Download - ANNEX F Administratieve ProceduresHierbij geniet verbale communicatie de absolute voorkeur. Wanneer over rechten en/of plichten uit de Overeenkomst wordt gecommuniceerd, wordt overgegaan

Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45

ANNEX F ‐ Administratieve Procedures

Generieke Administratieve Procedures bij

Uitvoeringsovereenkomsten

Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45

ANNEX F ‐ Administratieve Procedures

Generieke Administratieve Procedures bij

Uitvoeringsovereenkomsten

Opdrachtgever Projectbureau Zuidasdok

Zaaknummer 31088539

Opgesteld door Mischa van Saus

Verificatie Joost Vlek, Hjalmar Helmink

Autorisatie Hylke Lieshout

Vrijgave Peter den Dekker

Datum 18‐01‐2018

Documentnummer ZPA‐INS‐7833

Revisienummer 2

Status Definitief

Niets uit dit drukwerk/bestek mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van drukwerk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ZuidPlus, noch mag het zonder een dergelijke toestemming worden gebruikt voor enig ander werk dan waarvoor het is vervaardigd.

ANNEX F – Administratieve Procedures

ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018

Documenthistorie

Revisie Datum Status Toelichting

0 11‐01‐18 Concept Ter verificatie discipline

1 18‐01‐18 Definitief Eerste Vrijgave

ANNEX F – Administratieve Procedures

ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018

Inhoud

1 Inleiding 1

2 Communicatie 2 2.1 Algemeen 2

2.2 Nummering van correspondentie 3

2.3 Besprekingsverslagen 4

2.4 Technische vragen 4

2.5 Tekenbevoegdheid 5

3 Zekerheden en verzekeringen 6 3.1 Zekerheden 6

3.2 Verzekeringen 6

4 Rapportage en besprekingen 8 4.1 Dagrapportage 8

4.2 Voortgangsrapportage 8

4.3 Besprekingen 9

4.4 Risico management 10

5 Meer‐ en Minderwerk proces 11 5.1 Modificaties 11

5.2 Meer‐ en minderwerk Overeenkomst 15

6 Opneming, oplevering en close‐out 16 6.1 Opneming en Oplevering 16

6.2 Evaluatie 16

6.3 Close‐Out, Vrijwaring en laatste betaling 16

Bijlage 1. Overzicht van toepasselijke formulieren B1

ANNEX F – Administratieve Procedures | Pag 1

ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van 16

1 Inleiding

In dit document worden algemene administratieve procedures beschreven betreffende de communicatie

tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer. ZuidPlus kan aanvullende instructies geven betreffende specifiek voor

deze Overeenkomst te volgens procedures gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Opdrachtnemer voert

zijn communicatiecoördinatie uit conform deze instructies van ZuidPlus.

Gedurende de uitvoering van deze Overeenkomst worden alle mededelingen, tekeningen, specificaties en

overige gegevens, berekeningen of gegevensindieningen opgesteld in het Nederlands. Andere talen mogen

slechts bij uitzondering, zoals bepaald door ZuidPlus, worden gebruikt.

Pag 2 ANNEX F – Administratieve Procedures | Communicatie

van 16 ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018

2 Communicatie

2.1 Algemeen

Informele correspondentie en uitwisseling van informatie is vormvrij. Hierbij geniet verbale communicatie de

absolute voorkeur.

Wanneer over rechten en/of plichten uit de Overeenkomst wordt gecommuniceerd, wordt overgegaan tot

formele correspondentie in de vorm van (i) e‐mail, (ii) brieven of (iii) besprekingverslagen. Documenten

worden uitgewisseld onder begeleiding van een transmittal.

Routine correspondentie zal in beginsel per e‐mail zijn. Brieven zullen te allen tijde vooruitlopend op de fysieke

verzending worden gescand en per e‐mail worden verstuurd. De per e‐mail verstuurde scan van de brief zal

worden gezien als de formele brief en fysieke verzending is daarom in beginsel niet vereist.

Formele correspondentie zal alleen geschieden tussen daartoe door de partijen aangewezen personen.

De toon van correspondentie zal bondig en zakelijk zijn.

Alle formele correspondentie tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer wordt zowel door ZuidPlus als door

Opdrachtnemer voorzien van een uniek nummer.

In correspondentie wordt steeds 1 onderwerp behandeld, opdat correspondentie efficient kan worden

afgehandeld en afgesloten. Voor meerdere onderwerpen wordt daarom afzonderlijke correspondentie

gevoerd.

De onderwerp omschrijving zal eenduidig en specifiek zijn.

Lange e‐mail strings in formele correspondentie zullen worden vermeden. Bij het beantwoorden van een

eerdere formele e‐mail, wordt een nieuw correspondentie nummer gebruikt. Uit de tekst van de

beantwoordende e‐mail zal duidelijk blijken welke e‐mail beantwoord wordt, door middel van verwijzing naar

onderwerp en datum van ontvangst.

Wanneer informeel, verbaal of per e‐mail, afspraken zijn gemaakt of afstemming is gevonden, wordt dit altijd

door 1 van de partijen middels formele correspondentie vastgelegd en/of bevestigd.

ANNEX F – Administratieve Procedures | Communicatie Pag 3


2.2 Nummering van correspondentie

Bij Opdracht krijgt Opdrachtnemer een 3‐letterige afkorting (i.e. ‘TAG’) toegekend. Voor ZuidPlus is deze

afkorting ZPA. Opdrachtnemer zal deze TAG gebruiken om zijn correspondentie herkenbaar te maken.

Nummers van e‐mails, brieven en transmittals zullen opvolgende zijn.

Voor besprekingsverslagen zullen afzonderlijk worden geregistreerd.

Figuur 1: Voorbeeld correspondentie registratie

2.2.1 E‐mails, brieven en transmittals

Voor de nummering van correspondentie door Opdrachtnemer geldt het navolgende.

KXXXX‐ UITV‐ TAG‐ EML‐ XXXX ; Onderwerp van correspondentie

4‐cijfering opvolgende volgnummer van correspondentie, door

Opdrachtnemer te bepalen.

EML staat voor E‐mail, BRF voor brief en TML voor transmittal.

TAG betreft de afkorting van de afzender welke door ZuidPlus wordt

vastgesteld. Voor ZuidPlus is dit ‘ZPA’.

UITV staat voor uitvoeringsfase.

KXXXX betreft het overeenkomstnummer, zoals door ZuidPlus

bepaald.

2.2.2 Transmittals Transmittals zijn vormvrij.

Door ZuidPlus

Documenten worden aan Opdrachtnemer overgedragen middels een “Contract Document Transmittal‐

formulier” (CDT‐formulier) van ZuidPlus. Opdrachtnemer dient ontvangst van documenten te bevestigen door

navolging van de op het formulier genoemde vereisten en door ondertekening en retournering van het

formulier.

Door Opdrachtnemer

Documenten dienen aan ZuidPlus te worden overgedragen met een correspondentienummer van

Opdrachtnemer, zoals vermeld in Artikel 2.2.1 van deze procedure.

Na de Kick‐off meeting geeft ZuidPlus aan welke items van Annex A – Bijlage A3 ‘Documenten en Data

toezeggingen’ naar de Werklocatie moeten worden gestuurd in plaats van naar van het kantoor van ZuidPlus.

Een exemplaar van het door Opdrachtnemer overgedragen document (zonder bijlagen) moet ook worden

doorgestuurd naar ZuidPlus op de Werklocatie, ter attentie van de Ontwerpleider.

In de transmittal wordt tenminste het volgende per document vastgelegd:

Pag 4 ANNEX F – Administratieve Procedures | Communicatie


Document nummer

Document type (bijv. Tekening, rapport, etc.)

Document omschrijving

Status van het document

Revisie nummer

Datum van uitgifte

Reden van overdracht (ter informatie, ter review, ter goedkeuring, etc.)

Aantal kopieën en format (digitaal, hardcopy)

Document formaat (A4, A3, A0, etc.)

Aantal pagina’s.

2.3 Besprekingsverslagen

Naast formele en informele mededelingen tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer zijn gedurende de looptijd van

de Overeenkomst frequente formele routine besprekingen nodig om voortgang van de communicatie te

waarborgen en die vast te leggen voor de toekomst. Besprekingen kunnen wanneer nodig worden gepland om

problemen te bespreken en op te lossen. Bepaalde besprekingen worden regelmatig gepland. Deze betreffen

onder meer, maar zijn niet beperkt tot:

Pre‐constructie kick‐off meeting.

Algemene besprekingen betreffende veiligheid, gezondheid, milieu en welzijn (VGM meetings: Safety,

Health, Environment).

Voortgangsbesprekingen.

Commerciële besprekingen.

Algemene coördinatiebesprekingen.

Close‐out bespreking ten einde de Overeenkomst af te sluiten.

ZuidPlus bepaalt per bespreking welke partij verantwoordelijk is voor het opstellen van een verslag. Het verslag

zal daarbij de indeling van de agenda volgen. Indien gewenst, zal ZuidPlus een model besprekingsverslag

voorstellen. Bij iedere bespreking zal het verslag van de vorige bespreking worden vastgesteld.

KXXXX‐ UITV‐ TAG‐ VER‐ XXXX ; Onderwerp van correspondentie

4‐cijfering opvolgende volgnummer van correspondentie, door

Opdrachtnemer te bepalen.

VER staat voor verslag.

TAG betreft de afkorting van de afzender welke door ZuidPlus wordt

vastgesteld. Voor ZuidPlus is dit ‘ZPA’.

UITV staat voor uitvoeringsfase.

KXXXX betreft het overeenkomstnummer, zoals door ZuidPlus

bepaald.

2.4 Technische vragen

Technische vragen hebben betrekking tekeningen, specificaties of eisen waarvoor Opdrachtnemer toelichting

van ZuidPlus behoeft. Opdrachtnemer zal voor Technische vragen gebruik maken van bijgevoegd formulier

ZPA‐FRM‐7999, waarbij:

Opdrachtnemer een technische vragen register zal bijhouden. Technische vragen worden opvolgend

genummerd, beginnend met KXXXX‐TQ‐0001.

ANNEX F – Administratieve Procedures | Communicatie Pag 5


Opdrachtnemer een duidelijke omschrijving van de benodigde toelichting zal geven en uitleg waarom deze

toelichting noodzakelijk is.

Opdrachtnemer zijn interpretatie of uitleg van de tekeningen, specificaties of eisen zal geven, inclusief een

voorstel voor de te volgen uitleg/oplossing.

Opdrachtnemer zal de technische vragen aan de ontwerpleider richten.

ZuidPlus zal normaal gesproken binnen vijf (5) werkdagen de technische vraag beantwoorden, tenzij ZuidPlus

aangeeft langer nodig te hebben voor het bepalen van een antwoord.

Indien Opdrachtnemer een technische vraag indiend, waarbij een antwoord binnen 5 werkdagen noodzakelijk

is om Opdrachtnemer’s voortgang te verzekeren, zal Opdrachtnemer niet in aanmerking komen voor

termijnverlenging als gevolg van de tijd die ZuidPlus nodig heeft voor het bepalen van een antwoord.

De antwoorden die ZuidPlus op technische vragen geeft, worden per definitie geacht binnen de

Werkomschrijving uit de Overeenkomst te passen en worden derhalve niet automatisch als een wijziging van

de Overeenkomst gezien.

