen o.a. risico niet houden aan afspraken besproken. De notulen waren op het moment van de audit nog niet beschikbaar.

• Klachten en meldingenregistratie liep terug. De procedure is inmiddels gewijzigd: punten komen eerst in groepsoverleggen, en worden mondeling besproken, vervolgens wordt het verbeterregister (inclusief oorzaakanalyse, maatregelen, en controle effectiviteit) bijgewerkt. Verbeterregister wordt hiermee een vast onderdeel van het teamoverleg. Nieuwe werkwijze zal J2 extra aandacht krijgen.

• Doelstellingen zijn opgenomen in het Algemeen Beleid en in de directiebeoordeling en in voldoende mate SMART geformuleerd. Processen worden via de directiebeoordeling geanalyseerd, er wordt gewerkt met prestatie-indicatoren.

• Dikkertje Dap beschikt over een pedagogisch beleid 2015/2016. De oudercommissie heeft het vernieuwde pedagogisch beleid beoordeeld en advies uitgebracht.

• Beleid m.b.t. Wet BIG is geformuleerd als onderdeel van het Ziektebeleid. De visie van


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 24 / 58

de organisatie t.a.v. medicijntoediening en voorbehouden handelingen is aangepast in het vernieuwde Ziektebeleid n.a.v. de voorgaande audit.

• Het proces m.b.t. de financiële stroom tussen klant en organisatie is in kaart gebracht. Inmiddels is het proces geautomatiseerd, de verwerking is tijdens deze audit getoetst.

• Beoordeling van de administratie geschiedt door een onafhankelijke deskundige, te weten Accountantskantoor BDO. De beoordeling door de onafhankelijke deskundige is tijdens de audit geverifieerd.

Bewijzen:

• Gezien facturatie – nu geautomatiseerd d.m.v. Twinfield o factuur 201505577 26.2.2016 over maart 2016. o Factuur 201601892 deb. 1185 m.b.t. aanvullende factuur maanden april t/m

juni 2016 i.v.m. extra afname. o Afnamelijst E.C. extra uren en facturatie 12.3.2016 m.b.t. extra opvang januari

2016.

• Verbeterregister bijgewerkt t/m januari 2016.

• Rapport inzake jaarrekening 2015 door BDO Accountants 22.4.2016 (Samenstellings-verklaring)

• Prospectieve risico-inventarisatie 8 juni 2015 en actualisatie 2 juni 2016.

• Directiebeoordeling 2015 d.d. 23.06.2016 - prestaties primaire en ondersteunende processen, o.a. geëvalueerd september 2015 pedagogisch beleid, gevraagde en ongevraagde adviezen oudercommissie, exitgesprekken en evaluatie, evaluatieproces welbevinden kinderen, oudergesprekken, etc.

• Pedagogisch beleid Dikkertje Dap 2015/2016

• Evaluatie ketenpartner Perspectief – evaluatie samenwerking Dikkertje Dap 9.6.2016 – overleggen t.a.v. VVE ondersteuning, samenwerking met jeugdverpleegkundige Yunio en zorgoverleg zijn geëvalueerd – samenwerking verloopt prima (mail J.v.B. van Perspectief Zutphen 9.6.2016).

Afwijkingen:

Geen.

Controle 2 • De processen van Dikkertje Dap zijn in de afgelopen periode grotendeels gelijk

gebleven ten opzichte van de vorige controle-audit. Echter, er zijn diverse

deelaanpassingen doorgevoerd zowel in de primaire processen als in

ondersteunende processen. Voorbeelden hiervan zijn invoering van een nieuw

HACCP plan binnen het primaire proces, aanpassing van registraties en

toepassing van mentorschap binnen het observatieproces, het invoeren van een

nieuw register m.b.t. afwijkingen en ongevallen, het invoeren van een nieuw

formulier ten behoeve van functioneringsgesprekken. Tijdens de audit is

vastgesteld dat de implementatie van diverse nieuwe procedures en formulieren

nog niet volledig heeft plaatsgevonden, derhalve is voor diverse zaken een

afwijking vastgesteld. De processen zijn wel in voldoende mate in samenhang met

de visie en missie van de organisatie zoals vastgesteld in het Algemeen Beleid dat

jaarlijks wordt geëvalueerd na de directiebeoordeling.

• De organisatie heeft indicatoren en registraties vastgesteld t.b.v. het meten en

monitoren van de processen, deze worden benoemd in het Algemeen Beleid.

Echter, aangezien de prestatie-indicatoren niet aantoonbaar worden gevolgd, is

hiervan een afwijking opgesteld.

• De organisatie heeft een risico-inventarisatie uitgevoerd door middel van een

brainstormsessie en mindmap met de pedagogisch medewerkers, hieruit is een

plan van aanpak opgesteld en zijn acties doorgevoerd. Risico’s zijn met name in

operationele sfeer en op gebied van veiligheid vastgesteld, daarnaast heeft nog

geen classificering op basis van kans en effect plaatsgevonden. De directie heeft


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 25 / 58

tezamen met de adviseur een nieuwe methode (Safer) vastgesteld die meer

procesgericht is, waarbij de uitvoering voor het najaar 2017 ingepland is.

• Dikkertje Dap werkt met protocollen en richtlijnen ten behoeve van de

beheersbaarheid van het primaire proces, de kwaliteit hiervan wordt systematisch

bewaakt. Medewerkers ontvangen de protocollen en instructies vergezeld van een

beoordelingsformulier en tekenen dit af. Wijzigingen worden in het teamoverleg

gecommuniceerd.

• De kwaliteit van het professioneel handelen wordt niet systematisch getoetst, de

hiervoor vastgestelde methode en criteria zijn niet expliciet in het

managementsysteem opgenomen. In 2016 is de organisatie wel gestart met inzet

van een externe coach (op groepsniveau en individuele coaching) m.b.t.

beroepshouding, echter feedback naar directie vindt niet plaats i.v.m. de

vertrouwensrelatie. Tevens is de organisatie gestart met een project ‘innerlijke

familie’ – er is een innerlijke drijfverentest gemaakt. Echter, ook vanuit dit aspect

kon niet worden aangetoond dat elementen m.b.t. professioneel handelen, gedrag

en bejegening worden getoetst. Ook op basis van de huidige vastlegging van de

functioneringsgesprekken kon onvoldoende aangetoond worden dat professioneel

handelen wordt getoetst. Ten aanzien van dit punt is een afwijking opgesteld.

• Het pedagogisch beleid is tijdens deze controleaudit beperkt aan de orde geweest,

echter vanuit de groepsbezoeken is vastgesteld dat de pedagogisch medewerkers

hier naar handelen, o.a. geconstateerd m.b.t. open deurenbeleid en gemengde

groepen.

• Beleid m.b.t. Wet BIG is opgenomen in het Ziektebeleid van de organisatie en is

tijdens het groepsbezoek BSO aan de orde gesteld m.b.t. medicijnverstrekking. Er

is een mogelijkheid tot registratie toediening op het formulier aanwezig, echter de

toediening is niet geregistreerd. Aangezien dit als een incident is beschouwd, is dit

niet als afwijking geregistreerd.

• Gedragscode voor medewerkers is aanwezig, medewerkers tekenen hiervoor via

de arbeidsovereenkomst.

• Het nieuwe Register t.b.v. Afwijkingen en Ongevallen is inmiddels geïntroduceerd

vanaf september 2016. Groepen kunnen direct in de digitale groepsmap

afwijkingen en ongevallen registreren. Zaken worden overgenomen in centraal

register. In het teamoverleg worden de registraties centraal besproken.

Trendanalyse geschiedt jaarlijks t.b.v. de directiebeoordeling. Er is vastgesteld dat

fouten, bijna-fouten en calamiteiten niet worden geregistreerd, dat vanuit directie en

kantoor geen registraties plaatsvinden (ook niet op andere wijze) en dat monitoring

van de effectieve afhandeling niet heeft plaatsgevonden, derhalve is een afwijking

geregistreerd.

• Keten- en samenwerkingspartners en aard van afspraken zijn benoemd.

• Het financieel beleid en financiële processen zijn tijdens deze audit niet aan de

orde geweest (aandachtsgebied HCA).

Bewijzen:

• Algemeen beleid 31.8.2016

• Brainstormsessie risico-inventarisatie processen 1.12.2016 agenda teamoverleg –

overzicht met bevindingen en maatregelen december 2016

bijgewerkt v.w.b. genomen acties.

• Doc 1.12 Risicogericht denken en nieuw formulier Risicogericht Denken – jaarplanning 2017 ingepland Q3 (aandachtsgebied HCA).

• Wijziging Informatie 14.6.2017 (Informatiemap voor ouders) – Wijzigingsblad diverse veranderingen 2017 o.a. 19.4.2017 – gezien voor Informatiemap. Jaarlijkse evaluatie Pedagogisch beleidsplan, risico-inventarisaties, Meldcode, prospectieve


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 26 / 58

RI&E o.a. teamoverleg 11.10.2016 en 19.4.2017.

• Pedagogisch Beleid 2.16 – versie 19.4.2017 (criteria samenvoegen en opvang op

andere groep) – samenvoegen in bijlage 1 Open deuren beleid opgenomen.

Onderdeel open deurenbeleid en gemengde groepen – pedagogisch beleidsplan

19.4.2017.

• Verklaring medicijntoediening Q.K. 12.4.2017 antibiotica (toediening 15.00)

• Gedragscode medewerker versie 28.9.2016 en arbeidsovereenkomst J.M.

• Ongevallen werkinstructie 3.04 31.8.2016

• Register bijgewerkt t/m 26.6.2017

• Klacht Rode Laarsjes 14.11.2016 m.b.t. rode billen – oorzaakanalyse en genomen

maatregelen zichtbaar.

• Afwijking 10.10.2016 Giraf – 2 tegels omhoog (nog niet afgehandeld – juni 2017 is

aangegeven als datum voor afhandeling).

• Ongevallen: BSO Op de Trap 7.9.2016 voet in doorn (maatregelen: schoenen aan)

• Document 1.04 Ketenpartners inclusief vorm van afspraken en evaluatie.

Afwijkingen:

3 van 12

4 van 12

8 van 12

11 van 12

4.2 Rubriek 2

Uitvoering van dienstverlening


• Geïnteresseerde ouders/verzorgers kunnen zich oriënteren via de website en ontvangen tevens een informatiemap. Na inschrijving wordt het inschrijf-/aanvraagformulier in de plaatsingsmap op datum geplaatst en ontvangt de geïnteresseerde een bevestiging van de plaatsing (per e-mail). De directie bewaakt handmatig (via Exceloverzichten) de inschrijvingen, de wachtlijst en groepsbezettingslijsten en doet een plaatsingsvoorstel (telefonisch of per mail) aan de geïnteresseerde. Na acceptatie wordt een plaatsingsovereenkomst opgemaakt, dat tweezijdig (door organisatie en ouder) wordt ondertekend. Vorderingen worden geïnd via automatische incasso. Voor de gemeente worden betalingsoverzichten per maand voortschrijden bijgehouden. Met de plaatsingsovereenkomst worden ook de algemene voorwaarden (MO-groep / Brancheorganisatie Kinderopvang) meegezonden.

• Voor mutaties en flexibele opvang worden ook het aanvraagformulier en wijzigingenformulier gebruikt.

• Na plaatsing ontvangt de ouder/verzorger en uitnodiging voor een plaatsingsgesprek.

• In het plaatsingsgesprek worden de gegevens van het inschrijfformulier gecontroleerd en de opvangwensen inclusief bijzonderheden m.b.t. kind en toestemmingen besproken en geregeld. Ouders ontvangen ter invulling het formulier Kinddossier (voor specifieke kindgegevens en kindgerichte risico’s) en de toestemmingsformulieren Veilig Slapen, Foto/Video en Uitstapjes.

• Ten aanzien van de kindplanningen zijn basisbezettingslijsten beschikbaar. De regels omtrent handhaving BKR (beroepskracht / kindratio) zijn bekend en worden toegepast. Uit verificatie in de praktijk blijkt handhaving van beroepskracht/kindratio.


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 27 / 58

• De organisatie heeft een wenbeleid geformuleerd en gecommuniceerd met de ouders. Na de wenperiode vindt een evaluatie plaats.

• Dienstverlening vindt plaats conform het pedagogische beleid. De groepen beschikken over werkinstructies en protocollen in overeenstemming met pedagogisch beleid en voor zover de dienstverlening en de risico’s dit vereisen.

• Op de groepen wordt een bijzonderhedenlijst bijgehouden waarop bijzonderheden en risico’s m.b.t. de opvang (voeding, verzorging, slapen, aanvullende bijzonderheden zoals allergieën) worden bijgehouden. Indien specifieke risico’s worden onderkend (bijvoorbeeld omhouden van sieraden in bed), wordt hiervoor aanvullend toestemming vereist van de ouders.

• Het welbevinden van individuele kinderen wordt geobserveerd door middel van de methode NIZW (Welbevinden in Situaties en Algemeen). De ouders ontvangen vooraf een vragenlijst. Tevens vult de groepsleiding een observatieformulier in (leeftijdsgericht). De resultaten vanuit observaties worden teruggekoppeld met ouders door middel van een 10 minutengesprek. Vanaf 3 jaar wordt het Overdrachtsformulier Basisschool ingevuld bij 3 jaar en 3 jaar en 10 maanden

Bewijzen:

• Informatiemap 3.3.2013 inclusief pedagogisch doel, dagindeling, procedure plaatsing, plaatsingsbeleid, flexibele plaatsing, informatie m.b.t. wachtlijst, OC, klachtenprocedure etc.

