7 Stappen naar succesvol Nearshore outsourcen Nearshore for dummies3/20/2012 www.daxx.com 1

IntroductieAls je dit leest dan ben je waarschijnlijk of van plan binnenkort te gaan outsourcen of je doet het al. Daxx levert al 10 jaar outsourcings diensten aan het Nederlandse MKB vanuit Rusland en Oekraiene In deze presentatie een aantal van de best practises gebaseerd op die meer dan 10 jaar ervaing. Feedback is welkom, of link met ons op LinkedIn! www.daxx.com www.linkedin.com/company/daxx-bv3/20/2012 www.daxx.com 2

1. Werk met een partner ter plekkeEen ander land met andere gewoontes, waar je geen infrastructuur en geenervarig hebt. Samenwerken scheelt tijd en leergeld.- Kies een partner met veel en lange lokale ervaring, bij voorkeur een partner waarmee je iets deelt, bijvoorbeeld land van herkomst- Schaalgrootte telt in dit geval, goed lokaal management en goede faciliteiten hangen hiermee samen- Maak een keuze in hoeverre je wilt outsourcen, de hele projectverantwoordelijkheid of wil je zelf in control blijven?- Breng bij voorkeur een bezoek aan de partner in het land van bestemming3/20/2012 www.daxx.com 3

2. Kies je bestemming bewustVeel landen promoten zichzelf als nearshore of offshore lokatie. Welke tekiezen?- Houdt rekening met cultuurverschil. Je werkt elke dag samen, als je elkaar ligt, dan helpt dat absoluut. Oost-Europa ligt om deze reden meer voor de hand dan Azie.- Houdt rekening met tijdsverschil. Hoe meer overlap je hebt in kantooruren, hoe beter. De werkdag 1 of 2 uur verschuiven om meer overlap te creeren kan, maar daarmee houdt het wel op- Houdt rekening met reizen. Hoe lang is de vliegtijd, heb je een visum nodig, hoeveel vluchten zijn er?- Hoe liggen de lonen en wat is de ontwikkeling daarvan? Lidmaatschap van bijvoorbeeld de EU zal lonen opdrijven.- Hoe groot is de vijver waar je in gaat vissen?3/20/2012 www.daxx.com 4

3. Investeer in je nieuwe collegasAls je een bestemming en partner gevonden hebt, beschouw je nieuwecollegas daarna ook echt als collegas. Iedereen wordt graag gewaardeerd.- Haal nieuwe collegas bij voorkeur naar Nederland voor een weekje. Elkaar kennen verhoogt productiviteit en loyaliteit.- Als men een keer aan een seminar of congres mag deelnemen, wordt dat zeer gewaardeerd.- Lokale procedures met overheden zijn veel lastiger dan in Nederland, dus accepteer als men af en toe naar het stadhuis moet. Dit wordt later over het algemeen meer dan goed gemaakt.- Gebruik het Nearshore team niet als afvalputje, dit zijn hoog opgeleide, ambitieuze techneuten!- Stimuleer het team om hun mening te geven, laat ze ook af en toe R&D doen en adviseren!

4. Gun jezelf de tijdNatuurlijk wil je vanaf de eerste dag goed aan de slag, maar het is vooriedereen even wennen.- Creeer begrip aan beize zijden dat de optimale werkwijze nog gevonden moet worden en dat men elkaar eerst moet leren kennen. Dit is een proces.- De collegas uit het nearshore team hebben vaak meer ervaring met dit model dan lokale collegas- Neem af en toe de tijd om uit het dagelijkse proces te stappen en met elkaar over de amenwerking te praten. Stimuleer de medewerkers op afstand om hun feedback te geven.3/20/2012 www.daxx.com 6

5. Gebruik een simpele organisatieAfstand, geografisch en cultureel maken samenwerken moeilijker. Je daarvanbewust zijn is de manier om dit te overkomen, naast het maken en nakomenvan heldere afspraken.- Werk aan beide zijden met duidelijke verantwoordelijkheden en bij voorkeur een single point of contact- Zorg dat collegas makkelijk hun ei kwijt kunnen bij iemand lokaal op kantoor. Dit kan een team lid zijn of een HR medewerker van de partner.- Houdt minmaal een wekelijkse team meeting.- Neem bijvoorkeur minimaal eens in de twee maanden deel aan deze meeting op lokatie i.p.v. op afstand- Laat alle code minimaal 2 keer per week centraal opslaan, zodat je altijd inzage hebt. Voorkom dat mensen komen te zwemmen, dwing ze via structuur om transparant te zijn.3/20/2012 www.daxx.com 7

6. Werk via korte slagenOf je nu werkt via agile of een ouderwetse waterval, het gebruik van korteslagen is absoluut aan te raden!- Werk met duidelijke, persoonlijke taken van max 2 dagen. Controleer de resultaten.- Voorkom al te veel micromanagement, laat mensen in hun waarde- Programmeurs zijn vaak naar binnengericht en bijten zich vast in een probleem waar een kort overleg met iemand anders vaak tot verassende en tijdsbesparende inzichten kan leiden.- Slechts weinigen in het MKB hebben gedetailleerde specs en zelfs die zijn altijd gevoelig voor interpretatieverschillen. Iedereen kiest wel eens een verkeerd spoor, zorg ervoor dat je hier vroegtijdig achterkomt.- De drempel om even binnen te lopen en een vraag te stellen is groter op afstand, maak die zo klein mogelijk.3/20/2012 www.daxx.com 8

7. Gebruik de juiste toolsEr zijn heel veel (gratis) tools beschikbaar, maar het gaat uiteindelijk om demensen en hoe die gemanaged worden, niet om de tools. Hieronder eenaantal voorbeelden:- Skype. Voor 1 op 1 of kleine groepsgesprekken perfect. Met video erbij zelfs nog beter. Voor grotere meetings zijn er verschillende mogelijkheden. Hier zijn echter kosten aan verbonden. Overleg hiervoor met de partner wat men ondersteund- Desktop sharing. Tools als GotoMeeting, Netviewer en TeamViewer vormen een perfecte aanvulling op Skype of telefonie. Je kijkt nu samen naar hetzelfde scherm.- Repository. Laat het team uploaden naar je centrale repository. Jullie werken aan hetzelfde en iedereen kan meekijken.- Bugtracking, project management tools. Jira is een goedkope en veelgebruikte oplossing3/20/2012 www.daxx.com 9

Dank u! Voor meer informatie over Daxx, kijk op onze website www.daxx.com of bel vrijblijvend voor meer informatie: +31 75 655 9 6553/20/2012 www.daxx.com 10