zelfsturende teams - Organisatieadviesbureau...Veranderingen in de langdurige zorg De langdurige...

4
De langdurige zorg heeft te maken met ingrij- pende ontwikkelingen. De extramuralisering, noodzaak tot maatwerk in de zorg en bezui- nigingen maken verandering noodzakelijk. Steeds meer zorgorganisaties kiezen voor de invoering van zelfsturende teams. Een ver- andering naar een andere organisatievorm die vraagt om een integrale aanpak en ander gedrag van de professionals. Berenschot helpt u bij het ontwerp en de invoering van zelf- sturende teams. ZELFSTURENDE TEAMS Een antwoord op de verande- ringen in de langdurige zorg andere medewerkers worden geholpen passen niet meer. Meer dan in het verleden moeten medewerkers in gesprek met cliënten over de invulling van zorg. Besproken wordt wat een cliënt zelf kan, waarbij de familie/mantelzorger kan ondersteunen en wat verwacht wordt van de zorgverlener. Dit vraagt om meer regelruimte voor de medewerkers. Maar hoe realiseer je dit binnen een bestaande zorgorganisatie? En wat vraagt dit van het gedrag van de professionals? Een antwoord op de veranderingen Steeds meer organisaties in de langdurige zorg (zowel extra- als intramuraal) kiezen voor de invoering van zelfsturende teams. Het introduceren van zelfsturende teams is een hulp- middel om medewerkers meer regelruimte te geven waardoor zij hun eigen verantwoordelijkheid beter kunnen waarmaken. Een zelfsturend team is een vaste groep medewerkers met een eigen duidelijk afgebakende taak. Het team is verantwoorde- lijk voor een eigen groep cliënten, levert de zorg zelfstandig en de teamleden helpen elkaar waar nodig. Veranderingen in de langdurige zorg De langdurige zorg transformeert van intra- naar extramu- raal en van collectief naar individueel. Mensen blijven langer thuis wonen en er wordt een groter beroep gedaan op hun zelfredzaamheid. Aanbieders van langdurige zorg moet steeds meer aansluiten bij de individuele wensen van cliënten en de zorg dichtbij cliënten organiseren (wijkgericht). Daarnaast hebben zorgaanbieders te maken met forse bezuinigingen waardoor ze naar een organisatievorm zoeken waarbij ze kosten kunnen besparen. Voor medewerkers in de langdurige zorg vragen deze veran- deringen om een andere manier van werken. Meer kosten- bewustzijn en het nemen van eigen verantwoordelijkheid is noodzakelijk. Grote teams waarbij cliënten steeds door

Transcript of zelfsturende teams - Organisatieadviesbureau...Veranderingen in de langdurige zorg De langdurige...

Page 1: zelfsturende teams - Organisatieadviesbureau...Veranderingen in de langdurige zorg De langdurige zorg transformeert van intra- naar extramu-raal en van collectief naar individueel.

De langdurige zorg heeft te maken met ingrij­

pende ontwikkelingen. De extramuralisering,

noodzaak tot maatwerk in de zorg en bezui­

nigingen maken verandering noodzakelijk.

Steeds meer zorgorganisaties kiezen voor de

invoering van zelfsturende teams. Een ver­

andering naar een andere organisatievorm

die vraagt om een integrale aanpak en ander

gedrag van de professionals. Berenschot helpt

u bij het ontwerp en de invoering van zelf­

sturende teams.

zelfsturende teams

een antwoord op de verande-ringen in de langdurige zorg

andere medewerkers worden geholpen passen niet meer.

Meer dan in het verleden moeten medewerkers in gesprek

met cliënten over de invulling van zorg. Besproken wordt

wat een cliënt zelf kan, waarbij de familie/mantelzorger kan

ondersteunen en wat verwacht wordt van de zorgverlener.

Dit vraagt om meer regelruimte voor de medewerkers. Maar

hoe realiseer je dit binnen een bestaande zorgorganisatie?

En wat vraagt dit van het gedrag van de professionals?