• Plaatsingsovereenkomst D.D.G.K. 4.4.2015 flexibele plaatsing per week – debiteur 1137 ingaande 24.4.2015

• Inschrijfformulier D.D.G.K.

• Wachtlijst De Plotter (de locatie aan de Paulus Potterstraat heeft geen wachtlijst, derhalve is de werkwijze beoordeeld aan de hand van de wachtlijst De Plotter).

• Debiteur 1165 Y.F. plaatsing 13.5.2015, plaatsingsovereenkomst 8.5.2015 verzonden echter nog niet retour – gecontroleerd is bewakingsmethodiek a.h.v. map Nieuwe Overeenkomsten

• Plaatsingsovereenkomst 18.3.2015 A.L.

• Handhaving BKR (beroepskracht/kindratio) BSO Op de Trap – 28 kinderen aanwezig tijdens audit – inzet 3 pedagogisch medewerkers en 1 stagiaire. Medewerkers zijn op de hoogte van de BKR en hun verantwoordelijkheid op dit gebied. Met eetmomenten wordt met de stamgroep en de ruimte rekening gehouden met het aantal aanwezige kinderen.

• Aanwezigheidsregistratie van de 2 stamgroepen (Atelier en Groepsruimte Op de Trap).

• Bekendheid met pedagogisch beleid 17.2.2015 inclusief thema’s, speelgoed en afstemming ruimte op leeftijdsgroep (o.a. hoeken creëren), dagindeling en deskundigheidsbevordering (taalcursus).

• Plaatsingsovereenkomst T.N. 28.1.2013 flexibele opvang

• Afnamelijst urenregistratie per maand en per kwartaal Duimelot oktober – december 2014 inclusief hantering vaste tarief en flexibele uren

• Plaatsingsovereenkomst N.H. 19.12.2014 en registratie flexibele uren 1e kwartaal 2015 Twinfield

• Kindplanning basisrooster Pipeloentje (basisformatie) week 15 – versus personeelsplanning maandag 23.3.2015 (basisrooster wordt overgenomen op het dagrooster).

• Aanwezigheidsregistratie Rode Laarsjes en daglijst 18.5.2015

• Overdrachtsagenda Rode Laarsjes t/m 18.5.2015

• Bijzonderhedenlijst Rode Laarsjes 16.4.2015

• Steekproef kinddossier D.v.E. Rode Laarsjes inclusief registraties kennismakingsgesprek, intake, kinddossier

• Formulier Medicijntoediening 3.11.2014 D.v.E. neusspray en registratie toediening


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 28 / 58

3 t/m 6 november 2014 - handelwijze en beleid is bekend; documentatie is in dit opzicht niet volledig (zie verbetermogelijkheid).

• Kinddossier D.D.G.K. formulier plaatsingsgegevens 2.4.2015 – behandeld niet in buitenbedje slapen en bijzonderhedenlijst versie 16.4.2015 bijgewerkt.

o Planning mentorkinderen 2015 Rode Laarsjes o Steekproefcontrole door auditor vanuit planning mentorkinderen t.a.v. B.L.

▪ Observatie 11.5.2015 ▪ Intekenlijst ouders m.b.t. oudergesprekken ▪ Oudergesprek B.L. 11.5.2015 ▪ Vragenlijst ouders ingevuld 4.5.2015 ▪ Overdracht basisschool via overdrachtsformulier B.d.G. (april

2015) o Observatielijst groepsfunctioneren wordt alleen gebruikt indien hiervoor

aanleiding bestaat (bijvoorbeeld extra drukke kinderen tijdens een bepaald dagdeel).

• Plaatsingsgesprek op groep – kinddossier Pipeloentje T.C.M. 16.3.2015

• Toestemmingsformulier uitstapjes, medicijngebruik, foto’s, veilig slapen T.C.M. 16.3.2015

• Toestemming slapen buitenbedje J.W. 5.3.2015 inclusief aan ouder verstrekt informatie

• Evaluatiegesprek einde wenperiode T.C.M. gepland

• Medicijnen formulier W.F. 6.5.2015 en registratie toediening 15.5.2015 Pipeloentje

• Bijzonderhedenlijst (let op actualisatie)

• Observatie welbevinden J.W. 22.4.2015

• Oudergesprek 22.4.2015 J.W. (overgangsgesprek naar andere groep) – interne overdracht aan collega 7.4.2015

• Aanmeldingsformulier flexibele kinderen formulier, notitie/bijschrijven flexibele kinderen op aanwezigheidslijst – gezien J. 5.6.2015

• Steekproef kinddossiers BSO Op de Trap t.a.v.: o L.V. plaatsing 5.1.2015 – plaatsingsgegevens 18.11.2014 o B.D. geen toestemming foto/video 5.3.2015, geen toestemming uitstapjes

5.3.2015 o Bijzonderhedenlijst BSO Op de Trap t.a.v. kind B. geen rund-/varkensvlees

en L. niet op de foto niet bijgewerkt; let tevens op datum bijwerken bijzonderhedenlijst (niet aanwezig).

o L.v.d.K. zelfstandigheidscontract 30.9.2014 correct op bijzonderhedenlijst. o W.M. pinda- en notenintolerantie – 13.2.2013 op

plaatsingsgegevensformulier aangegeven door ouder – correct op bijzonderhedenlijst.

• Observaties welbevinden BSO: o Planningslijst met verdeling kinderen BSO Op de Trap o Steekproef J.d.B. observatie 27.3.2015 o Steekproef L.v.d.K. observatie 23.5.2014 inclusief ondertekening door

ouder geen oudergesprek o Terugkoppelingen welbevinden individuele kinderen in groepsoverleg BSO

– gezien notulen 10.2.2015

• Doorstroom van de 3 verticale groepen naar peutergroep Duimelot (maximaal 16 kinderen)

• Aanwezigheidsregistratie 19.5.2015 Duimelot 9 kinderen

• Bijzonderhedenlijst Duimelot bijgewerkt t/m 17.4.2015

• VVE Startblokken inclusief scholing collega M.

• Kinddossier A.L. peutergroep Duimelot (nog oude of ander formulier kindgegevens & verklaringen – dit kan ook van een peuterspeelzaal zijn en niet van Dikkertje Dap)


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 29 / 58

• Indicering doelgroepkinderen VVE gemeente Zutphen A.L. 10.12.2013

• Kinddossier R.K. en controle t.a.v. afspraken en instructies ouders m.b.t. medische situatie R.K. d.d. 25.11.2014

• Stappenplan voortgang VVE A.L.

• Overdrachtsformulier D. 15.4.2015 (3 jaar) – let op aantoonbaarheid terugkoppeling met ouders.

• Notulen Duimelot groepsoverleg 13.1.2015

• Protocol Ontwikkelingsproblemen en Zorgkinderen – toets toepassing t.a.v. Duimelot ten aanzien van kind T. besproken. Inschakeling VVE Peutergroep Wegwijzer traceerbaar, tevens overleg ZAT in overleg met ouders.

• Meldcode en toepassing signalenkaart besproken Duimelot inclusief periodieke bespreking

Afwijkingen:

Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.

Controle 1 • De werkwijze m.b.t. planning en plaatsing is ongewijzigd. De directie bewaakt handmatig (via Exceloverzichten) de inschrijvingen, de wachtlijst en groepsbezettingslijsten en doet een plaatsingsvoorstel (telefonisch of per mail) aan de geïnteresseerde. Na acceptatie wordt een plaatsingsovereenkomst opgemaakt, dat tweezijdig (door organisatie en ouder) wordt ondertekend. Met de plaatsingsovereenkomst worden ook de algemene voorwaarden meegezonden. De nieuwe algemene voorwaarden van de branche organisatie februari 2016 zijn geïmplementeerd.

• De ouder wordt uitgenodigd voor een plaatsingsgesprek, opvangwensen inclusief bijzonderheden m.b.t. kind en toestemmingen worden geregeld. Registratie vindt plaats op het formulier Kinddossier (voor specifieke kindgegevens en kindgerichte risico’s) en de toestemmingsformulieren. BSO hanteert tevens zelfstandigheidsformulieren.

• Dienstverlening vindt plaats conform het pedagogische beleid. De groepen beschikken over werkinstructies en protocollen in overeenstemming met pedagogisch beleid en voor zover de dienstverlening en de risico’s dit vereisen. Via de bijzonderhedenlijst zijn afwijkende toestemmingen en kindgerichte risico’s m.b.t. de opvang in kaart gebracht. Communicatie met collega’s en invallers vindt plaats, veelal via het overdrachtsschrift. Het registreren van mogelijk privacygevoelige gegevens van kinderen in het overdrachtsdocument in plaats van in het kinddossier dient aandacht te krijgen.

• Het welbevinden van individuele kinderen wordt geobserveerd door middel van de methode NIZW (Welbevinden in Situaties en Algemeen). Voor 4-12 jarige kinderen wordt een andere versie gehanteerd. In de kinderdagopvang worden observaties uitgevoerd en wordt de interesse naar oudergesprekken gepeild, echter de traceerbaarheid hiervan is onvoldoende aanwezig. Daarnaast zijn de observaties in de BSO uitgesteld vanwege langdurige ziekte van een personeelslid. Dit is reeds tijdens de interne audits geconstateerd, echter corrigerende maatregelen zijn niet aantoonbaar in gang gezet. Derhalve is een afwijkingsbericht opgemaakt.

Bewijzen:

• Proces Planning & Plaatsing D.B. opvang gestart 1.4.2016

o Inschrijfformulier debiteurnr. 1185 o Kinddossier voorblad KO inclusief controles o Toegangscode en schrijven o plaatsingsgegevens D.B. o Incl. allergie en gezondheid (geen koemelk – slaapgewoonte: inbakeren) – incl.

toestemmingen uitstapjes, medicijngebruik, foto/video opname, veilig slapen. o FOR 015 formulier Veilig Slapen 22.3.2016 D.B. (ouders worden via informatie

Veilig Slapen op de risico’s gewezen)


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 30 / 58

o FOR 011A D.B. slapen in buitenbedje 22.3.2016 o FOR 009 Toestemming foto, video en uitstapjes 22.3.2016 o FOR 4.10 Inbakeren 7.4.2016 - alle formulieren worden getekend door zowel

ouder/verzorger als pedagogisch medewerker.

• Op Kindlijst staan alle kinderen van de opvang – Basislijst gezien Y.B. 1 vaste dag + 2 dagen flexibel en facturatie + wijzigingsformulieren flexibele aanvragen.

• Gezien flexibele opvang aanvraag 23.11.2015 D.B. (wijzigingen 1 week van te voren)

• Contractwijziging D.B. naar 2 dagen i.p.v. 1 22.3.2016 (verzoek en beoordeling).

• Plaatsingsovereenkomst t.a.v. D.B. 22.3.2016 incl. automatische incasso (getekend door zowel ouder als organisatie).

• Algemene Voorwaarden 2016 (1.02) zijn geïmplementeerd.

• Bijzonderhedenoverzicht Otje - bijzonderheden worden dagelijks besproken met ouders en collega’s onderling. Registraties van meldingen en signaleringen van medewerkers vindt plaats via de overdrachtsmap. Deze bevat v.w.b. groep Otje/Rode Laarsjes uitvoerige beschrijvingen die meer in het kinddossier thuishoren dan in de overdrachtsmap, mede met het oog op privacygevoelige gegevens.

• Bijzonderhedenoverzicht Rode Laarsjes versie 7 juni 2016

• Formulier medicijntoediening L.D. 28.6.2016 en registratie toediening 28.6.2016 door B. groep Otje

• Observatie WIS/WA groep Otje kind K.L.B. – data uitvoering / door wie ontbreken in diverse dossiers, tevens geen vastlegging terugkoppeling ouder terugvindbaar (wel in overdrachtsmap notitie oudergesprek 26/4/2016 – het is echter niet duidelijk of dit n.a.v. de observatie is). Observaties BSO waren niet aantoonbaar. Zie afwijking.

• Pedagogisch beleid KDV en toepassing in de praktijk – kind centraal – besproken met medewerker Otje

• Schoonmaaklijst t/m 28.5.2016 Giraffe

• Temperatuurcontrole koelkasten doorgevoerd tot week 25

• Bijzonderhedenoverzicht BSO Op de Trap versie 23-3-2016

• BSO steekproef kinddossiers R.M., L.F., J.F.

• L.F. kinddossier 1.9.2014

Afwijkingen:

1 van 4

Controle 2 • De werkwijze met betrekking tot informatievoorziening, inschrijving, plaatsing en mutaties is niet veranderd ten opzichte van de vorige audit. Geïnteresseerde ouders ontvangen een informatiemap en tevens wordt tijdens het kennismakings- en plaatsingsgesprek mondeling informatie over de uitvoering van de opvang verstrekt.

• De administratief medewerker hanteert diverse Exceloverzichten waarin inschrijvingen en uitgezette plaatsingsovereenkomsten t.b.v. ondertekening bewaakt worden. Ouders ontvangen een plaatsingsvoorstel per mail of telefoon en ontvangen na acceptatie de plaatsingsovereenkomst. Deze wordt tweezijdig ondertekend. Note: hierbij is wel van belang dat de ouder ook het door de directie ondertekende contract wederom ontvangt. Monitoring van retourontvangst van door klant ondertekende contracten was onvoldoende geborgd. Vastgesteld is dat er nog diverse niet ondertekende contracten aanwezig waren in de digitale map zoals familie F. 6.3.2017, H.d.M. 2.1.2017. Hiervan is een afwijking opgesteld.

