Zelfuitleen Bredene (2011)

Een stap in traject van veranderingen

Reden voor implementatie

• Hoge baliebelasting:– Monotoon werk– Geen tijd voor de klant of voor projecten

• (verouderd beveiligingssysteem)

• In kader van Traject van veranderingen

(herinrichting, ZIZO, PBS, RFID, Delphi)

Motiveren bestuur

• Lange voorbereiding (beleidsplan, traject veranderingen)• Elk jaar opnieuw aan herinnerd

• CBS Dossier principiële goedkeuring (subsidie, beperkt in tijdsduur)• Verwijzing regio (kaartje RFID provincie)• Betere begeleiding klant- tijd voor projecten• Verouderd beveiligingssysteem• Gunstig advies beheersorgaan

Motiveren medewerkers

• Ruim op voorhand, ook wat het is, mogelijke problemen en oplossingen

• Deel van traject veranderingen

• Baliebelasting: rugbelasting, bandwerk, routine, tijdsdruk, probleem afwezige collega’s

Voorbereidingen dossiers

• 2010. Aanvraag subsidie (advies Beheersorgaan, CBS Principiële goedkeuring , aanvraagformulier RFID-impulssubsidie )

• 2011. Aanvraag ISIL-code • Bestek (CBS, GR)• Offertevraag , beoordeling en toewijzen van de opdracht (CBS)• Wijziging reglement (Vereenvoudiging uitleenparameters) (advies

beheersorgaan, CBS, GR) • Checklist nedap• Aanvraag sip-2-koppeling (CEVI)• CBS Bijkomende opdrachten (vloerplaat, bedrukking labels, huur

conversiestation)• Gegevensblad integratie (subsidiedossier)• CBS Betaalautomaat

Voorbereiding intern• Bezoek andere bibliotheken• Opmaak meubel zelfuitleenbalie• Opstellen innamerek, • Geen focus op wegzetten tijdens uitleen (attitude!, focus op klant)• Bijlagen terug bij materialen voegen• Automatisch blokkeren en deblokkeren van de klant • Aanschrijven klanten met O.B.• Wieden!• Vereenvoudiging baliewerk en interne regels• Mailadressen en telefoonnummers verzamelen van klanten• Verwijderen van variabele boodschappen, zoeken naar andere

manier om klanten te contacteren• Wijziging reglement: vereenvoudiging uitleenregels

Keuzes

• Afhankelijk van leverancier/budget/situatie• Aanpak uitleen recentste TS• AVM:

– Klemtoon op verwerking i.p.v. beveiliging– Geen securitybox!– Beveiliging schijf– Dummies– Controle (witte bol)

Taggen en converteren: wie en wanneer?

• Tijdens drukke periode en mindere bezetting (zomer)• Bib bleef volledig open voor publiek• Met eigen personeel, per 2• Geen tijdschema of verdeelschema onder personeel• Afspraak: elke dag wordt er getagd en geconverteerd, wie kan

vormt een team• Start met wat binnengebracht werd van de geconverteerde delen• Halfweg juli start conversie/tagging• Begin september start zelfuitleen (enkel gedrukte materialen)• Afronden conversie half oktober

Taggen en converteren: werkwijze

• Getagd= geconverteerd• Volgorde taggen vastgelegd• Afspraak: stoppen met taggen bij een letter• Tagvolgorde met aanduiding op memo-bord wat geconverteerd is• Medewerkers sorteren wat weggezet mag worden • Inname aan conversie/personeelsstation: wat niet kon ingelezen

worden= niet getagd = apart houden om eerst te converteren• Grote boeken: tag in het midden• Nadien boosteren

Implementatie

• Inwoners 16,200• 1 etage (gelijkvloers), 1 ruimte• 2 zelfuitleenbalies (in- en uit)• 3-delige detectiepoort• 6130 cd’s, 2762 dvd’s; 28659 gedrukt, 134 605 uitleningen, 3600

act.leners• 2 personeelsstations (balie en intern)• Huur conversiestation• Lidkaart en eIK• Librix cash (later)

Aanpassingen• Taggen:

– sticker met aantal schijfjes ter controle (witte bol)– folie over tags waaraan gepeuterd kan worden– taggen van prentenboeken: niet op laatste blz. als deze van

belang is voor het verhaal– Bij grote boeken; tag niet boven- of onderaan

• Sensor automatische deuren afstellen

• Zelfuitleenbalie: – zelfuitleenbalie vooraf activeren met de bibkaart (geen kaart

klant)– Scanzone aanduiden– plaats om handtas op te leggen (groot genoeg vlak)– Schroevendraaier bij de hand!

Problematiek

• contacteren klant op andere manier dan var. boodschap• onvindbare materialen (minder weggezet door personeel, dus er

staat meer verkeerd, veel meer vragen) • de infobalie is nu de ‘probleembalie’ Het is soms erg intensief

werken, maar wel met veel voldoening.• adresveranderingen eIK worden niet opgemerkt door ZUB,• AFO 474 geeft niet correct lenersstatistieken weer• aanpak OB• Blokkeren van klanten: termijn goed afstellen (verlengen kan ook

niet)