Een antwoord op de veranderingen

Steeds meer organisaties in de langdurige zorg (zowel extra-

als intramuraal) kiezen voor de invoering van zelfsturende

teams. Het introduceren van zelfsturende teams is een hulp-

middel om medewerkers meer regelruimte te geven waardoor

zij hun eigen verantwoordelijkheid beter kunnen waarmaken.

Een zelfsturend team is een vaste groep medewerkers met een

eigen duidelijk afgebakende taak. Het team is verantwoorde-

lijk voor een eigen groep cliënten, levert de zorg zelfstandig

en de teamleden helpen elkaar waar nodig.

Veranderingen in de langdurige zorg

De langdurige zorg transformeert van intra- naar extramu-

raal en van collectief naar individueel. Mensen blijven langer

thuis wonen en er wordt een groter beroep gedaan op hun

zelfredzaamheid. Aanbieders van langdurige zorg moet steeds

meer aansluiten bij de individuele wensen van cliënten en de

zorg dichtbij cliënten organiseren (wijkgericht). Daarnaast

hebben zorgaanbieders te maken met forse bezuinigingen

waardoor ze naar een organisatievorm zoeken waarbij ze

kosten kunnen besparen.

Voor medewerkers in de langdurige zorg vragen deze veran-

deringen om een andere manier van werken. Meer kosten-

bewustzijn en het nemen van eigen verantwoordelijkheid

is noodzakelijk. Grote teams waarbij cliënten steeds door

Page 2: zelfsturende teams - Organisatieadviesbureau...Veranderingen in de langdurige zorg De langdurige zorg transformeert van intra- naar extramu-raal en van collectief naar individueel.

Werken in zelfsturende teams vraagt om ander gedrag, hierbij enkele voorbeelden:

Besluiten nemen:

teamleden nemen zelfstan-

dig weloverwogen besluiten

waarbij ze de belangen van

de cliënt, de medewerker

en de organisatie afwegen.

In een thuiszorgteam wordt

bijvoorbeeld in overleg met

de cliënten het zorgtijdstip

zo gekozen dat er routes

gemaakt kunnen worden

met minimale reistijd.

Resultaatgerichtheid:

Het team organiseert zelf-

standig werkoverleg waar

gesproken wordt over de

prestaties van het team.

Acties ter verbetering wor-

den bedacht en uitgevoerd

door het team zelf.

Zelfstandigheid en

communicatie:

het team kan zelfstandig of

in overleg met de manager

nieuwe collega’s werven,

van het plaatsen van een

vacature tot het kiezen van

de beste kandidaat.

Feedback geven:

teamleden werken samen,

maken afspraken over

gewenst gedrag in het

team, spreken elkaar aan

op ongewenst gedrag

(b.v. iemand die nooit invalt

wanneer een collega ziek is)

en gaan samen op zoek

naar mogelijkheden om dit

gedrag te veranderen.

Voordelen zelfsturende teams

In een zelfsturend team worden cliënten door een vaste,

kleine groep (± 8 tot 15) medewerkers geholpen. Hierdoor

ziet de cliënt minder verschillende gezichten, ontstaat een

vertrouwensband en kan meer maatwerk geboden worden.

De zorg voor een kleine groep cliënten is gemakkelijker

te organiseren; hierdoor is minder staf en management

nodig. Staf en management worden ontlast doordat team-

leden taken overnemen en meer eigen verantwoordelijkheid

nemen. Bij de invoering van zelfsturende teams wordt een

optimum gezocht tussen het standaardiseren van processen

en het geven van meer ruimte aan medewerkers voor eigen

inbreng en maatwerk richting cliënten.

De voordelen van zelfsturende teams zijn:

z cliënten ontvangen kwalitatief betere zorg en bouwen een

vertrouwensband op met de zorgverlener;

z medewerkers hebben meer ontwikkelmogelijkheden

en voelen zich betrokken, en;

z organisaties realiseren hogere productiviteit

en lagere overhead.