• Nieuwe of potentiële klanten (ouders) krijgen een rondleiding op locatie en een kennismakingsgesprek aangeboden. Op het inschrijfformulier vindt een eerste algemene inventarisatie van kindgerichte risico’s plaats. Tijdens het plaatsingsgesprek op de groep wordt een meer gedetailleerde risicoanalyse uitgevoerd. Gegevens worden overgenomen op een centraal overzicht Bijzonderhedenlijst. Kopie inschrijfformulier gaat naar de groep voor het plannen


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 31 / 58

van het Plaatsingsgesprek. Nieuwe kinderen worden op de daglijst bijgeschreven. Eventuele risico’s en bijzonderheden t.a.v. dagritme staan tevens op de daglijst.

• Gezien de flexibele opvang die Dikkertje Dap biedt is de kindplanning ingedeeld per half uur. Per half uur is inzichtelijk hoeveel kinderen op de groep aanwezig zijn. De administratief medewerker plant nieuwe kinderen in en verwerkt mutaties – hierbij wordt het BKR bewaakt. De groepsleiding is verantwoordelijk voor het monitoren van het BKR in de dagelijkse uitvoering, medewerkers gebruiken hiervoor het aanwezige rekentool. Dikkertje Dap hanteert een Open Deuren beleid beschreven in het Pedagogisch Beleidsplan. Groepen worden samengevoegd indien dit mogelijk is, de criteria hiervoor zijn bekend bij medewerkers, tenminste 1 vaste pedagogisch medewerker dient hierbij op de groep aanwezig te zijn. Tijdens de interviews op de groepen bleek dat ouders geen schriftelijke toestemming verstrekken m.b.t. het plaatsen van een kind op meer dan één stamgroep. Aangezien dit een wettelijke verplichting betreft is dit als afwijking geregistreerd.

• Risico-inventarisatie op individueel kindniveau vindt plaats. Op het formulier Kinddossier worden kindgegevens en kindgerichte risico’s geregistreerd en ondertekend door ouder en pedagogisch medewerker. Daarnaast worden diverse toestemmingsformulieren, zoals Veilig Slapen, Foto/Video en Uitstapjes en een zelfstandigheidscontract t.b.v. BSO gehanteerd. Op alle groepen is een centraal overzicht aanwezig in de vorm van een Bijzonderhedenlijst.

• Ten aanzien van de bewaking van het BKR zijn basisbezettingslijsten, kindplanningen en roosters van medewerkers geverifieerd. De administratief medewerker controleert de maximale groepsgrootte op basis van de plaatsing, de pedagogisch medewerkers controleren de uitvoering van het BKR op de groepen – dit is op basis van steekproef tijdens de groepsbezoeken vastgesteld – en de directie monitort dit geheel. handhaving van de Wet Kinderopvang t.a.v. groepsgrootten alsmede samenvoeging van groepen zal wel een aandachtspunt zijn voor de volgende audit.

• Coördinatie van de opvang binnen de keten is getoetst op groep Otje m.b.t. kind ontwikkelingsproblemen, aanvullende observaties t.b.v. Perspectief en contacten met ouders hierover. Aangezien er geen aantoonbare toestemming van ouders was m.b.t. overdracht van gegevens en contacten met CJG/Perspectief is een afwijking opgesteld.

• Het welbevinden van individuele kinderen wordt geobserveerd door middel van de methode NIZW (Welbevinden in Situaties en Algemeen), zowel binnen KDV als BSO. De terugkoppeling aan ouders was nog diverse malen niet aantoonbaar, de nieuw ingevoerde formulieren om het traject te monitoren en de uitvoering van oudergesprekken te borgen is nog niet op alle groepen in gebruik. Daarnaast wordt op de BSO de vragenlijst 8+ kinderen (nog) niet gebruikt, zodat niet aantoonbaar is dat schoolkinderen ook invloed kunnen uitoefenen. Daarnaast ontbrak de motivatie dat kinderen die alleen gebruik maken van de voorschoolse opvang niet geobserveerd hoeven te worden in de betreffende procedure (dit was overigens wel voor kinderen die alleen gebruik maken van vakantieopvang aangegeven en beargumenteerd). Aangezien ten aanzien van dit onderwerp tijdens de vorige audit een afwijkingsbericht is uitgeschreven, is vastgesteld dat corrigerende maatregelen onvoldoende effectief zijn genomen. Hiervoor is een afwijking opgesteld.

Bewijzen:

• Informatiemap ouders 14.6.2017

• Pedagogisch Beleid 2.16 – versie 19.4.2017

• CO2 meters op de slaapkamers aanwezig (o.a. Otje).

• Kindplanning Otje basislijst 27.6.2017

• Plaatsingsovereenkomst SMI voor kind R.S. 26.6.2017 getekend door ouder. Op

het contract is de verkeerde werksoort vermeld (BSO in plaats van KDV). Dit is

direct tijdens de audit aangepast door de medewerker.


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 32 / 58

• Formulier Plaatsingsgegevens R.S. 21.6.2017 inclusief afspraak (risico) niet

ophalen door vader.

• Toestemming Veilig Slapen, toestemming Foto/video en Uitstapjes, toestemming

Buiten Slapen R.S. 21.6.2017

• Formulier Aanmeldlijst en reserveringen I.M. 18.2.2017.

• Exceloverzicht Aanmeldlijst 2017 KDV en BSO.

• Bevestiging van plaatsing G.S. n.a.v. inschrijfformulier 9.5.2017 (plaatsing op

16.11.2017) en bevestiging per mail 15.5.2017

• Reservering in Exceloverzicht Aanmeldlijst 16.11.2017 (familie K).

• Nog niet ondertekende plaatsingsovereenkomsten familie F. 6.3.2017 en H.d.M.

2.1.2017.

• Daglijst 28.6.2017 Pipeloentje

• Controle aantal kinderen Pipeloentje (babygroep) – 1 kind < 1 jaar en 4 kinderen >

1 jaar – inzet 1 pedagogisch medewerker conform BKR is correct, medewerkster

op de hoogte van BKR.

• Bijzonderhedenlijst Pipeloentje versie 20.6.2017 inclusief afspraken met ouders

omtrent voeding, slapen en verzorging, risico’s zoals allergieën, toestemmingen

m.b.t. buitenbedje, foto/video, bijzonderheden zoals Reflux

• M.O. formulier Plaatsingsgegevens 22.6.2016 – geen toestemming buitenbedje

correct verwerkt op Bijzonderhedenlijst

• M.v.Z. formulier plaatsingsgegevens

• DOC7 FOR-004 Kennismakings- en plaatsingsgesprek – zou afgevinkt moeten

worden, tevens zou dit in kinddossier moeten worden opgeborgen. Dit gebeurt niet.

• Evaluatie na wenperiode (3 maanden) 7.2.2017 N.v.Z.

• Mentoroverzicht Kindplaatsen incl. evaluatie wenperiode en controle kinddossiers

Pipeloentje

• Observatie Welbevinden (NIZW) – D.P. 7.2.2017 – er zou op 23.2.2017 een

oudergesprek zijn geweest, echter formulier voor registratie oudergesprek (versie

van juni 2016) wordt door groep niet gebruikt.

• Vragenlijst ouders D.P. 14.2.2017

• Overdrachtsschrift inclusief registraties t/m 28.6.2017

• Registratie verbetermogelijkheden I-schijf FOR-043 Afwijkingenregister 16.6.2017

• Groepsoverleg 20.6.2017 inclusief behandeling klacht 16.6.2017

• Aanvullende observatie 29.4.2017 kind D.H. t.b.v. Perspectief n.a.v.

ontwikkelingsproblemen – toestemming ouders m.b.t. overdracht gegevens kind en

contacten over kind D.H. niet schriftelijk aanwezig

• Observatie welbevinden kind D.H. januari 2017

• Terugkoppeling resultaten observaties welbevinden met ouders niet aantoonbaar.

Nieuwe formulier m.b.t. verslaglegging oudergesprek bij Otje nog niet in gebruik –

dit zal volgende ronde worden gebruikt

• Schoonmaaklijst Otje bijgehouden tot en met 27 juni 2016

• Bijzonderhedenlijst BSO Op de Trap versie 23.6.2017

• Observatie welbevinden R.M. 20.6.2017; Q.K. niet geobserveerd echter reden

hiervan is niet geregistreerd.

• Q.K. Zelfstandigheidscontract 14.1.2016 en toestemmingsformulieren

foto/video/uitstapjes 14.1.2016 – correct overgenomen op Bijzonderhedenlijst

23.6.2017

• 2.16 Stappen Welbevinden

• Verklaring medicijntoediening Q.K. 12.4.2017 antibiotica

• Aanwezigheidslijst BSO Op de Trap 28.6.2017, er zijn 14 kinderen aanwezig

waarvan 1 in peutergroep (open deurenbeleid). Medewerkster geeft aan dat de


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 33 / 58

maximale groepsgrootte maximaal 30 kinderen is, hierbij blijken ook kinderen in de

leeftijdsgroep van 4 tot 8 jaar aanwezig te kunnen zijn. Indien dit het geval is mag

het aantal kinderen echter maximaal 20 zijn. Bij navraag van de directie blijkt dat er

formeel 2 aparte groepen/groepsruimten zijn (Atelier in combinatie met

groepsruimte Peuteropvang/BSO en de BSO ruimte Op de Trap). E.e.a. blijkt ook

door de GGD beoordeeld te zijn. Derhalve is dit aspect niet als afwijking

geregistreerd, echter handhaving van de Wet Kinderopvang t.a.v. groepsgrootten

alsmede samenvoeging van groepen zal wel een aandachtspunt zijn voor de

volgende audit.

Afwijkingen:

1 van 12

6 van 12

7 van 12

9 van 12

10 van 12

4.3 Rubriek 3

Meten, analyseren en verbeteren


• Meten en analyseren van de processen vindt plaats op basis van klanttevredenheid, afwijkingen, ongevallen, ziekteverzuim en financiële cijfers.

• Exitinterviews worden gehouden bij afscheid van het kind. De ouders krijgen een formulier ‘Interview bij beëindiging kindplaats’ uitgereikt. De resultaten worden intern geëvalueerd en leiden tot inzet van verbetertraject indien relevant.

• Ongevallen, bijna-ongevallen en gevaarlijke situaties worden geregistreerd via het ongevallenregistratieformulier. Klachten en verbetermogelijkheden inclusief complimenten worden geregistreerd via een meldings-/ verbeterformulier. Ongevallenregistraties en meldingen/verbeteringen worden geëvalueerd in het teamoverleg.

• Meting van ervaringen van ketenpartners heeft niet conform de vastgestelde procedure en frequentie plaatsgevonden. In dit kader is een afwijkingsbericht opgesteld.

• Het klanttevredenheidsonderzoek wordt 1 x per 3 jaar uitgevoerd. Het onderzoek van 2014 is door een extern bureau uitgevoerd en afgezet tegen de landelijke benchmark-cijfers. De resultaten zijn goed en liggen boven het landelijke gemiddelde. Resultaten zijn inhoudelijk geëvalueerd en er heeft een verdiepende analyse met de oudercommissie plaatsgevonden. Interne verbetertrajecten ten aanzien van administratie/facturatie en communicatie (tezamen met oudercommissie) zijn in gang gezet en worden planmatig aangepakt.

Bewijzen:

• Analyses directiebeoordeling 11.05.2015

• Klanttevredenheidsonderzoek d.d. 14.4.2014 via NL-Eyes uitgevoerd. Respons betrof 52%. Gemiddelde cijfer was 8,5 ten opzichte van de landelijke benchmark van 8,0. In 2011 was het vorige onderzoeksresultaat tevens een gemiddeld cijfer van 8,5.

• Plan van aanpak Facturatie december 2014.

• Registraties via het Verbeter-/meldingsformulier: o Giraffe interne afwijking d.d. 4.6.2014 A.C. m.b.t. toediening medicatie –

tevens nagevraagd tijdens groepsbezoek audit Giraffe registratie


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 34 / 58

terugkoppeling ouders A. 4.6.2014 en behandeld in werkoverleg groep o Giraffe klacht T.K. d.d. 3.6.2014 m.b.t. warmte buitenspelen – afgehandeld

1.7.2014 inclusief onderzoek, beoordeling huisregels 2.01 Beleid Warm Weer en communicatie aan ouders m.b.t. zonwering en buitenspelen oktober 2014 Dikkertje Dap krant.

o Interne afwijking 8.4.2015 o Klacht medewerkers 5.2.2015 m.b.t. zon/warmte o Verbeteridee medewerkers 27.2.2015 glijbaan

• Exitgesprekken d.m.v. Interview bij beëindiging Kindplaatsing o A.G. 29.10.2014 o A.d.V. 17.10.2014 o S.K. 21.8.2014 o Y.B. 27.5.2014

• Ongevallenregistratie: o 16.4.2015 C.D. inclusief terugkoppeling ouders 16.4.2015 o 18.12.2014 L.V. BSO o 11.12.2014 kind R. o 30.10.2014 S.t.R. inclusief evaluatie 3.11.2014 m.b.t. ziekenhuisopname o Verdiepende analyse is niet opgenomen in de directiebeoordeling, hiervan

is een verbetermogelijkheid aangegeven.

Afwijkingen:

3 van 4

Controle 1 • Primaire en ondersteunende processen worden in voldoende mate geanalyseerd, de organisatie heeft prestatie-indicatoren geformuleerd.

• Ongevallen, bijna-ongevallen en gevaarlijke situaties worden geregistreerd via het ongevallenregistratieformulier. Klachten en verbetermogelijkheden inclusief complimenten worden geregistreerd via een meldings-/ verbeterformulier. Ongevallenregistraties en meldingen/verbeteringen worden geëvalueerd in het teamoverleg.