Mocht ZuidPlus op voorhand van mening zijn dat een antwoord een modificatie tot gevolg heeft, dan zal

ZuidPlus zelf het modificatieproces intiëren en een Werkinstructie (CSI) of Modificatie (MOD) verstrekken.

Indien Opdrachtnemer een antwoord ontvangt waarbij Opdrachtnemer meent recht te hebben op bijbetaling

en/of termijnverlenging, maar ZuidPlus intiëert het modificatieproces niet, dan zal Opdrachtnemer het

relevante deel van het Werk niet vervolgen met inachtneming van het door ZuidPlus gegeven antwoord.

Opdrachtnemer zal in dat geval ZuidPlus onverwijld informeren overeenkomstig het modificatieproces en het

relevant deel van het Werk pas hervatten, nadat ZuidPlus een Werkinstructie heeft verstrekt of een modificatie

heeft geïnstrueerd.

2.5 Tekenbevoegdheid

Opdrachtnemer verstrekt de namen en specimen handtekeningen van alle personen binnen de organisatie van

Opdrachtnemer die geautoriseerd zijn uit naam van Opdrachtnemer documenten te ondertekenen.

Opdrachtnemer dient tevens voor elke geautoriseerde persoon zijn of haar financiële of overige limieten te

vermelden.

Het handtekeningenformulier dient te worden ondertekend door de geautoriseerde medewerker van

Opdrachtnemer (Volmachthouder). Dit formulier dient te worden bijgewerkt en bij ZuidPlus te worden

ingediend in het geval Opdrachtnemer de tekenbevoegdheden wijzigt.

ZuidPlus informeert Opdrachtnemer over de namen van zijn tekenbevoegden tijdens de Pre‐constructie kick‐

off bespreking.

Zie document ZPA‐FRM‐7981 voor het model formulier.

Pag 6 ANNEX F – Administratieve Procedures | Zekerheden en verzekeringen


3 Zekerheden en verzekeringen

3.1 Zekerheden

3.1.1 Bankgarantie In alle gevallen dat Opdrachtnemer overeenkomstig de Overeenkomst een Bankgarantie dient te verstrekken,

dient daarvoor het bij deze procedure gevoegde model te worden gebruikt op briefpapier van de bank.

Zie document ZPA‐FRM‐71024 voor de Model Bankgarantie.

3.1.2 Moedergarantie In alle gevallen dat Opdrachtnemer onderdeel is van een groter of overkoepelend concern (i.e. een

moederbedrijf) heeft, dient Opdrachtnemer een concerngarantie te verstrekken.

Zie document ZPA‐FRM‐71023 voor de Model Moedergarantie

3.2 Verzekeringen

3.2.1 Verzekeringscertificaten Overeenkomstig de in Artikel 18 van Annex C gestelde verzekeringsvereisten, dient Opdrachtnemer ZuidPlus

voor aanvang van het Werk een volledig ingevuld Verzekeringsbewijs te verstrekken.

In het geval Opdrachtnemer werkzaamheden laat uitvoeren door onderopdrachtnemers, dient Opdrachtnemer

overeenkomstig het gestelde in Artikel 18 van Annex C, de betreffende onderopdrachtnemer te instrueren een

volledig Verzekeringsbewijs in te dienen bij Opdrachtnemer. Vervolgens dient Opdrachtnemer voor aanvang

van het Werk een kopie van het ingevulde formulier in te dienen bij ZuidPlus.

Zie document ZPA‐FRM‐71025 voor het Model Verzekeringscertificaat.

3.2.2 Schademelding en verzekeringsclaims In dit artikel worden de procedures uiteengezet voor de verwerking van verzekeringsclaims ten gevolge van

verlies of schade aan het Werk (zoals uiteengezet in de Overeenkomst) tijdens de uitvoer van het Werk

overeenkomstig het bepaalde in Artikel 18 van Annex C.

Deze procedure geldt niet voor verzekeringsclaims die verband houden met de uitvoering van het Werk.

Verantwoordelijkheden

ZuidPlus:

a) Registreert het schaderapport.

b) Verwijst Opdrachtnemer naar de verzekeringscoördinator van ZuidPlus in het geval een claim is vereist

en houdt contact met Opdrachtnemer tijdens de initiatie van verzekeringsclaims.

c) Wijst serienummers toe aan verzekeringsclaims en stuurt claims door voor verwerking door

verzekeraars.

d) Registreert correspondentie in verband met alle claims als een projectcoördinerende functie.

Opdrachtnemer:

a) Initieert schaderapporten in het geval van incidenten wanneer die zich voordoen.

b) bereidt verzekeringsclaim voor zoals van toepassing.

Procedure

a) Nadat een schaderapport is gemeld en ontvangen, wordt het door ZuidPlus geregistreerd.

ANNEX F – Administratieve Procedures | Zekerheden en verzekeringen Pag 7


b) ZuidPlus houdt Opdrachtnemer aansprakelijk voor verlies van of schade aan items of werken die aan de

zorg van Opdrachtnemer waren toevertrouwd en waarover Opdrachtnemer de controle had.

c) Opdrachtnemer kan een verzoek indienen voor het afhandelen van diens aansprakelijkheid onder de

projectverzekering.

d) Na de daaropvolgende indiening van een verzekeringsclaim wordt de ontvangst ervan door ZuidPlus

geregistreerd en wordt door ZuidPlus een claimserienummer toegewezen.

e) ZuidPlus doet geen uitspraken over de mate waarin een verzekeringsclaim relevant is met betrekking tot

de toepasselijkheid onder de verzekeringsvoorwaarden. Dergelijke beoordelingen zijn de

verantwoordelijkheid van de respectieve verzekeraars.

f) Alle handelingen in verband met verzekeringsclaims worden uitgevoerd door de respectieve

verzekeraars van de betreffende partijen.

g) Bedragen die niet door de verzekering worden vergoed, kunnen door ZuidPlus worden opgevoerd als

terugvorderingen.

Zie document ZPA‐FRM‐71027 voor het Model Schaderapport Verzekering (SRV).

Pag 8 ANNEX F – Administratieve Procedures | Rapportage en besprekingen


4 Rapportage en besprekingen

4.1 Dagrapportage

Opdrachtnemer verstrekt dagelijks een Mandagenregister (MDR) bij wijze van dagrapportage betreffende

personeel, materieel en activiteiten van Opdrachtnemer op de Werklocatie. Dagrapporten dienen

opeenvolgend te worden genummerd, te beginnen met KXXXX‐MDR‐0001

Het Mandagenregister is een dagelijks verslag van de activiteiten van Opdrachtnemer dat beide partijen inzicht

geeft in de activiteiten en werkomstandigheden van Opdrachtnemer. Voor elke kalenderdag dat het Werk op

de Werklocatie duurt, stelt Opdrachtnemer een opvolgend genummerd rapport op.

Als op een bepaalde dag geen werkzaamheden worden uitgevoerd, dient het rapport de tekst “geen

werkzaamheden” te vermelden met daarbij de reden daarvoor (zoals vakantie, gepland weekend, staking,

tekort aan materialen, weersomstandigheden, enzovoort).

Als Opdrachtnemer volgens planning gedurende een bepaalde tijd afwezig is van de Werklocatie, mag voor de

betreffende periode een enkel rapport worden ingediend op voorwaarde dat de datums en reden(en) voor

afwezigheid van de Werklocatie duidelijk zijn vermeld.

Rapporten moeten worden ingediend bij de hoofdtoezichthouder van ZuidPlus om 10.00 uur op de eerste

werkdag volgend op de dag waarover verslag wordt gedaan. De hoofdtoezichthouder van ZuidPlus beoordeelt

het rapport en reageert erop.

Volledige rapporten, ondertekend door de hoofdtoezichthouder van ZuidPlus, worden verdeeld door de

vertegenwoordiger van ZuidPlus en geretourneerd aan Opdrachtnemer.

Zie document ZPA‐FRM‐7984 voor het Model Mandagenregister.

4.2 Voortgangsrapportage

Indien zulks in de Overeenkomst is gespecificeerd, dient Opdrachtnemer een maandelijks voortgangsrapport te

verstrekken. Indiening van dit rapport geschiedt uiterlijk vijf (5) werkdagen na de afsluitingsdatums (cut‐off

dates) van ZuidPlus fiscale kalender. De voortgangsrapporten dienen informatie en statussen te vermelden

conform de planning en voortgangsmeting van Opdrachtnemer. Voortgangsrapporten dienen te worden

ingediend op briefpapier van Opdrachtnemer en omvatten tenminste de volgende informatie:

Korte samenvatting van de werkzaamheden in de rapportageperiode.

Vooruitblik naar belangrijke activiteiten in de komende periode.

Manuur besteding (gepland en werkelijk).

VGM‐gerelateerde activiteiten die in de periode zijn uitgevoerd en die volgens planning tijdens de

volgende rapportageperiode zullen worden uitgevoerd en ongevalstatistieken.

Behaalde resultaten.

Knelpunten.

Behaalde, opkomende en verstreken mijlpalen.

Als onderdeel van het maandelijkse voortgangsrapport wordt door Opdrachtnemer het volgende ingediend:

Overzicht van aan Opdrachtnemer verstrekte documenten, vrijgegeven voor constructie.

Meer‐ en Minderwerk overzicht, inclusief status.

Technische vragen overzicht, inclusief status.

Up‐to‐date verificatie en validatie matrix per ontwerp.

Up‐to‐date verificatie en validatie matrix per oplevering.

ANNEX F – Administratieve Procedures | Rapportage en besprekingen Pag 9


Uitvoeringsplanning met standlijn op basis van de behaalde voortgangRegistratie van verzoeken voor extra

compensatie van Opdrachtnemer die geen betrekking hebben op Contractwijzigingen en/of wijzigingen die

zijn vrijgegeven op tekeningen.

Voortgangscurves en schema's ter illustratie van geplande, werkelijke en geprognotiseerde voortgang op

de afsluitingsdatum.

Facturatieoverzicht.

4.3 Besprekingen

De volgende (routine) besprekingen kunnen plaats vinden gedurende de looptijd van de Werkzaamheden.

4.3.1 Pre‐constructie kick‐off bespreking Na toekenning van de Overeenkomst en voor aanvang van het Werk wordt tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer

een pre‐constructie kick‐off bespreking gehouden. Tijdens deze bespreking wordt kennisgemaakt met

personeel van beide organisaties dat bij het Werk betrokken zal zijn. Daarnaast worden details uitgewerkt die

nodig zijn voor aanvang van het Werk, worden de voor het Werk geldende basisregels of voorwaarden bepaald

en vastgelegd en wordt de toon gezet voor een toekomstige professionele werkrelatie gericht op

samenwerking.

4.3.2 Algemene besprekingen betreffende veiligheid, gezondheid, milieu en welzijn Geregeld kunnen algemene VGM besprekingen voor de Werklocatie worden belegd, waaraan alle

Opdrachtnemers op de Werklocatie zullen deelnemen. Deze besprekingen hebben ten doel alle

Opdrachtnemers op de hoogte te houden van elkaars activiteiten op de Werklocatie en afspraken te maken

over de raakvlakken tussen Opdrachtnemersactiviteiten, zodat iedereen zich steeds bewust blijft van kwesties

inzake veiligheid, gezondheid en milieu op de locatie.

