Download - 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Transcript
Page 1: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Facility plan aanpak

Ing. Rudy Clonen MBA MRE

Director MCS

29 september 2011

Vlaamse Overheid

Page 2: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Inhoud

Facility management anno 2011

De 5 succes pijlers

Aanpak “Facility plan”

Risico’s @ facilities

Kwaliteitscontroles

Cases

“Do’s” en “dont’s” in facility management

Page 3: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Facility management anno 2011

Facility management (IFMA) = een verantwoordelijkheid dat meerdere

disciplines omvat om de functionaliteit van de gebouwde omgeving te

verzekeren door het integreren van mensen, plaatsen, processen en

technologie

Facility management (Leidraad) = het beheer van alle goederen en

diensten, ondersteunende processen en activiteiten die moeten

toelaten dat alle bedrijfsprocessen zich in ideale omstandigheden

kunnen ontwikkelen.

Onderdelen Leidraad

Facility beleid (5 succes pijlers en gap-analyse)

Facility organisatie (communicatie en sourcing concept)

Beheren van middelen (budget controle, efficiente processen, ...)

Continuiteitsplanning (Risico’s @ facility)

Evaluatie en bijsturing (kwaliteitscontrole)

Page 4: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Inhoud

Facility management anno 2011

De 5 succes pijlers

Aanpak “Facility plan”

Risico’s @ facilities

Kwaliteitscontroles

Cases

“Do’s” en “dont’s” in facility management

Page 5: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

De 5 succes pijlers

Het versterken van het imago, het creeren van een optimale en

duurzame werkomgeving, het reduceren en managen van al de facilitaire

risico’s en dit tegen een minimale “totaalhuisvestingskost”

“Het creeren van meerwaarde voor al de balanghebbende”

IMAGO NICE PLACE DUURZAAMHEID RISICO MGMT MIN. TOTAALKOST

$

Page 6: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Inhoud

Facility management anno 2011

De 5 succes pijlers

Aanpak “Facility plan”

Risico’s @ facilities

Kwaliteitscontroles

Cases

“Do’s” en “dont’s” in facility management

Page 8: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Proces analyse

Page 9: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Andere mogelijke analyses

Page 10: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Analyse noden en verwachtingen

•Entrance Halls•Meeting rooms•Customer exposure•Lead by example (sustainability, flex working,...)•Restaurant

•Working environment•Facility processes•Office m2 rates•Informal areas•Light levels•Climate conditions•Cleaning/catering quality•Flexibility•Dynamic office concept

•Insulation levels•Low energy consumption lambs•Type climate control system•Sun protection•Water recycling•Waste reduction•Material usage

•Security•Safety•Fire prevention•Evacuation•Vandalism•External threats

•Rent/buys•Maintenance•Facility processes•Procurement process•Utility costs•Service costs•Investments

BRANDNAME + NICE PLACE GREEN PLACE LOW RISK MIN. TCH

$

Page 11: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Facility plan en ROI

Page 12: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Hoe ziet een facility plan eruit?

Resultaten analyse huidige situatie

Resultaten noden en verwachtingen

“gap” analyse

Missie en objectieven

Opportuniteiten

Organisatie struktuur

In-outsourcing model

Procesoptimalisatie strategy (helpdesk, onderhoud, ...)

Kwaliteitscontrole, KPI’s/SLA’s,...

Communicatielijnen/methodieken

Trainingsprogramma

Financieel bedrijfsplan en plan van aanpak

Planning

Rapportering

Bijlagen: Risico analyse, resultaten, ...

Page 13: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Inhoud

Facility management anno 2011

De 5 succes pijlers

Aanpak “Facility plan”

Risico’s @ facilities

Kwaliteitscontroles

Cases

“Do’s” en “dont’s” in facility management

Page 14: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

RISICO ANALYSES

Risk Management Proces

PROCUREMENT

Eigendom

Transport

Aansprakelijkheid

...

VERZEKEREN

VERZEKEREN

Crisis management

Contingency planning

Disaster response

Crisis communicatie

BUSINESS CONTINUITY

CONTROLEREN

Diefstal en sabotage

Bezetting

Schade en vernieling

Ongevallen

Brand veiligheid, ...