• Exitevaluaties met ouders vinden plaats, de resultaten worden intern geëvalueerd en leiden tot verbetermaatregelen.

• De samenwerking met ketenpartners wordt geëvalueerd.

Bewijzen:

• Prestaties primaire en ondersteunende processen, o.a. geëvalueerd september 2015 pedagogisch beleid, gevraagde en ongevraagde adviezen oudercommissie, exitgesprekken en evaluatie, evaluatieproces welbevinden kinderen, oudergesprekken, etc.

• Evaluatie ketenpartner Perspectief – evaluatie samenwerking Dikkertje Dap 9.6.2016 – overleggen t.a.v. VVE ondersteuning, samenwerking met jeugdverpleegkundige Yunio en zorgoverleg zijn geëvalueerd – samenwerking verloopt prima (mail J.v.B. van Perspectief Zutphen 9.6.2016).

• Exitinterview d.d. 20.08.2015

• Verbeterregister inclusief registraties t/m 12.1.2016 geverifieerd.

• Klacht ingediend via oudercommissie m.b.t. ophalen kind met Krentenbaard (verbeter-/ meldingsformulier 12.10.2015 S.H. – mail en standpunt OC klacht ouder 9.11.2015 (naar oordeel OC heeft pedagogisch medewerker conform ziektebeleid correct gehandeld). Wel aanpassing pedagogisch beleid plaatsgevonden ter verduidelijking richting ouders. Beleid GGD geëvalueerd.

• Ongevalregistratieformulieren 22.12.2015 L. speelcarrousel, 14.11.2015 S.P. val kind door struikelen medewerker (zaterdag soort huiskameropvang bleek door directie zelf gedraaid – maatregelen besproken: altijd een 2e gediplomeerde kracht op de groep


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 35 / 58

erbij op zaterdagopvang + altijd direct ouders bellen). 2.11.2015 M.B. koortsstuip – correcte afhandeling. Terugkoppeling ouders heeft in alle gevallen plaatsgevonden. Registraties worden in teamoverleg besproken, preventieve maatregelen worden indien mogelijk vastgesteld en gecommuniceerd.

Afwijkingen:

Geen.

Controle 2 • Procesprestaties worden onvoldoende gemeten c.q. geëvalueerd: verdiepende analyse

in directiebeoordeling ontbreekt (onvoldoende inhoudelijkheid), evaluatie van de door

de organisatie vastgestelde prestatie indicatoren vindt niet aantoonbaar plaats –

evaluatie van uitkomsten toetsing professioneel handelen, evaluatie meten ervaring

ketenpartners ontbreekt in directiebeoordeling. Hiervan is een afwijking geregistreerd.

• Het klanttevredenheidsonderzoek is uitgevoerd via Eyes.nl. Het uitgevoerde onderzoek is ingezien, aangezien het onderzoek in mei heeft plaatsgevonden dient de directie nog een inhoudelijke analyse en verbeterplan op te stellen. Dit komt tijdens de hercertificatieaudit aan de orde.

• De ervaringen van ketenpartners zouden conform document 1.04 Ketenpartners 1 x per 3 jaar gemeten worden door middel van evaluatiegesprekken. Meting heeft niet conform eigen beleid plaatsgevonden, derhalve is een afwijking opgemaakt.

• Exitevaluaties met ouders vinden plaats. In de directiebeoordeling vindt een evaluatie plaats, echter deze evaluatie vermeldt niet de verbeterpunten die door ouders gemeld worden ten aanzien van financiële administratie en communicatie.

Bewijzen:

• Klanttevredenheidsonderzoek 14.5.2017

• Exitevaluaties: interviews bij beëindiging van kindplaatsing 22.12.2016

• 1.8.2016 en 22.11.2016 2 x opmerking (verbeterpunt) m.b.t. administratie en

communicatie (niet vermeld in directiebeoordeling / genomen maatregelen?)

• Register bijgewerkt t/m 26.6.2017

• Klacht Rode Laarsjes 14.11.2016 m.b.t. rode billen – oorzaakanalyse en genomen

maatregelen zichtbaar.

• Afwijking 10.10.2016 Giraf – 2 tegels omhoog (nog niet afgehandeld – juni 2017 is

aangegeven als datum voor afhandeling).

• Ongevallen: BSO Op de Trap 7.9.2016 voet in doorn (maatregelen: schoenen aan)

• Document 1.04 Ketenpartners inclusief vorm van afspraken en evaluatie.

Afwijkingen:

5 van 12

11 van 12

4.4 Rubriek 4

Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem


• Effectiviteit van het managementsysteem is besproken met de directie, het systeem is in staat de geformuleerde doelstellingen te realiseren.

• Het meerjaren strategisch beleid is geformuleerd in het Algemeen Beleid inclusief missie, visie en doelstellingen voor 2014-2015. Doelstellingen zijn o.a. Harmonisatie met peuterspeelzaalwerk en Montessori Kindercentrum. Klanten en ketenpartners zijn


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 36 / 58

benoemd in Algemeen Beleid en Beleid Ketenpartners.

• De interne audits worden uitgevoerd door de externe adviseur die tevens de rol van kwaliteitsmanager vervult binnen de organisatie. Er heeft in 2014/2015 een complete audit plaatsgevonden op het managementsysteem van Dikkertje Dap, echter deze heeft zich met name geconcentreerd op de documenten binnen het systeem. Daarnaast heeft een audit ten aanzien van directietaken (waaronder personeelsbeleid) plaatsgevonden. De overige onderdelen komen naar mondelinge informatie van de externe kwaliteitsmanager/auditor in 2015 aan de orde. Echter hieraan ligt geen intern auditprogramma ten grondslag waardoor de reikwijdte van de audit (welke onderdelen wanneer bij welke functies te auditeren) onvoldoende zichtbaar is. Ten aanzien van dit aspect is een afwijkingsbericht opgesteld. De auditrapportage van 7.5.2015 is tijdens de audit geverifieerd, opvolging van bevindingen is traceerbaar via het Overzicht Acties. Geverifieerd is de afhandeling van diverse corrigerende maatregelen inclusief controle op effectiviteit hiervan. De diepgang van de interne audit ten aanzien van de bewijsvoering m.b.t. gecontroleerde onderdelen kan verbeterd worden. De opvolging van de bevindingen uit de voorgaande audit t.a.v. primaire proces is tevens beoordeeld.

• De oudercommissie is samengesteld en heeft een actieve rol binnen de organisatie. Adviesrecht wordt aantoonbaar uitgeoefend. De oudercommissie heeft het vernieuwde pedagogisch beleid beoordeeld en advies uitgebracht.

• Structuren en afspraken zijn vastgelegd. De interne en externe overlegstructuur is beschreven. Ten aanzien van het primaire proces vindt groepsoverleg en teamoverleg plaats. In het groepsoverleg worden kinderen besproken. Verslaglegging vindt plaats. Voor het gehele team (alle groepen en directie) wordt 1 x per 6 weken een teamoverleg gevoerd. Notulen van het teamoverleg worden gemaakt via een zogenaamde ‘MBA-lijst’ waarin maatregelen, besluiten en acties zichtbaar zijn. HKZ is vast onderwerp van de agenda, daarnaast worden beleidszaken besproken.

• Corrigerende en preventieve maatregelen worden genomen via melding-/verbeter-formulieren en via de overlegstructuur. Genomen maatregelen zijn inzichtelijk via de registratieformulieren en de MBA-lijst van het overleg. De organisatie heeft in goede mate aandacht voor continue verbetering van het managementsysteem.

• Prestatie-indicatoren zijn vastgesteld als onderdeel van het beleidsdocument en worden minimaal jaarlijks d.m.v. analyses en indicatoren als onderdeel van de directiebeoordeling geëvalueerd.

• De directiebeoordeling wordt jaarlijks uitgevoerd en bevat de gewenste input, ten aanzien van evaluatie van ongevallen is een verbetermogelijkheid aangegeven. Output in verbetermaatregelen (geformuleerd als doelstellingen) is aanwezig.

Bewijzen:

• Gestelde doelen : o Groei d.m.v. goede samenwerking met scholen o.a. Montessori IKC,

Wegwijzer. Na de zomer start de BSO en verdere vorming van IKC met deze partners.

o Meer efficiency realiseren binnen de oudercommissie van IKC (via een IKC Raad) – vanaf 1.1.2016 wordt wettelijke verplichting ten aanzien van oudercommissie gewijzigd en dienen kinderopvanglocaties met minder dan 50 kindplaatsen ouderraadpleging te regelen in plaats van de verplichting tot installatie van een oudercommissie. Dit wordt nu verder met Archipel uitgezocht.

o Nieuwe veldinstrument GGD implementeren. o Consolidatie Dikkertje Dap – geen verdere groei van de organisatie. De

directie heeft de wens directe lijnen met medewerkers te houden en sterk betrokken te blijven bij de organisatie, ouders en kinderen. Indien de organisatie nu verder groeit, zal dit niet meer mogelijk zijn.

o Realisatie VVE Aanbod binnen de Gemeente Zutphen – 30 VVE plaatsing


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 37 / 58

zullen van Perspectief naar Dikkertje Dap gaan.

• Realisatie gestelde doelen: o Harmonisatie met peuterspeelzaalwerk o Vorming van het Montessori Kindercentrum en Montessori certificering o Kwaliteitsdoelstellingen 2014-2015

• Algemeen Beleid 2014-2015

• Beleid ketenpartners 2014-2015

• Financieel beleid 2014-2015

• Advies pedagogisch beleid OC 22.09.2014 e-mail bevestiging

• Teamoverleg notulen 3.2.2015, 18.3.2015 en 30.4.2015 – van iedere groep zijn 2 medewerkers aanwezig, per half jaar vindt roulatie plaats. Huisregels vervoer zijn naar aanleiding van de wijziging protocol Vervoer behandeld in teamoverleg 3.2.2015.

• Interne auditrapportage 7 mei 2015 (documenten en personeelsbeleid)

• Overzicht acties 7.5.2015 inclusief corrigerende maatregelen en afhandeling m.b.t.: o Beheer registraties o Beroepspraktijkvormingsbeleid

• Afhandeling bevindingen audit primaire proces 20.5.2014

• Directiebeoordeling 11.05.2015

Afwijkingen:

1 van 4

Controle 1 • Effectiviteit van het managementsysteem is besproken met de directie, het systeem is in staat de geformuleerde doelstellingen te realiseren.

• De interne audits zijn wederom uitgevoerd door de externe adviseur, waarbij dit jaar een audit conform auditplanning heeft plaatsgevonden bij alle groepen. De ondersteunende processen zijn ingepland voor september 2016. De interne audits zijn van voldoende diepgang, corrigerende maatregelen zijn vastgesteld in het register van maatregelen, echter nog niet volledig doorgevoerd. Tevens heeft de beoordeling van de effectiviteit van maatregelen nog niet plaatsgevonden, dit is wel aantoonbaar ingepland.

• Communicatie vindt intern plaats door middel van teamoverleggen, waarbij de directie tevens aanwezig is. Notulen zijn inzichtelijk en acties worden vastgesteld en gemonitord.

• De directiebeoordeling wordt jaarlijks uitgevoerd en bevat de gewenste input, De directiebeoordeling is van voldoende diepgang en geeft een inhoudelijke evaluatie van de diverse kwaliteitsregistraties. Actiepunten en kwaliteitsdoelstellingen worden als output van de directiebeoordeling vastgesteld en gemonitord.

Bewijzen:

• Gestelde doelen : o Nieuwe doelstelling Sport BSO opzetten (2016). o Nieuwe doelstelling evaluatie actualiteit pedagogisch beleid september

2016.

• Realisatie gestelde doelen: o Realisatie doelstelling speeltoestel conform tuinontwerp 2015 is behaald. o Realisatie nieuw kantoor gerealiseerd. o Samenwerking met integraal kindcentrum de Wegwijzer (BSO uitbreiding)

is niet gerealiseerd vanwege drukke werkzaamheden GGD, doelstelling wordt doorgezet naar 2016).

• Directiebeoordeling 2015 d.d. 23.06.2016 inclusief ontwikkelingen (o.a. aanbod peutergroepen VVE en samenwerking Perspectief).

• Kwaliteitsdoelstellingen worden vastgesteld in de directiebeoordeling en in het Algemeen Beleidsplan 1.04 als Kwaliteitsdoelstellingen SMART geformuleerd. De


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 38 / 58

actualisatie van het algemeen beleidsplan vindt nog plaats.

• Auditplanning 2015 – 2017

• Alle groepen zijn geaudit op 1.3.2016. Uitvoering heeft plaatsgevonden op basis van een vragenlijst. Alle afwijkingen zijn gecommuniceerd met de medewerkers, corrigerende maatregelen zijn bepaald met de groepen en de directie. Trends waren notulen en agenda’s v.w.b. zorgvuldigheid en archiveren. Handtekeningen van pedagogisch medewerkers m.b.t. toestemmingen was tevens een trend.

• BSO op de Trap 8-3-2016 vragenlijst audit

• Duimelot 1-3-2016 vragenlijst audit

• Interne auditchecklist overzicht afwijkingen en maatregelen – gevolgd t.a.v. Duimelot, afhandeling 30.3.2016 en opvolgaudit 25.5.2016 (streefdatum – nog niet plaatsgevonden).

• Kantooraudit is ingepland 1.9.2016 (aandachtspunt J2)

• Verbeterregister inclusief registraties t/m 12.1.2016 geverifieerd.

• Prestaties primaire en ondersteunende processen, o.a. geëvalueerd september 2015 pedagogisch beleid, gevraagde en ongevraagde adviezen oudercommissie, exitgesprekken en evaluatie, evaluatieproces welbevinden kinderen, oudergesprekken, etc.