E.e.a. in overeenstemming met Annex E bij de Overeenkomst.

4.3.3 Voortgangsbesprekingen Voortgangsbesprekingen worden periodiek gehouden, meestal twee‐wekelijks, tenzij de situatie vraagt om een

andere frequentie. Deze besprekingen bieden een platform voor de beoordeling van voortgang en planning,

voor het bespreken van problemen van Opdrachtnemer en ZuidPlus en het vaststellen van deadlines voor het

oplossen daarvan, evenals voor het coördineren van de activiteiten van alle betrokken partijen.

Technische documenten, voortgangsrapporten, urenspecificaties, planningen voor technische activiteiten en

alle overige documenten die nodig worden geacht voor de bespreking, moeten vooraf worden ingediend.

4.3.4 Commerciële besprekingen Het doel van de Commerciële meetings is het verkrijgen van een overzicht van alle openstaande commerciële

kwesties tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer en het oplossen daarvan of het opstellen van een

activiteitenagenda gericht op het vinden van een oplossing.

4.3.5 Algemene coördinatiebesprekingen Na de mobilisatie van de Opdrachtnemer of ten behoeve van technische servicecontracten kunnen frequent

coördinatiebesprekingen worden gehouden. Het doel van deze besprekingen is:

alle partijen volledig geïnformeerd te houden over alle aspecten van het Werk en het Project;

het bespreken en afstemmen van raakvlakken in de planning en uitvoering van werkzaamheden;

beoordelen en afstemmen van de onderlinge voortgang, status en planning;

bespreken en oplossen van (planning) conflichten tussen de diverse opdrachtnemers op de Werklocatie,

teneinde de voortgang te borgen.

Pag 10 ANNEX F – Administratieve Procedures | Rapportage en besprekingen


4.3.6 Close‐out bespreking ten einde de Overeenkomst af te sluiten Bij voltooiing van het Werk door Opdrachtnemer of zo snel mogelijk daarna wordt door ZuidPlus en

Opdrachtnemer een Close‐out bespreking gehouden. Het doel van deze meeting is het bereiken van

overeenstemming over alle openstaande items, zoals Meer‐ en Minderwerkovereenkomst(en), laatste

betalingen, prestatie van Opdrachtnemer, enzovoort.

4.4 Risico management

4.4.1 Aandragen nieuw risico Nader te bepalen.

ANNEX F – Administratieve Procedures | Meer‐ en Minderwerk proces Pag 11


5 Meer‐ en Minderwerk proces

5.1 Modificaties

Opdrachtnemer wordt op een van de volgende manieren op de hoogte gesteld van wijzigingen:

Een Modificatie (MOD), welke kan ontstaan door (i) het formeel vrijgeven van gewijzigde of aanvullende

technische gegevens of (ii) een schriftelijk verzoek van ZuidPlus.

Werkinstructie (CSI) waarin de reikwijdte van de wijziging uiteen wordt gezet. Werkinstructies mogen

uitsluitend worden gebruikt voor het uit voeren van Werkzaamheden als de eindwaarde van het in de

Werkinstructie uiteengezette Werk niet hoger is dan EUR 10.000,‐ en als het Werk minder dan een week in

beslag neemt (document ZPA‐FRM‐7983).

Naast Modificaties en Werkinstructies, kunnen Stand‐by, Overtijd en Terugvorderingen leiden tot wijzigingen in

de Overeenkomst, zoals hieronder nader omschreven.

Opdrachtnemer stelt voor iedere wijziging een Meer‐ en Minderwerk Onderbouwing (MMO) op en dient deze

ter goedkeuring in bij ZuidPlus. ZuidPlus

1. accepteert deze ongewijzigd, of

2. accepteert deze met commentaar, of

3. gaat met Opdrachtnemer in onderhandeling om tot consensus te komen, of

4. gaat niet akkoord.

Wijzigingen van en eventuele aanvullingen op de Overeenkomst zijn slechts geldig na onderling overleg en

wederzijds overeengekomen en getekende Meer‐ en minderwerk Overeenkomst.

5.1.1 Scope modificaties Een Modificatie (MOD), welke kan ontstaan door (i) het formeel vrijgeven van gewijzigde of aanvullende

technische gegevens of (ii) een schriftelijk verzoek van ZuidPlus.

Indien Opdrachtnemer van mening is dat een situatie zou moeten leiden tot een een modificatie, zal hij

ZuidPlus hiervan onmiddelijk en uiterlijk binnen 5 werkdagen nadat Opdrachtnemer kennis had kunnen nemen

schriftelijk op de hoogte stellen, in gebreken waarvan Opdrachtnemer het recht op aanvullende vergoeding

en/of termijnverlenging verliest.

Naar aanleiding van opdrachtnemers verzoek tot een modificatie, zal ZuidPlus Opdrachtnemer:

Een modificatie verstrekken; of

Een Werkinstructie verstrekken; of

Met opgaaf van redenen informeren over de afwijziging van Opdrachtnemer’s verzoek.

Pag 12 ANNEX F – Administratieve Procedures | Meer‐ en Minderwerk proces


Het administratieve proces omtrent Werkinstructies is als volgt gedefinieerd:



5.1.2 Werkinstructies Uitvoering van ZuidPlus kan Werkinstructies uitgeven aan Opdrachtnemer. Werkinstructies moeten binnen een

dag door Opdrachtnemer worden aanvaard en aan ZuidPlus worden geretourneerd.

ZuidPlus is in beginsel niet gehouden om voor een door Opdrachtnemer ondertekende Werkinstructie kosten

te betalen die hoger zijn dan EUR 10.000, behoudens indien en voorzover Opdrachtnemer ZuidPlus tenminste

twee werkdagen van tevoren heeft gemeld dat de ontstane kosten het bedrag van EUR 10.000,‐ zullen

overschrijden.

Binnen tien (10) werkdagen na ontvangst van een geautoriseerde Werkinstructie informeert Opdrachtnemer

ZuidPlus over de totale kosten van de Werkinstructie.

Waar Opdrachtnemer de opdracht heeft gekregen een Werkinstructie uit te voeren op basis van een uurtarief,

verstrekt Opdrachtnemer om 10.00 uur op de eerste werkdag volgend op de dag waarover verslag wordt

gedaan urenspecificaties betreffende de Werkinstructie.

Het administratieve proces omtrent Werkinstructies is als volgt gedefinieerd:

Pag 14 ANNEX F – Administratieve Procedures | Meer‐ en Minderwerk proces


5.1.3 Stand‐by Alleen en voorzover stand‐by van personeel en/of materieel ontstaat door toedoen van ZuidPlus, ontstaat

recht op vergoeding van ontstane kosten op basis van ANNEX B en de bijlagen daarbij.

Indien een situatie ontstaat waarbij Opdrachtnemer (een deel van) zijn personeel en/of materieel niet kan

inzetten (i) door toedoen van ZuidPlus, (ii) Opdrachtnemer kan (het deel van) zijn personeel en/of materieel

niet elders op de Werklocatie inzetten en (iii) als gevolg daarvan komt het bedoelde personeel en/of materieel

geheel in stand‐by, dan zal Opdrachtnemer:

ZuidPlus zo mogelijk voor en op zijn laatst binnen 30 minuten na ontstaan van deze situatie hiervan

(mondeling) op de hoogte brengen. Indien ZuidPlus hierbij direct een locatie kan duiden waar het

personeel en/of materieel productief kan worden ingezet, ontstaat geen stand‐by situatie.

Binnen 2 uur na het ontstaan van de situatie een gedocumenteerd stand‐by rapport indienen, op basis van

het modelrapport in document ZPA‐FRM‐7980.

Voor iedere dag dat de stand‐by situatie voortduurt een gedocumenteerd stand‐by rapport indienen, op

basis van het modelrapport in document ZPA‐FRM‐7980.

Het stand‐by rapport van de vorige dag, zal uiterlijk voor 10.00 uur ’s morgens op de opvolgende werkdag

ter goedkeuring worden ingediend.

Kosten en vertraging gerelateerd aan stand‐by worden niet vergoed, indien aan één of meerdere van de

volgende criteria wordt voldaan:

Personeel en/of materieel kan elders op de Werklocatie worden ingezet;

Stand‐by is het gevolg van “HOLDs” op tekeningen of gebrek aan informatie, welke voorkomen had kunnen

worden als Opdrachtnemer, ZuidPlus daarvan tijdig op de hoogte had gesteld.

Stand‐by tijd is besteed aan veiligheid gerelateerde zaken, zoals veiligheidsintroductie, veiligheids‐ /

toolbox besprekingen, veiligheids‐ of ontruimingsoefeningen, etc.

Door Opdrachtnemer te laat ingediende documentatie, zoals werkvergunningen, werk‐ en/of

keuringsplannen, etc.

Vertraagde verstrekking van een werkvergunning, tot een beloop van maximaal één (1) uur. Indien de

werkvergunning langer dan een uur te laat wordt vrijgegeven, dan komt de standby voor vergoeding in

aanmerking vanaf het moment waarop de werkzaamheden gepland waren aan te vangen.

Opdrachtnemer heeft ZuidPlus niet of niet binnen 30 minuten na aanvang op de hoogte gebracht van de

onstane stand‐by situatie, of Opdrachtnemer het het gedocumenteerde rapport niet binnen 2 uur na het

ontstaan van de situatie aangeleverd.

5.1.4 Overtijd Indien Opdrachtnemer overtijd wenst te maken, zal hij daarvoor middels het Verzoek tot Overtijd formulier

(document ZPA‐FRM‐7979) voorafgaande toestemming voor verkrijgen van ZuidPlus. Alleen indien en voor

zover de Overtijd door ZuidPlus wordt geïnstrueerd en de noodzaak tot het maken van Overtijd is veroorzaakt

door toedoen van ZuidPlus, komt Opdrachtnemer in aanmerking voor het verrekenen van de overtijdpremies

zoals vastgesteld in ANNEX B.

Indien uit de Werkomschrijving in ANNEX A blijkt dat Opdrachtnemer diende uit te gaan van de uitvoering

Werkzaamheden buiten kantooruren, komt Opdrachtnemer niet aanmerking voor het verrekenen van de

overtijdpremies zoals vastgesteld in ANNEX B.

5.1.5 Terugvordering Een terugvordering betreft de kosten welke ZuidPlus maakt en verrekend dienen te worden met

Opdrachtnemer omdat ZuidPlus zaken uitvoert waarvoor Opdrachtnemer volgens de Overeenkomst in beginsel

verantwoordelijk is.

Zonder enige beperking en enkel ter verduidelijking, zijn de volgende zaken voorbeelden van

Terugvorderingen:



5. Diensten geleverd door ZuidPlus of de Klant, op Opdrachtnemer’s verzoek, voor zaken welke volgens de

Overeenkomst de verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer zijn.

6. Kosten welke ZuidPlus maakt als gevolg van een tekortkoming van Opdrachtnemer.

7. Kosten welke ZuidPlus maakt om door Opdrachtnemer gemaakte fouten, tekortkomingen of schades te

(laten) herstellen.

