Download - 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...

7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...

1/24

Vlaams-Zeeuwse archivarissenoverleg

Middelkerke, 8 oktober 2012


2/24


3/24

Gezamenlijk project NA en RHCs:

Werkagenda 2011-2012

Projectorganisatie

Doelstelling: werkprocessen en procedures

architectuur

metadata (toepassingsprofiel voor provincie, waterschappen en

gemeente) personeel en organisatie


4/24

Uitgaande van een generiek model van een RHC met drie

bedrijfsprocessen, Verwerven, Beheren en Presenteren en het

ontwikkelde generieke stappenplan voor het proces van

implementatie per RHC worden de werkprocessen en procedures(de bedrijfsregels of business rules) bij de RHC's beschreven,

aangevuld met de digitale werkprocessen en procedures. Het gaat

erom te bepalen, wat na implementatie van het e-Depot

verandert in de processen en waar rollen en

verantwoordelijkheden belegd zijn.


5/24

Handboek met generieke procesbeschrijvingen voor

Verwerven, Beheren en Beschikbaar stellen

Voorstel voor de organisatie van het onderhoud van hetHandboek na afronding van het project.


6/24

Alleen primaire bedrijfsprocessen m.b.t. het beheer van dearchiefbewaarplaats

Geen inspectie

Geen expositie en educatie

Generieke procesbeschrijvingen

Wel werkprocessen en processtappen

Geen handelingen en procedures

Alle bestanden in de archiefbewaarplaats

Digitaal en analoog

Archieven en collecties

Overheid en particulier


7/24

Sectie Informatiearchitectuur:

Informatiecomponenten

Documenten

Sectie Personeel & organisatie:

Rol

Actor


8/24

Archiefstuk Document (3) ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten

onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen

of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken

of ter handhaving van zijn of haar rechten.

Toelichting:(..) Archiefstukken zijn gebonden aan de werkprocessen van de

archiefvormer; zij worden dan ook als procesgebonden informatie

aangeduid.

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen(SAP 2003)


9/24

International Standard for Describing Functions(ICA 2007)


10/24

Function

Any high level purpose, responsibility or task assigned to the

accountability agenda of a corporate body by legislation, policy ormandate. Functions may be decomposed into sets of co-ordinated

operations such as subfunctions, business processes, activities, tasks or

transactions.

International Standard for Describing Functions(ICA 2007)


11/24

Architectuurraamwerk NORA 2.0


12/24

Bayens & Tnissen, Bedrijfsarchitectuur(Zaltbommel 2009)


13/24

GEMMA, Procesarchitectuur2.0 (KING 2011)


14/24

ISDF GEMMA / WVI

Function Bedrijfsproces

Subfunction Procescluster

Business proces Werkproces

Activity/task Processtap

Transaction Handeling


15/24



16/24



17/24

GEMMA WVI

Ketenpartner Zorgdrager

Ketenpartner Leverancier

Klant Klant

? Directeur

? Archivaris

? Afdelingshoofd

Zaakcordinator Procesbeheerder

Specialist/klantcontact Specialist A

Specialist/klantcontact Specialist B

Specialist/klantcontact Specialist C


18/24


19/24


20/24

Stap Fase Trigger Processtap Actor Rol Locatie Informatie-component/documenten

Toelichting

Voorbereiding Ziesubprocessen 2.2.1(verwerven)en 2.3.2(beherenmetadata)

Atelierruimte

1 Uitvoering Archief/collectie in goede,geordende en toegankelijke

staat

Bij digitaal archief/collectie:

SIP beschikbaar

Bij analogeobjecten:

Bewaarlocati

e in depot

selecteren

Bij digitale

objecten ->

processtap 5

Depotbeheerder VakspecialistA/B

Archiefbeheer:logistiek beheer

2 Optioneel:

bergingsmidd

elen in depot

inrichten

Depotbeheerder Vakspecialist

A/B

Bewaardepot

3 Plaatsen

objecten in

depot


A/B

Bewaardepot

4 Invoeren of

aanpassen

beheergegev

ens

vindplaats


A/B

Digitaal:

Archiefbeheer:

logistiek beheer

Bij analoge

objecten: nieuwe

versie stellinglijst in

depot


21/24

Stap Fase Trigger Processtap Actor Rol Locatie Informatie-component/documenten

Toelichting

5 Bij digitale

objecten:

Invoeren

beheergegev

ens

Specialist Metadatering Vakspecialist A Archiefbeheer:

collectiebeheer /

logistiek beheer

Mede op basis van

de SIP

6 Opnemen

objecten in e-

depot (start

ingest)

Specialist Metadatering

(geautomatiseerd)Vakspecialist A Archiefbeheer:

DDB

7 Genereren

van metadata

in EAD



collectiebeheer/logi

stiek beheer

8 Optioneel:

genereren

van

afgeleiden

van de

objecten

(gebruikersex

emplaren)



afgeleiden

9 Registrereningest

voltooid

Specialist Metadatering(geautomatiseerd)

Vakspecialist A Archiefbeheer:logistiek

beheer/DDB

Afronding Archief/collectie opgenomenin bewaardepot en (bij

digitaal archief) EAD

beschikbaar

Subprocessen 2.3.6:publicerenBij hybrideof samen tevoegenarchief:proces2.3.2:

beherenmetadata


22/24


23/24

Eindredactie procesbeschrijvingen

Samenstelling Handboek Werkprocessen met inleiding

en verantwoording Oplevering producten van de vier secties: nov-dec 2012

Werkagenda 2013


24/24

Vragen?