Afwijkingen:


Controle 2 • Effectiviteit van het managementsysteem is besproken met de directie, het systeem ondersteunt de organisatie om de geformuleerde doelstellingen te realiseren.

• Het strategisch beleid inclusief missie en visie van de organisatie is geformuleerd in het Algemeen Beleid. Dit document wordt jaarlijks bijgesteld op basis van de uitgevoerde directiebeoordeling.

• De interne audits zijn uitgevoerd door de externe adviseur en van een goede diepgang. Onafhankelijkheid en onpartijdigheid zijn gewaarborgd. Er is een driejaren auditplan opgesteld waarmee aantoonbaar is gemaakt dat alle groepen, het kantoor en de processen worden geaudit in een cyclus van 3 jaren. Bevindingen worden besproken in het teamoverleg. Hierbij zou ook de oorzaak aan de orde komen, echter dit was niet aantoonbaar via verslaglegging. Ook in het register van maatregelen n.a.v. de interne audits was oorzaakanalyse niet aantoonbaar en was het resultaat van de uitgevoerde hercontrole waarmee de effectiviteit van de genomen maatregel wordt geverifieerd niet aantoonbaar. De organisatie maakt ook geen verschil in correctie en corrigerende maatregelen. Hiervan is een afwijking opgesteld.

• De overlegstructuur functioneert in goede mate. Er wordt gebruik gemaakt van groepsoverleggen en teamoverleggen. Voorafgaand aan het teamoverleg vindt groepsoverleg plaats en afgevaardigden van de groepen nemen deel in het teamoverleg. Alle overleggen, besluiten en acties worden via zogenaamde MBA-lijsten vastgelegd. Uitstaande acties worden aantoonbaar gemonitord.

• Corrigerende en preventieve maatregelen worden genomen via het nieuwe Afwijkingen en Ongevallenregister, via het register met interne audit bevindingen en via de overlegstructuur. Vastgesteld is dat nog in onvoldoende mate aandacht is voor oorzaakanalyse ten aanzien van interne audits en dat de vaststelling of maatregelen ook effectief zijn geweest ontbreekt (register medio 2016 tot heden). Tevens zijn de corrigerende maatregelen op basis van de afwijkingen vanuit de vorige controleaudit onvoldoende effectief. Ten aanzien hiervan is een afwijking opgesteld.

• De directiebeoordeling is uitgevoerd, echter onvoldoende diepgaand m.b.t. de uitgevoerde evaluaties en evaluatie van de prestatie-indicatoren. Daarnaast ontbreekt de evaluatie van uitkomsten van toetsing van het professioneel handelen en evaluatie van ervaringen van ketenpartners.


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 39 / 58

• Het pedagogisch beleidsplan is beperkt beoordeeld tijdens deze audit en alleen toegespitst op samenvoeging van groepen en open deurenbeleid geverifieerd.

Bewijzen:

• Gestelde doelen : o Aanbod van peutergroepen met VVE: dit loopt nog, de doelstelling wordt

gemeentebreed verder opgezet. o Nieuwe doelstellingen 2017:

▪ Gesubsidieerde VVE plaatsen van Perspectief overnemen ▪ Implementatie BSO+ binnen gemeente Zutphen ▪ Onderzoek haalbaarheid implementatie peutergym ▪ Aanpassing naar nieuwe HKZ norm versie 2015 ▪ DESTEP/SWOT analyse uitvoeren om ontwikkelingen in de markt

in kaart te brengen

• Realisatie gestelde doelen: o Aanbod van peutergroepen met VVE – gerealiseerd o Sport BSO opzetten – gerealiseerd o Binnen gemeente Zutphen met samenwerkingspartners het BSO+

projectplan opzetten – gerealiseerd: projectplan is aanwezig.

• Directiebeoordeling 2016 inclusief evaluatie doelen en doelstellingen 2017.

• BSO plus (extra zorg/aandacht) projectplan samenwerkingsverband gemeente,

scholen, Zozijn (mensen met beperking) en Lindenhout

• Verbetermogelijkheden externe audit 29.6.2016 (laatste revisie 7.6.2017)

• Auditplan 2015-2018

• Auditbevindingen Giraf 23.5.2017, Otje 1.6.2017, Duimelot 23.5.2017, Op de Trap

(BSO) 23.5.2017 en ondersteunende processen kantoor 1.6.2017

• Rapportage Otje 1.6.2017 (aanmelding, intake, uitvoering, evaluatie, kwaliteit

algemeen, RI&E)

• Hercontrole en afhandeling interne audits 2016 (transparantie in resultaat van

hercontrole ontbreekt).

• Teamoverleg Otje 6.6.2017

• Teamoverleg 19.4.2017 o.a. evaluatie ontruimingsoefening 14.2.2017, evaluatie

handelwijze social media.

• Teamoverleg 11.10.2016

• Corrigerende en preventieve maatregelen document 5.03 versie 22.3.2017

• Algemeen beleid versie 31.8.2016

Afwijkingen:

2 van 12

3 van 12

11 van 12

12 van 12

4.5 Rubriek 5

Medewerkers


• Het personeelsbeleid is geformuleerd en bevat de vereiste elementen.

• Bevoegdheden zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek, bekwaamheden worden getoetst tijdens indiensttreding m.b.t. vereiste kwalificaties en via het


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 40 / 58

deskundigheidsbevorderingbeleid up to date gehouden.

• Er is een leidraad voor het inwerken voor handen en een checklist inwerken nieuwe medewerker. Evaluatie van nieuwe medewerkers en inwerktraject geschiedt via een evaluatieformulier dat ingevuld wordt door de naaste collega’s en een evaluatiegesprek met de directie. Verslaglegging is aanwezig.

• Personeelsdossiers bevatten de vereiste documenten m.b.t. kwalificatie, VOG, evaluatiegesprekken etc.

• De Gedragscode voor de kinderopvang wordt verstrekt aan medewerkers en nieuwe medewerkers en hiervoor wordt impliciet via de arbeidsovereenkomst getekend.

• De opleidingsbehoefte is in kaart gebracht in het document Deskundigheidsbevordering en wordt jaarlijks inhoudelijk uitgewerkt in de systeembeoordeling, er is geen separaat opleidingsplan. Gezien de grootte van de organisatie is dit acceptabel.

• Functioneringsgesprekken worden jaarlijks gehouden door de directie, persoonlijke doelstellingen worden benoemd en evaluatie omtrent deskundigheidsbevordering maakt onderdeel uit van het gesprek.

• Het medewerkerstevredenheidsonderzoek wordt 1 x per 3 jaar gehouden in combinatie met het klanttevredenheidsonderzoek door een extern bureau.

• Er is een vrijwilliger (J.) werkzaam op peutergroep Duimelot. Echter, Dikkertje Dap beschikt niet over een vrijwilligersbeleid. Kerntaken en functie van betreffende vrijwilliger zijn niet gedefinieerd. Werkoverleg en werkwijze m.b.t. deskundigheidsbevordering vrijwilligers is niet traceerbaar. Hieromtrent is een afwijkingsbericht opgesteld.

• Het beroepspraktijkvormingsbeleid heeft tijdens deze audit minder aandacht gehad en is als onderwerp voor de volgende audit aangegeven.

• Er is geen personeelsvertegenwoordiging aanwezig. Er heeft wel een inventarisatie plaatsgevonden onder medewerkers m.b.t. de formatie van een personeelsvertegenwoordiging, echter hiervoor is onder medewerkers geen animo. De sfeer is open en de lijnen met de directie zijn kort. De communicatie wordt in het personeelstevredenheidsonderzoek ook hoog gewaardeerd. Medewerkers worden van strategie, organisatieontwikkelingen en essentiële wijzigingen op de hoogte gehouden via team- en personeelsvergaderingen.

• De Arbo RI&E is nog niet geheel doorgevoerd, dit traject is wel in werking gezet naar aanleiding van de bevinding vanuit de voorgaande controle-audit en zal afgerond zijn op 1.9.2015 (gezien in werkplanning 2015).

Bewijzen:

• Lijst medewerkers 2014

• Dossiercontrole steekproef lijst medewerkers: o M.L.H. (kwalificaties SPW 3 2007, VOG N0736659 10.4.2014, Taaltoets Mr

Dutch 6.10.2014) o J.H. arbeidsovereenkomst – diploma SPW 3, VOG N0647155,

evaluatiegesprek 25.4.2013, checklist inwerken 4.8.2014. o I.J. Evaluatieformulier nieuwe medewerker 8.4.2014 – VOG 7.10.2013 o R.d.J. kwalificaties SPW3 033739, VOG N0548710, evaluatieformulier

nieuwe medewerker 8.4.2014, EHAK tot 1.10.2016 o Via arbeidsovereenkomst wordt getekend voor hantering Gedragscode

(gezien 24.3.2015)

• Overzicht functioneringsgesprekken 2014/2015

• Steekproef functioneringsgesprekken door auditor t.a.v. M.L.-H. 5.9.2014 tweezijdig getekend – besproken acties en doelen zijn traceerbaar

• Opleidingsregistraties: o Taaltoets certificaten Mr Dutch


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 41 / 58

o EHAK/AED 25.4.2015 (vervaldatum 1.10.2017) 10 medewerkers, o.a. gezien M.L.H., M.G. en K.v.B. (BHV certificaten komen nog binnen)

o 2.07 Deskundigheidsbevordering 11.1.2013 (let op: wordt verwezen naar scholingsplan, behoefte wordt echter vastgesteld in directiebeoordeling)

• Medewerkerstevredenheidsonderzoek 14.4.2014 uitgevoerd via NL-Eyes o 83% respons, gemiddeld cijfer 8,7 o Verbetering d.m.v. mindmapsessie/brainstorm aanepakt, o.a. ten aanzien

van pauzeren medewerkers o Evaluatie in directiebeoordeling 2014 d.d. 11.5.2015 traceerbaar

• Tinc Taal- en Interactieopleiding gepland september 2015 (inclusief train de trainer).

Afwijkingen:

2 van 4

Controle 1 • Het personeelsproces is ongewijzigd. Vanuit een steekproefcontrole m.b.t. nieuwe medewerkers is vastgesteld dat de checklist nieuwe medeweker niet aantoonbaar was, inclusief kon de evaluatie van het inwerken – naar bepaling van de organisatie na 5,5 maanden – niet getoond worden. Hiervan is een afwijkingsbericht opgesteld.

• Personeelsdossiers zijn inhoudelijk getoetst op volledigheid. Gelet op het feit dat vanuit de steekproefcontrole is vastgesteld dat 2 x een VOG niet op het moment van indiensttreding (tewerkstelling) van de nieuwe pedagogisch medewerker aanwezig was en van een latere datum van de indiensttreding is, is een afwijkingsbericht opgesteld.

• De Gedragscode voor de kinderopvang wordt verstrekt aan medewerkers en nieuwe medewerkers en hiervoor wordt impliciet via de arbeidsovereenkomst getekend.

• Functioneringsgesprekken worden jaarlijks gehouden door de directie, de methodiek is ongewijzigd, echter de verslaglegging vraagt aandacht. Dit is reeds door de directie zelf geconstateerd, waarbij besloten is dat de medewerkers nu zelf het verslag van het functioneringsgesprek opstellen en door de directie laten beoordelen. Na akkoord tekenen zowel leidinggevende als medewerker het verslag.

• Het vrijwilligersbeleid is opgesteld n.a.v. een afwijking tijdens voorgaande audit, implementatie in de praktijk is getoetst aan de hand van een vrijwilligersdossier. Er zijn geen afwijkingen aangetroffen.

• Het beroepspraktijkvormingsbeleid heeft tijdens deze audit extra aandacht gehad. De organisatie heeft een stagebeleid geformuleerd, dat aantoonbaar in praktijk wordt gebracht. Dossiervorming is compleet, contactmomenten zijn traceerbaar. Praktijkopleider is de directie zelf, waarbij de werkbegeleiding op de groepen georganiseerd is en de directie het proces monitort.

• De Arbo RI&E is het afgelopen jaar doorgevoerd, het plan van aanpak is tijdens deze audit geverifieerd. Maatregelen zijn reeds in gang gezet.

Bewijzen:

• Vrijwilligersbeleid 25.6.2015 no. 2.14 – vrijwilliger J. (ondersteuning van groepen). Er is een coach (Mihoen) aanwezig ter begeleiding.

• Plan van aanpak RIE 30.10.2015 – besproken gevaarlijke stoffen (chloor, schoonmaakmiddel, desinfectie etc.) en Veiligheidsinformatiebladen zijn verzameld alsmede besproken met schoonmaakmedewerker in verband met pbm’s.

• Opleidingsplan 2015/2016 d.d. 4 augustus 2015 inclusief opleidingsactiviteiten (o.a. behandeld Tink, Startblokken, Montessori opleiding, Taaltoets, EHAK, BHV etc.) met doelen, werkwijze, inkoop of eigen ontwikkeling etc.

• Scholingsplan met inhoudelijke invulling per medewerker, soort training en data – Scholingsplan 2015-2016 (d.d. 25.8.2015) (nog wel actualiseren 2016).

• 3 Train de Trainer opleiding TINK – 2016/2017. Teambuildingstraining gehad.

• Vrijwilligersovereenkomst Jenneke – J.A.K. d.d. 8.7.2015 (werkzaamheden zijn beperkt tot ondersteuning pedagogisch medewerkers) en VOG d.d. 14.4.2014 N0737930.