8. Kosten welke ZuidPlus maakt om door tekortkomingen gedurende de garantieperiode te (laten)

herstellen.

Bij het door ZuidPlus identificeren van de noodzaak tot Terugvordeing, zal ZuidPlus een Overeenkomst van

Terugvordering (BC) sturen op basis van document ZPA‐FRM‐7982.

De terug te vorderen kosten omvatten:

1. Alle kosten in verband met de inzet van personeel, materieel en het gebruik van materialen, het

verhandelen, opslaan en transporteren en iedere andere vorm van kosten als gevolg van de door of

namens ZuidPlus gemaakte kosten in verband met de Terugvordering.

2. Alle belastingen, toeslagen en andere (administratieve) kosten verband houdend met de Terugvordering.

3. Tenzij anders overeengekomen, een opslag van 15% over de hiervoor onder 1. en 2. bedoelde kosten

voor indirecte kosten, AK, toezicht en administratie.

Binnen 2 werkdagen na ontvangst van de Terugvordering, zal Opdrachtnemer de BC getekend terugsturen, ter

bevestiging van (i) acceptatie van de kosten of (ii) acceptatie van de uit te voeren werkzaamheden, waarbij de

uiteindelijke kosten op een later moment worden vastgesteld.

5.2 Meer‐ en minderwerk Overeenkomst

Een Meer‐ en minderwerk Overeenkomst (document ZPA‐FRM‐7775) is het enige document door middel

waarvan de inhoud, prijs of planning van de Overeenkomst kan worden aangepast. Het document is pas geldig

wanneer het door beide partijen is ondertekend. Een Meer‐ en minderwerk Overeenkomst is de enige grond

waarop een door een modificatie veroorzaakte prijsaanpassing kan worden gefactureerd.

Een Meer‐ en minderwerk Overeenkomst wordt periodiek door ZuidPlus verstrekt voor opname van de impact

van modificaties in de Overeenkomst.

Alle Meer‐ en minderwerk Overeenkomsten worden opgesteld door ZuidPlus. Meer‐ en minderwerk

Overeenkomstem worden opvolgend genummerd en worden ondertekend door Volmachthouders van beide

partijen.

Pag 16 ANNEX F – Administratieve Procedures | Opneming, oplevering en close‐out


6 Opneming, oplevering en close‐out

6.1 Opneming en Oplevering

Wanneer Opdrachtnemer het Werk of een deel daarvan gereed heeft en het wenst over te dragen aan

ZuidPlus, zal hij middels het Verzoek tot Opneming formulier (document ZPA‐FRM‐7992) ZuidPlus verzoeken

het Werk op te nemen.

Naar aanleiding van de opname, zal ZuidPlus het Werk of deel daarvan (i) goedkeuren, (ii) goedkeuren met

restpunten (document ZPA‐FRM‐7993) of (iii) weigeren met opgave van reden (document ZPA‐FRM‐71000).

Ingeval van goedkeuring met restpunten of weigering, zal Opdrachtnemer na herstel ZuidPlus middels een

Verzoek tot Opneming opnieuw om goedkeuring verzoeken.

Voor Oplevering van het Werk en/of (tussen)mijlpalen, is goedkeuring door ZuidPlus middels een

Opleveringscertificaat (document ZPA‐FRM‐7993) vereist.

6.2 Evaluatie

Tijdens de uitvoering van het Werk worden de prestaties van Opdrachtnemer geregeld door ZuidPlus

geëvalueerd (document ZPA‐FRM‐71042). Deze prestatie‐evaluaties zijn gericht op de volgende aspecten:

‐ Veiligheid.

‐ Kwaliteit.

‐ Uitvoer van werkzaamheden.

‐ Commerciële kwesties.

Indien door ZuidPlus gewenst, zal Opdrachtnemer deelnemen aan evaluatiegesprekken.

6.3 Close‐Out, Vrijwaring en laatste betaling

Voorafgaand aan de laatste betaling voorziet Opdrachtnemer ZuidPlus van een Vrijwaring Laatste Betaling

(document ZPA‐FRM‐71044).

De Vrijwaring Laatste Betaling moet worden uitgevoerd door de geautoriseerde medewerker

(Volmachthouder) van Opdrachtnemer.

De in dit formulier op te nemen eindwaarde van de Overeenkomst wordt tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer

overeengekomen en vastgelegd overeenkomstig Annex B op basis van de Close‐out .

ANNEX F – Administratieve Procedures | Overzicht van toepasselijke formulieren Pag B1

ZPA‐INS‐7833 | Revisienr. 2 | 18‐01‐2018 van B1

Bijlage 1. Overzicht van toepasselijke formulieren

Document nummer Omschrijving

ZPA‐FRM‐7775 Meer‐ en minderwerk Overeenkomst

ZPA‐FRM‐7979 Verzoek tot Overtijd (VTO)

ZPA‐FRM‐7980 Standby Formulier (STB)

ZPA‐FRM‐7981 Opdrachtnemer Autorisatie Schema

ZPA‐FRM‐7982 Overeenkomst van Terugvordering (BC)

ZPA‐FRM‐7983 Werkinstructie (CSI)

ZPA‐FRM‐7984 Mandagenregister (MDR)

ZPA‐FRM‐7992 Verzoek tot Opneming (OPN)

ZPA‐FRM‐7993 Opleveringscertificaat (OPL)

ZPA‐FRM‐7999 Technische Vraag (TQ)

ZPA‐FRM‐71000 Weigeringscertificaat (WEI)

ZPA‐FRM‐71003 Voorstel Onderaannemer (VOA)

ZPA‐FRM‐71023 Model Moedergarantie

ZPA‐FRM‐71024 Model Bankgarantie

ZPA‐FRM‐71025 Model Verzekeringscertificaat

ZPA‐FRM‐71026 Voorstel Leverancier (VLE)

ZPA‐FRM‐71027 Model Schaderapport Verzekering (SRV)

ZPA‐FRM‐71042 Prestatiemeting Opdrachtnemer

ZPA‐FRM‐71043 Meer‐ en Minderwerk onderbouwing (MMO)

ZPA‐FRM‐71044 Vrijwaring Laatste Betaling

(Documenten worden op verzoek separaat verstrekt)

Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-7775

Meer- en minderwerk Overeenkomst

OPDRACHTNEMER OMSCHRIJVING OVEREENKOMST DOC. NO.

<INVULLEN> <INVULLEN> ZPA-FRM-7775.docx

OVEREENKOMST

NUMMER:

NUMMER M&M-WERK

OVEREENKOMST

VERTEGENWOORDIGER

OPDRACHTNEMER

DATUM:

ZPA-XXX-KXXXX ZPA-KXXXX-MM-XXXX <naam vertegenwoordiger ON> DD/MMM/20JJ

MEER- EN MINDERWERK OPDRACHT

Tenzij hierin uitdrukkelijk anders wordt bepaald, stemt Opdrachtnemer er hierbij mee in de hieronder beschreven werkzaamheden uit te voeren overeenkomstig alle voorwaarden van de bovengenoemde Overeenkomst. Op facturen van Opdrachtnemer moeten de kosten voor deze werkzaamheden afzonderlijk worden gespecificeerd met vermelding van zowel het nummer van deze Meer- en Minderwerk Opdracht als het Overeenkomst nummer.

Ref. Omschrijving Prijsopstelling

001 <INVULLEN> EUR <INVULLEN>



TOTAAL VOOR DEZE MEER- EN MINDERWERK OPDRACHT EUR <INVULLEN>

Planning Met de uitvoering van deze werkzaamheden dient ten laatste te worden gestart op

<DD/MMM/20JJ> en de werkzaamheden mogen niet later zijn voltooid dan op

<DD/MMM/20JJ>.

SAMENVATTING

OORSPRONKELIJKE AANNEEMSOM / NTOW EUR <INVULLEN>

WAARDE EERDERE MEER- EN MINDERWERK OPDRACHTEN MET NUMMERS(XXXX)

T/M (XXXX)

EUR <INVULLEN>

BEDRAG VAN DEZE MEER- EN MINDERWERK OPDRACHT

ADDITIONEEL

KREDIET (i.e. IN MINDERING)

GESCHATTE WAARDE (i.e. O.B.V. NACALCULATIE)

VAST BEDRAG

EUR <INVULLEN>

HUIDIGE AANNEEMSOM / NTOW (INCLUSIEF DEZE MEER- EN MINDERWERK

OPDRACHT)

EUR <INVULLEN>

Effect op de planning van de Overeenkomst:

<INVULLEN>


Deze Meer- en Minderwerk Opdracht betreft een definitieve aanpassing van enige en alle bedragen die aan Opdrachtnemer verschuldigd zijn of worden in verband met de hierin vermelde Meer- en Minderwerken. Opdrachtnemer ziet hierbij af van verdere claims en/of aanspraken, voorzover van toepassing, op additionele compensatie en/of termijnverlenging onder de Overeenkomst (behalve voorzover een dergelijke claim en/of aanspraak eerder, tijdig, schriftelijk en met in achtneming van de in de Overeenkomst hieromtrent opgenomen bepalingen aan Opdrachtgever kenbaar is gemaakt), inclusief en zonder enige beperking, rechten die Opdrachtnemer mogelijk heeft op additionele compensatie en/of termijnverlenging voortkomend uit vertragingen op of onderbrekingen van de planning van Opdrachtnemer die mogelijk voor de datum van deze Meer- en Minderwerk Opdracht zijn ontstaan. Tenzij hierin uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen, blijven de planning, mijlpaaldata en alle overige bepalingen en voorwaarden uit de Overeenkomst ongewijzigd van kracht.

HANDTEKENINGEN

Naam: Functie: Datum: Handtekening:

Namens Opdrachtnemer:

Namens Opdrachtgever:

Namens Opdrachtgever:


Verzoek tot Overtijd (VTO)

OVEREENKOMST

NUMMER:

VTO NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:

ZPA-.........-K............. K............-VTO-............. [Kies datum]

ALGEMENE INFORMATIE

Start overtijd Einde overtijd Locatie van Werkzaamheden in overtijd

: uur : uur

Naam van de Uitvoerder / verantwoordelijke die namens Opdrachtnemer aanwezig zal zijn tijdens de overtijd.

Naam: Telefoonnr.

INSCHATTING WERKZAAMHEDEN IN OVERTIJD

Datum Aantal

werkers

Functie(groep) Uren per

werker

Subtotaal

Uren

Opmerking / CSI nr.

<datum> <nr.> <functie(groep)> 2,5 7,5 <bijv. locatie>

<bijv. referentie naar CSI>

Totaal ingeschatte uren in overtijd 7,5

TOELICHTING

Korte omschrijving van de geplande Werkzaamheden in overtijd:

Rechtvaardiging noodzaak voor Overtijd:

Ondertekening van dit document door ZuidPlus geldt als bevestiging dat toestemming is verkregen voor het

werken tijdens de opgegeven uren. Opdrachtnemer blijft aansprakelijk voor het tijdig verkrijgen van enige

andere goedkeuring die mogelijk is vereist van autoriteiten die rechtsbevoegdheid hebben over het Werk.