SECURITY / SAFETY

Sleutel figuren

Data beveiliging

Supply risks & Customer base

Kritische apparatuur

stakingen ...

IT/OPS/S&M/…

PREVENTIE/ MINIALISEREN/

...

Locatie

Gebouwden struktuur

Omgeving

Fysische weerstand

Flexibiliteit...

VASTGOED

Gebouwen opbouw

Ruimte en zone concept

Onderhoudsniveau

diensten

Procedures & Processen

Projecten ...

FACILITY MANAGEMENT

CREEREN WERKOMGEVING

integratie

FacilityManagement

Risico beheersing

Aankoop

Vastgoed

Page 15: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Risico portefuille facilities

Diefstal

Brand

Ongeval

Climatisatie

Installaties (hoofd activiteiten)

Accoustiek

Klachten opvolging (reactietijden en feedback)

Hygiene

Budget controle en inschatting toekomstige kosten

Projectgoedkeuringen

Acceptatie mgmt

Leverancierskwaliteit – producten (model)

Leverancierskwaliteit – diensten (KPI’s, …)

Interne kennis - resources (mapping)

Tijdsbesteding (processen – software, …)

Change mgmt in “het nieuwe werken”

Contractuele risico’s (verantwoordelijkheden, SLA’s, Boetes, …)

Project risico’s (planning, budget, resources, scope,…

Page 16: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

“WAARDEN “INVENTARISATIE

BEDREIGING

SCENARIO’SEVALUATIE EN

OPLOSSINGEN

TEGEN WAT EN WIE WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN ?

HOE WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN?

WAT WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN?

PRORISKCONSULTANCY

Risico analyse vragen

Page 17: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Risico analyse tool - leveranciers

Page 18: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Risico analyse tool - leveranciers

Page 20: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Inhoud

Facility management anno 2011

De 5 succes pijlers

Risico’s @ facilities

Aanpak “Facility plan”

Kwaliteitscontroles

Cases

“Do’s” en “dont’s” in facility management

Page 21: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Kwaliteits controle

Projecten

Verbetering ControleOpportuniteit AutomatiseriUitvoering

Tendering KwaliteitScansAudits

Software

VSR –controles

Conditie metingen

KPI/SLA

- Interventietijden

- Aantal klachten

- Oplostijden

- Beoordelingen van klant

- Rapportering/comm.

- Turnover

Bonus/malus systeem

Skiboot model

...

Page 22: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Inhoud

Facility management anno 2011

De 5 succes pijlers

Risico’s @ facilities

Aanpak “Facility plan”

Kwaliteitscontroles

Cases

“Do’s” en “dont’s” in facility management

Page 23: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Case Kraft Foods

MCS helpt mee om de afdeling facility onmisbaar te maken voor ons bedrijf “en” onze medewerkers

Rianne Laseroms

HR Business Partner Head Quarters Benelux

Page 25: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Inhoud

Facility management anno 2011

De 5 succes pijlers

Risico’s @ facilities

Aanpak “Facility plan”

Kwaliteitscontroles

Cases

“Do’s” en “dont’s” in facility management

Page 26: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Do’s en dont’s in facility mgmt

Dont’s

Onderschat het veranderingsproces bij het nieuwe werken niet

Tracht niet gekende risico’s te vermijden

Do’s

Tracht de 5 pijlers steeds mee te nemen in iedere stap

Denk in “totale huisvestingskost”

Duidelijkheid rond noden en verwachtingen is “de sleutel”

Kwaliteitsmeting geeft “controle”

Maak KPI’s meetbaar en vooral “opvolgbaar”

Risico analyse is noodzakelijk voor een degelijk projectbeheer

Zoek ondersteuning van al de “belanghebbende”

Aanzie het facility plan als een tool die je inzicht in“de opportuniteiten”

Page 27: 29 september 2011 Vlaamse Overheid

Facility plan aanpak

Rudy Clonen

[email protected]

0475 565251