• Nieuwe medewerker BSO H.R. in dienst 19.10.2015


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 42 / 58

o VOG 11.12.2015 N1751128 – besproken is feit dat VOG van latere datum is dan ingangsdatum contract (19.10.2015) – digitale aanvraag bleek niet goed verwerkt.

o ID 29.6.2011 o Getuigschrift Hoger Beroepsonderwijs 31.1.2012 Leraar 1e graad

lichamelijke opvoeding o Inwerken en introductie nieuwe medewerker was ten tijde van de audit niet

aantoonbaar.

• Nieuwe medewerker L.M. in dienst 19.10.2015 o VOG 27.10.2015 N1709045, ook deze VOG is van latere datum dan

ingangsdatum arbeidsovereenkomst, derhalve is op dit aspect een afwijkingsbericht uitgeschreven. Het personeelsproces verloopt op dit punt niet effectief.

o Getuigschrift Pedagogiek HBO 28.8.2015 o Sollicitatieformulier 5.10.2015 o Inwerken en introductie nieuwe medewerker was ten tijde van de audit niet

aantoonbaar.

• Personeelsdossier J.B. o Toepassing ziekte-/verzuimbeleid incl. PvA Poortwachter o EHAK J.B. 2.5.2015 (geldig tot 1.10.2017) o Evaluatiegesprek 11-3-2014 o Functioneringsgesprek 27-8-2015 n.a.v. evaluaties van collega’s

• Personeelsdossier L.A. o L.A. functioneringsgesprek 7.7.2015 (gesprek niet uitgewerkt – voor 2016

zijn de functioneringsgesprekken gepland, medewerkers zullen nu zelf het gesprek gaan vastleggen).

• Beleid beroepspraktijkvorming is getoetst aan de hand van: o P.D. (25-8-2015 t/m 4-7-2016)

▪ Stageovereenkomst ▪ VOG N1989233 d.d. 5.2.2016 (stage start 25.8.2015 – VOG is wel

gemonitord, contact registratie met school 27-11-2015 – VOG school ontbreekt)

▪ BPV Leerlingdossier ▪ Gesprekspunten PO en WB ▪ ID aanwezig.

o C.S. (25-8-2015 t/m 4-7-2016) ▪ BPV leerling dossier en uitgevoerde controles ▪ VOG via school 21.8.2015 ▪ Praktijkovereenkomst BOL 19.8.2015

o I.S. VOG 13.8.2015

Afwijkingen:

2 van 4

3 van 4

Controle 2 • Het personeelsproces is ongewijzigd.

• Opvolging van het plan van aanpak Arbo RI&E (uitgevoerd via de Risicomonitor) is beoordeeld, acties worden wel genomen maar niet bijgewerkt in het plan van aanpak. Hiervoor is een verbetermogelijkheid aangegeven.

• Ten behoeve van de vaststelling van bevoegd- en bekwaamheden worden kopieën van diploma’s en certificaten van gevolgde trainingen in de personeelsdossiers gearchiveerd. Vanuit de steekproefcontrole personeelsdossiers is vastgesteld dat vereiste kwalificaties conform CAO Kinderopvang aanwezig zijn.

• Nieuwe medewerkers worden ingewerkt op grond van de Checklist Inwerken. Ten aanzien van medewerker L.W. (vakantiekracht 1.7.2016, nulurencontract 30.8.2016 blijkt het inwerktraject niet aantoonbaar te zijn, medewerker zou de lijst nog zelf


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 43 / 58

hebben). Er is wel verbetering zichtbaar ten opzichte van het voorgaande jaar, echter gelet op het feit dat dit ook vorig jaar tot een afwijking heeft geleid is vastgesteld dat corrigerende maatregelen onvoldoende effectief zijn genomen.

• Personeelsdossiers zijn inhoudelijk getoetst op volledigheid. Wederom is op basis van steekproef vastgesteld dat de VOG’s doorgaans een aantal dagen later binnen zijn dan de ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst. Voor één medewerker is op basis van de personeelsroosters vastgesteld dat deze wel reeds eerder is ingezet. Aangezien dit tevens een afwijking tijdens de voorgaande controleaudit was, is vastgesteld dat corrigerende maatregelen niet effectief zijn genomen en is dit als afwijking geregistreerd.

• Functioneringsgesprekken worden jaarlijks gehouden door de directie. Er is een overzicht aanwezig bij de nieuwe HR medewerker, waarin de doorvoering wordt gemonitord. De functioneringsgesprekken worden vastgelegd, echter nog niet in alle gevallen via het nieuw hiervoor ontwikkelde formulier.

• Er wordt in goede mate aandacht besteed aan het bepalen van opleidings- en bijscholingsbehoefte. De organisatie beschikt over een scholingsplan waarin ook de gevolgde opleidingen worden geregistreerd en een opleidingsplan waarin de opleidingsbehoefte wordt vastgesteld.

• Het stagebeleid (beroepspraktijkvormingsbeleid) heeft tijdens deze audit geen aandacht gehad. Dit onderwerp is wel uitgebreid tijdens de voorgaande controleaudit aan de orde is geweest.

• Het medewerkerstevredenheidsonderzoek is ingepland voor Q3 2017 en zal tijdens de volgende audit (HCA) aan de orde komen.

• Het personeelsbeleid wordt via de directiebeoordeling geëvalueerd.

Bewijzen:

• Medewerker L.W.

o VOG 15.6.2016 N2155817

o Overeenkomst vakantiekracht 1.7.2016

o Nulurencontract 30.8.2016

o Kwalificaties MBO 3 15.11.2016 – nivo 4 bezig

o Functioneringsgesprek 24.5.2017 (nog als ‘stagiaire’)

o Inwerktraject niet aantoonbaar (L.W.)

• Medewerker J.M.

o Functioneringsgesprek 19.6.2017 – o.a. verslag n.a.v. klacht ouder 19.6.2017

ondertekend;

o Checklist inwerken (nieuwe medewerkers krijgen een buddy – punten worden

behandeld en afgetekend) 1.4-30/4 (eerste evaluatie na 1 maand)

o VOG 21.3.2017PW 4 – nulurencontract 17.3.2017

o J.M. ingezet (gezien roosters) 28.3.2017

• Medewerker B.E.

o Arbeidsovereenkomst 31.10.2016 – VOG 3.11.2016 ook daadwerkelijk

31/10.2016 ingezet (rooster).

o 13.3.2017 functioneringsgesprek – toetsing professioneel handelen (formulier

niet gebruikt).

• Medewerker L.H.M.

o Arbeidsovereenkomst 1.3.2013 nulurencontract – VOG (10.4.2014 / vorige

VOG 2007 van werkgever peuterleidster Stichting Welzijnswerk)

o Checklist inwerken alsnog ingevuld (23.6.2017)

• Gedragscode medewerker versie 28.9.2016

• Scholingsplan 2017 inclusief gevolgde opleidingen

• Opleidingsplan 2016/2017 versie 7.2.2017


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 44 / 58

o Verplichte opleidingen (o.a. Tink, Startblokken VVE, taaltoets, Kinder-EHBO)

o Facultatief (bijv. 4 medewerkers peutergroep – opleiding Kinderpsychologie –

gestart 1.4.2017) – traceerbaar in Scholingsplan

• Training Interactievaardigheden

• Directiebeoordeling 2016 d.d. 15.6.2017

• Plan van aanpak Arbo RI&E 2015 d.d. 30.10.2015

Afwijkingen:

12 van 12

4.6 Rubriek 6

Actueel houden en vernieuwen van zorg- en dienstverlening


• Ontwikkelingen binnen het werkveld en t.a.v. weten regelgeving worden door de directie bewaakt en geïmplementeerd aan de hand van reguliere bronnen binnen de Kinderopvang en in de systeembeoordeling samengevat.

• Analyse van ontwikkelingen o.a. huidige en toekomstige vraag en marktontwikkelingen, alsmede verbetering van het aanbod (zoals flexibele opvang) maken deel uit van de systeembeoordeling door de directie en het Algemeen Beleid.

• Projectmatige aanpak van de BSO Plus als nieuwe dienstverlening van Dikkertje Dap is getoetst. Planmatige aanpak, vaststelling van projectdoelen en evaluatiemomenten zijn aantoonbaar.

Bewijzen:

• GGD toetsingskader veldinstrument (nieuwe versie) is bekend bij de organisatie en wordt momenteel beoordeeld. Groepsgrootte naar 16 kinderen peutergroepen is bekend.

• Projectplan BSO Plus inclusief doel, plan, resultaat, projectstructuur, werkwijze en begroting

• Groeidocument 19.6.2014

• BSO plus Petteflet ontwikkeling met Lijn 5 pilot oktober 2014

• Bespreking januari 2015 Gemeente Zutphen

• Evaluatieverslagen 25.8.2014 en 18.11.2014

Afwijkingen:


Controle 1 Dit aspect heeft tijdens deze controleaudit beperkt aandacht gehad.

• Ontwikkelingen binnen het werkveld en t.a.v. weten regelgeving worden door de directie bewaakt en geïmplementeerd, dit was o.a. zichtbaar d.m.v. de implementatie van de nieuwe algemene voorwaarden februari 2016 en de nieuwe klachtenreling (Geschillencommissie).

• Analyse van ontwikkelingen o.a. huidige en toekomstige vraag en marktontwikkelingen, alsmede verbetering van het aanbod (zoals flexibele opvang) maken deel uit van de systeembeoordeling door de directie.

• Nieuwe dienstverlening Sport BSO is besproken. Dit wordt projectmatig aangepakt, regelgeving wordt in kaart gebracht, projectgroep geformeerd.

Bewijzen:

• Sport BSO project (aandacht volgende audit J2).



320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 45 / 58

Afwijkingen:


Controle 2 Dit aspect heeft tijdens deze controleaudit beperkt aandacht gehad.

• Ontwikkelingen binnen het werkveld en t.a.v. weten regelgeving worden door de directie bewaakt. Dit is zichtbaar in de Directiebeoordeling van 15 juni 2017 (rubriek 1).

• Ten aanzien van analyse van ontwikkelingen binnen de markt en lokale ontwikkelingen is als doelstelling opgenomen dat een DESTEP/SWOT analyse zal worden uitgevoerd in 2017.

• Het project Sport BSO is inmiddels afgerond, de dienstverlening is geïmplementeerd en zal tijdens de re-audit beoordeeld worden.

• Voor BSO Plus is een projectplan opgesteld. Dit betreft een samenwerkingsverband tussen Dikkertje Dap, de gemeente, diverse scholen, Zozijn en Lindenhout.

Bewijzen:


Afwijkingen:


4.7 Rubriek 7

Werkomgeving en materiaal

Implementatie • De onderhoudsactiviteiten zijn in handen van de echtgenoot van de directie en worden naar behoefte uitgevoerd. Middelen worden in voldoende mate ter beschikking gesteld en onderhouden.

• Risico-inventarisaties veiligheid en gezondheid worden doorgevoerd en zijn niet ouder dan één jaar. Ten aanzien van de traceerbaarheid van beoordeelde elementen en plan van aanpak is door de GGD een verbetertraject gevraagd met een ultimatum tot augustus 2015. De organisatie is momenteel actief bezig met het oppakken van de nieuwe risico-inventarisaties. De oudercommissie kan zelf inloggen op de Risico-inventarisaties in de Risicomonitor, tevens worden de GGD inspectierapporten doorgenomen met de OC. Inspectierapporten GGD staan op de website.

• In het huisvestingsplan is uitgebreid planmatig aandacht besteed aan de pedagogische visie in relatie tot de nieuwe huisvesting en inrichting.

• De organisatie beschikt over een ontruimingsplan. Ontruimingsoefeningen worden minimaal jaarlijks gehouden. Registratie en evaluatie van de oefeningen vindt plaats, verbeterpunten worden via teamoverleg gecommuniceerd en opgepakt.

• Ten behoeve van schoonmaakactiviteiten is een schoonmaakrooster opgesteld. Schoonmaaktaken worden verricht door pedagogisch medewerkers en een extern schoonmaakbedrijf. Het schoonmaakrooster wordt afgetekend na uitvoering van de activiteit.

• Temperatuur van de koelkasten wordt gecontroleerd door de directie en wekelijks geregistreerd.

• Speeltoestellen, die onder de WAS vallen, worden 1 x per kwartaal gecontroleerd. Logboeken zijn aanwezig. Controles vinden plaats in eigen beheer door de klussenman en worden geregistreerd. Er wordt geen externe veiligheidsinspectie uitgevoerd, de directie overweegt de klussenman een opleiding hiervoor te laten volgen.

• De klussenman is beheerder brandmeldinstallatie en zou de maandelijkse test uitvoeren, dit is echter niet aantoonbaar - registratie logboek is een aandachtspunt. Extern onderhoud is uitbesteed aan Ajax Chubb Varel m.b.t. gecertificeerde


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 46 / 58

brandmeldinstallatie.

• De organisatie heeft in alle koelkasten 2 thermometers gelegd en controleert periodiek aan de hand van de koelkasttemperatuurlijst of de thermometers gelijke waarden aangeven. Op deze wijze wordt invulling gegeven aan de kalibratie van de thermometers.

Bewijzen:

• Binnen- en buitenspeeltoestellen logboeken Speelhuis en Glijbrug combi buiten 11.5.2015 inspectie.

• Binnenspeeltoestellen Speelauto, Speelboot, Huis Rode Laarsjes, Speelhuis All-in One en Speelhuis BSO inspectie 11.5.2015.

• Certificaat Speelhuis 1 Rolf 2006-116 verstrekt door Keurmerkinstituut.

• Klussenschrift 24.1.2015 t/m 18.5.2015 inclusief afhandeling.