De bij dit Verzoek tot Overtijd behorende overwerkpremies komen voor rekening van:

Opdrachtnemer / ZuidPlus / Nader te bepalen

HANDTEKENINGEN

Namens Opdrachtnemer Namens ZuidPlus

Uitvoeringsmanagement

Handtekening Handtekening

Naam: Naam:

Datum: Datum:

Opmerkingen:

1. Dit formulier dient tijdig te worden ingediend bij de ZuidPlus Uitvoeringsmanager of zijn gedelegeerde vertegenwoordiger.

2. Dit formulier wordt verspreid aan de Inkoop- en Subcontract afd., de uitvoeringsmanager, de VGM afd. en de beveiliging Werklocatie.

3. Ingeval van Meer- en Minderwerk, dient ter onderbouwing te allen tijde een goedgekeurd manurenregister te worden ingediend na

afloop van de (overtijd) werkzaamheden. Dit Verzoek tot Overtijd geldt niet als vervanger van het vereist mandagenregister.


Standby Formulier (STB)

OVEREENKOMST

NUMMER:

STB NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:

ZPA-.........-K............. K............-STB-............. [Kies datum]

ALGEMENE INFORMATIE

Werk gestopt

om:

Werk hervat

om:

Locatie van Werkzaamheden in standby

: uur : uur

TOELICHTING

Opdrachtnemer heeft op deze datum het werk niet kunnen voortzetten door omstandigheden waarop

Opdrachtnemer geen invloed heeft en die niet in de Overeenkomst zijn voorzien; namelijk:

BETROKKEN PERSONEEL

Aantal

werkers

Functie(groep) Werkgever Uren per werker Subtotaal

Uren

<nr.> <functie(groep)> <werkgever> 2,5 7,5

Totaal uren personeel in standby 7,5

BETROKKEN MATERIEEL

Aantal Materieelsoort Eigenaar / Verhuurder Uren per werker Subtotaal

Uren

<nr.> <functie(groep)> <werkgever> 2,5 7,5

Totaal uren materieel in standby 7,5

TOELICHTING

Instemming van ZuidPlus betekent uitsluitend dat de op dit formulier vermelde personeel en materieel van

Opdrachtnemer niet aan het werk/in gebruik waren. Kosten gerelateerd aan de standby zoals hierbij

gerapporteerd komen alleen voor vergoeding in aanmerking indien en voorzover Opdrachtnemer aan alle

betreffende voorwaarden van de Overeenkomst heeft voldaan.

HANDTEKENINGEN


Uitvoerding

Namens ZuidPlus


Handtekening Handtekening Handtekening

Naam: Naam: Naam:

Datum: Datum: Datum:


Opdrachtnemer Autorisatie Schema

OVEREENKOMST

NUMMER:

OPDRACHTNEMER: DATUM:

ZPA-.........-K............. [Kies datum]

ALGEMENE INFORMATIE

Opdrachtnemer

vestigingsadres

Wettelijk vertegenwoordiger

VOLMACHTGEVING

De ondergetekende, wettelijk vertegenwoordiger, is geautoriseerd verplichtingen en overeenkomsten aan te

gaan voor en namens Opdrachtnemer zoals blijkt uit het bijgevoegde gewaarmerkte uittreksel uit de registratie

van de Kamer van Koophandel1.

Ondergetekende delegeert deze autoriteit hierbij in navolgende mate.

Naam Functie Voorbeeld handtekening Geautoriseerd tot

een bedrag van:

HANDTEKENINGEN

Namens Opdrachtnemer

Handtekening:

Naam:

Functie:

Datum:

1 Niet meer dan zes (6) maanden oud.


Overeenkomst van terugvordering (BC)

OVEREENKOMST

NUMMER:

BC NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:

ZPA-.........-K............. K............-BC-............. [Kies datum]

AANLEIDING TERUGVORDERING

<Korte omschrijving van de aanleiding van de terugvordering. Bijv.: Schade veroorzaakt, verloren materialen,

verspilde materialen, etc.. Indien beschikbaar schaderapport toevoegen>

OMSCHRIJVING VAN DE TERUG TE VORDEREN WERKZAAMHEDEN EN/OF MATERIALEN

<Korte omschrijving van terug te vorderen werkzaamheden. Bijv. herstellen schade, naleveren van materialen,

etc.. Indien beschikbaar Tarievenlijsten, offertes of andere prijsstellingen toevoegen>

PRIJSBASIS

Het terug te vorderen bedrag wordt als volgt bepaald:

Vast bedrag, namelijk € / Daadwerkelijke kosten plus opslag.

VOORWAARDEN IN GEVAL VAN DAADWERKELIJKE KOSTEN PLUS OPSLAG

Tenzij anders overeengekomen in ANNEX B of Artikel 17 van ANNEX C bij de Overeenkomst:

1. Wordt arbeid belast tegen kostprijs voor ZuidPlus, inclusief alle toepasselijke belastingen, verzekeringen,

reis- en verblijfkosten en overige toepasselijke secundaire arbeidsvoorwaarden, plus een opslag van 15%.

2. Wordt materieel inzet belast tegen door ZuidPlus vastgestelde materieeltarieven of tegenkostprijs voor

ZuidPlus, plus een opslag van 15%.

3. Worden benodigde materialen belast tegen kostprijs voor ZuidPlus, plus een opslag van 15%.

4. Wordt de inzet van andere (onder)opdrachtnemer(s) belast tegen kostprijs voor ZuidPlus, plus een opslag

van 15%.

VOORTGANGSAUTORISATIE EN HANDTEKENINGEN

Opdrachtnemer bevestigd hierbij te vereisen en te verzoeken, of te begrijpen en ermee akkoord te gaan, dat

ZuidPlus zal overgaan tot het uitvoeren en/of leveren, ofwel laten uitvoeren en/of leveren, van de hierboven

omschreven terug te vorderen werkzaamheden en/of materialen en dat Opdrachtnemer ZuidPlus zal

compenseren overeenkomstig de hierin uiteengezette tarieven, prijzen en voorwaarden.

Namens Opdrachtnemer geautoriseerde

vertegenwoordiger

Namens ZuidPlus

Inkoop- en Subcontract Management


Naam: Naam:

Datum: Datum:

DEFINITIEVE TERUGVORDERINGSWAARDE EN HANDTEKENINGEN

ZuidPlus heeft het uitvoeren en/of leveren, ofwel laten uitvoeren en/of leveren, van de hierboven omschreven

terug te vorderen werkzaamheden en/of materialen voltooid en heeft daarbij kosten gemaakt ter hoogte van €

, inclusief toepasselijke opslagen en zoals gedetailleerd in de bijgevoegde documentatie, hetgeen zal worden

teruggevorderd middels inhouding op de volgende betaling of anders zoals door ZuidPlus bepaald.

Namens Opdrachtnemer geautoriseerde

vertegenwoordiger

Namens ZuidPlus



Naam: Naam:

Datum: Datum:


Werkinstructie (CSI) OVEREENKOMST

NUMMER:

CSI NUMMER3: OPDRACHTNEMER: DATUM:

ZPA-.........–K............. K............-CSI-.............

WERKZAAMHEDEN TER WAARDE VAN MAXIMAAL €10.000 EN/OF GEDURENDE MINDER DAN EEN WEEK

Vereiste Startdatum Vereist einddatum Deelproject / Werkterrein /WBS

INSTRUCTIE

Opdrachtnemer is hierbij geautoriseerd de hieronder beschreven werkzaamheden aan te vangen

overeenkomstig de voorwaarden in bovengenoemde Overeenkomst:

SCHATTING VAN BENODIGDHEDEN

Manuren:

Materieel:

Materiaal (door ON te leveren):

Werkeenheden (o.b.v. Eenheidsprijzen):

VERREKENING OP BASIS VAN3 Paraaf Aanvrager

Bestaande Eenheidsprijzen Uurtarieven

Nieuwe Eenheidsprijzen (voorstel ON) Geen Meer- en Minderwerk (€0.00)

Kostprijs plus W&R Anders, namelijk:

HANDTEKENINGEN


Inkoop- en Subcontract Man.

Namens ZuidPlus


Handtekening

Naam: Naam: Naam:


Opmerkingen:

1. Deze CSI moet binnen één (1) werkdag na uitgifte worden overgedragen aan Inkoop- en Subcontract Management.

2. Dit is een instructie voor voortzetting van de beschreven werkzaamheden voorafgaand aan overeenstemming van enige prijsstelling

en/of enige wijziging in de planning. Dit is geen betalingsautorisatie.

3. De velden “CSI Nummer” en “Verrekening op basis van” worden bepaald door de afd. Inkoop- en Subcontract Management.


Mandagenregister (MDR)

OVEREENKOMST

NUMMER:

CDR NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:

ZPA-.........–K............. K............-MDR-............. [Kies datum]

ALGEMENE INFORMATIE

Start werkdag Einde werkdag Weersomstandigheden overeenkomstig CAO Bouwnijverheid

: uur : uur Werkbaar / Onwerkbaar

URENREGISTRATIE PERSONEEL

Naam Functie Werkgever Uren Opmerking / Activiteit / CSI nr.

<Naam personeel> <functie(groep)> <(O)OA> 1,0 <bijv. locatie>

<bijv. referentie naar meerwerk>

Totaal gewerkte uren 1,0

URENREGISTRATIE MATERIEEL

Omschrijving Eigenaar Uren Opmerking / Activiteit / CSI nr.

<omschrijving materieel> <eigenaar/verhuurder> 2,5 <bijv. einde dag gedemob.>

Totaal gedraaide uren 2,5

TOELICHTING

Beschrijving van vandaag uitgevoerd werk:

Opmerkingen van Opdrachtnemer (afwijkingen, extra werkzaamheden, ongebruikelijke voorvallen, enz., die

relevant zijn voor het werk van vandaag):

Opmerkingen en/of uitzonderingen ZuidPlus:

Onderdeel Werk Meer- en Minderwerk M&M ref.:

HANDTEKENINGEN


Inkoop- en Subcontract Man.

Namens ZuidPlus


Handtekening

Naam: Naam: Naam:



Verzoek tot Opneming (OPN)

OVEREENKOMST

NUMMER:

VERZOEK NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:

ZPA-.........-K............. K............-OPN-............. [Kies datum]

GEREEDMELDING

Overeenkomstig artikel 46.2 uit ANNEX C bij de Overeenkomst, meldt Opdrachtnemer hierbij het Werk of een

gedeelte daarvan gereed te achten op de hieronder vermelde datum en verzoekt Opdrachtgever om opneming

en goedkeuring van de gereed geachte Werkzaamheden in het kader van artikel 46.3 uit ANNEX C.

Dit verzoek tot opneming betreft:

Opneming van een gedeelte van het Werk

Heropneming na eerdere onthouding van goedkeuring van een gedeelte van het Werk.

Opneming van het gehele Werk teneinde het Werk op te leveren overeenkomstig artikel 45 van

ANNEX C bij de Overeenkomst.

Heropneming van het gehele Werk teneinde het Werk op te leveren overeenkomstig artikel 45 van

ANNEX C bij de Overeenkomst.