Speelt u ook met de vraag of de invoering van zelfsturende

teams voor u een antwoord biedt? Of heeft u al gekozen voor

werken in teams maar heeft u vragen over de implementatie?

Dan helpt Berenschot u graag verder.

Aanbod Berenschot

Berenschot heeft geruime ervaring bij het ontwerpen en invoe-

ren van zelfsturende teams in de intra- en extramurale zorg

alsmede in het bedrijfsleven. Berenschot kan u begeleiden bij:

z het maken van de keuze of de invoering van zelfsturende

teams past bij uw organisatie en

z het zetten van de verschillende stappen bij de invoering

van deze nieuwe manier van werken.

Page 3: zelfsturende teams - Organisatieadviesbureau...Veranderingen in de langdurige zorg De langdurige zorg transformeert van intra- naar extramu-raal en van collectief naar individueel.

We gaan graag met u in gesprek en maken op basis van onze

kennis en ervaring met u de afweging of de invoering van

zelfsturende teams past bij de uitdagingen waarvoor u staat.

We vertalen hierbij de ontwikkelingen in de omgeving naar

prestatie-eisen waaraan uw organisatie moet voldoen. Door

samen te doorleven wat de invoering van zelfsturende teams

betekent in de praktijk, stellen we vast of dit bij uw organi-

satie past en in welke mate dit gaat helpen om de prestatie-

eisen te realiseren.

Berenschot onderscheidt de volgende stappen bij de invoe-

ring van zelfsturende teams:

Ontwerpengewensteorganisatie

Opstellenverander-plan

Opleiden leidinggevenden

Implementatie teams

31 2

4

Projectmanagement of -begeleiding5

Berenschot kan u helpen bij één of meerdere stappen.

Hieronder lichten we deze stappen toe:

1. Ontwerpen gewenste organisatie

U heeft de keuze gemaakt om te gaan werken in zelf sturende

teams. Deze keuze vertalen we in een ontwerp van de nieuwe

organisatie en de teams. De kern bij zelfsturende teams

is dat medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid en

bevoegdheden krijgen. Wanneer de zorgteams zelfsturend

gaan werken dan vraagt dit van de staf en het management

dat ze teamleden stimuleren om zelf initiatief te nemen en er

wordt veel meer rechtstreeks met het team gecommuniceerd.

Deze andere manier van werken vraagt van elke organisatie

in meer of mindere mate aanpassingen in de processen, sys-

temen, structuur en cultuur. Bij het maken van dit ontwerp

maken we onder meer gebruik van cijfers uit onze bench-

mark care.

Nadat de gewenste organisatie op hoofdlijnen is geschetst,

worden de teams verder vormgegeven. Enkele vragen die bij

het vormgeven van de teams worden gesteld zijn: hoe worden

de teams samengesteld? Welke omvang hebben de teams?

Welke aandachtsgebieden kennen de teams? Welke taken

gaan de teams zelfstandig oppakken? Op basis van welke

prestatie-indicatoren gaan de teams sturen?

2. Opstellen veranderplan

De invoering van zelfsturende teams is een fundamentele

organisatieverandering. Om deze verandering te kunnen

leiden kunnen we u begeleiden bij het opstellen van een ver-

anderplan met onder andere een planning en projectfasering,

de veranderorganisatie met verantwoordelijkheden en een

overlegstructuur en communicatie over de verandering.

3. Opleiden leidinggevenden

Leidinggeven aan zelfsturende teams vraagt specifieke vaardig-

heden. De grootste misvatting bij de ontwikkeling naar zelfstu-

rende teams is dat er geen leidinggevenden nodig zijn. Niets is

minder waar. Het gedrag van de leidinggevende is cruciaal bij

het stimuleren of belemmeren van teamontwikkeling. De ont-

wikkelfase waarin een team zit varieert en vraagt een specifieke

benadering. In een leiderschapsversterkend programma kan

Berenschot de leidinggevenden opleiden, zodat ze in staat zijn

om de teams te begeleiden naar meer zelfstandigheid. Daar-

naast bieden we de leidinggevenden ook individuele coaching.