• Risico-inventarisatie Gezondheid en Veiligheid via Risicomonitor KDV Dikkertje Dap 23.12.2014 en BSO Dikkertje Dap 27.2.2014. De risico-inventarisatie 2015 is nog in bewerking. Er is een discussie geweest met de GGD m.b.t. de traceerbaarheid van de uitgevoerde beoordeling en genomen maatregelen. De organisatie heeft de gelegenheid gekregen van de GGD tot het aanleveren van de herziene risico-inventarisaties tot augustus 2015.

• Ontruimingsoefening evaluatie Calamiteitenmelding Coördinator BHV 11.5.2015

• Ontruimingsplan 30.4.2014

• Brandveiligheidsdossier Gemeente Zutphen (naar aangeven van de Brandweer zijn vluchtplattegronden in de diverse ruimtes niet nodig, de organisatie is echter momenteel wel bezig met het opzetten van beknopte ontruimingskaarten voor de locatie).

• Brandmeldinstallatie externe inspectie Chubb 28.3.2015. De maandelijkse controle door de beheerder BMI (opgeleid persoon) is niet aantoonbaar in het logboek (zie verbetermogelijkheid).

• Schoonmaaklijst Pipeloentje t/m week 20 (pedagogisch medewerkers en externe schoonmaak)

• Schoonmaakoverzicht Op de Trap week 21

• Logboek schoonmaak 13.5.2015

• EHBO-doos VE002 niet aantoonbaar gecontroleerd – zie verbetermogelijkheid

• Aandachtspunt implementatie Hygiënecode t.a.v. opwarmen meegebracht voeding (op groep Pipeloentje is een macaronimaaltijd voor kind aangetroffen).

• Koelkastcontrole t/m week 23 – Giraffe koelkast 2 thermometers aanwezig (ter referentie en controle). Tijdens audit blijkt één van de thermometers niet te kloppen, deze is direct verwijderd en wordt door directie vervangen.

Afwijkingen:


Controle 1 • Middelen worden in voldoende mate ter beschikking gesteld en onderhouden.

• Risico-inventarisaties veiligheid en gezondheid worden doorgevoerd en zijn niet ouder dan één jaar.

• De organisatie beschikt over een ontruimingsplan, dit is echter nog niet aangepast naar aanleiding van de laatste oefening van 2015 (is als maatregel benoemd) – op basis hiervan is tijdens deze controleaudit tevens naar de gebruiksvergunning Brandveilig Gebruik gekeken. De ontruimingsoefening heeft het afgelopen jaar niet plaatsgevonden en is ouder dan 1 jaar. Ten aanzien van dit punt is een afwijking opgesteld.

• Schoonmaak registraties en temperatuurregistraties zijn inzichtelijk.

• De directie heeft voor het gehele pand nieuwe EHBO-dozen aangeschaft op basis van de vorige audit.

Bewijzen:


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 47 / 58

• Ontruimingsoefening 1 mei, 11 mei 2015. Over 2016 is nog geen ontruimingsoefening doorgevoerd (afwijking). Ontruimingsplan 30.4.2014 moet aangepast worden n.a.v. de oefening 2015, echter dit is nog niet gedaan.

• Gebruiksvergunning besluit 11.4.2011 nr. 20110397

• Schoonmaak- en temperatuurregistraties Giraffe t/m 28.6.2016

• Koelkasttemperatuurregistraties gehele pand t/m week 24 2016

Afwijkingen:

4 van 4

Controle 2 • Dit onderdeel heeft tijdens de controleaudit beperkt aandacht gehad. Dit is conform het Auditprogramma. Echter, gezien de raakvlakken met de uitvoering van de dienstverlening en de vorig jaar geconstateerde afwijking t.a.v. de ontruimingsoefening is dit toch beperkt aan bod gekomen. Risico-inventarisaties veiligheid en gezondheid zijn niet geverifieerd tijdens deze controleaudit.

• Er is een nieuw plan BHV Organisatie (calamiteitenplan) opgesteld. De ontruimingsoefening heeft plaatsgevonden en is met medewerkers geëvalueerd.

• Er is een nieuw HACCP Plan opgesteld, voedselthermometers zijn nieuw aangeschaft. Voor wat betreft de kalibratie van deze meetmiddelen is aangegeven dat dit tijdens de HCA zal worden geverifieerd.

• Er worden warme maaltijden verstrekt, dit zijn door ouders meegebrachte vers bereide maaltijden die op de groep worden opgewarmd (o.a. geconstateerd bij Otje). De Hygiënecode voor Kleine Instellingen wordt niet gehanteerd t.a.v. de beheersing van de temperatuur bij het verwarmen en opdienen van de maaltijden (kerntemperatuur minimaal 75°C, bij uitgifte minimaal 60°C). De groep had geen voedselthermometer t.b.v. controle en registratie vindt niet plaats (gemeten kerntemperatuur en actie bij afwijkingen). Dit is als afwijking aangegeven.

Bewijzen:

• Plan BHV Organisatie 20.7.2016

• CO2 meters op de slaapkamers aanwezig (o.a. Otje).

• Schoonmaaklijst Otje bijgehouden tot en met 27 juni 2016

• HACCP Plan 16.1.2017 besproken met teams (verslag teamoverleg)

• Evaluatieformulier ontruiming 14.2.2017 inclusief evaluatie BHV organisatie

Afwijkingen:

10 van 12

4.8 Rubriek 8

Inkoop en uitbesteding

Implementatie • Inkoop geschiedt centraal door de directie m.b.t. alle benodigdheden, inclusief inrichtingsmaterialen, investeringsgoederen en voedings- en verzorgingsartikelen. Goederen komen centraal binnen op de vestiging en worden door directie of aangewezen pedagogisch medewerker gecontroleerd. Afwijkingen worden geregistreerd op de aflever-/pakbon

• Leveranciersbeoordeling vindt plaats op basis van criteria t.a.v. deskundigheid, kwaliteit, voldoen aan verwachting, service en nazorg, op tijd leveren. De beoordeling wordt op een verzamelformulier geregistreerd en resultaten worden als onderdeel van de directiebeoordeling geëvalueerd. Verbetermaatregelen in de richting van leveranciers wordt in gang gezet.


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 48 / 58

Bewijzen:

• Offerte nieuwe ICT beheerder Auxzenze 11.5.2015 nr. DIK 0685/50 inclusief SLA.

De beheerder zal onder andere spamfilter, virusscan, back-ups en beheer op zich

nemen.

• Leveranciersbeoordeling d.d. 3.2.2015 (19 leveranciers) inclusief maatregelen ter

verbetering:

o B. Jansen groente en fruit o Koala Products (sanitair materiaal) o Bens ICT o Rolf (spelmateriaal) o BDO (nieuwe accountant)

Afwijkingen:


Controle 1 • Het inkoopproces is tijdens deze audit niet meegenomen. Conform auditplanning zal dit proces wederom tijdens de volgende audit worden beoordeeld.

Bewijzen:

• Leveranciersbeoordeling 2016 en evaluatie in directiebeoordeling.

Afwijkingen:


Controle 2 • Het inkoopproces heeft beperkt aandacht gehad tijdens deze controle-audit. De contracten van een tweetal kritische leveranciers zijn geverifieerd. De organisatie regelt geheimhouding met leveranciers die inzicht hebben of kunnen hebben in privacygevoelige gegevens, dit is in de contracten met leveranciers opgenomen.

• De leveranciersbeoordeling vindt plaats op basis van vastgestelde criteria te weten communicatie, klantvriendelijkheid, kwaliteit/prijsverhouding, levertijd, afhandeling van retouren, correctheid van documentatie/facturen en service. Alle kritische leveranciers worden geëvalueerd. Aandachtspunten zijn op de leveranciersbeoordeling vermeld. In de directiebeoordeling is als doeltelling opgenomen dat deze actiepunten in de richting van de leveranciers zullen worden opgepakt.

Bewijzen:

• Contract ICT beheerder Auxzenze juni 2015

• Contract Awake Advies (kwaliteitscoördinator) 2012

• Leveranciersbeoordeling 8.12.2016

• Leverancier Sita en maatregelen m.b.t. overweging opzegging contract wanneer

mogelijk.

Afwijkingen:



320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 49 / 58

4.9 Rubriek 9

Documentatie

De tijdens de audit beoordeelde en gebruikte systeemdocumentatie bestond uit:

Audit Documentnaam Versie/datum

(Her)certificatie HKZ Handboek (Wijzigingsblad) 11 mei 2015

1ste controle HKZ Handboek (Wijzigingsblad) 23 juni 2016

2de controle HKZ Handboek (Wijzigingsblad) 26 juni 2017

Status van de documentatie:

Gewijzigd naar aanleiding van het vooronderzoek.

Ongewijzigd ten opzichte van het vooronderzoek/ de vorige audit.

Gewijzigd sinds de vorige audit.

De systeemdocumentatie voldoet aan de eisen van de norm.

De systeemdocumentatie voldoet nog niet c.q. niet meer aan de eisen van de norm. De afwijkingen

zijn opgenomen bij de betreffende normparagraaf in hoofdstuk 6 van dit rapport

Implementatie • Documentenbeheer vindt centraal plaats via een overzicht wijzigingsblad en digitaal kwaliteitsmanagementsysteem door kwaliteitsmanager.

• Op alle werkplekken is het kwaliteitshandboek en bijbehorende documenten digitaal beschikbaar.

• Wijzigingen zijn beoordeeld aan de hand van Wijzigingsblad versie 11.05.2015

• Wijzigingen die belang zijn voor medewerkers worden in het teamoverleg behandeld. Daarnaast ligt een handtekeningenlijst in de leidsterskamer, gewijzigde documenten worden doorgelezen door de medewerkers. Gezien handtekeningenlijst t.a.v. wijziging Vervoer Kinderen document 12.11.2014.

• Alle kwaliteitsregistraties worden 3 jaren bewaard.

Bewijzen:

Laatste wijzigingen steekproef ten aanzien van beoordeling wijziging, communicatie van

doorgevoerde wijzigingen en documentenbeheer:

• jaaroverzicht 2015

• veranderingen toestemmingsformulier

• pedagogisch beleidsplan 2014/2015 laatste aanpassing 17.2.2015

• checklist inwerken versie 12.11.2014

• Accommodatiebeleid versie 21.4.2015 (wijziging controle meetapparatuur)

• Beheer Registraties.

Afwijkingen:


Controle 1 • Documentenbeheer vindt centraal plaats via een overzicht wijzigingsblad en digitaal kwaliteitsmanagementsysteem door kwaliteitsmanager.

• Wijzigingen zijn beoordeeld aan de hand van Wijzigingsblad versie 23.06.2016

• Wijzigingen die belang zijn voor medewerkers worden in het teamoverleg behandeld.

• Wijzigingen zijn aangegeven in het groen, op het wijzigingsblad zijn de laatste wijzigingen inhoudelijk aangegeven.

Bewijzen:

Laatste wijzigingen steekproef ten aanzien van beoordeling wijziging, communicatie van


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 50 / 58

doorgevoerde wijzigingen en documentenbeheer:

• Wijzigingsblad 2016

• Actualisatie personeelsbeleid, paragraaf slapen, Sociale Kaart geactualiseerd voor 2016.

• Aanpassing checklist Inwerken (incl. meldcode en signalenkaart) 23-2-2016

• Beleid tot uitvoering voorbehouden handelingen is aangepast – deze worden niet uitgevoerd, bijbehorende formulier is komen te vervallen.

• Opleidingsplan 18-4-2016

• Plaatsingsovereenkomst 23-6-2016

Afwijkingen:


Controle 2 • De werkwijze ten aanzien van documentenbeheer is niet veranderd. Er is een digitaal handboek dat op alle werkplekken beschikbaar is (vastgesteld d.m.v. steekproef op groepen).

• Wijzigingen zijn beoordeeld aan de hand van Wijzigingsblad 2017.

Bewijzen:

• Wijziging Informatiemap 14.6.2017

• Wijzigingsblad 2017 waarvan inhoudelijk behandeld wijziging 19.4.2017

• Jaarlijkse evaluatie Pedagogisch beleidsplan, risico-inventarisaties, Meldcode, prospectieve RI&E o.a. teamoverleg 11.10.2016 en 19.4.2017.

Afwijkingen:



320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 51 / 58

5.1 Vooronderzoek

Indien uit het vooronderzoek punten van aandacht naar voren zijn gekomen, is de afhandeling van deze punten

opgenomen in onderstaande tabel.

Nr Omschrijving Referentie

norm

Afgehandeld

ja/nee

N.v.t.

5.2 Prestaties tijdens de voorgaande certificatieperiode

Aan de hand van de rapportages van de voorgaande certificatieperiode zijn de trends beoordeeld. Dit heeft geleid tot

de volgende aandachtspunten.

Nr Omschrijving Referentie norm

• Strategisch beleid

• Ketenpartners

• Prospectieve risico-inventarisatie

• Interne audits

• Leveranciersbeoordeling

• Observaties welbevinden

5.3 Afwijkingen voorgaande audit

Niet van toepassing. Betreft initiële implementatie audit

Bij de vorige audit zijn geen afwijkingen geconstateerd.

De afwijkingen die tijdens de vorige audit waren geconstateerd zijn beoordeeld op een effectieve afhandeling.

De conclusie is per afwijking vastgelegd zie Afwijkingen.

5. Detailinformatie


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 52 / 58

5.4 Auditprogramma

Geschiktheid auditprogramma

Type audit Gewijzigd Reden wijziging

CA / HCA Ja N N.v.t.

J1 Ja N N.v.t.