Datum waarop de hieronder opgesomde Werkzaamheden gereed worden geacht <datum>

GEREED GEACHTE WERKZAAMHEDEN

Opdrachtnemer bevestigt het hieronder opgesomde Werk op de hiervoor genoemde datum te hebben voltooid

overeenkomstig de eisen en voorwaarden uit de Overeenkomst:

Omschrijving Werkpakket SBS

HANDTEKENINGEN


Handtekening:

Naam:

Functie:

Datum:


Opleveringscertificaat (OPL)

OVEREENKOMST

NUMMER:

CERTIFICAAT

NUMMER:


ZPA-.........-K............. K............-OPL-............. [Kies datum]

GOEDKEURING

Naar aanleiding van het hieronder vermelde Verzoek tot Opneming, heeft Opdrachtgever het bedoelde

(gedeelte van het) Werk opgenomen en goedgekeurd overeenkomstig artikel 46.4 uit ANNEX C bij de

Overeenkomst, met inachtneming van hetgeen bepaald in dit Opleveringscertificaat.

Tenzij anders vermeld, is het (gedeelte van het) Werk waarvoor in het Verzoek tot Opneming goedkeuring is

gevraagd, niet goedgekeurd en wordt goedkeuring derhalve onthouden.

Deze goedkeuring betreft:

Goedkeuring van een gedeelte van het Werk.

Goedkeuring na eerdere onthouding van goedkeuring van een gedeelte van het Werk.

Goedkeuring van het gehele Werk teneinde het Werk op te leveren overeenkomstig artikel 45 van

ANNEX C bij de Overeenkomst en over te gaan tot de laatste betaling onder de Overeenkomst.

Opdrachtgever bevestigt dat het hieronder opgesomde (gedeelte van het) Werk op de hieronder genoemde

datum te hebben goedgekeurd. Goedkeuring van het Werk is WEL / NIET afhankelijk van voltooiing van

restpunten, waarvan een overzicht is gehecht aan dit Opleveringscertificaat. Bedoelde restpunten dienen

binnen 5 werkdagen na afgifte van dit Opleveringscertificaat aantoonbaar te zijn voltooid, in gebreke waarvan

de geldigheid van dit certificaat volledig komt te vervallen.

Goedkeuring wordt gegeven naar aanleiding van Verzoek tot Opneming nummer:

Datum waarop de hieronder opgesomde Werkzaamheden worden geacht te zijn

geaccepteerd. <datum>

GOEDGEKEURDE WERKZAAMHEDEN

Met deze goedkeuring, en ingeval van restpunten bij gereedkomen van de restpunten, komt het goedgekeurde

(gedeelte van het) Werk niet langer voor rekening en risico van Opdrachtnemer.

Deze goedkeuring ontslaat Opdrachtnemer overigens niet van enige verantwoordelijkheid met betrekking tot

de toepasselijke garantiebepalingen en wettelijke aansprakelijkheden.

Omschrijving Werkpakket SBS Restpunten?

JA / NEE

JA / NEE

JA / NEE

JA / NEE

JA / NEE

JA / NEE

JA / NEE

HANDTEKENINGEN

Namens ZuidPlus


Namens ZuidPlus

Inkoop- en Subcontract management

Handtekening: Handtekening:

Naam: Naam:

Functie: Functie:

Datum: Datum:


Technische Vraag (TQ)

OVEREENKOMST

NUMMER:

VRAAG NUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:

ZPA-.........-K............. K............-TQ-............. [Kies datum]

INFORMATIE

Aan ZuidPlus Ontwerp, naam: Kopie: Inkoop- en Subcontract man.

Werkpakket: SBS:

VRAAGSTELLING

Relevante

documenten

<tekening nummer, specificatie nummer, artikel verwijzing, etc.>

Omschrijving van het

probleem / omvang

van de vraag

<Aanleiding van de vraag en de Concrete vraagstelling (SMART!)>

Opdrachtnemer’s

interpretatie en/of

voorgestelde

oplossing

<Bijv. Wat denkt Opdrachtnemer dat het zou moeten zijn, hoe zou het opgelost

kunnen worden>

Handtekening initiator

van de vraag:

Handtekening:

Naam:

Functie:

BEANTWOORDING

Nr. Antwoord Referentie Toepasselijk?

1. Informatie is opgenomen in de

Overeenkomst

<verwijzing> JA / NEE

2. Informatie is opgenomen in een

tekening


3. Informatie is opgenomen in een

specificatie / document


4. Dit betreft geen Technische

Vraag

<toelichting> JA / NEE

5. Opdrachtnemer’s voorgestelde

oplossing is akkoord


6. Gedetailleerd antwoord anders

dan 1-5:

<toelichting>

JA / NEE

HANDTEKENINGEN

Namens ZuidPlus Ontwerp- of Uitvoeringsmanagement

Handtekening:

Naam:

Datum:


Weigeringscertificaat (WEI)

OVEREENKOMST

NUMMER:

CERTIFICAAT

NUMMER:


ZPA-.........-K............. K............-WEI-............. [Kies datum]

ONTHOUDING VAN GOEDKEURING

Naar aanleiding van het hieronder vermelde Verzoek tot Opneming, heeft Opdrachtgever het bedoelde

(gedeelte van het) Werk opgenomen en het overeenkomstig artikel 46.3 van ANNEX C bij de Overeenkomst

(gedeeltelijk) afgekeurd. Derhalve wordt goedkeuring onthouden.

Hieronder wordt weergegeven welk(e) specifiek(e) gedeelte(n) van het Werk werd afgekeurd, met daarbij

globaal de redenen weergegeven. De weergegeven redenen gelden niet als limitatieve opsomming van

tekortkomingen, maar betreffen een samenvatting op hoofdlijnen.

Voor heropneming van de hierbij afgekeurde Werkzaamheden na correctie, dient Opdrachtnemer een nieuw

Verzoek tot Opneming in.

Weigering naar aanleiding van Verzoek tot Opneming nummer:

AFGEKEURDE WERKZAAMHEDEN

Omschrijving Werkpakket SBS

Redenen voor afkeuring op hoofdlijnen

HANDTEKENINGEN

Namens ZuidPlus


Namens ZuidPlus

Inkoop- en Subcontract management


Naam: Naam:

Functie: Functie:

Datum: Datum:

Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-XXXX71003

Voorstel Onderaannemer (VOA)

OVEREENKOMST

NUMMER:

VOLGNUMMER: OPDRACHTNEMER: DATUM:

ZPA-.........-K............. K............-VOA-............. [Kies datum]

INFORMATIE

Werkpakket: SBS:

VOORGESTELDE ONDERAANNEMER

Bedrijfsnaam

onderaannemer

<Formele bedrijfsnaam OA

Adres <Vestigingsadres OA – Straat en huisnummer>

<Vestigingsadres OA – Postcode en Plaats>

<Vestigingsadres OA – Land>

Werkgebied van de

onderaannemer

<Bijv. Grondwerk, Technische Installaties, Betonwerk, Wapening, etc.>

Beschrijving van de

uitbestede

werkzaamheden

<Omschrijving van welke activiteiten specifiek door de voorgestelde OA worden

uitgevoerd op dit Project>

Aard van de

uitbesteding

Uitbesteding voor een vast deel van het Werk, met specifieke voorwaarden

inzake prestaties, inclusief betreffende delen van de voornoemde

Overeenkomst.

Uitbesteding van het leveren van arbeid volgens uurtarief, onder toezicht van

onderaannemer.

Uitbesteding van het leveren van arbeid volgens uurtarief, onder toezicht van

Opdrachtnemer.

Geplande startdatum <Voorziene startdatum van de onderaannemer>

Voorziene mankracht,

incl. toezicht

<Indicatie van de verwachte omvang van de organisatie van de voorgestelde

onderaannemer>


VERANTWOORDING OPDRACHTNEMER

Opdrachtnemer verklaart dat:

1. Hij de voormelde onderaannemer heeft gescreend ten aanzien van diens ervaring en vaardigheden

betreffende gelijksoortig werk en dat hij bevestigt dat onderaannemer het uitbestede werk kan uitvoeren

overeenkomstig alle voorwaarden van de Overeenkomst.

2. Hij heeft bevestigd dat onderaannemer geregeld de volgens de wet vereiste salarisafdrachten heeft

uitgevoerd en het geld van salarisafdrachten op de rekeningen van de betreffende instanties voor sociale

verzekeringen en belastingen heeft gestort, ten bewijze waarvan bij dit verzoek een recente verklaring van

de belastingdienst is gevoegd.

3. De onderaannemer een bonafide handelsonderneming is met statutaire vestigingen zoals blijkt uit het

bijgevoegde uittreksel uit de registratie van de Kamer van Koophandel.

4. Geen andere speciale vergunning is vereist om onderaannemer toe te staan zijn werk uit te voeren

overeenkomstig de vereisten van autoriteiten met rechtsbevoegdheid over de Werklocatie.

5. De onderaannnemer VCA-gekwalificeerd is en een beleid nastreeft waarbij diens medewerkers zijn

gecertificeerd volgens VCA* en/of VCA** en/of VCA-P en/of VCU, zoals van toepassing. Een kopie van het

certificaat is bij dit verzoek gevoegd.

6. Onderopdrachtnemer is verzekerd overeenkomstig de vereisten van de Overeenkomst. Waar een

dergelijke verzekering niet volstaat zal Opdrachtnemer voorzien in afdoende aanvullende

verzekeringsdekking.

7. Dit voorstel voor het gebruik van een onderaannemer Opdrachtnemer niet ontslaat van enige verplichting

of verantwoordelijkheid onder de Overeenkomst.

8. Opdrachtnemer de gestelde administratieve voorschriften strikt na zal leven om gevrijwaard te zijn tegen

eventuele aansprakelijkstelling in het kader van de ketenaansprakelijkheid (artikel 35 Invorderingswet

1990). Te dezer zake geldt de vrijwaringverplichting van de Opdrachtnemer als bedoeld in artikel 17

(Aansprakelijkheid en vrijwaring) uit ANNEX C bij de Overenkomst.

9. Opdrachtnemer in de overeenkomst met onderaannemer een provisie zal opnemen welke de

Opdrachtgever toestaat om de overeenkomst tussen Opdrachtnemer en onderaannemer zonder verdere

eisen van Opdrachtnemer over te nemen.

Bijlagen namens Opdrachtnemer

Planning Werkzaamheden Onderaannemer.

Mankracht histrogrammen Onderaannemer.

HANDTEKENING OPDRACHTNEMER


Handtekening:

Naam:

Datum:


VERANTWOORDING ONDERAANNEMER

Onderaannemer verklaart dat:

1. Alle informatie in dit document correct is en dat voormelde onderaannemer een overeenkomst aangaat

met Opdrachtnemer.

2. Alle relevante documenten met betrekking tot de veiligheidsvereisten op de Werklocatie zoals

opgenomen in ANNEX E bij de Overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever, aan

onderaannemer zijn verstrekt.

3. Onderaannemer de bijgevoegde VGM-vragenlijst volledig en naar waarheid heeft ingevuld.

4. Al het personeel dat op de Werklocatie wordt ingezet voor of in verband met het Werk in het bezit is van

ten minste een VCA*-certificaat Basis Veiligheid. Al het toezichthoudend personeel in het bezit is van een

VCA**-certificaat Veiligheid voor Leidinggevenden.

5. Onderaannemer kan voldoen aan de relevante secties van de Kwaliteitsbepalingen zoals opgenomen in

ANNEX G bij de Overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.