4. Implementatie teams

Teamleden gaan niet vanzelf anders werken. Berenschot heeft

veel ervaring met het coachen van teams zodat ze zelfstandig

en resultaatgericht gaan werken en teamleden hun gedrag

veranderen. De coaching kan thematisch ingestoken worden

(b.v. kick-off met uitleg over zelfsturing, resultaatgerichtheid,

zelfstandig roosteren en plannen, maken teamgedragsregels

en feedback geven en ontvangen). Daarnaast kunnen de

teams ook gecoacht en begeleid worden bij specifieke actuele

(groepsdynamische) onderwerpen of conflicten.

Hans Admiraal, directeur Evean Thuis-zorg, over de rol van Berenschot:

“Berenschot heeft bij Evean een cruciale ondersteunende

rol vervuld bij de invoering van zelfsturende teams. Deze

rol heeft zich op zowel de teams als op het management/

de leidinggevenden gericht. Berenschot heeft ons gehol­

pen prioriteiten te stellen, verantwoordelijkheid te nemen

(op alle niveaus) en daarbij continue te reflecteren op het

proces. Momenteel (november 2013) zitten we in de eind­

fase van de invoering, dit was ons zonder Berenschot niet

gelukt. Berenschot kent het speelveld van de zorg goed,

hierin zit hun toegevoegde waarde. Evean NHN heeft de

rol van Berenschot als zeer prettig, verhelderend, nood­

zakelijk en gewenst ervaren.”

Page 4: zelfsturende teams - Organisatieadviesbureau...Veranderingen in de langdurige zorg De langdurige zorg transformeert van intra- naar extramu-raal en van collectief naar individueel.

Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 425 medewerkers wereldwijd. Al 75 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke en private sector met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten.

Berenschot is aangesloten bij de E­I Consulting Group, een Europees samenwerkingsverband van toonaangevende bureaus. Daarnaast is Berenschot lid van de Raad voor Organisatie­Adviesbureaus (ROA) en hanteert de ROA­gedragscode.

Berenschot Groep B.V.Europalaan 403526 KS UtrechtT +31 (0)30 291 69 16E [email protected]

5. Projectmanagement of ­begeleiding

Het verandertraject kan geleid of begeleid worden door

een onafhankelijke projectleider van Berenschot die naast

projectmanagementervaring ook de inhoudelijke kennis van

zelfsturende teams heeft.

Kritieke succesfactoren

Onze ervaring leert dat succesvolle invoering van zelf-

sturende teams vraagt om:

z integrale invoering. Meer verantwoordelijkheid

beleggen bij teams vraagt om een verandering in alle

organisatieaspecten waarbij het regelvermogen van

de individuen wordt bevorderd. Een bureaucratische

houding van de staf staat succes in de weg. Niet enkel

de werkwijze van de teams verandert maar commitment

en verandering op alle niveaus en in alle aspecten van de

organisatie is noodzakelijk.

z maatwerk en aansluiten bij de praktijk. Het concept

van zelfsturende teams vraagt om een juiste vertaling

die aansluit bij uw organisatie. Het concept kan niet

klakkeloos overal hetzelfde ingevoerd worden. Aansluiting

bij de praktijk van de professional is van belang. De

regelruimte voor de professional kan verschillen per

organisatie en is afhankelijk van het soort werk en de

kenmerken van de professional.

z heldere beïnvloedbare teamdoelen. Om te kunnen sturen

als team moeten teams tijdige en juiste informatie

krijgen over hun prestaties waarop zij invloed kunnen

uitoefenen. Sturen zonder prestatie-informatie is

onmogelijk.

D-11 COOMD

Meer weten?

Graag bespreken wij in een vrijblijvend gesprek uw situ-

atie en bepalen we hoe wij u het best van dienst kunnen

zijn. Wilt u een afspraak maken, bent u benieuwd naar

onze referenties of heeft u andere vragen? Neem dan

contact op met Aafke van den Borne (030 291 6813 of

[email protected]).