J2

Ja N

Vanwege het niet geheel kunnen afwerken van de auditplanning zijn niet of beperkt

behandeld:

Ontwerp en ontwikkeling (tijdens J1 aan de orde geweest – Sport BSO

stond ingepland als ontwikkeling dienstverlening, echter nu geëffectueerd)

Medewerkerstevredenheidsonderzoek (gepland voor Q3 dus niet te

verifiëren – aandachtsgebied HCA)

Stagebeleid (tijdens J1 uitgebreid aan de orde geweest)

Financiële beleid

Risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid

Inkoopproces (J2 beperkt aan de orde geweest)

Vastgesteld is dat dit geen impact heeft gehad op de diepgang van de audit. De auditor

heeft er bewust voor gekozen bovenstaande zaken niet of beperkt te behandelen,

aangezien deze ofwel reeds tijdens de voorgaande controleaudit in voldoende mate zijn

geverifieerd, ofwel gepland stonden maar ten gevolge van een veranderde planning of

situatie bij de organisatie nog niet of niet meer relevant waren.

Anders Ja N

In het auditprogramma staat aangegeven welke processen beoordeeld zijn tijdens een audit (‘X’) en welke gepland

staan om te beoordelen (‘P’)

Proces Toelichting (H)CA J1 J2 HCA

Algemeen Wijzigingen organisatie, scope, schema, TUV-werkwijze, planningsprogramma

X X X P

Kwaliteit alg. Documentatie, interne audits, verbetermanagement, klachten, verbeterformulieren, incidentmeldingen.

X X X P

Ontwerp en

ontwikkeling

Marktontwikkeling, innovatie, invoering nieuw aanbod X X - P

Personeel Gelet op belang in relatie tot managementsysteem altijd meenemen voor beoordeling, in bijzonder VOG, bevoegd en bekwaamheden risicovolle handelingen.

X X X P

Diensten In de organisatie wordt geen gebruik gemaakt van

een dienstenrooster. Note: de organisatie biedt wel zaterdagopvang aan, echter werkzaamheden wijken niet af van reguliere opvang op weekdagen.

In de organisatie wordt gebruik gemaakt van

een diensten rooster te weten: Vb:Vroeg, Dag, Laat, Avond. Gelet op aard van de werkzaamheden kan beoordeling plaats vinden in reguliere audittijd, omdat overdracht

X X X P


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 53 / 58

van dienst beoordeeld kan worden en dat de uitgevoerde diensten, niet afwijken van de diensten in dagtijd.

Intake Aanmelding, registratie, wachtlijstbeheer, identificatie X X X P

• KDV / BSO Beroepskrachtkindratio, registraties, medicatie, risico’s X X X P

Uitvoering P • KDV / BSO Uitvoering dienstverlening en registraties X X X P

Evaluatie P • Procesresulta

ten Het meten op indicatoren, eigen geformuleerde KPI’s,

trends t..o.v. landelijke benchmark.

X X X P

• Cliëntervaring Gebruikmakend van de branchemeting X - X P • Welbevinden Methodiek, registratie, bespreking met verwanten,

consequenties m.b.t. beleid

X X X P

• Ketenpartners Relatie, afstemming, verantwoordelijkheden X X X P • RIE Risico-inventarisaties, prospectief, veiligheid,

gezondheid, Arbo

X X X P

Facilitair /

werkomgeving

Huisvesting, calamiteitenplan, oefeningen, onderhoud,

vergunningenbeheer, kalibratie

X X - P

Inkoop Inkoopspecificaties, criteria, ingangscontrole en

leveranciersevaluatie

X - X P

Directie /

management

Beleid, doelstellingen, beoordelingen,

verbetermanagement

X X X P

5.5 Klachten inzake de organisatie

Bij TÜV Nederland zijn geen klachten ontvangen aangaande de organisatie.

Bij TÜV Nederland is de volgende klacht ontvangen aangaande de organisatie:

5.6 Inspectiebezoeken

Er zijn geen inspectiebezoeken uitgevoerd.

Er zijn inspectiebezoeken uitgevoerd, rapport d.d. 14.10.2016, 12.2.2016, 30.3.2017 en 19.12.2016.

5.7 Relevante veranderingen inzake de organisatie1

Audit Beschrijving

Hercertificatie-audit • De organisatie is op de locatie aan de Paulus Potterstraat uitgebreid met 1 peutergroep sinds 1 januari 2015.

• De organisatie draait nog steeds goed, de kindbezetting is goed.

1Niet van toepassing bij een initiële implementatie audit


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 54 / 58

• De groepen op de scholen De Wegwijzer en De Plotter vallen buiten de scope van HKZ certificering. De Plotter is een Montessori Basisschool en de kinderopvang hier valt onder het Montessori certificaat (verstrekt door Korein).

1e controle-audit • Organisatie draait goed, 17% meer vraag ten opzichte van afgelopen jaar.

• Pedagogisch ondersteuning en teambuilding hebben het afgelopen jaar veel aandacht gekregen.

• De organisatie heeft te maken gehad met een aantal langdurig zieken, hetgeen impact heeft gehad op de werkzaamheden van de directie.

2e controle-audit • Sport BSO is opgestart (2 groepen) – aanbod aan de BSO groepen op donderdag

(aanbod voor BSO kinderen en kinderen uit de wijk)

• BSO plus project is opgestart (projectplan is gemaakt)

• De organisatie beschikt inmiddels over diverse HBO geschoolde medewerkers

• Nieuwe medewerkers aangenomen voor ondersteuning van directie, te weten HR

medewerker en administratief medewerker (Planning/Plaatsing en Financiën)

5.8 Tijdsbesteding

De audit is conform geplande tijdsbesteding uitgevoerd.

Er is afgeweken van de geplande tijdsbesteding vanwege Aanwezigheid van Raad voor Accreditatie heeft geleid tot

enige uitloop van de planning, ca. 0,5 uur later geëindigd.

Voorts geen impact gehad op tijdsbesteding.

De audit is conform het auditplan uitgevoerd

Er is afgeweken van het auditplan vanwege: Vanwege tijdsdruk heeft de auditor ervoor gekozen

bepaalde onderwerpen uit het auditplan niet aan de orde

te stellen. Tevens waren er een aantal ingeplande

onderdelen nog niet of niet meer relevant. Zie

onderstaande toelichting:

• Ontwerp en ontwikkeling (tijdens J1 aan de orde

geweest – Sport BSO stond ingepland als

ontwikkeling dienstverlening, echter nu

geëffectueerd)

• Medewerkerstevredenheidsonderzoek (gepland

voor Q3 dus niet te verifiëren – aandachtsgebied

HCA)

• Stagebeleid (tijdens J1 uitgebreid aan de orde

geweest)

• Financiële beleid

• Risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid

• Inkoopproces (J2 beperkt aan de orde geweest)


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 55 / 58

5.9 Auditee-vertegenwoordigers

De volgende personen zijn gedurende de auditcyclus geïnterviewd:

Naam Functie

Ce

rtif

ica

tie

-

au

dit

1e

co

ntr

ole

-

au

dit

2e

co

ntr

ole

-

au

dit

He

rce

rtif

ica

tie

-

au

dit

Mevrouw G. Behet algemeen directeur X X X

De heer P. Mengerink kwaliteitsmanager / adviseur X X X

Mevrouw K. van Brummen administratief medewerker en pedagogisch medewerker X

Mevrouw M. Goorhuis pedagogisch medewerker Rode Laarsjes X

Mevrouw M. Bruil pedagogisch medewerker Pipeloentje babygroep X

Mevrouw A. Bouwmeester pedagogisch medewerker Giraffe X

De heer G. Scholten pedagogisch medewerker BSO Op de Trap X

Mevrouw L. Albertsma pedagogisch medewerker Duimelot (nieuwe peutergroep) X

Mevrouw L. van den Akker pedagogisch medewerker Otje en Rode Laarsjes X

Mevrouw E. Oogjes pedagogisch medewerker Giraffe (J2 Otje) X X

Mevrouw M. Loman pedagogisch medewerker BSO Op de Trap X

Mevrouw E. Veenendaal HR medewerker X

De heer D. Borgonjen Administratief medewerker X

Mevrouw S. Harmsen pedagogisch medewerker Pipeloentje babygroep X

Mevrouw B. Wolters pedagogisch medewerker BSO Op de Trap X

Namens de Raad voor Accreditatie waren aanwezig:

Mevrouw I. Grotenhuis Leadauditor X

Mevrouw M. Voogt Materiedeskundige X

Mevrouw E. Baars Technical assessor i.o. X


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 56 / 58

5.10 Logogebruik

Certificatielogo(s) word(t)en niet gebruikt. Op de website en in informatiemappen wordt vermeld dat Dikkertje Dap

HKZ gecertificeerd is. Logo wordt niet gebruikt. Het Montessori Kindcentrum heeft een eigen website.

Certificatielogo(s) word(t)en correct gebruikt, onder meer op:

Certificatielogo(s) word(t)en niet correct gebruikt, dit is waargenomen op :

Het gebruik van het certificatielogo dient aangepast te worden, afgesproken is dat:


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 57 / 58

De omvang en het doel van een implementatie-audit (initieel traject) en een hercertificatie audit is het vaststellen of het

gedocumenteerde kwaliteitsmanagementsysteem en de toepassing van het systeem in de gehele organisatie voldoen

aan de norm HKZ Kinderopvang 2014.

Een volledige omschrijving van de omvang, doel en certificatievoorwaarden kunt u vinden in ons certificatiereglement

(zie onze website www.tuv.nl onder de menukeuze ‘downloads’).

Een controle audit is een audit met een beperktere omvang dan de implementatie audit of hercertificatie audit. Het doel

hierbij is om steekproefsgewijs vast te stellen of het kwaliteitsmanagementsysteem en de toepassing ervan in de

gehele organisatie blijvend heeft voldaan aan de van toepassing zijnde norm en of de volgende aspecten

waarneembaar zijn

a) interne audits en directiebeoordeling,

b) een beoordeling van ondernomen acties na afwijkingen die tijdens de vorige audit werden vastgesteld,

c) behandeling van klachten,

d) doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de doelstellingen van

de certificaathouder,

e) voortgang van geplande activiteiten, gericht op continue verbetering,

f) voortdurende operationele beheersing,

g) beoordeling van eventuele veranderingen en

h) gebruik van merken en/of andere verwijzingen naar certificatie.

Om voor certificatie in aanmerking te komen en/of de certificatie te behouden, dient de organisatie te waarborgen dat

de normparagrafen uit de HKZ Kinderopvang 2014 voorafgaande aan certificatie tenminste drie maanden

geïmplementeerd zijn en daarna permanent geïmplementeerd blijven.

Onder een afwijking wordt verstaan, het niet voldoen aan een eis, waarbij een eis omschreven wordt als de behoefte of

verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is.

TUV Nederland maakt onderscheid in een A- en B-afwijking. Voor de definitie van deze respectievelijke afwijkingen

verwijzen we u naar het certificatiereglement.

Tijdens de audit kunnen mogelijkheden voor verbetering van het systeem geconstateerd worden. Dit zijn geen

afwijkingen ten opzichte van de norm.

7. Auditplan volgende audit

Het doel van de audit is vast te stellen of het gedocumenteerde managementsysteem: In de gehele organisatie (blijvend) voldoet aan de van toepassing zijnde norm (par. 3.1) De organisatie in staat stelt te voldoen aan van toepassing zijnde weten regelgeving; De organisatie in staat stelt te voldoen aan contractuele verplichtingen; Effectief is, en aldus de organisatie in staat stelt haar relevante doelstellingen te bereiken. Mogelijk op details verbeterd kan worden.

De planning voor de volgende audit is globaal als weergegeven in onderstaande tabel, detailafstemming zal bij

aanvang of voorafgaand aan de volgende audit plaatsvinden.

6. Omvang, doel en certificatie-voorwaarden

http://www.tuv.nl/


320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 58 / 58

Auditplan Re-audit

Datum Tijd Afdeling / Proces Toelichting LA A

10-08-2017 09:00 Opening ▪ Introductie, afstemmen planning; ▪ Vaststellen doel en omvang van de audit; ▪ Veranderingen in de organisatie en/of systeem;

X

10-08-2017 09:15 Re-audit op basis

van afwijkingen J2

▪ Afwijkingen J2 ▪ Gesprekken directie, kwaliteitscoördinator

X

10-08-2017 12.00 Lunch X

10-08-2017 12:30 Voortgang re-audit ▪ Afwijkingen J2 ▪ Groepsbezoeken

X

10-08-2017 14:00 Audit Sport BSO ▪ Bezoek aan Sport BSO ▪ Interview pedagogisch medewerkers

X

10-08-2017 15:30 Rapportage en samenvatting resultaten auditor X

06-04-2018 16:30 Eindbespreking resultaten re-audit X

06-04-2018 17.00 Einde re-audit X

Auditplan Vooronderzoek HCA 2018

Datum Tijd Afdeling / Proces Toelichting LA A

N.T.B. 09:00 Opening ▪ Introductie, afstemmen planning; ▪ Vaststellen doel en omvang van de audit; ▪ Veranderingen in de organisatie en/of systeem; ▪ Verificatie van het werkgebied en de tijdsbesteding t.b.v.

de audit; uitsluitingen van de norm ▪ aandachtspunten bij de audit; ▪ Gebruik van het certificaat en het TÜV-certificatielogo;

X

N.T.B. 09:30 Vooronderzoek op

basis van HKZ

Kinderopvang 2015

▪ Vooronderzoek ▪ Documentenbeoordeling ▪ Opstellen planning hercertificatie

X

N.T.B. 12.30 Eindbespreking resultaten vooronderzoek X

N.T.B. 13.00 Einde vooronderzoek X