6. Onderaannemer vereist dat Opdrachtnemer een gedetailleerde toelichting geeft op elke andere vereiste

met betrekking tot de Werklocatie die mogelijk in werkvergunningen wordt bepaald of zoals die mogelijk

van tijd tot tijd door ZuidPlus worden gepubliceerd.

Bijlagen namens Onderaannemer

Toelichting op ervaring / referenties.

Recente verklaring van de belastingdienst omtrent betalingsgedrag.

Uitreksel KvK.

Ingevulde VGM-vragenlijst (formulier nummer ZPA-FRM-22803).

Kopie geldige VCA certificering.

Kopie geldige ISO-9001 certificering.

HANDTEKENING ONDERAANNEMER

Namens Onderaannemer

Handtekening:

Naam:

Bedrijfsnaam:

Functie:

Datum:

HANDTEKENING OPDRACHTGEVER

ZuidPlus verklaart dat er geen zwaarwegende bezwaren zijn tegen het gebruik van Onderaannemer voor de

omschreven Werkzaamheden.

Namens ZuidPlus Inkoop- en Subcontract Management

Handtekening:

Naam:

Datum:

Pagina 1 van 1 Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | ZPA-FRM-71023

Model Moedergarantie

OVEREENKOMST

NUMMER:


ZPA-.........-K............. [Kies datum]

DE GARANTIE

DE ONDERGETEKENDE:

[statutaire naam moederbedrijf] (hierna “Garantiegever”), statutair gevestigd en kantoorhoudende te [plaats]

aan de [adres], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te [plaats KvK] onder nummer [nummer KvK], te

dezen vertegenwoordigd door [vertegenwoordigingsbevoegde(n) xx],

IN AANMERKING NEMENDE DAT:

[naam Opdrachtnemer] statutair gevestigd en kantoorhoudende te [plaats] aan de [adres], ingeschreven bij de

Kamer van Koophandel te [plaats KvK] onder nummer [nummer KvK] (hierna “Opdrachtnemer”) een

(uiteindelijke) dochtermaatschappij is van ondergetekende in de zin van artikel 2:24a BW;

Op [datum] een overeenkomst [omschrijving Overeenkomst] voor project Zuidasdok met kenmerk [ZPA-XXX-

KXXX] (hierna de “Overeenkomst”) is gesloten tussen Opdrachtnemer en ZuidPlus VOF, statutair gevestigd te

Prof. E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV, Amstelveen (hierna “ZuidPlus”);

VERKLAART:

Zich overeenkomstig de overige bepalingen van deze garantie en zonder verdere voorwaarden en verweren

dan hierin genoemd, onherroepelijk garant jegens ZuidPlus voor de nakoming van de verplichtingen van

Opdrachtnemer uit hoofde van de Overeenkomst.

Indien Opdrachtnemer in de nakoming van haar verplichtingen zoals die blijken uit de Overeenkomst (hierna de

“Verplichtingen”) toerekenbaar tekort is geschoten en in verzuim is geraakt, en ZuidPlus dientengevolge deze

garantie inroept, zal Garantiegever op eerste aanzegging (i) zorgdragen voor een correcte nakoming van de

Verplichtingen, of naar haar vrije keuze (ii) de schade vergoeden die ZuidPlus lijdt als gevolg van het

toerekenbaar tekortschieten door Opdrachtnemer in de nakoming van de Verplichtingen en daarbij in verzuim

is geraakt, voor zover Opdrachtnemer tot een dergelijke schadevergoeding gehouden zal zijn uit hoofde van de

Overeenkomst.

De maximale aansprakelijkheid van Garantiegever ingevolge deze garantie zal zijn beperkt tot de

aansprakelijkheid van Opdrachtnemer uit hoofde van de Overeenkomst.

Het is ZuidPlus niet toegestaan om haar rechten uit hoofde van deze garantie zonder voorafgaande schriftelijk

toestemming van Garantiegever over te dragen.

Deze garantie vangt aan op moment van ondertekening van de Overeenkomst en eindigt na afloop van de

Verplichtingen.

Deze garantie wordt beheerst door Nederlands recht.

Aldus getekend te [plaats] op [datum],

[Handtekening], [Naam wettelijk vertegenwoordiger Garantiegever], [Functie vertegenwoordiger].

Bijlage(n):

Bewijs van tekenbevoegdheid vertegenwoordiger Garantiegever.

uit voeren op briefpapier Garantiegever


Model Bankgarantie

DE BANKGARANTIE (uit te voeren op briefpapier van de bank)

Wij, de ondergetekenden <NAAM BANK>, (hierna te noemen “Bank”), formeel gevestigd te <VESTIGINGSADRES

HOOFDKANTOOR> met een vestiging in <NAAM EN ADRES VESTIGING WELKE DE BANKGARANTIE VERSTREKT>,

overwegende dat:

i. een Overeenkomst is aangegaan door en tussen ZuidPlus V.O.F. (hierna te noemen “ZuidPlus”)

en

<FORMELE BEDRIJFSNAAM OPDRACHTNEMER> (hierna te noemen “Opdrachtnemer”)

met Overeenkomst nummer <NUMMER OVEREENKOMST>, d.d. <DATUM OVEREENKOMST>, voor

de uitvoering van de Werkzaamheden voor of in verband met <OMSCHRIJVING OVEREENKOMST>

(hierna te noemen het “Werk”).

ii. onder voornoemde Overeenkomst is overeengekomen dat Opdrachtnemer ZuidPlus een direct

opeisbare, onvoorwaardelijke en onomkeerbare bankgarantie verstrekt voor de verschuldigde en

trouwe naleving van de Overeenkomst en diens daaruitvolgende garantie(s) en

garantieverplichtingen onder genoemd Contract tot een bedrag van maximaal EUR

<GARANTIEBEDRAG IN CIJFERS> (zegge: <GARANTIEBEDRAG UITGESCHREVEN> Euro).

iii. de ondergetekenden bereid zijn dit verzoek in te willigen,

verbinden zichzelf tot betaling, op eerste verzoek en zonder vereiste van enig ander bewijs van schuldenlast

dan een schriftelijke verklaring van ZuidPlus dat Opdrachtnemer zich ten opzichte van ZuidPlus, of diens

opvolgers of rechtverkrijgenden, niet correct heeft gekweten van zijn verplichtingen onder genoemde

Overeenkomst aan ZuidPlus, van de te vermelden bedragen, met dien verstande dat de totale som niet meer

zal bedragen dan maximaal EUR <GARANTIEBEDRAG IN CIJFERS>. Betalingen uit hoofde hiervan vinden plaats

vrij van en zonder aftrek van enige belastingen, heffingen, importbedragen of welke andere lasten dan ook die

door wie dan ook worden opgelegd.

Deze Bankgarantie is volledig van kracht vanaf de ingangsdatum van voornoemd Contract en vervalt op de

datum dat de garantie en garantieverplichtingen van Opdrachtnemer onder genoemd Overeenkomst vervallen

en niet later dan <UITERSTE VERVAL DATUM>. Onder geen voorwaarde zijn ondergetekenden verplicht de

uitvoer van verplichtingen van Opdrachtnemer uit hoofde van de Overeenkomst te regelen of ervoor zorg te

dragen dat deze uitvoer wordt geregeld.

Alle claims of andere meldingen onder deze Bankgarantie dienen schriftelijk te worden gedaan en via

aangetekende post te worden bezorgd aan bovengenoemd adres van de ondergetekenden.

Het indienen van een claim door ZuidPlus en de betaling daarvan door de ondergetekenden leidt niet tot

beëindiging van deze Bankgarantie zo lang de voornoemde looptijd niet is verstreken en het totale bedrag van

de claims het maximale bedrag van deze Bankgarantie niet heeft overschreden.

Op deze garantie is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.

Deze garantie zal na de vervaldatum ervan niet aan de ondergetekenden worden geretourneerd, maar door

ZuidPlus worden vernietigd.

<RECHTSGELDIGE ONDERTEKENING EN BANKSTEMPEL>

Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen | +31 (0)20 666 23 45 | Rev. 2 | ZPA-FRM-71025

Verzekeringscertificaat

OVEREENKOMST

NUMMER:


ZPA-.........-K............. [Kies datum]

Opdrachtnemer (Verzekerde) Ondertekende Certificaat uit te geven aan:

Naam: ZuidPlus V.O.F.

Adres: Prof. E.M. Meijerslaan 3

1183 AV AMSTERDAM

Nederland

T.a.v.: Mevr./Dhr. ..................................

Hiermee wordt verklaard dat de hieronder beschreven verzekeringspolissen zijn uitgegeven aan de hieronder

genoemde Verzekerde en op dit moment van kracht zijn betreffende werkzaamheden inzake de uitvoer van de

Overeenkomst met hierboven vermeld nummer tussen ZuidPlus en de Verzekerde.

Type verzekering Verzekerde bedragen Polisnummer (Datums)

Vervaldatum

Sociale verzekeringen, Wettelijk

Wettelijke aansprakelijkheid

inclusief Contractuele

aansprakelijkheid en

Werkgeversaansprakelijkheid

Wet

Aansprakelijkheidsverzekering

Motorrijtuigen (WAM)

Aanvullende verzekering

conform Contractvoorwaarden

(specificeren)

Overige verzekeringen waarin

Opdrachtnemer voorziet

(specificeren)

Van subrogatie tegen ZuidPlus onder alle verzekeringen van Opdrachtnemer voor verlies of schade voortkomend

uit de prestaties van Opdrachtnemer inzake voornoemd Contract wordt, en is hierbij, afstand gedaan.

Opdrachtnemer (voor akkoord)

Geautoriseerde vertegenwoordiger

Verzekeringsmaatschappij / Makelaar Opdrachtnemer

Geautoriseerde vertegenwoordiger


Naam: Naam:


Voorstel Leverancier (VLE)

OVEREENKOMST

NUMMER:


ZPA-.........-K............. K............-VLE-............. [Kies datum]

INFORMATIE

Werkpakket: SBS:

VOORGESTELDE LEVERENCIER

Bedrijfsnaam

leverancier

<Formele bedrijfsnaam LEV>

Adres <Vestigingsadres LEV – Straat en huisnummer>

<Vestigingsadres LEV – Postcode en Plaats>

<Vestigingsadres LEV – Land>

Beschrijving van de te

leveren materialen

<Omschrijving van welke activiteiten specifiek door de voorgestelde LEV worden

geleverd op dit Project.>

Geplande startdatum <Voorziene startdatum van de levering>

Voorziene mijlpalen

in de levering

<Indicatie van de verwachte planning en daarin opgenomen mijlpalen /

deelleveringen. Evt. Gedetailleerde planning bijvoegen>

BIJLAGEN NAMENS OPDRACHTNEMER / LEVERANCIER

Leveringsschema;

Materiaalbladen / Productomschrijvingen.

HANDTEKENING ONDERAANNEMER

Namens Onderaannemer

Handtekening:

Naam:

Datum:


ZuidPlus verklaart dat er geen zwaarwegende bezwaren zijn tegen het gebruik van Leverancier voor de

omschreven materialen.

Namens ZuidPlus


Namens ZuidPlus

Ontwerp Management

Handtekening:

Naam:

Datum:


Schaderapport Verzekering (SRV)

OVEREENKOMST

NUMMER:


ZPA-.........-K............. K............-SRV-............. [Kies datum]

INFORMATIE

Aan ZuidPlus Inkoop- en

Subcontract man., naam:

Kopie

(CC):

ZuidPlus:

Uitvoeringsmanagement.

VGM Management.

Verzekeringscoördinator.

Werkpakket: SBS:

WAARGENOMEN SCHADE

Beschrijving schade en

locatie

<Korte omschrijving van de schade aan materiaal, materieel of constructie>

(Vermoedelijke) Oorzaak <Korte omschrijving van de vermoedelijke oorzaak. Onderbouwing door middel

van de foto’s en/of situatieschetsen>

(Vermoedelijke)

Veroorzaker

<Bedrijfsnaam en indien beschikbaar naam van de veroorzaker / getuige>

AFHANDELING

Direct herstel noodzakelijk om planning te handhaven? JA / NEE

Uiterste dataum waarop de schade hersteld dient te zijn: <datum en evt. Redenen>

Schade terug te vorderen op veroorzaker? JA / NEE / NIET ZEKER

Indien terugvorderbaar, terugvorderen op: <bedrijfsnaam>

HANDTEKENING WAARNEMER / MELDER HANDTEKENING VEROORZAKER (Indien beschikbaar)

Waarnemer / Melder Veroorzaker


Naam: Naam:

Bedrijfsnaam: Bedrijfsnaam:

Functie: Functie:

Datum: Datum:


Namens ZuidPlus


Namens ZuidPlus



Naam: Naam:

Bedrijfsnaam: Bedrijfsnaam:


Prestatiemeting Opdrachtnemer

OVEREENKOMST

NUMMER:


ZPA-.........-K............. [Kies datum]

INFORMATIE

NAW Opdrachtnemer Omschrijving Werkzaamheden

Startdatum Werk Einddatum Werk Deelproject / Werkterrein /WBS

Gunningswaarde Eindwaarde Naam Opdrachtnemer vertegenwoordiger

€ €

SAMENVATTING

Categorie Weging Behaalde score Subtotaal (Weging x Beoordeling)

Veiligheid1 30%

Kwaliteit2 30%

Uitvoering3 20%

Commercieel4 20%

Totaal beoordeling

Aanbevolen voor toekomstige

samenwerking? JA

NEE

Toelichting:

Naam Inkoper:

Handtekening:

Functie:

Datum:

Toelichting:

Autorisatie

Inkoop- en Subcontract Manager

Handtekening: Datum:

Toelichting:

1 Door de Veiligheidsmanager of diens gedelegeerde.

2 Door de manager Integrale Borging en Kwaliteit of diens gedelegeerde.

3 Door de Uitvoeringsmanager of diens gedelegeerde.

4 Door de Inkoper of diens gedelegeerde.


VEILIGHEID

Categorie Maximum

score

% conformiteit

t.o.v. vereisten

Subtotaal (Conformiteit

x Maximum)

Algehele naleving van programma's/ compliance 30

Valbescherming/ elektrisch/ bouwplaatscompliance 30

Organisatorische werkzaamheden: (continu

onderhoud, tijdig en afdoende opruimen van

werkterreinen)

20

Veiligheidsprogramma/ OSHA-vereisten:

(op schrift gesteld/bewustzijn)

10

Uitvoerder(s)/ VGM supervisor veiligheid: (deskundig

en coöperatief)

10

Subtotaal

Categorie Aftrek Aantal Subtotaal

(Aftrek x Aantal)

Verzuimongevallen -15

Ongevallen met dodelijke afloop -30

Behaalde score (overbrengen naar pagina 1)

Naam beoordelaar:

Handtekening:

Functie:

Datum:

Toelichting:

KWALITEIT

Categorie Maximum

score

% conformiteit

t.o.v. vereisten


x Maximum)

Kwaliteitsprogramma: (naleving van

kwaliteitsvereisten Overeenkomst)

40

Materialen: (naleving van specificaties en tekeningen) 20

Vakmanschap: (vaardig vakmanschap en mate van

nabewerking)

20

Gegevens: (testrapporten, gecertificeerde tekeningen

en tekeningen als gebouwd)

20


Naam beoordelaar:

Handtekening:

Functie:

Datum:

Toelichting:


UITVOERING

Categorie Maximum

score

% conformiteit

t.o.v. vereisten


x Maximum)

Planning: (handhaving algehele planning en behalen

mijlpaaldatums en voortgangsrapporten)

30

Bouwplaats supervisie: (kundige, coöperatieve

managers met de juiste autoriteit om tijdig besluiten

te nemen en om te gaan met arbeidsrelaties)

20

Onderopdrachtnemers: (correct management) 15

Materiaalmanagement: (in staat materialen te

beheren en te coördineren)

15

Mens en Materieel: (kwaliteit en deugdelijkheid van

personeel en materieel)

15

Ondersteuning kantoor: (ondersteuning van de

bouwplaats)

5


Naam beoordelaar:

Handtekening:

Functie:

Datum:

Toelichting:

COMMERCIEEL

Categorie Maximum

score

% conformiteit

t.o.v. vereisten


x Maximum)

Wijzigingen: (tijdig indienen en reageren met redelijke,

adequate en duidelijke rechtvaardiging, inclusief

claims en terugvorderingen)

50

Facturering: (tijdig, correct en volledig) 30

Administratieve indieningen: (indienen en

onderhouden van administratief vereiste documenten,

zoals verzekeringsbewijzen)

10

Ondersteuning ZuidPlus: (onvoorziene betrokkenheid

van ZuidPlus)

10


Naam beoordelaar:

Handtekening:

Functie:

Datum:

Toelichting:

Ref. Eenheidsprijs Aantal Eenheid Subtotaal

A.1 -€

A.2 -€

A.3 -€

-€


B.1 -€

B.2 -€

B.3 -€

-€


C.1 -€

C.2 -€

C.3 -€

-€

Ref. Subtotaal

A -€

B -€

C.i -€

C.ii 5% -€

-€

Datum Datum Datum

Naam: Naam: Naam:

TOTAAL MEER- EN MINDERWERK

Omschrijving

Subtotaal in mindering

Subtotaal bijkomend op basis van overeengekomen prijzen

Subtotaal bijkomend op basis van kosten plus vergoeding

Berekende vergoeding

HANDTEKENINGEN

Namens ZuidPlus, Inkoop- en Subcontract

management

Namens ZuidPlus,

UitvoeringsmanagementNamens Opdrachtnemer

Handtekening: Handtekening: Handtekening:

SUBTOTAAL BIJKOMEND OP BASIS VAN KOSTEN PLUS VERGOEDING

SAMENVATTING EN VERGOEDING

Kosten opgenomen in de Overeenkomst (in mindering)

C. Bijkomende kosten op basis werkelijke kosten plus aannemersvergoeding

Omschrijving

ZPA-.........–K.............

OVEREENKOMST

NUMMER

Meer- en Minderwerk onderbouwing (MMO)

OMSCHRIJVING

DATUMOPDRACHTNEMER

K............-………..-.............

MEER- & MINDERWERK NR.

DEELPROJECT WERKPAKKET SBS REVISIE NUMMER

A. Kosten opgenomen in de Overeenkomst (in mindering)

KOSTENONDERBOUWING

Omschrijving

SUBTOTAAL IN MINDERING

B. Bijkomende kosten op basis van overeengekomen Eenheidsprijzen en Tarieven

Omschrijving

SUBTOTAAL BIJKOMEND OP BASIS VAN OVEREENGEKOMEN PRIJZEN

Pagina 1 van 1



Vrijwaring Laatste Betaling

OVEREENKOMST

NUMMER:


ZPA-.........-K............. [Kies datum]

DE VRIJWARING

In aanmerking nemende dat <BEDRIJFSNAAM OPDRACHTNEMER> (hierna “Opdrachtnemer”), kantoorhoudend

aan <ADRES GEGEVENS>, te <PLAATSNAAM> in <LAND>, met ZuidPlus vof Overeenkomst ZPA-XXX-KXXXX is

aangegaan op <DATUM> ter zake van de Levering van Zaken en/of de Uitvoering van Werken zoals nader

vastgelegd in voornoemde Overeenkomst, elke aanvulling daarop en/of wijziging daarin, alsmede alle (rechts)

handelingen ter uitvoering daarvan.

Bij het door Opdrachtnemer daarwerkelijk ontvangen van de laatste betaling ter waarde van €<BEDRAG

LAATSTE BETALING IN CIJFERS> (zegge: < BEDRAG LAATSTE BETALING UITGESCHREVEN> Euro), wat de volledige

laatste betaling van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer in het kader van voornoemde Overeenkomst

representeert en waarmee de totale eindwaarde van de Overeenkomst uitkomt op €<EINDWAARDE

OVEREENKOMST IN CIJFERS> (zegge: < EINDWAARDE OVEREENKOMST UITGESCHREVEN>, bevestigt

Opdrachtnemer het volgende:

1. De eigendom van te leveren of te vervaardigen zaken wordt geacht reeds op de Opdrachtgever te zijn

overgegaan, zodra de Opdrachtnemer deze in bewerking heeft genomen, van derden heeft verkregen,

of heeft vervaardigd. In alle andere gevallen is de eigendom van het geleverde op de Opdrachtgever

over gegaan op het moment van goedkeuring na levering, zodra het geleverde op de overeengekomen

plaats van levering door de Opdrachtgever in ontvangst is genomen. De Opdrachtnemer bevestigd

derhalve de Opdrachtgever en de Klant, alsmede hun moedermaatschappijen, gelieerde

ondernemingen, functionarissen, werknemers, tussenpersonen en vertegenwoordigers te ontheffen

van en vrijwaren voor alle eigendomsvoorbehouden op goederen, documenten, licenties en diensten

in welke vorm ook voor zover Opdrachtnemer die heeft, heeft gehad of hierna zou kunnen hebben in

verband met voornoemde Overeenkomst.

2. De Opdrachtnemer bevestigt de Opdrachtgever en de Klant, alsmede hun moedermaatschappijen,

gelieerde ondernemingen, functionarissen, werknemers, tussenpersonen en vertegenwoordigers te

ontheffen van en vrijwaren voor alle claims, eisen, procedures, schades, onkosten of

aansprakelijkheden, inclusief de kosten van juridische ondersteuning, voor zover Opdrachtnemer die

heeft, heeft gehad of hierna zou kunnen hebben in verband met voornoemde Overeenkomst.

3. De Opdrachtnemer bevestigt bovendien de Opdrachtgever en de Klant, alsmede hun

moedermaatschappijen, gelieerde ondernemingen, functionarissen, werknemers, tussenpersonen en

vertegenwoordigers te ontheffen van en vrijwaren voor alle claims, eisen, procedures, schades,

onkosten of aansprakelijkheden, inclusief de kosten van juridische ondersteuning, voor zover derden

die namens de Opdrachtnemer hebben, hebben gehad of zou kunnen hebben in verband met

voornoemde Overeenkomst of in verband met werkzaamheden die derden namens, in opdracht, of in

dienst van de Opdrachtenemer verricht of verrichtte in verband met voornoemde Overeenkomst.

Aldus zonder enig voorbehoud en rechtsgeldig ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van

Opdrachtnemer.

HANDTEKENING

Naam:

Handtekening:

Functie:

Datum: